S corporation 장부 소프트웨어 1120-S 기준

IRS가 S corporation에 특정 소프트웨어를 요구하나요?

아니요. IRS는 수입과 비용을 명확히 보여 주는 기록 시스템이라면 무엇이든 쓰도록 허용하며, 일부 경우를 제외하면 특별한 형식의 기록을 요구하지 않습니다. 따라서 필수 소프트웨어도, 정해진 계정과목 목록도 없습니다. 다만 전산 시스템은 장부와 신고서에 일치하는, 읽을 수 있는 기록을 생성해야 하며, 사업체는 시스템 설명, 통제 방식, 자체 계정과목표를 보관해야 합니다.

S corporation의 신고서는 손익계산서보다 더 많은 정보를 요구합니다. Form 1120-S에는 일반 직원 급여와 구분한 임원 보수, 주주별 분배금과 대여금이 필요하며, 생략할 수 있을 만큼 작은 법인이 아니라면 장부와 일치하는 Schedule L(신고서의 재무상태표 페이지)도 필요합니다. Schedule L 재무상태표를 참고하세요. 다음과 같은 경우에는 설정이 단순하지 않습니다.

• 소유주가 회사에서 일하는데 한 번도 급여 지급 대상이 된 적이 없는 경우
• 급여는 한 서비스에서, 장부는 다른 도구에서 처리하는데 둘이 전혀 연결되지 않는 경우
• 분배금을 비용으로 입력했거나, 급여·분배금·대여금이 하나의 소유주 인출금 계정에 섞여 있는 경우
• 한 해 중간에 도구를 바꾼 경우
• 재무상태표가 마지막으로 제출한 신고서와 맞지 않는 경우

이런 경우에는 소프트웨어를 바꿔도 지난 기간의 오류가 고쳐지지 않습니다. 장부를 먼저 바로잡아야 하며, 이는 설정이 아니라 회계 작업입니다. 글 끝의 "상황이 다르다면?"을 참고하세요.

세금 신고 대행인이 묻기 전에 준비할 자료:

• S corporation 선택 서류: Form 2553(S corporation 선택 신고서)과 IRS의 회신 (늦게 제출했거나 회신이 없다면 S corporation 늦은 선택 구제 참고)
• 모든 급여 지급일의 급여 보고서
• 연간 전체 은행 및 카드 명세서
• 법인과 주주 사이의 차용증
• 법인이 소유주의 보험료를 대신 내는 경우 건강보험 명세서
• 각 주주의 보유 주식 수와 연중 변동 내용을 보여 주는 주식 기록
• 마지막으로 제출한 신고서

Form 1120-S를 위해 장부가 보여 줘야 하는 것은 무엇인가요?

계정 이름은 IRS가 정하지 않았으므로 장부 관리 관행에 속합니다. 아래 각 행은 신고서나 급여 신고가 요구하는 항목이므로, 설정으로 이를 만들어 낼 수 있어야 합니다.

이 항목들을 담는 계정은 S corporation 장부 관리에 있습니다.

회사에서 일하는 소유주의 급여는 어떻게 처리해야 하나요?

S corporation에서 사소한 수준을 넘는 용역을 제공하는 임원(사장이나 재무담당 같은 법인 직함)은 주주를 겸하더라도 직원이며, 그 보수는 급여입니다(IRS). 따라서 설정에서 소유주도 급여 지급 대상에 올려야 합니다. 소득세와 직원 부담분 사회보장세 및 메디케어세를 원천징수하고, 법인 부담분을 더하고, 세금을 납부하고, 신고합니다. 용역을 전혀 제공하지 않거나 사소한 수준만 제공하고 보수를 받을 권리가 없는 임원은 직원이 아닙니다.

법인은 임금이 아닌 분배금을 지급하기 전에 소유주의 용역에 대한 적정 급여를 지급해야 하며, IRS는 분배금을 급여로 재분류할 수 있습니다. 적정 급여의 수준은 S corporation 소유주 급여에서 다룹니다.

출처: Publication 15와 S corporation 제출 서류에 관한 IRS 목록. 연방 세금 납부는 전자 자금 이체로 하며, 급여 대행 서비스나 다른 외부 업체가 법인을 대신해 납부할 수 있습니다. 이 페이지는 연방 양식만 다룹니다. 대부분의 고용주는 주 실업세도 납부하며(Publication 15), 주 급여 계정은 여기서 다루지 않습니다.

설정은 Publication 15가 열거하는 고용세 기록도 보관해야 합니다. 급여 지급일과 금액, 직원별 정보와 Form W-4, 세금 납부일과 금액 및 EFTPS(IRS 전자 세금 납부 시스템) 승인 번호, 제출한 신고서와 확인 번호, 부가 급여 기록입니다. 최소 4년 동안 보관하세요.

소유주에 대해 급여 지급을 한 번도 설정한 적이 없다면 S corporation 급여 미지급을 참고하세요. 외부 급여 대행업체 없이 직접 처리하려면 직접 급여 지급하기를 참고하세요.

분배금은 어디에 기록하고 주주별로 어떻게 추적하나요?

분배금은 자본을 줄이며 비용이 아닙니다. 주주별로 날짜, 금액, 현금인지 자산인지를 기록하세요. 신고서는 합계를 Schedule K 16d번 줄에 기재하고, 각 주주의 금액은 해당 주주의 K-1에 코드 D로 기재합니다.

S corporation은 주식 종류를 하나만 가질 수 있으며, 모든 주식이 분배와 청산 대금에 대해 동일한 권리를 가질 때 하나의 종류로 본다고 규정이 정하고 있습니다. 따라서 분배금은 보통 보유 주식 수에 따라 나눕니다. 지급 비율과 소유 비율이 다르면 그 영향은 회사의 지배 문서에 따라 달라지며, 지급 권리가 다른 주식은 S 선택을 끝낼 수 있습니다. S corporation 비례하지 않는 분배를 참고하세요.

주식이 양도되면 한 해의 각 일자에 각 항목의 동일한 몫을 배정하고, 이를 그날 발행된 주식에 나눕니다. 이 규칙은 소득, 손실, 공제, 세액공제 항목을 나누며, 분배금은 그것을 받은 주주에게 보고합니다. 설정이나 그 옆에 두는 주식 기록에는 주식 수와 그 변동일이 있어야 합니다.

두 가지 선택이 이 기본 규칙을 바꿉니다. 한 주주의 지분 전체가 연중에 끝나는 경우, 법인과 영향을 받는 모든 주주는 그날 마감 시점을 기준으로 한 해를 두 해로 나누어 취급하도록 선택할 수 있습니다(section 1377(a)(2) 조항; 재무부 규정 section 1.1377-1(b)). 주식의 대규모 매각, 상환 또는 발행(적격 처분, qualifying disposition)의 경우에도 해당 연도의 모든 주주가 동의하면 비슷한 선택이 가능합니다(재무부 규정 section 1.1368-1(g)(2)). 두 선택 모두 취소할 수 없으며, 기한 내 제출한 원본 또는 수정 Form 1120-S에 주주 동의서를 첨부해 합니다(작성 안내). 둘 다 분배금의 세금 효과도 나누므로 장부는 분할일까지의 결과를 보여 줘야 합니다.

분개, 자산 분배, 누적 이익에서 지급한 배당은 S corporation 분배금 기록에 있습니다. 각 주주는 주식 취득가액을 계산하는 기록을 직접 보관할 책임이 있습니다. S corporation 주주 취득가액을 참고하세요.

주주 겸 직원을 위해 낸 건강보험은 설정에서 어떻게 처리해야 하나요?

법인이 지분 2% 초과 소유주를 위해 낸 건강보험료는 급여로 취급됩니다. 법인은 공제할 수 있고, 해당 소유주의 Form W-2 1번 칸에 보고합니다(IRS). 보험료가 모든 직원 또는 직원의 한 계층을 대상으로 하는 플랜에 따라 지급되는 경우에는 사회보장세, 메디케어세, 연방 실업세 대상이 아니므로 W-2 3번 칸과 5번 칸에는 포함하지 않습니다. 소유주가 유일한 직원이라면 이 약정이 그런 플랜으로 인정되는지는 IRS 페이지에 나와 있지 않으므로, 급여 항목을 설정하기 전에 세금 신고 대행인과 정하세요. Form 1120-S 작성 안내는 소유주의 배우자, 부양가족, 27세 미만 자녀의 보험료를 포함한 보험료를 14번 칸의 참고 항목으로도 기재하라고 하며, 2026년 Form W-2에서는 14a번 칸입니다(W-2 작성 안내).

소유주 판정 기준은 과세연도 중 어느 하루라도 주식 또는 의결권이 2% 초과이고, section 318의 귀속 규칙을 적용합니다. 따라서 설정에는 다음이 필요합니다.

• 현금 지급 없이 보험료를 소유주의 과세 대상 급여에 더하는 급여 항목
• 어느 직원이 소유 기준을 충족하는지 표시하는 방법
• 해당 소유주의 경우 7번 또는 8번 줄이나 Form 1125-E에 반영되는 비용 계정

이 소유주들을 위해 낸 다른 부가 급여, 예를 들어 단체 정기 생명보험도 마찬가지입니다. 작성 안내는 이를 7번 또는 8번 줄과 W-2 1번 칸에 반영하도록 하므로, 급여 항목은 어느 것이든 더할 수 있어야 합니다.

함정은 회사 계좌에서 보험료를 내고 W-2에 반영하지 않는 것입니다. IRS는 소유주의 개인 공제가 법인이 보험료를 최종적으로 납부하고 W-2 급여로 보고하는 데 달려 있다고 하며, 다른 조건도 적용됩니다. 공제 규정은 S corporation 및 파트너십 소유주의 건강보험에 있습니다.

소유주와 법인 사이의 대여금을 분배금과 어떻게 구분하나요?

대여금은 분배금 계정에 넣지 말고 각각 별도의 부채 또는 자산 기록에 보관하세요. 주주가 법인에 빌려준 돈은 부채이고, 법인이 주주에게 빌려준 돈은 자산입니다. 대여금 상환은 분배금이 아닙니다. 신고서는 상환을 Schedule K 16e번 줄에 따로 기재하고, K-1에는 코드 E로 기재합니다.

설정은 주주별 잔액을 만들어 낼 수 있어야 합니다. Schedule L 19번 줄은 일반적으로 K-1 항목 I의 금액(법인이 주주에게 직접 지고 있는 채무)과 일치해야 하며, 주주가 공동으로 차입했거나 보증한 채무는 제외됩니다(작성 안내).

서면 약정은 각각 별도 기록으로 보관하고, 약정이 없는 대여금은 날짜별 입출금 내역을 보관하세요. Form 7203(주주 취득가액 계산서)의 주주 대여금 취득가액(debt basis)이 이 기록으로 계산되기 때문입니다(작성 안내).

이름표가 처리 방식을 결정하지는 않습니다. IRS는 대여금이나 분배금이라고 부른 지급이 급여로 처리된 사례와 주주의 이체가 대여금이 아니라 자본으로 처리된 사례를 법원 판례 목록으로 제시합니다. S corporation 주주 대여금과 대여금 취득가액에 대해서는 S corporation 주주 취득가액을 참고하세요.

연말에 설정에서 어떤 보고서를 출력할 수 있어야 하나요?

설정은 한 해 전체에 대해 다음 여섯 가지 보고서를 만들 수 있어야 합니다. 의존하기 전에 각각을 요청해 확인하세요.

IRS는 세무조사에서 회계 소프트웨어 백업 파일을 요구할 수 있습니다. 한 해만 다시 만든 파일로는 이 요청을 충족하지 못하므로, 설정은 변경되지 않은 전체 백업을 내보낼 수 있어야 합니다.

급여를 별도 서비스에서 처리해도 되고, 그 보고서는 장부와 어떻게 맞나요?

네. IRS는 하나의 시스템을 정하지 않으므로(Publication 583) 급여를 별도 서비스에서 처리해도 됩니다. 다만 책임은 법인에 남습니다. 급여를 외주한 고용주는 서비스 업체가 납부하지 않더라도 일반적으로 신고서, 납부, 세금에 대한 책임을 계속 집니다. 인증된 전문 고용주 조직(PEO)은 예외입니다. 소유주 개인도 책임을 질 수 있습니다. 임원 같은 책임자가 원천징수한 세금을 고의로 납부하지 않으면 가산세를 내며, 그 금액은 미납한 원천징수 소득세와 직원 Social Security 및 Medicare 세금 전액입니다(section 6672 조항). IRS는 일반적으로 3년 동안(급여 연도 다음 해의 4월 15일부터, 신고일이 더 늦으면 신고일부터) 이 가산세를 부과할 수 있습니다. 신탁 기금 회수 가산세를 참고하세요. 장부는 어떤 경우에도 모든 급여 금액을 보여 줘야 합니다.

Publication 15는 Form 941이 고용주와 직원 부담분을 모두 보고하고 Form W-3은 직원 부담분만 보고하므로, 그 해 Form 941의 사회보장세와 메디케어세 금액이 Form W-3 금액의 약 2배가 되어야 한다고 설명합니다. 차이가 나면 타당한 이유가 있어야 하며 법인은 대사 자료를 보관해야 합니다. 타당한 이유의 하나는 직원만 내는 추가 메디케어세입니다. 기준액을 넘는 급여가 있으면 Form 941의 메디케어세 금액은 Form W-3 금액의 2배보다 작아집니다.

은행에서 "급여" 명목으로 한 번에 빠져나간 금액은 이 행들 어디와도 맞지 않습니다. 각 급여 지급일을 입력이나 가져오기로 기록하세요. 급여 분개를 참고하세요. 연중에 급여 대행업체를 바꾸려면 급여 대행업체 변경을 참고하세요.

더 저렴한 요금제나 기본 요금제로 충분한가요?

IRS는 특정 제품이나 요금제를 요구하지 않으므로 가격이나 요금제 이름만으로는 판단할 수 없습니다. 실제로 쓸 버전이 위 표의 모든 행을 만들어 내고 아래 테스트를 통과할 때만 고려할 가치가 있습니다. 사용자 수 제한, 급여 부가 서비스, 기간 잠금은 브랜드가 아니라 요금제 자체에서 확인하세요. IRS 규정 외에 실무에서 확인할 점은 다음과 같습니다. 급여가 지급일별로 기록되는지, 대여금과 분배금이 주주별로 별도 계정에 있는지, 세금 신고 대행인이 자기 로그인을 받는지, 마감한 기간이 잠기는지, 전체 원장과 보고서를 내보낼 수 있는지입니다. 통과했다고 장부가 올바르다는 뜻은 아닙니다. 장부를 옮기기 전에 시험용 사본으로 테스트하세요.

소프트웨어를 바꾸더라도 이전 파일은 여전히 중요합니다. Publication 583은 기계로 읽을 수 있는 모든 기록과 전산 시스템 설명을 보관하라고 요구합니다. 회계 소프트웨어 해지 시 보관할 기록과 CPA가 지원하는 저렴한 소프트웨어를 참고하세요.

첫 Form 1120-S를 맡기기 전에 설정을 어떻게 테스트하나요?

시험용 사본에 실제 급여 지급일 하루와 한 달치 다른 거래를 입력한 뒤 다음 항목이 맞는지 확인하세요. 모두 수동 조정 없이 맞아야 합니다.

1. 소유주의 실제 급여 지급일 하나를 입력합니다. 총급여가 급여 보고서와 같고, 원천징수 세금과 고용주 세금이 부채 계정에 있으며, 실수령액이 은행 출금액과 같아야 합니다.
2. 세금 납부를 기록합니다. 부채가 납부액만큼 줄고 확인 번호가 저장되어야 합니다.
3. 각 주주에게 분배금을 기록합니다. 각 금액이 해당 주주의 자본에 반영되고 손익계산서에는 닿지 않아야 합니다.
4. 주주 대여금과 상환을 기록합니다. 대여금 잔액이 주주별로 나오고, 상환이 분배금 계정을 줄이지 않아야 합니다.
5. 소유주 건강보험료가 있으면 더합니다. 소유주의 W-2 1번 칸 급여에 나타나야 합니다.
6. 월을 마감합니다. 재무상태표가 균형을 이루고, 기초 자본에 순이익과 출자금을 더하고 분배금을 뺀 금액이 기말 자본과 같아야 합니다.
7. 한 분기가 지나면 급여 합계를 제출한 Form 941과 비교합니다. 연말에는 Form 941들을 Form W-3과 비교합니다.
8. 재무상태표, 원장, 급여 보고서를 내보내 소프트웨어 밖에서 열어 봅니다.

설정이 잘못되었다는 경고 신호는 무엇인가요?

각 신호는 대개 세금 신고 대행인이 신고서를 시작하기 전에 장부 검토가 필요하다는 뜻입니다. 두 가지 이상에 해당하거나 이미 그 상태로 신고서나 급여 양식을 제출했다면 아래의 "상황이 다르다면?"을 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것이며 금액은 미국 달러입니다.

혼자 일하는 컨설턴트

S corporation의 총수입은 US$150,000이고 주주는 한 명이며, 이 주주가 임원을 겸하며 일을 합니다. 급여 서비스가 소유주에게 연 US$60,000을 W-2, Form 941, 납부와 함께 지급합니다. 급여와 법인의 급여세는 비용입니다. 소유주는 분배금도 US$40,000 받으며, 자본에 기록하고 손익계산서에는 넣지 않습니다. 설정은 7번 줄에 US$60,000, Schedule K 16d번 줄에 US$40,000을 보여 줍니다. 총수입이 Form 1125-E 기준액보다 작아 이 양식은 필요하지 않습니다. 급여 금액은 예시이며, 적정 급여는 하는 일에 따라 다릅니다.

주주 두 명

주주 두 명이 주식의 70%와 30%를 보유한 상태에서 US$100,000의 분배금이 지급됩니다. 모든 주식이 동일한 권리를 가진다고 가정하면(주식 종류 하나), 주주별로 한 건씩 US$70,000과 US$30,000으로 기록합니다. 소유주 인출금 계정이 하나뿐인 설정은 US$100,000만 보여 주어 두 K-1 금액 모두 만들어 낼 수 없습니다.

가족 건강보험료

임원을 겸하는 단독 주주가 법인을 통해 가족 건강보험료 US$12,000을 냅니다. 급여 서비스는 이 US$12,000을 소유주의 W-2 1번 칸 급여에 더하고, 14a번 칸에 참고 항목으로 표시하며, 이 금액은 7번 줄의 임원 보수로 계산됩니다. 보험료가 보험 비용 계정에만 있으면 W-2에서 빠집니다.

상황이 다르다면?

• S 선택을 했는데 설정이 나뉘어 있는 경우: 급여는 한 도구, 장부는 다른 도구에 있고, 분배금이 비용으로 입력되었거나, 본인에게 지급한 급여가 아예 없는 경우입니다. 어느 도구를 남길지, 지난 기간을 어떻게 수정할지, Form 1120-S 전에 세금 신고 대행인에게 무엇이 필요한지는 S corporation 세무 지원과 장부 관리 지원에서 결정할 사항입니다.
• 방금 S 선택을 한 LLC인 경우: 장부를 새 파일로 시작해야 하는지는 S corporation 선택 이후의 장부를 참고하세요.
• 본인에게 급여를 지급한 적이 없거나, 과거 Form W-2나 941에 본인의 급여나 건강보험료가 빠진 경우: S corporation 급여 미지급을 참고하세요. 장부를 다시 정리하고 이미 제출한 양식(Form W-2c, Form 941-X)을 정정하는 일은 장부 관리 지원과 S corporation 세무 지원이 함께 맡는 작업입니다.
• 장부가 밀려 있거나, 회사 계좌로 개인 비용을 냈거나, Schedule L이 맞지 않는 경우: S corporation 밀린 장부 정리, S corporation이 낸 개인 비용, Schedule L 재무상태표를 참고하세요. 몇 달 또는 몇 해에 걸쳐 오류를 추적하는 일은 Form 1120-S 전에 장부 관리 지원이 맡는 대사 작업입니다.
• 급여 대행업체가 세금을 납부하지 않았거나 IRS로부터 통지를 받은 경우: 급여 대행업체가 세금을 납부하지 않았을 때를 참고하세요.
• 급여를 얼마로 정해야 하는지 알고 싶은 경우: S corporation 소유주 급여를 참고하세요.
• S corporation과 다른 회사를 함께 소유한 경우: 여러 회사의 장부를 참고하세요.
• 두 클라우드 회계 플랫폼을 비교하거나 기본 소프트웨어의 한계를 넘어선 경우: 플랫폼 비교와 기본 소프트웨어를 넘어설 때를 참고하세요.
• 스프레드시트로 장부를 관리하는 경우: 스프레드시트로 하는 장부 관리를 참고하세요.
• S corporation의 회계 비용이 궁금한 경우: S corporation 회계 비용을 참고하세요.