Buchhaltungssoftware für S Corporations: Was Form 1120-S verlangt

Schreibt der IRS für eine S Corporation eine bestimmte Software vor?

Nein. Der IRS erlaubt Unternehmen, jedes Buchführungssystem zu verwenden, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt, und verlangt außer in wenigen Fällen keine besondere Art von Unterlagen. Es gibt also keine vorgeschriebene Software und keinen festen Kontenplan. Ein computergestütztes System muss dennoch lesbare Unterlagen erzeugen, die mit den Büchern und der Steuererklärung übereinstimmen, und das Unternehmen muss eine Beschreibung des Systems, seiner Kontrollen und seines eigenen Kontenplans aufbewahren.

Die Steuererklärung einer S Corporation verlangt mehr als eine Gewinn- und Verlustrechnung. Form 1120-S braucht die Vergütung der Officer (Führungskräfte) getrennt von anderen Löhnen, Ausschüttungen und Darlehen je Aktionär und, sofern die Gesellschaft nicht klein genug ist, darauf zu verzichten, eine Bilanz auf Schedule L (der Bilanzseite der Erklärung), die mit den Büchern übereinstimmt; siehe Bilanz auf Schedule L. Eine Einrichtung ist nicht einfach, wenn:

• der Eigentümer im Unternehmen arbeitet, aber nie auf der Lohnliste stand;
• die Lohnabrechnung in einem Dienst und die Buchhaltung in einem anderen Programm läuft und beide nie zusammengeführt werden;
• Ausschüttungen als Aufwand verbucht wurden oder Vergütung, Ausschüttungen und Darlehen sich ein Entnahmekonto des Eigentümers teilen;
• die Gesellschaft mitten im Jahr das Programm gewechselt hat;
• die Bilanz nicht mit der letzten Steuererklärung übereinstimmt.

In diesen Fällen repariert ein Softwarewechsel die vergangenen Monate nicht. Zuerst müssen die Bücher korrigiert werden, und das ist Buchhaltungsarbeit, keine Einstellung: siehe „Anders in Ihrem Fall?“ am Ende.

Zusammenstellen, bevor der Ersteller der Steuererklärung fragt:

• Die Unterlagen zur Wahl: Form 2553 (Wahl als S Corporation) und jede Antwort des IRS (verspätet eingereicht oder keine Antwort? siehe Erlass bei verspäteter Wahl als S Corporation)
• Lohnabrechnungsberichte für jeden Zahltag
• Konto- und Kartenauszüge für das ganze Jahr
• Schuldscheine für Darlehen zwischen der Gesellschaft und ihren Aktionären
• Belege zur Krankenversicherung, wenn die Gesellschaft Prämien für einen Eigentümer zahlt
• Anteilsunterlagen mit den Anteilen jedes Aktionärs und jeder Änderung im Jahr
• Die zuletzt eingereichte Steuererklärung

Was müssen die Bücher für Form 1120-S zeigen?

Kontenbezeichnungen sind Buchhaltungspraxis, denn der IRS schreibt keine vor. Jede Zeile ist etwas, wonach die Steuererklärung oder die Lohnmeldungen fragen, daher muss die Einrichtung es liefern können.

Die Konten für diese Posten stehen in Buchhaltung einer S Corporation.

Welche Lohnabrechnung muss für einen Eigentümer laufen, der im Unternehmen arbeitet?

Ein Officer (ein Titel in der Gesellschaft wie Präsident oder Schatzmeister), der für eine S Corporation mehr als geringfügige Leistungen erbringt, ist Arbeitnehmer, und die Vergütung ist Lohn, auch wenn der Officer zugleich Aktionär ist (IRS). Die Einrichtung muss den Eigentümer deshalb über die Lohnabrechnung laufen lassen: Einkommensteuer und den Arbeitnehmeranteil an Social Security (US-Rentenversicherung) und Medicare (US-Krankenversicherung für Ältere) einbehalten, den Anteil der Gesellschaft hinzurechnen, die Steuern einzahlen und melden. Ein Officer, der keine oder nur geringfügige Leistungen erbringt und keinen Anspruch auf Vergütung hat, ist kein Arbeitnehmer.

Die Gesellschaft muss für die Leistungen des Eigentümers eine angemessene Vergütung zahlen, bevor sie Ausschüttungen ohne Lohncharakter vornimmt, und der IRS kann Ausschüttungen als Lohn umqualifizieren. Wie viel angemessen ist, steht in Gehalt für Eigentümer einer S Corporation.

Quelle: Publication 15 und die IRS-Liste der Meldungen von S Corporations. Einzahlungen der Bundessteuern erfolgen per elektronischer Überweisung (Electronic Funds Transfer), und ein Lohnabrechnungsdienst oder ein anderer Dritter kann sie für die Gesellschaft vornehmen. Diese Seite behandelt nur die Bundesformulare; die meisten Arbeitgeber zahlen auch Arbeitslosenversicherungssteuer an den Bundesstaat (Publication 15), und Lohnabrechnungskonten der Bundesstaaten werden hier nicht behandelt.

Die Einrichtung muss außerdem die Unterlagen zur Lohnsteuer (Employment Tax) enthalten, die Publication 15 aufzählt: Zahlungsdaten und Beträge der Löhne, Angaben zu jedem Arbeitnehmer und Form W-4 (Angaben des Arbeitnehmers zum Einbehalt), Daten und Beträge der Steuereinzahlungen mit Bestätigungsnummern des EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System, elektronisches Zahlungssystem für Bundessteuern), eingereichte Erklärungen mit Bestätigungsnummern und Unterlagen zu Zusatzleistungen. Bewahren Sie sie mindestens vier Jahre auf.

Wurde für den Eigentümer nie eine Lohnabrechnung eingerichtet, siehe Lohnabrechnung einer S Corporation nie durchgeführt. Wie Sie sie ohne Anbieter selbst durchführen, steht in Lohnabrechnung selbst durchführen.

Wohin gehören Ausschüttungen, und wie werden sie je Aktionär nachverfolgt?

Eine Ausschüttung mindert das Eigenkapital und ist nie ein Aufwand. Führen Sie je Aktionär einen Eintrag mit Datum, Betrag und der Angabe, ob Bargeld oder Sachwerte ausgeschüttet wurden. Die Steuererklärung meldet die Summe auf Schedule K Zeile 16d, und der Betrag jedes Aktionärs steht auf dessen K-1 mit Code D.

Eine S Corporation darf nur eine Aktienklasse haben, und die Vorschriften behandeln sie als Gesellschaft mit einer Klasse, wenn alle Aktien gleiche Rechte auf Ausschüttungen und Liquidationserlöse gewähren. Eine Ausschüttung wird daher normalerweise nach den gehaltenen Aktien verteilt. Weichen Auszahlung und Beteiligung voneinander ab, hängt die Wirkung von den Gesellschaftsdokumenten ab, und Aktien mit unterschiedlichen Auszahlungsrechten können die S-Wahl beenden; siehe Ungleiche Ausschüttungen bei einer S Corporation.

Wechseln Aktien den Besitzer, wird jedem Tag des Jahres ein gleicher Anteil jedes Postens zugeordnet, aufgeteilt auf die an diesem Tag ausstehenden Aktien. Diese Regel verteilt Einkünfte, Verluste, Abzüge und Steuergutschriften; eine Ausschüttung wird dem Aktionär gemeldet, der sie erhalten hat. Die Einrichtung oder eine daneben geführte Anteilsliste braucht die Aktienzahlen und die Daten ihrer Änderung.

Zwei Wahlen ändern diese Regel. Endet die gesamte Beteiligung eines Aktionärs im Lauf des Jahres, können die Gesellschaft und jeder betroffene Aktionär wählen, das Jahr als zwei Jahre zu behandeln, geteilt zum Ende dieses Tages (Abschnitt 1377(a)(2); Regulations, Abschnitt 1.1377-1(b)). Ein großer Verkauf, eine Rücknahme oder eine Ausgabe von Aktien (eine qualifizierende Veräußerung) erlaubt eine ähnliche Wahl, wenn alle Aktionäre des Jahres zustimmen (Regulations, Abschnitt 1.1368-1(g)(2)). Jede Wahl ist unwiderruflich und erfolgt durch eine Erklärung über die Zustimmung der Aktionäre, die einer fristgerecht eingereichten ursprünglichen oder geänderten Form 1120-S beigefügt wird (Anleitung). Jede teilt außerdem die steuerliche Wirkung der Ausschüttungen auf, daher müssen die Bücher die Ergebnisse bis zum Teilungsdatum zeigen.

Buchungen, Sachausschüttungen und aus angesammelten Earnings and Profits gezahlte Dividenden stehen in Ausschüttungen einer S Corporation verbuchen. Jeder Aktionär ist selbst dafür verantwortlich, die Unterlagen zu führen, aus denen sich die Anschaffungskosten der Anteile ergeben; siehe Anschaffungskosten der Anteile bei einer S Corporation.

Wie muss die Einrichtung Krankenversicherung behandeln, die für einen Aktionär-Arbeitnehmer gezahlt wird?

Krankenversicherung, die die Gesellschaft für einen Eigentümer mit mehr als 2 % der Anteile zahlt, wird als Lohn behandelt: Die Gesellschaft kann sie abziehen, und sie wird in Feld 1 der Form W-2 dieses Eigentümers gemeldet (IRS). Werden die Prämien im Rahmen eines Plans gezahlt, der alle Arbeitnehmer oder eine Gruppe von Arbeitnehmern abdeckt, unterliegen sie nicht der Social-Security-Steuer, der Medicare-Steuer oder der Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung und bleiben daher aus den Feldern 3 und 5 der Form W-2 heraus. Ist der Eigentümer der einzige Arbeitnehmer, sagt die IRS-Seite nicht, ob die Regelung als solcher Plan zählt; klären Sie das mit dem Ersteller der Steuererklärung, bevor Sie die Lohnart einrichten. Die Anleitung zu Form 1120-S verlangt die Prämien außerdem als Informationsangabe in Feld 14, einschließlich der Prämien für Ehepartner, unterhaltsberechtigte Personen und Kinder unter 27 Jahren des Eigentümers; das ist Feld 14a in der Form W-2 für 2026 (Anleitung zu Form W-2).

Der Test für Eigentümer lautet: Anteile oder Stimmrechte über 2 % an irgendeinem Tag des Steuerjahres, mit den Zurechnungsregeln von Section 318. Die Einrichtung braucht deshalb:

• eine Lohnart, die die Prämie ohne Barzahlung zum steuerpflichtigen Lohn des Eigentümers hinzurechnet;
• eine Möglichkeit zu markieren, welche Arbeitnehmer den Beteiligungstest bestehen;
• ein Aufwandskonto, das für diese Eigentümer in Zeile 7 oder 8 oder in Form 1125-E landet.

Dasselbe gilt für andere Zusatzleistungen, die für diese Eigentümer gezahlt werden, etwa eine Gruppenrisikolebensversicherung: Die Anleitung ordnet sie Zeile 7 oder 8 und Feld 1 der Form W-2 zu, daher sollte die Lohnart jede davon hinzurechnen können.

Die Falle besteht darin, Prämien vom Gesellschaftskonto zu zahlen und sie nie zur Form W-2 hinzuzurechnen. Der IRS sagt, dass der persönliche Abzug des Eigentümers davon abhängt, dass die Gesellschaft die Prämien letztlich zahlt und als W-2-Lohn meldet; weitere Bedingungen gelten. Die Abzugsregeln stehen in Krankenversicherung für Eigentümer einer S Corporation und einer Personengesellschaft.

Wie bleiben Darlehen zwischen Eigentümer und Gesellschaft von Ausschüttungen getrennt?

Führen Sie jedes Darlehen in einem eigenen Verbindlichkeits- oder Vermögenskonto und nie im Ausschüttungskonto. Ein Darlehen eines Aktionärs an die Gesellschaft ist eine Verbindlichkeit, das Darlehen der Gesellschaft an einen Aktionär ein Vermögenswert. Die Rückzahlung eines Darlehens ist keine Ausschüttung: Die Steuererklärung meldet Rückzahlungen gesondert auf Schedule K Zeile 16e und auf dem K-1 mit Code E.

Die Einrichtung muss je Aktionär einen Saldo liefern. Schedule L Zeile 19 sollte in der Regel mit den Beträgen in Punkt I der K-1 übereinstimmen (den Schulden, die die Gesellschaft dem Aktionär unmittelbar schuldet), die Schulden ausschließen, die der Aktionär mitaufgenommen oder verbürgt hat (Anleitung).

Führen Sie jeden schriftlichen Schuldschein als eigenen Eintrag und bei Darlehen ohne Schuldschein die Vorschüsse und Rückzahlungen nach Datum, denn die Basis des Aktionärs in Darlehen (Debt Basis) auf Form 7203 (Berechnung der Anschaffungskosten von Anteilen und Darlehen) wird daraus ermittelt (Anleitung).

Eine Bezeichnung entscheidet nicht über die Behandlung. Der IRS nennt Gerichtsverfahren, in denen als Darlehen oder Ausschüttungen bezeichnete Zahlungen als Lohn behandelt wurden und in denen Übertragungen eines Aktionärs als Kapital und nicht als Darlehen galten. Siehe Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation und, für die Basis der Darlehen, Anschaffungskosten der Anteile bei einer S Corporation.

Welche Berichte sollte die Einrichtung zum Jahresende liefern?

Die Einrichtung sollte diese sechs Berichte für das ganze Jahr liefern. Verlangen Sie jeden einzelnen, bevor Sie sich darauf verlassen.

Der IRS kann bei einer Prüfung die Sicherungsdatei der Buchhaltungssoftware verlangen. Eine für ein Jahr neu aufgebaute Datei erfüllt diese Anforderung nicht, daher sollte die Einrichtung eine vollständige, unveränderte Sicherung exportieren können.

Kann die Lohnabrechnung in einem separaten Dienst laufen, und wie stimmen ihre Berichte mit den Büchern überein?

Ja. Der IRS schreibt kein einzelnes System vor (Publication 583), die Lohnabrechnung kann also in einem separaten Dienst laufen. Die Gesellschaft bleibt jedoch verantwortlich: Ein Arbeitgeber, der die Lohnabrechnung auslagert, bleibt in der Regel für Erklärungen, Einzahlungen und Steuern verantwortlich, auch wenn der Anbieter nicht zahlt; eine zertifizierte Professional Employer Organization (Personaldienstleister, der Arbeitgeberpflichten übernimmt) ist die Ausnahme. Auch der Eigentümer kann persönlich haften: Eine verantwortliche Person, zum Beispiel ein Officer, die vorsätzlich einbehaltene Steuern nicht abführt, schuldet einen Strafzuschlag in Höhe von die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers (Section 6672). Der IRS hat in der Regel 3 Jahre ab dem 15. April nach dem Lohnjahr, ihn festzusetzen, oder ab dem Einreichungsdatum, wenn dieses später liegt; siehe Trust Fund Recovery Penalty. Die Bücher müssen weiterhin jeden Lohnbetrag zeigen.

Publication 15 sagt, die Social-Security- und Medicare-Steuer auf den Form 941 des Jahres sollte etwa doppelt so hoch sein wie der Betrag auf Form W-3, weil Form 941 sowohl den Anteil des Arbeitgebers als auch den des Arbeitnehmers meldet und Form W-3 nur den des Arbeitnehmers. Eine Abweichung braucht einen triftigen Grund, und die Gesellschaft sollte ihre Abstimmung aufbewahren. Ein triftiger Grund ist die Additional Medicare Tax (zusätzliche Medicare-Steuer), die nur der Arbeitnehmer zahlt: Löhne über deren Schwelle führen dazu, dass der Medicare-Betrag auf Form 941 weniger als das Doppelte des Betrags auf Form W-3 beträgt.

Eine einzelne Sammelabbuchung „Lohnabrechnung“ von der Bank stimmt mit keiner dieser Zeilen überein. Buchen Sie jeden Zahltag einzeln oder per Import; siehe Buchungssätze der Lohnabrechnung. Wie Sie den Anbieter im Lauf des Jahres wechseln, steht in Anbieter der Lohnabrechnung wechseln.

Genügt ein günstigerer Tarif oder Einstiegstarif?

Der IRS verlangt kein bestimmtes Produkt und keinen bestimmten Tarif, ein Preis oder Tarifname entscheidet also nichts. Ein Tarif kommt nur infrage, wenn er in der Version, die Sie tatsächlich nutzen würden, jede Zeile der Tabellen oben liefern und den Test unten bestehen kann. Prüfen Sie Nutzergrenzen, Zusatzmodule für die Lohnabrechnung und Periodensperren im Tarif selbst, nicht an der Marke. Prüfungen aus der Praxis über die IRS-Regeln hinaus: Die Lohnabrechnung wird nach Zahltag gebucht, Darlehen und Ausschüttungen liegen in getrennten Konten je Aktionär, Ihr Ersteller der Steuererklärung erhält einen eigenen Zugang, abgeschlossene Perioden sind gesperrt, und das vollständige Hauptbuch und die Berichte lassen sich exportieren. Bestehen heißt nicht, dass die Bücher stimmen. Testen Sie in einer Testkopie, bevor Sie die Bücher umziehen.

Wechseln Sie, bleibt die alte Datei wichtig: Publication 583 verlangt, alle maschinenlesbaren Unterlagen und eine Beschreibung des computergestützten Systems aufzubewahren. Siehe Unterlagen, die Sie beim Kündigen der Buchhaltungssoftware aufbewahren und günstigere Software, die Ihr CPA unterstützt.

Wie teste ich eine Einrichtung, bevor ich ihr die erste Form 1120-S anvertraue?

Lassen Sie einen echten Zahltag und einen Monat sonstiger Vorgänge durch eine Testkopie laufen und prüfen Sie dann diese Abgleiche. Jeder sollte ohne manuelle Korrekturbuchung stimmen.

1. Erfassen Sie einen echten Zahltag für den Eigentümer. Die Bruttolöhne entsprechen dem Lohnabrechnungsbericht, die einbehaltenen Steuern und Arbeitgebersteuern stehen in Verbindlichkeitskonten, und der Nettolohn entspricht der Abbuchung vom Bankkonto.
2. Erfassen Sie die Steuereinzahlung. Die Verbindlichkeiten sinken um die Einzahlung, und die Bestätigungsnummer ist gespeichert.
3. Erfassen Sie eine Ausschüttung an jeden Aktionär. Jeder Betrag erreicht das Eigenkapital dieses Aktionärs und berührt nie die Gewinn- und Verlustrechnung.
4. Erfassen Sie ein Aktionärsdarlehen und eine Rückzahlung. Der Darlehenssaldo wird je Aktionär angezeigt, und die Rückzahlung mindert kein Ausschüttungskonto.
5. Fügen Sie Krankenversicherungsprämien der Eigentümer hinzu. Sie erscheinen im Lohn in Feld 1 der Form W-2 des Eigentümers.
6. Schließen Sie den Monat. Die Bilanz geht auf, und Anfangseigenkapital plus Nettogewinn plus Einlagen abzüglich Ausschüttungen ergibt das Endeigenkapital.
7. Vergleichen Sie nach einem Quartal die Lohnsummen mit der eingereichten Form 941. Vergleichen Sie nach dem Jahr die Form 941 mit Form W-3.
8. Exportieren Sie Bilanz, Hauptbuch und Lohnabrechnungsberichte und öffnen Sie sie außerhalb der Software.

Woran erkennen Sie, dass eine Einrichtung falsch ist?

Jedes dieser Zeichen bedeutet meist, dass die Bücher geprüft werden sollten, bevor ein Ersteller der Steuererklärung beginnt. Treffen zwei oder mehr zu oder wurde bereits eine Steuererklärung oder Lohnmeldung so eingereicht, siehe unten „Anders in Ihrem Fall?“.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung, Beträge in US-Dollar.

Ein Einzelberater

Eine S Corporation hat US$150.000 Einnahmen und einen Aktionär, der zugleich ihr Officer ist und die Arbeit leistet. Die Lohnabrechnung zahlt dem Eigentümer US$60.000 im Jahr, mit Form W-2, Form 941 und Einzahlungen. Das Gehalt und die Lohnsteuern der Gesellschaft sind Aufwand. Der Eigentümer entnimmt außerdem US$40.000 an Ausschüttungen, die im Eigenkapital und nie in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden. Die Einrichtung zeigt US$60.000 in Zeile 7 und US$40.000 auf Schedule K Zeile 16d. Die Einnahmen liegen unter der Grenze für Form 1125-E, daher ist diese Form nicht nötig. Der Gehaltsbetrag dient nur als Beispiel; eine angemessene Vergütung hängt von der geleisteten Arbeit ab.

Zwei Aktionäre

Zwei Aktionäre halten 70 Prozent und 30 Prozent der Aktien, als eine Ausschüttung von US$100.000 gezahlt wird. Sie wird mit US$70.000 und US$30.000 erfasst, eine Buchung je Aktionär, unter der Annahme, dass alle Aktien gleiche Rechte haben (eine Aktienklasse). Eine Einrichtung mit nur einem Entnahmekonto würde US$100.000 zeigen und könnte keinen der beiden K-1-Beträge liefern.

Krankenversicherungsprämien für die Familie

Der alleinige Aktionär, der zugleich Officer ist, lässt über die Gesellschaft Krankenversicherungsprämien für die Familie von US$12.000 zahlen. Die Lohnabrechnung rechnet die US$12.000 zum Lohn in Feld 1 der Form W-2 des Eigentümers hinzu, weist sie als Informationsangabe in Feld 14a aus, und der Betrag zählt in Zeile 7 als Vergütung der Officer. Stehen die Prämien nur in einem Versicherungsaufwandskonto, lässt die Form W-2 sie aus.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben die S-Wahl getroffen, und die Einrichtung ist gespalten: Lohnabrechnung in einem Programm, Bücher in einem anderen, Ausschüttungen als Aufwand verbucht oder gar keine Lohnabrechnung für Sie. Welches Programm bleibt, wie vergangene Monate neu erstellt werden und was der Ersteller der Steuererklärung vor der Form 1120-S braucht, sind Entscheidungen für die Steuerhilfe für S Corporations zusammen mit der Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind eine LLC, die gerade die S-Wahl getroffen hat: Ob die Bücher eine neue Datei beginnen, steht in Bücher nach der Wahl als S Corporation.
• Sie haben nie eine Lohnabrechnung für sich durchgeführt, oder frühere Form W-2 oder Form 941 ließen Ihre Vergütung oder Krankenversicherungsprämien aus: siehe Lohnabrechnung einer S Corporation nie durchgeführt. Die Bücher neu zu erstellen und eingereichte Formulare zu korrigieren (Form W-2c, Form 941-X) ist Arbeit für die Hilfe bei der Buchhaltung zusammen mit der Steuerhilfe für S Corporations.
• Ihre Bücher sind im Rückstand, das Gesellschaftskonto hat private Kosten bezahlt, oder Schedule L stimmt nicht überein: siehe Nachholen der Buchhaltung einer S Corporation, private Ausgaben, die die S Corporation bezahlt und Bilanz auf Schedule L. Den Fehler über Monate oder Jahre zurückzuverfolgen ist Abstimmungsarbeit für die Hilfe bei der Buchhaltung vor der Form 1120-S.
• Ihr Anbieter der Lohnabrechnung hat die Steuern nicht eingezahlt, oder der IRS hat ein Schreiben geschickt: siehe Anbieter der Lohnabrechnung hat Ihre Steuern nicht gezahlt.
• Sie wollen wissen, wie viel Gehalt Sie zahlen sollten: siehe Gehalt für Eigentümer einer S Corporation.
• Sie besitzen eine S Corporation und weitere Unternehmen: siehe Bücher für mehrere Unternehmen.
• Sie vergleichen zwei Cloud-Buchhaltungsplattformen oder sind aus Einstiegssoftware herausgewachsen: siehe den Plattformvergleich und aus der Einstiegssoftware herauswachsen.
• Sie führen die Bücher in einer Tabelle: siehe Buchhaltung in einer Tabelle.
• Sie wollen wissen, was die Buchhaltung einer S Corporation kostet: siehe Kosten der Buchhaltung einer S Corporation.