Responsável contábil no exterior: o que checar antes de contratar

É um erro contratar um responsável contábil de outro país?

Contratar um responsável contábil em outro país não é, por si só, um erro. O país onde ele mora não decide se o acordo funciona; três coisas decidem, e o proprietário da empresa continua responsável por cada uma.

O caso deixa de ser simples quando:

• a escrituração está atrasada ou chegou um aviso
• o responsável contábil já tem acesso ao banco e você não sabe dizer se o trabalho está certo
• declarações de folha de pagamento ou de imposto sobre vendas dependem da escrituração
• a declaração de uma corporação ou sociedade depende dela

Cada um desses casos é motivo para mandar revisar a escrituração atual antes de decidir quem a mantém.

Reúna antes de entregar qualquer coisa:

• o escopo do trabalho, por escrito
• a lista de quem tem cada login
• o contrato
• onde o arquivo contábil está hospedado e em nome de quem está a conta
• as últimas declarações entregues

Para escolher entre fazer a escrituração você mesmo e contratar alguém, veja o guia dos EUA ou o guia do Canadá.

O país do responsável contábil muda o que devo, retenho ou declaro?

O país muda a papelada, não a sua responsabilidade pela escrituração. O que decide é onde o trabalho é feito e se o responsável contábil é uma pessoa dos EUA (US person) ou residente no Canadá.

Onde devem ficar os registros da minha empresa, e a escrituração pode ficar na conta de nuvem do responsável contábil no exterior?

Para uma empresa canadense, a conta de nuvem do próprio responsável contábil no exterior não cumpre, sozinha, a regra de registros. A CRA exige que os registros fiquem no local de negócio ou na residência no Canadá e diz que registros guardados fora do Canadá e acessados eletronicamente do Canadá não são considerados guardados no Canadá (CRA; IC05-1R1).

• Autorização. Escreva ao escritório de serviços fiscais da CRA da sua região. A autorização pode ter condições, como deixar os registros disponíveis no Canadá para revisão da CRA.
• Cópias. Quando a CRA permite registros eletrônicos no exterior, ela pode aceitar cópias que os funcionários dela consigam ler no Canadá e que tenham detalhe suficiente para sustentar as declarações.
• Servidores no exterior. A CRA diz que você deve acessá-los, ou providenciar que funcionários o façam, e fornecer os registros do sistema que os funcionários da CRA exigirem.
• Apresentação. O contribuinte deve apresentar os registros para inspeção onde quer que estejam, e a CRA recomenda manter cópias de segurança no Canadá (IC05-1R1).

Guarde os registros por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem; para um ano cuja declaração não foi entregue no prazo, por seis anos a partir do dia da entrega. Uma contestação, um recurso ou uma exigência da CRA pode exigir um prazo maior (Income Tax Act, seção 230); veja por quanto tempo guardar os registros do negócio antes de o responsável contábil apagar qualquer coisa. Pergunte onde o arquivo contábil está hospedado; a resposta faz parte da questão da CRA. Uma cópia mensal em um armazenamento que você controla ajuda, mas as páginas da CRA tratam a aceitação de cópias como decisão dela, então pergunte antes.

Uma empresa dos EUA não enfrenta um teste de local equivalente na página de guarda de registros do IRS. O teste é se os registros comprovam o que a declaração afirma, e o regulamento diz que eles devem ficar disponíveis para inspeção o tempo todo (26 CFR 1.6001-1). Guarde os registros de impostos sobre o emprego por pelo menos quatro anos depois do vencimento ou do pagamento do imposto, o que ocorrer por último (26 CFR 31.6001-1(e)). Se o responsável contábil parar de responder, só uma cópia sob seu controle mantém a escrituração ao seu alcance.

Como saber se um responsável contábil no exterior parece confiável?

Verifique o que dá para verificar e trate avaliações como ponto de partida: uma boa avaliação mostra que um cliente ficou satisfeito, não que as contas foram conciliadas ou que as declarações estavam certas.

1. Quem é a pessoa. Uma chamada de vídeo, um nome que bata com o contrato e com a conta de pagamento, e uma referência para a qual você possa ligar.
2. Quem mais mexe na sua escrituração. Pergunte se funcionários ou subcontratados verão seus dados e obtenha os mesmos termos por escrito para eles. O Privacy Commissioner of Canada diz que uma organização deve ter certeza de que um terceiro que processa dados tem políticas e processos adequados, incluindo treinamento de equipe e medidas de segurança (OPC).
3. Prova do trabalho. Peça um pacote mensal de amostra (conciliação bancária, demonstração do resultado, balanço patrimonial) e faça um teste pago em um mês já fechado cujas respostas você conhece.
4. Prática de segurança. Pergunte como ele cumpre o básico do guia de segurança de dados do IRS: um plano de segurança, antimalware atualizado, senhas únicas, criptografia, backups e acesso limitado aos dados de clientes. O guia é escrito para profissionais fiscais, então serve de régua, não de teste legal para responsáveis contábeis.
5. Um contrato por escrito. Escopo, prazos, quem entrega o quê, de quem são os arquivos, quem mais pode ver os dados, como o acesso termina, a lei de qual país rege uma disputa e onde uma ação seria julgada.
6. Credenciais, só se ele for preparar, assinar ou representar. Quem é pago para preparar uma declaração federal dos EUA precisa de um PTIN (número de identificação de preparador do IRS). Os enrolled agents (profissionais autorizados pelo IRS a representar contribuintes) são profissionais fiscais licenciados pelo IRS, e os CPAs (contadores públicos habilitados) são licenciados pelos conselhos estaduais de contabilidade. O IRS mantém um diretório público de preparadores credenciados com PTINs válidos, embora um preparador que não conste dele ainda possa ser confiável (IRS).

Um responsável contábil encontrado em um marketplace de freelancers é avaliado do mesmo jeito. As notas de um anúncio não são verificação de credenciais, e as perguntas sobre acesso, registros e dados aqui valem sem mudança. Para a lista completa de perguntas e sinais de alerta, veja perguntas a fazer antes de contratar um responsável contábil; para saber quem pode preparar declarações, veja responsável contábil, contador ou CPA.

Que acesso dar a um responsável contábil no exterior, e o que protege meus dados?

Dê o menor acesso que resolva o trabalho e deixe com o proprietário a aprovação no banco e o login de administrador do arquivo contábil. O IRS orienta as empresas a limitar o acesso a dados pessoais a quem precisa saber, escolher a autenticação em várias etapas quando disponível, criptografar arquivos e e-mails sensíveis, fazer backup em uma fonte segura separada e usar contas de e-mail pessoal e de empresa separadas (IRS).

Como configurar isso sem deixar ninguém movimentar dinheiro está em dar acesso às suas contas a um responsável contábil. Depois de compartilhar dados, fique atento aos sinais de roubo de identidade empresarial citados pelo IRS, como não conseguir entregar a declaração eletronicamente porque já havia uma entregue com o seu EIN; a mesma página diz onde denunciar.

Que informações de clientes e empregados posso enviar ao exterior, e quem continua responsável por elas?

A empresa que coletou as informações continua responsável por elas, onde quer que sejam processadas. Para empresas canadenses, o Privacy Commissioner diz que a PIPEDA não proíbe enviar informações pessoais a outro país para processamento, e que a organização que as transfere responde por elas e deve usar um contrato ou outro meio para dar proteção comparável (OPC).

• Avise as pessoas envolvidas. Deixe claro que as informações podem ser processadas em outro país e podem ficar acessíveis aos tribunais, às forças de segurança e às autoridades de segurança nacional dele.
• Um contrato tem limites. Nenhum contrato se sobrepõe às leis do país para onde as informações vão, e algumas informações podem ser sensíveis demais para serem enviadas a qualquer jurisdição estrangeira.
• A lei provincial também pode valer. Alberta, a Colúmbia Britânica e Quebec têm leis próprias de privacidade para o setor privado, e as diretrizes do Commissioner sobre transferências entre países (2009) não cobrem as regras provinciais sobre transferências. Em Alberta, uma organização que usa um prestador de serviços fora do Canadá deve nomear os países e as finalidades em suas políticas de privacidade e avisar as pessoas quando as informações forem coletadas por esse prestador ou transferidas a ele (Alberta PIPA, seções 6 e 13.1). Em Quebec, uma organização deve avaliar o impacto na privacidade antes de enviar informações pessoais para fora de Quebec, e só pode enviá-las se a avaliação mostrar que teriam proteção adequada, sob acordo escrito (Commission d'acces a l'information). A PIPEDA continua valendo para informações pessoais que cruzam fronteiras provinciais ou nacionais em atividades comerciais, seja qual for a província. Ela também cobre informações de empregados de empresas sob regulação federal; para outros empregadores, confira a lei provincial (OPC).

Para uma empresa dos EUA, as páginas do IRS para empresas citadas acima põem na empresa o dever de proteger os dados de empregados e clientes. Envie só o que a tarefa exige: um responsável contábil que classifica transações pode não precisar dos números de identificação completos de todos os clientes ou empregados.

Quem é responsável se a escrituração estiver errada ou uma declaração atrasar?

Em geral, o proprietário da empresa, não o responsável contábil. O IRS lista a confiança em um profissional fiscal entre os motivos que, em geral, não justificam uma entrega ou um pagamento atrasado, e diz que você deve saber o que seu preparador entrega e obter prova de que sua declaração ou pagamento foi enviado no prazo. Para multas por imprecisão, o IRS considera se você deu ao consultor todas as informações necessárias e se ele era competente e experiente na situação (IRS).

No Canadá, a circular da CRA diz que usar um terceiro não livra o contribuinte da responsabilidade de guardar registros (IC05-1R1).

Para multas depois de um erro do responsável contábil, veja o guia dos EUA; para declarações canadenses não entregues, veja contador que deixou de entregar declarações ou parou de responder.

Um responsável contábil no exterior pode entregar minha declaração ou falar com o IRS ou a CRA por mim?

Um responsável contábil no exterior só pode entregar declarações ou falar em seu nome dentro dos limites das credenciais dele e do acesso que você concede. Nos EUA, um PTIN autoriza a pessoa a preparar declarações federais, mas os direitos ilimitados de representação pertencem a enrolled agents, CPAs e advogados. Um preparador que tem apenas o PTIN não tem autoridade para representar clientes perante o IRS; um participante do programa de temporada de entregas (filing season program) pode representar apenas clientes cujas declarações preparou e assinou, e só perante agentes da receita, atendentes e funcionários semelhantes do IRS, não em recursos nem em cobrança (IRS). Um responsável contábil externo que não seja enrolled agent, CPA ou advogado não pode representar você em recurso ou cobrança e tem direitos limitados ou nenhum nos demais casos. Um empregado regular em tempo integral pode representar o empregador, com identificação e prova de poderes (31 CFR 10.7(c)). Para que um responsável contábil receba as informações da sua conta no IRS, você pode entregar o Form 8821 (autorização para ver informações fiscais); ele não permite que a pessoa fale por você nem defenda sua posição, e o Form 2848 (procuração para representação perante o IRS) cobre a representação (instruções do Form 8821).

No Canadá, você autoriza um representante na conta da sua empresa pelo My Business Account ou pelo Represent a Client, ou no papel com o Form AUT-01, que dá apenas acesso offline e deve chegar à CRA em até seis meses após a assinatura, e você escolhe o nível: o Nível 1 é só para ver informações, o Nível 2 é para ver e atualizar (como autorizar; níveis). Comece pelo nível que o trabalho exige.

Entregar declarações é diferente de fazer a escrituração. O EFILE da CRA é o serviço web para transmitir as declarações pessoais T1 de um cliente. Os candidatos, ou as pessoas que os administram e controlam, devem ser residentes do Canadá com um SIN (Social Insurance Number, número de seguro social do Canadá) válido, e a declaração deve ser preparada e entregue a partir do Canadá (CRA). Um responsável contábil que mora e trabalha no exterior não atenderia a essas condições. Decida quem entrega seu GST/HST, sua folha de pagamento e as declarações da corporação, pergunte a qualquer responsável contábil que se ofereça para entregar por você qual registro ele tem e revise cada declaração antes de ela ser enviada.

Um responsável contábil no exterior conhece minhas regras de folha de pagamento, imposto sobre vendas, GST/HST e fim do ano?

Não automaticamente. Essas declarações são locais e têm datas fixas, então peça que ele demonstre: diga quais declarações sua empresa tem, as datas de vencimento e quem entrega cada uma.

• Folha de pagamento nos EUA. Os depósitos federais seguem um calendário mensal ou semissemanal definido por um período de referência (lookback), com regra do dia seguinte para obrigações grandes, e a maioria dos empregadores também paga um imposto estadual de seguro-desemprego (Publication 15).
• Folha de pagamento no Canadá. As datas de recolhimento dependem do tipo de recolhedor do empregador (CRA).
• GST/HST. A data de vencimento da declaração é determinada pelo período de apuração do contribuinte registrado (CRA).
• Imposto sobre vendas nos EUA. As regras variam por estado; veja responsável contábil local ou online.
• Fim do ano. Pergunte quem produz o pacote de fim do ano e quem emite os informes e formulários fiscais devidos depois dele. Veja demonstrações financeiras de fim do ano de uma corporação no Canadá ou da escrituração à declaração de imposto da empresa nos EUA.

Um responsável contábil que registra as folhas de pagamento, mas não conhece as regras de depósito, pode deixar um depósito perdido passar despercebido até chegar um aviso.

Um responsável contábil no exterior é prestador de serviços ou empregado?

Quem decide são os fatos, não o rótulo do contrato. O IRS diz que um trabalhador remoto é empregado pelo critério do common law se você controla o que é feito e como, mesmo quando o trabalhador escolhe trabalhar remotamente (IRS). Fora de Quebec, a CRA pesa controle, ferramentas, risco financeiro e oportunidade de lucro; Quebec tem seu próprio teste, e a CRA lista o emprego fora do Canadá como situação especial (RC4110). O país do próprio trabalhador pode aplicar regras separadas, que este guia não aborda. Para os testes e as correções, veja o guia dos EUA ou o guia do Canadá.

Quando vale pagar mais por um responsável contábil local?

Um responsável contábil local vale o custo extra quando o trabalho exige declarações locais, revisão ou registros que fiquem ao alcance. A diferença de preço pouco significa até o escopo ser o mesmo, então compare orçamentos pelo que cada um cobre, não pelo valor mensal. Para o que define a mensalidade, veja o guia de custos dos EUA ou do Canadá.

Vale pesar ajuda local quando o trabalho inclui:

• depósitos ou recolhimentos da folha de pagamento e declarações de imposto sobre vendas, GST/HST ou PST de que alguém precisa ser responsável
• a declaração de uma corporação ou sociedade que depende da escrituração
• escrituração atrasada ou um aviso já recebido
• registros canadenses que a CRA espera ter no Canadá
• dados de clientes e empregados que você prefere não enviar ao exterior

A ajuda no exterior pode servir para classificações e conciliações de rotina, desde que você revise o pacote mensal, tenha o login de administrador e a aprovação no banco, guarde uma cópia da escrituração e deixe alguém local cuidar das declarações.

Na Colúmbia Britânica, a escrituração consta entre os serviços de contabilidade de uma ampliação planejada do PST que, segundo a página da província, está suspensa (governo da Colúmbia Britânica). Confira a página de novo antes de comparar orçamentos.

Exemplo

Os valores são ilustrativos.

Empreiteiro de Calgary, registros na conta do responsável contábil

Um empreiteiro de Calgary paga C$800 por mês a um responsável contábil no exterior, por um marketplace de freelancers. Todos os arquivos ficam na conta de nuvem do próprio responsável contábil. A CRA trata registros guardados fora do Canadá e acessados do Canadá como não guardados no Canadá; por isso o proprietário escreve ao escritório de serviços fiscais pedindo autorização, ou providencia que os arquivos fiquem no Canadá e pergunta à CRA antes de confiar em cópias.

LLC do Texas com login completo do banco

Uma LLC do Texas paga US$500 por mês a um responsável contábil na Índia e deu a ele um login completo do banco. A LLC continua com o ônus da prova de cada dedução. Supondo que o responsável contábil seja um prestador de serviços externo, ele não pode representá-la em recurso ou cobrança no IRS sem a credencial de enrolled agent, CPA ou advogado. A LLC troca o login compartilhado por um usuário separado que o proprietário pode remover e mantém a aprovação de pagamentos.

Estúdio de Vancouver comparando orçamentos

Um estúdio de design de Vancouver, com empregados e uma conta de GST/HST, compara C$1.500 por mês de um responsável contábil local com C$600 de um no exterior. O proprietário pergunta o que a diferença de C$900 compra: recolhimentos da folha de pagamento em dia, declarações de GST/HST entregues, registros guardados no Canadá e um revisor do pacote mensal. Se o responsável contábil no exterior cobrir apenas classificações e conciliações, o estúdio compara o custo somado dele com o de um profissional local para as declarações e a revisão. A página da Colúmbia Britânica diz que o PST planejado sobre serviços de contabilidade está suspenso; o proprietário confere de novo antes de confiar em qualquer orçamento.

E no seu caso?

• Sua escrituração está atrasada em meses ou em um ano: comece pelo guia de atualização dos EUA ou do Canadá e mande revisar a escrituração atual.
• Um responsável contábil já tem acesso ao banco e você não sabe se o trabalho está certo: veja como conferir o trabalho do seu responsável contábil; depois uma revisão da escrituração pode definir quem a mantém daqui em diante.
• Chegou um aviso ou uma carta: leia o que fazer quando sua empresa recebe um aviso do IRS ou, para declarações canadenses não entregues, contador que deixou de entregar declarações ou parou de responder. A escrituração por trás do aviso também pode precisar de uma revisão.
• Você quer trocar de responsável contábil no meio do ano: veja como trocar de responsável contábil.
• A declaração de uma corporação ou sociedade depende dessa escrituração: veja imposto corporativo para a declaração e o guia canadense responsável contábil, contador ou CPA para saber quem faz o quê.
• Você mantém a escrituração de uma empresa canadense e de uma empresa dos EUA: veja escrituração de uma empresa canadense e de sua empresa nos EUA.
• Você paga prestadores de serviços ou fornecedores no exterior: veja pagar prestadores de serviços no exterior ou o guia canadense de faturas do exterior.