Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ, LLC, hợp danh và công ty có tài khoản ngân hàng kết nối với phần mềm kế toán
- Chủ doanh nghiệp hay chấp nhận các gợi ý khớp giao dịch và hiếm khi mở sao kê ngân hàng
- Chủ doanh nghiệp mất cả cuối tuần để chốt sổ cuối tháng, hoặc có bank feed từng bị đứt đoạn
Không đề cập ở đây
- Sửa phần đối chiếu có số dư đầu kỳ bị thay đổi, hoặc bank feed đã ngừng nhập giao dịch
- Khớp các khoản thanh toán từ đơn vị xử lý thanh toán với doanh thu và với Form 1099-K
- Chốt sổ cuối năm, tờ khai thuế và các bước cài đặt phần mềm
- Tranh chấp với ngân hàng, thu hồi tiền do gian lận và luật ngân hàng của tiểu bang
Bank feed có giống đối chiếu ngân hàng không?
Không. Bank feed sao chép các dòng giao dịch mà ngân hàng đã ghi nhận vào sổ sách của bạn. Đối chiếu ngân hàng là so sổ sách với sao kê của chính ngân hàng và giải thích từng khoản chênh lệch. IRS nêu ba mục đích của việc đối chiếu tài khoản checking: xác minh số tiền thực có trong tài khoản, bảo đảm sổ sách ghi đủ phí ngân hàng và đúng số dư, và sửa các lỗi trong sao kê, sổ séc và sổ sách (Publication 583). Bank feed chỉ cung cấp các dòng giao dịch mà không so chúng với sao kê, nên tự nó không làm được việc nào trong ba việc này.
| Bank feed | Đối chiếu ngân hàng | |
|---|---|---|
| Điểm xuất phát | Các dòng giao dịch mà ngân hàng đã ghi nhận | Số dư cuối kỳ trên sao kê của ngân hàng |
| Việc làm | Sao chép các dòng đó vào sổ sách | Khớp sổ sách với số dư đó và giải thích từng khoản chênh lệch |
| Cho thấy | Ngân hàng đã ghi nhận một dòng giao dịch | Sổ sách và ngân hàng cùng có một số tiền mặt như nhau |
| Không cho thấy | Một dòng có được nhập đúng một lần, đúng tháng hay đang bị thiếu | Từng bút toán có nằm đúng hạng mục hay không |
Trường hợp không đơn giản khi tiền đi ngoài ngân hàng (bán hàng bằng tiền mặt, chi tiền mặt), khi đơn vị xử lý thanh toán trả số tiền đã trừ phí, khi nhiều tài khoản cùng đổ vào một bộ sổ, khi có người sửa một tháng đã đóng sổ, hoặc khi một lần đối chiếu trước đó bị ép cho khớp bằng một bút toán không giải thích được. Mỗi tình huống này đều có thể che một khoản chênh lệch mà bank feed không bao giờ hiển thị.
Hãy chuẩn bị trước: sao kê hằng tháng do chính ngân hàng phát hành (không phải bản sao trong phần mềm), báo cáo đối chiếu của từng tháng, và danh sách các giao dịch bị đánh dấu là loại trừ hoặc đã xóa.
Vì vậy, tài khoản đã kết nối vẫn cần được đối chiếu hằng tháng. Nếu tổng số của bạn đã không khớp, một tháng trước đó từng bị ép cho khớp, bank feed bị đứt đoạn hoặc việc chốt sổ cuối tháng tốn cả cuối tuần, sổ sách có thể cần nhiều hơn một lần kiểm tra hằng tháng; xem mục "Trường hợp của bạn có khác không?" ở cuối bài.
Nếu ngân hàng đã kết nối với phần mềm kế toán, bạn có phải đối chiếu mỗi tháng không?
Hãy đối chiếu hằng tháng: Publication 583 của IRS nói bạn nên đối chiếu tài khoản checking của doanh nghiệp mỗi tháng và không có ngoại lệ nào cho tài khoản đã kết nối với phần mềm (Publication 583). Đây là lời khuyên, không phải hạn chót được quy định. Điều luật yêu cầu là sổ sách phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, đồng thời chứng minh được những gì tờ khai báo cáo (Publication 583). Đối chiếu là cách để chủ doanh nghiệp biết sổ sách có làm được điều đó hay không.
Bank feed chỉ là một cách nhập giao dịch. IRS nói người nộp thuế chịu trách nhiệm giữ sổ sách và hồ sơ chứng minh cho tờ khai của mình (IRS: câu hỏi thường gặp về hồ sơ kế toán điện tử), và hồ sơ lưu trong phần mềm phải chứng minh và xác minh được các khoản ghi trên tờ khai (Publication 583). Về thời gian lưu hồ sơ điện tử, xem thời gian lưu hồ sơ kinh doanh.
Đối chiếu theo nhịp hằng tháng khớp với chu kỳ sao kê, nên chênh lệch chỉ là các giao dịch của một tháng, không phải của cả năm.
Bank feed có thể bỏ sót hoặc làm sai những gì?
Bank feed có thể nhập một dòng hai lần, bỏ sót dòng, lấy ngày của ngân hàng thay vì ngày của bạn, và không bao giờ thấy số tiền không đi qua ngân hàng. Dòng ngân hàng bị thiếu hoặc bị trùng sẽ hiện ra trong lúc đối chiếu dưới dạng chênh lệch giữa sổ sách và sao kê. Tiền mặt chưa từng vào ngân hàng có thể thiếu ở cả hai phía và không tạo ra chênh lệch nào; loại tiền này cần hồ sơ riêng.
| Điều gì sai | Sai như thế nào | Sổ sách cho thấy gì |
|---|---|---|
| Trùng lặp | Một dòng vừa được nhập tự động vừa được nhập tay, hoặc cùng một khoản thu nhập được ghi từ hóa đơn rồi ghi lại từ khoản tiền gửi | Thu nhập hoặc chi phí bị tính hai lần; số tiền mặt lệch đúng bằng khoản trùng |
| Thiếu dòng | Kết nối bị đứt hoặc các dòng giao dịch của một ngày không bao giờ về tới | Thiếu thu nhập hoặc chi phí; số tiền mặt lệch bằng số chênh ròng của chúng |
| Sai ngày | Bank feed có thể mang ngày ngân hàng ghi nhận dòng đó, không phải ngày bán hàng hay ngày lập hóa đơn | Một khoản gần cuối tháng hoặc cuối năm rơi vào sai kỳ |
| Tiền mặt và séc | Doanh thu tiền mặt, chi tiền mặt và séc chưa được rút không đến ngân hàng, hoặc đến muộn | Khoản bị thiếu hoặc còn treo, và không có dòng bank feed nào nhắc ai kiểm tra |
| Phí ngân hàng | Phí và các khoản tự động trừ tiền nằm chưa được duyệt trong danh sách chờ xem xét | Sao kê có các khoản phí mà sổ sách không có |
| Giao dịch bị đánh dấu loại trừ | Phần mềm đặt một dòng sang một bên, thường vì cho là trùng, nên dòng đó không được tính; đôi khi đó là nhầm lẫn | Một dòng bị loại trừ nhầm khiến sổ sách thiếu đúng số tiền đó |
| Khớp sai | Một gợi ý khớp được chấp nhận cho một bút toán không phải cùng giao dịch | Khoản thanh toán bị khớp với bút toán khác, nên một trong hai bút toán không bao giờ xuất hiện trong sổ sách |
Khoản nào thuộc năm nào tùy theo phương pháp kế toán; xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
Xem thu nhập bị tính hai lần trong sổ sách, bank feed đã ngừng nhập giao dịch và ghi nhận doanh thu tiền mặt.
Chuyện gì xảy ra nếu bạn không bao giờ đối chiếu?
Có ba hậu quả: lợi nhuận sai, lỗi mà bạn không thấy và hồ sơ yếu.
Lợi nhuận sai. Bất kỳ khoản trùng, khoản thiếu hay khoản phí bị bỏ sót nào được ghi vào thu nhập hoặc chi phí đều đi vào báo cáo kết quả kinh doanh, là nền để lập tờ khai. Lợi nhuận quá cao có thể dẫn đến việc đóng thuế trên khoản thu nhập chưa hề có, nếu tờ khai lấy theo sổ sách. Lợi nhuận quá thấp có thể dẫn đến việc nộp thiếu thuế trên tờ khai của chủ sở hữu (của các thành viên hợp danh hoặc cổ đông S corporation, đối với các loại hình đó) hoặc của C corporation. Khi đó, tiền phạt do sai sót về độ chính xác của IRS bằng 20% phần thuế nộp thiếu do cẩu thả hoặc bỏ qua quy định, hoặc do khai thiếu đáng kể thuế thu nhập. Tiêu chí khai thiếu đáng kể khác nhau giữa cá nhân và công ty. IRS mô tả cẩu thả là không nỗ lực hợp lý để tuân thủ luật thuế (IRS: Tiền phạt do sai sót về độ chính xác). Việc sổ sách không ai kiểm tra có bị coi là cẩu thả hay không tùy vào hoàn cảnh cụ thể, và IRS có thể xóa hoặc giảm tiền phạt khi bạn hành động thiện chí và chứng minh được lý do chính đáng.
Lỗi và gian lận mà bạn không thấy. Một lần đối chiếu khớp số không chứng minh mỗi khoản thanh toán đều được cho phép. Một khoản rút tiền trái phép, một lỗi của ngân hàng hay một khoản phí bất ngờ có thể vào sổ sách qua bank feed đúng bằng số tiền trên sao kê và không tạo ra chênh lệch nào. Hãy đọc từng khoản thanh toán trên sao kê để xem có được cho phép và có chứng từ hay không, và báo ngay cho ngân hàng nếu thấy điều đáng ngờ. Thời hạn báo một số loại giao dịch này bị giới hạn; xem mục về giao dịch trái phép bên dưới.
Hồ sơ yếu nếu IRS yêu cầu. Khi kiểm tra các doanh nghiệp nhỏ và người tự kinh doanh giữ sổ trong phần mềm, IRS cho biết trong đa số trường hợp họ yêu cầu sớm tệp sao lưu của phần mềm, và nhiều khả năng sẽ yêu cầu trong một cuộc kiểm tra rộng; một cuộc kiểm tra hẹp về một khoản có thể không yêu cầu. IRS dùng phần mềm để đánh giá độ tin cậy của hồ sơ. Nếu người nộp thuế từ chối cung cấp hồ sơ, IRS cho biết họ có thể ra lệnh triệu tập, dựng lại thu nhập bằng phương pháp gián tiếp hoặc không chấp nhận các khoản vì thiếu chứng từ (IRS: câu hỏi thường gặp về hồ sơ kế toán điện tử). Đối chiếu là cách để bạn tự kiểm tra sổ sách với sao kê trước khi người khác làm việc đó. Về chính cuộc kiểm tra, xem cuộc kiểm tra của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ.
Đối chiếu một tháng từng bước như thế nào?
Hãy khớp sổ sách với sao kê của ngân hàng trong tháng và giải thích mọi khoản chênh lệch. Sửa các bút toán bị thiếu hoặc sai; liệt kê các chênh lệch do thời điểm thật sự trong bảng đối chiếu mà không nhập lại chúng. Các bước 3, 4 và 6 đến 8 theo các bước của IRS trong Publication 583, áp dụng cho phần mềm kế toán.
- Lấy sao kê ngân hàng đã phát hành cho tháng đó. Dùng số dư cuối kỳ trên sao kê, không dùng con số từ bank feed.
- Kiểm tra số dư đầu kỳ. Số dư đầu kỳ của bảng đối chiếu (các khoản đã qua ngân hàng) phải bằng số dư cuối kỳ trên sao kê tháng trước. Nếu không bằng, tức là một tháng đã đối chiếu bị thay đổi; xem số dư đầu kỳ của bảng đối chiếu bị sai.
- So các khoản tiền gửi trên sao kê với các khoản tiền gửi trong sổ sách và ghi lại từng khoản chênh lệch về số tiền.
- So từng khoản thanh toán đã qua ngân hàng với sổ sách, theo số séc và số tiền. Với mỗi bút toán không có dòng khớp trên sao kê, hãy kiểm tra xem đó có phải khoản thật và chưa qua ngân hàng hay không; đó là khoản chưa qua ngân hàng (outstanding), chẳng hạn một tờ séc chưa được rút tiền. Khoản trùng hoặc lỗi khác không phải chênh lệch do thời điểm: hãy sửa nó.
- Đọc danh sách các giao dịch bị đánh dấu loại trừ. Mỗi giao dịch phải khớp với một bút toán đã có trong sổ sách.
- Lập bảng đối chiếu: số dư cuối kỳ trên sao kê, cộng các khoản tiền gửi chưa có trên sao kê, trừ các khoản thanh toán chưa qua ngân hàng.
- Nhập những gì sổ sách còn thiếu, chẳng hạn phí dịch vụ ngân hàng, và sửa những gì đã ghi sai.
- Xác nhận số dư sao kê sau điều chỉnh bằng số dư sổ sách sau điều chỉnh. Nếu không bằng, hãy quay lại các bước trước. Đừng ép cho khớp bằng một bút toán không giải thích được: làm vậy chỉ che giấu chênh lệch.
- Lưu báo cáo đối chiếu cùng với sao kê.
Hãy làm việc này cho mọi tài khoản đổ vào sổ sách, kể cả thẻ tín dụng; xem các khoản thanh toán thẻ trong sổ sách. Về phần còn lại của việc chốt sổ và về khoản chênh lệch còn tồn tại, xem danh sách việc cần làm khi chốt sổ cuối tháng.
Đối chiếu khớp số có nghĩa là các hạng mục đã đúng không?
Không. Đối chiếu chứng minh số tiền mặt, không chứng minh từng bút toán là gì. Một bút toán nằm sai hạng mục vẫn chuyển cùng một số tiền, nên tài khoản vẫn cân.
| Bút toán | Có khớp khi đối chiếu không? | Sai ở đâu |
|---|---|---|
| Một khoản chuyển tiền cá nhân bị ghi là doanh thu | Có | Thu nhập bị khai quá cao |
| Một khoản tiền vay gửi vào bị ghi là doanh thu | Có | Tiền vay không phải là doanh thu |
| Hóa đơn thẻ được trả từ ngân hàng và ghi là chi phí, trong khi các khoản chi trên thẻ cũng đã được ghi là chi phí | Có | Chi phí bị tính hai lần |
| Hóa đơn cá nhân của chủ doanh nghiệp bị ghi là chi phí kinh doanh | Có | Chi tiêu cá nhân không phải là khoản khấu trừ kinh doanh |
IRS gợi ý ghi chú nguồn của từng khoản tiền gửi (thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay tiền vay) để bạn tách được khoản thu kinh doanh với khoản thu không phải kinh doanh, và thu nhập chịu thuế với thu nhập không chịu thuế. Trong ví dụ của IRS, một khoản chi cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp sẽ được ghi lại nhưng không được khấu trừ (Publication 583).
Ở công ty, một hóa đơn cá nhân trả từ tài khoản công ty thường được ghi là khoản vay của cổ đông hoặc khoản phân phối, không ghi là chi phí; xem các khoản vay cho cổ đông trên bảng cân đối kế toán.
Sau mỗi lần đối chiếu, hãy đọc các khoản tiền gửi theo nguồn và đọc báo cáo kết quả kinh doanh từng dòng. Xem báo cáo kết quả kinh doanh trông có vẻ sai, các khoản chi chưa phân loại trước mùa khai thuế và chi tiêu cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp.
Bạn có phải đối chiếu các khoản tiền gửi bán hàng với doanh thu không?
Publication 583 không liệt kê đây là một bước, nhưng đây là một lần kiểm tra thứ hai hữu ích. Đối chiếu ngân hàng cho thấy các khoản tiền gửi đã có trong sổ sách. Nó không cho thấy các khoản tiền gửi bằng doanh thu.
| Đối chiếu ngân hàng | Đối chiếu doanh thu | |
|---|---|---|
| So sánh | Sổ sách với sao kê ngân hàng | Báo cáo doanh thu với các khoản tiền gửi |
| Trả lời câu hỏi | Mỗi khoản tiền gửi và khoản thanh toán đã có trong sổ sách, đúng một lần chưa? | Các khoản tiền gửi có giải thích được doanh thu, sau khi trừ phí, hoàn tiền, thuế bán hàng và chênh lệch thời điểm không? |
| Có thể bỏ sót | Một khoản bán hàng chưa bao giờ vào ngân hàng, hoặc một khoản tiền gửi không phải doanh thu | Một khoản tiền gửi bị ghi sai hoặc ghi hai lần trong sổ sách, điều mà chỉ đối chiếu ngân hàng mới phát hiện |
Tiền gửi và doanh thu khác nhau vì những lý do bình thường: phí, hoàn tiền, thuế bán hàng đã thu, chênh lệch thời điểm và doanh thu tiền mặt. Cách khớp chúng xem trong đối chiếu doanh thu và các khoản thanh toán, còn với số dư không bao giờ được xóa, xem số dư undeposited funds.
Bank feed đã hiện khoản thanh toán thì bạn có còn cần biên lai không?
Có. Chỉ riêng bằng chứng đã thanh toán thì chưa đủ để có khoản khấu trừ. IRS nói hãy giữ thêm các chứng từ khác, chẳng hạn hóa đơn và biên lai thẻ tín dụng, để chứng minh bạn đã phát sinh khoản chi (Publication 583). Một dòng ngân hàng cho thấy ai được trả, bao nhiêu và khi nào, chứ không cho thấy đã mua gì hay vì sao.
Một bản sao kê ngân hàng rất rõ nét có thể chứng minh việc thanh toán thay cho tờ séc đã bị hủy khi nó có đủ các chi tiết cần thiết (Publication 583), vì vậy hãy giữ cả sao kê, không chỉ dữ liệu từ bank feed. Chi phí đi lại, quà tặng và xe hơi có quy tắc chặt chẽ hơn. Về những gì biên lai phải thể hiện, xem yêu cầu về biên lai của IRS; về một hệ thống đơn giản, xem lưu hồ sơ cho người tự kinh doanh; về biên lai đã mất, xem biên lai chi phí kinh doanh bị mất.
Bạn có bao lâu để báo một giao dịch trái phép trên tài khoản doanh nghiệp?
Hãy bắt đầu với hạn chót ghi trong thỏa thuận tài khoản của ngân hàng. Khoảng thời gian 60 ngày mà mọi người hay nhắc đến đối với tài khoản ngân hàng đến từ Regulation E, vốn áp dụng cho tài khoản tiêu dùng, không áp dụng cho tài khoản doanh nghiệp.
Regulation E áp dụng cho tài khoản được lập chủ yếu cho mục đích cá nhân, gia đình hoặc hộ gia đình (12 CFR 1005.2) và cho các giao dịch chuyển tiền điện tử (12 CFR 1005.3). Với tài khoản thuộc phạm vi áp dụng, một lỗi bao gồm giao dịch chuyển tiền điện tử trái phép, và nghĩa vụ điều tra của ngân hàng áp dụng với thông báo mà ngân hàng nhận được chậm nhất 60 ngày sau khi gửi sao kê lần đầu cho thấy lỗi đó (12 CFR 1005.11).
Tài khoản mở cho mục đích kinh doanh thường nằm ngoài quy tắc này. Hãy đọc thỏa thuận tài khoản để biết hạn chót báo và cách báo, và báo ngay trong ngày bạn thấy khoản đó. Luật tiểu bang đặt thêm giới hạn riêng đối với séc. Chẳng hạn, bản Bộ luật Thương mại Thống nhất của Ohio yêu cầu khách hàng xem sao kê với sự nhanh chóng hợp lý và báo cho ngân hàng biết về chữ ký giả mạo hoặc séc bị sửa, đồng thời không chấp nhận khiếu nại nếu không được phát hiện và báo trong vòng 1 năm sau khi sao kê hoặc các tờ séc được cung cấp (Ohio Revised Code 1304.35). Đó là mốc cắt tối đa, không phải khoảng thời gian chờ an toàn: một khiếu nại có thể bị bác sớm hơn khi sự chậm trễ làm ngân hàng thiệt hại, kể cả các giao dịch lặp lại từ cùng một người gian lận. Các tiểu bang khác và các thỏa thuận tài khoản khác có thể khác. Thẻ có quy tắc tranh chấp riêng; mục này nói về tài khoản ngân hàng. Thời hạn của Regulation E bắt đầu khi ngân hàng gửi sao kê, không phải khi bạn mở nó. Quy tắc xét mục đích mà tài khoản được lập ra, nên nếu bạn điều hành doanh nghiệp qua một tài khoản mở là tài khoản cá nhân, hãy hỏi ngân hàng họ phân loại tài khoản đó như thế nào.
Vì sao việc chốt sổ cuối tháng mất cả cuối tuần, và làm sao rút ngắn?
Hãy làm từng phần nhỏ trong suốt tháng, để đối chiếu là lần kiểm tra cuối cùng chứ không phải lần xem đầu tiên. Việc chốt sổ mất cả cuối tuần khi cả tháng giao dịch được xem xét cùng một lúc, các chênh lệch cũ vẫn còn mở và không ai phụ trách hạn chót.
- Xem bank feed hằng tuần. Chấp nhận, phân loại và đặt câu hỏi cho các dòng giao dịch khi bạn còn nhớ. IRS khuyên ghi chi phí khi chúng phát sinh và xác định nguồn của các khoản thu đã ghi, thường là hằng ngày (Publication 583).
- Đối chiếu khi sao kê chốt. Từng tài khoản một, bắt đầu từ tháng cũ nhất, vì mỗi tháng bắt đầu từ tháng trước.
- Đọc lại những gì quy tắc tự động đã làm. Các quy tắc phân loại nhà cung cấp lặp lại giúp tiết kiệm thời gian; mỗi tháng một lần, hãy quét kết quả của chúng để tìm các dòng bị phân loại sai.
- Chọn một người phụ trách và một ngày chốt sổ. Khóa tháng đó khi số liệu đã khớp; xem ngày chốt sổ sau khi đã nộp thuế.
- Giữ một danh sách ngắn các khoản còn mở. Khoản nào bạn không giải thích được sau hai lần thử thì đưa vào danh sách, không nhập thành bút toán chỉ để ép cho khớp.
Nếu sổ sách đã chậm vài tháng, một quy trình nhanh hơn sẽ không sửa được; xem bắt kịp sổ sách bị chậm.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ để minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.
Chủ cửa hàng không bao giờ mở sao kê
Chủ một cửa hàng bán lẻ chấp nhận các gợi ý khớp giao dịch và không bao giờ mở sao kê. Sổ sách tháng 12 cho thấy tài khoản checking có US$18.400. Sao kê ngân hàng kết thúc ở US$15.950 và không có khoản nào đang chờ. Khoản chênh lệch US$2.450 gồm một khoản tiền gửi US$1.500 được nhập hai lần và US$950 phí của đơn vị xử lý thanh toán vẫn nằm trong danh sách chờ xem xét. Khoản tiền gửi trùng đã được ghi vào doanh thu, nên lợi nhuận tháng 12 bị khai quá cao US$2.450: US$1.500 thu nhập chưa hề xảy ra và US$950 chi phí còn thiếu. Xóa khoản tiền gửi thứ hai và nhập các khoản phí sẽ đưa cả hai số dư về US$15.950.
Bank feed của một chuyên gia tư vấn ngừng hoạt động ba tháng
Bank feed của một chuyên gia tư vấn bị ngắt kết nối suốt ba tháng mùa xuân. Các khoản khách hàng trả được nhập từ hóa đơn, nhưng US$9.000 chi phí trả từ tài khoản không bao giờ vào sổ sách. Lợi nhuận bị khai quá cao US$9.000 và số tiền mặt trong sổ sách cao hơn sao kê US$9.000. Lần đối chiếu tiếp theo sẽ cho thấy khoảng trống đó. Mỗi khoản chi bổ sung từ sao kê vẫn cần hóa đơn hoặc biên lai của nó.
Một khoản chuyển tiền cá nhân bị ghi là doanh thu
Một chủ doanh nghiệp chuyển US$5.000 từ tài khoản cá nhân sang tài khoản doanh nghiệp, và khoản chuyển bị chấp nhận là doanh thu. Phần đối chiếu khớp đến từng cent vì tiền có trong tài khoản. Thu nhập bị khai quá cao US$5.000 cho đến khi có người đọc khoản tiền gửi theo nguồn và ghi nó là khoản góp vốn của chủ sở hữu hoặc khoản vay. Nếu sổ sách năm ngoái ghi khoản chuyển này là doanh thu, hãy kiểm tra xem tờ khai đã nộp có bao gồm nó không; nếu có, tờ khai có thể cần được sửa. Xem khoản góp vốn hay khoản vay của chủ sở hữu cho LLC.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Tổng số không khớp, hoặc một tháng trước đó đã bị ép cho khớp bằng một bút toán không giải thích được: sổ sách có thể cần được dựng lại từ sao kê ngân hàng, và phải có người phụ trách việc chốt sổ hằng tháng, trước khi tờ khai tiếp theo dùng những con số này. Xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng và dịch vụ kế toán hỗ trợ dựng lại và duy trì quy trình hằng tháng.
- Việc chốt sổ cuối tháng mất cả cuối tuần, hoặc không ai phụ trách: danh sách việc cần làm khi chốt sổ cuối tháng liệt kê các bước; nếu không ai phụ trách quy trình này, xem dịch vụ kế toán hỗ trợ chốt sổ hằng tháng.
- Bank feed có khoảng trống: xem bank feed đã ngừng nhập giao dịch. Những tháng bị bỏ sót có cần dựng lại từ sao kê hay không là câu hỏi dành cho dịch vụ kế toán hỗ trợ các tháng bị bỏ sót.
- Sổ sách đã chậm vài tháng: xem bắt kịp sổ sách bị chậm.
- Sắp đến hạn nộp tờ khai mà sổ sách chưa được đối chiếu: xem danh sách việc cần làm khi dọn sổ sách.
- Tờ khai đã nộp dựa trên sổ sách hóa ra sai: tờ khai có thể cần được sửa. Với người nộp Schedule C, xem sửa tờ khai vì lỗi chi phí kinh doanh. Với hợp danh hoặc S corporation đã gửi K-1, xem sửa tờ khai kinh doanh đã nộp.
- IRS đã yêu cầu xem sổ sách của bạn: xem cuộc kiểm tra của IRS đối với doanh nghiệp nhỏ và thông báo của IRS gửi cho doanh nghiệp của bạn.
- Tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp dùng chung một tài khoản: xem xử lý việc trộn lẫn tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân.
- Người khác giữ sổ sách cho bạn: xem kiểm tra công việc của người ghi sổ.
- Một giao dịch trái phép đã xảy ra trên tài khoản doanh nghiệp: hãy báo ngân hàng ngay trong ngày bạn thấy, và đọc thỏa thuận tài khoản để biết hạn chót; xem mục về hạn chót ở trên.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Mức phạt liên quan đến độ chính xác (accuracy-related penalty) Tỷ lệ số thuế nộp thiếu do bất cẩn, bỏ qua quy định hoặc khai thiếu đáng kể | 20% | IRS: Tiền phạt do sai sót về độ chính xác (accuracy-related penalty) Đã kiểm tra |
| Regulation E: thời hạn thông báo sai sót trên tài khoản của người tiêu dùng Thông báo sai sót của người tiêu dùng được coi là đúng hạn nếu tổ chức tài chính nhận được không muộn hơn khoảng thời gian này kể từ khi gửi bảng sao kê định kỳ đầu tiên cho thấy sai sót (12 CFR 1005.11(b)(1)(i)). Áp dụng cho tài khoản được mở chủ yếu cho mục đích cá nhân, gia đình hoặc hộ gia đình. | 60 ngày | 12 CFR 1005.11, thủ tục giải quyết lỗi theo Regulation E Đã kiểm tra |
| Ohio: thời hạn tối đa để báo cáo chữ ký giả mạo của khách hàng hoặc việc sửa đổi trên chứng từ đã thanh toán Ohio Revised Code 1304.35(F) (UCC 4-406): bất kể hai bên có cẩn trọng hay không, khách hàng không phát hiện và báo cáo trong khoảng thời gian này sau khi bảng sao kê hoặc các chứng từ được cung cấp thì không thể viện dẫn chữ ký giả mạo hoặc việc sửa đổi để chống lại ngân hàng. Yêu cầu có thể bị loại sớm hơn theo (D). Áp dụng cho séc và các chứng từ tương tự, không phải mọi khoản ghi nợ điện tử. | 1 năm | Ohio Revised Code 1304.35, nghĩa vụ của khách hàng trong việc phát hiện và báo cáo chữ ký trái phép hoặc việc sửa đổi séc Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Việc dùng hồ sơ từ phần mềm kế toán điện tử, câu hỏi thường gặp và giải đáp
- IRS: Tiền phạt do sai sót về độ chính xác (accuracy-related penalty)
- 12 CFR 1005.2, các định nghĩa của Regulation E
- 12 CFR 1005.3, phạm vi áp dụng của Regulation E
- 12 CFR 1005.11, thủ tục giải quyết lỗi theo Regulation E
- Ohio Revised Code 1304.35, nghĩa vụ của khách hàng trong việc phát hiện và báo cáo chữ ký trái phép hoặc việc sửa đổi séc
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.