해외 장부 담당자 채용 전 점검 사항

다른 나라에 사는 장부 담당자를 쓰는 것은 실수일까요?

다른 나라의 장부 담당자를 쓰는 것 자체가 실수는 아닙니다. 장부 담당자의 거주지가 성패를 정하지 않으며, 세 가지가 정합니다. 사업 소유주는 이 세 가지 모두에 대해 책임을 집니다.

다음의 경우에는 상황이 간단하지 않습니다.

• 장부가 밀려 있거나 통지서가 도착한 경우
• 장부 담당자가 이미 은행 접근 권한을 갖고 있는데 작업이 맞는지 알 수 없는 경우
• 급여나 판매세 신고가 장부에 달려 있는 경우
• 법인이나 파트너십 신고서가 장부에 달려 있는 경우

이런 경우에는 누가 장부를 계속 맡을지 정하기 전에 기존 장부를 검토받으세요.

무엇이든 넘기기 전에 준비할 것:

• 서면으로 된 업무 범위
• 누가 어떤 로그인을 가졌는지 정리한 목록
• 계약서
• 회계 파일이 호스팅되는 위치와 누구의 계정에 있는지
• 마지막으로 제출한 신고서

직접 장부를 쓸지 채용할지 정하려면 미국 가이드 또는 캐나다 가이드를 참고하세요.

장부 담당자의 거주지에 따라 내야 할 세금, 원천징수, 신고가 달라지나요?

거주지는 서류 작업을 바꿀 뿐, 장부에 대한 본인의 책임을 바꾸지 않습니다. 결정적인 사실은 업무를 수행한 장소와 장부 담당자가 미국인(US person)인지 캐나다 거주자인지입니다.

사업 기록은 어디에 보관해야 하나요? 장부를 해외 장부 담당자의 클라우드 계정에 두어도 되나요?

캐나다 사업체의 경우, 장부 담당자의 해외 클라우드 계정만으로는 기록 보관 규정을 충족하지 못합니다. CRA는 기록을 캐나다 안의 사업장 또는 거주지에 보관하도록 요구하며, 캐나다 밖에 보관하고 캐나다에서 전자적으로 접속하는 기록은 캐나다에 보관한 것으로 보지 않는다고 설명합니다(CRA, IC05-1R1).

• 허가. 관할 CRA 세무 서비스 사무소에 서면으로 신청하세요. 허가에는 CRA 검토를 위해 기록을 캐나다 안에서 열람할 수 있게 하는 등의 조건이 붙을 수 있습니다.
• 사본. CRA가 전자 기록의 해외 보관을 허용하는 경우, CRA 직원이 캐나다에서 읽을 수 있고 신고서를 뒷받침할 만큼 상세한 사본은 받아 줄 수 있습니다.
• 해외 서버. 본인이 서버에 접속하거나 직원이 접속하도록 준비하고, CRA 직원이 요구하는 시스템 기록을 제공해야 한다고 CRA는 설명합니다.
• 제출. 납세자는 기록이 어디에 있든 검사를 위해 제출해야 하며, CRA는 캐나다에 백업 사본을 보관하라고 권고합니다(IC05-1R1).

기록은 그 기록이 관련된 마지막 과세연도 말부터 6년 보관하세요. 신고서를 기한 안에 제출하지 않은 연도는 제출한 날부터 6년 보관합니다. 이의 신청, 항소, CRA의 요구가 있으면 더 오래 보관해야 할 수 있습니다(소득세법 제230조). 장부 담당자가 무언가를 삭제하기 전에 사업 기록 보관 기간을 확인하세요. 회계 파일이 어디에 호스팅되는지 물어보세요. 그 답이 CRA 기록 보관 문제의 일부입니다. 본인이 관리하는 저장소에 매월 사본을 두면 도움이 되지만, 사본을 받아 줄지는 CRA가 판단한다고 CRA 페이지는 설명하므로 먼저 문의하세요.

미국 사업체에는 IRS 기록 보관 페이지에 그에 해당하는 보관 장소 기준이 없습니다. 기준은 기록이 신고서의 내용을 입증하는지이며, 규정은 기록을 언제든 검사할 수 있도록 보관해야 한다고 정합니다(26 CFR 1.6001-1). 고용세 기록은 세금 납부 기한 또는 실제 납부일 중 나중 날부터 최소 4년 보관하세요(26 CFR 31.6001-1(e)). 장부 담당자가 연락이 끊기면 본인이 관리하는 사본만이 장부에 접근할 수 있게 해 줍니다.

해외 장부 담당자가 믿을 만한지 어떻게 확인하나요?

확인할 수 있는 것을 확인하세요. 후기는 출발점일 뿐입니다. 좋은 후기는 고객이 만족했다는 뜻이지, 계정이 대사되었거나 신고가 정확했다는 뜻이 아닙니다.

1. 누구인지. 화상 통화, 계약서와 결제 계좌에 적힌 이름과의 일치, 직접 연락해 볼 수 있는 추천인 한 명.
2. 또 누가 장부를 다루는지. 직원이나 하도급업자가 본인의 데이터를 볼 수 있는지 묻고, 그들에게도 같은 조건을 서면으로 받으세요. 외부 처리업체에 직원 교육과 보안 조치를 포함한 정책과 절차가 있다고 조직이 확신해야 한다고 Privacy Commissioner of Canada는 설명합니다(OPC).
3. 작업 실적. 월별 결과물 샘플(계좌 대사, 손익계산서, 재무상태표)을 요청하고, 정답을 이미 아는 마감된 달로 유료 시범 작업을 해 보세요.
4. 보안 관행. IRS 데이터 보안 안내서의 기본 사항인 보안 계획, 최신 악성코드 차단 프로그램, 고유한 비밀번호, 암호화, 백업, 고객 데이터 접근 제한을 어떻게 지키는지 물어보세요. 이 안내서는 세무 전문가용이므로 장부 담당자에 대한 법적 기준이 아니라 참고 척도입니다.
5. 서면 계약서. 업무 범위, 기한, 누가 무엇을 제출하는지, 파일의 소유자, 데이터를 볼 수 있는 다른 사람, 접근 권한을 끝내는 방법, 분쟁에 적용되는 법률이 어느 나라 법인지, 청구를 어디에서 심리하는지.
6. 자격, 신고서를 작성하거나 서명하거나 대리할 때만. 연방 신고서를 대가를 받고 작성하는 사람은 PTIN(IRS 세금 신고 대행인 식별번호)이 있어야 합니다. 공인 대리인(enrolled agent)은 IRS가 인가한 세무 전문가이고, 공인회계사(CPA)는 주 회계위원회가 인가합니다. IRS는 유효한 PTIN을 가진 자격 보유 대행인의 공개 명부를 운영하지만, 명부에 없는 대행인도 믿을 만할 수 있습니다(IRS).

프리랜서 마켓플레이스에서 찾은 장부 담당자도 같은 기준으로 판단합니다. 목록의 평점은 자격 확인이 아니며, 접근 권한, 기록, 데이터에 관한 질문도 그대로 적용됩니다. 전체 질문 목록과 위험 신호는 장부 담당자를 채용하기 전에 물어볼 질문을, 누가 신고서를 작성할 수 있는지는 장부 담당자, 회계사, CPA의 차이를 참고하세요.

해외 장부 담당자에게 어떤 접근 권한을 주어야 하고, 데이터는 어떻게 보호하나요?

업무에 필요한 최소한의 권한만 주고, 은행 승인 권한과 회계 파일의 관리자 로그인은 소유주가 갖습니다. IRS는 사업체에 이렇게 권고합니다. 개인정보 접근을 알아야 하는 사람으로 제한하고, 가능하면 다단계 인증을 선택하고, 민감한 파일과 이메일을 암호화하고, 별도의 안전한 곳에 백업하고, 개인 이메일 계정과 사업용 이메일 계정을 분리하세요(IRS).

누구도 돈을 옮기지 못하게 하면서 설정하는 방법은 장부 담당자에게 계좌 접근 권한 주기에 있습니다. 데이터를 공유한 뒤에는 IRS가 알려 주는 사업체 신원 도용의 징후를 살피세요. 예를 들어 본인의 EIN으로 이미 신고서가 제출되어 전자 제출이 되지 않는 경우가 있으며, 같은 페이지에 신고 방법이 나옵니다.

고객과 직원 정보를 해외로 보내도 되나요? 그 정보에 대한 책임은 누구에게 있나요?

정보를 수집한 사업체가 어디서 처리되든 그 정보에 대한 책임을 집니다. 캐나다 사업체의 경우, PIPEDA는 처리를 위해 개인정보를 다른 나라로 보내는 것을 금지하지 않으며, 보내는 조직이 그 정보에 책임을 지고 계약이나 다른 수단으로 비슷한 수준의 보호를 보장해야 한다고 Privacy Commissioner는 설명합니다(OPC).

• 해당자에게 알리세요. 정보가 외국에서 처리될 수 있고 그 나라의 법원, 법 집행 기관, 국가 안보 당국이 접근할 수 있음을 분명히 알리세요.
• 계약에는 한계가 있습니다. 어떤 계약도 정보가 가는 나라의 법을 뒤집을 수 없으며, 일부 정보는 어느 나라로든 보내기에 너무 민감할 수 있습니다.
• 주 법도 적용될 수 있습니다. 앨버타 주, 브리티시컬럼비아 주, 퀘벡 주에는 각자의 민간 부문 개인정보 보호법이 있으며, Commissioner의 국경 간 지침(2009년)은 주 법의 이전 규정을 다루지 않습니다. 앨버타 주에서는 캐나다 밖의 서비스 제공업체를 쓰는 조직이 개인정보 보호 방침에 해당 국가와 목적을 밝혀야 하고, 그 제공업체가 정보를 수집하거나 정보가 그곳으로 이전될 때 해당 개인에게 알려야 합니다(Alberta PIPA 제6조와 제13.1조). 퀘벡 주에서는 개인정보를 퀘벡 밖으로 보내기 전에 조직이 개인정보 영향 평가를 해야 하고, 평가 결과 서면 계약에 따라 적절히 보호된다고 확인될 때만 보낼 수 있습니다(Commission d'acces a l'information). PIPEDA는 주 법과 관계없이 상업 활동에서 주 경계나 국경을 넘는 개인정보에 계속 적용됩니다. 또한 연방 규제 사업체의 직원 정보에도 적용되며, 그 외 고용주는 주 법을 확인하세요(OPC).

미국 사업체의 경우, 위에 인용한 IRS 사업체 페이지는 직원과 고객 데이터를 보호할 의무를 사업체에 둡니다. 업무에 필요한 정보만 보내세요. 거래를 분류하는 장부 담당자에게는 모든 고객이나 직원의 전체 식별번호가 필요하지 않을 수 있습니다.

장부가 틀렸거나 신고가 늦으면 누가 책임지나요?

일반적으로 장부 담당자가 아니라 사업 소유주입니다. 세무 전문가에게 맡겼다는 사정은 지연 제출이나 지연 납부를 일반적으로 면책해 주지 않는 사유 중 하나라고 IRS는 설명하며, 대행인이 무엇을 제출하는지 알고 신고서나 납부가 기한 안에 발송되었다는 증거를 받아 두라고 안내합니다. 정확성 관련 가산세에 대해서는 필요한 정보를 모두 조언자에게 주었는지, 조언자가 해당 상황에 유능하고 경험이 있었는지를 IRS가 따진다고 설명합니다(IRS).

캐나다에서는 제3자를 쓴다고 납세자의 기록 보관 책임이 면제되지 않는다고 CRA 회보가 설명합니다(IC05-1R1).

장부 담당자의 실수에 따른 가산세는 미국 가이드를, 캐나다에서 누락된 제출은 회계사의 제출 누락 또는 연락 두절을 참고하세요.

해외 장부 담당자가 제 신고서를 제출하거나 IRS·CRA에 저를 대신해 말할 수 있나요?

해외 장부 담당자는 자격과 본인이 준 접근 권한이 정한 범위 안에서만 신고서를 제출하거나 대신 말할 수 있습니다. 미국에서 PTIN은 연방 신고서를 작성할 권한을 주지만, 제한 없는 대리 권한은 공인 대리인(enrolled agent), 공인회계사(CPA), 변호사에게 있습니다. PTIN만 가진 대행인은 IRS 앞에서 고객을 대리할 권한이 없습니다. 연간 신고 시즌 프로그램(filing season program) 참가자는 자신이 작성하고 서명한 신고서의 고객만, 그리고 IRS 조사관, 고객 서비스 담당자 같은 직원 앞에서만 대리할 수 있고 이의 신청이나 징수 절차에서는 대리할 수 없습니다(IRS). 공인 대리인, CPA, 변호사가 아닌 외부 장부 담당자는 이의 신청이나 징수 사건에서 본인을 대리할 수 없고, 그 밖의 절차에서도 권한이 제한적이거나 없습니다. 상시 전일제 직원은 신분 증명과 권한 증빙을 갖추면 고용주를 대리할 수 있습니다(31 CFR 10.7(c)). 장부 담당자가 IRS 계정 정보를 받게 하려면 Form 8821을 제출할 수 있습니다. 이 서식으로는 본인을 대신해 말하거나 본인의 입장을 주장할 수 없고, 대리는 Form 2848이 다룹니다(Form 8821 작성 안내).

캐나다에서는 My Business Account나 Represent a Client를 통해 사업 계정의 대리인을 승인하거나, 종이 Form AUT-01로 승인합니다. 종이 서식은 오프라인 접근만 주며 서명일부터 6개월 안에 CRA에 도착해야 합니다. 권한 수준도 고릅니다. Level 1은 정보 조회만, Level 2는 조회와 수정입니다(승인 방법, 권한 수준). 업무에 필요한 수준으로 시작하세요.

제출은 장부 관리와 별개입니다. CRA EFILE은 고객의 T1 개인 소득세 신고서를 전송하는 웹 서비스입니다. 신청자 또는 신청자를 관리하고 통제하는 사람은 유효한 사회보험번호(SIN)를 가진 캐나다 거주자여야 하고, 신고서는 캐나다에서 작성하고 캐나다에서 제출해야 합니다(CRA). 해외에 살면서 일하는 장부 담당자는 이 조건을 충족하지 못합니다. GST/HST, 급여, 법인 신고서를 누가 제출할지 정하고, 대신 제출해 주겠다는 장부 담당자에게는 어떤 등록을 가졌는지 물으며, 모든 신고서는 발송 전에 직접 검토하세요.

해외 장부 담당자는 급여, 판매세, GST/HST, 결산 규정을 알고 있을까요?

저절로 알지는 못합니다. 이런 신고는 지역별로 다르고 정해진 날짜에 이루어지므로, 장부 담당자가 직접 보여 주게 하세요. 사업체에 있는 신고 종류, 기한, 각 신고를 누가 제출하는지를 말하게 하세요.

• 미국 급여. 연방 급여세 납부는 조회 기간(lookback period)으로 정해지는 월 단위 또는 주 두 번 납부 일정을 따르고, 큰 금액은 다음 영업일 규정이 있으며, 대부분의 고용주는 주 실업세도 냅니다(Publication 15).
• 캐나다 급여. 납부 기한은 고용주의 납부자 유형에 따라 달라집니다(CRA).
• GST/HST. 신고서 기한은 등록자의 신고 기간으로 정해집니다(CRA).
• 미국 판매세. 주마다 규정이 다릅니다. 현지 장부 담당자 또는 온라인 장부 담당자를 참고하세요.
• 결산. 누가 결산 자료를 만들고, 그 뒤에 기한이 오는 세금 명세서와 서식을 누가 발급하는지 물어보세요. 캐나다는 법인의 결산 재무제표를, 미국은 장부에서 사업체 세금 신고서로를 참고하세요.

급여 지급은 기록하지만 납부 규정은 모르는 장부 담당자는 통지서가 올 때까지 납부 누락을 알아채지 못할 수 있습니다.

해외 장부 담당자는 계약자인가요, 직원인가요?

계약서의 명칭이 아니라 사실관계가 결정합니다. 원격 근무자가 스스로 원격 근무를 택했더라도 무엇을 어떻게 할지 고용주가 통제한다면 보통법상 직원이라고 IRS는 설명합니다(IRS). 퀘벡 주 밖에서는 CRA가 통제, 도구, 금전적 위험, 이익 기회를 따지며, 퀘벡 주에는 별도의 기준이 있고, CRA는 캐나다 밖에서의 고용을 특수 상황으로 분류합니다(RC4110). 근로자가 거주하는 나라에는 별도 규정이 있을 수 있으며, 이 가이드는 다루지 않습니다. 기준과 해결 방법은 미국 가이드 또는 캐나다 가이드를 참고하세요.

현지 장부 담당자에게 추가 비용을 낼 가치가 있는 경우는 언제인가요?

업무에 현지 신고, 검토, 가까이 있어야 하는 기록이 필요하다면 현지 장부 담당자에게 추가 비용을 낼 가치가 있습니다. 업무 범위가 같아지기 전에는 수수료 차이가 큰 의미가 없으므로, 월 금액이 아니라 각 견적이 포함하는 업무로 비교하세요. 월 수수료를 정하는 요인은 미국 또는 캐나다 비용 가이드를 참고하세요.

다음 업무가 포함된다면 현지 담당자를 따져 볼 만합니다.

• 누군가 책임져야 하는 급여 납부, 판매세, GST/HST, PST 신고
• 장부에 달려 있는 법인 또는 파트너십 신고서
• 밀린 장부 또는 이미 받은 통지서
• CRA가 캐나다 안에 있기를 기대하는 캐나다 기록
• 해외로 보내고 싶지 않은 고객과 직원 데이터

일상적인 거래 분류와 계좌 대사는 해외 담당자도 맞을 수 있습니다. 단, 월별 결과물을 본인이 검토하고, 관리자 로그인과 은행 승인 권한을 갖고, 장부 사본을 보관하고, 신고는 현지의 누군가가 맡아야 합니다.

브리티시컬럼비아 주에서는 계획된 PST 확대에 장부 관리가 회계 서비스로 포함되어 있으나, 이 확대는 보류되었다고 BC 주 정부 페이지는 설명합니다(BC 주 정부). 견적을 비교하기 전에 이 페이지를 다시 확인하세요.

예시

금액은 설명용입니다.

캘거리의 계약업체, 기록이 장부 담당자의 계정에 있는 경우

캘거리의 한 계약업체가 프리랜서 마켓플레이스를 통해 해외 장부 담당자에게 매달 C$800를 지급합니다. 모든 파일이 장부 담당자 본인의 클라우드 계정에 있습니다. CRA는 캐나다 밖에 보관하고 캐나다에서 접속하는 기록을 캐나다에 보관한 것으로 보지 않으므로, 소유주는 세무 서비스 사무소에 서면으로 허가를 신청하거나 파일을 캐나다에 보관하도록 조치하고, 사본에 의존하기 전에 CRA에 문의합니다.

은행 전체 로그인을 준 텍사스 주 LLC

텍사스 주 LLC가 인도의 장부 담당자에게 매달 US$500를 지급하고 은행 전체 로그인을 주었습니다. LLC는 여전히 모든 공제를 입증할 책임이 있습니다. 장부 담당자가 외부 계약자라고 가정하면, 공인 대리인, CPA, 변호사 자격이 없는 한 IRS의 이의 신청이나 징수 사건에서 LLC를 대리할 수 없습니다. LLC는 공유 로그인을 소유주가 삭제할 수 있는 별도 사용자로 바꾸고, 결제 승인 권한은 직접 갖습니다.

견적을 비교하는 밴쿠버의 디자인 스튜디오

직원이 있고 GST/HST 계정이 있는 밴쿠버의 한 디자인 스튜디오가 현지 장부 담당자의 월 C$1,500와 해외 담당자의 월 C$600를 비교합니다. 소유주는 C$900의 차이로 무엇을 얻는지 묻습니다. 급여 납부를 기한 안에 하는 것, GST/HST 신고서 제출, 캐나다 안의 기록 보관, 월별 결과물 검토자입니다. 해외 장부 담당자가 거래 분류와 계좌 대사만 맡는다면, 스튜디오는 그 비용에 신고와 검토를 맡는 현지 전문가의 비용을 더해 비교합니다. 계획된 회계 서비스 PST가 보류되었다고 BC 주 정부 페이지는 설명하며, 소유주는 어떤 견적에 의존하기 전에 이를 다시 확인합니다.

상황이 다르다면?

• 장부가 몇 달 또는 한 해 넘게 밀려 있는 경우: 미국 또는 캐나다 밀린 장부 정리 가이드부터 시작하고, 기존 장부를 검토받으세요.
• 장부 담당자가 이미 은행 접근 권한을 갖고 있는데 작업이 맞는지 알 수 없는 경우: 장부 담당자의 작업 확인하기를 참고하세요. 그다음 장부 검토로 앞으로 누가 장부를 맡을지 정할 수 있습니다.
• 통지서나 서신이 도착한 경우: 사업체가 IRS 통지서를 받았을 때 할 일을 읽어 보세요. 캐나다에서 처리되지 않은 신고는 회계사의 제출 누락 또는 연락 두절을 참고하세요. 통지서의 배경이 된 장부도 검토가 필요할 수 있습니다.
• 연중에 장부 담당자를 바꾸려는 경우: 장부 담당자 교체하기를 참고하세요.
• 법인 또는 파트너십 신고서가 이 장부에 달려 있는 경우: 신고서는 법인세 서비스를, 누가 무엇을 하는지는 캐나다 장부 담당자, 회계사, CPA의 차이 가이드를 참고하세요.
• 캐나다 회사와 미국 회사의 장부를 함께 관리하는 경우: 캐나다 회사와 그 미국 회사의 장부를 참고하세요.
• 해외의 계약자나 공급업체에 대금을 지급하는 경우: 해외 계약자에게 대금 지급하기 또는 캐나다의 해외 청구서 가이드를 참고하세요.