Thuê nhân viên ghi sổ ở nước ngoài: kiểm tra gì trước khi giao sổ

Thuê nhân viên ghi sổ ở nước khác có phải là sai lầm không?

Thuê nhân viên ghi sổ ở nước khác tự nó không phải là sai lầm. Nơi nhân viên ghi sổ sinh sống không quyết định thỏa thuận có hiệu quả hay không; ba việc sau mới quyết định, và chủ doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm cho từng việc.

Trường hợp không đơn giản khi:

• sổ sách bị chậm, hoặc đã nhận thông báo
• nhân viên ghi sổ đã có quyền truy cập ngân hàng và bạn không biết công việc có đúng hay không
• việc khai thuế lương hoặc thuế bán hàng phụ thuộc vào sổ sách
• tờ khai của công ty hoặc hợp danh phụ thuộc vào sổ sách

Mỗi trường hợp trên là lý do để cho xem xét sổ sách hiện có trước khi quyết định ai tiếp tục giữ sổ.

Hãy chuẩn bị trước khi giao bất cứ thứ gì:

• phạm vi công việc, bằng văn bản
• danh sách ai giữ tài khoản đăng nhập nào
• hợp đồng
• tệp kế toán được lưu ở đâu, và nằm trong tài khoản của ai
• các tờ khai đã nộp gần nhất

Về việc chọn giữa tự ghi sổ và thuê người, xem bài hướng dẫn cho Hoa Kỳ hoặc bài hướng dẫn cho Canada.

Nơi nhân viên ghi sổ sinh sống có làm thay đổi khoản tôi phải trả, khấu trừ hoặc khai báo không?

Nơi sinh sống làm thay đổi giấy tờ, không làm thay đổi trách nhiệm của bạn đối với sổ sách. Các yếu tố quyết định là nơi công việc được thực hiện và nhân viên ghi sổ là người Hoa Kỳ (US person) hay người cư trú Canada.

Hồ sơ doanh nghiệp của tôi phải lưu ở đâu, và sổ sách có thể nằm trong tài khoản đám mây của nhân viên ghi sổ ở nước ngoài không?

Với doanh nghiệp Canada, tài khoản đám mây riêng của nhân viên ghi sổ ở nước ngoài tự nó không đáp ứng quy tắc về hồ sơ. Cơ quan Thuế Canada (CRA) yêu cầu hồ sơ phải được lưu tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú ở Canada, và nói hồ sơ lưu ngoài Canada nhưng truy cập điện tử từ Canada không được xem là lưu tại Canada (CRA; IC05-1R1).

• Xin phép. Hãy viết thư gửi văn phòng dịch vụ thuế (tax services office) của CRA tại địa phương. Sự cho phép có thể kèm điều kiện, chẳng hạn phải cung cấp hồ sơ tại Canada để CRA xem xét.
• Bản sao. Khi CRA cho phép lưu hồ sơ điện tử ở nước ngoài, CRA có thể chấp nhận bản sao mà nhân viên CRA đọc được tại Canada và đủ chi tiết để chứng minh các tờ khai.
• Máy chủ ở nước ngoài. CRA nói bạn phải truy cập chúng, hoặc sắp xếp để nhân viên của mình truy cập, và cung cấp hồ sơ hệ thống mà nhân viên CRA yêu cầu.
• Xuất trình. Người nộp thuế phải xuất trình hồ sơ để kiểm tra dù hồ sơ ở đâu, và CRA khuyến nghị giữ các bản sao lưu tại Canada (IC05-1R1).

Hãy lưu hồ sơ sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan; với năm thuế mà tờ khai không nộp đúng hạn, tính sáu năm kể từ ngày nộp. Khiếu nại, kháng cáo hoặc yêu cầu của CRA có thể đòi hỏi lưu lâu hơn (Income Tax Act, s. 230); xem thời gian lưu hồ sơ kinh doanh trước khi nhân viên ghi sổ xóa bất cứ thứ gì. Hãy hỏi tệp kế toán được lưu ở đâu; câu trả lời là một phần của vấn đề CRA. Một bản sao hằng tháng trong nơi lưu trữ do bạn kiểm soát sẽ hữu ích, nhưng các trang của CRA coi việc chấp nhận bản sao là quyết định của CRA, nên hãy hỏi trước.

Doanh nghiệp tại Hoa Kỳ không gặp quy tắc tương ứng về nơi lưu trên trang lưu giữ hồ sơ của IRS. Tiêu chí là hồ sơ có chứng minh được nội dung tờ khai hay không, và quy định nói hồ sơ phải luôn sẵn sàng để kiểm tra (26 CFR 1.6001-1). Hãy lưu hồ sơ thuế lương ít nhất bốn năm sau ngày thuế đến hạn hoặc ngày nộp thuế, tùy ngày nào muộn hơn (26 CFR 31.6001-1(e)). Nếu nhân viên ghi sổ ngừng phản hồi, chỉ có bản sao do bạn kiểm soát mới giúp bạn vẫn lấy được sổ sách.

Làm sao biết nhân viên ghi sổ ở nước ngoài có đáng tin không?

Hãy kiểm tra những gì kiểm tra được, và xem đánh giá chỉ là điểm xuất phát: một đánh giá tốt cho thấy khách hàng hài lòng, không chứng minh các tài khoản đã được đối chiếu hay việc khai báo đã đúng.

1. Họ là ai. Một cuộc gọi video, tên khớp với hợp đồng và tài khoản nhận tiền, và một người giới thiệu bạn có thể gọi.
2. Ai khác làm việc trên sổ của bạn. Hãy hỏi nhân viên hoặc nhà thầu phụ có xem dữ liệu của bạn không, và yêu cầu cùng các điều khoản đó bằng văn bản cho họ. Ủy viên Quyền riêng tư của Canada (Privacy Commissioner of Canada) nói tổ chức phải bảo đảm bên xử lý thứ ba có chính sách và quy trình phù hợp, gồm đào tạo nhân viên và biện pháp bảo mật (OPC).
3. Bằng chứng công việc. Hãy xin một bộ hồ sơ hằng tháng mẫu (đối chiếu ngân hàng, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán) và chạy thử có trả tiền trên một tháng đã đóng mà bạn đã biết đáp án.
4. Thực hành bảo mật. Hãy hỏi họ đáp ứng các yêu cầu cơ bản trong hướng dẫn bảo mật dữ liệu của IRS như thế nào: kế hoạch bảo mật, phần mềm chống mã độc được cập nhật, mật khẩu riêng biệt, mã hóa, sao lưu và giới hạn quyền truy cập dữ liệu khách hàng. Hướng dẫn này viết cho chuyên gia thuế, nên đó là thước đo tham khảo, không phải phép thử pháp lý đối với nhân viên ghi sổ.
5. Hợp đồng bằng văn bản. Phạm vi, thời hạn, ai nộp gì, ai sở hữu các tệp, ai khác có thể xem dữ liệu, cách chấm dứt quyền truy cập, luật nước nào điều chỉnh tranh chấp và khiếu nại được giải quyết ở đâu.
6. Chứng chỉ, chỉ khi họ sẽ chuẩn bị, ký hoặc đại diện. Bất kỳ ai được trả tiền để chuẩn bị tờ khai liên bang Hoa Kỳ đều cần PTIN (mã số định danh người chuẩn bị tờ khai thuế của IRS). Enrolled agent là chuyên gia thuế được IRS cấp phép, và kế toán viên công chứng (CPA) được cấp phép bởi hội đồng kế toán của tiểu bang. IRS có danh bạ công khai về những người chuẩn bị tờ khai có chứng chỉ và PTIN hợp lệ, dù người không có tên trong đó vẫn có thể đáng tin (IRS).

Nhân viên ghi sổ tìm qua sàn việc làm tự do cũng được đánh giá như vậy. Điểm đánh giá trên hồ sơ không phải là việc kiểm tra chứng chỉ, và các câu hỏi về quyền truy cập, hồ sơ và dữ liệu ở đây áp dụng y nguyên. Để xem danh sách câu hỏi đầy đủ và các dấu hiệu cảnh báo, xem những câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ; về việc ai được chuẩn bị tờ khai, xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.

Nhân viên ghi sổ ở nước ngoài nên được cấp quyền truy cập nào, và điều gì bảo vệ dữ liệu của tôi?

Hãy cấp quyền truy cập tối thiểu đủ để làm việc, và để chủ doanh nghiệp giữ quyền phê duyệt giao dịch ngân hàng và tài khoản quản trị của tệp kế toán. IRS bảo doanh nghiệp giới hạn quyền truy cập dữ liệu cá nhân cho những người cần biết, chọn xác thực đa yếu tố khi có, mã hóa tệp và email nhạy cảm, sao lưu vào một nguồn an toàn riêng, và dùng email cá nhân và email doanh nghiệp tách biệt (IRS).

Cách thiết lập mà không để ai chuyển được tiền nằm trong bài cấp quyền truy cập tài khoản cho nhân viên ghi sổ. Sau khi chia sẻ dữ liệu, hãy theo dõi các dấu hiệu trộm danh tính doanh nghiệp mà IRS nêu, chẳng hạn không thể nộp tờ khai điện tử vì đã có tờ khai nộp dưới EIN của bạn; cùng trang đó cho biết nơi báo cáo.

Tôi có thể gửi thông tin khách hàng và nhân viên ra nước ngoài không, và ai vẫn chịu trách nhiệm?

Doanh nghiệp đã thu thập thông tin vẫn chịu trách nhiệm về thông tin đó, dù xử lý ở đâu. Với doanh nghiệp Canada, Privacy Commissioner nói PIPEDA không cấm gửi thông tin cá nhân sang nước khác để xử lý, và tổ chức chuyển thông tin chịu trách nhiệm về thông tin đó và phải dùng hợp đồng hoặc biện pháp khác để bảo đảm mức bảo vệ tương đương (OPC).

• Thông báo cho những người liên quan. Hãy nói rõ rằng thông tin có thể được xử lý ở nước ngoài và có thể bị tòa án, cơ quan thực thi pháp luật và cơ quan an ninh quốc gia của nước đó truy cập.
• Hợp đồng có giới hạn. Không hợp đồng nào vượt được luật của nước nơi thông tin được gửi đến, và một số thông tin có thể quá nhạy cảm để gửi sang bất kỳ khu vực pháp lý nước ngoài nào.
• Luật cấp tỉnh bang cũng có thể áp dụng. Alberta, British Columbia và Quebec có luật bảo vệ quyền riêng tư riêng cho khu vực tư nhân, và hướng dẫn xuyên biên giới của Commissioner (2009) không bao gồm quy tắc cấp tỉnh bang về việc chuyển thông tin. Tại Alberta, tổ chức dùng nhà cung cấp dịch vụ ngoài Canada phải nêu tên các nước và mục đích trong chính sách quyền riêng tư và thông báo cho cá nhân khi thông tin của họ được nhà cung cấp đó thu thập hoặc chuyển đến (Alberta PIPA, ss. 6 và 13.1). Tại Quebec, tổ chức phải đánh giá tác động về quyền riêng tư trước khi gửi thông tin cá nhân ra ngoài Quebec, và chỉ được gửi nếu đánh giá cho thấy thông tin sẽ được bảo vệ đầy đủ, theo một thỏa thuận bằng văn bản (Commission d'acces a l'information). PIPEDA vẫn áp dụng cho thông tin cá nhân đi qua biên giới tỉnh bang hoặc quốc gia trong hoạt động thương mại, bất kể tỉnh bang nào. PIPEDA cũng bao gồm thông tin nhân viên của các doanh nghiệp do liên bang quản lý; với người sử dụng lao động khác, hãy kiểm tra luật cấp tỉnh bang (OPC).

Với doanh nghiệp Hoa Kỳ, các trang dành cho doanh nghiệp của IRS đã dẫn ở trên đặt nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu nhân viên và khách hàng lên doanh nghiệp. Chỉ gửi những gì công việc cần: nhân viên ghi sổ phân loại giao dịch có thể không cần số định danh đầy đủ của mọi khách hàng hay nhân viên.

Ai chịu trách nhiệm nếu sổ sách sai hoặc tờ khai nộp trễ?

Nhìn chung là chủ doanh nghiệp, không phải nhân viên ghi sổ. IRS liệt kê việc dựa vào chuyên gia thuế trong số những lý do nhìn chung không được chấp nhận để miễn việc nộp tờ khai hoặc nộp thuế trễ, và nói bạn nên biết người chuẩn bị tờ khai nộp những gì và có bằng chứng rằng tờ khai hoặc khoản thanh toán đã được gửi đúng hạn. Với các khoản phạt do thiếu chính xác, IRS xem xét bạn đã cung cấp đủ thông tin cần thiết cho cố vấn hay chưa và cố vấn có năng lực, có kinh nghiệm với tình huống đó hay không (IRS).

Tại Canada, thông tư của CRA nói người nộp thuế không được miễn trách nhiệm lưu giữ hồ sơ khi dùng bên thứ ba (IC05-1R1).

Về khoản phạt sau sai sót của nhân viên ghi sổ, xem bài hướng dẫn cho Hoa Kỳ; về các tờ khai tại Canada bị bỏ sót, xem kế toán viên bỏ sót hồ sơ hoặc ngừng phản hồi.

Nhân viên ghi sổ ở nước ngoài có thể nộp tờ khai hoặc làm việc với IRS hay CRA thay tôi không?

Nhân viên ghi sổ ở nước ngoài chỉ có thể nộp hoặc nói thay bạn trong giới hạn do chứng chỉ và quyền truy cập bạn cấp. Tại Hoa Kỳ, PTIN cho phép một người chuẩn bị tờ khai liên bang, nhưng quyền đại diện không giới hạn thuộc về enrolled agent, kế toán viên công chứng (CPA) và luật sư. Người chuẩn bị chỉ có PTIN không có thẩm quyền đại diện khách hàng trước IRS; người tham gia chương trình filing season chỉ được đại diện cho khách hàng mà họ đã chuẩn bị và ký tờ khai, và chỉ trước các nhân viên điều tra thuế, nhân viên dịch vụ khách hàng và các nhân viên tương tự của IRS, không phải trong khiếu nại hay thu nợ (IRS). Nhân viên ghi sổ bên ngoài không phải enrolled agent, CPA hay luật sư không thể đại diện bạn trong vụ khiếu nại hoặc thu nợ, và có quyền hạn chế hoặc không có quyền ở các việc khác. Một nhân viên toàn thời gian thông thường có thể đại diện cho người sử dụng lao động, kèm giấy tờ tùy thân và bằng chứng thẩm quyền (31 CFR 10.7(c)). Để nhân viên ghi sổ nhận thông tin tài khoản IRS của bạn, bạn có thể nộp Form 8821; biểu mẫu này không cho họ nói thay hay bênh vực lập trường của bạn, và Form 2848 mới là biểu mẫu cho việc đại diện (hướng dẫn Form 8821).

Tại Canada, bạn ủy quyền cho người đại diện trên tài khoản doanh nghiệp qua My Business Account hoặc Represent a Client, hoặc trên giấy bằng Form AUT-01, loại chỉ cấp quyền truy cập ngoại tuyến và phải đến tay CRA trong vòng sáu tháng sau khi ký, và bạn chọn cấp độ: Level 1 là chỉ xem thông tin, Level 2 là xem và cập nhật (cách ủy quyền; các cấp độ). Hãy bắt đầu với cấp độ mà công việc cần.

Nộp tờ khai là việc khác với ghi sổ. CRA EFILE là dịch vụ web để gửi tờ khai cá nhân T1 của khách hàng. Người nộp đơn, hoặc những người quản lý và kiểm soát họ, phải là người cư trú Canada có Số Bảo hiểm Xã hội Canada (SIN) hợp lệ, và tờ khai phải được chuẩn bị và nộp từ Canada (CRA). Nhân viên ghi sổ sống và làm việc ở nước ngoài sẽ không đáp ứng các điều kiện đó. Hãy quyết định ai nộp tờ khai GST/HST, thuế lương và thuế công ty của bạn, hỏi bất kỳ nhân viên ghi sổ nào đề nghị nộp thay bạn rằng họ giữ đăng ký nào, và xem lại từng tờ khai trước khi gửi.

Nhân viên ghi sổ ở nước ngoài có biết quy tắc về thuế lương, thuế bán hàng, GST/HST và cuối năm của tôi không?

Không tự động. Các khoản khai này mang tính địa phương và theo ngày cố định, nên hãy yêu cầu nhân viên ghi sổ chứng minh: nêu các khoản khai doanh nghiệp bạn có, ngày đến hạn và ai nộp từng khoản.

• Thuế lương tại Hoa Kỳ. Các khoản nộp thuế liên bang theo lịch hằng tháng hoặc hai lần mỗi tuần, được xác định bởi một kỳ tra cứu (lookback period), có quy tắc nộp trong ngày hôm sau đối với khoản nợ lớn, và đa số người sử dụng lao động còn đóng thuế thất nghiệp của tiểu bang (Publication 15).
• Thuế lương tại Canada. Ngày đến hạn nộp khoản khấu trừ phụ thuộc vào loại bên nộp (remitter) của người sử dụng lao động (CRA).
• GST/HST. Ngày đến hạn của tờ khai được xác định theo kỳ báo cáo của người đăng ký (CRA).
• Thuế bán hàng tại Hoa Kỳ. Quy tắc khác nhau theo tiểu bang; xem nhân viên ghi sổ tại địa phương hay trực tuyến.
• Cuối năm. Hãy hỏi ai lập bộ hồ sơ cuối năm và ai phát hành các chứng từ và biểu mẫu thuế đến hạn sau đó. Xem báo cáo tài chính cuối năm của công ty tại Canada hoặc từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp tại Hoa Kỳ.

Nhân viên ghi sổ chỉ ghi các kỳ trả lương nhưng không biết quy tắc nộp thuế có thể để lỡ một khoản nộp mà không ai hay cho đến khi thông báo đến.

Nhân viên ghi sổ ở nước ngoài là nhà thầu hay nhân viên?

Sự kiện thực tế quyết định, không phải nhãn trong hợp đồng. IRS nói người làm việc từ xa là nhân viên theo thông luật (common-law employee) nếu bạn kiểm soát việc gì được làm và làm thế nào, dù người đó chọn làm từ xa (IRS). Ngoài Quebec, CRA xem xét quyền kiểm soát, công cụ, rủi ro tài chính và cơ hội kiếm lợi nhuận; Quebec có phép thử riêng, và CRA liệt kê việc làm ngoài Canada là một tình huống đặc biệt (RC4110). Nước của người làm việc có thể áp dụng quy tắc riêng, mà bài này không bàn đến. Về các phép thử và cách sửa, xem bài hướng dẫn cho Hoa Kỳ hoặc bài hướng dẫn cho Canada.

Khi nào nhân viên ghi sổ tại địa phương đáng với chi phí cao hơn?

Nhân viên ghi sổ tại địa phương đáng với chi phí cao hơn khi công việc cần khai báo tại địa phương, cần người rà soát, hoặc cần hồ sơ nằm trong tầm với. Chênh lệch phí ít có ý nghĩa cho đến khi phạm vi giống nhau, nên hãy so sánh báo giá theo những gì mỗi bên bao gồm, không theo con số hằng tháng. Về những yếu tố quyết định phí hằng tháng, xem bài hướng dẫn về chi phí cho Hoa Kỳ hoặc Canada.

Nên cân nhắc người tại địa phương khi công việc gồm:

• các khoản nộp thuế lương hoặc khoản khấu trừ, và các khoản khai thuế bán hàng, GST/HST hoặc PST, mà phải có người chịu trách nhiệm
• tờ khai của công ty hoặc hợp danh phụ thuộc vào sổ sách
• sổ sách bị chậm, hoặc đã nhận thông báo
• hồ sơ Canada mà CRA yêu cầu phải ở Canada
• dữ liệu khách hàng và nhân viên mà bạn không muốn gửi ra nước ngoài

Người làm từ nước ngoài có thể phù hợp với công việc thường lệ như phân loại giao dịch và đối chiếu khi bạn xem lại bộ hồ sơ hằng tháng, giữ tài khoản quản trị và quyền phê duyệt ngân hàng, giữ một bản sao sổ sách, và có người tại địa phương lo việc khai báo.

Tại British Columbia, ghi sổ kế toán nằm trong số các dịch vụ kế toán thuộc một đợt mở rộng PST đã được dự kiến mà trang của BC cho biết đang tạm dừng (BC government). Hãy kiểm tra lại trang này trước khi so sánh báo giá.

Ví dụ

Các con số chỉ để minh họa.

Nhà thầu ở Calgary, hồ sơ nằm trong tài khoản của nhân viên ghi sổ

Một nhà thầu ở Calgary trả cho nhân viên ghi sổ ở nước ngoài C$800 mỗi tháng qua một sàn việc làm tự do. Toàn bộ tệp nằm trong tài khoản đám mây riêng của nhân viên ghi sổ. CRA coi hồ sơ lưu ngoài Canada và truy cập từ Canada là không lưu tại Canada, nên chủ doanh nghiệp viết thư cho văn phòng dịch vụ thuế để xin phép, hoặc sắp xếp để các tệp được lưu tại Canada và hỏi CRA trước khi dựa vào bản sao.

LLC ở Texas có quyền đăng nhập ngân hàng đầy đủ

Một LLC ở Texas trả cho nhân viên ghi sổ ở Ấn Độ US$500 mỗi tháng và đã cấp quyền đăng nhập ngân hàng đầy đủ. LLC vẫn có nghĩa vụ chứng minh từng khoản khấu trừ. Giả sử nhân viên ghi sổ là nhà thầu bên ngoài, người đó không thể đại diện LLC trong vụ khiếu nại hay thu nợ của IRS nếu không có chứng chỉ enrolled agent, CPA hoặc luật sư. LLC thay tài khoản đăng nhập dùng chung bằng một người dùng riêng mà chủ doanh nghiệp có thể gỡ, và giữ quyền phê duyệt thanh toán.

Studio ở Vancouver so sánh báo giá

Một studio thiết kế ở Vancouver có nhân viên và tài khoản GST/HST so sánh C$1.500 mỗi tháng cho nhân viên ghi sổ tại địa phương với C$600 cho người làm từ nước ngoài. Chủ studio hỏi khoản chênh C$900 mua được gì: các khoản nộp thuế lương đúng hạn, tờ khai GST/HST được nộp, hồ sơ lưu tại Canada và người rà soát bộ hồ sơ hằng tháng. Nếu nhân viên ghi sổ ở nước ngoài chỉ lo phân loại và đối chiếu, studio so sánh tổng chi phí của việc đó cộng thêm một chuyên gia tại địa phương lo việc khai báo và rà soát. Trang của BC nói PST dự kiến đối với dịch vụ kế toán đang tạm dừng; chủ studio kiểm tra lại trước khi dựa vào bất kỳ báo giá nào.

Trường hợp của bạn khác?

• Sổ sách của bạn chậm vài tháng hoặc một năm: bắt đầu với bài hướng dẫn hoàn thiện sổ sách cho Hoa Kỳ hoặc Canada, và cho xem xét sổ sách hiện có.
• Nhân viên ghi sổ đã có quyền truy cập ngân hàng và bạn không biết công việc có đúng không: xem kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ; sau đó việc xem xét sổ sách có thể giúp quyết định ai tiếp tục giữ sổ.
• Bạn đã nhận thông báo hoặc thư: đọc việc cần làm khi doanh nghiệp nhận thông báo của IRS hoặc, với các khoản khai tại Canada chưa làm, kế toán viên bỏ sót hồ sơ hoặc ngừng phản hồi. Sổ sách đằng sau thông báo cũng có thể cần xem xét.
• Bạn muốn thay nhân viên ghi sổ giữa năm: xem thay nhân viên ghi sổ.
• Tờ khai của công ty hoặc hợp danh phụ thuộc vào các sổ sách này: xem thuế công ty cho tờ khai, và bài hướng dẫn cho Canada về nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA để biết ai làm gì.
• Bạn giữ sổ cho một công ty Canada và một công ty Hoa Kỳ: xem sổ sách cho công ty Canada và công ty Hoa Kỳ của nó.
• Bạn trả tiền cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp ở nước ngoài: xem trả tiền cho nhà thầu ở nước ngoài hoặc bài hướng dẫn về hóa đơn nước ngoài tại Canada.