Para quem é
- Freelancers, prestadores de serviços independentes e trabalhadores de aplicativos que declaram no Schedule C
- Empresários individuais e proprietários de LLC de um único membro que estão escolhendo ou avaliando um app de contabilidade
Não abordado aqui
- Avaliações ou rankings de produtos: nenhuma fonte do IRS classifica apps
- Escolher o tipo de empresa, fazer a opção pelo regime de corporação S ou montar a folha de pagamento
- Calcular o pagamento trimestral em si, o imposto de renda estadual e o imposto sobre vendas
O IRS exige um app de contabilidade específico para o Schedule C?
Não. O IRS permite que você use qualquer sistema de registros que sirva ao seu negócio, desde que mostre com clareza a sua renda e as suas despesas. O IRS não indica nem classifica apps. Para um sistema computadorizado, a Publication 583 acrescenta três requisitos: os registros devem ser legíveis, devem bater com a sua escrituração e com a sua declaração, e você deve guardar uma descrição do sistema que mostre os controles contra inclusões, alterações ou exclusões não autorizadas. Conciliar significa que os totais do app concordam com os extratos do banco e do cartão, e que os totais da declaração concordam com o app. Guarde os registros até que o IRS não possa mais lançar imposto sobre aquela declaração e você não possa mais pedir restituição. O prazo para o IRS lançar imposto é, em geral, de 3 anos a partir da entrega (uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue no vencimento), de 6 anos se você omitiu mais de 25% da renda bruta informada na declaração, e sem limite se você nunca entregou uma declaração válida ou entregou uma declaração fraudulenta. O pedido de restituição vence no que for mais tarde entre 3 anos após a entrega e 2 anos após o pagamento. Os registros de um equipamento valem até o fim desse prazo, contado a partir do ano em que você se desfaz dele (Topic no. 305). Guarde os registros de imposto sobre folha de pagamento por pelo menos quatro anos depois do vencimento ou do pagamento do imposto, o que ocorrer por último (IRS).
Portanto, esta página traz critérios, não um ranking. Uma planilha ou um livro de papel também pode atendê-los (veja escrituração em planilha). Um bom teste: cada total do Schedule C deve poder ser rastreado até transações com data e comprovantes. Faça as seis verificações abaixo em qualquer app que você testar, usando um mês dos seus próprios dados.
O seu caso deixa de ser simples se o app tem meses de transações sem categoria, se você deve imposto estimado trimestral e não sabe dizer o seu lucro até agora, se a sua renda já não bate com os seus Forms 1099, se a sua escrituração está atrasada ou se você recebeu uma carta do IRS. Também não é simples se a empresa tem empregados, estoque, um sócio ou uma opção pelo regime S em vista. A tabela sobre quando você supera um app e a seção final, “E no seu caso?”, tratam desses casos.
Separe isto antes de escolher ou corrigir um app:
- Extratos bancários e de cartão de todas as contas que movimentaram o negócio
- Forms 1099-NEC, 1099-K e 1099-MISC, mais os extratos de fim de ano das plataformas de pagamento
- Registros de milhas com data, ou as leituras do odômetro que você tiver
- A declaração do ano passado, incluindo a lista de equipamentos que você está baixando ao longo de vários anos
O que um software de escrituração para freelancer ou prestador de serviços independente deve fazer?
Um app para o Schedule C deve ter seis recursos que sustentem os registros que o IRS pede.
| Verificação | O que procurar | Por quê |
|---|---|---|
| Renda por origem | Cada cliente ou plataforma, com a data e o valor bruto | A escrituração deve mostrar a renda bruta, e a Publication 583 lista faturas, comprovantes de depósito e Forms 1099 como prova. |
| Despesas por categoria | Cada gasto em uma categoria que corresponda a uma linha do Schedule C | A escrituração deve mostrar as deduções, e os totais devem bater com a declaração. |
| Comprovante | Um recibo, uma fatura ou um extrato da conta anexado a cada transação | Os documentos devem mostrar o valor pago e que foi uma despesa da empresa. |
| Registro de viagens | Data, destino, finalidade comercial e milhas | A Publication 463 lista esses dados para as despesas com carro. |
| Controle do histórico | Períodos bloqueados, histórico de alterações e um login que só você controla | A Publication 583 pede controles contra inclusões, alterações ou exclusões não autorizadas. |
| Exportação completa | Relatórios mais uma cópia completa do arquivo | O IRS pode pedir o próprio arquivo do software em uma auditoria. |
Configure o método contábil do app para corresponder ao Schedule C. A linha F pergunta qual método você usa. No regime de caixa, você declara a renda quando a recebe e as despesas quando as paga; assim, uma fatura enviada e ainda não paga não é renda. Se o app estiver no regime de competência e a sua declaração no regime de caixa, o lucro do app não vai bater com a declaração (instruções do Schedule C).
A foto de um recibo só substitui o papel se o sistema de armazenamento atender às exigências do IRS, que pode testá-lo (Publication 583). Veja recibos digitalizados no lugar do papel.
As categorias do app devem corresponder às linhas de despesa do Schedule C?
Ajuda, mas o IRS não exige. A regra é que a declaração bata com a sua escrituração, e a Parte II do Schedule C tem uma linha para cada tipo de despesa, das linhas 8 a 27b. Uma categoria sem linha correspondente precisa ser reclassificada à mão antes da entrega; por isso, monte a lista uma vez. O guia plano de contas para o Schedule C mostra qual categoria alimenta qual linha.
Alguns valores não entram nas categorias comuns de despesa, mesmo que o app sugira:
| Não lance em despesas comuns | Por quê |
|---|---|
| Imposto de renda federal e imposto de autônomo (self-employment tax); a maior parte do imposto de renda estadual | As instruções da linha 23 excluem o imposto de renda federal, inclusive o imposto de autônomo. Um imposto estadual sobre a receita bruta que venha diretamente do negócio pode ir no Schedule C; os demais impostos de renda estaduais e municipais são uma dedução detalhada no Schedule A (Publication 334). |
| Doações a instituições de caridade, custos pessoais e familiares, multas pagas a um governo | As instruções da Parte V excluem cada um desses itens. |
| Equipamentos e móveis | Registre a data e o preço da compra como um ativo (Publication 583). Em geral, o custo chega ao Schedule C por meio da depreciação ou da opção pela seção 179, na linha 13. A alternativa é o de minimis safe harbor (regra simplificada para bens de baixo valor), de até $2.500 por item ou por fatura, para quem não tem demonstração financeira aplicável (instruções do Schedule C). Ele exige uma declaração de opção junto com a declaração original entregue no prazo, inclusive prorrogações, e a escrituração deve lançar o item como despesa conforme uma política já em vigor no início do ano (IRS). Saber se uma compra se enquadra é uma decisão tributária, não uma categoria; veja lançar como despesa ou capitalizar compras pequenas. |
| Pagamento a si mesmo | As instruções da linha 26 excluem os valores pagos a você mesmo. |
Registre os impostos pagos como pagamentos de imposto, a sua própria remuneração como retiradas do proprietário e os equipamentos como ativos, a menos que se aplique uma regra de dedução imediata. Doações e custos pessoais ficam fora da escrituração da empresa ou recebem a marca de pessoal.
O que um app de quilometragem deve registrar em cada viagem, e por que a data importa?
O app deve registrar cada viagem de negócios com data, destino, finalidade comercial e milhas, além do total de milhas do ano, e não apenas um total anual (Publication 463). Um registro mantido em computador vale se for feito no momento do uso ou perto dele. As regras completas estão em exigências para o registro de quilometragem.
Em 2026, a data também define a taxa. A taxa de quilometragem padrão mudou durante o ano, e o IRS aplica a taxa anterior às despesas anteriores a 1º de julho e a taxa revisada às despesas a partir de 1º de julho (Announcement 2026-11). As taxas de anos anteriores estão na tabela de taxas do IRS.
| Milhas rodadas a negócios | Taxa de quilometragem padrão |
|---|---|
| De 1º de janeiro a 30 de junho | 72,5 centavos por milha |
| De 1º de julho a 31 de dezembro | 76 centavos por milha |
Um app que guarda só o total anual não consegue aplicar as duas taxas, e uma viagem sem data não pode ser colocada de um lado ou do outro de 1º de julho. Usar a taxa padrão ou os custos reais do carro é outra escolha: veja taxa de quilometragem padrão ou despesas reais com o carro.
Um app consegue me dizer o meu imposto estimado trimestral?
Ele mostra o número de onde a estimativa parte, mas não decide a estimativa. Em geral, o empresário individual deve pagar imposto estimado se espera dever $1.000 ou mais ao entregar a declaração, em quatro períodos de pagamento que cobrem o imposto de renda e o imposto de autônomo (self-employment tax) (IRS: imposto estimado). Os valores, os vencimentos e as metas para evitar multa estão em pagamentos trimestrais de imposto estimado.
| O que o app pode mostrar | O que o app não pode decidir |
|---|---|
| Renda, custos e lucro líquido acumulados no ano, o valor da linha 31 do Schedule C que está por trás do imposto de renda e do imposto de autônomo esperados na planilha do Form 1040-ES | As suas outras rendas, como o salário do cônjuge em uma declaração conjunta, juros ou ganhos |
| O lucro líquido por mês ou por trimestre, para você ver o ritmo | As deduções e os créditos que se aplicam ao seu caso |
| O que você já pagou, se cada pagamento for registrado como pagamento de imposto e não como despesa | Qual meta usar para evitar multa e se a retenção na fonte já cobre você |
Escolher a meta para evitar multa e projetar o ano inteiro é uma decisão sua ou do seu preparador.
O que o app deve exportar para o meu preparador, e o que o IRS pode pedir?
Peça ao app relatórios que o seu preparador possa conferir com a declaração e guarde uma cópia completa do arquivo. Um preparador costuma precisar de:
- Uma demonstração do resultado do ano, por categoria
- A lista de transações com data, beneficiário, valor e categoria
- O registro de milhas, com as milhas de negócios, de deslocamento para o trabalho e o total
- Uma lista dos equipamentos comprados, com datas e preços
- Os extratos de fim de ano das plataformas e os Forms 1099, com uma nota sobre qualquer diferença
O guia da escrituração à declaração da empresa trata dos relatórios em detalhe.
Em auditorias conduzidas pela divisão de pequenas empresas e autônomos (Small Business/Self-Employed), o IRS diz que pede cedo o arquivo de backup do software de contabilidade, no Form 4564, junto com o login do administrador (perguntas frequentes do IRS). As mesmas perguntas frequentes dizem:
- Os fiscais pedem esses arquivos na maioria dos casos em que um software guarda a escrituração. Uma auditoria ampla, como a que verifica a renda bruta, provavelmente inclui o pedido; uma auditoria restrita pode não incluir.
- Um arquivo novo, refeito ao lançar as transações de novo, não atende ao pedido.
- Fale com o fiscal antes de enviar qualquer arquivo eletrônico.
Uma planilha de relatórios não é a mesma coisa que o arquivo; por isso, escolha um app que gere uma cópia completa. Veja auditoria do IRS em uma pequena empresa.
Por que os meus Forms 1099 não batem com o que o app mostra?
Os seus Forms 1099 e o app diferem porque cada documento conta algo diferente. Você declara toda a renda do negócio, chegue ou não um formulário (IRS); por isso, o app deve guardar os valores brutos e permitir a comparação.
| O que você vê | O que ele conta | Por que difere do app |
|---|---|---|
| Form 1099-NEC de um cliente | Pagamentos por serviços. Em geral, o cliente não precisa enviar o formulário se os pagamentos no ano forem inferiores a $2.000; antes de 2026, o limite era $600 (IRS). | Um cliente pequeno não envia formulário, mas a renda continua valendo. Um cliente que reteve 24% por não ter o seu número de identificação fiscal correto mostra esse imposto no formulário, e os seus depósitos ficam menores nesse valor (IRS). Se os formulários somarem mais do que você declara, as instruções do Schedule C exigem uma explicação; veja a mesma renda em dois formulários fiscais. |
| Form 1099-K de uma plataforma de pagamento | Pagamentos brutos. Os processadores de cartão informam qualquer valor. Os aplicativos de pagamento e os marketplaces devem informar acima de $20.000 e mais de 200 transações, embora possam enviar o formulário por valores menores (IRS). | A caixa 1a é bruta, sem descontar tarifas, reembolsos ou frete; por isso, é maior que os depósitos. |
| Depósitos bancários | Repasses líquidos | Os depósitos chegam depois de a plataforma descontar a tarifa, então são menores que a venda bruta. |
O dinheiro de amigos e familiares por presentes ou gastos pessoais não é renda da empresa, e o IRS sugere marcar esses pagamentos como não comerciais no aplicativo de pagamento.
Registre a venda bruta, a tarifa da plataforma e qualquer reembolso ao cliente como lançamentos separados; veja conciliar vendas e repasses.
O que um app de contabilidade não faz?
Três tarefas continuam com você:
- Conciliar. Um feed bancário conectado apenas importa transações. A Publication 583 recomenda conciliar a conta corrente todo mês, para que o extrato, o talão de cheques e a escrituração concordem. Veja feed bancário não é conciliação.
- Separar o pessoal do comercial. A Publication 583 recomenda abrir uma conta corrente empresarial e mantê-la separada da conta pessoal. Um app pode marcar as transações de uma conta mista, mas não sabe quais eram do negócio. Veja uma conta bancária separada para o negócio.
- Escolher o tipo de empresa. O empresário individual entrega o Schedule C. Uma LLC doméstica de um único membro também entrega, a menos que tenha optado por ser tributada como corporação. Qual declaração se aplica depende da propriedade e das opções feitas, não do software.
Quando o meu negócio supera um app para o Schedule C?
Um negócio supera um app para o Schedule C quando deixa de ser um único proprietário com vendas simples. Cada mudança abaixo exige mais do que uma etiqueta de categoria.
| Mudança | O que falta no app para o Schedule C | Onde resolver |
|---|---|---|
| Empregados | Declarações da folha de pagamento: o empregador informa os impostos retidos no Form 941 ou 944 e o imposto federal de seguro-desemprego no Form 940 (Publication 583). | Como montar a folha de pagamento |
| Estoque | Quem fabrica ou compra mercadorias para vender deve, em geral, levar o estoque em conta no início e no fim do ano; uma pequena empresa contribuinte pode optar por não fazê-lo (instruções do Schedule C). De qualquer forma, é uma decisão de método, não uma etiqueta de categoria. | Custo das mercadorias vendidas no Schedule C |
| Um sócio | Pessoas que exercem um negócio juntas e dividem o lucro são, em geral, uma sociedade de pessoas, que entrega o Form 1065, não o Schedule C. Os cônjuges têm exceções restritas, que dependem da propriedade e da lei estadual (instruções do Schedule C; Publication 583). | LLCs de cônjuges e de famílias |
| Opção pelo regime S | Uma corporação S entrega a própria declaração no Form 1120-S, e a parte do proprietário chega ao Form 1040 no Schedule E, não no Schedule C (Publication 583). | Vale a pena optar pelo regime de corporação S? |
| Escrituração atrasada em meses | Os registros devem bater com a sua escrituração e com a sua declaração (Publication 583); meses de transações do feed sem conciliar não batem até serem postos em dia. | Como atualizar uma escrituração atrasada |
Exemplo
Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.
Uma freelancer no primeiro ano
Uma designer no regime de caixa recebe US$60.000 de pagamentos de clientes ao longo do ano e paga US$9.000 de custos do negócio dedutíveis no ano, então o lucro líquido termina em US$51.000. Em 1º de junho, o app dela mostra US$24.000 recebidos e US$4.000 de custos pagos, o que dá US$20.000 de lucro líquido até ali. Ela usa esse ritmo e os projetos já contratados para estimar o ano inteiro antes do pagamento de junho. Se o feed estivesse sem categorias, ele mostraria apenas depósitos e débitos, e a estimativa seria um palpite.
Um motorista de aplicativo
Os depósitos da plataforma a um motorista somam US$48.000. O extrato de fim de ano da plataforma mostra US$58.000 de ganhos brutos e US$10.000 de tarifas. A renda bruta vem do extrato, com as tarifas lançadas como despesa; por isso, olhar só os depósitos subestimaria a renda em US$10.000. O app do motorista registra cada viagem com a data. Se ele usa a taxa padrão, um dia de 200 milhas em 30 de junho vale US$145 pela taxa do primeiro semestre, e as mesmas 200 milhas em 1º de julho valem US$152 pela taxa do segundo semestre (taxas na tabela acima).
Uma vendedora online de artesanato
Uma vendedora tem US$90.000 em vendas por um marketplace. O Form 1099-K dela mostra US$90.000, mas os depósitos somam US$81.000, depois de US$9.000 de tarifas. Ela também comprou US$30.000 em materiais, e US$8.000 deles estão sem uso em 31 de dezembro. Um app que classifica todos os US$30.000 como suprimentos trata o estoque parado como custo. Contar ou não o estoque no fim do ano é uma decisão de método que nenhuma etiqueta de categoria toma.
E no seu caso?
- O seu app é um monte de transações sem categoria, você deve imposto estimado trimestral ou a sua renda já não bate com os seus Forms 1099: a escrituração precisa ser organizada nas linhas do Schedule C antes que a estimativa ou a declaração façam sentido. Veja escrituração contábil, ajuda com o imposto de pessoa física e despesas sem categoria antes da época do imposto.
- Você tem empregados ou estoque: isso exige uma escrituração de folha de pagamento e de custo das mercadorias, não uma etiqueta de categoria. Veja como montar a folha de pagamento, custo das mercadorias vendidas no Schedule C e escrituração contábil.
- Você tem um sócio, ou uma LLC ou a opção pelo regime S em vista: o Schedule C pode deixar de ser a declaração certa. Veja como mudar a estrutura do seu negócio e ajuda com o imposto de corporações.
- Você precisa de uma alternativa a um app que foi encerrado ou teve o preço reajustado: veja um app de escrituração para autônomos descontinuado e softwares que o seu contador atende.
- Você está avaliando planilha, software ou um responsável contábil: veja escrituração em planilha e fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.
- Você dirige para uma plataforma: veja deduções para motoristas de aplicativo e de entregas.
- O IRS escreveu sobre a sua escrituração ou a sua renda: uma carta fixa o próprio prazo de resposta, e a escrituração por trás da sua resposta precisa bater com a declaração. Veja auditoria do IRS em uma pequena empresa e ajuda com o imposto de pessoa física.
Valores nesta página
| Indicador | Valor | Fonte |
|---|---|---|
| Renda omitida que estende o prazo de guarda de registros do IRS para 6 anos Guarde os registros por 6 anos se a renda não declarada for maior que esta parcela da renda bruta mostrada na declaração | 25% | IRS: por quanto tempo devo guardar os registros? Verificado |
| Guarda dos registros de impostos de emprego dos EUA Mínimo, contado a partir da data em que o imposto vence ou é pago, a que for posterior | Quatro anos | IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records Verificado |
| Limite do safe harbor de minimis (regra simplificada para pequenas compras) sem demonstração financeira aplicável Por fatura ou item; opção anual por declaração anexada à declaração original entregue no prazo, inclusive prorrogações; os valores também devem ser lançados como despesa na sua contabilidade | $2.500 | IRS: regulamentos finais sobre bens tangíveis (Tangible property final regulations) Verificado |
| Taxa padrão por milha para uso empresarial, de janeiro a junho Milhas rodadas a trabalho antes de 1 de julho do ano fiscal | 72,5 centavos por milha Ano fiscal 2026 | IRS: valor padrão por milha rodada para negócios em 2026 Verificado |
| Taxa padrão por milha para uso empresarial, de julho a dezembro Milhas rodadas a trabalho a partir de 1 de julho do ano fiscal | 76 centavos por milha Ano fiscal 2026 | IRS: Announcement 2026-11 Verificado |
| Imposto esperado a pagar depois de retenções e créditos que, em geral, dá origem aos pagamentos estimados Vale para pessoas físicas, incluindo empresários individuais e sócios | $1.000 Ano fiscal 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Verificado |
| Limite de declaração do Form 1099-NEC para pagamentos feitos em 2026 Em geral, pagamentos de serviços declaráveis a um beneficiário durante 2026; a retenção de backup (backup withholding) pode exigir a entrega em qualquer valor | $2.000 Ano fiscal 2026 | IRS: preciso entregar um Form 1099 ou outra declaração informativa? Verificado |
| Limite de informe no Form 1099-NEC para remuneração de não empregado em pagamentos feitos até 2025 Remuneração de não empregado na caixa 1 de US$600 ou mais, conforme as instruções de abril de 2025; pagamentos após 31 de dezembro de 2025 usam o limite mais alto. | $600 Ano fiscal 2025 | IRS: instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC (rev. abril de 2025) Verificado |
| Alíquota da retenção reserva (backup withholding) sobre pagamentos declaráveis Alíquota federal atual da retenção de backup (backup withholding) sobre pagamentos sujeitos à regra | 24% | IRS: retenção adicional (Backup withholding) Verificado |
| Limite do Form 1099-K federal para pagamentos de marketplace Pagamentos de marketplace ou de aplicativos de pagamento devem ultrapassar este valor e mais de 200 transações antes de a declaração federal por rede de terceiros ser exigida; transações com cartão de pagamento não têm esse limite. | $20.000 | IRS: entendendo o seu Form 1099-K Verificado |
Fontes primárias
- IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records
- IRS: orientações sobre registros (Recordkeeping)
- IRS: Topic no. 305, Recordkeeping
- IRS: perguntas e respostas frequentes sobre o uso de registros de software de contabilidade
- IRS: instruções do Schedule C (Form 1040)
- IRS: Schedule C (Form 1040)
- IRS: Publication 334, Tax Guide for Small Business
- IRS: Publication 463, Travel, Gift, and Car Expenses
- IRS: taxas de quilometragem padrão (Standard mileage rates)
- IRS: Internal Revenue Bulletin 2026-29, Announcement 2026-11
- IRS: imposto estimado (Estimated taxes)
- IRS: Form 1040-ES, imposto estimado para pessoas físicas
- IRS: entendendo o seu Form 1099-K
- IRS: instruções do Form 1099-K
- IRS: preciso entregar um Form 1099 ou outra declaração informativa?
- IRS: por quanto tempo devo guardar os registros?
- IRS: regulamentos finais sobre bens tangíveis (Tangible property final regulations)
- IRS: retenção adicional (Backup withholding)
Sobre este guia
Traduzido do guia em inglês · Leia o original em inglês
Explica as regras gerais do ano fiscal indicado. Não é aconselhamento para a sua situação.
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- : Primeira publicação.