S Şirketi Muhasebe Yazılımı: Form 1120-S İçin Neleri Karşılamalı

IRS, S şirketi için belirli bir yazılım şart koşuyor mu?

Hayır. IRS, bir işletmenin gelir ve giderlerini açıkça gösteren herhangi bir kayıt sistemini kullanmasına izin verir ve birkaç durum dışında özel bir kayıt türü şart koşmaz; dolayısıyla zorunlu bir yazılım ve belirli bir hesap listesi yoktur. Bilgisayarlı bir sistem yine de defterlerle ve beyannameyle mutabık, okunabilir kayıtlar üretmelidir; işletme sistemin, kontrollerinin ve kendi hesap planının bir tanımını saklamalıdır.

S şirketi beyannamesi gelir tablosundan fazlasını ister. Form 1120-S, yönetici ücretinin diğer ücretlerden ayrı gösterilmesini, dağıtımların ve kredilerin hissedar bazında verilmesini ve, şirket atlayabilecek kadar küçük değilse, defterlerle uyuşan Schedule L bilançosunu (beyannamenin bilanço sayfası) ister; bkz. kurumsal beyannamede Schedule L. Aşağıdaki durumlarda kurulum basit değildir:

• sahip şirkette çalışıyor ama hiç bordroya alınmamış;
• bordro bir serviste, defterler başka bir araçta yürüyor ve ikisi hiç buluşmuyor;
• dağıtımlar gider olarak kodlanmış ya da ücret, dağıtım ve krediler tek bir sahip çekim hesabında toplanmış;
• şirket yıl ortasında araç değiştirmiş;
• bilanço son beyannameyle tutmuyor.

Bu durumlarda yazılım değiştirmek geçmiş ayları düzeltmez. Önce defterlerin düzeltilmesi gerekir ve bu bir ayar değil, muhasebe işidir: sondaki “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümüne bakın.

Hazırlayıcı sormadan önce toplayın:

• Seçim belgeleri: Form 2553 ve IRS'nin varsa yanıtı (geç mi verildi, yanıt mı gelmedi? bkz. geç S şirketi seçimi affı)
• Her ödeme tarihi için bordro raporları
• Tüm yıla ait banka ve kart hesap özetleri
• Şirket ile hissedarlar arasındaki kredi senetleri
• Şirket bir sahip için prim ödüyorsa sağlık sigortası dökümleri
• Her hissedarın hisselerini ve yıl içindeki değişiklikleri gösteren hisse kayıtları
• Son verilen beyanname

Form 1120-S için defterler neyi göstermelidir?

Hesap adları muhasebe uygulamasıdır, çünkü IRS hiçbirini belirlemez. Aşağıdaki her satır, beyannamenin veya bordro başvurularının istediği bir şeydir; kurulum bunu üretebilmelidir.

Bu kalemleri tutan hesaplar S şirketi muhasebe kayıtları rehberindedir.

Şirkette çalışan sahip için bordro neyi yürütmelidir?

Bir S şirketi için küçük işlerden fazlasını yapan yönetici (başkan veya veznedar gibi bir şirket unvanı) çalışandır ve ücreti, yönetici aynı zamanda hissedar olsa bile, ücret sayılır (IRS). Bu nedenle kurulum sahibi bordro üzerinden yürütmelidir: gelir vergisini ve çalışan payı Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisini kesmeli, şirketin payını eklemeli, vergileri yatırmalı ve bildirmelidir. Hizmet yapmayan ya da yalnızca küçük hizmetler yapan ve ücret hakkı olmayan bir yönetici çalışan değildir.

Şirket, ücret dışı dağıtım yapmadan önce sahibin hizmetleri için makul ücret ödemelidir; IRS dağıtımları ücret olarak yeniden sınıflandırabilir. Ne kadarının makul olduğu S şirketi sahibinin maaşı rehberindedir.

Kaynak: Publication 15 ve IRS'nin S şirketi başvuruları listesi. Federal vergi yatırmaları elektronik fon transferiyle yapılır; bordro hizmeti veya başka bir üçüncü taraf bunları şirket adına yapabilir. Bu sayfa yalnızca federal formları kapsar; çoğu işveren eyalet işsizlik vergisi de öder (Publication 15); eyalet bordro hesapları burada kapsanmaz.

Kurulum ayrıca Publication 15'in listelediği istihdam vergisi kayıtlarını da tutmalıdır: ücret ödeme tarihleri ve tutarları, her çalışanın bilgileri ve Form W-4, vergi yatırma tarihleri ve tutarları ile EFTPS onay numaraları, onay numaralarıyla verilen beyannameler ve yan hak kayıtları. Bunları en az dört yıl saklayın.

Sahip için hiç bordro kurulmadıysa hiç çalıştırılmamış S şirketi bordrosu rehberine bakın. Sağlayıcı olmadan yürütmek için bordroyu kendiniz çalıştırma rehberine bakın.

Dağıtımlar nereye gider ve her hissedar için nasıl izlenir?

Dağıtım özkaynağı azaltır ve hiçbir zaman gider değildir. Her hissedar için tarihi, tutarı ve nakit mi mülk mü olduğunu içeren ayrı bir kayıt tutun. Beyanname toplamı Schedule K 16d satırında bildirir; her hissedarın kendi tutarı, o hissedarın K-1 belgesine D koduyla girer.

Bir S şirketinde yalnızca bir hisse sınıfı olabilir ve yönetmelikler, tüm hisseler dağıtım ve tasfiye gelirlerinde aynı haklara sahipse tek sınıf var sayar. Bu nedenle dağıtım normalde sahip olunan hisselere göre bölünür. Ödeme ile sahiplik farklıysa sonuç şirketin yönetim belgelerine bağlıdır ve farklı ödeme haklarına sahip hisseler S seçimini sona erdirebilir; bkz. eşit olmayan S şirketi dağıtımları.

Hisseler el değiştirdiğinde, yılın her gününe her kalemin eşit bir bölümü atanır ve bu bölüm o gün tedavülde olan hisseler arasında paylaştırılır. Bu kural gelir, zarar, indirim ve kredi kalemlerini böler; dağıtım ise onu alan hissedara bildirilir. Kurulumun veya yanında tutulan bir hisse kaydının, hisse sayılarını ve değiştikleri tarihleri içermesi gerekir.

Bu varsayılanı iki seçim değiştirir. Bir hissedarın payının tamamı yıl içinde sona ererse, şirket ve etkilenen her hissedar, yılı o günün sonunda bölünmüş iki yıl olarak ele almayı seçebilir (1377(a)(2) maddesi; Regulations section 1.1377-1(b)). Büyük bir hisse satışı, itfası veya ihracı (nitelikli elden çıkarma, qualifying disposition), yıl boyunca tüm hissedarlar onay verirse benzer bir seçime izin verir (Regulations section 1.1368-1(g)(2)). Her ikisi de geri alınamaz ve zamanında verilmiş orijinal veya düzeltilmiş Form 1120-S'e eklenen bir hissedar onay beyanıyla yapılır (talimatlar). Her biri dağıtımların vergi etkisini de böler; bu yüzden defterler sonuçları bölünme tarihine kadar göstermelidir.

Kayıt girişleri, mülk dağıtımları ve birikmiş kazanç ve kârlardan ödenen temettüler S şirketi dağıtımlarını kaydetme rehberindedir. Her hissedar hisse maliyet esasını hesaplayan kayıtları tutmaktan sorumludur; bkz. S şirketi hissedarının maliyet esası.

Hissedar-çalışan için ödenen sağlık sigortasını kurulum nasıl ele almalıdır?

Şirketin, hisselerinin %2 oranından fazlasına sahip bir sahip için ödediği sağlık sigortası ücret sayılır: şirket tarafından indirilebilir ve o sahibin Form W-2'sinde Box 1'de bildirilir (IRS). Primler tüm çalışanları veya bir çalışan sınıfını kapsayan bir plan kapsamında ödeniyorsa Sosyal Güvenlik, Medicare ve federal işsizlik vergisine tabi değildir; bu yüzden W-2'nin Box 3 ve Box 5 alanlarının dışında kalır. Sahip tek çalışansa, IRS sayfası bu düzenlemenin böyle bir plan sayılıp sayılmadığını söylemez; bordro kalemini kurmadan önce bunu hazırlayıcıyla netleştirin. Form 1120-S talimatları ayrıca sahibin eşi, bağımlıları ve 27 yaşın altındaki çocukları için ödenenler dahil primleri, Box 14'e (2026 Form W-2'sinde Box 14a) bilgi kalemi olarak yazmanızı ister (W-2 talimatları).

Sahip testi, vergi yılının herhangi bir gününde, section 318 atıf kurallarıyla birlikte, %2 oranının üzerinde hisse veya oy gücüne sahip olmaktır. Bu nedenle kurulumun şunlara ihtiyacı vardır:

• nakit ödeme yapmadan primi sahibin vergilendirilebilir ücretine ekleyen bir bordro kalemi;
• hangi çalışanların sahiplik testini geçtiğini işaretleme yolu;
• bu sahipler için 7 veya 8 satırına ya da Form 1125-E'ye düşen bir gider hesabı.

Bu sahipler için ödenen grup dönemlik hayat sigortası gibi diğer yan haklar için de aynısı geçerlidir: talimatlar bunları 7 veya 8 satırına ve W-2 Box 1'e koyar; bu yüzden bordro kalemi bunların her birini ekleyebilmelidir.

Tuzak, primleri şirket hesabından ödeyip W-2'ye hiç eklememektir. IRS, sahibin kişisel indiriminin, şirketin primleri sonunda ödemesine ve W-2 ücreti olarak bildirmesine bağlı olduğunu söyler; başka koşullar da geçerlidir. İndirim kuralları S şirketi ve ortaklık sahipleri için sağlık sigortası rehberindedir.

Sahip ile şirket arasındaki krediler dağıtımlardan nasıl ayrı kalır?

Her krediyi kendi borç veya varlık kaydında tutun, dağıtım hesabına asla koymayın. Hissedarın şirkete verdiği kredi bir borçtur, şirketin hissedara verdiği kredi bir varlıktır. Kredi geri ödemesi dağıtım değildir: beyanname geri ödemeleri ayrı olarak Schedule K 16e satırında ve K-1 üzerinde E koduyla bildirir.

Kurulum her hissedar için bir bakiye üretmelidir. Schedule L 19 satırı, genel olarak K-1 belgelerinin I kalemindeki tutarlarla (şirketin hissedara doğrudan borcu) mutabık olmalıdır; bu tutarlar hissedarın birlikte aldığı veya garanti ettiği borcu içermez (talimatlar).

Her yazılı senedi ayrı bir kayıt olarak, senedi olmayan kredilerde ise avansları ve geri ödemeleri tarihlerle tutun; çünkü hissedarın Form 7203'teki borç maliyet esası bunlardan hesaplanır (talimatlar).

Etiket, vergisel muameleyi belirlemez. IRS, kredi veya dağıtım denen ödemelerin ücret sayıldığı ve bir hissedarın aktarımlarının kredi değil sermaye sayıldığı mahkeme davalarını listeler. Bkz. S şirketine hissedar kredileri; borç maliyet esası için S şirketi hissedarının maliyet esası.

Kurulum yıl sonunda hangi raporları üretmelidir?

Kurulum, tüm yıl için şu altı raporu üretmelidir. Birine güvenmeden önce her birini isteyin.

IRS, bir incelemede muhasebe yazılımı yedek dosyasını isteyebilir. Tek bir yıl için yeniden oluşturulmuş bir dosya bu talebi karşılamaz; bu yüzden kurulum eksiksiz, değiştirilmemiş bir yedeği dışa aktarabilmelidir.

Bordro ayrı bir serviste yürüyebilir mi ve raporları defterlerle nasıl eşleşir?

Evet. IRS tek bir sistem şart koşmaz (Publication 583); bu yüzden bordro ayrı bir serviste yürüyebilir. Ancak sorumluluk şirkette kalır: bordroyu dışarıya yaptıran işveren, sağlayıcı ödeme yapmasa bile beyannamelerden, yatırmalardan ve vergilerden genellikle sorumlu kalır; sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu (PEO) bunun istisnasıdır. Sahip kişisel olarak da borçlanabilir: kesilen vergiyi bilerek yatırmayan sorumlu kişi, örneğin bir yönetici, şu tutarda ceza öder: ödenmemiş kesilen gelir vergisinin ve çalışanın sosyal güvenlik ve Medicare vergisinin tamamı (6672. madde). IRS'nin bunu tarh etmek için genellikle 3 yıl süresi vardır; bu süre bordro yılını izleyen yılın 15 Nisan tarihinden, verme tarihi daha sonraysa o tarihten başlar; bkz. trust fund recovery penalty (stopaj vergisi sorumluluk cezası). Defterler yine de her bordro tutarını göstermelidir.

Publication 15, yılın Form 941'lerindeki Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisinin Form W-3'teki tutarın yaklaşık iki katı olması gerektiğini söyler; çünkü Form 941 işveren ve çalışan paylarının ikisini, Form W-3 yalnızca çalışanın payını bildirir. Bir uyuşmazlığın geçerli bir nedeni olmalıdır ve şirket mutabakatını saklamalıdır. Geçerli nedenlerden biri yalnızca çalışanın ödediği Ek Medicare Vergisi'dir (Additional Medicare Tax): eşiğini aşan ücretler, Form 941 Medicare tutarının Form W-3 tutarının iki katından az olmasına yol açar.

Bankadan çıkan tek bir toplu “bordro” ödemesi bu satırların hiçbiriyle eşleşmez. Her ödeme tarihini giriş veya içe aktarma ile kaydedin; bkz. bordro yevmiye kayıtları. Yıl içinde sağlayıcı değiştirmek için bordro sağlayıcısı değiştirme rehberine bakın.

Daha ucuz veya giriş seviyesi bir plan yeter mi?

IRS belirli bir ürün veya plan şart koşmaz; bu yüzden fiyat ya da plan adı hiçbir şeyi belirlemez. Bir plan, ancak fiilen kullanacağınız sürümde yukarıdaki tabloların her satırını üretebiliyor ve aşağıdaki testi geçiyorsa değerlendirmeye değer. Kullanıcı sınırlarını, bordro eklentilerini ve dönem kilitlerini markada değil planın kendisinde kontrol edin. IRS kurallarının ötesindeki uygulama kontrolleri: bordro ödeme tarihine göre kaydedilir, krediler ve dağıtımlar hissedar bazında ayrı hesaplarda durur, hazırlayıcınız kendi girişini alır, kapanmış dönemler kilitlenir ve tüm defter ile raporlar dışa aktarılır. Geçmek, defterlerin doğru olduğu anlamına gelmez. Defterleri taşımadan önce deneme kopyasında test edin.

Değiştirirseniz eski dosya yine de önemlidir: Publication 583, makine tarafından okunabilir tüm kayıtların ve bilgisayarlı sistemin bir tanımının saklanmasını şart koşar. Bkz. muhasebe yazılımını iptal ederken saklanacak kayıtlar ve muhasebecinizin desteklediği daha ucuz yazılım.

İlk Form 1120-S için güvenmeden önce bir kurulumu nasıl test ederim?

Bir deneme kopyasında gerçek bir ödeme tarihini ve bir aylık diğer hareketi çalıştırın, sonra şu eşleşmeleri kontrol edin. Her biri elle düzeltme yapmadan tutmalıdır.

1. Sahip için gerçek bir ödeme tarihini girin. Brüt ücretler bordro raporuna eşittir, kesilen ve işveren vergileri borç hesaplarında durur ve net ödeme banka çıkışına eşittir.
2. Vergi yatırmasını kaydedin. Borçlar yatırma tutarı kadar azalır ve onay numarası saklanır.
3. Her hissedara bir dağıtım kaydedin. Her tutar o hissedarın özkaynağına ulaşır ve gelir tablosuna hiç dokunmaz.
4. Bir hissedar kredisi ve bir geri ödeme kaydedin. Kredi bakiyesi hissedar bazında görünür ve geri ödeme bir dağıtım hesabını azaltmaz.
5. Sahip sağlık primlerini ekleyin. Bunlar sahibin W-2 Box 1 ücretlerinde görünür.
6. Ayı kapatın. Bilanço dengelenir ve açılış özkaynağı artı net gelir artı katkılar eksi dağıtımlar, kapanış özkaynağına eşittir.
7. Bir çeyrekten sonra bordro toplamlarını verildiği haliyle Form 941 ile karşılaştırın. Yıldan sonra Form 941'leri Form W-3 ile karşılaştırın.
8. Bilançoyu, genel defteri ve bordro raporlarını dışa aktarın ve yazılımın dışında açın.

Bir kurulumun yanlış olduğunu gösteren işaretler nelerdir?

Bunların her biri genellikle hazırlayıcı beyannameye başlamadan önce defterlerin gözden geçirilmesi gerektiği anlamına gelir. İkisi veya daha fazlası doğruysa ya da bir beyanname veya bordro formu zaten bu şekilde verildiyse, aşağıdaki “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümüne bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıdır.

Tek kişilik danışman

Bir S şirketinin US$150.000 hasılatı ve tek hissedarı var; hissedar aynı zamanda şirketin yöneticisi ve işi yapan kişi. Bordro sahibe yılda US$60.000 öder; W-2, Form 941'ler ve yatırmalar vardır. Maaş ve şirketin bordro vergileri giderdir. Sahip ayrıca US$40.000 dağıtım alır; bu özkaynakta kaydedilir, gelir tablosuna hiç girmez. Kurulum 7 satırında US$60.000, Schedule K 16d satırında US$40.000 gösterir. Hasılat Form 1125-E düzeyinin altında olduğundan bu forma gerek yoktur. Ücret tutarı açıklayıcıdır; makul ücret yapılan işe bağlıdır.

İki hissedar

İki hissedar hisselerin %70'ine ve %30'una sahipken US$100.000 dağıtım ödenir. Tüm hisselerin aynı haklara sahip olduğu varsayımıyla (tek hisse sınıfı), dağıtım hissedar başına birer kayıtla US$70.000 ve US$30.000 olarak kaydedilir. Tek bir sahip çekim hesabı olan kurulum US$100.000 gösterir ve K-1 tutarlarının hiçbirini üretemez.

Aile sağlık primleri

Aynı zamanda yönetici olan tek hissedar için şirket aracılığıyla US$12.000 aile sağlık primi ödenir. Bordro US$12.000 tutarını sahibin W-2 Box 1 ücretlerine ekler, Box 14a'da bilgi kalemi olarak gösterir ve tutar 7 satırında yönetici ücreti sayılır. Primler yalnızca sigorta gider hesabında duruyorsa W-2 bunları dışarıda bırakır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• S statüsünü seçtiniz ve kurulum bölünmüş durumda: bordro bir araçta, defterler başka birinde, dağıtımlar gider olarak kodlanmış ya da sizin için hiç bordro çalıştırılmamış. Hangi aracın kalacağı, geçmiş ayların nasıl yeniden düzenleneceği ve hazırlayıcının Form 1120-S'ten önce neye ihtiyaç duyduğu, S şirketi vergi desteği ile muhasebe kayıtları desteği birlikte karar verilecek konulardır.
• S statüsünü yeni seçen bir LLC'siniz: defterlerin yeni bir dosya açıp açmayacağı için S şirketi seçiminden sonra muhasebe kayıtları rehberine bakın.
• Kendiniz için hiç bordro çalıştırmadınız ya da geçmiş Form W-2 veya 941'ler ücretinizi veya sağlık primlerinizi dışarıda bıraktı: bkz. S şirketinde hiç çalıştırılmamış bordro. Defterlerin yeniden düzenlenmesi ve verilmiş formların düzeltilmesi (Form W-2c, Form 941-X) işini muhasebe kayıtları desteği ile S şirketi vergi desteği birlikte yürütür.
• Defterleriniz geride, şirket hesabı kişisel masrafları ödedi ya da Schedule L tutmuyor: bkz. S şirketi gecikmiş kayıtların tamamlanması, S şirketinin kişisel gider ödemesi ve kurumsal beyannamede Schedule L. Hatanın aylar veya yıllar boyunca izlenmesi bir mutabakat işidir; muhasebe kayıtları desteği bunu Form 1120-S öncesinde yapar.
• Bordro sağlayıcınız vergileri yatırmadı ya da IRS bir bildirim gönderdi: bkz. bordro sağlayıcısı vergilerinizi ödemedi.
• Ne kadar maaş ödemeniz gerektiğini öğrenmek istiyorsunuz: bkz. S şirketi sahibinin maaşı.
• Bir S şirketine ve başka şirketlere sahipsiniz: bkz. birden fazla şirket için muhasebe kayıtları.
• İki bulut muhasebe platformunu karşılaştırıyorsunuz ya da giriş seviyesi yazılımı aşıyorsunuz: bkz. çevrimiçi muhasebe yazılımlarının karşılaştırması ve muhasebe yazılımı yetmediğinde.
• Defterleri elektronik tabloda tutuyorsunuz: bkz. elektronik tabloda muhasebe kayıtları.
• Bir S şirketinin muhasebesinin maliyetini öğrenmek istiyorsunuz: bkz. S şirketi muhasebe maliyeti.