Wave Accounting no Canadá: basta para GST/HST e a T2?

O Wave é grátis, e um aplicativo de contabilidade gratuito basta para a CRA?

A CRA testa os registros, não a marca: ela não sugere nenhum tipo de livro contábil e pode revisar os sistemas de uma empresa para verificar se cumprem suas regras de guarda de registros (CRA: registros da empresa; CRA: trilhas de auditoria). Um aplicativo gratuito só passa nesse teste se fizer o que as seções abaixo descrevem. Se um plano é gratuito, e o que ele inclui, é definido pelo fornecedor e muda com o tempo; nenhuma fonte do governo trata disso, por isso esta página não afirma nada a respeito. Leia a página de planos atual do fornecedor antes de confiar nela, e de novo a cada renovação.

A pergunta costuma ser mais simples para um autônomo sem registro no GST/HST e sem empregados. Ela deixa de ser simples quando há registro no GST/HST, folha de pagamento, uma corporação, vendas em dólares americanos, dinheiro circulando entre você e uma corporação, ou declarações ainda não entregues. Também não é simples se os saldos do aplicativo não batem com os extratos do banco, se o relatório de GST/HST do aplicativo não bate com a declaração entregue ou se o fim do exercício de uma corporação está próximo: isso é uma questão de escrituração contábil, não uma configuração do aplicativo. Reúna seu número de GST/HST e o período de apuração, sua província, os extratos do banco e do cartão, os recibos, a situação da folha de pagamento e os arquivos de fim de ano do contador anterior antes de avaliar a situação.

O que a CRA exige dos meus livros, seja qual for o aplicativo?

Os registros precisam ser guardados no Canadá, continuar legíveis, mostrar uma trilha de auditoria e ser mantidos por pelo menos seis anos. Usar um aplicativo não muda nada disso.

• Prazo de guarda: guarde os registros por pelo menos seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem. O ano fiscal é o exercício da corporação e o ano-calendário para todos os demais (CRA: IC78-10R5). Alguns registros devem ser guardados por mais tempo, por exemplo seis anos a partir do dia em que uma declaração de imposto de renda atrasada é entregue. As faturas de vendas e compras do GST/HST seguem 6 anos (CRA: registros de GST/HST).
• Guardados no Canadá: os registros devem ficar no seu local de negócios ou na sua residência no Canadá. Registros guardados fora do Canadá e acessados eletronicamente a partir do Canadá não contam como guardados no Canadá. A CRA pode aceitar uma cópia dos registros mantidos no exterior (uma cópia fiel, legível no Canadá, com detalhe suficiente para sustentar suas declarações) ou dar permissão por escrito para guardá-los em outro lugar (CRA: onde guardar os registros; IC05-1). Pergunte onde o aplicativo guarda seus dados e mantenha no Canadá uma exportação completa sua.
• Legíveis: os registros criados eletronicamente devem ser mantidos em formato eletrônico legível, mesmo que você os imprima. Os backups precisam poder ser restaurados em uma forma que a CRA consiga usar (CRA: formato aceito).
• Trilha de auditoria: os registros eletrônicos devem mostrar uma trilha de auditoria que vá dos documentos de apoio às contas resumidas. A trilha deve ter detalhe suficiente para sustentar os valores resumidos, então um relatório-resumo de fim de ano sozinho não a mostra (CRA: trilhas de auditoria; IC05-1).
• A obrigação continua sendo sua: usar um terceiro para guardar ou processar os registros não o livra das responsabilidades de guarda, legibilidade, prazo de retenção e acesso (CRA: IC78-10R5).

O aplicativo cuida do meu GST/HST: registro, códigos de imposto e período de apuração?

Um aplicativo calcula apenas o que lhe é informado. Defina o registro, os códigos de imposto e o período de apuração a partir dos seus próprios registros na CRA ou na Revenu Québec, não a partir dos padrões do aplicativo.

Registro. Comece o GST/HST do aplicativo na data de vigência do seu registro, não na data em que você abriu o aplicativo. Se e quando você precisa se registrar está em Quando se registrar no GST/HST.

Códigos de imposto. O aplicativo precisa de um código para cada tipo de venda: só GST, HST na alíquota da província, GST mais um imposto provincial e vendas com alíquota zero (zero-rated), que são tributáveis à alíquota de zero (CRA: qual alíquota cobrar). Mantenha as vendas isentas separadas das de alíquota zero: uma empresa registrada geralmente não pode pedir créditos de imposto sobre insumos em compras feitas para fornecer bens ou serviços isentos (CRA: RC4022). Com atividades mistas, confira como o aplicativo limita os créditos das compras; veja vendas isentas, de alíquota zero e fora do alcance do imposto. As alíquotas por província, e qual alíquota provincial vale para uma venda a um cliente em outra província, estão em GST/HST, PST e QST por província. Se uma venda a um cliente fora do Canadá tem alíquota zero está em Cobrança de GST/HST de clientes dos EUA.

Período de apuração. Use o período que consta na sua conta da CRA ou da Revenu Québec, não o padrão do aplicativo, e gere o relatório de imposto do aplicativo exatamente para as datas desse período; veja Período de apuração e exercício fiscal do GST/HST.

Créditos de imposto sobre insumos. As empresas registradas recuperam o GST/HST pago em compras usadas em suas atividades comerciais pedindo créditos de imposto sobre insumos na linha 106 da declaração (CRA: créditos de imposto sobre insumos). Mantenha o imposto de cada compra separado da despesa para que o total dos créditos bata com a declaração. Os lançamentos estão em Como registrar o GST/HST na sua contabilidade; o Quick Method tem um registro diferente. Até quando é possível pedir um crédito esquecido está em Como corrigir uma declaração de GST/HST já entregue.

Como configuro o imposto sobre vendas em BC, Saskatchewan, Manitoba ou Quebec?

Nessas quatro províncias, o GST é cobrado junto com um imposto provincial separado, então cada um precisa de seu próprio código de imposto nas faturas e de sua própria conta de passivo na contabilidade. Em BC, Saskatchewan e Manitoba, os dois impostos são declarados a órgãos diferentes.

Alguns bens e serviços têm outra alíquota ou nenhuma; defina qualquer exceção a partir da página da própria província.

Fontes: BC, Saskatchewan, Manitoba e a tabela de alíquotas da CRA, que remete o leitor ao site de cada província para as regras do PST.

• BC, Saskatchewan, Manitoba: o imposto provincial é pago à província, não na declaração de GST/HST. BC diz que uma empresa registrada deve declarar e pagar todo o PST que cobrou (BC: como declarar e pagar o PST). Saskatchewan exige que as empresas que operam na província tenham licença ou registro no Ministry of Finance para o PST.
• Quebec: a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST em Quebec, e uma empresa localizada lá geralmente entrega suas declarações à Revenu Québec, não à CRA (CRA: RC4022). O QST é um imposto à parte, então precisa de seu próprio código e de sua própria conta, embora os dois sejam declarados à Revenu Québec.
• Manitoba: o RST é calculado sobre o preço de venda antes da aplicação do GST. Um código de imposto que cobra RST sobre um preço que já inclui o GST dá um total errado.
• Alcance do PST em BC: o PST se aplica quando bens tributáveis, software ou serviços são adquiridos em BC. A ampliação planejada para serviços de contabilidade, arquitetura, engenharia, geociências, imóveis não residenciais e segurança está suspensa (BC: PST). Veja PST de BC sobre serviços.

Antes de confiar em qualquer aplicativo, lance uma fatura de teste e confira à mão se o GST e o imposto provincial aparecem em linhas separadas, nas alíquotas certas, e se vão para contas separadas. Se você precisa se registrar e cobrar algum imposto provincial é assunto de Imposto provincial sobre vendas.

Os recibos capturados no aplicativo bastam para pedir créditos de imposto sobre insumos?

Um recibo capturado só sustenta um crédito se a imagem mostrar os dados que a CRA exige para o valor daquela compra. Os campos de categoria e de imposto do aplicativo não os substituem, e a comprovação deve estar em mãos antes de o crédito ser pedido (CRA: créditos de imposto sobre insumos).

Os dados exigidos aumentam a partir de $100 e de novo a partir de $500; a partir de $100, eles incluem o número de registro do fornecedor no GST/HST e o GST/HST cobrado. O que cada faixa exige está em Dados do recibo para créditos de imposto sobre insumos do GST/HST.

A imagem deve ser uma reprodução fiel, com os detalhes importantes sem prejuízo por baixa resolução (CRA: formato aceito). Confira o número do fornecedor e o valor do imposto de cada recibo com a imagem na hora em que o recibo é lançado, não no fim do ano. Se você pode descartar o papel depois depende das regras de digitalização da CRA: veja Recibos digitalizados para a CRA.

Se eu pagar a mim mesmo ou a funcionários, a folha de pagamento do aplicativo faz o que a CRA exige?

Seja qual for o cálculo da ferramenta de folha de pagamento, a obrigação de descontar, recolher e declarar é do empregador. O guia do empregador da CRA manda o empregador descontar as contribuições ao CPP, os prêmios do EI e o imposto de renda, e recolhê-los junto com a parte do próprio empregador no CPP e no EI (CRA: T4001).

• Recolhimento: os descontos de um empregador com recolhimento regular devem chegar à CRA até o dia 15 do mês seguinte ao pagamento. Os calendários acelerado e trimestral são diferentes.
• Registros: guarde as horas trabalhadas por cada empregado, os valores retidos, o TD1 de cada empregado e todos os informes e declarações entregues (CRA: registros de GST/HST e de folha de pagamento).
• Quebec: os empregadores enviam à Revenu Québec os descontos do QPP, do QPIP e do imposto de renda de Quebec (CRA: T4001). Confirme que a folha de pagamento do aplicativo suporta Quebec antes de usá-la lá.
• Pagar a si mesmo, corporação: o salário que uma corporação paga ao seu proprietário geralmente é renda de emprego, então as mesmas obrigações geralmente se aplicam. O emprego não é segurável pelo EI se você controla mais de 40% das ações com direito a voto da corporação, e também pode deixar de ser segurável quando empregador e empregado são partes relacionadas e não têm relação de independência (non-arm's-length) (CRA: emprego sujeito ao CPP e ao EI). Veja na página de planos se a folha de pagamento está disponível na sua província e quem entrega as declarações e faz os recolhimentos.
• Pagar a si mesmo, autônomo (sole proprietor): salários ou retiradas pagos a um autônomo não são dedutíveis (CRA: despesas de negócio), então registre o que você retira como retirada do proprietário, não como salário nem como despesa.

A folha de pagamento está em Como rodar a folha de pagamento; o lançamento de uma folha está em Lançamento contábil da folha de pagamento.

O que meu contador precisa no fim do ano para uma T2 ou uma T2125?

Um autônomo precisa das receitas e despesas de um ano-calendário completo; uma corporação precisa de um balanço patrimonial e de uma demonstração do resultado do seu exercício fiscal. Um relatório só vale o que valem os lançamentos por trás dele.

A declaração de uma corporação vence seis meses depois do fim do seu ano fiscal (CRA: quando entregar). O imposto devido geralmente vence antes da declaração (CRA: data de vencimento do saldo). Um aplicativo não decide os lançamentos de fim de ano por você: retiradas do proprietário ou despesas, o empréstimo de acionista, a depreciação, as provisões e saldos de GST/HST e de folha de pagamento que batam com os registros da CRA.

Seu arquivo está conciliado? Confira estes pontos antes do fim do exercício:

Se um item falhar e você não souber por quê, é hora de levar o arquivo a um profissional. Separadamente, teste se o aplicativo gera demonstrações utilizáveis: exporte agora o balanço patrimonial, a demonstração do resultado e o livro de transações de um mês já fechado e pergunte ao seu contador se ele consegue trabalhar com eles. Veja Plano de contas para o GIFI, Demonstrações financeiras de fim de ano de uma corporação e O que entregar ao contador como autônomo.

Como tiro meus registros do aplicativo se eu trocar de aplicativo?

Trocar de aplicativo não encerra a obrigação de guardar os registros. Eles devem continuar legíveis e acessíveis por seis anos, então exporte uma cópia completa antes de fechar a conta antiga. O IC78-10R5 inclui as conversões de software entre as mudanças de terceiros que não o livram de suas responsabilidades, e o IC05-1 diz que a capacidade de acessar e recuperar os dados deve ser preservada (IC78-10R5; IC05-1).

1. Exporte o detalhe por transação (o livro-razão ou o diário) de cada ano ainda dentro do prazo de guarda, não só os relatórios-resumo.
2. Exporte o balanço patrimonial e a demonstração do resultado de cada fim de ano, mais os relatórios de GST/HST, PST ou QST e de folha de pagamento.
3. Baixe as imagens de recibos e os anexos guardados, e as listas de clientes e fornecedores.
4. Guarde a cópia no Canadá, com um backup, e abra os arquivos para confirmar que estão legíveis.
5. Confira se os saldos de abertura do novo aplicativo batem com os saldos de fechamento do antigo antes de lançar qualquer coisa nova.
6. Cancele a conta antiga somente depois das etapas 1 a 5.

O IC05-1 também diz que uma mudança que afete sua capacidade de acessar e ler seus registros deve ser comunicada à CRA.

Wave, QuickBooks ou Xero: qual aplicativo escolher e quais são as alternativas baratas?

A CRA não classifica aplicativos de contabilidade, então compare quaisquer dois pelos mesmos pontos: onde os dados ficam guardados, se é possível exportar tudo, imposto sobre vendas por província, folha de pagamento na sua província e taxas fora do plano. Para uma comparação lado a lado das escolhas mais comuns, veja QuickBooks, Xero ou Wave no Canadá. Para um autônomo que declara na T2125, veja Aplicativo de escrituração contábil para a T2125.

Quando um aplicativo gratuito deixa de bastar?

Um aplicativo registra o que você lança. Ele deixa de bastar quando as decisões por trás dos lançamentos pesam mais do que os próprios lançamentos.

Se vários itens se aplicam ou o arquivo não bate, primeiro decida se vale limpá-lo ou refazê-lo: veja ajuda com escrituração contábil. Para os honorários típicos de escrituração contábil, veja Custo mensal da escrituração contábil.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares canadenses.

Recibos sem número do fornecedor

Uma designer autônoma de Ontário fatura C$55.000 e é registrada no HST. A conexão com o banco está ativa e todas as compras estão categorizadas. Vários recibos de compra de C$100 ou mais não mostram o número de registro do fornecedor no GST/HST, e C$900 de HST foram pedidos com base neles. A contabilidade parece completa, mas, se a CRA revisar a declaração, há risco de esses C$900 serem negados por faltarem os dados exigidos. A designer pede faturas completas aos fornecedores, pede ao contador que avalie se o pedido de C$900 precisa ser corrigido e, daqui em diante, confere o número e o valor do imposto de cada recibo no momento em que ele é capturado.

Um código de imposto combinado

Uma loja virtual de BC vende C$40.000 em bens tributáveis a clientes de BC. Cada venda tem GST de 5% e PST de 7%, então o ano inclui C$2.000 de GST e C$2.800 de PST. O GST vai na declaração de GST/HST; o PST é declarado à província. Se o aplicativo usar um único código combinado de 12%, a contabilidade mostra C$4.800 em uma só conta de imposto sobre vendas, e a divisão precisa ser refeita antes que qualquer uma das declarações possa ser entregue.

Retiradas lançadas como despesas

Uma corporação de Alberta com fim de exercício em dezembro lançou C$25.000 de retiradas do proprietário como despesas. As despesas ficam superestimadas e o lucro subestimado em C$25.000. Antes da T2, o contador precisa tirar esses lançamentos das despesas e passá-los para a conta de empréstimo de acionista. O lançamento também importa para o acionista: se as retiradas forem empréstimos de verdade ao acionista, cada uma pode ser incluída na renda do acionista no ano em que foi feita. O reembolso até um ano depois do fim do ano fiscal da corporação só é exceção se não fizer parte de uma série de empréstimos ou outras transações e reembolsos, e outras exceções podem se aplicar (ITA s. 15(2) e 15(2.6)). Se parte do valor era para ser salário ou dividendo, a correção é outra; o guia sobre empréstimo de acionista trata das opções e de quando a regra se aplica.

E no seu caso?

• O arquivo do aplicativo não bate com os extratos do banco nem com a declaração de GST/HST, ou um fim de exercício está próximo (uma corporação, ou qualquer empresa registrada no GST/HST): a questão é se o arquivo pode ser limpo para o contador ou precisa ser refeito, e quem fará a contabilidade mensal. Leve a exportação, os extratos e a última declaração para a ajuda com escrituração contábil.
• Declarações não entregues ou folha de pagamento atrasada: comece por declarações de GST/HST não entregues ou por como atualizar uma contabilidade atrasada e depois busque ajuda com escrituração contábil para os registros.
• Uma corporação tem GST/HST ou descontos da folha de pagamento sem recolher: os administradores também podem ser responsabilizados pessoalmente, sujeitos às condições legais de cobrança e a uma defesa de diligência devida (Excise Tax Act s. 323; Income Tax Act s. 227.1). O lançamento de GST/HST, ou o procedimento de cobrança do imposto de renda, é limitado a dois anos depois que a pessoa deixou de ser administradora pela última vez. Veja como regularizar declarações de corporação não entregues.
• Você vende para várias províncias: veja GST/HST, PST e QST por província.
• Você usa o Quick Method: veja Quick Method.
• Você está decidindo se vai fazer a contabilidade por conta própria: veja Fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil.