Contratar un responsable contable en el extranjero: qué revisar

¿Es un error contratar a un responsable contable que vive en otro país?

Contratar a un responsable contable en otro país no es un error por sí solo. Dónde vive no decide si el acuerdo funciona; lo deciden tres cosas, y el propietario del negocio sigue siendo responsable de cada una.

El caso no es sencillo cuando:

• la contabilidad está atrasada o llegó una notificación
• el responsable contable ya tiene acceso al banco y usted no puede saber si el trabajo está bien
• la nómina o las declaraciones de impuesto sobre ventas dependen de la contabilidad
• la declaración de una corporación o de una sociedad de personas depende de la contabilidad

Cada uno de estos casos es un motivo para que revisen la contabilidad existente antes de decidir quién la lleva.

Reúna esto antes de entregar nada:

• el alcance del trabajo, por escrito
• una lista de quién tiene cada acceso
• el contrato
• dónde está alojado el archivo contable y en la cuenta de quién
• las últimas declaraciones presentadas

Para decidir entre llevar usted mismo la contabilidad o contratar a alguien, vea la guía de EE. UU. o la guía de Canadá.

¿La ubicación del responsable contable cambia lo que debo, retengo o declaro?

La ubicación cambia el papeleo, no su responsabilidad por la contabilidad. Lo que decide son dos hechos: dónde se hace el trabajo y si el responsable contable es una persona de EE. UU. o un residente de Canadá.

¿Dónde deben guardarse los registros de mi negocio y puede estar la contabilidad en la cuenta en la nube de un responsable contable en el extranjero?

Para un negocio canadiense, la cuenta en la nube propia de un responsable contable en el extranjero no cumple por sí sola la regla de los registros. La CRA exige que los registros se guarden en el lugar de negocio o de residencia en Canadá, e indica que los registros guardados fuera de Canadá y a los que se accede por vía electrónica desde Canadá no se consideran guardados en Canadá (CRA; IC05-1R1).

• Permiso. Escriba a su oficina de servicios tributarios local de la CRA. El permiso puede tener condiciones, como poner los registros a disposición en Canadá para que la CRA los revise.
• Copias. Cuando la CRA permite registros electrónicos en el extranjero, puede aceptar copias que sus funcionarios puedan leer en Canadá y que den suficiente detalle para respaldar las declaraciones.
• Servidores en el extranjero. La CRA indica que usted debe acceder a ellos, o hacer que su personal lo haga, y entregar los registros del sistema que sus funcionarios requieran.
• Presentación de los registros. El contribuyente debe presentar los registros para inspección donde estén, y la CRA recomienda guardar copias de respaldo en Canadá (IC05-1R1).

Conserve los registros seis años desde el fin del último año fiscal al que se refieren; para un año cuya declaración no se presentó a tiempo, seis años desde el día en que se presenta. Una objeción, una apelación o un requerimiento de la CRA pueden exigir más tiempo (Income Tax Act, sección 230); vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio antes de que el responsable contable borre algo. Pregunte dónde está alojado el archivo contable; la respuesta forma parte de la cuestión con la CRA. Una copia mensual en un almacenamiento que usted controle ayuda, pero las páginas de la CRA tratan la aceptación de copias como decisión suya, así que pregunte primero.

Un negocio de EE. UU. no enfrenta una prueba de ubicación equivalente en la página de registros del IRS. La prueba es si los registros demuestran lo que reclama la declaración, y el reglamento dice que deben mantenerse disponibles para inspección en todo momento (26 CFR 1.6001-1). Conserve los registros de impuestos de empleo al menos cuatro años después de la fecha en que vence o se paga el impuesto, lo que ocurra después (26 CFR 31.6001-1(e)). Si el responsable contable deja de responder, solo una copia que usted controle mantiene la contabilidad al alcance.

¿Cómo sé si un responsable contable en el extranjero parece legítimo?

Verifique lo que se pueda verificar y tome las reseñas como punto de partida: una buena reseña muestra que un cliente quedó satisfecho, no que las cuentas cuadraron ni que las declaraciones estaban bien.

1. Quién es. Una videollamada, un nombre que coincida con el contrato y con la cuenta de pago, y una referencia a la que pueda llamar.
2. Quién más trabaja en su contabilidad. Pregunte si empleados o subcontratistas verán sus datos, y obtenga por escrito las mismas condiciones para ellos. El Privacy Commissioner de Canadá indica que una organización debe estar convencida de que un procesador externo tiene políticas y procesos, incluidos capacitación del personal y medidas de seguridad (OPC).
3. Prueba del trabajo. Pida un paquete mensual de muestra (conciliación bancaria, estado de resultados, balance general) y haga una prueba pagada con un mes cerrado cuyas respuestas ya conozca.
4. Prácticas de seguridad. Pregunte cómo cumple lo básico de la guía de seguridad de datos del IRS: un plan de seguridad, antimalware actualizado, contraseñas únicas, cifrado, copias de respaldo y acceso limitado a los datos de los clientes. Está escrita para profesionales de impuestos, así que es una vara de medida, no una prueba legal para responsables contables.
5. Un contrato por escrito. Alcance, plazos, quién presenta qué, de quién son los archivos, quién más puede ver los datos, cómo termina el acceso, la ley de qué país rige una disputa y dónde se presentaría un reclamo.
6. Credenciales, solo si va a preparar, firmar o representar. Quien cobra por preparar una declaración federal necesita un PTIN (número de identificación fiscal de preparador del IRS). Los enrolled agents son profesionales de impuestos con licencia del IRS, y los contadores públicos certificados (CPA) tienen licencia de las juntas estatales de contabilidad. El IRS mantiene un directorio público de preparadores con credenciales y PTIN vigentes, aunque un preparador que no figure en él puede ser competente (IRS).

Un responsable contable encontrado en una plataforma de freelancers se evalúa igual. Las calificaciones de un perfil no son una verificación de credenciales, y las preguntas de acceso, registros y datos de esta guía se aplican sin cambios. Para la lista completa de preguntas y señales de alerta, vea preguntas que hacer antes de contratar a un responsable contable; para saber quién puede preparar declaraciones, vea responsable contable, contador o CPA.

¿Qué acceso debe tener un responsable contable en el extranjero y qué protege mis datos?

Dé el menor acceso con el que pueda hacer el trabajo, y deje la aprobación del banco y el acceso de administrador del archivo contable en manos del propietario. El IRS indica a los negocios que limiten el acceso a los datos personales a quienes necesitan conocerlos, que elijan la autenticación de múltiples factores cuando esté disponible, que cifren los archivos y correos sensibles, que hagan copias de respaldo en una fuente segura aparte y que usen cuentas de correo personales y de negocio separadas (IRS).

Cómo configurarlo sin que nadie pueda mover dinero está en dar acceso a un responsable contable a sus cuentas. Después de compartir datos, esté atento a las señales de robo de identidad del negocio que describe el IRS, como no poder presentar la declaración electrónicamente porque ya se presentó una con su EIN; la misma página dice dónde denunciarlo.

¿Qué información de clientes y empleados puedo enviar al extranjero y quién sigue siendo responsable de ella?

El negocio que recopiló la información sigue siendo responsable de ella, sin importar dónde se procese. Para los negocios canadienses, el Privacy Commissioner indica que la PIPEDA no prohíbe enviar información personal a otro país para su procesamiento, y que la organización que la transfiere es responsable de ella y debe usar un contrato u otro medio para dar una protección comparable (OPC).

• Informe a las personas afectadas. Deje claro que la información puede procesarse en un país extranjero y puede ser accesible a sus tribunales, a las fuerzas del orden y a las autoridades de seguridad nacional.
• Un contrato tiene límites. Ningún contrato anula las leyes del país adonde va la información, y cierta información puede ser demasiado sensible para enviarla a cualquier jurisdicción extranjera.
• También puede aplicar la ley provincial. Alberta, Columbia Británica y Quebec tienen sus propias leyes de privacidad del sector privado, y las pautas transfronterizas del Commissioner (2009) no cubren las reglas provinciales sobre transferencias. En Alberta, una organización que usa un proveedor de servicios fuera de Canadá debe nombrar los países y los fines en sus políticas de privacidad y notificar a las personas cuando ese proveedor recopila su información o se le transfiere (Alberta PIPA, secciones 6 y 13.1). En Quebec, una organización debe evaluar el impacto en la privacidad antes de enviar información personal fuera de Quebec, y solo puede enviarla si la evaluación demuestra que estaría protegida de forma adecuada, mediante un acuerdo por escrito (Commission d'acces a l'information). La PIPEDA sigue aplicando a la información personal que cruza fronteras provinciales o nacionales en actividades comerciales, sea cual sea la provincia. También cubre la información de empleados de los negocios de regulación federal; para otros empleadores, consulte la ley provincial (OPC).

Para un negocio de EE. UU., las páginas del IRS para negocios citadas arriba ponen en el negocio el deber de proteger los datos de empleados y clientes. Envíe solo lo que la tarea necesita: un responsable contable que clasifica transacciones puede no necesitar los números de identificación completos de cada cliente o empleado.

¿Quién es responsable si la contabilidad está mal o una declaración se presenta tarde?

Por lo general, el propietario del negocio, no el responsable contable. El IRS incluye confiar en un profesional de impuestos entre los motivos que por lo general no excusan una presentación o un pago tardíos, e indica que usted debe saber qué presenta su preparador y obtener prueba de que su declaración o pago se envió a tiempo. Para las multas por inexactitud, el IRS considera si usted dio a su asesor toda la información necesaria y si el asesor era competente y tenía experiencia en la situación (IRS).

En Canadá, la circular de la CRA indica que un contribuyente no queda liberado de su responsabilidad de llevar registros por usar a un tercero (IC05-1R1).

Para las multas tras un error del responsable contable, vea la guía de EE. UU.; para declaraciones canadienses omitidas, vea el contador omitió presentaciones o dejó de responder.

¿Puede un responsable contable en el extranjero presentar mi declaración o hablar con el IRS o la CRA por mí?

Un responsable contable en el extranjero puede presentar o hablar en su nombre solo dentro de los límites que fijan sus credenciales y el acceso que usted le dé. En EE. UU., un PTIN autoriza a una persona a preparar declaraciones federales, pero los derechos de representación sin límites corresponden a los enrolled agents, los contadores públicos certificados y los abogados. Un preparador que solo tiene PTIN no tiene autoridad para representar a clientes ante el IRS; un participante del filing season program puede representar solo a clientes cuyas declaraciones preparó y firmó, y solo ante agentes de ingresos, representantes de servicio al cliente y empleados similares del IRS, no en apelaciones ni en cobranza (IRS). Un responsable contable externo que no sea enrolled agent, CPA ni abogado no puede representarlo en una apelación ni en un caso de cobranza, y tiene derechos limitados o ninguno en otros trámites. Un empleado regular de tiempo completo puede representar al empleador, con identificación y prueba de autoridad (31 CFR 10.7(c)). Para que un responsable contable reciba la información de su cuenta del IRS, puede presentar el Form 8821; no le permite hablar por usted ni defender su posición, y el Form 2848 cubre la representación (instrucciones del Form 8821).

En Canadá, usted autoriza a un representante en su cuenta de negocio mediante My Business Account o Represent a Client, o en papel con el Form AUT-01, que da solo acceso fuera de línea y debe llegar a la CRA dentro de seis meses desde la firma, y usted elige el nivel: el Nivel 1 es solo ver información, el Nivel 2 es ver y actualizar (cómo autorizar; niveles). Empiece con el nivel que el trabajo necesita.

Presentar declaraciones es distinto de llevar la contabilidad. CRA EFILE es el servicio web para transmitir las declaraciones T1 personales de un cliente. Los solicitantes, o las personas que los administran y controlan, deben ser residentes de Canadá con un SIN (número de seguro social canadiense) válido, y la declaración debe prepararse en Canadá y presentarse desde Canadá (CRA). Un responsable contable que vive y trabaja en el extranjero no cumpliría esas condiciones. Decida quién presenta su GST/HST, su nómina y las declaraciones de su corporación, pregunte a cualquier responsable contable que se ofrezca a presentarlas por usted qué registro tiene, y revise cada declaración antes de enviarla.

¿Un responsable contable en el extranjero conocerá mis reglas de nómina, impuesto sobre ventas, GST/HST y cierre de año?

No automáticamente. Estas presentaciones son locales y tienen fechas fijas, así que pídale al responsable contable que lo demuestre: que nombre las presentaciones que tiene su negocio, las fechas de vencimiento y quién presenta cada una.

• Nómina de EE. UU. Los depósitos federales siguen un calendario mensual o semiweekly (dos veces por semana) definido por un período de referencia (lookback period), con una regla de día siguiente para obligaciones grandes, y la mayoría de los empleadores también paga un impuesto estatal por desempleo (Publication 15).
• Nómina de Canadá. Las fechas de vencimiento de las remesas dependen del tipo de remitente del empleador (CRA).
• GST/HST. La fecha de vencimiento de una declaración la determina el período de declaración del registrado (CRA).
• Impuesto sobre ventas de EE. UU. Las reglas varían por estado; vea responsable contable local o en línea.
• Cierre de año. Pregunte quién produce el paquete de fin de año y quién emite los comprobantes y formularios de impuestos que vencen después. Vea estados financieros de fin de año de una corporación en Canadá o de la contabilidad a la declaración de impuestos del negocio en EE. UU.

Un responsable contable que registra las corridas de nómina pero no conoce las reglas de depósito puede dejar pasar un depósito omitido hasta que llegue una notificación.

¿Un responsable contable en el extranjero es contratista o empleado?

Deciden los hechos, no la etiqueta del contrato. El IRS indica que un trabajador remoto es empleado bajo el derecho común si usted controla qué se hace y cómo, aun cuando el trabajador elija trabajar de forma remota (IRS). Fuera de Quebec, la CRA pesa el control, las herramientas, el riesgo financiero y la oportunidad de ganancia; Quebec tiene su propia prueba, y la CRA enumera el empleo fuera de Canadá como una situación especial (RC4110). El país del propio trabajador puede aplicar reglas distintas, que esta guía no cubre. Para las pruebas y las soluciones, vea la guía de EE. UU. o la guía de Canadá.

¿Cuándo vale la pena el costo extra de un responsable contable local?

Un responsable contable local vale el costo extra cuando el trabajo requiere presentaciones locales, revisión o registros que se mantengan al alcance. Una diferencia de tarifa significa poco hasta que el alcance sea el mismo, así que compare las cotizaciones por lo que cubre cada una, no por la cifra mensual. Para saber qué determina una tarifa mensual, vea la guía de costos de EE. UU. o de Canadá.

Vale la pena considerar ayuda local cuando el trabajo incluye:

• depósitos o remesas de nómina, y presentaciones de impuesto sobre ventas, GST/HST o PST, que alguien debe asumir
• la declaración de una corporación o de una sociedad de personas que depende de la contabilidad
• contabilidad atrasada o una notificación ya recibida
• registros canadienses que la CRA espera que estén en Canadá
• datos de clientes y empleados que prefiere no enviar al extranjero

La ayuda en el extranjero puede servir para la clasificación rutinaria y las conciliaciones cuando usted revisa el paquete mensual, conserva el acceso de administrador y la aprobación del banco, guarda una copia de la contabilidad y hace que alguien local se encargue de las presentaciones.

En Columbia Británica, la contabilidad figura entre los servicios de contabilidad de una ampliación prevista del PST que, según la página de BC, está en pausa (gobierno de BC). Revise la página de nuevo antes de comparar cotizaciones.

Ejemplo

Las cifras son ilustrativas.

Contratista de Calgary, con los registros en la cuenta del responsable contable

Un contratista de Calgary paga C$800 al mes a un responsable contable en el extranjero a través de una plataforma de freelancers. Todos los archivos están en la cuenta en la nube del propio responsable contable. La CRA considera que los registros guardados fuera de Canadá y a los que se accede desde Canadá no están guardados en Canadá, así que el propietario escribe a la oficina de servicios tributarios para pedir permiso, o hace que los archivos se guarden en Canadá y le pregunta a la CRA antes de confiar en las copias.

LLC de Texas con acceso completo al banco

Una LLC de Texas paga US$500 al mes a un responsable contable en India y le ha dado un acceso completo al banco. La LLC sigue teniendo la carga de la prueba de cada deducción. Suponiendo que el responsable contable es un contratista externo, no puede representarla en una apelación ni en un caso de cobranza del IRS sin la credencial de enrolled agent, CPA o abogado. La LLC reemplaza el acceso compartido por un usuario aparte que el propietario puede quitar, y conserva la aprobación de pagos.

Estudio de Vancouver que compara cotizaciones

Un estudio de diseño de Vancouver con empleados y una cuenta de GST/HST compara C$1,500 al mes por un responsable contable local con C$600 en el extranjero. El propietario pregunta qué compra la diferencia de C$900: remesas de nómina a tiempo, declaraciones de GST/HST presentadas, registros guardados en Canadá y un revisor del paquete mensual. Si el responsable contable en el extranjero cubre solo la clasificación y las conciliaciones, el estudio compara el costo combinado de eso más un profesional local para las presentaciones y la revisión. La página de BC dice que el PST previsto sobre servicios de contabilidad está en pausa; el propietario lo vuelve a revisar antes de confiar en cualquier cotización.

¿Su caso es distinto?

• Su contabilidad está atrasada meses o un año: empiece con la guía para ponerse al día de EE. UU. o de Canadá, y haga revisar la contabilidad existente.
• Un responsable contable ya tiene acceso al banco y usted no puede saber si el trabajo está bien: vea cómo revisar el trabajo de su responsable contable; luego una revisión de la contabilidad puede definir quién la lleva de ahora en adelante.
• Llegó una notificación o carta: lea qué hacer cuando su negocio recibe una notificación del IRS o, para presentaciones canadienses sin hacer, el contador omitió presentaciones o dejó de responder. La contabilidad detrás de la notificación también puede necesitar una revisión.
• Quiere reemplazar a un responsable contable a mitad de año: vea cómo reemplazar a su responsable contable.
• La declaración de una corporación o de una sociedad de personas depende de esta contabilidad: vea impuestos corporativos para la declaración, y la guía canadiense responsable contable, contador o CPA para saber quién hace qué.
• Lleva la contabilidad de una empresa canadiense y de una empresa de EE. UU.: vea contabilidad de una empresa canadiense y su empresa en EE. UU..
• Paga a contratistas o proveedores en el extranjero: vea pagar a contratistas en el extranjero o la guía canadiense de facturas del extranjero.