Wave Accounting en Canadá: ¿alcanza para el GST/HST y su T2?

¿Wave es gratis y alcanza una app contable gratuita para la CRA?

La CRA examina los registros, no la marca: no recomienda ningún tipo de libros contables y puede revisar los sistemas de un negocio para comprobar que cumplan sus reglas de conservación de registros (CRA: registros del negocio; CRA: pistas de auditoría). Una app gratuita puede pasar esa prueba solo si cumple lo que se explica en las secciones siguientes. Si un plan es gratuito y qué incluye lo define el proveedor y cambia con el tiempo; ninguna fuente del gobierno lo cubre, por eso esta página no lo afirma. Lea la página actual de planes del proveedor antes de confiar en ella, y de nuevo en cada renovación.

La pregunta suele ser más sencilla para un propietario único sin registro de GST/HST y sin empleados. Deja de serlo cuando hay registro de GST/HST, nómina, una corporación, ventas en dólares estadounidenses, dinero que pasa entre usted y una corporación, o declaraciones sin presentar. Tampoco es sencilla si los saldos de la app no coinciden con sus estados de cuenta bancarios, si su informe de GST/HST no coincide con la declaración que presentó, o si se acerca el cierre del ejercicio de una corporación: eso es un problema de contabilidad, no un ajuste de la app. Reúna su número de GST/HST y su período de declaración, su provincia, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas, los recibos, la situación de la nómina y los archivos de cierre del contador anterior antes de evaluar su caso.

¿Qué exige la CRA a mis libros, sin importar qué app use?

Los registros deben conservarse en Canadá, seguir siendo legibles, mostrar una pista de auditoría y guardarse al menos seis años. Usar una app no cambia nada de esto.

• Plazo de conservación: conserve los registros al menos seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren. El año fiscal es el período fiscal para una corporación y el año calendario para todos los demás (CRA: IC78-10R5). Algunos registros se conservan por más tiempo, por ejemplo seis años desde el día en que se presenta una declaración del impuesto sobre la renta tardía. Las facturas de ventas y compras del GST/HST siguen 6 años (CRA: registros del GST/HST).
• Conservados en Canadá: los registros deben estar en su lugar de negocios o en su residencia en Canadá. Los registros guardados fuera de Canadá y consultados por vía electrónica desde Canadá no se consideran conservados en Canadá. La CRA puede aceptar una copia de los registros que están en el extranjero (una copia fiel, legible en Canadá y con el detalle suficiente para respaldar sus declaraciones) o dar un permiso por escrito para conservarlos en otro lugar (CRA: dónde conservar los registros; IC05-1). Pregunte dónde almacena la app sus datos y guarde en Canadá su propia exportación completa.
• Legibles: los registros creados por vía electrónica deben conservarse en un formato electrónico legible, aunque los imprima. Los respaldos deben poder restaurarse en una forma que la CRA pueda usar (CRA: formato aceptable).
• Pista de auditoría: los registros electrónicos deben mostrar una pista de auditoría desde los documentos de respaldo hasta las cuentas resumidas. La pista debe incluir el detalle suficiente para respaldar las cifras resumidas, así que un informe resumen de fin de año por sí solo no la muestra (CRA: pistas de auditoría; IC05-1).
• La responsabilidad sigue siendo suya: usar a un tercero para llevar o procesar los registros no lo libera de sus obligaciones de conservación, legibilidad, retención y acceso (CRA: IC78-10R5).

¿La app maneja mi GST/HST: registro, códigos de impuesto y período de declaración?

Una app solo calcula lo que se le indica. Configure el registro, los códigos de impuesto y el período de declaración con sus propios datos de la CRA o de Revenu Québec, no con los valores predeterminados de la app.

Registro. Active el GST/HST de la app desde la fecha de entrada en vigor de su registro, no desde la fecha en que abrió la app. Si debe registrarse y cuándo se explica en Cuándo registrarse para el GST/HST.

Códigos de impuesto. La app necesita un código para cada tipo de venta: solo GST, HST a la tasa de la provincia, GST más un impuesto provincial y ventas de tasa cero, que son gravables a una tasa de cero (CRA: qué tasa cobrar). Mantenga separadas las ventas exentas y las de tasa cero: un registrado generalmente no puede reclamar créditos fiscales por insumos sobre compras hechas para proveer bienes o servicios exentos (CRA: RC4022). Con actividades mixtas, revise cómo limita la app los créditos por compras; vea ventas exentas, de tasa cero y fuera del alcance. Las tasas por provincia, y qué tasa provincial se aplica a una venta a un cliente en otra provincia, están en GST/HST, PST y QST por provincia. Si una venta a un cliente fuera de Canadá es de tasa cero se explica en Cobrar el GST/HST a clientes de EE. UU..

Período de declaración. Tome su período de su cuenta de la CRA o de Revenu Québec, no del valor predeterminado de la app, y ejecute el informe de impuestos de la app exactamente para las fechas de ese período; vea Período de declaración del GST/HST y ejercicio fiscal.

Créditos fiscales por insumos. Los registrados recuperan el GST/HST pagado en compras usadas en sus actividades comerciales al reclamar créditos fiscales por insumos en la línea 106 de la declaración (CRA: créditos fiscales por insumos). Mantenga el impuesto de cada compra separado del gasto para que el total de créditos coincida con la declaración. Los asientos están en Cómo registrar el GST/HST en sus libros; el Quick Method se registra de otra manera. Hasta cuándo se puede reclamar un crédito omitido está en Corregir una declaración de GST/HST ya presentada.

¿Cómo configuro el impuesto sobre las ventas en Columbia Británica, Saskatchewan, Manitoba o Quebec?

En estas cuatro provincias el GST se cobra junto con un impuesto provincial distinto, así que cada uno necesita su propio código de impuesto en las facturas y su propia cuenta de pasivo en los libros. En Columbia Británica, Saskatchewan y Manitoba, los dos se declaran en lugares distintos.

Algunos bienes y servicios tienen otra tasa o ninguna; defina cualquier excepción con la página de la propia provincia.

Fuentes: Columbia Británica, Saskatchewan, Manitoba y la tabla de tasas de la CRA, que remite al sitio de cada provincia para las reglas del PST.

• Columbia Británica, Saskatchewan y Manitoba: el impuesto provincial se paga a la provincia, no en la declaración de GST/HST. Columbia Británica indica que un negocio registrado debe declarar y pagar todo el PST que cobró (Columbia Británica: declarar y pagar el PST). Saskatchewan exige que los negocios que operan allí tengan licencia o registro ante su Ministry of Finance para el PST.
• Quebec: Revenu Québec generalmente administra el GST/HST en Quebec, y un negocio ubicado allí generalmente presenta sus declaraciones ante Revenu Québec, no ante la CRA (CRA: RC4022). El QST es un impuesto aparte, así que necesita su propio código y su propia cuenta aunque ambos se declaren a Revenu Québec.
• Manitoba: el RST se calcula sobre el precio de venta antes de aplicar el GST. Un código de impuesto que cobra RST sobre un precio que ya incluye el GST da un total incorrecto.
• Alcance en Columbia Británica: el PST se aplica cuando se adquieren en esa provincia bienes gravables, software o servicios. La ampliación prevista a servicios de contabilidad, arquitectura, ingeniería, geociencias, bienes raíces no residenciales y seguridad está en pausa (Columbia Británica: PST). Vea PST de Columbia Británica sobre servicios.

Antes de confiar en cualquier app, ingrese una factura de prueba y compruebe a mano que el GST y el impuesto provincial aparezcan en líneas separadas, a las tasas correctas, y que se registren en cuentas separadas. Si debe registrarse y cobrar un impuesto provincial se explica en Impuesto provincial sobre las ventas.

¿Bastan los recibos capturados en la app para reclamar créditos fiscales por insumos?

Un recibo capturado respalda un crédito solo si la imagen muestra los datos que la CRA exige para ese monto de compra. Los campos de categoría e impuesto de la app no los reemplazan, y la prueba debe estar en su poder antes de presentar el reclamo (CRA: créditos fiscales por insumos).

Los datos exigidos aumentan en $100 y de nuevo en $500; a partir de $100 incluyen el número de registro de GST/HST del proveedor y el GST/HST cobrado. Lo que exige cada nivel está en Datos del recibo para los créditos fiscales por insumos del GST/HST.

La imagen debe ser una reproducción fiel, sin que la mala resolución oculte los datos importantes (CRA: formato aceptable). Compare el número de proveedor y el monto del impuesto capturados con la imagen en el momento de ingresar el recibo, no al cierre del año. Si después puede desechar el papel depende de las reglas de la CRA sobre digitalización: vea Recibos escaneados para la CRA.

Si me pago a mí o a mi personal, ¿puede la nómina de la app cumplir lo que exige la CRA?

Sin importar lo que calcule una herramienta de nómina, la obligación de retener, remitir y declarar es del empleador. La guía del empleador de la CRA indica que el empleador debe retener las contribuciones al CPP, las primas del EI y el impuesto sobre la renta, y remitirlos junto con la parte del empleador del CPP y del EI (CRA: T4001).

• Remesas: las retenciones de un remitente regular deben llegar a la CRA a más tardar el día 15 del mes posterior al pago. Los calendarios acelerado y trimestral son distintos.
• Registros: conserve las horas trabajadas por cada empleado, los montos retenidos, el TD1 de cada empleado y todos los comprobantes y declaraciones presentados (CRA: registros del GST/HST y de nómina).
• Quebec: los empleadores envían a Revenu Québec las deducciones del QPP, del QPIP y del impuesto sobre la renta de Quebec (CRA: T4001). Confirme que la nómina de la app admita Quebec antes de usarla allí.
• Pagarse a sí mismo, corporación: el sueldo que una corporación paga a su propietario generalmente es ingreso de empleo, así que generalmente se aplican las mismas obligaciones. El empleo no es asegurable para el EI si usted controla más de 40% de las acciones con derecho a voto de la corporación, y también puede no ser asegurable cuando empleador y empleado son partes relacionadas y no actúan en condiciones de plena competencia (CRA: empleo pensionable y asegurable). Revise en la página del plan si la nómina está disponible en su provincia y quién presenta y remite.
• Pagarse a sí mismo, propietario único: los sueldos o retiros que se paga un propietario único no son deducibles (CRA: gastos de negocio), así que registre lo que retira como retiro del propietario, no como sueldo ni como gasto.

Cómo llevar la nómina se explica en Cómo llevar la nómina; cómo registrar una corrida de nómina está en Asiento contable de la nómina.

¿Qué necesita mi contador al cierre del año para una T2 o un T2125?

Un propietario único necesita un año calendario completo de ingresos y gastos; una corporación necesita un balance general y un estado de resultados de su período fiscal. Un informe es tan bueno como los asientos que lo respaldan.

La declaración de una corporación vence seis meses después del cierre de su año fiscal (CRA: cuándo presentar). El impuesto adeudado generalmente vence antes que la declaración (CRA: fecha de pago del saldo). Una app no decide por usted los asientos de cierre: retiros del propietario frente a gastos, el préstamo del accionista, la depreciación, los devengos, y saldos de GST/HST y nómina que coincidan con los registros de la CRA.

¿Sus archivos cuadran? Revise esto antes del cierre del año:

Si una fila no cuadra y no ve por qué, es el momento de llevar el archivo a un profesional. Aparte, compruebe que la app produce estados utilizables: exporte ahora el balance general, el estado de resultados y el libro de transacciones de un mes cerrado y pregunte a su contador si puede trabajar con ellos. Vea Plan de cuentas para el GIFI, Estados financieros de cierre del ejercicio de una corporación y Qué entregar a su contador como propietario único.

¿Cómo saco mis registros si cambio de app?

Cambiar de app no termina la obligación de conservar los registros. Deben seguir legibles y accesibles durante seis años, así que exporte una copia completa antes de cerrar la cuenta anterior. El IC78-10R5 menciona las conversiones de software entre los cambios de terceros que no lo liberan de sus responsabilidades, y el IC05-1 dice que debe preservarse la capacidad de acceder a los datos y recuperarlos (IC78-10R5; IC05-1).

1. Exporte el detalle por transacción (el libro mayor o diario) de cada año que siga dentro del plazo de conservación, no solo los informes resumen.
2. Exporte el balance general y el estado de resultados de cada cierre de año, además de los informes de GST/HST, PST o QST y de nómina.
3. Descargue las imágenes de recibos y los archivos adjuntos guardados, y las listas de clientes y proveedores.
4. Guarde la copia en Canadá, con un respaldo, y abra los archivos para confirmar que son legibles.
5. Compare los saldos iniciales de la app nueva con los saldos finales de la app anterior antes de registrar algo nuevo.
6. Cancele la cuenta anterior solo después de los pasos 1 a 5.

El IC05-1 también indica que un cambio que afecte su capacidad de acceder a sus registros y leerlos debe informarse a la CRA.

Wave frente a QuickBooks o Xero: ¿qué app elegir y cuáles son las alternativas de bajo costo?

La CRA no clasifica las apps contables, así que compare dos cualesquiera con las mismas revisiones: dónde se almacenan los datos, si puede exportarlos todos, el impuesto sobre las ventas por provincia, la nómina en su provincia y los cargos fuera del plan. Para una comparación de las opciones más comunes, vea QuickBooks, Xero o Wave en Canadá. Si es propietario único y declara en el T2125, vea App contable para el T2125.

¿Cuándo deja de bastar una app gratuita?

Una app registra lo que usted ingresa. Deja de bastar cuando las decisiones detrás de los asientos importan más que los asientos.

Si aplican varias filas, o el archivo no cuadra, decida primero si conviene limpiarlo o reconstruirlo: vea ayuda con la contabilidad. Para conocer las tarifas habituales, vea Costo mensual de la contabilidad.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los montos están en dólares canadienses.

Recibos sin números de proveedor

Una diseñadora independiente de Ontario gana C$55,000 y está registrada en el HST. La conexión bancaria está activa y cada compra está categorizada. Varios recibos de compra de C$100 o más no muestran el número de registro de GST/HST del proveedor, y se reclamaron C$900 de HST sobre ellos. Los libros parecen completos, pero si la CRA revisa la declaración, esos C$900 corren el riesgo de ser rechazados porque faltan los datos exigidos. La diseñadora pide facturas completas a los proveedores, pide a su contador que revise si debe corregirse el reclamo de C$900 y, de ahora en adelante, comprueba el número y el monto del impuesto de cada recibo cuando lo captura.

Un código de impuesto combinado

Una tienda en línea de Columbia Británica vende C$40,000 en bienes gravables a clientes de esa provincia. Cada venta lleva GST de 5% y PST de 7%, así que el año incluye C$2,000 de GST y C$2,800 de PST. El GST va en la declaración de GST/HST; el PST se declara a la provincia. Si la app usa un solo código combinado de 12%, los libros muestran C$4,800 en una sola cuenta de impuesto sobre las ventas, y hay que reconstruir la separación antes de poder presentar cualquiera de las dos declaraciones.

Retiros registrados como gastos

Una corporación de Alberta con cierre en diciembre registró C$25,000 de retiros del propietario como gastos. Los gastos están sobrestimados y la utilidad subestimada en C$25,000. Antes de la T2, el contador debe mover esos asientos de los gastos a la cuenta de préstamo del accionista. El asiento también importa para el accionista: si los retiros son préstamos reales al accionista, cada uno puede incluirse en el ingreso del accionista del año en que se hizo. La devolución del préstamo dentro de un año después del cierre del año fiscal de la corporación es una excepción solo si no forma parte de una serie de préstamos u otras transacciones y reembolsos, y pueden aplicar otras excepciones (ITA s. 15(2) y 15(2.6)). Si una parte se pensó como sueldo o dividendo, es otra corrección; la guía del préstamo del accionista explica las opciones y cuándo aplica la regla.

¿Es distinto en su caso?

• El archivo de la app no cuadra con los estados de cuenta bancarios ni con la declaración de GST/HST, o se acerca un cierre de año (de una corporación o de cualquier registrado en el GST/HST): la pregunta es si el archivo puede limpiarse para el contador o debe reconstruirse, y quién lleva la contabilidad mensual. Lleve la exportación, los estados de cuenta y la última declaración a ayuda con la contabilidad.
• Hay declaraciones sin presentar o la nómina está atrasada: empiece por declaraciones de GST/HST sin presentar o cómo poner al día la contabilidad atrasada, y luego busque ayuda con la contabilidad con los registros.
• Una corporación tiene GST/HST o retenciones de nómina sin remitir: los directores también pueden ser responsables personalmente, sujeto a condiciones legales de cobro y a una defensa de debida diligencia (Excise Tax Act s. 323; Income Tax Act s. 227.1). La determinación del GST/HST, o el procedimiento de recuperación del impuesto sobre la renta, se limita a dos años después de que la persona dejó de ser director. Vea cómo poner al día las declaraciones corporativas sin presentar.
• Vende en varias provincias: vea GST/HST, PST y QST por provincia.
• Usa el Quick Method: vea Quick Method.
• Está decidiendo si llevar usted mismo los libros: vea Llevar sus propios libros o contratar a un responsable contable.