Entrepreneur indépendant 1099 : faut-il une LLC?

Un entrepreneur indépendant a-t-il besoin d'une LLC pour être payé sur formulaire 1099?

Non. Un entrepreneur individuel est une personne qui possède seule une entreprise non constituée en société et qui la déclare sur l'annexe C et l'annexe SE avec le formulaire 1040 (IRS). Un client déclare généralement ce qu'il vous verse sur le formulaire 1099-NEC dès que les paiements atteignent 2 000 $ dans l'année, et le bénéficiaire peut être un particulier (instructions du formulaire 1099-NEC). Être payé et déclaré ne dépend pas de l'existence d'une LLC. Vous déclarez tout le revenu d'entreprise sur l'annexe C, que le client vous envoie ou non un formulaire 1099 (Publication 334), et un petit revenu d'appoint n'exige pas non plus de LLC : l'impôt sur le travail autonome s'applique dès que le revenu net atteint 400 $ (IRS).

Une LLC à membre unique change peu de choses dans la déclaration de revenus. Le principal choix qui modifie l'impôt fédéral est le choix de société de type S.

Sources du tableau : entreprises individuelles, LLC à membre unique, sociétés de type S, rémunération dans une société de type S, instructions du formulaire 1099-NEC et la SBA.

En bref : formez une LLC pour séparer votre responsabilité selon la loi de l'État ou parce qu'un client l'exige, et ne regardez le choix de société de type S que si votre bénéfice dépasse nettement ce que gagnerait un salarié pour le même travail.

Votre situation cesse d'être simple lorsque :

• Un client exige une entité, ou contrôle vos heures, vos méthodes et vos outils.
• Votre revenu net 1099 a assez augmenté pour vous demander si le choix de société de type S est rentable.
• Votre État facture un montant annuel élevé rien que pour détenir une LLC.
• Votre travail exige un permis professionnel de l'État. La Californie, par exemple, n'autorise pas la constitution ni l'enregistrement d'une LLC pour fournir un service professionnel qui exige un permis, une certification ou un enregistrement en vertu de son Business and Professions Code ou du Chiropractic Act, sauf pour les agents et courtiers d'assurance (FTB). Savoir si votre travail est visé relève de l'organisme qui délivre votre permis ou d'un avocat.
• Des années antérieures comportent des revenus 1099 non déclarés ou de l'impôt estimatif non versé. Former une LLC ne change rien à cela.
• Vous ne pouvez pas dire quel a été votre bénéfice net l'an dernier. Chaque choix ici part de ce chiffre, et les totaux des formulaires 1099 ne sont pas à eux seuls le bénéfice.

À réunir avant de décider : le revenu net 1099 et les dépenses de chaque année (relevés bancaires, copies des formulaires 1099-NEC, reçus), tout formulaire W-2 d'un autre emploi, toute demande d'un client pour un W-9 ou une LLC, votre État, et chez qui, selon quel horaire et avec quels outils vous travaillez.

Une LLC à membre unique change-t-elle mon impôt sur le revenu ou mon impôt sur le travail autonome?

Non. Pour l'impôt sur le revenu, l'IRS traite une LLC à un seul membre comme non distincte de son propriétaire (une « entité ignorée » aux fins de l'impôt), sauf si elle choisit d'être imposée comme une société : ses revenus et ses dépenses vont donc sur l'annexe C du propriétaire. Le propriétaire d'une LLC à membre unique qui exploite une entreprise paie l'impôt sur le travail autonome de la même façon qu'un entrepreneur individuel (IRS).

L'impôt sur le travail autonome est de 15,3 % de 92,35 % du bénéfice net. Il comporte deux parties : 12,4 % de cotisation de sécurité sociale américaine (Social Security), qui s'arrête à 184 500 $ de salaires et de revenu net du travail autonome combinés, et 2,9 % de Medicare, sans plafond (IRS; formulaire 1040-ES). Vous pouvez déduire la part équivalente à celle de l'employeur dans le calcul du revenu brut ajusté.

Un client ne retient normalement aucun impôt sur la rémunération 1099, avec ou sans LLC (IRS). Vous devez généralement payer de l'impôt estimatif si vous prévoyez devoir au moins 1 000 $ après les retenues et les crédits, et si vos paiements à ce jour sont inférieurs aux montants que l'IRS juge suffisants (formulaire 1040-ES). Voir l'impôt estimatif trimestriel sur le revenu 1099.

Une chose peut différer même si l'impôt fédéral sur le revenu ne change pas : un État peut imposer la LLC elle-même. En Californie, l'impôt annuel est de 800 $ (FTB). Pour chaque classification, voir comment une LLC est imposée.

Un client m'a demandé de former une LLC : dois-je le faire, et cela change-t-il mon statut de travailleur?

Un client peut faire d'une LLC une condition de son contrat, mais une LLC ne décide pas si l'IRS vous traite comme entrepreneur indépendant ou comme employé. L'IRS pèse trois groupes de faits : le comportement (le payeur contrôle-t-il ce que vous faites et la façon de le faire), les aspects financiers (comment vous êtes payé, qui fournit les outils, si les dépenses sont remboursées) et le type de relation (contrats écrits, avantages, travail qui est ou non une partie essentielle de l'entreprise du payeur). Aucun facteur ne décide à lui seul, et l'IRS examine l'ensemble de la relation (IRS). La forme juridique de votre entreprise ne figure pas parmi les facteurs qu'il énumère.

Une LLC qui facture un seul client à temps plein, selon l'horaire de ce client, avec ses outils et sous sa direction, laisse ces faits intacts. Si les faits indiquent un employé, l'entreprise ou le travailleur peut demander une décision à l'IRS au moyen du formulaire SS-8, ce qui peut prendre au moins six mois (IRS).

Certains États appliquent un critère plus strict que l'IRS; la Californie, par exemple, applique le critère ABC à la plupart des travailleurs. Voir les travailleurs qu'un client peut traiter comme des employés.

Réunissez le contrat, le nom de qui fixe vos heures, à qui appartiennent les outils et le lieu que vous utilisez, et la liste de vos autres clients.

Puis-je transférer mon revenu 1099 dans une LLC, et que faut-il inscrire sur le W-9 du client?

Oui en pratique, et rien ne bouge pour l'impôt. Vous formez la LLC selon la loi de l'État et continuez de travailler pour les mêmes clients. Comme l'IRS ignore une LLC à membre unique pour l'impôt sur le revenu, le revenu reste sur la même annexe C qu'avant (IRS).

Le formulaire W-9 d'un client demande le nom et le numéro que le client utilisera sur votre formulaire 1099-NEC. Une LLC à membre unique ignorée aux fins de l'impôt le remplit ainsi (formulaire W-9) :

L'IRS dit la même chose dans ses indications sur les LLC : le W-9 porte le numéro du propriétaire, pas l'EIN de la LLC (IRS). Si vous ne donnez à un client aucun numéro valide, il doit généralement retenir 24 % de votre rémunération non salariale (retenue de réserve), même si vous avez demandé un numéro; retournez donc le W-9 tôt (instructions pour le demandeur du W-9).

Un choix de société de type S change le formulaire. La LLC est alors imposée comme une société : la ligne 1 porte le nom de la LLC, la ligne 3a est la case LLC avec le code S, et la partie I porte l'EIN de la LLC elle-même (formulaire W-9). Une telle LLC est traitée comme une société à compter de la date d'effet indiquée sur son formulaire 2553 (IRS); le revenu des dates antérieures reste le vôtre, sur l'annexe C.

Un contrat désigne qui est payé. Demandez à chaque client de le mettre à jour, ou signez-en un nouveau au nom de la LLC, et changez en conséquence les factures, le compte bancaire et les assurances. Pour transférer les actifs, les comptes et le nom commercial dans la nouvelle entité, voir changer la structure de votre entreprise.

Que fait une LLC pour moi : responsabilité, compte bancaire distinct, et ce qu'elle ne couvre pas?

Une LLC sépare les dettes et les poursuites de l'entreprise de vos biens personnels selon la loi de l'État. Elle ne change ni votre impôt fédéral sur le revenu ni votre impôt sur le travail autonome, mais un État peut quand même imposer à la LLC son propre impôt ou ses propres frais. La Small Business Administration (SBA, l'agence fédérale américaine pour les petites entreprises) indique qu'une entreprise individuelle ne crée aucune entité distincte, de sorte que les actifs et les dettes de l'entreprise et du propriétaire ne sont pas séparés, alors qu'une LLC protège les propriétaires contre la responsabilité personnelle dans la plupart des cas (SBA). La LLC elle-même est créée par une loi de l'État, et chaque État fixe ses propres règles (IRS).

Un compte bancaire distinct n'exige pas de LLC. L'IRS conseille à une nouvelle entreprise d'ouvrir un compte chèques d'entreprise et de le garder séparé du compte personnel (Publication 583). Une LLC à membre unique sans employé ni taxe d'accise n'a pas besoin d'EIN pour l'impôt fédéral, mais peut en obtenir un si la banque ou l'État l'exige (IRS). Voir un compte bancaire d'entreprise pour une LLC ou un entrepreneur individuel.

Ce qu'une LLC ne couvre pas :

• Impôt. Une LLC à membre unique paie le même impôt sur le revenu et le même impôt sur le travail autonome qu'un entrepreneur individuel.
• Statut de travailleur. L'IRS tranche entre entrepreneur indépendant et employé d'après les faits de la relation, pas d'après la forme de l'entreprise.
• Déductions. Une LLC n'en ajoute aucune; un entrepreneur individuel déduit déjà ses frais d'entreprise ordinaires et nécessaires sur l'annexe C.
• Jusqu'où va la protection de responsabilité. La SBA dit « dans la plupart des cas ». La loi de l'État régit les réclamations liées à votre propre travail et les dettes que vous garantissez personnellement; consultez un avocat autorisé à exercer dans votre État. Le droit fiscal fédéral a sa propre exception : une personne responsable qui omet volontairement de percevoir ou de verser l'impôt sur le revenu retenu et les cotisations de sécurité sociale et Medicare des employés peut devoir personnellement le montant impayé, ce qui compte dès qu'un choix de société de type S vous met sur la paie (IRS; article 6672). Le recouvrement dure généralement 10 ans après la cotisation, sous réserve de suspensions et de prolongations (article 6502).

Combien une LLC coûte-t-elle chaque année?

Former une LLC coûte des frais de dépôt à l'État, et de nombreux États facturent ensuite des frais de rapport annuel ou un impôt annuel. Les montants sont fixés par chaque État et varient beaucoup.

Une LLC à membre unique par défaut ne produit généralement aucune déclaration de revenus fédérale distincte; la paperasse ajoutée se situe donc surtout au niveau de l'État. Elle reste toutefois une entité distincte pour l'impôt sur l'emploi et certaines taxes d'accise (IRS). Pour les frais annuels de votre État, voir frais et rapports annuels des LLC par État. Pour la Californie, voir l'impôt minimum et les frais des LLC en Californie. Pour choisir où vous constituer, voir dans quel État former votre entreprise.

Former une LLC réduit-elle mon revenu personnel ou ajoute-t-elle des déductions?

Non. Pour être déductible, une dépense d'entreprise doit être à la fois ordinaire et nécessaire, que ce soit dans la déclaration d'un entrepreneur individuel ou de toute autre entreprise (Publication 583). Un entrepreneur individuel déduit déjà ces frais sur l'annexe C; une LLC n'ajoute donc aucune déduction. Les dépenses personnelles, de subsistance et familiales restent non déductibles (Publication 334).

Le choix de société de type S n'ajoute pas non plus de déductions. Il change la façon dont le propriétaire est payé : une partie du bénéfice devient un salaire, imposé par la paie, et le reste est imposé au propriétaire comme sa part du bénéfice. L'économie fédérale, quand il y en a une, porte sur les cotisations de sécurité sociale et Medicare, pas sur le revenu. Certains États permettent aussi à une société de type S, mais généralement pas à une LLC ignorée, de payer l'impôt de l'État sur le revenu au niveau de l'entité, ce que l'IRS permet à la société de type S de déduire (avis 2020-75); chaque État fixe ses propres conditions d'admissibilité et ses propres modalités.

Laisser le bénéfice dans une LLC imposée comme société de type C est un autre choix, avec un impôt distinct des sociétés; voir LLC ou société de type C.

Quand le choix de société de type S peut-il réduire l'impôt sur le travail autonome, et que dois-je me verser?

Le choix de société de type S ne peut réduire les cotisations de sécurité sociale et Medicare que si le bénéfice dépasse nettement ce que gagnerait un salarié pour le même travail. L'impôt sur le salaire passe par la paie, et le bénéfice versé au-delà du salaire n'est pas soumis à l'impôt sur l'emploi. La société doit verser à l'actionnaire-employé une rémunération raisonnable pour ses services avant de faire des distributions non salariales, et l'IRS peut requalifier les distributions en salaire (IRS). Les dirigeants d'une société qui travaillent dans l'entreprise en sont des employés (Publication 15).

Le salaire porte le même total de 15,3 %, soit 12,4 % de sécurité sociale et 2,9 % de Medicare, dont la moitié est retenue sur la paie du propriétaire et l'autre moitié payée par la société (Publication 15). L'économie ne porte donc que sur le bénéfice qui n'est pas un salaire. Deux choses la réduisent :

• Au-delà de 184 500 $ de salaires et de revenu net du travail autonome combinés, seule la part Medicare continue; un bénéfice supplémentaire apporte donc peu d'économie (formulaire 1040-ES). Les salaires d'un autre emploi épuisent cette limite pour l'impôt sur le travail autonome, mais la société de type S doit quand même sa propre cotisation patronale de sécurité sociale sur le salaire qu'elle vous verse, quoi qu'un autre employeur ait retenu (Publication 15). L'excédent de cotisations de sécurité sociale retenu par des employeurs peut être crédité dans votre déclaration (IRS). La cotisation Medicare additionnelle peut aussi s'appliquer aux revenus élevés.
• La déduction pour revenu d'entreprise admissible (QBI), une déduction pouvant atteindre 20 % du bénéfice d'entreprise, est offerte aux entrepreneurs individuels comme aux propriétaires de société de type S, mais la rémunération raisonnable d'une société de type S n'est pas un revenu d'entreprise admissible (IRS). Transformer du bénéfice en salaire peut réduire cette déduction. Elle est aussi limitée par le revenu imposable; l'effet dépend donc de votre propre déclaration.

L'IRS ne fixe aucune formule de salaire. Pour savoir ce qui est raisonnable et pour les montants, voir le salaire du propriétaire d'une société de type S. Pour le calcul du seuil de rentabilité et la façon de faire le choix, voir quand le choix de société de type S est rentable.

Qu'ajoute le choix de société de type S : paie, déclaration de société, règles de l'État et date limite?

Le choix de société de type S ajoute les obligations d'un employeur, une deuxième déclaration de revenus et, dans certains États, un impôt d'État; l'économie doit donc les couvrir toutes. Comparez l'impôt de l'État selon chaque classification : un montant annuel fixe, comme l'impôt minimum de franchise de 800 $ que la Californie impose aux sociétés de type S, peut effacer une petite économie. Pour vous payer à partir d'une LLC, avec ou sans le choix, voir vous payer.

Si la date limite du formulaire 2553 est passée, voir l'allègement pour un choix de société de type S tardif. Les livres changent aussi après le choix : voir les livres après un choix de société de type S.

Comment décider, et que mettre en place d'abord?

Formez une LLC pour séparer votre responsabilité ou répondre à l'exigence d'un client, et ne songez au choix de société de type S qu'après avoir établi votre bénéfice net et être en mesure de gérer une paie.

Mettez en place dans cet ordre :

1. Ouvrez un compte bancaire d'entreprise et gardez-y tout l'argent de l'entreprise (Publication 583). Voir la tenue des registres pour les travailleurs autonomes.
2. Versez chaque trimestre l'impôt estimatif sur le revenu 1099 si vous prévoyez devoir au moins 1 000 $ après les retenues et les crédits (formulaire 1040-ES).
3. Si vous formez une LLC : déposez les documents auprès de votre État, obtenez un EIN si la banque ou l'État en exige un, puis envoyez à chaque client un W-9 à jour.
4. Si vous faites le choix de société de type S : confirmez votre admissibilité, mettez en place la paie et les livres de la société avant le premier chèque de paie, et produisez le formulaire 2553 avant sa date limite. Un dirigeant autorisé le signe, et chaque propriétaire y consent, y compris un conjoint qui a un intérêt de communauté de biens dans les actions ou dans leur revenu (instructions du formulaire 2553). Voir quand le choix de société de type S est rentable.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains et supposent un déclarant seul, sans autre salaire ni revenu de travail autonome. Ils ignorent les effets sur l'impôt sur le revenu et la cotisation Medicare additionnelle, qu'un autre statut de déclaration ou d'autres revenus pourraient faire intervenir.

Un designer au revenu net de 90 000 $

Un designer indépendant gagne 90 000 $ net de clients 1099-NEC comme entrepreneur individuel. Le revenu net du travail autonome est de 92,35 % de 90 000 $, soit environ 83 100 $, et l'impôt sur le travail autonome à 15,3 % est d'environ 12 700 $.

Former une LLC à membre unique laisse l'annexe C, l'impôt sur le travail autonome et l'impôt estimatif inchangés : toujours environ 12 700 $. Le nouveau coût est celui des frais de l'État. En Californie, l'impôt annuel est de 800 $, quel que soit le bénéfice.

Un consultant au revenu net de 200 000 $

Un consultant gagne 200 000 $ net comme entrepreneur individuel. Le revenu net du travail autonome est d'environ 184 700 $. La cotisation de sécurité sociale de 12,4 % s'arrête au plafond de 184 500 $ (22 878 $), et Medicare à 2,9 % ajoute environ 5 356 $, de sorte que l'impôt sur le travail autonome est d'environ 28 200 $.

Elle forme une LLC et fait le choix de société de type S. Seulement pour montrer le calcul, le tableau essaie deux salaires; l'IRS ne fixe aucun pourcentage, et ce qui est raisonnable dépend de son travail. Les charges sociales sont de 15,3 % du salaire. Le service de paie, la préparation du formulaire 1120-S et les frais de l'État sont supposés ajouter 4 000 $ par an.

Le salaire peut aussi réduire sa déduction pour revenu d'entreprise admissible, ce qui augmente son impôt sur le revenu. La véritable économie exige une déclaration préparée des deux façons avec ses propres chiffres.

Un entrepreneur avec un seul client qui le contrôle

Un entrepreneur travaille à temps plein pour un seul client, qui fixe son horaire et fournit ses outils, et lui demande de facturer par l'intermédiaire d'une LLC. L'IRS regarde toujours le contrôle, la rémunération et la relation; il peut donc être un employé quelle que soit la forme de son entreprise, et lui ou le client peut demander une décision au moyen du formulaire SS-8.

Votre situation est différente?

• Votre revenu net 1099 a augmenté, un client veut une entité, ou vous envisagez le choix de société de type S et voulez des chiffres pour votre État : former ou non une LLC, dans quel État, faire le choix ou non et quand, et quels paie et livres mettre en place d'abord dépendent de vos propres chiffres. Voir la constitution d'entreprise; le guide sur le choix de société de type S donne le calcul du seuil de rentabilité.
• Vos livres sont en retard, vous ne pouvez pas dire quel est votre bénéfice net, ou vos totaux 1099 ne correspondent pas à vos dépôts : voir rattraper des livres en retard, reconstituer les livres à partir des relevés bancaires et l'aide en tenue de livres.
• Des années de revenu 1099 n'ont pas été déclarées, ou l'impôt estimatif n'a pas été versé : une LLC ne corrige pas les années antérieures. Voir rattraper des déclarations non produites et l'aide en impôt des particuliers.
• Vous avez reçu un avis de l'IRS selon lequel votre déclaration ne correspond pas à un formulaire 1099 : voir répondre à un avis de sous-déclaration.
• Un client vous traite comme un employé, ou votre État applique un critère plus strict : voir les travailleurs qu'un client peut traiter comme des employés.
• Vous avez déjà fait le choix de société de type S, ou manqué la date limite du formulaire 2553 : voir l'allègement pour un choix de société de type S tardif.
• Vous vivez en Californie : voir l'impôt minimum et les frais des LLC en Californie.
• Vous êtes aux États-Unis avec un visa, ou vous n'êtes pas résident fiscal américain : la possibilité de travailler comme pigiste et l'imposition d'une LLC dépendent de votre visa et de votre résidence. Voir démarrer une LLC avec un visa et la déclaration d'un non-résident pour un revenu d'entreprise.
• Vous vivez au Canada et travaillez à contrat pour des clients américains : voir un pigiste canadien avec des clients américains et se constituer en société pour travailler à contrat pour des clients américains.
• Vous êtes citoyen américain et exploitez l'entreprise depuis un autre pays : voir une LLC ou une société de type S quand on vit à l'étranger.
• La LLC a deux propriétaires ou plus, comme des conjoints : voir les LLC de conjoints et de famille.