Für wen dieser Ratgeber gedacht ist
- US-amerikanische und kanadische Unternehmen, die einen Buchhalter in Erwägung ziehen, der in einem anderen Land lebt und arbeitet
- Eigentümer, die einen Buchhalter über einen Online-Marktplatz für Freiberufler gefunden haben und die Vereinbarung prüfen wollen, bevor sie Bank- oder Buchhaltungszugriff gewähren
Hier nicht behandelt
- Einwanderungs-, Arbeits- oder Beschäftigungsrecht des Landes, in dem der Buchhalter lebt
- Forms und Schritte für Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland sowie GST/HST auf Leistungen ausländischer Lieferanten
- Auswahl von Buchhaltungssoftware oder Vergleich von Angeboten bestimmter Buchhalter
Ist es ein Fehler, einen Buchhalter im Ausland zu beauftragen?
Einen Buchhalter in einem anderen Land zu beauftragen ist für sich genommen kein Fehler. Der Wohnort des Buchhalters entscheidet nicht darüber, ob die Zusammenarbeit funktioniert; das tun drei Dinge, und für jedes bleibt der Unternehmer verantwortlich.
| Zuerst klären | Was zu tun ist |
|---|---|
| Wo die Unterlagen liegen | Kanadisches Unternehmen: Bewahren Sie sie in Kanada auf, sofern die CRA nicht erlaubt, sie anderswo aufzubewahren (CRA). US-Unternehmen: Die Seite des IRS zur Aufbewahrung von Unterlagen nennt keine Ortsregel, aber Sie tragen die Beweislast für die Einträge, Abzüge und Angaben in Ihren Erklärungen. |
| Wer den Zugriff hat | Sie. Behalten Sie die Freigabe von Banktransaktionen und den Administratorzugang zur Buchhaltungsdatei, und geben Sie dem Buchhalter den geringsten Zugriff, der die Arbeit ermöglicht. Der IRS rät, den Zugriff auf persönliche Daten auf Personen zu beschränken, die ihn brauchen (IRS). |
| Wer verantwortlich ist | Sie als Eigentümer. Der IRS sagt, dass Sie im Allgemeinen für die Einhaltung des Steuerrechts verantwortlich sind, auch wenn jemand anderes Ihre Steuern erledigt (IRS); die CRA sagt, dass die Beauftragung eines Dritten den Steuerpflichtigen nicht von seinen Pflichten zur Aufbewahrung von Unterlagen befreit (IC05-1R1). |
Der Fall ist nicht einfach, wenn:
- die Bücher im Rückstand sind oder ein Schreiben eingegangen ist
- der Buchhalter bereits Bankzugriff hat und Sie nicht beurteilen können, ob die Arbeit stimmt
- Einreichungen zu Lohnabrechnung oder Sales Tax von den Büchern abhängen
- eine Erklärung einer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft von ihnen abhängt
Jeder dieser Punkte ist ein Grund, die bestehenden Bücher prüfen zu lassen, bevor Sie entscheiden, wer sie weiterführt.
Sammeln Sie vor der Übergabe:
- den Leistungsumfang, schriftlich
- eine Liste, wer welche Zugangsdaten hat
- den Vertrag
- wo die Buchhaltungsdatei gehostet ist und in wessen Konto sie liegt
- die zuletzt eingereichten Erklärungen
Zur Wahl zwischen eigener Buchhaltung und Beauftragung siehe den US-Ratgeber oder den kanadischen Ratgeber.
Ändert der Standort eines Buchhalters, was ich schulde, einbehalte oder melde?
Der Standort ändert die Formalitäten, nicht Ihre Verantwortung für die Bücher. Entscheidend sind, wo die Arbeit erbracht wird und ob der Buchhalter eine US-Person oder in Kanada ansässig ist.
| Frage | US-Unternehmen | Kanadisches Unternehmen |
|---|---|---|
| Honorare für Arbeit, die vollständig außerhalb des Landes erbracht wird | Der Ort, an dem Leistungen erbracht werden, bestimmt ihre Quelle. Der Einbehalt auf selbstständige Leistungen eines nicht in den USA ansässigen Ausländers gilt für in den USA erbrachte Leistungen, im Allgemeinen mit 30 %; Honorare für Arbeit, die vollständig im Ausland erbracht wird, fallen daher im Allgemeinen nicht darunter (Publication 515). | Regulation 105 ist der Einbehalt der CRA auf Honorare, die an Nichtansässige für in Kanada erbrachte Leistungen gezahlt werden, mit 15 %. Das Rundschreiben der CRA sagt, dass Zahlungen für Leistungen, die außerhalb Kanadas erbracht werden, davon nicht erfasst sind (IC75-6R2). |
| Arbeit, die teilweise im Land erbracht wird | Die Einkünfte werden danach aufgeteilt, wo die Arbeit erbracht wird, meist nach Zeit (Publication 515). | Der Zahlende braucht eine angemessene, dokumentierte Aufteilung zwischen Leistungen in Kanada und außerhalb Kanadas; ohne dokumentierte Aufteilung empfiehlt das Rundschreiben, auf die gesamte Zahlung Steuer einzubehalten (IC75-6R2). |
| Statusnachweise | Welches Dokument Sie einholen, hängt davon ab, ob der Buchhalter eine US-Person (auch ein im Ausland lebender US-Staatsbürger ist eine) oder eine ausländische Person ist (Anleitung zu Form W-8BEN). Die Forms, Bescheinigungen zum Einbehalt und Einreichungstermine stehen im Ratgeber zu Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland. | Bescheinigungen, GST/HST auf Leistungen ausländischer Lieferanten und der Nachweis der Ausgabe stehen im Ratgeber zu ausländischen Rechnungen. |
Wo müssen meine Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden, und dürfen die Bücher im Cloud-Konto eines Buchhalters im Ausland liegen?
Für ein kanadisches Unternehmen genügt das eigene Cloud-Konto eines Buchhalters im Ausland für sich allein nicht der Regel zur Aufbewahrung von Unterlagen. Die CRA verlangt, dass Unterlagen am Geschäfts- oder Wohnort in Kanada aufbewahrt werden, und sagt, dass Unterlagen, die außerhalb Kanadas aufbewahrt und von Kanada aus elektronisch abgerufen werden, nicht als in Kanada aufbewahrt gelten (CRA; IC05-1R1).
- Erlaubnis. Schreiben Sie an Ihr örtliches Steuerdienstbüro (Tax Services Office) der CRA. Die Erlaubnis kann an Bedingungen geknüpft sein, etwa daran, die Unterlagen für eine Prüfung durch die CRA in Kanada bereitzuhalten.
- Kopien. Erlaubt die CRA elektronische Unterlagen im Ausland, akzeptiert sie möglicherweise Kopien, die ihre Mitarbeiter in Kanada lesen können und die genug Einzelheiten zur Stützung der Erklärungen enthalten.
- Server im Ausland. Die CRA sagt, Sie müssen darauf zugreifen oder dafür sorgen, dass Mitarbeiter es tun, und die Systemunterlagen bereitstellen, die ihre Mitarbeiter verlangen.
- Vorlage. Der Steuerpflichtige muss Unterlagen zur Einsicht vorlegen, wo immer sie sind, und die CRA empfiehlt, Sicherungskopien in Kanada aufzubewahren (IC05-1R1).
Bewahren Sie Unterlagen sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen; bei einem Jahr, dessen Erklärung nicht rechtzeitig eingereicht wurde, sechs Jahre ab dem Tag der Einreichung. Ein Einspruch, ein Berufungsverfahren oder eine Anforderung der CRA kann eine längere Aufbewahrung verlangen (Income Tax Act, s. 230); lesen Sie wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind, bevor der Buchhalter etwas löscht. Fragen Sie, wo die Buchhaltungsdatei gehostet ist; die Antwort gehört zur Frage der CRA. Eine monatliche Kopie in einem Speicher, den Sie kontrollieren, hilft, aber nach den Seiten der CRA liegt die Annahme von Kopien in ihrem Ermessen, fragen Sie also zuerst nach.
Für ein US-Unternehmen gibt es auf der Seite des IRS zur Aufbewahrung von Unterlagen keinen entsprechenden Test zum Aufbewahrungsort. Entscheidend ist, ob die Unterlagen belegen, was die Erklärung geltend macht, und nach der Vorschrift müssen sie jederzeit zur Einsicht verfügbar sein (26 CFR 1.6001-1). Bewahren Sie Unterlagen zu Lohnsteuern mindestens vier Jahre nach Fälligkeit oder Zahlung der Steuer auf, je nachdem, was später eintritt (26 CFR 31.6001-1(e)). Reagiert der Buchhalter nicht mehr, hält nur eine Kopie, die Sie kontrollieren, die Bücher erreichbar.
Woran erkenne ich, ob ein Buchhalter im Ausland seriös wirkt?
Prüfen Sie, was sich prüfen lässt, und sehen Sie Bewertungen nur als Ausgangspunkt: Eine gute Bewertung zeigt, dass ein Kunde zufrieden war, nicht dass die Konten abgestimmt oder die Meldungen richtig waren.
- Wer sie sind. Ein Videoanruf, ein Name, der zu Vertrag und Zahlungskonto passt, und eine Referenz, die Sie anrufen können.
- Wer sonst an Ihren Büchern arbeitet. Fragen Sie, ob Mitarbeiter oder Subunternehmer Ihre Daten sehen, und lassen Sie sich dieselben Bedingungen auch für sie schriftlich geben. Der Privacy Commissioner of Canada (Datenschutzbeauftragte Kanadas) sagt, eine Organisation müsse sich vergewissern, dass ein externer Auftragsverarbeiter Richtlinien und Abläufe hat, darunter Schulung der Mitarbeiter und Sicherheitsmaßnahmen (OPC).
- Arbeitsnachweis. Bitten Sie um ein Beispiel für ein Monatspaket (Bankabstimmung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz) und machen Sie eine bezahlte Probe an einem abgeschlossenen Monat, dessen Ergebnisse Sie schon kennen.
- Sicherheitspraxis. Fragen Sie, wie sie die Grundlagen des Datensicherheitsleitfadens des IRS erfüllen: ein Sicherheitsplan, aktuelle Anti-Malware, einmalige Passwörter, Verschlüsselung, Backups und eingeschränkter Zugriff auf Kundendaten. Er ist für Steuerfachleute geschrieben und daher ein Maßstab, kein rechtlicher Test für Buchhalter.
- Ein schriftlicher Vertrag. Leistungsumfang, Fristen, wer was einreicht, wem die Dateien gehören, wer sonst die Daten sehen darf, wie der Zugriff endet, welches Landes Recht bei einem Streit gilt und wo eine Klage verhandelt würde.
- Befähigungsnachweise, nur wenn sie Erklärungen erstellen, unterschreiben oder vertreten sollen. Wer gegen Entgelt eine US-Bundessteuererklärung erstellt, braucht eine PTIN (die Preparer Tax Identification Number des IRS, Steueridentifikationsnummer für Ersteller). Enrolled Agents sind vom IRS zugelassene Steuerpraktiker, und Certified Public Accountants (CPAs) werden von den staatlichen Zulassungsbehörden (State Boards of Accountancy) zugelassen. Der IRS führt ein öffentliches Verzeichnis geprüfter Ersteller mit gültiger PTIN, doch ein Ersteller, der darin fehlt, kann dennoch zuverlässig sein (IRS).
Ein Buchhalter von einem Online-Marktplatz für Freiberufler wird genauso beurteilt. Bewertungen in einem Profil sind keine Prüfung von Befähigungsnachweisen, und die Fragen zu Zugriff, Unterlagen und Daten gelten hier unverändert. Die vollständige Fragenliste und Warnzeichen finden Sie unter Fragen vor der Beauftragung eines Buchhalters; wer Erklärungen erstellen darf, steht unter Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.
Welchen Zugriff sollte ein Buchhalter im Ausland bekommen, und was schützt meine Daten?
Geben Sie den geringsten Zugriff, der die Arbeit ermöglicht, und behalten Sie die Freigabe von Banktransaktionen und den Administratorzugang zur Buchhaltungsdatei beim Eigentümer. Der IRS rät Unternehmen, den Zugriff auf persönliche Daten auf Personen zu beschränken, die ihn brauchen, nach Möglichkeit eine Multi-Faktor-Authentifizierung zu wählen, sensible Dateien und E-Mails zu verschlüsseln, auf eine getrennte sichere Quelle zu sichern und getrennte private und geschäftliche E-Mail-Konten zu nutzen (IRS).
Wie Sie das einrichten, ohne dass jemand Geld bewegen kann, steht unter einem Buchhalter Zugriff auf Ihre Konten geben. Achten Sie nach der Weitergabe von Daten auf die Anzeichen des IRS für Identitätsdiebstahl bei Unternehmen, etwa dass Sie nicht per E-File einreichen können, weil unter Ihrer EIN (US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen) bereits eine Erklärung eingereicht wurde; dieselbe Seite sagt, wo Sie das melden.
Welche Informationen zu Kunden und Mitarbeitern darf ich ins Ausland senden, und wer bleibt dafür verantwortlich?
Das Unternehmen, das die Informationen erhoben hat, bleibt dafür verantwortlich, wo immer sie verarbeitet werden. Für kanadische Unternehmen sagt der Privacy Commissioner, dass PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act, kanadisches Datenschutzgesetz für die Privatwirtschaft) die Übermittlung personenbezogener Daten zur Verarbeitung in ein anderes Land nicht verbietet, dass die übermittelnde Organisation dafür verantwortlich bleibt und durch einen Vertrag oder andere Mittel einen vergleichbaren Schutz sicherstellen muss (OPC).
- Informieren Sie die Betroffenen. Machen Sie deutlich, dass Informationen in einem anderen Land verarbeitet werden können und dass dessen Gerichte, Strafverfolgungs- und Sicherheitsbehörden darauf zugreifen können.
- Ein Vertrag hat Grenzen. Kein Vertrag setzt die Gesetze des Landes außer Kraft, in das die Informationen gehen, und manche Informationen sind möglicherweise zu sensibel, um sie in irgendeine ausländische Rechtsordnung zu senden.
- Provinzrecht kann ebenfalls gelten. Alberta, British Columbia und Québec haben eigene Datenschutzgesetze für die Privatwirtschaft, und die grenzüberschreitenden Richtlinien des Commissioners (2009) behandeln die Regeln der Provinzen zu Übermittlungen nicht. In Alberta muss eine Organisation, die einen Dienstleister außerhalb Kanadas einsetzt, in ihren Datenschutzrichtlinien die Länder und Zwecke nennen und Personen benachrichtigen, wenn deren Informationen von diesem Dienstleister erhoben oder an ihn übermittelt werden (Alberta PIPA, ss. 6 und 13.1). In Québec muss eine Organisation vor der Übermittlung personenbezogener Daten aus Québec heraus die Folgen für die Privatsphäre bewerten, und sie darf die Daten nur senden, wenn die Bewertung zeigt, dass sie angemessen geschützt wären, auf Grundlage einer schriftlichen Vereinbarung (Commission d'acces a l'information). PIPEDA gilt weiterhin für personenbezogene Daten, die bei geschäftlichen Tätigkeiten Provinz- oder Landesgrenzen überschreiten, in jeder Provinz. Es erfasst auch Mitarbeiterdaten bundesrechtlich regulierter Unternehmen; andere Arbeitgeber prüfen das Recht ihrer Provinz (OPC).
Für ein US-Unternehmen legen die oben genannten Seiten des IRS für Unternehmen die Pflicht zum Schutz von Mitarbeiter- und Kundendaten dem Unternehmen auf. Senden Sie nur, was die Aufgabe braucht: Ein Buchhalter, der Transaktionen kontiert, braucht möglicherweise nicht die vollständigen Identifikationsnummern jedes Kunden oder Mitarbeiters.
Wer ist verantwortlich, wenn die Bücher falsch sind oder eine Erklärung verspätet kommt?
Im Allgemeinen der Unternehmer, nicht der Buchhalter. Der IRS zählt das Vertrauen auf einen Steuerfachmann zu den Gründen, die eine verspätete Einreichung oder Zahlung im Allgemeinen nicht entschuldigen, und sagt, dass Sie wissen sollten, was Ihr Ersteller einreicht, und einen Nachweis haben sollten, dass Ihre Erklärung oder Zahlung rechtzeitig versandt wurde. Bei Strafzuschlägen wegen Ungenauigkeiten prüft der IRS, ob Sie Ihrem Berater alle nötigen Informationen gegeben haben und ob der Berater kompetent und mit dem Sachverhalt erfahren war (IRS).
In Kanada sagt das Rundschreiben der CRA, dass ein Steuerpflichtiger durch die Beauftragung eines Dritten nicht von seiner Verantwortung für die Aufbewahrung von Unterlagen befreit wird (IC05-1R1).
Zu Strafzuschlägen nach einem Fehler des Buchhalters siehe den US-Ratgeber; zu versäumten kanadischen Einreichungen siehe Buchhaltungsexperte hat Einreichungen versäumt oder antwortet nicht mehr.
Kann ein Buchhalter im Ausland meine Erklärung einreichen oder für mich mit dem IRS oder der CRA sprechen?
Ein Buchhalter im Ausland kann nur in den Grenzen für Sie einreichen oder sprechen, die Befähigungsnachweise und der von Ihnen gewährte Zugriff setzen. In den USA berechtigt eine PTIN zur Erstellung von US-Bundessteuererklärungen, aber unbeschränkte Vertretungsrechte haben Enrolled Agents, Certified Public Accountants und Rechtsanwälte. Ein Ersteller mit nur einer PTIN ist nicht befugt, Kunden vor dem IRS zu vertreten; ein Teilnehmer am Filing Season Program darf nur Kunden vertreten, deren Erklärungen er erstellt und unterschrieben hat, und nur vor Revenue Agents, Kundenservice-Mitarbeitern und ähnlichen Mitarbeitern des IRS, nicht in Einspruchs- oder Beitreibungsverfahren (IRS). Ein externer Buchhalter, der kein Enrolled Agent, CPA oder Rechtsanwalt ist, kann Sie in einem Einspruchs- oder Beitreibungsverfahren nicht vertreten und hat anderswo nur beschränkte oder keine Rechte. Ein regulärer Vollzeitangestellter darf den Arbeitgeber mit Ausweis und Vollmachtsnachweis vertreten (31 CFR 10.7(c)). Damit ein Buchhalter Informationen zu Ihrem IRS-Konto erhält, können Sie Form 8821 (Berechtigung zum Erhalt von Steuerinformationen) einreichen; sie erlaubt ihm weder, für Sie zu sprechen, noch Ihre Position zu vertreten, und Form 2848 (Vollmacht zur Vertretung) regelt die Vertretung (Anleitung zu Form 8821).
In Kanada bevollmächtigen Sie einen Vertreter für Ihr Geschäftskonto über My Business Account oder Represent a Client oder auf Papier mit Form AUT-01, die nur Offline-Zugriff gibt und innerhalb von sechs Monate nach der Unterschrift bei der CRA eingehen muss; Sie wählen die Stufe: Stufe 1 ist nur Einsicht in Informationen, Stufe 2 ist Einsicht und Änderung (so erteilen Sie die Vollmacht; Stufen). Beginnen Sie mit der Stufe, die die Arbeit braucht.
Die Einreichung ist von der Buchhaltung getrennt. CRA EFILE ist der Webdienst zur Übermittlung von T1-Erklärungen (kanadische Einkommensteuererklärungen für Privatpersonen) von Kunden. Antragsteller oder die Personen, die sie leiten und kontrollieren, müssen in Kanada ansässig sein und eine gültige SIN (Social Insurance Number, kanadische Sozialversicherungsnummer) haben, und die Erklärung muss in Kanada erstellt und von dort eingereicht werden (CRA). Ein Buchhalter, der im Ausland lebt und arbeitet, würde diese Bedingungen nicht erfüllen. Entscheiden Sie, wer Ihre GST/HST-, Lohnabrechnungs- und Kapitalgesellschaftserklärungen einreicht, fragen Sie jeden Buchhalter, der anbietet, für Sie einzureichen, welche Registrierung er hat, und prüfen Sie jede Erklärung, bevor sie versandt wird.
Kennt ein Buchhalter im Ausland meine Regeln zu Lohnabrechnung, Sales Tax, GST/HST und Jahresabschluss?
Nicht automatisch. Diese Einreichungen sind örtlich geregelt und laufen zu festen Terminen; verlangen Sie daher einen Beleg: Der Buchhalter soll die Einreichungen Ihres Unternehmens, die Fälligkeitstermine und den jeweils Einreichenden nennen.
- US-Lohnabrechnung. Bundeseinzahlungen folgen einem monatlichen oder einem halbwöchentlichen (Semiweekly) Zeitplan, der durch einen Rückblickzeitraum (Lookback Period) bestimmt wird, mit einer Regel für die Einzahlung am nächsten Tag bei hohen Verbindlichkeiten, und die meisten Arbeitgeber zahlen auch eine Arbeitslosensteuer des Bundesstaates (Publication 15).
- Kanadische Lohnabrechnung. Die Fälligkeitstermine der Abführung hängen von der Art des Abführungspflichtigen beim Arbeitgeber ab (CRA).
- GST/HST. Der Fälligkeitstermin einer Erklärung richtet sich nach dem Meldezeitraum des Registrierten (CRA).
- Sales Tax in den USA. Die Regeln unterscheiden sich je Bundesstaat; siehe lokaler oder Online-Buchhalter.
- Jahresabschluss. Fragen Sie, wer das Paket zum Jahresende erstellt und wer die danach fälligen Bescheinigungen und Forms ausstellt. Siehe Jahresabschluss für eine Kapitalgesellschaft in Kanada oder von den Büchern zur Steuererklärung des Unternehmens in den USA.
Ein Buchhalter, der Lohnabrechnungsläufe erfasst, aber die Regeln zur Einzahlung nicht kennt, kann eine versäumte Einzahlung unbemerkt lassen, bis ein Schreiben eintrifft.
Ist ein Buchhalter im Ausland Auftragnehmer oder Arbeitnehmer?
Die Tatsachen entscheiden, nicht die Bezeichnung im Vertrag. Der IRS sagt, ein Remote-Mitarbeiter ist ein Arbeitnehmer nach Common Law, wenn Sie kontrollieren, was und wie gearbeitet wird, auch wenn der Mitarbeiter selbst entscheidet, remote zu arbeiten (IRS). Außerhalb von Québec wägt die CRA Kontrolle, Arbeitsmittel, finanzielles Risiko und Gewinnchance ab; Québec hat einen eigenen Test, und die CRA führt Beschäftigung außerhalb Kanadas als Sonderfall auf (RC4110). Das Land des Mitarbeiters kann eigene Regeln anwenden, die dieser Ratgeber nicht behandelt. Zu den Tests und den Lösungen siehe den US-Ratgeber oder den kanadischen Ratgeber.
Wann lohnt sich ein lokaler Buchhalter trotz höherer Kosten?
Ein lokaler Buchhalter lohnt sich trotz höherer Kosten, wenn die Arbeit örtliche Einreichungen, Prüfung oder Unterlagen verlangt, die in Reichweite bleiben. Ein Preisunterschied sagt wenig, solange der Leistungsumfang nicht gleich ist; vergleichen Sie Angebote daher nach dem, was jedes abdeckt, nicht nach dem Monatsbetrag. Was ein Monatshonorar bestimmt, steht im US-Kostenratgeber oder im kanadischen Kostenratgeber.
Lokale Hilfe ist abzuwägen, wenn die Arbeit Folgendes umfasst:
- Abführungen der Lohnabgaben und Einreichungen zu Sales Tax, GST/HST oder PST (Provinzumsatzsteuer), für die jemand zuständig sein muss
- eine Erklärung einer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft, die von den Büchern abhängt
- Bücher im Rückstand oder ein bereits eingegangenes Schreiben
- kanadische Unterlagen, die die CRA in Kanada erwartet
- Kunden- und Mitarbeiterdaten, die Sie lieber nicht ins Ausland senden würden
Hilfe im Ausland kann zu routinemäßiger Kontierung und Abstimmungen passen, wenn Sie das Monatspaket prüfen, den Administratorzugang und die Freigabe von Banktransaktionen behalten, eine Kopie der Bücher aufbewahren und jemand vor Ort die Einreichungen übernimmt.
In British Columbia wird Buchhaltung unter den Buchhaltungsleistungen einer geplanten Ausweitung der PST aufgeführt, die laut der Seite von BC ausgesetzt ist (BC government). Prüfen Sie die Seite erneut, bevor Sie Angebote vergleichen.
Beispiel
Die Zahlen dienen der Veranschaulichung.
Bauunternehmer in Calgary, Unterlagen im Konto des Buchhalters
Ein Bauunternehmer in Calgary zahlt einem Buchhalter in Übersee über einen Online-Marktplatz für Freiberufler C$800 im Monat. Alle Dateien liegen im eigenen Cloud-Konto des Buchhalters. Die CRA behandelt Unterlagen, die außerhalb Kanadas aufbewahrt und von Kanada aus abgerufen werden, als nicht in Kanada aufbewahrt; daher schreibt der Eigentümer an das Steuerdienstbüro, um eine Erlaubnis zu erhalten, oder sorgt dafür, dass die Dateien in Kanada aufbewahrt werden, und fragt die CRA, bevor er sich auf Kopien verlässt.
LLC in Texas mit vollem Bank-Login
Eine LLC (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) in Texas zahlt einem Buchhalter in Indien US$500 im Monat und hat ihm einen vollen Bank-Login gegeben. Die LLC trägt weiterhin die Beweislast für jeden Abzug. Unter der Annahme, dass der Buchhalter ein externer Auftragnehmer ist, kann er die LLC in einem Einspruchs- oder Beitreibungsverfahren des IRS ohne Befähigungsnachweis als Enrolled Agent, CPA oder Rechtsanwalt nicht vertreten. Die LLC ersetzt den gemeinsamen Login durch einen eigenen Benutzer, den der Eigentümer entfernen kann, und behält die Zahlungsfreigabe.
Designstudio in Vancouver vergleicht Angebote
Ein Designstudio in Vancouver mit Mitarbeitern und einem GST/HST-Konto vergleicht C$1.500 im Monat für einen lokalen Buchhalter mit C$600 im Ausland. Der Eigentümer fragt, was die Differenz von C$900 bringt: rechtzeitige Abführung der Lohnabgaben, eingereichte GST/HST-Erklärungen, Unterlagen in Kanada und ein Prüfer für das Monatspaket. Deckt der Buchhalter im Ausland nur Kontierung und Abstimmungen ab, vergleicht das Studio die Gesamtkosten dieser Leistung plus eines lokalen Fachmanns für Einreichungen und Prüfung. Die Seite von BC sagt, die geplante PST auf Buchhaltungsleistungen sei ausgesetzt; der Eigentümer prüft das erneut, bevor er sich auf ein Angebot verlässt.
Anders in Ihrem Fall?
- Ihre Bücher sind Monate oder ein Jahr im Rückstand: Beginnen Sie mit dem US-Ratgeber oder dem kanadischen Ratgeber zum Aufholen und lassen Sie die bestehenden Bücher prüfen.
- Ein Buchhalter hat bereits Bankzugriff und Sie können nicht beurteilen, ob die Arbeit stimmt: Siehe Arbeit Ihres Buchhalters prüfen; danach kann eine Prüfung der Bücher klären, wer sie weiterführt.
- Ein Schreiben oder eine Mitteilung ist eingetroffen: Lesen Sie was zu tun ist, wenn Ihr Unternehmen eine Mitteilung des IRS erhält oder, bei unerledigten kanadischen Einreichungen, Buchhaltungsexperte hat Einreichungen versäumt oder antwortet nicht mehr. Die Bücher hinter dem Schreiben brauchen möglicherweise ebenfalls eine Prüfung.
- Sie wollen einen Buchhalter mitten im Jahr ersetzen: Siehe Buchhalter wechseln.
- Eine Erklärung einer Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft hängt von diesen Büchern ab: Siehe Körperschaftsteuer für die Erklärung und den kanadischen Ratgeber Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA dazu, wer was erledigt.
- Sie führen Bücher für eine kanadische und eine US-Gesellschaft: Siehe Bücher für eine kanadische Gesellschaft und ihre US-Gesellschaft.
- Sie zahlen Auftragnehmern oder Lieferanten im Ausland: Siehe Zahlungen an Auftragnehmer im Ausland oder den kanadischen Ratgeber zu ausländischen Rechnungen.
Werte auf dieser Seite
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Einbehaltungssatz auf FDAP-Einkünfte aus US-Quellen, die an ausländische Personen gezahlt werden Gilt für den Bruttobetrag von FDAP-Einkünften aus US-Quellen, die nicht mit einem US-Geschäft verbunden sind; ein Abkommen kann ihn senken. Auch der Satz für Zahlungen an nicht in den USA ansässige selbstständige Auftragnehmer für Leistungen in den USA. | 30 % | IRS: Feste oder bestimmbare jährliche oder periodische Einkünfte (FDAP) Geprüft |
| Einbehaltung nach Regulation 105 auf Honorare für Leistungen von Nichtansässigen Bruttozahlung für Dienstleistungen, die ein Nichtansässiger in Kanada erbracht hat, vorbehaltlich eines Verzichts oder einer Ermäßigung der CRA und gesetzlicher Ausnahmen | 15 % | Income Tax Regulations, Abschnitt 105(1) Geprüft |
| Allgemeine Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen Ab dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sich die Unterlagen und Belege beziehen; eine längere Aufbewahrung kann gelten | Sechs Jahre | CRA: Wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren, wie lange und wie Sie eine frühere Vernichtung beantragen Geprüft |
| Aufbewahrung von Unterlagen zur US-Lohnsteuer Mindestens, gerechnet ab dem Tag, an dem die Steuer fällig wird oder gezahlt wird, je nachdem, welcher Tag später liegt | Vier Jahre | IRS: Publication 583, Ein Unternehmen gründen und Unterlagen führen Geprüft |
| Einreichungsfenster für AUT-01 Senden Sie Form AUT-01 innerhalb von sechs Monaten nach dem Datum der Unterschrift an die CRA | Sechs Monate | CRA: Form AUT-01, Seite 2 Geprüft |
Primärquellen
- CRA: Wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren, wie lange und wie Sie eine frühere Vernichtung beantragen
- CRA: Information Circular IC05-1R1, Elektronische Aufbewahrung von Unterlagen
- CRA: Information Circular IC75-6R2, Vorgeschriebener Einbehalt auf Zahlungen an Nichtansässige für Leistungen in Kanada
- CRA: Einen Vertreter bevollmächtigen, so erteilen Sie die Vollmacht
- CRA: Einen Vertreter bevollmächtigen, Stufen und Umfang der Vollmacht
- CRA: Berechtigung für EFILE
- CRA: Arten von Abführungspflichtigen
- CRA: Meldepflichten und Fristen bei der GST/HST
- CRA: RC4110, Arbeitnehmer oder selbstständig?
- Datenschutzbeauftragte Kanadas (OPC): Richtlinien zur grenzüberschreitenden Verarbeitung personenbezogener Daten
- Datenschutzbeauftragte Kanadas (OPC): PIPEDA im Überblick
- Alberta: Personal Information Protection Act
- Government of British Columbia: PST auf Buchhaltungsleistungen
- IRS: Aufbewahrung von Unterlagen
- 26 CFR 1.6001-1, Unterlagen
- IRS: Qualifikationen und Befähigungsnachweise von Erstellern von Steuererklärungen verstehen
- IRS: Informationen zum Identitätsdiebstahl für Unternehmen
- IRS: Publication 5293, Leitfaden zur Datensicherheit für Steuerfachleute
- IRS: Selbstständiger Auftragnehmer oder Arbeitnehmer?
- IRS: Erlass von Strafzuschlägen bei triftigem Grund
- IRS: Publication 515, Quellensteuer auf Zahlungen an nicht in den USA ansässige Ausländer und ausländische Einheiten
- IRS: Anleitung zu Form W-8BEN
- IRS: Anleitung zu Form 8821
- IRS: Publication 15, Steuerleitfaden für Arbeitgeber
- Income Tax Act, s. 230
- 26 CFR 31.6001-1, Unterlagen zu Lohnsteuern
- 31 CFR 10.7, Beschränkte Vertretung vor dem IRS
- Commission d'accès à l'information du Québec: Die wichtigsten Änderungen durch das Gesetz 25
Über diesen Ratgeber
Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen
Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.
Änderungen am englischen Original
- : Erstmals veröffentlicht.