Kanada'da Wave Muhasebe: GST/HST ve T2 İçin Yeterli mi?

Wave ücretsiz mi, ücretsiz bir muhasebe uygulaması CRA için yeterli mi?

CRA markaya değil kayıtlara bakar: belirli bir defter türü veya defter takımı önermez, ancak işletmenin sistemlerini kayıt tutma kurallarına uyup uymadığını görmek için inceleyebilir (CRA: işletme kayıtları; CRA: denetim izleri). Ücretsiz bir uygulama bu sınavı ancak aşağıdaki bölümlerde sayılanları yapıyorsa geçebilir. Belirli bir planın ücretsiz olup olmadığını ve neleri içerdiğini uygulamayı sunan şirket belirler ve zamanla değişir; bunu kapsayan resmi bir kaynak yoktur, bu yüzden bu sayfa bunu belirtmez. Güvenmeden önce şirketin güncel plan sayfasını okuyun, her yenilemede de yeniden okuyun.

Konu, GST/HST kaydı ve çalışanı olmayan bir şahıs işletmesi sahibi için genellikle daha basittir. GST/HST kaydı, bordro, şirket, ABD doları cinsinden satışlar, sizinle şirket arasında para hareketi veya verilmemiş beyannameler varsa basit olmaktan çıkar. Uygulamadaki bakiyeler banka hesap özetlerinizle uyuşmuyorsa, uygulamanın GST/HST raporu verdiğiniz beyannameyle uyuşmuyorsa ya da bir şirketin yıl sonu yaklaşıyorsa da basit değildir: bu bir uygulama ayarı değil, muhasebe kayıtları meselesidir. Dosyayı değerlendirmeden önce GST/HST numaranızı ve bildirim dönemini, eyaletinizi, banka ve kart hesap özetlerini, makbuzları, bordro durumunuzu ve önceki muhasebecinin yıl sonu dosyalarını toplayın.

Hangi uygulamayı kullanırsam kullanayım, CRA muhasebe kayıtlarımdan ne bekler?

Kayıtlar Kanada'da tutulmalı, okunabilir kalmalı, bir denetim izi göstermeli ve en az altı yıl boyunca saklanmalıdır. Uygulama kullanmak bunların hiçbirini değiştirmez.

• Saklama süresi: kayıtları, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren en az altı yıl boyunca saklayın. Vergi yılı, şirketler için mali dönem, diğer herkes için takvim yılıdır (CRA: IC78-10R5). Bazı kayıtlar daha uzun saklanır; örneğin geç verilen bir gelir vergisi beyannamesinde saklama süresi, beyannamenin verildiği günden itibaren altı yıl olarak işler. GST/HST satış ve alış faturalarında saklama süresi 6 yıl olarak uygulanır (CRA: GST/HST kayıtları).
• Kanada'da tutulma: kayıtlar Kanada'daki işyerinizde veya konutunuzda bulunmalıdır. Kanada dışında tutulan ve Kanada'dan elektronik olarak erişilen kayıtlar Kanada'da tutulmuş sayılmaz. CRA, yurt dışında tutulan kayıtların bir kopyasını (aslına uygun, Kanada'da okunabilir ve beyannamelerinizi destekleyecek ayrıntıda) kabul edebilir ya da kayıtların başka bir yerde tutulmasına yazılı izin verebilir (CRA: kayıtlar nerede tutulur; IC05-1). Uygulamanın verilerinizi nerede sakladığını sorun ve kendi tam dışa aktarım dosyanızı Kanada'da tutun.
• Okunabilirlik: elektronik olarak oluşturulan kayıtlar, çıktısını alsanız bile elektronik ve okunabilir biçimde saklanmalıdır. Yedekler, CRA'nın kullanabileceği bir biçime geri yüklenebilmelidir (CRA: kabul edilen biçim).
• Denetim izi: elektronik kayıtlar, destekleyici belgelerden özet hesaplara uzanan bir denetim izi göstermelidir. İz, özet rakamları destekleyecek ayrıntıyı içermelidir; bu yüzden yalnızca yıl sonu özet raporu izi göstermez (CRA: denetim izleri; IC05-1).
• Sorumluluk sizde kalır: kayıtları tutmak veya işlemek için üçüncü bir tarafı kullanmak, kayıt tutma, okunabilirlik, saklama ve erişim sorumluluklarınızı ortadan kaldırmaz (CRA: IC78-10R5).

Uygulama GST/HST'mi doğru yönetiyor mu: kayıt, vergi kodları ve bildirim dönemi?

Uygulama yalnızca kendisine söylenenleri hesaplar. Kaydı, vergi kodlarını ve bildirim dönemini uygulamanın varsayılanlarından değil, kendi CRA veya Revenu Québec kayıtlarınızdan belirleyin.

Kayıt. Uygulamadaki GST/HST'yi, uygulamayı açtığınız tarihte değil, kaydınızın yürürlüğe girdiği tarihte başlatın. GST/HST'ye kayıt olmanız gerekip gerekmediği ve ne zaman olması gerektiği için bkz. GST/HST'ye ne zaman kayıt olunur.

Vergi kodları. Uygulamanın her satış türü için bir koda ihtiyacı vardır: yalnızca GST, eyaletin oranında HST, GST artı bir eyalet vergisi ve sıfır oranlı satışlar (sıfır oranında vergiye tabi satışlar) (CRA: hangi oran uygulanır). Muaf satışları sıfır oranlı satışlardan ayrı tutun: GST/HST mükellefi, muaf mal ve hizmet sunmak için yapılan alımlarda genellikle girdi vergisi kredisi talep edemez (CRA: RC4022). Faaliyetler karışıksa uygulamanın alım kredilerini nasıl sınırladığını kontrol edin; bkz. muaf, sıfır oranlı ve kapsam dışı satışlar. Eyaletlere göre oranlar ve başka bir eyaletteki müşteriye yapılan satışta hangi eyaletin oranının uygulanacağı eyaletlere göre GST/HST, PST ve QST rehberindedir. Kanada dışındaki bir müşteriye yapılan satışın sıfır oranlı olup olmadığı için bkz. ABD'li müşterilere GST/HST uygulanması.

Bildirim dönemi. Dönemi uygulamanın varsayılanından değil, CRA veya Revenu Québec hesabınızdan alın ve uygulamanın vergi raporunu tam olarak o dönemin tarihleri için çalıştırın; bkz. GST/HST bildirim dönemi ve mali yıl.

Girdi vergisi kredileri. GST/HST mükellefleri, ticari faaliyetlerinde kullanılan alımlar için ödedikleri GST/HST'yi beyannamenin 106. satırında girdi vergisi kredisi talep ederek geri alır (CRA: girdi vergisi kredileri). Kredilerin toplamı beyannameyle uyuşsun diye her alımdaki vergiyi giderden ayrı tutun. Kayıtlar GST/HST'nin muhasebe kayıtlarına işlenmesi rehberindedir; Quick Method ise farklı kayıt gerektirir. Kaçırılan bir kredinin ne kadar geriye dönük talep edilebileceği için bkz. verilmiş bir GST/HST beyannamesinin düzeltilmesi.

BC, Saskatchewan, Manitoba veya Québec'te satış vergisini nasıl kurarım?

Bu dört eyalette GST, ayrı bir eyalet vergisiyle birlikte tahsil edilir; bu yüzden her biri için faturalarda ayrı bir vergi kodu ve muhasebe kayıtlarında ayrı bir borç hesabı gerekir. BC, Saskatchewan ve Manitoba'da ikisi farklı yerlere bildirilir.

Bazı mal ve hizmetlerde oran farklıdır veya vergi yoktur; istisnaları eyaletin kendi sayfasından belirleyin.

Kaynaklar: BC, Saskatchewan, Manitoba ve PST kurallarını öğrenmek için okuyucuyu her eyaletin sitesine yönlendiren CRA oran tablosu.

• BC, Saskatchewan, Manitoba: eyalet vergisi GST/HST beyannamesiyle değil, eyalete ödenir. BC, kayıtlı bir işletmenin tahsil ettiği tüm PST'yi bildirmesi ve ödemesi gerektiğini belirtir (BC: PST'nin bildirilmesi ve ödenmesi). Saskatchewan, orada faaliyet gösteren işletmelerin PST için Maliye Bakanlığı'ndan (Ministry of Finance) lisans veya kayıt almasını şart koşar.
• Québec: Québec'te GST/HST'yi genellikle Revenu Québec yönetir ve orada bulunan bir işletme beyannamelerini genellikle CRA'ya değil Revenu Québec'e verir (CRA: RC4022). QST ayrı bir vergidir; ikisi de Revenu Québec'e bildirilse bile kendi koduna ve kendi hesabına ihtiyaç duyar.
• Manitoba: RST, GST eklenmeden önceki satış fiyatı üzerinden hesaplanır. GST'yi zaten içeren bir fiyat üzerinden RST uygulayan bir vergi kodu yanlış toplam verir.
• BC kapsamı: PST, vergiye tabi mallar, yazılım veya hizmetler BC'de edinildiğinde uygulanır. Muhasebe, mimarlık, mühendislik, jeobilim, ticari olmayan gayrimenkul ve güvenlik hizmetlerine yönelik planlanan genişleme durdurulmuştur (BC: PST). Bkz. hizmetlerde BC PST'si.

Bir uygulamaya güvenmeden önce tek bir deneme faturası girin ve GST ile eyalet vergisinin ayrı satırlarda, doğru oranlarda göründüğünü ve ayrı hesaplara işlendiğini elle kontrol edin. Eyalet vergisine hiç kayıt olmanız ve vergi uygulamanız gerekip gerekmediği eyalet satış vergisi rehberindedir.

Uygulamaya yakaladığım makbuzlar girdi vergisi kredisi talep etmek için yeterli mi?

Yakalanmış bir makbuz, ancak görüntüde o alım tutarı için CRA'nın istediği ayrıntılar görünüyorsa krediyi destekler. Uygulamadaki kategori ve vergi alanları bu ayrıntıların yerini tutmaz ve kanıt, talepten önce elinizde olmalıdır (CRA: girdi vergisi kredileri).

İstenen ayrıntılar $100 tutarında ve yine $500 tutarında artar; $100 tutarından itibaren tedarikçinin GST/HST kayıt numarası ve tahsil edilen GST/HST de gerekir. Her düzeyin gerektirdikleri girdi vergisi kredileri için GST/HST makbuz ayrıntıları rehberindedir.

Görüntü, önemli ayrıntıları düşük çözünürlük yüzünden okunmaz kılmayan, doğru bir kopya olmalıdır (CRA: kabul edilen biçim). Yakalanan her tedarikçi numarasını ve vergi tutarını, makbuz girilirken görüntüyle karşılaştırın; yıl sonunu beklemeyin. Kâğıdı atıp atamayacağınız CRA'nın görüntüleme kurallarına bağlıdır: bkz. CRA için taranmış makbuzlar.

Kendime veya çalışanlara ödeme yapıyorsam, uygulamanın bordrosu CRA'nın istediklerini yapabilir mi?

Bordro aracı ne hesaplarsa hesaplasın, kesinti yapma, aktarma ve bildirme sorumluluğu işverendedir. CRA'nın işveren rehberi, işverenden CPP katkılarını, EI primlerini ve gelir vergisini kesmesini ve bunları işverenin kendi CPP ve EI payıyla birlikte aktarmasını ister (CRA: T4001).

• Aktarım: düzenli aktarım yapan işverenin kesintileri CRA'ya şu zamana kadar ulaşmalıdır: ödemeden sonraki ayın 15'i. Hızlandırılmış ve üç aylık takvimler farklıdır.
• Kayıtlar: her çalışanın çalıştığı saatleri, kesilen tutarları, her çalışanın TD1 formunu ve verilen her belge ile beyannameyi saklayın (CRA: GST/HST ve bordro kayıtları).
• Québec: işverenler QPP, QPIP ve Québec gelir vergisi kesintilerini Revenu Québec'e gönderir (CRA: T4001). Uygulamanın bordrosunun Québec'i desteklediğini orada kullanmadan önce doğrulayın.
• Kendinize ödeme, şirket: bir şirketin sahibine ödediği maaş genellikle istihdam geliridir; bu yüzden aynı yükümlülükler genellikle geçerlidir. Şirketin oy hakkı veren hisselerinin %40 oranından fazlasını kontrol ediyorsanız bu istihdam EI kapsamında sigortalı sayılmaz; işveren ile çalışan ilişkili ve bağımsız taraflar gibi hareket etmiyorsa da sigortalı olmayabilir (CRA: emeklilik ve sigorta kapsamındaki istihdam). Eyaletinizde bordro sunulup sunulmadığını ve beyan ile aktarımı kimin yaptığını plan sayfasından kontrol edin.
• Kendinize ödeme, şahıs işletmesi: şahıs işletmesi sahibine ödenen maaşlar veya çekimler indirilemez (CRA: işletme giderleri); bu yüzden çektiğiniz parayı ücret veya gider olarak değil, sahibin çekimi olarak kaydedin.

Bordronun yürütülmesi bordro yürütme rehberinde, bir bordro döneminin muhasebe kaydı ise bordro yevmiye kaydı rehberindedir.

T2 veya T2125 için muhasebecim yıl sonunda neye ihtiyaç duyar?

Şahıs işletmesi sahibinin tam bir takvim yılının gelir ve giderlerine, şirketin ise mali dönemi için bir bilanço ve gelir tablosuna ihtiyacı vardır. Bir rapor, arkasındaki kayıtlar kadar iyidir.

Şirketin beyannamesi, vergi yılı bittikten altı ay sonra verilmelidir (CRA: ne zaman verilir). Ödenecek vergi genellikle beyannameden daha erken ödenir (CRA: bakiye ödeme günü). Uygulama yıl sonu kayıtlarına sizin yerinize karar vermez: sahip çekimleri ile giderler, hissedar kredisi, amortisman, tahakkuklar ve CRA kayıtlarıyla uyuşan GST/HST ve bordro bakiyeleri.

Dosyanız mutabık mı? Yıl sonundan önce şunları kontrol edin:

Bir satır tutmuyorsa ve nedenini göremiyorsanız, dosyayı bir uzmana götürme zamanı budur. Ayrıca uygulamanın kullanılabilir tablolar üretip üretmediğini deneyin: kapanmış bir ayın bilançosunu, gelir tablosunu ve işlem defterini şimdi dışa aktarın ve muhasebecinize bunlarla çalışıp çalışamayacağını sorun. Bkz. GIFI için hesap planı, şirket için yıl sonu mali tabloları ve şahıs işletmesi sahibi olarak muhasebecinize ne vermelisiniz.

Uygulama değiştirirsem kayıtlarımı nasıl alırım?

Uygulama değiştirmek kayıt tutma yükümlülüğünü bitirmez. Kayıtlar altı yıl boyunca okunabilir ve erişilebilir kalmalıdır; bu yüzden eski hesabı kapatmadan önce tam bir kopya dışa aktarın. IC78-10R5, yazılım dönüşümlerini sorumluluklarınızı ortadan kaldırmayan üçüncü taraf değişiklikleri arasında sayar; IC05-1 ise verilere erişme ve verileri geri alma yeteneğinin korunması gerektiğini belirtir (IC78-10R5; IC05-1).

1. Yalnızca özet raporları değil, saklama süresi içinde kalan her yıl için işlem düzeyinde ayrıntıyı (defteri veya yevmiye kayıtlarını) dışa aktarın.
2. Her yılın yıl sonu bilançosunu ve gelir tablosunu, ayrıca GST/HST, PST veya QST ve bordro raporlarını dışa aktarın.
3. Saklanan makbuz görüntülerini ve ekleri, ayrıca müşteri ve tedarikçi listelerini indirin.
4. Kopyayı yedeğiyle birlikte Kanada'da saklayın ve dosyaları açıp okunabildiklerini doğrulayın.
5. Yeni bir kayıt girmeden önce yeni uygulamanın açılış bakiyelerini eski uygulamanın kapanış bakiyeleriyle eşleştirin.
6. Eski hesabı ancak 1–5. adımları tamamladıktan sonra kapatın.

IC05-1 ayrıca, kayıtlarınıza erişme ve onları okuma yeteneğinizi etkileyecek bir değişikliğin CRA'ya bildirilmesi gerektiğini belirtir.

Wave, QuickBooks veya Xero: hangi uygulama, düşük maliyetli alternatifler neler?

CRA muhasebe uygulamalarını sıralamaz; bu yüzden herhangi ikisini aynı ölçütlerle karşılaştırın: verilerin nerede saklandığı, hepsini dışa aktarıp aktaramayacağınız, eyalete göre satış vergisi, eyaletinizdeki bordro ve plan dışı ücretler. Yaygın seçeneklerin yan yana karşılaştırması için bkz. Kanada'da QuickBooks, Xero veya Wave. T2125 bildiren bir şahıs işletmesi sahibi için bkz. T2125 için muhasebe uygulaması.

Ücretsiz bir uygulama ne zaman artık yetmez?

Uygulama girdiğiniz bilgiyi kaydeder. Girdilerin arkasındaki kararlar girdilerin kendisinden daha önemli hale geldiğinde yetmemeye başlar.

Birden fazla satır sizin için geçerliyse veya dosya mutabık değilse, önce dosyayı temizlemeye mi yoksa baştan kurmaya mı karar verin: bkz. muhasebe desteği. Tipik muhasebe ücretleri için bkz. aylık muhasebe maliyeti.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tutarlar Kanada dolarıdır.

Tedarikçi numarası olmayan makbuzlar

Ontario'da serbest çalışan bir tasarımcı C$55.000 kazanıyor ve HST'ye kayıtlı. Banka bağlantısı açık ve her alım kategorilendirilmiş. C$100 veya daha yüksek tutarlı birkaç alım makbuzunda tedarikçinin GST/HST kayıt numarası yok ve bunlar için C$900 HST talep edilmiş. Muhasebe kayıtları eksiksiz görünüyor, ancak CRA beyannameyi incelerse gerekli ayrıntılar bulunmadığı için bu C$900 reddedilme riski taşır. Tasarımcı tedarikçilerden eksiksiz fatura ister, C$900'lık talebin düzeltilmesi gerekip gerekmediğini muhasebecisine inceletir ve bundan sonra her makbuzu yakaladığı anda numarayı ve vergi tutarını kontrol eder.

Birleşik bir satış vergisi kodu

BC'de bir çevrimiçi mağaza, BC'deki müşterilere C$40.000 tutarında vergiye tabi mal satıyor. Her satışta %5 GST ve %7 PST uygulanıyor; yıl boyunca C$2.000 GST ve C$2.800 PST oluşuyor. GST, GST/HST beyannamesine girer; PST eyalete bildirilir. Uygulama tek bir birleşik %12'lik kod kullanırsa muhasebe kayıtları tek bir satış vergisi hesabında C$4.800 gösterir ve iki beyannameden herhangi biri verilmeden önce bölünmenin yeniden yapılması gerekir.

Gider olarak kaydedilen çekimler

Alberta'da, yıl sonu Aralık olan bir şirket C$25.000 tutarındaki sahip çekimlerini gider olarak kaydetmiş. Giderler fazla, kâr ise C$25.000 eksik gösteriliyor. T2'den önce muhasebecinin kayıtları giderlerden çıkarıp hissedar kredisi hesabına taşıması gerekir. Kayıt hissedar için de önemlidir: çekimler hissedara verilmiş gerçek krediyse her biri verildiği yıl hissedarın gelirine dahil edilebilir. Şirketin vergi yılının bitiminden sonra bir yıl içinde geri ödeme, ancak bir dizi kredi veya başka işlem ve geri ödemenin parçası değilse bir istisnadır; başka istisnalar da geçerli olabilir (ITA 15(2) ve 15(2.6)). Bir kısmı maaş veya temettü olarak amaçlandıysa bu başka bir düzeltmedir; seçenekler ve kuralın ne zaman uygulanacağı hissedar kredisi rehberinde anlatılır.

Sizin için farklı mı?

• Uygulamadaki dosya banka hesap özetleriyle veya GST/HST beyannamesiyle uyuşmuyor ya da yıl sonu yaklaşıyor (bir şirket veya GST/HST'ye kayıtlı herhangi bir işletme): soru, dosyanın muhasebeci için temizlenip temizlenemeyeceği veya baştan kurulması gerekip gerekmediği ve aylık muhasebe kayıtlarını kimin tutacağıdır. Dışa aktarılan dosyayı, hesap özetlerini ve son beyannameyi muhasebe desteğine götürün.
• Beyannameler verilmemiş veya bordro gecikmiş: verilmemiş GST/HST beyannameleri veya geciken muhasebe kayıtlarının tamamlanması ile başlayın, ardından kayıtlarla ilgili muhasebe desteği alın.
• Bir şirketin aktarılmamış GST/HST'si veya bordro kesintileri var: yönetim kurulu üyeleri de, yasal tahsilat koşullarına ve gereken özen savunmasına tabi olarak, kişisel olarak sorumlu tutulabilir (Excise Tax Act 323. madde; Income Tax Act 227.1. madde). GST/HST tarhiyatı veya gelir vergisi tahsilat süreci, kişinin yönetim kurulu üyeliğinden en son ayrıldığı tarihten itibaren iki yıl ile sınırlıdır. Bkz. verilmemiş şirket beyannamelerinin tamamlanması.
• Birden fazla eyalete satış yapıyorsunuz: bkz. eyaletlere göre GST/HST, PST ve QST.
• Quick Method kullanıyorsunuz: bkz. Quick Method.
• Muhasebe kayıtlarını kendiniz mi tutacağınıza karar veriyorsunuz: bkz. kendi muhasebe kayıtlarınızı tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak.