Wave Accounting in Kanada: Reicht es für GST/HST und die T2?

Ist Wave kostenlos, und reicht eine kostenlose Buchhaltungs-App für die CRA?

Die CRA prüft die Unterlagen, nicht die Marke der Software: Sie schreibt keine bestimmte Art von Büchern vor und kann die Systeme eines Unternehmens prüfen, um festzustellen, ob sie ihre Regeln zur Aufbewahrung erfüllen (CRA: Geschäftsunterlagen; CRA: Prüfpfade). Eine kostenlose App besteht diese Prüfung nur, wenn sie leistet, was die folgenden Abschnitte beschreiben. Ob ein bestimmter Tarif kostenlos ist und was er enthält, legt der Anbieter fest und kann sich ändern. Keine Behörde regelt das, deshalb macht diese Seite dazu keine Angaben. Lesen Sie die aktuelle Tarifseite des Anbieters, bevor Sie sich darauf verlassen, und bei jeder Verlängerung erneut.

Für einen Einzelunternehmer ohne GST/HST-Registrierung und ohne Angestellte ist die Frage meist einfacher. Einfach ist sie nicht mehr, sobald eine GST/HST-Registrierung, Lohnabrechnung, eine Kapitalgesellschaft, Umsätze in US-Dollar, Geldbewegungen zwischen Ihnen und einer Kapitalgesellschaft oder noch nicht eingereichte Erklärungen dazukommen. Auch dann nicht, wenn die Salden der App nicht mit Ihren Kontoauszügen übereinstimmen, der GST/HST-Bericht der App nicht zur eingereichten Erklärung passt oder das Geschäftsjahresende einer Kapitalgesellschaft naht: Das ist eine Frage der Buchhaltung, keine App-Einstellung. Halten Sie Ihre GST/HST-Nummer und den Meldezeitraum, Ihre Provinz, Bank- und Kartenauszüge, Belege, den Stand der Lohnabrechnung und die Jahresabschlussunterlagen Ihres bisherigen Buchhaltungsexperten bereit, bevor Sie die Akte beurteilen.

Was verlangt die CRA von meinen Büchern, unabhängig von der App?

Unterlagen müssen in Kanada aufbewahrt werden, lesbar bleiben, einen Prüfpfad zeigen und mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Nutzung einer App ändert daran nichts.

• Aufbewahrungsfrist: Bewahren Sie Unterlagen mindestens sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres auf, auf das sie sich beziehen. Als Steuerjahr gilt bei einer Kapitalgesellschaft das Geschäftsjahr, für alle anderen das Kalenderjahr (CRA: IC78-10R5). Manche Unterlagen müssen länger aufbewahrt werden, zum Beispiel sechs Jahre ab dem Tag, an dem eine verspätete Einkommensteuererklärung eingereicht wird. Für Rechnungen über GST/HST-pflichtige Verkäufe und Einkäufe gilt: 6 Jahre (CRA: GST/HST-Unterlagen).
• In Kanada aufbewahrt: Unterlagen gehören an Ihren Geschäftssitz oder Wohnsitz in Kanada. Unterlagen, die im Ausland geführt und von Kanada aus elektronisch abgerufen werden, gelten nicht als in Kanada aufbewahrt. Die CRA kann eine Kopie der im Ausland gehaltenen Unterlagen akzeptieren (eine originalgetreue Kopie, in Kanada lesbar und so detailliert, dass sie Ihre Erklärungen belegt) oder schriftlich erlauben, die Unterlagen an einem anderen Ort aufzubewahren (CRA: wo Unterlagen aufbewahrt werden; IC05-1). Fragen Sie, wo die App Ihre Daten speichert, und bewahren Sie Ihren eigenen vollständigen Export in Kanada auf.
• Lesbar: Unterlagen, die elektronisch erstellt wurden, müssen in einem lesbaren elektronischen Format aufbewahrt werden, auch wenn Sie sie ausdrucken. Sicherungen müssen sich in eine Form zurückspielen lassen, die die CRA nutzen kann (CRA: zulässiges Format).
• Prüfpfad: Elektronische Unterlagen müssen einen Prüfpfad von den Belegen bis zu den zusammengefassten Konten zeigen. Der Pfad muss genug Einzelheiten enthalten, um die zusammengefassten Zahlen zu belegen. Ein Jahresübersichtsbericht allein zeigt ihn deshalb nicht (CRA: Prüfpfade; IC05-1).
• Die Pflicht bleibt bei Ihnen: Wenn ein Dritter Unterlagen führt oder verarbeitet, entbindet Sie das nicht von Ihren Pflichten zur Führung, Lesbarkeit, Aufbewahrung und Zugänglichkeit der Unterlagen (CRA: IC78-10R5).

Berücksichtigt die App meine GST/HST richtig: Registrierung, Steuercodes und Meldezeitraum?

Eine App rechnet nur mit dem, was man ihr vorgibt. Richten Sie Registrierung, Steuercodes und Meldezeitraum nach Ihren eigenen Unterlagen bei der CRA oder Revenu Québec ein, nicht nach den Voreinstellungen der App.

Registrierung. Starten Sie die GST/HST in der App am Wirksamkeitsdatum Ihrer Registrierung, nicht an dem Tag, an dem Sie die App eingerichtet haben. Ob und wann Sie sich registrieren müssen, steht in Wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.

Steuercodes. Die App braucht für jede Art von Verkauf einen Code: nur GST, HST zum Satz der Provinz, GST plus eine Provinzsteuer sowie nullbesteuerte Verkäufe, die mit einem Satz von null besteuert werden (CRA: welcher Satz gilt). Halten Sie befreite Verkäufe getrennt von nullbesteuerten: Ein Registrierter kann für Einkäufe, die er zur Erbringung befreiter Leistungen tätigt, in der Regel keinen Vorsteuerabzug geltend machen (CRA: RC4022). Prüfen Sie bei gemischten Tätigkeiten, wie die App den Vorsteuerabzug aus Einkäufen begrenzt; siehe befreite, nullbesteuerte und nicht steuerbare Umsätze. Die Sätze je Provinz und welcher Satz bei einem Verkauf an einen Kunden in einer anderen Provinz gilt, stehen in GST/HST, PST und QST nach Provinz. Ob ein Verkauf an einen Kunden außerhalb Kanadas nullbesteuert ist, steht in GST/HST bei Kunden in den USA berechnen.

Meldezeitraum. Übernehmen Sie Ihren Zeitraum aus Ihrem Konto bei der CRA oder Revenu Québec, nicht aus der Voreinstellung der App, und lassen Sie den Steuerbericht der App genau für die Daten dieses Zeitraums laufen; siehe GST/HST-Meldezeitraum und Geschäftsjahr.

Vorsteuerabzug. Registrierte holen sich die GST/HST zurück, die sie auf Einkäufe für ihre kommerzielle Tätigkeit gezahlt haben, indem sie in Zeile 106 der Erklärung Vorsteuerabzüge (Input Tax Credits) geltend machen (CRA: Vorsteuerabzüge). Erfassen Sie die Steuer auf jeden Einkauf getrennt vom Aufwand, damit die Summe der Abzüge zur Erklärung passt. Die Buchungen stehen in GST/HST in Ihren Büchern erfassen; die Quick Method wird anders gebucht. Wie weit zurück ein versäumter Abzug geltend gemacht werden kann, steht in Eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren.

Wie richte ich die Umsatzsteuer in BC, Saskatchewan, Manitoba oder Québec ein?

In diesen vier Provinzen wird die GST zusammen mit einer eigenen Provinzsteuer erhoben. Deshalb braucht jede einen eigenen Steuercode auf Rechnungen und ein eigenes Verbindlichkeitskonto in den Büchern. In BC, Saskatchewan und Manitoba werden die beiden Steuern an unterschiedliche Stellen gemeldet.

Für manche Waren und Dienstleistungen gilt ein anderer Satz oder keiner; entnehmen Sie Ausnahmen der Seite der jeweiligen Provinz.

Quellen: BC, Saskatchewan, Manitoba und die Satztabelle der CRA, die für die PST-Regeln auf die Website der jeweiligen Provinz verweist.

• BC, Saskatchewan, Manitoba: Die Provinzsteuer wird an die Provinz gezahlt, nicht mit der GST/HST-Erklärung. BC verlangt von einem registrierten Unternehmen, die gesamte erhobene PST zu melden und zu zahlen (BC: PST melden und zahlen). Saskatchewan verlangt von Unternehmen, die dort tätig sind, eine Lizenz oder Registrierung beim Finanzministerium (Ministry of Finance) für die PST.
• Québec: Revenu Québec (Steuerbehörde der Provinz Québec) verwaltet in Québec in der Regel die GST/HST, und ein dort ansässiges Unternehmen reicht seine Erklärungen in der Regel bei Revenu Québec ein, nicht bei der CRA (CRA: RC4022). Die QST ist eine eigene Steuer und braucht deshalb einen eigenen Code und ein eigenes Konto, auch wenn beide Steuern an Revenu Québec gemeldet werden.
• Manitoba: Die RST wird vom Verkaufspreis vor Anwendung der GST berechnet. Ein Steuercode, der die RST auf einen Preis erhebt, der die GST bereits enthält, ergibt einen falschen Gesamtbetrag.
• BC, Geltungsbereich: Die PST gilt, wenn steuerpflichtige Waren, Software oder Dienstleistungen in BC erworben werden. Die geplante Ausweitung auf Buchhaltungs-, Architektur-, Ingenieur-, Geowissenschafts-, Gewerbeimmobilien- und Sicherheitsdienstleistungen ist ausgesetzt (BC: PST). Siehe PST auf Dienstleistungen in BC.

Bevor Sie sich auf eine App verlassen, erfassen Sie eine Testrechnung und prüfen Sie von Hand, dass GST und Provinzsteuer als getrennte Zeilen erscheinen, mit den richtigen Sätzen, und auf getrennten Konten gebucht werden. Ob Sie sich überhaupt registrieren und eine Provinzsteuer erheben müssen, steht in Provinzumsatzsteuer.

Reichen in der App erfasste Belege aus, um Vorsteuerabzüge geltend zu machen?

Ein erfasster Beleg stützt einen Vorsteuerabzug nur, wenn das Bild die Angaben zeigt, die die CRA für diesen Einkaufsbetrag verlangt. Die Kategorie- und Steuerfelder der App ersetzen diese Angaben nicht, und der Nachweis muss vorliegen, bevor Sie den Abzug geltend machen (CRA: Vorsteuerabzüge).

Die erforderlichen Angaben nehmen ab $100 und noch einmal ab $500 zu; ab $100 gehören die GST/HST-Registrierungsnummer des Lieferanten und die berechnete GST/HST dazu. Was jede Stufe verlangt, steht in GST/HST-Angaben auf Belegen für Vorsteuerabzüge.

Ein Bild muss eine genaue Wiedergabe sein, deren wesentliche Angaben nicht durch schlechte Auflösung unleserlich sind (CRA: zulässiges Format). Gleichen Sie jede erfasste Lieferantennummer und jeden Steuerbetrag mit dem Bild ab, wenn Sie den Beleg erfassen, nicht erst am Jahresende. Ob Sie das Papier danach wegwerfen dürfen, richtet sich nach den Regeln der CRA zum Einscannen; siehe Eingescannte Belege für die CRA.

Kann die Lohnabrechnung der App leisten, was die CRA verlangt, wenn ich mich oder Mitarbeiter bezahle?

Was auch immer ein Lohnabrechnungsprogramm berechnet: Die Pflicht zum Einbehalten, Abführen und Melden liegt beim Arbeitgeber. Der Leitfaden der CRA für Arbeitgeber verlangt, CPP-Beiträge (CPP, Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung), EI-Beiträge (EI, Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) und Einkommensteuer einzubehalten und zusammen mit dem eigenen Arbeitgeberanteil an CPP und EI abzuführen (CRA: T4001).

• Abführung: Bei einem regulären Abführungspflichtigen müssen die Abzüge bis der 15. Tag des Monats nach der Zahlung bei der CRA eingehen. Für beschleunigte und vierteljährliche Abführungen gelten andere Fristen.
• Unterlagen: Bewahren Sie die Arbeitsstunden jedes Arbeitnehmers, die einbehaltenen Beträge, das TD1 jedes Arbeitnehmers sowie jede eingereichte Bescheinigung und Erklärung auf (CRA: GST/HST- und Lohnunterlagen).
• Québec: Arbeitgeber führen die Abzüge für QPP, QPIP und die Einkommensteuer von Québec an Revenu Québec ab (CRA: T4001). Prüfen Sie, ob die Lohnabrechnung der App Québec unterstützt, bevor Sie sie dort einsetzen.
• Eigene Vergütung, Kapitalgesellschaft: Das Gehalt, das eine Kapitalgesellschaft ihrem Eigentümer zahlt, ist in der Regel Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit, daher gelten in der Regel dieselben Pflichten. Eine Beschäftigung ist nicht EI-versicherungspflichtig, wenn Sie mehr als 40 % der stimmberechtigten Anteile der Kapitalgesellschaft kontrollieren. Sie kann auch nicht versicherungspflichtig sein, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer nahestehend sind und nicht wie fremde Dritte miteinander umgehen (Arm's Length) (CRA: rentenversicherungs- und versicherungspflichtige Beschäftigung). Prüfen Sie auf der Tarifseite, ob die Lohnabrechnung in Ihrer Provinz angeboten wird und wer einreicht und abführt.
• Eigene Vergütung, Einzelunternehmer: Gehälter oder Entnahmen, die an einen Einzelunternehmer gezahlt werden, sind nicht abzugsfähig (CRA: Betriebsausgaben). Buchen Sie deshalb, was Sie entnehmen, als Entnahme des Eigentümers, nicht als Lohn oder Aufwand.

Die Lohnabrechnung selbst ist in Lohnabrechnung durchführen beschrieben; wie Sie einen Lauf buchen, steht in Buchungssatz für die Lohnabrechnung.

Was braucht mein Buchhaltungsexperte zum Jahresende für die T2 oder T2125?

Ein Einzelunternehmer braucht die Einnahmen und Ausgaben eines vollen Kalenderjahres; eine Kapitalgesellschaft braucht eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung für ihr Geschäftsjahr. Ein Bericht ist nur so gut wie die Buchungen dahinter.

Die Erklärung einer Kapitalgesellschaft ist sechs Monate nach dem Ende ihres Steuerjahres fällig (CRA: wann einzureichen ist). Die Steuerschuld ist in der Regel früher fällig als die Erklärung (CRA: Fälligkeitstag des Restbetrags). Eine App entscheidet die Buchungen zum Jahresende nicht für Sie: Entnahmen der Eigentümer im Unterschied zu Aufwand, das Gesellschafterdarlehen, Abschreibung, Abgrenzungen sowie GST/HST- und Lohnabrechnungssalden, die mit den Unterlagen der CRA übereinstimmen.

Stimmt Ihre Akte? Prüfen Sie Folgendes vor dem Jahresende:

Wenn eine Zeile nicht stimmt und Sie den Grund nicht erkennen, ist das der Punkt, an dem Sie die Akte einem Fachmann übergeben sollten. Prüfen Sie außerdem, ob die App brauchbare Abschlüsse erzeugt: Exportieren Sie jetzt für einen abgeschlossenen Monat die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung und das Buchungsjournal und fragen Sie Ihren Buchhaltungsexperten, ob er damit arbeiten kann. Siehe Kontenplan für GIFI, Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft und Was Einzelunternehmer ihrem Buchhaltungsexperten geben sollten.

Wie bekomme ich meine Unterlagen heraus, wenn ich die App wechsle?

Ein Wechsel beendet die Pflicht zur Aufbewahrung nicht. Die Unterlagen müssen für sechs Jahre lesbar und zugänglich bleiben. Exportieren Sie deshalb eine vollständige Kopie, bevor Sie das alte Konto schließen. IC78-10R5 nennt Softwareumstellungen unter den Änderungen bei Dritten, die Sie nicht von Ihren Pflichten entbinden, und IC05-1 sagt, dass die Möglichkeit, auf die Daten zuzugreifen und sie abzurufen, erhalten bleiben muss (IC78-10R5; IC05-1).

1. Exportieren Sie die Einzelbuchungen (das Hauptbuch oder Journal) für jedes Jahr, das noch in der Aufbewahrungsfrist liegt, nicht nur Übersichtsberichte.
2. Exportieren Sie jede Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung zum Jahresende sowie die Berichte zu GST/HST, PST oder QST und zur Lohnabrechnung.
3. Laden Sie die gespeicherten Belegbilder und Anhänge sowie die Kunden- und Lieferantenlisten herunter.
4. Speichern Sie die Kopie in Kanada, mit einer Sicherung, und öffnen Sie die Dateien, um zu prüfen, dass sie lesbar sind.
5. Gleichen Sie die Eröffnungssalden der neuen App mit den Schlusssalden der alten App ab, bevor Sie etwas Neues buchen.
6. Schließen Sie das alte Konto erst nach den Schritten 1 bis 5.

IC05-1 sagt außerdem, dass eine Änderung, die Ihren Zugriff auf Ihre Unterlagen oder deren Lesbarkeit beeinträchtigen würde, der CRA gemeldet werden muss.

Wave oder QuickBooks bzw. Xero: Welche App passt, und welche günstigen Alternativen gibt es?

Die CRA stuft Buchhaltungs-Apps nicht ein. Vergleichen Sie deshalb zwei beliebige Apps anhand derselben Prüfpunkte: wo die Daten gespeichert werden, ob Sie alles exportieren können, die Umsatzsteuer je Provinz, die Lohnabrechnung in Ihrer Provinz und Gebühren außerhalb des Tarifs. Einen direkten Vergleich der gängigen Optionen finden Sie in QuickBooks, Xero oder Wave in Kanada. Für Einzelunternehmer, die mit der T2125 melden, siehe Buchhaltungs-App für die T2125.

Wann reicht eine kostenlose App nicht mehr aus?

Eine App erfasst, was Sie eingeben. Sie reicht nicht mehr aus, wenn die Entscheidungen hinter den Buchungen wichtiger werden als die Buchungen selbst.

Treffen mehrere Zeilen zu oder stimmt die Akte nicht, entscheiden Sie zuerst, ob sie bereinigt oder neu aufgebaut wird; siehe Hilfe bei der Buchhaltung. Typische Kosten für die Buchhaltung finden Sie unter Buchhaltungskosten pro Monat.

Beispiel

Die Beispiele dienen der Veranschaulichung. Beträge sind in kanadischen Dollar.

Belege ohne Lieferantennummern

Ein selbstständiger Designer in Ontario verdient C$55.000 und ist für die HST registriert. Der Bankabgleich läuft, und jeder Einkauf ist kategorisiert. Auf mehreren Einkaufsbelegen über C$100 oder mehr fehlt die GST/HST-Registrierungsnummer des Lieferanten, und darauf wurden C$900 HST geltend gemacht. Die Bücher wirken vollständig. Prüft die CRA die Erklärung, droht aber, dass diese C$900 abgelehnt werden, weil die erforderlichen Angaben fehlen. Der Designer bittet die Lieferanten um vollständige Rechnungen, lässt seinen Buchhaltungsexperten prüfen, ob der Abzug über C$900 korrigiert werden muss, und kontrolliert künftig bei der Erfassung jedes Belegs die Nummer und den Steuerbetrag.

Ein kombinierter Steuercode

Ein Onlineshop in BC verkauft steuerpflichtige Waren für C$40.000 an Kunden in BC. Auf jeden Verkauf fallen GST zu 5 % und PST zu 7 % an, im Jahr also C$2.000 GST und C$2.800 PST. Die GST gehört in die GST/HST-Erklärung, die PST wird an die Provinz gemeldet. Verwendet die App einen einzigen kombinierten Code mit 12 %, zeigen die Bücher C$4.800 auf einem einzigen Umsatzsteuerkonto, und die Aufteilung muss neu erstellt werden, bevor eine der beiden Erklärungen eingereicht werden kann.

Entnahmen als Aufwand gebucht

Eine Kapitalgesellschaft in Alberta mit Geschäftsjahresende im Dezember hat C$25.000 an Entnahmen der Eigentümer als Aufwand gebucht. Der Aufwand ist zu hoch und der Gewinn zu niedrig ausgewiesen, jeweils um C$25.000. Vor der T2 muss der Buchhaltungsexperte die Buchungen aus dem Aufwand in das Gesellschafterdarlehenskonto umbuchen. Die Buchung ist auch für den Aktionär wichtig: Sind die Entnahmen echte Darlehen an den Aktionär, kann jede Entnahme im Einkommen des Aktionärs für das Jahr erfasst werden, in dem sie erfolgte. Eine Rückzahlung innerhalb eines Jahres nach Ende des Steuerjahres der Kapitalgesellschaft ist nur dann eine Ausnahme, wenn sie nicht Teil einer Reihe von Darlehen oder anderen Transaktionen und Rückzahlungen ist; weitere Ausnahmen können gelten (ITA s. 15(2) und 15(2.6)). Sollte etwas davon als Gehalt oder Dividende gedacht gewesen sein, ist das eine andere Korrektur. Der Ratgeber zum Gesellschafterdarlehen behandelt die Möglichkeiten und wann die Regel greift.

Anders in Ihrem Fall?

• Die Akte der App stimmt nicht mit den Kontoauszügen oder der GST/HST-Erklärung überein, oder ein Geschäftsjahresende naht (bei einer Kapitalgesellschaft oder einem GST/HST-Registrierten): Die Frage ist, ob sich die Akte für den Buchhaltungsexperten bereinigen lässt oder neu aufgebaut werden muss und wer die laufende Buchhaltung führt. Bringen Sie den Export, die Kontoauszüge und die letzte Erklärung zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Erklärungen sind nicht eingereicht oder die Lohnabrechnung ist im Rückstand: Beginnen Sie mit nicht eingereichten GST/HST-Erklärungen oder überfälliger Buchhaltung nachholen und holen Sie sich dann mit den Unterlagen Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine Kapitalgesellschaft hat nicht abgeführte GST/HST oder Lohnabzüge: Direktoren können zusätzlich persönlich haften, vorbehaltlich gesetzlicher Einziehungsvoraussetzungen und einer Verteidigung wegen gebotener Sorgfalt (Excise Tax Act s. 323; Income Tax Act s. 227.1). Die Festsetzung der GST/HST oder das Verfahren zur Einziehung der Einkommensteuer ist auf zwei Jahre begrenzt, nachdem die Person zuletzt Direktor war. Siehe nicht eingereichte Erklärungen einer Kapitalgesellschaft nachholen.
• Sie verkaufen in mehrere Provinzen: siehe GST/HST, PST und QST nach Provinz.
• Sie nutzen die Quick Method: siehe Quick Method.
• Sie überlegen, die Bücher selbst zu führen: siehe Eigene Buchhaltung oder Buchhalter beauftragen.