Software contable para corporación S: qué debe cubrir el 1120-S

¿Exige el IRS un software determinado para una corporación S?

No. El IRS permite que un negocio use cualquier sistema de registros que muestre con claridad sus ingresos y gastos y, salvo en unos pocos casos, no exige ningún tipo especial de registros, así que no hay un software obligatorio ni una lista fija de cuentas. Aun así, un sistema computarizado debe producir registros legibles que concilien con los libros y la declaración, y el negocio debe conservar una descripción del sistema, sus controles y su propio catálogo de cuentas.

La declaración de una corporación S pide más que un estado de resultados. El Form 1120-S requiere el sueldo de los ejecutivos separado de los demás salarios, las distribuciones y los préstamos por accionista y, salvo que la corporación sea lo bastante pequeña para omitirlo, un balance general en el Schedule L (la página de balance general de la declaración) que coincida con los libros; vea balance general del Schedule L. La configuración no es sencilla cuando:

• el propietario trabaja en la empresa pero nunca ha estado en la nómina;
• la nómina corre en un servicio y los libros en otra herramienta, y ambos nunca se cruzan;
• las distribuciones se registraron como gastos, o el sueldo, las distribuciones y los préstamos comparten una sola cuenta de retiros del propietario;
• la empresa cambió de herramienta a mitad del año;
• el balance general no cuadra con la última declaración.

En esos casos, cambiar de software no repara los meses pasados. Primero hay que corregir los libros, y eso es trabajo contable, no un ajuste de configuración: vea «¿Su caso es distinto?» al final.

Reúna esto antes de que se lo pida el preparador:

• Los documentos de la elección: el Form 2553 y cualquier respuesta del IRS (¿se presentó tarde, o no hubo respuesta? vea alivio por elección tardía de corporación S)
• Los informes de nómina de cada fecha de pago
• Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de todo el año
• Los pagarés de préstamos entre la corporación y sus accionistas
• Los estados del seguro médico, si la corporación paga las primas de un propietario
• Los registros de acciones que muestren las acciones de cada accionista y cualquier cambio durante el año
• La última declaración presentada

¿Qué deben mostrar los libros para el Form 1120-S?

Los nombres de las cuentas son una práctica contable, porque el IRS no prescribe ninguno. Cada fila es algo que piden la declaración o los trámites de nómina, así que la configuración debe poder producirlo.

Las cuentas que contienen estos elementos están en contabilidad de una corporación S.

¿Qué nómina debe correr para un propietario que trabaja en la empresa?

Un ejecutivo (un cargo corporativo como presidente o tesorero) que presta más que servicios menores a una corporación S es un empleado, y lo que se le paga son salarios, aunque también sea accionista (IRS). Por eso la configuración debe pasar al propietario por la nómina: retener el impuesto sobre la renta y la parte del empleado del Seguro Social y Medicare, sumar la parte de la corporación, depositar los impuestos y reportarlos. Un ejecutivo que no presta servicios o solo servicios menores, y no tiene derecho a una paga, no es empleado.

La corporación debe pagar una compensación razonable por los servicios del propietario antes de hacer distribuciones que no sean salarios, y el IRS puede reclasificar las distribuciones como salarios. Cuánto es razonable se explica en sueldo del propietario de una corporación S.

Fuente: Publication 15 y la lista del IRS de trámites de una corporación S. Los depósitos de impuestos federales se hacen por transferencia electrónica de fondos, y un servicio de nómina u otro tercero puede hacerlos por la corporación. Esta página cubre solo los formularios federales; la mayoría de los empleadores también paga el impuesto estatal por desempleo (Publication 15), y las cuentas de nómina estatales no se tratan aquí.

La configuración también debe contener los registros de impuestos de nómina que enumera la Publication 15: fechas y montos de los pagos de salarios, los datos y el Form W-4 de cada empleado, fechas y montos de los depósitos de impuestos con los números de confirmación del EFTPS, las declaraciones presentadas con sus números de confirmación y los registros de beneficios adicionales. Consérvelos por lo menos cuatro años.

Si nunca se configuró una corrida de nómina para el propietario, vea nómina de una corporación S que nunca se ha corrido. Para correrla sin un proveedor, vea cómo correr la nómina usted mismo.

¿Dónde van las distribuciones y cómo se controlan por accionista?

Una distribución reduce el patrimonio y nunca es un gasto. Lleve un registro por accionista con la fecha, el monto y si fue en efectivo o en bienes. La declaración reporta el total en el Schedule K, línea 16d, y el monto de cada accionista va en su propio K-1 con el código D.

Una corporación S solo puede tener una clase de acciones, y los reglamentos consideran que tiene una sola clase cuando todas las acciones tienen derechos idénticos sobre las distribuciones y el producto de la liquidación. Por eso, una distribución normalmente se reparte según las acciones que cada uno tiene. Cuando el pago y la propiedad difieren, el efecto depende de los documentos de gobierno de la empresa, y las acciones con distintos derechos de pago pueden poner fin a la elección S; vea distribuciones desproporcionadas en una corporación S.

Cuando las acciones cambian de manos, a cada día del año se le asigna una parte igual de cada partida, dividida entre las acciones en circulación ese día. Esa regla reparte las partidas de ingresos, pérdidas, deducciones y créditos; una distribución se reporta al accionista que la recibió. La configuración, o un registro de acciones que se lleve aparte, necesita el número de acciones y las fechas en que cambian.

Dos elecciones cambian esa regla por defecto. Cuando termina toda la participación de un accionista durante el año, la corporación y todos los accionistas afectados pueden elegir tratar el año como dos años, divididos al cierre de ese día (sección 1377(a)(2); Regulations sección 1.1377-1(b)). Una venta, redención o emisión grande de acciones (una disposición calificada) permite una elección similar si todos los accionistas del año dan su consentimiento (Regulations sección 1.1368-1(g)(2)). Cada una es irrevocable y se hace con una declaración del consentimiento de los accionistas, adjunta a un Form 1120-S original o enmendado presentado a tiempo (instrucciones). Cada una también divide el efecto tributario de las distribuciones, así que los libros deben mostrar los resultados hasta la fecha de la división.

Los asientos, las distribuciones de bienes y los dividendos pagados con ganancias y utilidades acumuladas están en cómo registrar las distribuciones de una corporación S. Cada accionista es responsable de conservar los registros con los que se calcula la base fiscal de sus acciones; vea base fiscal del accionista de una corporación S.

¿Cómo debe tratar la configuración el seguro médico pagado para un accionista-empleado?

El seguro médico que la corporación paga a un propietario con más de 2% de las acciones se trata como salarios: es deducible para la corporación y se reporta en la casilla 1 del Form W-2 de ese propietario (IRS). Cuando las primas se pagan conforme a un plan que cubre a todos los empleados o a una clase de ellos, no están sujetas a los impuestos del Seguro Social, de Medicare ni del desempleo federal, por lo que quedan fuera de las casillas 3 y 5 del W-2. Si el propietario es el único empleado, la página del IRS no dice si el arreglo cuenta como ese tipo de plan, así que aclárelo con el preparador antes de configurar el concepto de nómina. Las instrucciones del Form 1120-S también piden las primas, incluidas las del cónyuge del propietario, sus dependientes y sus hijos menores de 27 años, como dato informativo en la casilla 14, que es la casilla 14a del Form W-2 de 2026 (instrucciones del W-2).

La prueba del propietario es tener más de 2% de las acciones o del poder de voto en cualquier día del año fiscal, con las reglas de atribución de la sección 318. Por eso la configuración necesita:

• un concepto de nómina que sume la prima a los salarios gravables del propietario sin un pago en efectivo;
• una forma de marcar qué empleados superan la prueba de propiedad;
• una cuenta de gastos que llegue a la línea 7 u 8, o al Form 1125-E, para esos propietarios.

Lo mismo vale para otros beneficios adicionales pagados a estos propietarios, como el seguro de vida colectivo temporal: las instrucciones los ubican en la línea 7 u 8 y en la casilla 1 del W-2, así que el concepto de nómina debería poder sumar cualquiera de ellos.

La trampa es pagar las primas desde la cuenta de la empresa y nunca sumarlas al W-2. El IRS dice que la deducción personal del propietario depende de que la corporación pague las primas en definitiva y las reporte como salarios en el W-2, y se aplican otras condiciones. Las reglas de la deducción están en seguro médico para propietarios de una corporación S y de una sociedad de personas.

¿Cómo se mantienen separados los préstamos entre el propietario y la corporación de las distribuciones?

Lleve cada préstamo en su propio registro de pasivo o de activo, y nunca en la cuenta de distribuciones. El préstamo de un accionista a la corporación es un pasivo, y el préstamo de la corporación a un accionista es un activo. Pagar un préstamo no es una distribución: la declaración reporta los pagos por separado en el Schedule K, línea 16e, y en el K-1 con el código E.

La configuración debe producir un saldo por cada accionista. La línea 19 del Schedule L por lo general debe conciliar con los montos del punto I de los K-1 (la deuda que la corporación tiene directamente con el accionista), que excluyen la deuda que el accionista tomó en conjunto o garantizó (instrucciones).

Conserve cada pagaré por escrito como su propio registro y, en un préstamo sin pagaré, los adelantos y los pagos por fecha, porque con ellos se calcula la base fiscal de la deuda del accionista en el Form 7203 (instrucciones).

Una etiqueta no decide el tratamiento. El IRS enumera casos judiciales en los que pagos llamados préstamos o distribuciones se trataron como salarios, y en los que las transferencias de un accionista se trataron como capital y no como préstamos. Vea préstamos de accionistas a una corporación S y, para la base fiscal de la deuda, base fiscal del accionista de una corporación S.

¿Qué reportes debe producir la configuración al cierre del año?

La configuración debe producir estos seis reportes de todo el año. Pida cada uno antes de confiar en él.

En una auditoría, el IRS puede pedir el archivo de respaldo del software de contabilidad. Un archivo reconstruido para un solo año no cumple esa solicitud, así que la configuración debe poder exportar un respaldo completo y sin alterar.

¿Puede la nómina correr en un servicio aparte y cómo concilian sus reportes con los libros?

Sí. El IRS no prescribe un solo sistema (Publication 583), así que la nómina puede correr en un servicio aparte. Aun así, la responsabilidad sigue siendo de la corporación: un empleador que subcontrata la nómina por lo general sigue siendo responsable de las declaraciones, los depósitos y los impuestos, aunque el proveedor no pague; una organización profesional de empleadores certificada es la excepción. El propietario también puede deber personalmente: una persona responsable, un ejecutivo por ejemplo, que deliberadamente no entrega el impuesto retenido debe una multa igual a la totalidad de los impuestos retenidos y no pagados: el impuesto sobre la renta y los impuestos del Seguro Social y Medicare del empleado (sección 6672). Por lo general, el IRS tiene 3 años desde el 15 de abril posterior al año de nómina para determinarla, o desde la fecha de presentación si es posterior; vea multa de recuperación de fondos en fideicomiso. Los libros deben mostrar igualmente cada monto de la nómina.

La Publication 15 indica que el impuesto del Seguro Social y Medicare de los Forms 941 del año debe ser aproximadamente el doble del monto del Form W-3, porque el Form 941 reporta las partes del empleador y del empleado y el Form W-3 solo la del empleado. Una diferencia necesita un motivo válido, y la corporación debe conservar su conciliación. Un motivo válido es el impuesto adicional de Medicare, que paga solo el empleado: los salarios por encima de su umbral hacen que la cifra de Medicare del Form 941 sea menos del doble de la del Form W-3.

Un solo débito global de «nómina» del banco no concilia con ninguna de estas filas. Registre cada fecha de pago por asiento o por importación; vea asientos contables de la nómina. Para cambiar de proveedor durante el año, vea cambiar de proveedor de nómina.

¿Basta un plan más barato o de nivel básico?

El IRS no exige ningún producto ni plan en particular, así que un precio o el nombre de un plan no deciden nada. Vale la pena considerar un plan solo si, en la versión que usted usaría de verdad, puede producir cada fila de las tablas anteriores y pasar la prueba que sigue. Revise los límites de usuarios, los complementos de nómina y los bloqueos de períodos en el plan mismo, no en la marca. Revisiones de práctica más allá de las reglas del IRS: la nómina se registra por fecha de pago, los préstamos y las distribuciones están en cuentas separadas por accionista, su preparador tiene su propio acceso, los períodos cerrados se bloquean y se pueden exportar el libro mayor completo y los reportes. Pasar la prueba no significa que los libros estén bien. Pruébelo en una copia de ensayo antes de pasar los libros.

Si cambia de software, el archivo anterior sigue importando: la Publication 583 exige conservar todos los registros legibles por máquina y una descripción del sistema computarizado. Vea registros que debe conservar al cancelar el software de contabilidad y software más económico que su CPA respalda.

¿Cómo pruebo una configuración antes de confiarle el primer Form 1120-S?

Corra una fecha de pago real y un mes de otra actividad en una copia de ensayo, y luego compruebe estas coincidencias. Cada una debe cumplirse sin un ajuste manual.

1. Ingrese una fecha de pago real del propietario. Los salarios brutos son iguales al reporte de nómina, los impuestos retenidos y del empleador están en cuentas de pasivo, y el pago neto es igual al débito del banco.
2. Registre el depósito de impuestos. Los pasivos bajan por el monto del depósito y se guarda el número de confirmación.
3. Registre una distribución para cada accionista. Cada monto llega al patrimonio de ese accionista y nunca toca el estado de resultados.
4. Registre un préstamo de un accionista y un pago. El saldo del préstamo aparece por accionista, y el pago no reduce una cuenta de distribuciones.
5. Agregue las primas de salud del propietario. Aparecen en los salarios de la casilla 1 del W-2 del propietario.
6. Cierre el mes. El balance general cuadra, y el patrimonio inicial más la utilidad neta más los aportes menos las distribuciones es igual al patrimonio final.
7. Después de un trimestre, compare los totales de nómina con el Form 941 tal como se presentó. Después del año, compare los Forms 941 con el Form W-3.
8. Exporte el balance general, el libro mayor y los reportes de nómina, y ábralos fuera del software.

¿Cuáles son las señales de que una configuración está mal?

Cada una de estas suele significar que hay que revisar los libros antes de que un preparador empiece la declaración. Si se cumplen dos o más, o si ya se presentó una declaración o un formulario de nómina de esa manera, vea «¿Su caso es distinto?» más abajo.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos, en dólares estadounidenses.

Un consultor independiente

Una corporación S tiene US$150,000 de ingresos y un solo accionista, que también es su ejecutivo y hace el trabajo. La nómina le paga al propietario US$60,000 al año, con un W-2, Forms 941 y depósitos. El sueldo y los impuestos de nómina de la corporación son gastos. El propietario también toma US$40,000 en distribuciones, registradas en el patrimonio y nunca en el estado de resultados. La configuración muestra US$60,000 en la línea 7 y US$40,000 en el Schedule K, línea 16d. Los ingresos están por debajo del nivel del Form 1125-E, así que ese formulario no hace falta. El monto del sueldo es ilustrativo; el sueldo razonable depende del trabajo realizado.

Dos accionistas

Dos accionistas tienen el 70 por ciento y el 30 por ciento de las acciones cuando se paga una distribución de US$100,000. Se registra como US$70,000 y US$30,000, un asiento por accionista, suponiendo que todas las acciones tienen derechos idénticos (una sola clase de acciones). Una configuración con una sola cuenta de retiros del propietario mostraría US$100,000 y no podría producir ninguno de los montos de los K-1.

Primas de salud familiares

El único accionista, que también es ejecutivo, tiene US$12,000 de primas de salud familiares pagadas por la corporación. La nómina suma los US$12,000 a los salarios de la casilla 1 del W-2 del propietario, los muestra como dato informativo en la casilla 14a, y el monto cuenta como sueldo de ejecutivo en la línea 7. Si las primas están solo en una cuenta de gasto de seguros, el W-2 las omite.

¿Su caso es distinto?

• Eligió el estatus de corporación S y la configuración está dividida: la nómina en una herramienta, los libros en otra, las distribuciones registradas como gastos, o ninguna corrida de nómina para usted. Qué herramienta se queda, cómo se reexpresan los meses pasados y qué necesita el preparador antes del Form 1120-S son decisiones para ayuda tributaria para corporaciones S junto con ayuda con la contabilidad.
• Es una LLC que acaba de elegir el estatus de corporación S: vea libros después de la elección de corporación S para saber si los libros empiezan un archivo nuevo.
• Nunca corrió la nómina para usted, o los Forms W-2 o 941 anteriores omitieron su sueldo o sus primas de salud: vea nómina de una corporación S que nunca se ha corrido. Reexpresar los libros y corregir los formularios presentados (Form W-2c, Form 941-X) es trabajo para ayuda con la contabilidad junto con ayuda tributaria para corporaciones S.
• Sus libros están atrasados, la cuenta de la empresa pagó gastos personales, o el Schedule L no cuadra: vea libros atrasados de una corporación S, gastos personales pagados por la corporación S y balance general del Schedule L. Rastrear el error a través de meses o años es trabajo de conciliación para ayuda con la contabilidad antes del Form 1120-S.
• Su proveedor de nómina no depositó los impuestos, o el IRS envió un aviso: vea el proveedor de nómina no pagó sus impuestos.
• Quiere saber cuánto sueldo pagarse: vea sueldo del propietario de una corporación S.
• Tiene una corporación S y otras empresas: vea libros para varias empresas.
• Compara dos plataformas de contabilidad en la nube o su software de nivel básico se le quedó pequeño: vea la comparación de plataformas y cuando el software básico se queda corto.
• Lleva los libros en una hoja de cálculo: vea contabilidad en una hoja de cálculo.
• Quiere saber cuánto cuesta la contabilidad de una corporación S: vea costo de la contabilidad de una corporación S.