Logiciel de société de type S : exigences du formulaire 1120-S

L'IRS exige-t-il un logiciel particulier pour une société de type S?

Non. L'IRS permet à une entreprise d'utiliser tout système de tenue des registres qui montre clairement ses revenus et ses dépenses et, sauf dans quelques cas, n'exige aucun type particulier de registres : il n'y a donc ni logiciel obligatoire ni liste de comptes imposée. Un système informatisé doit tout de même produire des registres lisibles qui concordent avec les livres et la déclaration, et l'entreprise doit conserver une description du système, de ses contrôles et de son propre plan comptable.

La déclaration d'une société de type S demande plus qu'un état des résultats. Le formulaire 1120-S exige la rémunération des dirigeants séparée des autres salaires, les distributions et les prêts par actionnaire et, sauf si la société est assez petite pour en être dispensée, un bilan à l'annexe L (la page du bilan de la déclaration) qui concorde avec les livres; voyez bilan de l'annexe L. Une configuration n'est pas simple lorsque :

• le propriétaire travaille dans la société mais n'a jamais figuré à la paie;
• la paie est traitée dans un service et les livres dans un autre outil, et les deux ne se rejoignent jamais;
• des distributions ont été codées comme des dépenses, ou la paie, les distributions et les prêts partagent un même compte de retrait du propriétaire;
• la société a changé d'outil en cours d'année;
• le bilan ne concorde pas avec la dernière déclaration produite.

Dans ces cas, changer de logiciel ne répare pas les mois passés. Les livres doivent d'abord être corrigés, ce qui est un travail comptable et non un paramètre : voyez « Votre situation est différente? » à la fin.

À rassembler avant que le préparateur le demande :

• Les documents du choix : le formulaire 2553 et toute réponse de l'IRS (produit en retard, ou aucune réponse? voyez allègement pour choix tardif de société de type S)
• Les rapports de paie pour chaque date de paie
• Les relevés bancaires et de cartes pour toute l'année
• Les billets de prêt entre la société et ses actionnaires
• Les relevés d'assurance maladie, si la société paie des primes pour un propriétaire
• Les registres des actions indiquant les actions de chaque actionnaire et tout changement durant l'année
• La dernière déclaration produite

Que doivent montrer les livres pour le formulaire 1120-S?

Les noms de comptes relèvent de la pratique de tenue de livres, car l'IRS n'en prescrit aucun. Chaque ligne est un élément que la déclaration ou les productions de paie demandent : la configuration doit donc pouvoir le produire.

Les comptes qui contiennent ces éléments sont décrits dans tenue de livres d'une société de type S.

Quelle paie faut-il pour un propriétaire qui travaille dans la société?

Un dirigeant (un titre de société comme président ou trésorier) qui rend à une société de type S plus que des services mineurs est un employé, et sa rémunération est un salaire, même s'il est aussi actionnaire (IRS). La configuration doit donc faire passer le propriétaire par la paie : retenir l'impôt sur le revenu et la part de l'employé des cotisations de sécurité sociale (Social Security) et de Medicare, ajouter la part de la société, déposer les impôts et les déclarer. Un dirigeant qui ne rend aucun service ou seulement des services mineurs, et qui n'a pas droit à une rémunération, n'est pas un employé.

La société doit verser une rémunération raisonnable pour les services du propriétaire avant de faire des distributions qui ne sont pas des salaires, et l'IRS peut requalifier des distributions en salaires. Le montant raisonnable est traité dans salaire du propriétaire d'une société de type S.

Source : Publication 15 et la liste des productions des sociétés de type S de l'IRS. Les dépôts d'impôt fédéral se font par virement électronique de fonds, et un service de paie ou un autre tiers peut les faire pour la société. Cette page ne couvre que les formulaires fédéraux; la plupart des employeurs paient aussi l'impôt de chômage de l'État (Publication 15), et les comptes de paie des États ne sont pas traités ici.

La configuration doit aussi contenir les registres d'impôt sur l'emploi que la Publication 15 énumère : dates et montants des paies, renseignements sur chaque employé et formulaire W-4, dates et montants des dépôts d'impôt avec les numéros de confirmation du système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTPS), déclarations produites avec leurs numéros de confirmation, et registres des avantages indirects. Conservez-les au moins quatre ans.

Si aucune paie n'a jamais été configurée pour le propriétaire, voyez paie jamais exécutée dans une société de type S. Pour exécuter la paie sans fournisseur, voyez exécuter la paie soi-même.

Où vont les distributions, et comment les suivre pour chaque actionnaire?

Une distribution réduit les capitaux propres et n'est jamais une dépense. Tenez un registre par actionnaire avec la date, le montant et le fait qu'il s'agit d'argent ou de biens. La déclaration en rapporte le total à l'annexe K, ligne 16d, et le montant de chaque actionnaire figure sur son K-1 avec le code D.

Une société de type S ne peut avoir qu'une seule catégorie d'actions, et le règlement considère qu'elle en a une seule lorsque toutes les actions confèrent des droits identiques aux distributions et au produit de la liquidation. Une distribution se répartit donc normalement selon les actions détenues. Lorsque le versement et la propriété diffèrent, l'effet dépend des documents constitutifs de la société, et des actions aux droits de versement différents peuvent mettre fin au choix de société de type S; voyez distributions disproportionnées d'une société de type S.

Quand des actions changent de mains, chaque jour de l'année se voit attribuer une part égale de chaque élément, répartie entre les actions en circulation ce jour-là. Cette règle répartit les éléments de revenu, de perte, de déduction et de crédit; une distribution est déclarée à l'actionnaire qui l'a reçue. La configuration, ou un registre des actions tenu à côté, doit contenir le nombre d'actions et les dates où il change.

Deux choix modifient cette règle par défaut. Lorsque la participation entière d'un actionnaire prend fin pendant l'année, la société et chaque actionnaire touché peuvent choisir de traiter l'année comme deux années, scindées à la fin de ce jour (article 1377(a)(2); article 1.1377-1(b) du Règlement). Une vente, un rachat ou une émission d'actions importants (une cession admissible) permettent un choix semblable si chaque actionnaire de l'année y consent (article 1.1368-1(g)(2) du Règlement). Chaque choix est irrévocable et se fait au moyen d'une déclaration de consentement des actionnaires jointe à un formulaire 1120-S original ou modifié produit dans les délais (instructions). Chacun scinde aussi l'effet fiscal des distributions : les livres doivent donc montrer les résultats jusqu'à la date de scission.

Les écritures, les distributions de biens et les dividendes versés à même les bénéfices et profits accumulés sont expliqués dans comptabiliser les distributions d'une société de type S. Chaque actionnaire est responsable de tenir les registres qui servent à établir le coût de base de ses actions; voyez coût de base de l'actionnaire d'une société de type S.

Comment la configuration doit-elle traiter l'assurance maladie payée pour un actionnaire-employé?

L'assurance maladie que la société paie pour un propriétaire de plus de 2 % des actions est traitée comme un salaire : déductible par la société et déclarée à la case 1 du formulaire W-2 de ce propriétaire (IRS). Lorsque les primes sont payées en vertu d'un régime qui couvre tous les employés ou une catégorie d'employés, elles ne sont pas assujetties aux cotisations de sécurité sociale et de Medicare ni à l'impôt fédéral de chômage : elles restent donc hors des cases 3 et 5 du W-2. Si le propriétaire est le seul employé, la page de l'IRS ne dit pas si l'arrangement compte comme un tel régime; réglez donc la question avec le préparateur avant de configurer l'élément de paie. Les instructions du formulaire 1120-S demandent aussi les primes, y compris celles du conjoint, des personnes à charge et des enfants de moins de 27 ans du propriétaire, comme renseignement à la case 14, soit la case 14a du formulaire W-2 de 2026 (instructions du W-2).

Le critère de propriété est la détention d'actions ou de droits de vote supérieure à 2 % un jour quelconque de l'année d'imposition, selon les règles d'attribution de l'article 318. La configuration doit donc contenir :

• un élément de paie qui ajoute la prime au salaire imposable du propriétaire sans paiement en argent;
• un moyen de marquer les employés qui satisfont au critère de propriété;
• un compte de dépenses qui aboutit à la ligne 7 ou 8, ou au formulaire 1125-E, pour ces propriétaires.

Il en va de même des autres avantages indirects payés pour ces propriétaires, comme l'assurance-vie collective temporaire : les instructions les placent à la ligne 7 ou 8 et à la case 1 du W-2; l'élément de paie doit donc pouvoir en ajouter n'importe lequel.

Le piège est de payer les primes à partir du compte de la société sans jamais les ajouter au W-2. L'IRS indique que la déduction personnelle du propriétaire dépend du fait que la société paie en définitive les primes et les déclare comme salaire au W-2, et d'autres conditions s'appliquent. Les règles de déduction sont dans assurance maladie des propriétaires de sociétés de type S et de sociétés de personnes.

Comment garder les prêts entre le propriétaire et la société distincts des distributions?

Tenez chaque prêt dans son propre registre de passif ou d'actif, jamais dans le compte des distributions. Le prêt d'un actionnaire à la société est un passif, et le prêt de la société à un actionnaire est un actif. Le remboursement d'un prêt n'est pas une distribution : la déclaration rapporte les remboursements séparément à l'annexe K, ligne 16e, et au K-1 avec le code E.

La configuration doit produire un solde pour chaque actionnaire. La ligne 19 de l'annexe L devrait généralement concorder avec les montants du point I des K-1 (la dette que la société doit directement à l'actionnaire), qui excluent la dette que l'actionnaire a empruntée conjointement ou garantie (instructions).

Conservez chaque billet écrit comme registre distinct, ainsi que, par date, les avances et les remboursements de tout prêt sans billet, car le coût de base de la dette de l'actionnaire au formulaire 7203 s'établit à partir d'eux (instructions).

Une étiquette ne décide pas du traitement. L'IRS liste des décisions de tribunaux où des paiements appelés prêts ou distributions ont été traités comme des salaires, et où des transferts d'un actionnaire ont été traités comme du capital et non comme des prêts. Voyez prêts d'actionnaires à une société de type S et, pour le coût de base de la dette, coût de base de l'actionnaire d'une société de type S.

Quels rapports la configuration doit-elle produire en fin d'année?

La configuration devrait produire ces six rapports pour toute l'année. Demandez chacun avant de vous y fier.

L'IRS peut demander le fichier de sauvegarde du logiciel comptable lors d'un examen. Un fichier reconstitué pour une seule année ne répond pas à cette demande : la configuration doit donc pouvoir exporter une sauvegarde complète et non modifiée.

La paie peut-elle passer par un service distinct, et comment ses rapports concordent-ils avec les livres?

Oui. L'IRS ne prescrit aucun système unique (Publication 583); la paie peut donc passer par un service distinct. La société reste toutefois responsable : l'employeur qui confie sa paie à un tiers demeure généralement responsable des déclarations, des dépôts et des impôts, même si le fournisseur omet de payer; un organisme certifié d'employeur professionnel (professional employer organization) fait exception. Le propriétaire peut aussi devoir payer personnellement : une personne responsable, un dirigeant par exemple, qui omet volontairement de verser l'impôt retenu doit une pénalité dont le montant est la totalité de l'impôt sur le revenu retenu impayé et de la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé (article 6672). L'IRS dispose généralement de 3 ans à compter du 15 avril suivant l'année de paie pour l'établir, ou de la date de production si elle est postérieure; voyez pénalité de recouvrement de l'impôt détenu en fiducie. Les livres doivent tout de même montrer chaque montant de la paie.

La Publication 15 indique que les cotisations de sécurité sociale et de Medicare des formulaires 941 de l'année devraient représenter environ le double du montant du formulaire W-3, parce que le formulaire 941 déclare la part de l'employeur et celle de l'employé, et le formulaire W-3 seulement celle de l'employé. Un écart exige une raison valable, et la société doit conserver son rapprochement. Une raison valable est la cotisation Medicare additionnelle, que seul l'employé paie : des salaires au-dessus de son seuil font que le montant Medicare du formulaire 941 est inférieur au double de celui du formulaire W-3.

Un seul débit global « paie » à la banque ne concorde avec aucune de ces lignes. Inscrivez chaque date de paie par écriture ou par importation; voyez écritures de journal de la paie. Pour changer de fournisseur en cours d'année, voyez changer de fournisseur de paie.

Un forfait moins cher ou d'entrée de gamme suffira-t-il?

L'IRS n'exige aucun produit ni forfait particulier : un prix ou le nom d'un forfait ne tranche rien. Un forfait mérite considération seulement si, dans la version que vous utiliseriez réellement, il peut produire chaque ligne des tableaux ci-dessus et réussir le test ci-dessous. Vérifiez les limites d'utilisateurs, les modules de paie et les verrouillages de période dans le forfait lui-même, pas dans la marque. Vérifications de pratique au-delà des règles de l'IRS : la paie s'inscrit par date de paie, les prêts et les distributions sont dans des comptes distincts par actionnaire, votre préparateur a sa propre connexion, les périodes closes se verrouillent, et le grand livre complet ainsi que les rapports s'exportent. Réussir ces vérifications ne rend pas les livres exacts. Essayez le forfait dans une copie d'essai avant d'y déplacer les livres.

Si vous changez de logiciel, l'ancien fichier compte encore : la Publication 583 exige de conserver tous les registres lisibles par machine et une description du système informatisé. Voyez registres à conserver quand vous annulez un logiciel comptable et logiciels moins chers que votre CPA soutient.

Comment tester une configuration avant de lui confier le premier formulaire 1120-S?

Passez une vraie date de paie et un mois d'autres activités dans une copie d'essai, puis vérifiez ces concordances. Chacune doit tenir sans ajustement manuel.

1. Saisissez une vraie date de paie pour le propriétaire. Les salaires bruts égalent le rapport de paie, les impôts retenus et ceux de l'employeur sont dans des comptes de passif, et la paie nette égale le débit bancaire.
2. Inscrivez le dépôt d'impôt. Les passifs diminuent du montant du dépôt, et le numéro de confirmation est conservé.
3. Inscrivez une distribution à chaque actionnaire. Chaque montant va aux capitaux propres de cet actionnaire et ne touche jamais l'état des résultats.
4. Inscrivez un prêt d'actionnaire et un remboursement. Le solde du prêt apparaît par actionnaire, et le remboursement ne réduit pas un compte de distributions.
5. Ajoutez les primes d'assurance maladie du propriétaire. Elles apparaissent dans les salaires de la case 1 du W-2 du propriétaire.
6. Fermez le mois. Le bilan s'équilibre, et les capitaux propres d'ouverture plus le revenu net plus les apports moins les distributions égalent les capitaux propres de clôture.
7. Après un trimestre, comparez les totaux de la paie avec le formulaire 941 tel que produit. Après l'année, comparez les formulaires 941 avec le formulaire W-3.
8. Exportez le bilan, le grand livre et les rapports de paie, et ouvrez-les en dehors du logiciel.

Quels signes montrent qu'une configuration est mauvaise?

Chacun de ces signes signifie généralement que les livres doivent être revus avant que le préparateur commence la déclaration. Si deux signes ou plus s'appliquent, ou si une déclaration ou un formulaire de paie a déjà été produit ainsi, voyez « Votre situation est différente? » plus bas.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs, en dollars américains.

Un consultant autonome

Une société de type S a des recettes de 150 000 $ US et un seul actionnaire, qui est aussi son dirigeant et fait le travail. La paie verse au propriétaire 60 000 $ US par année, avec un W-2, des formulaires 941 et des dépôts. Le salaire et les charges sociales de la société sont des dépenses. Le propriétaire prend aussi 40 000 $ US en distributions, inscrites aux capitaux propres et jamais à l'état des résultats. La configuration montre 60 000 $ US à la ligne 7 et 40 000 $ US à la ligne 16d de l'annexe K. Les recettes sont sous le niveau du formulaire 1125-E : ce formulaire n'est donc pas nécessaire. Le montant de la rémunération est illustratif; une rémunération raisonnable dépend du travail accompli.

Deux actionnaires

Deux actionnaires détiennent 70 % et 30 % des actions lorsqu'une distribution de 100 000 $ US est versée. Elle est inscrite pour 70 000 $ US et 30 000 $ US, une écriture par actionnaire, en supposant que toutes les actions confèrent des droits identiques (une seule catégorie d'actions). Une configuration avec un seul compte de retrait du propriétaire montrerait 100 000 $ US et ne pourrait produire aucun des montants des K-1.

Primes d'assurance maladie familiale

L'actionnaire unique, qui est aussi dirigeant, a 12 000 $ US de primes d'assurance maladie familiale payées par la société. La paie ajoute les 12 000 $ US aux salaires de la case 1 du W-2 du propriétaire, les affiche comme renseignement à la case 14a, et le montant compte comme rémunération de dirigeant à la ligne 7. Si les primes se trouvent seulement dans un compte de dépenses d'assurance, le W-2 les omet.

Votre situation est différente?

• Vous avez choisi le statut de société de type S et la configuration est éclatée : la paie dans un outil, les livres dans un autre, des distributions codées comme dépenses, ou aucune paie versée pour vous. Quel outil garder, comment retraiter les mois passés et ce dont le préparateur a besoin avant le formulaire 1120-S sont des décisions pour l'aide fiscale aux sociétés de type S, avec l'aide en tenue de livres.
• Vous êtes une LLC qui vient de choisir le statut de société de type S : voyez livres après le choix de société de type S pour savoir si les livres repartent dans un nouveau fichier.
• Vous n'avez jamais exécuté la paie pour vous-même, ou des formulaires W-2 ou 941 antérieurs ont omis votre rémunération ou vos primes d'assurance maladie : voyez paie jamais exécutée dans une société de type S. Retraiter les livres et corriger les formulaires produits (formulaire W-2c, formulaire 941-X) relève de l'aide en tenue de livres, avec l'aide fiscale aux sociétés de type S.
• Vos livres sont en retard, le compte de la société a payé des frais personnels, ou l'annexe L ne concorde pas : voyez livres de rattrapage d'une société de type S, dépenses personnelles payées par la société de type S et bilan de l'annexe L. Retracer l'erreur sur plusieurs mois ou années est un travail de rapprochement pour l'aide en tenue de livres, avant le formulaire 1120-S.
• Votre fournisseur de paie n'a pas déposé les impôts, ou l'IRS a envoyé un avis : voyez votre fournisseur de paie n'a pas payé vos impôts.
• Vous voulez savoir quel salaire verser : voyez salaire du propriétaire d'une société de type S.
• Vous possédez une société de type S et d'autres sociétés : voyez livres de plusieurs sociétés.
• Vous comparez deux plateformes de comptabilité infonuagique ou votre logiciel d'entrée de gamme ne suffit plus : voyez la comparaison des plateformes et quand un logiciel d'entrée de gamme ne suffit plus.
• Vous tenez les livres dans un chiffrier : voyez tenue de livres dans un chiffrier.
• Vous voulez savoir ce que coûte la comptabilité d'une société de type S : voyez coût de la comptabilité d'une société de type S.