Wave Accounting בקנדה: מספיק ל-⁠⁦GST/HST⁩ ול-⁠⁦T2⁩?

Wave חינמית, והאם תוכנה חינמית מספיקה ל-⁠CRA?

CRA בודקת את הרישומים, לא את המותג: היא אינה ממליצה על סוג מסוים של ספרים או על ערכת ספרים, והיא רשאית לבדוק את מערכות העסק כדי לוודא שהן עומדות בכללי שמירת הרישומים שלה (CRA: רישומים עסקיים; CRA: שביל ביקורת). תוכנה חינמית עומדת במבחן הזה רק אם היא עושה את מה שמפורט בסעיפים הבאים. אם תוכנית מסוימת חינמית, ומה היא כוללת, נקבע בידי הספק ומשתנה; אין מקור ממשלתי שמכסה זאת, ולכן העמוד לא קובע זאת. קראו את עמוד התוכניות העדכני של הספק לפני שאתם נשענים עליו, ושוב בכל חידוש.

השאלה פשוטה יותר בדרך כלל לבעל עסק יחידני בלי רישום ל-⁠⁦GST/HST⁩ ובלי עובדים. היא כבר לא פשוטה כשיש רישום ל-⁠⁦GST/HST⁩, שכר, חברה, מכירות בדולרים אמריקאיים, כסף שעובר בינכם לבין חברה, או דוחות שטרם הוגשו. היא גם לא פשוטה אם היתרות בתוכנה אינן תואמות את דפי הבנק, אם דוח ה-⁠⁦GST/HST⁩ שלה אינו תואם את הדוח שהגשתם, או אם סוף שנת הכספים של חברה קרוב: זו שאלה של הנהלת חשבונות, לא של הגדרת תוכנה. לפני שתעריכו את התיק, אספו את מספר ה-⁠⁦GST/HST⁩ ואת תקופת הדיווח, את הפרובינציה, דפי חשבון של הבנק ושל כרטיסי האשראי, קבלות, את מצב השכר ואת קבצי סוף השנה של רואה החשבון הקודם.

מה CRA דורשת מהספרים שלי, בכל תוכנה שאשתמש?

רישומים חייבים להישמר בקנדה, להישאר קריאים, להראות שביל ביקורת ולהישמר לפחות שש שנים. שימוש בתוכנה לא משנה דבר מזה.

• תקופת שמירה: שמרו רישומים לפחות שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם מתייחסים אליה. שנת המס של חברה היא תקופת הכספים שלה, ולכל השאר היא השנה הקלנדרית (CRA: ⁦IC78-10R5⁩). רישומים מסוימים נשמרים זמן רב יותר, למשל שש שנים מהיום שבו הוגש דוח מס הכנסה באיחור. חשבוניות מכירה וקנייה לצורכי ⁦GST/HST⁩ כפופות ל-⁠6 שנים (CRA: רישומי ⁦GST/HST⁩).
• שמירה בקנדה: הרישומים צריכים להיות במקום העסק או במגורים שלכם בקנדה. רישומים שנשמרים מחוץ לקנדה ונגישים אלקטרונית מקנדה אינם נחשבים כנשמרים בקנדה. CRA רשאית לקבל עותק של רישומים שנשמרים בחו״ל (עותק נאמן למקור, קריא בקנדה ומפורט מספיק כדי לתמוך בדוחות שלכם), או לתת אישור בכתב לשמור אותם במקום אחר (CRA: היכן לשמור רישומים; ⁦IC05-1⁩). שאלו היכן התוכנה מאחסנת את הנתונים שלכם, ושמרו בקנדה ייצוא מלא משלכם.
• קריאות: רישומים שנוצרו אלקטרונית חייבים להישמר בפורמט אלקטרוני קריא, גם אם מדפיסים אותם. גיבויים חייבים להיות ניתנים לשחזור לצורה ש-⁠CRA יכולה להשתמש בה (CRA: פורמט מקובל).
• שביל ביקורת (audit trail): רישומים אלקטרוניים חייבים להראות שביל ביקורת מהמסמכים התומכים ועד לחשבונות המסוכמים. השביל צריך לכלול פירוט מספיק כדי לתמוך בנתונים המסוכמים, ולכן דוח מסכם של סוף שנה לבדו אינו מראה אותו (CRA: שביל ביקורת; ⁦IC05-1⁩).
• האחריות נשארת שלכם: שימוש בצד שלישי לשמירה או לעיבוד של רישומים לא פוטר אתכם מהחובה לשמור רישומים, לשמור אותם קריאים, לשמור אותם לתקופה הנדרשת ולאפשר גישה אליהם (CRA: ⁦IC78-10R5⁩).

האם התוכנה מטפלת נכון ב-⁠⁦GST/HST⁩: רישום, קודי מס ותקופת דיווח?

תוכנה מחשבת רק את מה שמגדירים לה. הגדירו את הרישום, את קודי המס ואת תקופת הדיווח לפי הרישומים שלכם ב-⁠CRA או ב-⁠Revenu Québec, לא לפי ברירות המחדל של התוכנה.

רישום. התחילו את ה-⁠⁦GST/HST⁩ בתוכנה בתאריך תחילת הרישום שלכם, לא בתאריך שבו פתחתם את התוכנה. אם וממתי חייבים להירשם מוסבר במתי להירשם ל-⁠⁦GST/HST⁩.

קודי מס. התוכנה צריכה קוד לכל סוג מכירה: GST בלבד, HST בשיעור הפרובינציה, GST בתוספת מס פרובינציאלי, ומכירות בשיעור אפס, שהן חייבות במס בשיעור 0 (CRA: איזה שיעור לגבות). הפרידו בין מכירות פטורות לבין מכירות בשיעור אפס: עסק רשום ל-⁠⁦GST/HST⁩ בדרך כלל אינו יכול לתבוע זיכוי מס תשומות (ITC) על רכישות שנעשו כדי לספק מכירות פטורות (CRA: ⁦RC4022⁩). בפעילויות מעורבות, בדקו איך התוכנה מגבילה זיכויים על רכישות; ראו מכירות פטורות, בשיעור אפס ומחוץ להיקף. השיעורים לפי פרובינציה, ואיזה שיעור חל על מכירה ללקוח בפרובינציה אחרת, מפורטים ב⁦GST/HST⁩, PST ו-⁠QST לפי פרובינציה. אם מכירה ללקוח מחוץ לקנדה היא בשיעור אפס, מוסבר בגביית ⁦GST/HST⁩ מלקוחות בארה״ב.

תקופת דיווח. קחו את התקופה מחשבון ה-⁠CRA או Revenu Québec שלכם, לא מברירת המחדל של התוכנה, והפיקו את דוח המס של התוכנה בדיוק לתאריכי אותה תקופה; ראו תקופת דיווח ⁦GST/HST⁩ ושנת כספים.

זיכוי מס תשומות. עסקים רשומים מקבלים בחזרה את ה-⁠⁦GST/HST⁩ ששילמו על רכישות לפעילות מסחרית על ידי תביעת זיכוי מס תשומות בשורה 106 של הדוח (CRA: זיכוי מס תשומות). רשמו את המס על כל רכישה בנפרד מההוצאה, כדי שסך הזיכויים יתאים לדוח. הרישומים מפורטים ברישום ⁦GST/HST⁩ בספרים; בשיטת Quick Method הרישום שונה. עד כמה רחוק אפשר לתבוע זיכוי שהוחמץ מוסבר בתיקון דוח ⁦GST/HST⁩ שהוגש.

איך מגדירים מס מכירה בקולומביה הבריטית, בססקצ׳ואן, במניטובה ובקוויבק?

בארבע הפרובינציות האלה גובים GST יחד עם מס פרובינציאלי נפרד, ולכן לכל אחד נדרשים קוד מס משלו בחשבוניות וחשבון התחייבות משלו בספרים. בקולומביה הבריטית, בססקצ׳ואן ובמניטובה שני המסים מדווחים לגופים שונים.

לחלק מהסחורות והשירותים יש שיעור שונה או אין מס כלל; הגדירו כל חריג לפי העמוד של הפרובינציה עצמה.

מקורות: קולומביה הבריטית, ססקצ׳ואן, מניטובה וטבלת השיעורים של CRA, שמפנה לאתר של כל פרובינציה לכללי ה-⁠PST.

• קולומביה הבריטית, ססקצ׳ואן, מניטובה: המס הפרובינציאלי משולם לפרובינציה, לא בדוח ה-⁠⁦GST/HST⁩. קולומביה הבריטית קובעת שעסק רשום חייב לדווח ולשלם את כל ה-⁠PST שגבה (קולומביה הבריטית: דיווח ותשלום של PST). ססקצ׳ואן דורשת מעסקים הפועלים בה לקבל רישיון או להירשם במשרד האוצר שלה לצורכי PST.
• קוויבק: Revenu Québec מנהלת בדרך כלל את ה-⁠⁦GST/HST⁩ בקוויבק, ועסק שממוקם שם מגיש בדרך כלל את הדוחות שלו ל-⁠Revenu Québec ולא ל-⁠CRA (CRA: ⁦RC4022⁩). QST הוא מס נפרד, ולכן נדרשים לו קוד וחשבון משלו, אף ששניהם מדווחים ל-⁠Revenu Québec.
• מניטובה: ה-⁠RST מחושב על מחיר המכירה לפני הוספת ה-⁠GST. קוד מס שגובה RST ממחיר שכבר כולל GST נותן סכום כולל שגוי.
• היקף בקולומביה הבריטית: PST חל כשסחורות חייבות במס, תוכנה או שירותים נרכשים בקולומביה הבריטית. ההרחבה המתוכננת לשירותי חשבונאות, אדריכלות, הנדסה, גאולוגיה, נדל״ן לא למגורים ואבטחה הוקפאה (קולומביה הבריטית: PST). ראו PST על שירותים בקולומביה הבריטית.

לפני שאתם נשענים על תוכנה כלשהי, הזינו חשבונית בדיקה אחת ובדקו ידנית ש-⁠GST והמס הפרובינציאלי מופיעים בשורות נפרדות, בשיעורים הנכונים, ונרשמים לחשבונות נפרדים. אם בכלל חייבים להירשם ולגבות מס פרובינציאלי מוסבר במס מכירה פרובינציאלי.

האם קבלות שצולמו בתוכנה מספיקות כדי לתבוע זיכוי מס תשומות?

קבלה שצולמה תומכת בזיכוי רק אם התמונה מראה את הפרטים ש-⁠CRA דורשת לגבי סכום הרכישה. שדות הקטגוריה והמס בתוכנה אינם תחליף להם, והראיות חייבות להיות בידיכם לפני שתובעים (CRA: זיכוי מס תשומות).

הפרטים הנדרשים גדלים ב-⁠⁦$100⁩ ושוב ב-⁠⁦$500⁩; מ-⁠⁦$100⁩ הם כוללים את מספר הרישום של הספק ל-⁠⁦GST/HST⁩ ואת סכום ה-⁠⁦GST/HST⁩ שנגבה. מה נדרש בכל רמה מפורט בפרטי קבלה ל-⁠⁦GST/HST⁩ לצורך זיכוי מס תשומות.

תמונה חייבת להיות העתק מדויק, והפרטים המהותיים בה לא יכולים להיות מטושטשים בגלל רזולוציה נמוכה (CRA: פורמט מקובל). בדקו כל מספר ספק וסכום מס שצולמו מול התמונה כשהקבלה מוזנת, ולא בסוף השנה. האם אפשר אז לזרוק את הנייר תלוי בכללי הסריקה של CRA: ראו קבלות סרוקות ל-⁠CRA.

אם אני משלם לעצמי או לעובדים, האם השכר בתוכנה עושה את מה ש-⁠CRA דורשת?

לא משנה מה כלי השכר מחשב, החובה לנכות, להעביר ולדווח היא של המעסיק. המדריך של CRA למעסיקים קובע שהמעסיק מנכה הפרשות לתוכנית הפנסיה של קנדה (CPP), דמי ביטוח תעסוקה (EI) ומס הכנסה, ומעביר אותם יחד עם חלקו שלו ב-⁠CPP וב-⁠EI (CRA: ⁦T4001⁩).

• העברה: הניכויים של מעביר רגיל (regular remitter) חייבים להגיע ל-⁠CRA עד היום ה-⁠15 בחודש שלאחר התשלום. בלוחות זמנים מואצים ורבעוניים זה שונה.
• רישומים: שמרו את שעות העבודה של כל עובד, את הסכומים שנוכו, את טופס ⁦TD1⁩ של כל עובד ואת כל טופס ודוח שהוגשו (CRA: רישומי ⁦GST/HST⁩ ושכר).
• קוויבק: מעסיקים מעבירים ל-⁠Revenu Québec את הניכויים לתוכנית הפנסיה של קוויבק (QPP), לביטוח ההורות של קוויבק (QPIP) ולמס הכנסה של קוויבק (CRA: ⁦T4001⁩). ודאו שהשכר בתוכנה תומך בקוויבק לפני שמשתמשים בה שם.
• תשלום לעצמכם, חברה: משכורת שחברה משלמת לבעליה היא בדרך כלל הכנסה מעבודה, ולכן בדרך כלל חלות אותן חובות. העבודה אינה מבוטחת ב-⁠EI אם אתם שולטים ביותר מ-⁠⁦40%⁩ ממניות ההצבעה של החברה, והיא יכולה להיות לא מבוטחת גם כשמעסיק ועובד קשורים ואינם פועלים במרחק זרוע (CRA: עבודה מזכה ל-⁠CPP ול-⁠EI). בדקו בעמוד התוכנית אם השכר מוצע בפרובינציה שלכם ומי מגיש ומעביר.
• תשלום לעצמכם, בעל עסק יחידני: משכורות או משיכות ששולמו לבעל עסק יחידני אינן ניתנות לניכוי (CRA: הוצאות עסקיות), ולכן רשמו את מה שאתם מוציאים כמשיכת בעלים, לא כשכר או כהוצאה.

הרצת שכר מוסברת בהרצת שכר; רישום של הרצה מפורט בפקודת יומן לשכר.

מה רואה החשבון צריך ממני בסוף השנה עבור ⁦T2⁩ או ⁦T2125⁩?

בעל עסק יחידני צריך שנה קלנדרית מלאה של הכנסות והוצאות; חברה צריכה מאזן ודוח רווח והפסד לתקופת הכספים שלה. דוח טוב רק כמו הרישומים שמאחוריו.

דוח מס של חברה מוגש תוך שישה חודשים מסוף שנת המס שלה (CRA: מתי מגישים). מס שנותר לשלם חל בדרך כלל מוקדם יותר מהדוח (CRA: מועד תשלום היתרה). תוכנה לא מחליטה בשבילכם על רישומי סוף שנה: משיכות בעלים מול הוצאות, הלוואת בעל מניות, פחת, צבירות, ויתרות ⁦GST/HST⁩ ושכר שתואמות את הרישומים של CRA.

האם התיק שלכם מתיישב? בדקו את הדברים הבאים לפני סוף השנה:

אם שורה נכשלת ואתם לא מבינים למה, זה הרגע להביא את התיק לאיש מקצוע. בנפרד, בדקו שהתוכנה מפיקה דוחות שאפשר לעבוד איתם: ייצאו עכשיו את המאזן, את דוח הרווח והפסד ואת ספר העסקאות של חודש סגור, ושאלו את רואה החשבון אם הוא יכול לעבוד מהם. ראו מפתח חשבונות ל-⁠GIFI, דוחות כספיים לסוף השנה של חברה ומה למסור לרואה החשבון כבעל עסק יחידני.

איך מוציאים את הרישומים אם עוברים לתוכנה אחרת?

מעבר אינו מסיים את החובה לשמור רישומים. הם חייבים להישאר קריאים וזמינים במשך שש שנים, ולכן ייצאו עותק מלא לפני סגירת החשבון הישן. ⁦IC78-10R5⁩ מונה המרות תוכנה בין שינויי צד שלישי שאינם פוטרים אתכם מאחריותכם, ו-⁠⁦IC05-1⁩ קובע שיש לשמור על היכולת לגשת לנתונים ולשלוף אותם (⁦IC78-10R5⁩; ⁦IC05-1⁩).

1. ייצאו פירוט ברמת עסקה (ספר או יומן) לכל שנה שעדיין בתוך תקופת השמירה, לא רק דוחות מסכמים.
2. ייצאו את המאזן ואת דוח הרווח והפסד של כל סוף שנה, וכן את דוחות ה-⁠⁦GST/HST⁩, ה-⁠PST או ה-⁠QST והשכר.
3. הורידו את תמונות הקבלות והקבצים המצורפים שנשמרו, ואת רשימות הלקוחות והספקים.
4. שמרו את העותק בקנדה, עם גיבוי, ופתחו את הקבצים כדי לוודא שהם קריאים.
5. התאימו את יתרות הפתיחה בתוכנה החדשה ליתרות הסגירה בתוכנה הישנה לפני שרושמים משהו חדש.
6. בטלו את החשבון הישן רק אחרי שלבים 1 עד 5.

⁦IC05-1⁩ קובע גם ששינוי שעלול לפגוע ביכולת שלכם לגשת לרישומים ולקרוא אותם חייב להיות מדווח ל-⁠CRA.

Wave מול QuickBooks או Xero: איזו תוכנה לבחור, ואילו חלופות זולות יש?

CRA אינה מדרגת תוכנות הנהלת חשבונות, ולכן השוו כל שתיים לפי אותן בדיקות: היכן הנתונים מאוחסנים, האם אפשר לייצא את כולם, מס מכירה לפי פרובינציה, שכר בפרובינציה שלכם ועלויות מחוץ לתוכנית. להשוואה צד לצד של האפשרויות הנפוצות, ראו QuickBooks, Xero או Wave בקנדה. בעל עסק יחידני שמדווח ב-⁠⁦T2125⁩ יכול לראות תוכנת הנהלת חשבונות ל-⁠⁦T2125⁩.

מתי תוכנה חינמית כבר לא מספיקה?

תוכנה רושמת את מה שמזינים לה. היא מפסיקה להספיק כשההחלטות שמאחורי הרישומים חשובות יותר מהרישומים עצמם.

אם כמה שורות חלות, או שהתיק לא מתיישב, החליטו קודם אם לנקות אותו או לבנות אותו מחדש: ראו עזרה בהנהלת חשבונות. לעלויות אופייניות של הנהלת חשבונות, ראו עלות הנהלת חשבונות לחודש.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. הסכומים בדולרים קנדיים.

קבלות בלי מספרי ספק

לפרילנסר בתחום העיצוב באונטריו יש הכנסה של ⁦C$55,000⁩ ורישום ל-⁠HST. החיבור לבנק פעיל וכל רכישה מסווגת. כמה קבלות רכישה של ⁦C$100⁩ ומעלה אינן מציגות את מספר הרישום של הספק ל-⁠⁦GST/HST⁩, ונתבע עליהן HST בסך ⁦C$900⁩. הספרים נראים שלמים, אבל אם CRA תבדוק את הדוח, קיים סיכון שה-⁠⁦C$900⁩ האלה יידחו בגלל פרטים נדרשים חסרים. מבקשים מהספקים חשבוניות מלאות, מבקשים מרואה החשבון לבדוק אם יש לתקן את תביעת ה-⁠⁦C$900⁩, ומעכשיו בודקים את המספר ואת סכום המס בכל קבלה כשהיא מצולמת.

קוד מס משולב

חנות מקוונת בקולומביה הבריטית מוכרת סחורה חייבת במס בסך ⁦C$40,000⁩ ללקוחות בקולומביה הבריטית. כל מכירה כוללת GST בשיעור ⁦5%⁩ ו-⁠PST בשיעור ⁦7%⁩, ולכן השנה כוללת ⁦C$2,000⁩ של GST ו-⁠⁦C$2,800⁩ של PST. ה-⁠GST נכלל בדוח ה-⁠⁦GST/HST⁩; ה-⁠PST מדווח לפרובינציה. אם התוכנה משתמשת בקוד משולב אחד של ⁦12%⁩, הספרים מציגים ⁦C$4,800⁩ בחשבון מס מכירה אחד, ואת החלוקה צריך לבנות מחדש לפני שאפשר להגיש כל אחד מהדוחות.

משיכות שנרשמו כהוצאות

חברה באלברטה עם סוף שנה בדצמבר רשמה ⁦C$25,000⁩ של משיכות בעלים כהוצאות. ההוצאות מוגזמות והרווח נמוך מדי ב-⁠⁦C$25,000⁩. לפני הגשת ה-⁠⁦T2⁩, רואה החשבון צריך להעביר את הרישומים מהוצאות להלוואת בעל מניות. הרישום חשוב גם לבעל המניות: אם המשיכות הן הלוואות אמיתיות לבעל המניות, כל אחת מהן עשויה להיכלל בהכנסת בעל המניות בשנה שבה ניתנה. החזר בתוך שנה מסוף שנת המס של החברה הוא חריג רק אם הוא אינו חלק מסדרה של הלוואות או עסקאות והחזרים אחרים, וייתכנו חריגים נוספים (ITA סעיף ⁦15(2)⁩ ו-⁠⁦15(2.6)⁩). אם חלק מהסכום נועד להיות משכורת או דיבידנד, זה תיקון אחר; המדריך להלוואת בעל מניות מסביר את האפשרויות ומתי הכלל חל.

המצב שלכם שונה?

• קובץ התוכנה אינו מתיישב עם דפי הבנק או עם דוח ה-⁠⁦GST/HST⁩, או שסוף שנה קרוב (חברה, או כל עסק רשום ל-⁠⁦GST/HST⁩): השאלה היא אם אפשר לנקות את הקובץ עבור רואה החשבון או שצריך לבנות אותו מחדש, ומי מנהל את הספרים החודשיים. הביאו את הייצוא, את דפי החשבון ואת הדוח האחרון לעזרה בהנהלת חשבונות.
• דוחות לא הוגשו או שהשכר מאחר: התחילו מדוחות ⁦GST/HST⁩ שלא הוגשו או מהשלמת ספרים באיחור, ואז קבלו עזרה בהנהלת חשבונות עם הרישומים.
• לחברה יש ⁦GST/HST⁩ או ניכויי שכר שלא הועברו: דירקטורים עשויים להיות אחראים גם באופן אישי, בכפוף לתנאי גבייה בחוק ולהגנת בדיקת נאותות (due diligence) (Excise Tax Act סעיף 323; Income Tax Act סעיף 227.1). שומת ⁦GST/HST⁩, או הליך גבייה של מס הכנסה, מוגבלים ל-שנתיים מהרגע שבו האדם חדל לאחרונה להיות דירקטור. ראו השלמת דוחות חברה שלא הוגשו.
• אתם מוכרים בכמה פרובינציות: ראו ⁦GST/HST⁩, PST ו-⁠QST לפי פרובינציה.
• אתם בשיטת Quick Method: ראו שיטת Quick Method.
• אתם מחליטים אם לנהל את הספרים בעצמכם: ראו ניהול הספרים בעצמכם או שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות.