איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל: מה לבדוק לפני שמוסרים את הספרים

האם זו טעות להעסיק איש מקצוע להנהלת חשבונות במדינה אחרת?

העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות במדינה אחרת אינה טעות כשלעצמה. מקום המגורים של איש המקצוע אינו קובע אם ההסדר עובד; שלושה דברים קובעים, ובעל העסק נשאר אחראי לכל אחד מהם.

המקרה אינו פשוט כאשר:

• הספרים מפגרים, או שהתקבלה הודעה
• לאיש מקצוע להנהלת חשבונות כבר יש גישה לבנק ואי אפשר לדעת אם העבודה נכונה
• הגשות שכר או מס מכירה תלויות בספרים
• דוח של חברה או שותפות תלוי בהם

כל אחד מהמצבים האלה הוא סיבה לבדוק את הספרים הקיימים לפני שמחליטים מי ממשיך לנהל אותם.

אספו לפני שמוסרים משהו:

• היקף העבודה, בכתב
• רשימה של מי מחזיק איזו כניסה
• החוזה
• איפה קובץ הנהלת החשבונות מאוחסן, ובחשבון של מי
• הדוחות האחרונים שהוגשו

להחלטה בין ניהול הספרים בעצמכם לבין העסקת איש מקצוע, ראו את המדריך האמריקאי או את המדריך הקנדי.

האם מיקום איש המקצוע להנהלת חשבונות משנה מה העסק חייב, מנכה או מדווח?

המיקום משנה את הניירת, לא את האחריות שלכם לספרים. העובדות המכריעות הן איפה העבודה מתבצעת והאם איש המקצוע הוא אדם אמריקאי (US person) או תושב קנדה.

איפה צריך לשמור את רישומי העסק, והאם הספרים יכולים להיות בחשבון ענן של איש מקצוע בחו״ל?

בעסק קנדי, חשבון ענן של איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל אינו עומד לבדו בכלל הרישומים. CRA דורשת לשמור רישומים במקום העסק או במקום המגורים בקנדה, ואומרת שרישומים שנשמרים מחוץ לקנדה ונגישים אלקטרונית מקנדה אינם נחשבים כנשמרים בקנדה (CRA; ⁦IC05-1R1⁩).

• רשות. כתבו למשרד שירותי המס המקומי של CRA. הרשות יכולה לבוא עם תנאים, למשל להעמיד את הרישומים לרשות CRA לבדיקה בקנדה.
• העתקים. כאשר CRA מתירה רישומים אלקטרוניים בחו״ל, היא עשויה לקבל העתקים שפקידיה יכולים לקרוא בקנדה ושמספקים מספיק פירוט לתמיכה בדוחות.
• שרתים בחו״ל. CRA אומרת שעליכם לגשת אליהם, או לארגן שעובדים יעשו זאת, ולספק את רישומי המערכת שפקידיה דורשים.
• המצאה. הנישום חייב להמציא רישומים לבדיקה בכל מקום שבו הם נמצאים, ו-⁠CRA ממליצה לשמור עותקי גיבוי בקנדה (⁦IC05-1R1⁩).

שמרו רישומים במשך שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם מתייחסים אליה; לשנה שהדוח שלה לא הוגש בזמן, במשך שש שנים מהיום שבו הוא הוגש. השגה, ערעור או דרישה של CRA עשויים לחייב זמן ארוך יותר (חוק מס הכנסה, סעיף 230); ראו כמה זמן לשמור רישומים עסקיים לפני שאיש מקצוע להנהלת חשבונות מוחק משהו. שאלו איפה קובץ הנהלת החשבונות מאוחסן; התשובה היא חלק משאלת CRA. עותק חודשי באחסון שבשליטתכם עוזר, אבל בדפים של CRA קבלת העתקים היא החלטה שלה, ולכן שאלו קודם.

לעסק אמריקאי אין מבחן מיקום מקביל בדף שמירת הרישומים של IRS. המבחן הוא אם הרישומים מוכיחים את מה שהדוח טוען, והתקנה קובעת שיש לשמור אותם זמינים לבדיקה בכל עת (⁦26 CFR 1.6001-1⁩). שמרו רישומי מסי תעסוקה לפחות ארבע שנים אחרי שהמס אמור להשתלם או שולם, המאוחר מביניהם (⁦26 CFR 31.6001-1(e)⁩). אם איש מקצוע להנהלת חשבונות מפסיק להגיב, רק עותק שבשליטתכם שומר על נגישות הספרים.

איך לדעת אם איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל נראה אמין?

בדקו את מה שאפשר לבדוק, והתייחסו לביקורות כנקודת התחלה: ביקורת טובה מראה שלקוח היה מרוצה, לא שהחשבונות הותאמו או שההגשות היו נכונות.

1. מי הם. שיחת וידאו, שם שתואם את החוזה ואת חשבון התשלום, והמלצה אחת שאפשר להתקשר אליה.
2. מי עוד עובד על הספרים שלכם. שאלו אם עובדים או קבלני משנה יראו את הנתונים שלכם, וקבלו את אותם תנאים בכתב גם עבורם. הממונה על הפרטיות בקנדה אומר שארגון צריך להשתכנע שלמעבד צד שלישי יש מדיניות ותהליכים, כולל הכשרת עובדים ואמצעי אבטחה (OPC).
3. הוכחת עבודה. בקשו חבילה חודשית לדוגמה (התאמת בנק, דוח רווח והפסד, מאזן) והריצו ניסיון בתשלום על חודש סגור שאת התשובות שלו אתם כבר יודעים.
4. נוהלי אבטחה. שאלו איך הם עומדים ביסודות שבמדריך אבטחת המידע של IRS: תוכנית אבטחה, תוכנת הגנה מעודכנת מפני נוזקות, סיסמאות ייחודיות, הצפנה, גיבויים וגישה מוגבלת למידע על לקוחות. הוא נכתב למקצועני מס, ולכן הוא קנה מידה ולא מבחן משפטי לאנשי מקצוע להנהלת חשבונות.
5. חוזה בכתב. היקף העבודה, מועדים, מי מגיש מה, של מי הקבצים, מי עוד רשאי לראות את הנתונים, איך הגישה מסתיימת, חוקי איזו מדינה חלים על מחלוקת ואיפה תידון תביעה.
6. הסמכות, רק אם יכינו, יחתמו או ייצגו. כל מי שמקבל תשלום על הכנת דוח פדרלי צריך PTIN (מספר זיהוי של IRS למכיני דוחות מס). סוכני מס מורשים (enrolled agents) הם מקצועני מס בעלי רישיון של IRS, ו-⁠CPA (certified public accountants) מורשים על ידי ועדות הרישוי של המדינות לרואי חשבון. IRS מנהל מדריך ציבורי של מכיני דוחות בעלי הסמכה עם PTIN תקף, אך מכין דוחות שאינו מופיע בו עדיין עשוי להיות אמין (IRS).

איש מקצוע להנהלת חשבונות שנמצא דרך שוק פרילנסרים נבדק באותו אופן. דירוגים ברשימה אינם בדיקת הסמכות, והשאלות על גישה, רישומים ונתונים כאן חלות ללא שינוי. לרשימת השאלות המלאה ולסימני אזהרה ראו שאלות לשאול לפני העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות; ולשאלה מי רשאי להכין דוחות ראו איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA.

איזו גישה לתת לאיש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל, ומה מגן על הנתונים שלי?

תנו את הגישה הקטנה ביותר שמאפשרת את העבודה, והשאירו אצל הבעלים את אישור הבנק ואת כניסת המנהל של קובץ הנהלת החשבונות. IRS מורה לעסקים להגביל גישה למידע אישי לאנשים שצריכים לדעת, לבחור אימות רב-שלבי כשהוא זמין, להצפין קבצים ואימיילים רגישים, לגבות למקור מאובטח נפרד, ולהשתמש בחשבונות אימייל נפרדים לשימוש אישי ועסקי (IRS).

איך מגדירים זאת בלי לאפשר לאף אחד להעביר כסף מוסבר במתן גישה לחשבונות שלכם לאיש מקצוע להנהלת חשבונות. אחרי שיתוף נתונים, שימו לב לסימנים ש-⁠IRS מציין לגניבת זהות עסקית, כמו חוסר יכולת להגיש דוח באופן אלקטרוני כי דוח כבר הוגש תחת מספר זיהוי המעסיק הפדרלי (EIN) שלכם; באותו דף מצוין גם לאן מדווחים.

איזה מידע על לקוחות ועובדים מותר לשלוח לחו״ל, ומי נשאר אחראי עליו?

העסק שאסף את המידע נשאר אחראי לו, בכל מקום שבו הוא מעובד. לגבי עסקים קנדיים, הממונה על הפרטיות אומר שחוק הגנת המידע האישי והמסמכים האלקטרוניים (PIPEDA) אינו אוסר לשלוח מידע אישי למדינה אחרת לעיבוד, ושהארגון המעביר אחראי לו וחייב להשתמש בחוזה או באמצעי אחר כדי להבטיח הגנה דומה (OPC).

• ליידע את האנשים הנוגעים בדבר. הבהירו שהמידע עשוי להיות מעובד במדינה זרה ועשוי להיות נגיש לבתי המשפט, לרשויות אכיפת החוק ולרשויות הביטחון הלאומי שלה.
• לחוזה יש גבולות. שום חוזה אינו גובר על חוקי המדינה שאליה המידע מגיע, וייתכן שמידע מסוים רגיש מכדי להישלח לכל סמכות שיפוט זרה.
• ייתכן שגם חוק פרובינציאלי חל. לאלברטה, לבריטיש קולומביה ולקוויבק יש חוקי פרטיות משלהם למגזר הפרטי, וההנחיות של הממונה בנושא העברות בין מדינות ⁦(2009)⁩ אינן מכסות כללים פרובינציאליים על העברות. באלברטה, ארגון שמשתמש בנותן שירות מחוץ לקנדה חייב לציין במדיניות הפרטיות שלו את המדינות והמטרות, ולהודיע לאנשים כשהמידע שלהם נאסף על ידי נותן השירות או מועבר אליו (Alberta PIPA, סעיפים 6 ו-⁠13.1). בקוויבק, ארגון חייב להעריך את ההשפעה על הפרטיות לפני ששולחים מידע אישי אל מחוץ לקוויבק, ורשאי לשלוח אותו רק אם ההערכה מראה שיוגן כראוי, לפי הסכם בכתב (Commission d'acces a l'information). PIPEDA עדיין חל על מידע אישי שחוצה גבולות פרובינציאליים או לאומיים בפעילות מסחרית, בכל פרובינציה. הוא חל גם על מידע על עובדים של עסקים בפיקוח פדרלי; למעסיקים אחרים, בדקו את החוק הפרובינציאלי (OPC).

בעסק אמריקאי, דפי העסקים של IRS שצוינו למעלה מטילים על העסק את החובה להגן על מידע של עובדים ולקוחות. שלחו רק מה שהמשימה צריכה: מי שמסווג עסקאות אולי לא צריך מספרי זיהוי מלאים של כל לקוח או עובד.

מי אחראי אם הספרים שגויים או שדוח מתאחר?

בדרך כלל בעל העסק, לא איש מקצוע להנהלת חשבונות. IRS מונה הסתמכות על מקצוען מס בין הסיבות שבדרך כלל אינן מצדיקות איחור בהגשה או בתשלום, ואומר שעליכם לדעת מה המכין שלכם מגיש ולקבל הוכחה שהדוח או התשלום נשלחו בזמן. לגבי קנסות על אי-דיוק, IRS בוחן אם מסרתם ליועץ את כל המידע הנדרש ואם היועץ היה מוסמך ובעל ניסיון במצב (IRS).

בקנדה, החוזר של CRA אומר שנישום אינו פטור מאחריות לשמירת רישומים בשל שימוש בצד שלישי (⁦IC05-1R1⁩).

לקנסות אחרי טעות של איש מקצוע להנהלת חשבונות ראו את המדריך האמריקאי; להגשות קנדיות שהוחמצו ראו רואה חשבון החמיץ הגשות או הפסיק להגיב.

האם איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל יכול להגיש את הדוח שלי או לדבר בשמי מול IRS או CRA?

איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל יכול להגיש או לדבר בשמכם רק בגבולות שקובעות ההסמכות והגישה שאתם נותנים. בארה״ב, PTIN מתיר לאדם להכין דוחות פדרליים, אבל זכויות ייצוג בלתי מוגבלות שייכות לסוכני מס מורשים (enrolled agents), ל-⁠CPA ולעורכי דין. למכין דוחות עם PTIN בלבד אין סמכות לייצג לקוחות בפני IRS; משתתף בתוכנית עונת ההגשה (filing season program) רשאי לייצג רק לקוחות שהכין וחתם על הדוחות שלהם, ורק בפני פקידי ביקורת של IRS (revenue agents), נציגי שירות לקוחות ועובדי IRS דומים, לא בערעורים או בגבייה (IRS). איש מקצוע להנהלת חשבונות חיצוני שאינו סוכן מס מורשה, CPA או עורך דין אינו יכול לייצג אתכם בערעור או בהליך גבייה, ויש לו זכויות מוגבלות או אין לו כלל בהליכים אחרים. עובד קבוע במשרה מלאה רשאי לייצג את המעסיק, עם תעודה מזהה והוכחת סמכות (⁦31 CFR 10.7(c)⁩). כדי לאפשר לאיש מקצוע להנהלת חשבונות לקבל מידע על חשבון ה-⁠IRS שלכם, אפשר להגיש טופס 8821; הוא אינו מתיר דיבור בשמכם או הצגת עמדתכם, וטופס 2848 מכסה ייצוג (הוראות טופס 8821).

בקנדה, ממנים נציג בחשבון העסק שלכם דרך My Business Account או Represent a Client, או על נייר באמצעות טופס ⁦AUT-01⁩, שנותן גישה לא מקוונת בלבד ושצריך להגיע ל-⁠CRA בתוך שישה חודשים מהחתימה, ובוחרים את הרמה: רמה 1 היא צפייה במידע בלבד, רמה 2 היא צפייה ועדכון (איך ממנים; רמות). התחילו ברמה שהעבודה דורשת.

הגשה נפרדת מהנהלת חשבונות. CRA EFILE הוא השירות המקוון להעברת דוחות ⁦T1⁩ (דוחות מס הכנסה אישיים קנדיים) של לקוחות. המבקשים, או האנשים שמנהלים ושולטים בהם, חייבים להיות תושבי קנדה עם מספר ביטוח סוציאלי תקף (SIN), והדוח חייב להיות מוכן ומוגש מקנדה (CRA). איש מקצוע להנהלת חשבונות שגר ועובד בחו״ל לא יעמוד בתנאים האלה. החליטו מי מגיש את דוחות ה-⁠⁦GST/HST⁩, השכר והחברה שלכם, שאלו כל איש מקצוע להנהלת חשבונות שמציע להגיש בשמכם איזה רישום יש לו, ובדקו כל דוח לפני שליחתו.

האם איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל מכיר את כללי השכר, מס המכירה, ⁦GST/HST⁩ וסוף השנה?

לא בהכרח. ההגשות האלה מקומיות ונקבעות במועדים קבועים, ולכן בקשו מאיש המקצוע להראות זאת: שיפרט אילו הגשות יש לעסק שלכם, מהם המועדים ומי מגיש כל אחת.

• שכר בארה״ב. הפקדות פדרליות נעשות לפי לוח חודשי או לוח של פעמיים בשבוע שנקבע לפי תקופת בדיקה לאחור (lookback), עם כלל של יום המחרת לחבויות גדולות, ורוב המעסיקים משלמים גם מס אבטלה מדינתי (פרסום 15).
• שכר בקנדה. מועדי ההעברה תלויים בסוג המעביר של המעסיק (CRA).
• ⁦GST/HST⁩. מועד הדוח נקבע לפי תקופת הדיווח של הרשום (CRA).
• מס מכירה בארה״ב. הכללים שונים בין המדינות; ראו איש מקצוע להנהלת חשבונות מקומי או מקוון.
• סוף השנה. שאלו מי מכין את חבילת סוף השנה ומי מנפיק את טפסי המס והדוחות שמועדם אחריה. ראו דוחות כספיים לסוף שנה בתאגיד בקנדה או מהספרים לדוח המס העסקי בארה״ב.

איש מקצוע להנהלת חשבונות שרושם ריצות שכר אבל לא מכיר את כללי ההפקדה עלול להשאיר הפקדה שהוחמצה בלי שיבחינו בה עד שמגיעה הודעה.

האם איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל הוא קבלן עצמאי או עובד?

העובדות קובעות, לא התווית בחוזה. IRS אומר שעובד מרחוק הוא עובד לפי המשפט המקובל אם אתם שולטים במה שנעשה ובאיך, גם אם העובד בוחר לעבוד מרחוק (IRS). מחוץ לקוויבק, CRA שוקלת שליטה, כלים, סיכון כספי והזדמנות לרווח; לקוויבק יש מבחן משלה, ו-⁠CRA מציינת העסקה מחוץ לקנדה כמצב מיוחד (⁦RC4110⁩). במדינה של העובד עשויים לחול כללים נפרדים, שהמדריך הזה אינו מכסה. למבחנים ולתיקונים ראו את המדריך האמריקאי או את המדריך הקנדי.

מתי איש מקצוע להנהלת חשבונות מקומי שווה את העלות הנוספת?

איש מקצוע להנהלת חשבונות מקומי שווה את העלות הנוספת כשהעבודה דורשת הגשות מקומיות, בדיקה או רישומים שנשארים בהישג יד. פער בשכר אינו אומר הרבה עד שההיקף זהה, ולכן השוו הצעות לפי מה שכל אחת מכסה, לא לפי הסכום החודשי. לגבי מה שמניע שכר חודשי, ראו את המדריך על העלות האמריקאי או הקנדי.

כדאי לשקול עזרה מקומית כשהעבודה כוללת:

• הפקדות או העברות שכר, והגשות מס מכירה, ⁦GST/HST⁩ או PST, שמישהו צריך להיות אחראי להן
• דוח של חברה או שותפות שתלוי בספרים
• ספרים שמפגרים, או הודעה שכבר התקבלה
• רישומים קנדיים ש-⁠CRA מצפה שיהיו בקנדה
• מידע על לקוחות ועובדים שהייתם מעדיפים לא לשלוח לחו״ל

עזרה מחו״ל עשויה להתאים לסיווג שגרתי ולהתאמות כשאתם בודקים את החבילה החודשית, מחזיקים את כניסת המנהל ואת אישור הבנק, שומרים עותק של הספרים, ומישהו מקומי מטפל בהגשות.

בבריטיש קולומביה, הנהלת חשבונות רשומה בין שירותי החשבונאות בהרחבה מתוכננת של PST, שלפי הדף של BC מושהית (ממשלת BC). בדקו את הדף שוב לפני שמשווים הצעות.

דוגמה

הנתונים להמחשה בלבד.

קבלן בקלגרי, רישומים בחשבון של איש מקצוע להנהלת חשבונות

קבלן בקלגרי משלם לאיש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל ⁦C$800⁩ בחודש דרך שוק פרילנסרים. כל הקבצים נמצאים בחשבון הענן של איש המקצוע. CRA רואה ברישומים שנשמרים מחוץ לקנדה ונגישים מקנדה רישומים שלא נשמרו בקנדה, ולכן הבעלים כותב למשרד שירותי המס לבקש רשות, או מארגן שהקבצים יישמרו בקנדה ושואל את CRA לפני שהוא מסתמך על העתקים.

LLC בטקסס עם כניסה מלאה לבנק

LLC בטקסס משלמת לאיש מקצוע להנהלת חשבונות בהודו ⁦US$500⁩ בחודש ונתנה כניסה מלאה לבנק. ה-⁠LLC עדיין נושאת בנטל ההוכחה לכל ניכוי. בהנחה שאיש מקצוע להנהלת חשבונות הוא קבלן חיצוני, אין לו אפשרות לייצג אותה בערעור או בהליך גבייה של IRS בלי הסמכה של סוכן מס מורשה, CPA או עורך דין. ה-⁠LLC מחליפה את הכניסה המשותפת במשתמש נפרד שהבעלים יכול להסיר, ושומרת את אישור התשלומים.

סטודיו לעיצוב בוונקובר משווה הצעות

סטודיו לעיצוב בוונקובר, עם עובדים וחשבון ⁦GST/HST⁩, משווה ⁦C$1,500⁩ בחודש לאיש מקצוע להנהלת חשבונות מקומי מול ⁦C$600⁩ בחו״ל. הבעלים שואל מה הפער של ⁦C$900⁩ קונה: העברות שכר בזמן, הגשת דוחות ⁦GST/HST⁩, רישומים שנשמרים בקנדה, ובודק לחבילה החודשית. אם איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל מכסה רק סיווג והתאמות, הסטודיו משווה את העלות המשולבת שלו ושל איש מקצוע מקומי להגשות ולבדיקה. הדף של BC אומר ש-⁠PST המתוכנן על שירותי חשבונאות מושהה; הבעלים בודק שוב לפני שהוא מסתמך על הצעה.

שונה אצלכם?

• הספרים שלכם מפגרים בחודשים או בשנה: התחילו במדריך ההשלמה האמריקאי או הקנדי, ובקשו בדיקה של הספרים הקיימים.
• לאיש מקצוע להנהלת חשבונות כבר יש גישה לבנק ואי אפשר לדעת אם העבודה נכונה: ראו בדיקת העבודה של איש המקצוע להנהלת חשבונות; אחר כך בדיקת הספרים יכולה להכריע מי ממשיך לנהל אותם.
• התקבלה הודעה או מכתב: קראו מה עושים כשהעסק מקבל הודעה מ-⁠IRS או, להגשות קנדיות שלא בוצעו, רואה חשבון החמיץ הגשות או הפסיק להגיב. ייתכן שגם הספרים שמאחורי ההודעה צריכים בדיקה.
• אתם רוצים להחליף איש מקצוע להנהלת חשבונות באמצע השנה: ראו החלפת איש מקצוע להנהלת חשבונות.
• דוח של חברה או שותפות תלוי בספרים האלה: ראו מס חברות לדוח, ואת המדריך הקנדי איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA לחלוקת התפקידים.
• אתם מנהלים ספרים לחברה קנדית ולחברה אמריקאית: ראו ספרים לחברה קנדית ולחברה האמריקאית שלה.
• אתם משלמים לקבלנים או לספקים בחו״ל: ראו תשלום לקבלנים בחו״ל או את המדריך הקנדי על חשבוניות זרות.