Wave Accounting au Canada : suffisant pour la TPS/TVH et la T2?

Wave est-il gratuit, et une application de comptabilité gratuite suffit-elle pour l'ARC?

Au Canada, l'Agence du revenu du Canada (ARC) vérifie les registres, pas la marque du logiciel : elle ne recommande aucun type de livres ni de jeu de livres, et elle peut examiner les systèmes d'une entreprise pour s'assurer qu'ils respectent ses règles de tenue de registres (ARC : registres d'entreprise; ARC : piste de vérification). Une application gratuite ne répond à ce critère que si elle fait ce que décrivent les sections ci-dessous. Le fournisseur décide si un forfait est gratuit et ce qu'il comprend, et cela change; aucune source gouvernementale n'en traite, donc cette page ne l'indique pas. Lisez la page des forfaits actuels du fournisseur avant de vous y fier, et de nouveau à chaque renouvellement.

La question est généralement plus simple pour un entrepreneur individuel du Canada sans inscription à la TPS/TVH et sans employés. Elle ne l'est plus dès qu'il y a une inscription à la TPS/TVH, une paie, une société, des ventes en dollars américains, de l'argent qui circule entre vous et une société, ou des déclarations non produites. Elle ne l'est pas non plus si les soldes de l'application ne concordent pas avec vos relevés bancaires, si son rapport de TPS/TVH ne concorde pas avec la déclaration produite, ou si la fin d'exercice d'une société approche : c'est alors une question de tenue de livres, pas un réglage de l'application. Rassemblez votre numéro de TPS/TVH et votre période de déclaration, votre province, vos relevés bancaires et de carte, vos reçus, l'état de votre paie et les fichiers de fin d'exercice de votre comptable précédent avant d'évaluer votre dossier.

Que l'ARC exige-t-elle de mes livres, peu importe l'application que j'utilise?

Au Canada, les registres doivent être conservés au pays, rester lisibles, montrer une piste de vérification et être gardés au moins six ans. L'utilisation d'une application ne change rien à ces règles.

• Conservation : gardez vos registres au moins six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent. L'année d'imposition est l'exercice pour une société et l'année civile pour tous les autres (ARC : IC78-10R5). Certains registres se conservent plus longtemps, par exemple six ans à compter du jour où une déclaration de revenus produite en retard est enfin produite. Les factures de ventes et d'achats pour la TPS/TVH suivent 6 ans (ARC : registres de la TPS/TVH).
• Conservés au Canada : les registres doivent se trouver à votre établissement d'affaires ou à votre résidence au Canada. Des registres gardés à l'extérieur du Canada et consultés par voie électronique depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada. L'ARC peut accepter une copie des registres gardés à l'étranger (une copie conforme, lisible au Canada, assez détaillée pour appuyer vos déclarations), ou autoriser par écrit leur conservation ailleurs (ARC : où conserver les registres; IC05-1). Demandez où l'application stocke vos données, et gardez votre propre exportation complète au Canada.
• Lisibles : les registres créés électroniquement doivent être conservés sous une forme électronique lisible, même si vous les imprimez. Les copies de sauvegarde doivent pouvoir être restaurées sous une forme que l'ARC peut utiliser (ARC : format acceptable).
• Piste de vérification : les registres électroniques doivent montrer une piste de vérification qui va des pièces justificatives aux comptes sommaires. La piste doit contenir assez de détails pour appuyer les chiffres sommaires; un rapport sommaire de fin d'année ne la montre donc pas à lui seul (ARC : piste de vérification; IC05-1).
• La responsabilité reste la vôtre : faire appel à un tiers pour tenir ou traiter les registres ne vous libère pas de vos obligations de tenue, de lisibilité, de conservation et d'accès (ARC : IC78-10R5).

L'application gère-t-elle ma TPS/TVH : inscription, codes de taxe et période de déclaration?

Une application ne calcule que ce qu'on lui indique. Réglez l'inscription, les codes de taxe et la période de déclaration à partir de vos propres dossiers de l'ARC ou de Revenu Québec, pas des valeurs par défaut de l'application.

Inscription. Au Canada, activez la TPS/TVH de l'application à la date d'entrée en vigueur de votre inscription, pas à la date où vous avez ouvert l'application. Pour savoir si vous devez vous inscrire et quand, voyez Quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Codes de taxe. L'application a besoin d'un code pour chaque type de vente : TPS seulement, TVH au taux de la province, TPS plus une taxe provinciale, et ventes détaxées (taxables à un taux de zéro) (ARC : quel taux appliquer). Gardez les ventes exonérées distinctes des ventes détaxées : un inscrit ne peut généralement pas demander de crédits de taxe sur les intrants (CTI) pour des achats faits en vue de fournitures exonérées (ARC : RC4022). Si vos activités sont mixtes, vérifiez comment l'application limite les crédits sur les achats; voyez ventes exonérées, détaxées et hors champ. Les taux par province, et le taux de la province qui s'applique à une vente faite à un client situé ailleurs, se trouvent dans TPS/TVH, TVP et TVQ par province. Pour savoir si une vente à un client hors du Canada est détaxée, voyez Facturer la TPS/TVH aux clients américains.

Période de déclaration. Prenez votre période dans votre compte de l'ARC ou de Revenu Québec, pas dans la valeur par défaut de l'application, et produisez le rapport de taxe de l'application pour les dates exactes de cette période; voyez période de déclaration de la TPS/TVH et exercice.

Crédits de taxe sur les intrants. Les inscrits à la TPS/TVH récupèrent la TPS/TVH payée sur les achats utilisés dans leurs activités commerciales en demandant des CTI à la ligne 106 de la déclaration (ARC : crédits de taxe sur les intrants). Gardez la taxe de chaque achat distincte de la dépense, pour que le total des crédits concorde avec la déclaration. Les écritures se trouvent dans Inscrire la TPS/TVH dans vos livres; la méthode rapide s'inscrit différemment. Pour savoir jusqu'où l'on peut remonter pour demander un crédit oublié, voyez Corriger une déclaration de TPS/TVH déjà produite.

Comment configurer la taxe de vente en Colombie-Britannique, en Saskatchewan, au Manitoba ou au Québec?

Dans ces quatre provinces, la TPS est facturée avec une taxe provinciale distincte : chacune exige donc son propre code de taxe sur les factures et son propre compte de passif dans les livres. En Colombie-Britannique, en Saskatchewan et au Manitoba, les deux taxes sont déclarées à des endroits différents.

Certains biens et services sont assujettis à un autre taux ou à aucun; réglez chaque exception à partir de la page de la province.

Sources : Colombie-Britannique, Saskatchewan, Manitoba et le tableau des taux de l'ARC, qui renvoie au site de chaque province pour les règles de la TVP.

• Colombie-Britannique, Saskatchewan, Manitoba : la taxe provinciale se paie à la province, pas dans la déclaration de TPS/TVH. La Colombie-Britannique précise qu'une entreprise inscrite doit déclarer et payer toute la TVP qu'elle a facturée (Colombie-Britannique : déclarer et payer la TVP). La Saskatchewan exige que les entreprises qui y exercent leurs activités détiennent une licence ou soient inscrites auprès de son ministère des Finances pour la TVP.
• Québec : Revenu Québec administre généralement la TPS/TVH au Québec, et une entreprise qui y est établie produit généralement ses déclarations auprès de Revenu Québec, pas de l'ARC (ARC : RC4022). La TVQ est une taxe distincte : elle exige donc son propre code et son propre compte, même si les deux taxes sont déclarées à Revenu Québec.
• Manitoba : la TVD se calcule sur le prix de vente avant l'application de la TPS. Un code de taxe qui applique la TVD à un prix qui comprend déjà la TPS donne un total erroné.
• Portée en Colombie-Britannique : la TVP s'applique lorsque des biens, des logiciels ou des services taxables sont acquis en Colombie-Britannique. L'élargissement prévu aux services de comptabilité, d'architecture, de génie, de géosciences, d'immobilier non résidentiel et de sécurité est suspendu (Colombie-Britannique : TVP). Voyez TVP de la Colombie-Britannique sur les services.

Avant de vous fier à une application, saisissez une facture d'essai et vérifiez à la main que la TPS et la taxe provinciale apparaissent sur des lignes distinctes, aux bons taux, et sont inscrites dans des comptes distincts. Pour savoir si vous devez vous inscrire et facturer une taxe provinciale, voyez Taxe de vente provinciale.

Les reçus saisis dans l'application suffisent-ils pour demander des crédits de taxe sur les intrants?

Un reçu saisi appuie un crédit seulement si l'image montre les renseignements que l'ARC exige pour ce montant d'achat. La catégorie et les champs de taxe de l'application ne les remplacent pas, et la preuve doit être en main avant de demander le crédit (ARC : crédits de taxe sur les intrants).

Les renseignements exigés augmentent à 100 $, puis de nouveau à 500 $; à partir de 100 $, ils comprennent le numéro d'inscription à la TPS/TVH du fournisseur et la TPS/TVH facturée. Ce qu'exige chaque palier se trouve dans Renseignements des reçus de TPS/TVH pour les crédits de taxe sur les intrants.

Une image doit être une reproduction fidèle, dont les détails importants ne sont pas masqués par une mauvaise résolution (ARC : format acceptable). Vérifiez chaque numéro de fournisseur et chaque montant de taxe saisis en le comparant à l'image au moment de la saisie du reçu, pas à la fin de l'année. Pouvoir ensuite jeter le papier dépend des règles de l'ARC sur la numérisation : voyez Reçus numérisés pour l'ARC.

Si je me verse un salaire ou si je paie des employés, la paie de l'application répond-elle aux exigences de l'ARC?

Peu importe ce que calcule un outil de paie, l'obligation de retenir, de verser et de déclarer revient à l'employeur. Le guide de l'employeur de l'ARC demande à l'employeur de retenir les cotisations au RPC, les cotisations à l'AE et l'impôt sur le revenu, et de les verser avec sa propre part du RPC et de l'AE (ARC : T4001).

• Versements : les retenues d'un payeur régulier doivent parvenir à l'ARC au plus tard le 15e jour du mois suivant le paiement. Les calendriers accéléré et trimestriel sont différents.
• Registres : conservez les heures travaillées par chaque employé, les montants retenus, le formulaire TD1 de chaque employé, ainsi que tous les feuillets et déclarations produits (ARC : registres de la TPS/TVH et de la paie).
• Québec : les employeurs versent à Revenu Québec les retenues du RRQ, du RQAP et de l'impôt sur le revenu du Québec (ARC : T4001). Vérifiez que la paie de l'application prend en charge le Québec avant de l'utiliser pour une entreprise qui y est établie.
• Vous payer, société : le salaire qu'une société du Canada verse à son propriétaire est généralement un revenu d'emploi, de sorte que les mêmes obligations s'appliquent généralement. Un emploi n'est pas assurable pour l'AE si vous détenez plus de 40 % des actions avec droit de vote de la société; il peut aussi être non assurable lorsque l'employeur et l'employé sont des personnes liées qui ont un lien de dépendance (ARC : emploi ouvrant droit à pension et assurable). Consultez la page des forfaits pour savoir si la paie est offerte dans votre province et qui produit et verse les retenues.
• Vous payer, entrepreneur individuel : les salaires ou les prélèvements versés à un entrepreneur individuel du Canada ne sont pas déductibles (ARC : dépenses d'entreprise); inscrivez donc ce que vous retirez comme un retrait du propriétaire, pas comme un salaire ni une dépense.

Pour la paie, voyez Faire la paie; pour l'inscription d'une paie dans les livres, voyez Écriture de journal pour la paie.

De quoi mon comptable a-t-il besoin à la fin de l'exercice pour une T2 ou une T2125?

Un entrepreneur individuel a besoin des revenus et des dépenses d'une année civile complète; une société a besoin d'un bilan et d'un état des résultats pour son exercice. Un rapport n'est fiable que si les écritures qui le sous-tendent le sont.

La déclaration de revenus d'une société doit être produite dans les six mois suivant la fin de son année d'imposition (ARC : date de production). L'impôt à payer est généralement exigible plus tôt que la déclaration (ARC : date d'échéance du solde). Une application ne décide pas à votre place des écritures de fin d'exercice : retraits du propriétaire ou dépenses, prêt à l'actionnaire, amortissement, charges à payer, et soldes de TPS/TVH et de paie qui concordent avec les dossiers de l'ARC.

Vos livres concordent-ils? Vérifiez ces points avant la fin de l'exercice :

Si une ligne ne concorde pas et que vous ne voyez pas pourquoi, c'est le moment de confier le dossier à un professionnel. Par ailleurs, vérifiez que l'application produit des états utilisables : exportez dès maintenant le bilan, l'état des résultats et le grand livre des opérations d'un mois fermé, et demandez à votre comptable s'il peut travailler avec ces documents. Voyez Plan comptable pour l'IGRF, États financiers de fin d'exercice d'une société et Quoi remettre à votre comptable comme entrepreneur individuel.

Comment récupérer mes registres si je change d'application?

Changer d'application ne met pas fin à l'obligation de conserver les registres. Ils doivent rester lisibles et accessibles pendant six ans; exportez donc une copie complète avant de fermer l'ancien compte. La circulaire IC78-10R5 range les conversions de logiciel parmi les changements chez un tiers qui ne vous libèrent pas de vos responsabilités, et la circulaire IC05-1 précise que la capacité d'accéder aux données et de les récupérer doit être préservée (IC78-10R5; IC05-1).

1. Exportez le détail de toutes les opérations (grand livre ou journal) pour chaque année encore comprise dans la période de conservation, pas seulement les rapports sommaires.
2. Exportez le bilan et l'état des résultats de chaque fin d'exercice, ainsi que les rapports de TPS/TVH, de TVP ou de TVQ et de paie.
3. Téléchargez les images de reçus et les pièces jointes stockées, ainsi que les listes de clients et de fournisseurs.
4. Stockez la copie au Canada, avec une sauvegarde, et ouvrez les fichiers pour confirmer qu'ils sont lisibles.
5. Faites correspondre les soldes d'ouverture de la nouvelle application aux soldes de clôture de l'ancienne avant d'inscrire quoi que ce soit de nouveau.
6. Fermez l'ancien compte seulement après les étapes 1 à 5.

La circulaire IC05-1 précise aussi qu'un changement susceptible de nuire à votre capacité d'accéder à vos registres et de les lire doit être signalé à l'ARC.

Wave, QuickBooks ou Xero : quelle application choisir, et quelles solutions économiques?

L'ARC ne classe pas les applications de comptabilité; comparez donc deux applications selon les mêmes critères : où les données sont stockées, si vous pouvez toutes les exporter, la taxe de vente par province, la paie dans votre province et les frais hors forfait. Pour une comparaison côte à côte des choix courants, voyez QuickBooks, Xero ou Wave au Canada. Pour un entrepreneur individuel qui déclare sur la T2125, voyez Application de tenue de livres pour la T2125.

Quand une application gratuite ne suffit-elle plus?

Une application enregistre ce que vous saisissez. Elle ne suffit plus lorsque les décisions derrière les écritures comptent plus que les écritures.

Si plusieurs lignes s'appliquent, ou si le dossier ne concorde pas, décidez d'abord s'il faut le nettoyer ou le reconstruire : voyez aide en tenue de livres. Pour les honoraires habituels de tenue de livres, voyez Coût mensuel de la tenue de livres.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Les montants sont en dollars canadiens.

Reçus sans numéro de fournisseur

Un concepteur graphique pigiste de l'Ontario gagne 55 000 $ CA et est inscrit à la TVH. Le flux bancaire est activé et chaque achat est classé. Plusieurs reçus d'achat de 100 $ CA ou plus n'indiquent pas le numéro d'inscription à la TPS/TVH du fournisseur, et 900 $ CA de TVH ont été demandés sur ces achats. Les livres semblent complets, mais si l'ARC examine la déclaration, ces 900 $ CA risquent d'être refusés parce que les renseignements exigés manquent. Le concepteur demande des factures complètes à ses fournisseurs, fait vérifier par son comptable si la demande de 900 $ CA doit être corrigée, et vérifie désormais le numéro et le montant de taxe de chaque reçu au moment de la saisie.

Un code de taxe combiné

Une boutique en ligne de la Colombie-Britannique vend pour 40 000 $ CA de biens taxables à des clients de la Colombie-Britannique. Chaque vente comporte de la TPS à 5 % et de la TVP à 7 %; l'année comprend donc 2 000 $ CA de TPS et 2 800 $ CA de TVP. La TPS va dans la déclaration de TPS/TVH; la TVP est déclarée à la province. Si l'application utilise un seul code combiné de 12 %, les livres montrent 4 800 $ CA dans un seul compte de taxe de vente, et la répartition doit être reconstituée avant de produire l'une ou l'autre des déclarations.

Retraits inscrits comme dépenses

Une société de l'Alberta dont l'exercice se termine en décembre a inscrit 25 000 $ CA de retraits du propriétaire comme dépenses. Les dépenses sont surestimées et le bénéfice sous-estimé de 25 000 $ CA. Avant la T2, le comptable doit sortir ces écritures des dépenses et les transférer au compte de prêt à l'actionnaire. L'écriture compte aussi pour l'actionnaire : si les retraits sont de véritables prêts à l'actionnaire, chacun peut être inclus dans son revenu de l'année où il a été consenti. Le remboursement dans l'année qui suit la fin de l'année d'imposition de la société est une exception seulement s'il ne fait pas partie d'une série de prêts ou d'autres opérations et remboursements, et d'autres exceptions peuvent s'appliquer (Loi de l'impôt sur le revenu, paragraphes 15(2) et 15(2.6)). Si une partie visait à être un salaire ou un dividende, il s'agit d'une autre correction; le guide sur le prêt à l'actionnaire présente les choix et le moment où la règle s'applique.

Votre situation est différente?

• Le dossier de l'application ne concorde pas avec les relevés bancaires ni avec la déclaration de TPS/TVH, ou une fin d'exercice approche (société, ou tout inscrit à la TPS/TVH) : il faut savoir si le dossier peut être nettoyé pour le comptable ou s'il doit être reconstruit, et qui tient les livres chaque mois. Apportez l'exportation, les relevés et la dernière déclaration à l'aide en tenue de livres.
• Des déclarations ne sont pas produites ou la paie est en retard : commencez par déclarations de TPS/TVH non produites ou rattraper des livres en retard, puis obtenez de l'aide en tenue de livres pour les registres.
• Une société du Canada a des montants de TPS/TVH ou des retenues sur la paie non versés : les administrateurs peuvent aussi être personnellement responsables, sous réserve de conditions légales de recouvrement et d'un moyen de défense fondé sur la diligence raisonnable (Loi sur la taxe d'accise, article 323; Loi de l'impôt sur le revenu, article 227.1). La cotisation de TPS/TVH, ou la procédure de recouvrement de l'impôt sur le revenu, est limitée à deux ans après la date où la personne a cessé d'être administrateur. Voyez régulariser des déclarations de société non produites.
• Vous vendez dans plusieurs provinces : voyez TPS/TVH, TVP et TVQ par province.
• Vous utilisez la méthode rapide : voyez méthode rapide.
• Vous hésitez à tenir vos livres vous-même : voyez Tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres.