Tenue de livres à l'étranger : vérifications avant d'embaucher

Est-ce une erreur d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres établi dans un autre pays?

Embaucher un spécialiste de la tenue de livres dans un autre pays n'est pas une erreur en soi. Le lieu de résidence du spécialiste ne détermine pas si l'entente fonctionne; trois éléments le font, et le propriétaire de l'entreprise demeure responsable de chacun.

Le dossier n'est pas simple lorsque :

• les livres sont en retard, ou un avis est arrivé
• le spécialiste de la tenue de livres détient déjà l'accès aux comptes bancaires et vous ne pouvez pas dire si le travail est bien fait
• la paie ou les déclarations de taxe de vente dépendent des livres
• la déclaration d'une société ou d'une société de personnes en dépend

Chacun de ces cas est une raison de faire examiner les livres existants avant de décider qui les gardera.

Rassemblez ceci avant de confier quoi que ce soit :

• l'étendue du travail, par écrit
• la liste de qui détient quel identifiant de connexion
• le contrat
• l'endroit où le fichier comptable est hébergé, et dans le compte de qui il se trouve
• les dernières déclarations produites

Pour choisir entre tenir vos livres vous-même et embaucher, voyez le guide américain ou le guide canadien.

Le lieu où se trouve le spécialiste de la tenue de livres change-t-il ce que je dois, retiens ou déclare?

Le lieu change la paperasse, pas votre responsabilité à l'égard des livres. Les faits déterminants sont l'endroit où le travail est fait et la question de savoir si le spécialiste de la tenue de livres est une personne américaine ou un résident du Canada.

Où mes registres d'entreprise doivent-ils être conservés, et mes livres peuvent-ils se trouver dans le compte infonuagique d'un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger?

Pour une entreprise canadienne, le compte infonuagique d'un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger ne respecte pas à lui seul la règle sur les registres. L'ARC exige que les registres soient conservés à l'établissement d'affaires ou à la résidence au Canada, et indique que les registres conservés hors du Canada et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada (ARC; IC05-1R1).

• Permission. Écrivez à votre bureau des services fiscaux local de l'ARC. La permission peut comporter des conditions, comme rendre les registres accessibles au Canada pour l'examen de l'ARC.
• Copies. Lorsque l'ARC permet de garder des registres électroniques à l'étranger, elle peut accepter des copies que ses fonctionnaires peuvent lire au Canada et qui donnent assez de détails pour appuyer les déclarations.
• Serveurs à l'étranger. L'ARC indique que vous devez y accéder, ou prendre des dispositions pour que votre personnel le fasse, et fournir les registres du système que ses fonctionnaires exigent.
• Production. Le contribuable doit produire les registres pour inspection où qu'ils se trouvent, et l'ARC recommande de garder des copies de sauvegarde au Canada (IC05-1R1).

Conservez les registres pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent; pour une année dont la déclaration n'a pas été produite à temps, pendant six ans à compter du jour de sa production. Une opposition, un appel ou une demande de l'ARC peut exiger une durée plus longue (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 230); voyez combien de temps conserver les registres d'entreprise avant que le spécialiste de la tenue de livres supprime quoi que ce soit. Demandez où le fichier comptable est hébergé; la réponse fait partie de la question de l'ARC. Une copie mensuelle dans un espace de stockage que vous contrôlez aide, mais les pages de l'ARC traitent l'acceptation des copies comme relevant d'elle; demandez donc d'abord.

Une entreprise américaine n'a pas de critère de lieu équivalent sur la page de l'IRS sur la tenue des registres. Le critère est de savoir si les registres prouvent ce que la déclaration affirme, et le règlement prévoit qu'ils doivent rester disponibles pour inspection en tout temps (26 CFR 1.6001-1). Conservez les registres des charges sociales au moins quatre ans après l'échéance ou le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates (26 CFR 31.6001-1(e)). Si le spécialiste de la tenue de livres cesse de répondre, seule une copie que vous contrôlez garde les livres accessibles.

Comment savoir si un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger semble digne de confiance?

Vérifiez ce qui peut l'être et voyez les avis comme un point de départ : un bon avis montre qu'un client était satisfait, pas que les comptes concordaient ni que les déclarations étaient exactes.

1. Qui il est. Un appel vidéo, un nom qui correspond au contrat et au compte de paiement, et une référence que vous pouvez appeler.
2. Qui d'autre travaille sur vos livres. Demandez si du personnel ou des sous-traitants verront vos données, et obtenez les mêmes conditions par écrit pour eux. Le commissaire à la protection de la vie privée du Canada indique qu'une organisation doit s'assurer qu'un tiers qui traite des données dispose de politiques et de processus, y compris la formation du personnel et des mesures de sécurité (CPVP).
3. Preuve du travail. Demandez un exemple de dossier mensuel (rapprochement bancaire, état des résultats, bilan) et faites un essai payé sur un mois clos dont vous connaissez déjà les réponses.
4. Pratiques de sécurité. Demandez comment il respecte les bases du guide de l'IRS sur la sécurité des données : un plan de sécurité, un logiciel antimaliciel à jour, des mots de passe uniques, le chiffrement, des sauvegardes et un accès limité aux données des clients. Ce guide est écrit pour les professionnels de la fiscalité; c'est donc un point de repère, pas un critère juridique pour les spécialistes de la tenue de livres.
5. Un contrat écrit. L'étendue du travail, les échéances, qui produit quoi, à qui appartiennent les fichiers, qui d'autre peut voir les données, comment l'accès prend fin, la loi de quel pays régit un différend et où une réclamation serait entendue.
6. Titres professionnels, seulement s'il préparera, signera ou représentera. Quiconque est payé pour préparer une déclaration fédérale américaine a besoin d'un PTIN (le numéro d'identification fiscale du préparateur de l'IRS). Les agents inscrits (enrolled agents) sont des praticiens de la fiscalité autorisés par l'IRS, et les comptables publics agréés (CPA) sont autorisés par les conseils d'État de la comptabilité. L'IRS tient un répertoire public des préparateurs titulaires d'un titre et d'un PTIN valide, mais un préparateur absent du répertoire peut quand même être compétent (IRS).

Un spécialiste de la tenue de livres trouvé sur une plateforme de pigistes est jugé de la même façon. Les cotes d'une fiche ne remplacent pas la vérification des titres, et les questions d'accès, de registres et de données posées ici s'appliquent sans changement. Pour la liste complète des questions et des signaux d'alarme, voyez questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres; pour savoir qui peut préparer des déclarations, voyez spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

Quel accès un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger devrait-il recevoir, et qu'est-ce qui protège mes données?

Donnez l'accès minimal qui permet de faire le travail, et gardez l'approbation bancaire et l'identifiant d'administrateur du fichier comptable au propriétaire. L'IRS dit aux entreprises de limiter l'accès aux renseignements personnels aux personnes qui ont besoin de les connaître, de choisir l'authentification multifacteur lorsqu'elle est offerte, de chiffrer les fichiers et les courriels sensibles, de faire des sauvegardes dans une source sécurisée distincte et d'utiliser des comptes de courriel personnel et d'entreprise distincts (IRS).

La façon de configurer cet accès sans que personne puisse déplacer de l'argent se trouve dans donner à un spécialiste de la tenue de livres l'accès à vos comptes. Après le partage de données, surveillez les signes de vol d'identité d'entreprise relevés par l'IRS, comme l'impossibilité de produire une déclaration par voie électronique parce qu'une déclaration a déjà été produite sous votre EIN (numéro d'identification de l'employeur); la même page indique où le signaler.

Quels renseignements sur les clients et les employés puis-je envoyer à l'étranger, et qui en reste responsable?

L'entreprise qui a recueilli les renseignements en demeure responsable, où qu'ils soient traités. Pour les entreprises canadiennes, le commissaire à la protection de la vie privée indique que la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) n'interdit pas d'envoyer des renseignements personnels dans un autre pays pour traitement, et que l'organisation qui les transfère en est responsable et doit recourir à un contrat ou à d'autres moyens pour assurer une protection comparable (CPVP).

• Informez les personnes concernées. Précisez que les renseignements peuvent être traités dans un pays étranger et être accessibles à ses tribunaux, à ses forces de l'ordre et à ses autorités de sécurité nationale.
• Un contrat a des limites. Aucun contrat ne l'emporte sur les lois du pays où vont les renseignements, et certains renseignements peuvent être trop sensibles pour être envoyés dans un territoire étranger.
• Une loi provinciale peut aussi s'appliquer. L'Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec ont leurs propres lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et les lignes directrices transfrontalières du commissaire (2009) ne couvrent pas les règles provinciales sur les transferts. En Alberta, une organisation qui utilise un fournisseur de services hors du Canada doit nommer les pays et les fins dans ses politiques de confidentialité et aviser les personnes lorsque leurs renseignements sont recueillis par ce fournisseur ou lui sont transférés (Alberta PIPA, art. 6 et 13.1). Au Québec, une organisation doit évaluer les facteurs relatifs à la vie privée avant d'envoyer des renseignements personnels hors du Québec, et ne peut les envoyer que si l'évaluation montre qu'ils seraient adéquatement protégés, dans le cadre d'une entente écrite (Commission d'accès à l'information). La LPRPDE s'applique quand même aux renseignements personnels qui traversent les frontières provinciales ou nationales dans le cadre d'activités commerciales, peu importe la province. Elle couvre aussi les renseignements sur les employés des entreprises de compétence fédérale; pour les autres employeurs, vérifiez la loi provinciale (CPVP).

Pour une entreprise américaine, les pages de l'IRS sur les entreprises citées plus haut font peser sur l'entreprise le devoir de protéger les données de ses employés et de ses clients. N'envoyez que ce dont la tâche a besoin : un spécialiste de la tenue de livres qui classe des opérations n'a peut-être pas besoin des numéros d'identification complets de chaque client ou employé.

Qui est responsable si les livres sont inexacts ou si une déclaration est produite en retard?

En général, le propriétaire de l'entreprise, et non le spécialiste de la tenue de livres. L'IRS range le fait de se fier à un professionnel de la fiscalité parmi les motifs qui n'excusent généralement pas une production ou un paiement tardif, et indique que vous devriez savoir ce que votre préparateur produit et obtenir la preuve que votre déclaration ou votre paiement a été envoyé à temps. Pour les pénalités liées à l'exactitude, l'IRS examine si vous avez donné à votre conseiller tous les renseignements nécessaires et si le conseiller était compétent et expérimenté dans la situation (IRS).

Au Canada, la circulaire de l'ARC indique que le recours à un tiers ne libère pas le contribuable de sa responsabilité de tenir des registres (IC05-1R1).

Pour les pénalités après l'erreur d'un spécialiste de la tenue de livres, voyez le guide américain; pour les productions canadiennes omises, voyez comptable qui a omis des productions ou ne répond plus.

Un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger peut-il produire ma déclaration ou parler à l'IRS ou à l'ARC pour moi?

Un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger ne peut produire une déclaration ou parler en votre nom que dans les limites fixées par ses titres et par l'accès que vous lui accordez. Aux États-Unis, un PTIN autorise une personne à préparer des déclarations fédérales, mais les droits de représentation illimités appartiennent aux agents inscrits, aux comptables publics agréés et aux avocats. Un préparateur qui n'a qu'un PTIN n'a pas le pouvoir de représenter des clients devant l'IRS; un participant au programme de la saison de production (Annual Filing Season Program) ne peut représenter que les clients dont il a préparé et signé la déclaration, et seulement devant les agents du fisc, les représentants du service à la clientèle et des employés semblables de l'IRS, non en appel ni en recouvrement (IRS). Un spécialiste de la tenue de livres externe qui n'est ni agent inscrit, ni CPA, ni avocat ne peut pas vous représenter dans un dossier d'appel ou de recouvrement, et ses droits ailleurs sont limités ou inexistants. Un employé régulier à temps plein peut représenter l'employeur, avec une pièce d'identité et une preuve de pouvoir (31 CFR 10.7(c)). Pour permettre à un spécialiste de la tenue de livres de recevoir les renseignements sur votre compte auprès de l'IRS, vous pouvez produire le formulaire 8821; il ne lui permet pas de parler en votre nom ni de défendre votre position, et le formulaire 2848 couvre la représentation (instructions du formulaire 8821).

Au Canada, vous autorisez un représentant sur votre compte d'entreprise par Mon dossier d'entreprise ou Représenter un client, ou sur papier avec le formulaire AUT-01, qui ne donne qu'un accès hors ligne et doit parvenir à l'ARC dans les six mois suivant la signature, et vous choisissez le niveau : le niveau 1 permet seulement de consulter l'information, le niveau 2 permet de la consulter et de la mettre à jour (comment autoriser; niveaux). Commencez par le niveau dont le travail a besoin.

La production est distincte de la tenue de livres. EFILE de l'ARC est le service Web de transmission des déclarations T1 de particuliers d'un client. Les demandeurs, ou les personnes qui les gèrent et les contrôlent, doivent être des résidents du Canada titulaires d'un numéro d'assurance sociale valide, et la déclaration doit être préparée et produite au Canada (ARC). Un spécialiste de la tenue de livres qui vit et travaille à l'étranger ne remplirait pas ces conditions. Décidez qui produit vos déclarations de TPS/TVH, de paie et de société, demandez à tout spécialiste de la tenue de livres qui offre de produire pour vous quelle inscription il détient, et examinez chaque déclaration avant son envoi.

Un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger connaîtra-t-il mes règles de paie, de taxe de vente, de TPS/TVH et de fin d'exercice?

Pas automatiquement. Ces productions sont locales et obéissent à des dates fixes; demandez donc au spécialiste de la tenue de livres de le démontrer : nommez les productions de votre entreprise, les dates limites et qui produit chacune.

• Paie américaine. Les dépôts fédéraux suivent un calendrier mensuel ou bihebdomadaire établi selon une période de référence, avec une règle du jour suivant pour les obligations importantes, et la plupart des employeurs paient aussi une taxe d'assurance-chômage d'État (Publication 15).
• Paie canadienne. Les dates d'échéance des versements dépendent du type de verseur de l'employeur (ARC).
• TPS/TVH. La date limite d'une déclaration est déterminée par la période de déclaration de l'inscrit (ARC).
• Taxe de vente américaine. Les règles diffèrent selon l'État; voyez spécialiste de la tenue de livres local ou en ligne.
• Fin d'exercice. Demandez qui produit le dossier de fin d'exercice et qui émet les feuillets et les formulaires exigibles ensuite. Voyez états financiers de fin d'exercice d'une société au Canada ou des livres à la déclaration de revenus de l'entreprise aux États-Unis.

Un spécialiste de la tenue de livres qui inscrit les cycles de paie sans connaître les règles de dépôt peut laisser un dépôt omis passer inaperçu jusqu'à l'arrivée d'un avis.

Un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger est-il un entrepreneur indépendant ou un employé?

Ce sont les faits qui décident, non l'étiquette du contrat. L'IRS indique qu'un travailleur à distance est un employé selon la common law si vous contrôlez ce qui est fait et comment, même lorsque le travailleur choisit de travailler à distance (IRS). Hors du Québec, l'ARC pèse le contrôle, les outils, le risque financier et la possibilité de profit; le Québec a son propre critère, et l'ARC range l'emploi hors du Canada parmi les situations particulières (RC4110). Le pays du travailleur peut appliquer des règles distinctes, que ce guide ne couvre pas. Pour les critères et les correctifs, voyez le guide américain ou le guide canadien.

Quand un spécialiste de la tenue de livres local vaut-il le coût supplémentaire?

Un spécialiste de la tenue de livres local vaut le coût supplémentaire lorsque le travail exige des productions locales, une révision ou des registres qui restent à portée de main. Un écart de tarif ne veut pas dire grand-chose tant que l'étendue du travail n'est pas la même; comparez donc les soumissions selon ce que chacune couvre, non selon le montant mensuel. Pour ce qui détermine des honoraires mensuels, voyez le guide des coûts américain ou canadien.

Une aide locale mérite d'être envisagée lorsque le travail comprend :

• des dépôts ou des versements de paie, et des productions de taxe de vente, de TPS/TVH ou de TVP, dont quelqu'un doit être responsable
• la déclaration d'une société ou d'une société de personnes qui dépend des livres
• des livres en retard, ou un avis déjà reçu
• des registres canadiens que l'ARC s'attend à voir au Canada
• des données de clients et d'employés que vous préférez ne pas envoyer à l'étranger

Une aide à l'étranger peut convenir au classement courant et aux rapprochements lorsque vous examinez le dossier mensuel, que vous détenez l'identifiant d'administrateur et l'approbation bancaire, que vous gardez une copie des livres et que quelqu'un sur place s'occupe des productions.

En Colombie-Britannique, la tenue de livres figure parmi les services de comptabilité d'une expansion prévue de la TVP que la page de la province dit suspendue (gouvernement de la C.-B.). Consultez de nouveau la page avant de comparer des soumissions.

Exemple

Les chiffres sont illustratifs.

Entrepreneur de Calgary, registres dans le compte du spécialiste de la tenue de livres

Un entrepreneur de Calgary paie 800 $ CA par mois à un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger par une plateforme de pigistes. Tous les fichiers se trouvent dans le compte infonuagique du spécialiste. L'ARC considère que des registres conservés hors du Canada et consultés depuis le Canada ne sont pas conservés au Canada; le propriétaire écrit donc au bureau des services fiscaux pour demander la permission, ou prend des dispositions pour que les fichiers soient conservés au Canada et demande l'avis de l'ARC avant de compter sur des copies.

Une LLC du Texas avec un accès bancaire complet

Une LLC du Texas paie 500 $ US par mois à un spécialiste de la tenue de livres en Inde et lui a donné un accès bancaire complet. La LLC a toujours le fardeau de la preuve pour chaque déduction. À supposer que le spécialiste soit un entrepreneur externe, il ne peut pas la représenter dans un dossier d'appel ou de recouvrement de l'IRS sans le titre d'agent inscrit, de CPA ou d'avocat. La LLC remplace l'identifiant partagé par un utilisateur distinct que le propriétaire peut retirer, et garde l'approbation des paiements.

Studio de Vancouver qui compare des soumissions

Un studio de conception de Vancouver qui a des employés et un compte de TPS/TVH compare 1 500 $ CA par mois pour un spécialiste de la tenue de livres local avec 600 $ CA à l'étranger. Le propriétaire demande ce que l'écart de 900 $ CA achète : des versements de paie faits à temps, des déclarations de TPS/TVH produites, des registres conservés au Canada et un réviseur du dossier mensuel. Si le spécialiste à l'étranger ne couvre que le classement et les rapprochements, le studio compare le coût combiné de ce service et d'un professionnel local pour les productions et la révision. La page de la Colombie-Britannique indique que la TVP prévue sur les services de comptabilité est suspendue; le propriétaire la revérifie avant de se fier à une soumission.

Votre situation est différente?

• Vos livres ont plusieurs mois ou un an de retard : commencez par le guide de rattrapage américain ou canadien, et faites examiner les livres existants.
• Un spécialiste de la tenue de livres a déjà accès à vos comptes bancaires et vous ne pouvez pas dire si le travail est bien fait : voyez vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres; un examen des livres peut ensuite régler qui les garde à partir de maintenant.
• Un avis ou une lettre est arrivé : lisez que faire lorsque votre entreprise reçoit un avis de l'IRS ou, pour des productions canadiennes non faites, comptable qui a omis des productions ou ne répond plus. Les livres derrière l'avis peuvent aussi nécessiter un examen.
• Vous voulez remplacer un spécialiste de la tenue de livres en cours d'année : voyez remplacer votre spécialiste de la tenue de livres.
• La déclaration d'une société ou d'une société de personnes dépend de ces livres : voyez impôt des sociétés pour la déclaration, et le guide canadien spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA pour savoir qui fait quoi.
• Vous tenez les livres d'une société canadienne et d'une société américaine : voyez livres d'une société canadienne et de sa société américaine.
• Vous payez des entrepreneurs ou des fournisseurs à l'étranger : voyez payer des entrepreneurs à l'étranger ou le guide canadien sur les factures étrangères.