Wave Accounting tại Canada: có đủ cho GST/HST và T2 không?

Wave có miễn phí không, và một ứng dụng kế toán miễn phí có đủ cho CRA không?

CRA kiểm tra hồ sơ chứ không kiểm tra thương hiệu phần mềm: CRA không đề xuất loại sổ hay bộ sổ nào, và có thể rà soát hệ thống của doanh nghiệp để xem có đáp ứng quy định lưu hồ sơ hay không (CRA: hồ sơ doanh nghiệp; CRA: dấu vết kiểm toán). Ứng dụng miễn phí chỉ đạt yêu cầu này khi làm được những điều nêu ở các phần dưới. Một gói có miễn phí hay không và gồm những gì do nhà cung cấp quyết định và thay đổi theo thời gian; không có nguồn chính phủ nào nêu điều này, nên trang này không nêu. Hãy đọc trang gói dịch vụ hiện hành của nhà cung cấp trước khi dựa vào, và đọc lại mỗi lần gia hạn.

Câu hỏi thường đơn giản hơn với chủ doanh nghiệp một chủ chưa đăng ký GST/HST và không có nhân viên. Câu hỏi không còn đơn giản khi đã có đăng ký GST/HST, tiền lương, một công ty, doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ, tiền chuyển qua lại giữa bạn và công ty, hoặc các tờ khai chưa nộp. Cũng không đơn giản nếu số dư trong ứng dụng không khớp với sao kê ngân hàng, báo cáo GST/HST của ứng dụng không khớp với tờ khai đã nộp, hoặc kỳ cuối năm của công ty sắp đến: đó là vấn đề ghi sổ kế toán, không phải chuyện cài đặt ứng dụng. Hãy chuẩn bị số GST/HST và kỳ khai thuế, tỉnh bang của bạn, sao kê ngân hàng và thẻ, biên lai, tình trạng tiền lương và hồ sơ cuối năm của kế toán viên trước đó, rồi mới đánh giá hồ sơ.

CRA yêu cầu gì ở sổ sách của tôi, dù tôi dùng ứng dụng nào?

Hồ sơ phải được lưu tại Canada, đọc được, có dấu vết kiểm toán và được giữ ít nhất sáu năm. Dùng ứng dụng không thay đổi điều nào trong số này.

• Thời gian lưu: hãy giữ hồ sơ ít nhất sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan. Năm thuế của công ty là kỳ tài chính, còn của mọi người khác là năm dương lịch (CRA: IC78-10R5). Một số hồ sơ phải giữ lâu hơn, ví dụ sáu năm kể từ ngày nộp tờ khai thuế thu nhập trễ. Hóa đơn bán hàng và mua hàng liên quan đến GST/HST theo quy định 6 năm (CRA: hồ sơ GST/HST).
• Lưu tại Canada: hồ sơ phải nằm tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú của bạn ở Canada. Hồ sơ lưu bên ngoài Canada nhưng truy cập điện tử từ Canada không được coi là lưu tại Canada. CRA có thể chấp nhận bản sao của hồ sơ lưu ở nước ngoài (bản sao đúng với bản gốc, đọc được tại Canada và đủ chi tiết để chứng minh các tờ khai của bạn), hoặc cho phép bằng văn bản được lưu ở nơi khác (CRA: nơi lưu hồ sơ; IC05-1). Hãy hỏi ứng dụng lưu dữ liệu của bạn ở đâu, và tự giữ một bản xuất đầy đủ tại Canada.
• Đọc được: hồ sơ tạo ra dưới dạng điện tử phải được giữ ở định dạng điện tử đọc được, kể cả khi bạn đã in ra. Bản sao lưu phải khôi phục được thành dạng CRA có thể dùng (CRA: định dạng được chấp nhận).
• Dấu vết kiểm toán: hồ sơ điện tử phải cho thấy dấu vết kiểm toán từ chứng từ gốc đến các tài khoản tổng hợp. Dấu vết này phải đủ chi tiết để chứng minh các con số tổng hợp, nên một báo cáo tổng kết cuối năm là chưa đủ (CRA: dấu vết kiểm toán; IC05-1).
• Trách nhiệm vẫn thuộc về bạn: việc nhờ bên thứ ba lưu giữ hoặc xử lý hồ sơ không giải phóng bạn khỏi trách nhiệm lưu hồ sơ, giữ cho đọc được, giữ đủ thời hạn và cho phép truy cập (CRA: IC78-10R5).

Ứng dụng có xử lý đúng GST/HST của tôi không: đăng ký, mã thuế và kỳ khai thuế?

Ứng dụng chỉ tính những gì bạn cài đặt cho nó. Hãy thiết lập đăng ký, mã thuế và kỳ khai thuế theo hồ sơ của CRA hoặc Revenu Québec của chính bạn, không theo mặc định của ứng dụng.

Đăng ký. Hãy bắt đầu tính GST/HST trong ứng dụng từ ngày hiệu lực của đăng ký, không phải ngày bạn mở ứng dụng. Việc bạn có phải đăng ký hay không và khi nào được nêu trong Khi nào phải đăng ký GST/HST.

Mã thuế. Ứng dụng cần một mã cho từng loại giao dịch bán: chỉ GST, HST theo thuế suất của tỉnh bang, GST cộng thuế cấp tỉnh bang, và giao dịch bán zero-rated (thuế suất 0%), tức là chịu thuế nhưng thuế suất bằng không (CRA: áp dụng thuế suất nào). Hãy tách giao dịch được miễn thuế khỏi giao dịch zero-rated: người đăng ký nhìn chung không được khai tín thuế đầu vào cho hàng hóa, dịch vụ mua để cung cấp giao dịch được miễn thuế (CRA: RC4022). Với hoạt động hỗn hợp, hãy kiểm tra cách ứng dụng giới hạn tín thuế khi mua hàng; xem giao dịch được miễn thuế, zero-rated và ngoài phạm vi. Thuế suất theo tỉnh bang, và thuế suất của tỉnh bang nào áp dụng khi bán cho khách ở nơi khác, nằm trong GST/HST, PST và QST theo tỉnh bang. Việc bán cho khách ngoài Canada có được zero-rated hay không nằm trong Thu GST/HST đối với khách hàng Hoa Kỳ.

Kỳ khai thuế. Hãy lấy kỳ khai thuế từ tài khoản CRA hoặc Revenu Québec của bạn, không lấy theo mặc định của ứng dụng, rồi chạy báo cáo thuế của ứng dụng đúng theo ngày của kỳ đó; xem Kỳ khai thuế GST/HST và năm tài chính.

Tín thuế đầu vào. Người đăng ký thu hồi lại GST/HST đã trả khi mua hàng dùng cho hoạt động thương mại bằng cách khai tín thuế đầu vào (ITC) tại dòng 106 của tờ khai (CRA: tín thuế đầu vào). Hãy ghi riêng khoản thuế của từng giao dịch mua, tách khỏi chi phí, để tổng tín thuế khớp với tờ khai. Cách ghi nằm trong Ghi GST/HST vào sổ sách; Quick Method ghi theo cách khác. Có thể khai bù tín thuế bị bỏ sót lùi về bao xa được nêu trong Sửa tờ khai GST/HST đã nộp.

Làm sao thiết lập thuế bán hàng tại BC, Saskatchewan, Manitoba hoặc Quebec?

Tại bốn tỉnh bang này, GST được thu cùng với một loại thuế cấp tỉnh bang riêng, nên mỗi loại cần mã thuế riêng trên hóa đơn và tài khoản nợ phải trả riêng trong sổ sách. Tại BC, Saskatchewan và Manitoba, hai loại thuế được khai nộp ở hai nơi khác nhau.

Một số hàng hóa và dịch vụ có thuế suất khác hoặc không chịu thuế; hãy xem trang riêng của tỉnh bang để cài đặt các ngoại lệ.

Nguồn: BC, Saskatchewan, Manitoba, và bảng thuế suất của CRA, trang này dẫn người đọc đến website của từng tỉnh bang để xem quy định PST.

• BC, Saskatchewan, Manitoba: thuế cấp tỉnh bang được nộp cho tỉnh bang, không nộp trên tờ khai GST/HST. BC quy định doanh nghiệp đã đăng ký phải khai và nộp toàn bộ PST đã thu (BC: khai và nộp PST). Saskatchewan yêu cầu doanh nghiệp hoạt động tại đó phải có giấy phép hoặc đăng ký với Bộ Tài chính của tỉnh bang về PST.
• Quebec: Revenu Québec nhìn chung quản lý GST/HST tại Quebec, và doanh nghiệp đặt tại đó nhìn chung nộp tờ khai cho Revenu Québec, không phải CRA (CRA: RC4022). QST là một loại thuế riêng, nên cần mã thuế và tài khoản riêng dù cả hai đều khai nộp cho Revenu Québec.
• Manitoba: RST được tính trên giá bán trước khi cộng GST. Mã thuế tính RST trên mức giá đã gồm GST sẽ cho tổng sai.
• Phạm vi PST tại BC: PST áp dụng khi hàng hóa, phần mềm hoặc dịch vụ chịu thuế được mua tại BC. Kế hoạch mở rộng sang dịch vụ kế toán, kiến trúc, kỹ thuật, địa chất, bất động sản phi nhà ở và an ninh đang tạm dừng (BC: PST). Xem PST của BC đối với dịch vụ.

Trước khi dựa vào bất kỳ ứng dụng nào, hãy nhập một hóa đơn thử và kiểm tra bằng tay rằng GST và thuế cấp tỉnh bang hiện thành hai dòng riêng, đúng thuế suất, và được ghi vào hai tài khoản riêng. Việc bạn có phải đăng ký và thu thuế cấp tỉnh bang hay không được nêu trong Thuế bán hàng cấp tỉnh bang.

Biên lai chụp trong ứng dụng có đủ để khai tín thuế đầu vào không?

Biên lai đã chụp chỉ chứng minh được tín thuế khi hình ảnh cho thấy đủ các chi tiết CRA yêu cầu ứng với số tiền của giao dịch mua. Các ô danh mục và thuế trong ứng dụng không thay thế được các chi tiết đó, và bằng chứng phải có sẵn trước khi bạn khai tín thuế (CRA: tín thuế đầu vào).

Chi tiết yêu cầu tăng lên ở mức $100 và tăng nữa ở mức $500; từ mức $100 trở lên, biên lai phải có số đăng ký GST/HST của nhà cung cấp và số GST/HST đã thu. Mỗi mức cần những gì nằm trong Chi tiết biên lai GST/HST để khai tín thuế đầu vào.

Hình ảnh phải là bản sao chính xác, các chi tiết quan trọng không bị mờ do độ phân giải kém (CRA: định dạng được chấp nhận). Hãy đối chiếu số đăng ký nhà cung cấp và số thuế đã chụp với hình ảnh ngay khi nhập biên lai, đừng đợi đến cuối năm. Bạn có được bỏ bản giấy sau đó hay không phụ thuộc vào quy định quét hồ sơ của CRA: xem Biên lai quét cho CRA.

Nếu tôi trả lương cho bản thân hoặc nhân viên, tính năng tiền lương của ứng dụng có đáp ứng yêu cầu của CRA không?

Dù công cụ tính lương tính ra thế nào, trách nhiệm khấu trừ, nộp và khai vẫn thuộc về người sử dụng lao động. Hướng dẫn dành cho người sử dụng lao động của CRA yêu cầu họ khấu trừ đóng CPP, phí bảo hiểm EI và thuế thu nhập, rồi nộp cùng phần CPP và EI của chính người sử dụng lao động (CRA: T4001).

• Nộp thuế: khoản khấu trừ của người nộp theo lịch thường xuyên (regular remitter) phải đến CRA chậm nhất vào ngày 15 của tháng sau khi thanh toán. Lịch nộp nhanh (accelerated) và lịch nộp hằng quý có quy định khác.
• Hồ sơ: hãy lưu số giờ làm của từng nhân viên, số tiền đã khấu trừ, Form TD1 của từng nhân viên, và mọi chứng từ cùng tờ khai đã nộp (CRA: hồ sơ GST/HST và tiền lương).
• Quebec: người sử dụng lao động nộp các khoản khấu trừ QPP, QPIP và thuế thu nhập Quebec cho Revenu Québec (CRA: T4001). Hãy xác nhận tính năng tiền lương của ứng dụng có hỗ trợ Quebec trước khi dùng tại đó.
• Tự trả lương cho mình, công ty: tiền lương công ty trả cho chủ sở hữu nhìn chung là thu nhập từ việc làm, nên các trách nhiệm trên nhìn chung vẫn áp dụng. Công việc không thuộc diện đóng EI nếu bạn kiểm soát hơn 40% cổ phần có quyền biểu quyết của công ty, và cũng có thể không thuộc diện này khi người sử dụng lao động và nhân viên có quan hệ liên quan và không giao dịch độc lập (arm's length) (CRA: công việc thuộc diện đóng CPP và EI). Hãy xem trang gói dịch vụ để biết tính năng tiền lương có được cung cấp ở tỉnh bang của bạn không, và ai nộp tờ khai, ai nộp thuế.
• Tự trả lương cho mình, chủ doanh nghiệp một chủ: tiền lương hoặc khoản rút tiền trả cho chủ doanh nghiệp một chủ không được khấu trừ (CRA: chi phí kinh doanh), nên hãy ghi khoản bạn lấy ra là khoản rút tiền của chủ sở hữu, không ghi là tiền lương hay chi phí.

Cách chạy bảng lương nằm trong Chạy bảng lương; cách ghi một kỳ lương vào sổ nằm trong Bút toán bảng lương.

Kế toán viên cần gì từ tôi vào cuối năm để làm T2 hoặc T2125?

Chủ doanh nghiệp một chủ cần thu nhập và chi phí của cả năm dương lịch; công ty cần bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của kỳ tài chính. Báo cáo chỉ tốt bằng các bút toán đứng sau nó.

Tờ khai của công ty đến hạn nộp sáu tháng sau khi năm thuế kết thúc (CRA: khi nào phải nộp). Số thuế còn nợ nhìn chung đến hạn sớm hơn tờ khai (CRA: ngày nộp số thuế còn nợ). Ứng dụng không quyết định thay bạn các bút toán cuối năm: khoản rút tiền của chủ sở hữu hay chi phí, khoản vay của cổ đông, khấu hao, các khoản dồn tích, và số dư GST/HST cùng tiền lương phải khớp với hồ sơ của CRA.

Hồ sơ của bạn đã khớp chưa? Hãy kiểm tra những mục này trước ngày cuối năm:

Nếu một mục không khớp và bạn không thấy lý do, đó là lúc nên đưa hồ sơ cho chuyên gia. Ngoài ra, hãy thử xem ứng dụng có tạo ra báo cáo dùng được không: xuất bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và sổ giao dịch của một tháng đã đóng ngay bây giờ, rồi hỏi kế toán viên của bạn xem họ có làm việc từ đó được không. Xem Hệ thống tài khoản kế toán theo GIFI, Báo cáo tài chính cuối năm của công ty và Chủ doanh nghiệp một chủ nên đưa gì cho kế toán viên.

Làm sao lấy sổ sách ra nếu tôi đổi sang ứng dụng khác?

Đổi ứng dụng không chấm dứt trách nhiệm lưu hồ sơ. Hồ sơ phải còn đọc được và truy cập được trong sáu năm, nên hãy xuất một bản đầy đủ trước khi đóng tài khoản cũ. IC78-10R5 liệt kê việc chuyển đổi phần mềm là một trong các thay đổi do bên thứ ba thực hiện mà không giải phóng bạn khỏi trách nhiệm, và IC05-1 nêu rằng phải giữ được khả năng truy cập và truy xuất dữ liệu (IC78-10R5; IC05-1).

1. Hãy xuất dữ liệu chi tiết từng giao dịch (sổ cái hoặc nhật ký) cho mọi năm còn trong thời hạn lưu hồ sơ, không chỉ các báo cáo tổng hợp.
2. Hãy xuất bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của từng năm, cùng các báo cáo GST/HST, PST hoặc QST và tiền lương.
3. Hãy tải về các hình ảnh biên lai và tệp đính kèm đã lưu, cùng danh sách khách hàng và nhà cung cấp.
4. Hãy lưu bản sao tại Canada, kèm một bản sao lưu, và mở các tệp để chắc chắn đọc được.
5. Hãy đối chiếu số dư đầu kỳ của ứng dụng mới với số dư cuối kỳ của ứng dụng cũ trước khi ghi bất kỳ giao dịch mới nào.
6. Chỉ hủy tài khoản cũ sau khi hoàn tất các bước 1 đến 5.

IC05-1 cũng nêu rằng thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến khả năng truy cập và đọc hồ sơ của bạn đều phải báo cho CRA.

Wave, QuickBooks hay Xero: nên chọn ứng dụng nào, và có lựa chọn nào chi phí thấp?

CRA không xếp hạng phần mềm kế toán, nên hãy so sánh hai ứng dụng bất kỳ theo cùng các tiêu chí: dữ liệu lưu ở đâu, có xuất được toàn bộ không, thuế bán hàng theo tỉnh bang, tiền lương tại tỉnh bang của bạn, và các khoản phí ngoài gói. Để xem so sánh song song các lựa chọn phổ biến, hãy đọc QuickBooks, Xero hay Wave tại Canada. Với chủ doanh nghiệp một chủ khai T2125, hãy đọc Phần mềm ghi sổ cho T2125.

Khi nào ứng dụng miễn phí không còn đủ?

Ứng dụng chỉ ghi lại những gì bạn nhập vào. Nó không còn đủ khi các quyết định đứng sau bút toán quan trọng hơn chính các bút toán.

Nếu nhiều dòng cùng áp dụng, hoặc hồ sơ không khớp số, trước tiên hãy quyết định nên chỉnh lại hay dựng lại sổ sách: xem dịch vụ ghi sổ kế toán. Về mức phí ghi sổ kế toán thông thường, xem Chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Canada.

Biên lai thiếu số đăng ký của nhà cung cấp

Một nhà thiết kế tự do tại Ontario có thu nhập C$55.000 và đã đăng ký HST. Kết nối ngân hàng đang bật và mọi khoản mua đều đã được phân loại. Nhiều biên lai mua hàng từ C$100 trở lên không có số đăng ký GST/HST của nhà cung cấp, và C$900 HST đã được khai tín thuế từ các biên lai đó. Sổ sách trông đầy đủ, nhưng nếu CRA rà soát tờ khai, C$900 đó có nguy cơ bị từ chối vì thiếu chi tiết bắt buộc. Nhà thiết kế xin nhà cung cấp hóa đơn đầy đủ, nhờ kế toán viên xem xét có cần sửa khoản khai C$900 hay không, và từ nay kiểm tra số đăng ký cùng số thuế trên từng biên lai ngay khi chụp.

Một mã thuế gộp

Một cửa hàng trực tuyến tại BC bán C$40.000 hàng chịu thuế cho khách tại BC. Mỗi giao dịch bán chịu GST 5% và PST 7%, nên cả năm có C$2.000 GST và C$2.800 PST. GST được khai trên tờ khai GST/HST; PST được khai cho tỉnh bang. Nếu ứng dụng dùng một mã gộp 12%, sổ sách sẽ ghi C$4.800 vào một tài khoản thuế bán hàng duy nhất, và phải dựng lại phần tách trước khi nộp được cả hai tờ khai.

Khoản rút tiền bị ghi là chi phí

Một công ty tại Alberta có năm tài chính kết thúc vào tháng 12 đã ghi C$25.000 tiền chủ sở hữu rút ra thành chi phí. Chi phí bị khai cao và lợi nhuận bị khai thấp đi C$25.000. Trước khi làm T2, kế toán viên cần chuyển các bút toán ra khỏi chi phí và đưa vào tài khoản khoản vay của cổ đông. Bút toán này cũng quan trọng với cổ đông: nếu các khoản rút là khoản vay thật cho cổ đông, mỗi khoản có thể bị tính vào thu nhập của cổ đông trong năm phát sinh. Việc hoàn trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm thuế của công ty chỉ là ngoại lệ khi khoản đó không nằm trong một chuỗi các khoản vay hoặc giao dịch và hoàn trả khác, và còn có thể có các ngoại lệ khác (ITA s. 15(2) và 15(2.6)). Nếu một phần khoản đó vốn là tiền lương hoặc cổ tức thì đó là một cách điều chỉnh khác; hướng dẫn về khoản vay của cổ đông trình bày các lựa chọn và khi nào quy định này áp dụng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Hồ sơ trong ứng dụng không khớp với sao kê ngân hàng hoặc tờ khai GST/HST, hoặc kỳ cuối năm sắp đến (công ty, hoặc bất kỳ người đăng ký GST/HST nào): vấn đề là có thể chỉnh lại hồ sơ cho kế toán viên hay phải dựng lại, và ai sẽ giữ sổ sách hằng tháng. Hãy mang bản xuất, các sao kê và tờ khai gần nhất đến dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Tờ khai chưa nộp hoặc tiền lương bị chậm: hãy bắt đầu với tờ khai GST/HST chưa nộp hoặc làm bù sổ sách quá hạn, rồi nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán xử lý hồ sơ.
• Công ty có GST/HST hoặc khoản khấu trừ tiền lương chưa nộp: giám đốc cũng có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân, tùy theo các điều kiện thu nợ theo luật và lý do bào chữa về sự thận trọng hợp lý (due diligence) (Excise Tax Act s. 323; Income Tax Act s. 227.1). Việc ấn định GST/HST, hoặc thủ tục thu hồi thuế thu nhập, bị giới hạn trong hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối. Xem làm bù tờ khai của công ty chưa nộp.
• Bạn bán hàng sang nhiều tỉnh bang: xem GST/HST, PST và QST theo tỉnh bang.
• Bạn dùng Quick Method: xem Quick Method.
• Bạn đang cân nhắc có nên tự ghi sổ hay không: xem Tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.