Phần mềm ghi sổ cho S corporation: cần xử lý gì cho Form 1120-S

IRS có yêu cầu phần mềm cụ thể nào cho S corporation không?

Không. IRS cho phép doanh nghiệp dùng bất kỳ hệ thống lưu giữ hồ sơ nào thể hiện rõ thu nhập và chi phí và, trừ một vài trường hợp, không yêu cầu loại hồ sơ đặc biệt nào, nên không có phần mềm bắt buộc và không có danh mục tài khoản cố định. Tuy vậy, hệ thống trên máy tính vẫn phải tạo ra hồ sơ đọc được và khớp với sổ sách cùng tờ khai, và doanh nghiệp phải giữ bản mô tả hệ thống, các biện pháp kiểm soát và hệ thống tài khoản kế toán của chính mình.

Tờ khai của S corporation (công ty bầu chọn để lợi nhuận tính vào tờ khai cá nhân của cổ đông) cần nhiều hơn một báo cáo kết quả kinh doanh. Form 1120-S cần tiền lương của cán bộ điều hành tách khỏi tiền lương khác, các khoản phân phối và khoản vay theo từng cổ đông, và, trừ khi công ty đủ nhỏ để được bỏ qua, bảng cân đối kế toán trên Schedule L (trang bảng cân đối kế toán của tờ khai) phải khớp với sổ sách; xem bảng cân đối kế toán Schedule L. Cách thiết lập không còn đơn giản khi:

• chủ sở hữu làm việc cho công ty nhưng chưa bao giờ được đưa vào bảng lương;
• tiền lương chạy ở một dịch vụ còn sổ sách ở một công cụ khác, và hai nơi không bao giờ gặp nhau;
• khoản phân phối bị ghi như chi phí, hoặc tiền lương, khoản phân phối và khoản vay dùng chung một tài khoản rút tiền của chủ sở hữu;
• công ty đổi công cụ giữa chừng trong năm;
• bảng cân đối kế toán không khớp với tờ khai gần nhất.

Trong những trường hợp đó, đổi phần mềm không sửa được các tháng đã qua. Sổ sách cần được sửa trước, và đó là công việc kế toán chứ không phải một thiết lập: xem "Trường hợp của bạn có khác không?" ở cuối bài.

Hãy chuẩn bị trước khi người chuẩn bị thuế hỏi:

• Giấy tờ bầu chọn: Form 2553 và mọi thư trả lời của IRS (nộp trễ, hoặc không có trả lời? xem xóa lỗi nộp trễ lựa chọn S corporation)
• Báo cáo tiền lương của mọi ngày trả lương
• Sao kê ngân hàng và thẻ của cả năm
• Giấy nợ giữa công ty và các cổ đông
• Sao kê bảo hiểm y tế, nếu công ty trả phí bảo hiểm cho một chủ sở hữu
• Hồ sơ cổ phần cho thấy số cổ phần của từng cổ đông và mọi thay đổi trong năm
• Tờ khai gần nhất đã nộp

Sổ sách phải cho thấy gì để lập Form 1120-S?

Tên tài khoản là thông lệ ghi sổ, vì IRS không quy định tên nào. Mỗi dòng dưới đây là thứ mà tờ khai hoặc các hồ sơ tiền lương yêu cầu, nên hệ thống thiết lập phải tạo ra được.

Các tài khoản chứa những mục này nằm trong bài ghi sổ kế toán cho S corporation.

Bảng lương cần chạy gì cho chủ sở hữu làm việc trong công ty?

Cán bộ điều hành (chức danh trong công ty như chủ tịch hoặc thủ quỹ) làm nhiều hơn các việc nhỏ cho S corporation là nhân viên, và khoản trả cho họ là tiền lương, kể cả khi người đó cũng là cổ đông (IRS). Vì vậy hệ thống phải đưa chủ sở hữu vào bảng lương: khấu trừ thuế thu nhập và phần thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên, cộng phần của công ty, nộp các khoản thuế và khai báo chúng. Cán bộ điều hành không làm việc gì hoặc chỉ làm việc nhỏ, và không được hưởng thù lao, thì không phải là nhân viên.

Công ty phải trả mức thù lao hợp lý cho công việc của chủ sở hữu trước khi chia các khoản phân phối không phải tiền lương, và IRS có thể phân loại lại các khoản phân phối thành tiền lương. Bao nhiêu là hợp lý được nói trong bài lương của chủ sở hữu S corporation.

Nguồn: Publication 15 và danh sách hồ sơ S corporation phải nộp của IRS. Các khoản nộp thuế liên bang được chuyển bằng chuyển tiền điện tử, và dịch vụ tiền lương hoặc bên thứ ba khác có thể nộp thay công ty. Bài này chỉ nói về các biểu mẫu liên bang; hầu hết người sử dụng lao động còn nộp thuế thất nghiệp tiểu bang (Publication 15), và tài khoản tiền lương tiểu bang không được đề cập ở đây.

Hệ thống cũng phải lưu hồ sơ thuế lương mà Publication 15 liệt kê: ngày và số tiền trả lương, thông tin của từng nhân viên và Form W-4, ngày và số tiền nộp thuế cùng số xác nhận EFTPS, các tờ khai đã nộp cùng số xác nhận, và hồ sơ phúc lợi. Hãy giữ chúng ít nhất bốn năm.

Nếu chưa bao giờ lập kỳ chạy bảng lương cho chủ sở hữu, xem S corporation chưa bao giờ chạy bảng lương. Để tự chạy bảng lương mà không qua nhà cung cấp, xem tự chạy bảng lương.

Khoản phân phối ghi ở đâu, và theo dõi cho từng cổ đông thế nào?

Khoản phân phối làm giảm vốn chủ sở hữu và không bao giờ là chi phí. Hãy giữ một hồ sơ cho mỗi cổ đông, ghi ngày, số tiền, và đó là tiền mặt hay tài sản. Tờ khai báo cáo tổng số ở Schedule K dòng 16d, và số tiền của riêng từng cổ đông nằm trên Schedule K-1 của cổ đông đó với code D.

S corporation chỉ được có một loại cổ phần, và quy định coi công ty chỉ có một loại cổ phần khi mọi cổ phần có quyền ngang nhau đối với khoản phân phối và tiền thanh lý. Vì vậy khoản phân phối thường được chia theo số cổ phần nắm giữ. Khi tỷ lệ chi trả khác tỷ lệ sở hữu, hệ quả tùy vào các văn bản điều hành của công ty, và cổ phần có quyền chi trả khác nhau có thể làm mất lựa chọn S corporation; xem khoản phân phối không theo tỷ lệ của S corporation.

Khi cổ phần đổi chủ, mỗi ngày trong năm được gán một phần bằng nhau của từng khoản, chia cho số cổ phần đang lưu hành trong ngày đó. Quy tắc đó chia các khoản thu nhập, lỗ, khấu trừ và tín thuế; khoản phân phối được khai cho cổ đông đã nhận. Hệ thống, hoặc hồ sơ cổ phần lưu kèm, cần có số cổ phần và các ngày thay đổi.

Hai lựa chọn có thể thay đổi quy tắc mặc định đó. Khi toàn bộ phần sở hữu của một cổ đông chấm dứt trong năm, công ty và mọi cổ đông bị ảnh hưởng có thể chọn coi năm đó là hai năm, tách vào cuối ngày hôm đó (section 1377(a)(2); Regulations section 1.1377-1(b)). Việc bán, mua lại hoặc phát hành cổ phần lớn (chuyển nhượng đủ điều kiện, qualifying disposition) cho phép một lựa chọn tương tự nếu mọi cổ đông trong năm đồng ý (Regulations section 1.1368-1(g)(2)). Mỗi lựa chọn không thể hủy và được thực hiện bằng văn bản xác nhận sự đồng ý của các cổ đông, đính kèm Form 1120-S gốc hoặc điều chỉnh nộp đúng hạn (hướng dẫn). Mỗi lựa chọn cũng chia hệ quả thuế của các khoản phân phối, nên sổ sách phải cho thấy kết quả đến ngày tách.

Cách ghi bút toán, khoản phân phối bằng tài sản và cổ tức trả từ lợi nhuận và quỹ tích lũy nằm trong bài ghi các khoản phân phối của S corporation. Mỗi cổ đông có trách nhiệm giữ hồ sơ dùng để tính giá gốc cổ phần; xem giá gốc cổ phần của cổ đông S corporation.

Hệ thống phải xử lý thế nào bảo hiểm y tế trả cho cổ đông là nhân viên?

Bảo hiểm y tế mà công ty trả cho chủ sở hữu nắm hơn 2% cổ phần được coi là tiền lương: công ty được khấu trừ và khai ở box 1 của Form W-2 của chủ sở hữu đó (IRS). Khi phí bảo hiểm được trả theo một chương trình áp dụng cho tất cả hoặc một nhóm nhân viên, chúng không chịu thuế An sinh Xã hội, Medicare hay thuế thất nghiệp liên bang, nên không ghi vào box 3 và 5 của Form W-2. Nếu chủ sở hữu là nhân viên duy nhất, trang của IRS không nói cách sắp xếp đó có được coi là chương trình như vậy hay không, vì thế hãy thống nhất với người chuẩn bị thuế trước khi lập khoản mục tiền lương. Hướng dẫn Form 1120-S cũng yêu cầu khai phí bảo hiểm, gồm cả cho vợ/chồng, người phụ thuộc và con dưới 27 tuổi của chủ sở hữu, như một mục thông tin ở box 14, tức box 14a trên Form W-2 năm 2026 (hướng dẫn W-2).

Điều kiện chủ sở hữu là nắm cổ phần hoặc quyền biểu quyết trên 2% vào bất kỳ ngày nào trong năm thuế, theo quy tắc quy chiếu của section 318. Vì vậy hệ thống cần có:

• một khoản mục tiền lương cộng phí bảo hiểm vào tiền lương chịu thuế của chủ sở hữu mà không phải trả tiền mặt;
• cách đánh dấu những nhân viên đạt điều kiện về sở hữu;
• một tài khoản chi phí được đưa vào line 7 hoặc 8, hoặc Form 1125-E, cho các chủ sở hữu đó.

Điều này cũng áp dụng cho các phúc lợi khác trả cho những chủ sở hữu này, chẳng hạn bảo hiểm nhân thọ nhóm kỳ hạn: hướng dẫn đưa chúng vào line 7 hoặc 8 và box 1 của Form W-2, nên khoản mục tiền lương phải cộng được bất kỳ khoản nào trong số đó.

Cái bẫy là trả phí bảo hiểm từ tài khoản công ty mà không bao giờ cộng vào Form W-2. IRS cho biết khoản khấu trừ cá nhân của chủ sở hữu phụ thuộc vào việc công ty cuối cùng trả phí bảo hiểm và khai chúng như tiền lương trên Form W-2, và còn các điều kiện khác. Các quy tắc khấu trừ nằm trong bài bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu S corporation và hợp danh.

Làm sao giữ khoản vay giữa chủ sở hữu và công ty tách khỏi khoản phân phối?

Hãy ghi mỗi khoản vay trong hồ sơ nợ phải trả hoặc tài sản riêng, và không bao giờ ghi vào tài khoản khoản phân phối. Khoản vay của cổ đông cho công ty là nợ phải trả, còn khoản vay của công ty cho cổ đông là tài sản. Hoàn trả một khoản vay không phải là khoản phân phối: tờ khai báo cáo các khoản hoàn trả riêng ở Schedule K line 16e, và trên Schedule K-1 với code E.

Hệ thống phải cho ra số dư của từng cổ đông. Schedule L line 19 nói chung nên khớp với số tiền ở item I của các Schedule K-1 (khoản nợ công ty nợ trực tiếp cổ đông), không gồm khoản nợ mà cổ đông cùng vay hoặc bảo lãnh (hướng dẫn).

Hãy giữ mỗi giấy nợ bằng văn bản thành một hồ sơ riêng, và với khoản vay không có giấy nợ thì giữ các lần ứng tiền và hoàn trả theo ngày, vì giá gốc khoản nợ của cổ đông trên Form 7203 được tính từ chúng (hướng dẫn).

Tên gọi không quyết định cách xử lý thuế. IRS liệt kê các vụ kiện trong đó các khoản trả gọi là khoản vay hoặc khoản phân phối bị coi là tiền lương, và các khoản chuyển tiền của cổ đông bị coi là vốn góp chứ không phải khoản vay. Xem khoản vay của cổ đông cho S corporation và, về giá gốc khoản nợ, giá gốc cổ phần của cổ đông S corporation.

Cuối năm hệ thống nên xuất những báo cáo nào?

Hệ thống nên xuất sáu báo cáo này cho cả năm. Hãy yêu cầu từng báo cáo trước khi dựa vào hệ thống.

Trong một cuộc kiểm tra, IRS có thể yêu cầu tệp sao lưu của phần mềm kế toán. Tệp được dựng lại cho một năm không đáp ứng yêu cầu đó, nên hệ thống cần xuất được bản sao lưu đầy đủ, chưa bị chỉnh sửa.

Bảng lương có thể chạy ở dịch vụ riêng không, và báo cáo của nó khớp với sổ sách thế nào?

Có. IRS không quy định một hệ thống duy nhất (Publication 583), nên bảng lương có thể chạy ở dịch vụ riêng. Tuy vậy công ty vẫn chịu trách nhiệm: người sử dụng lao động giao bảng lương cho bên khác nhìn chung vẫn chịu trách nhiệm về các tờ khai, khoản nộp và thuế, kể cả khi nhà cung cấp không nộp; tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận (certified professional employer organization) là ngoại lệ. Chủ sở hữu cũng có thể phải nợ với tư cách cá nhân: người chịu trách nhiệm, chẳng hạn một cán bộ điều hành, cố ý không nộp thuế đã khấu trừ sẽ bị phạt bằng toàn bộ thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên (section 6672). IRS nhìn chung có 3 năm kể từ 15 tháng 4 sau năm tiền lương để ấn định khoản phạt, hoặc kể từ ngày nộp nếu ngày đó muộn hơn; xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác. Sổ sách vẫn phải cho thấy mọi khoản tiền lương.

Publication 15 nêu rằng thuế An sinh Xã hội và Medicare trên các Form 941 của năm nên bằng khoảng hai lần số trên Form W-3, vì Form 941 khai cả phần của người sử dụng lao động lẫn nhân viên còn Form W-3 chỉ khai phần của nhân viên. Chênh lệch cần có lý do chính đáng, và công ty nên giữ bảng đối chiếu của mình. Một lý do chính đáng là thuế Medicare bổ sung (Additional Medicare Tax), chỉ nhân viên phải nộp: tiền lương vượt ngưỡng của thuế này làm số Medicare trên Form 941 nhỏ hơn hai lần số trên Form W-3.

Một khoản ghi nợ "payroll" gộp từ ngân hàng không khớp với dòng nào ở trên. Hãy ghi từng ngày trả lương bằng bút toán hoặc nhập dữ liệu; xem bút toán tiền lương. Để đổi nhà cung cấp giữa năm, xem đổi nhà cung cấp dịch vụ tiền lương.

Gói rẻ hơn hoặc gói cơ bản có đủ không?

IRS không yêu cầu sản phẩm hay gói cụ thể nào, nên giá hoặc tên gói không quyết định điều gì. Một gói chỉ đáng cân nhắc nếu, ở phiên bản bạn thực sự dùng, nó tạo được mọi dòng trong các bảng ở trên và qua được phép thử bên dưới. Hãy kiểm tra giới hạn người dùng, tiện ích tiền lương bổ sung và việc khóa kỳ ngay trong gói đó, chứ không phải ở thương hiệu. Các điểm kiểm tra thực tế ngoài quy định của IRS: tiền lương ghi theo ngày trả lương, khoản vay và khoản phân phối nằm ở tài khoản riêng theo từng cổ đông, người chuẩn bị thuế của bạn có tài khoản đăng nhập riêng, các kỳ đã đóng bị khóa, và xuất được toàn bộ sổ cái cùng báo cáo. Đạt các điểm này không có nghĩa sổ sách đúng. Hãy thử trên một bản sao dùng thử trước khi chuyển sổ sách.

Nếu bạn đổi phần mềm, tệp cũ vẫn quan trọng: Publication 583 yêu cầu giữ mọi hồ sơ máy đọc được và bản mô tả hệ thống trên máy tính. Xem hồ sơ cần giữ khi bạn hủy phần mềm kế toán và phần mềm rẻ hơn mà CPA của bạn hỗ trợ.

Tôi kiểm tra cách thiết lập thế nào trước khi tin dùng cho Form 1120-S đầu tiên?

Hãy chạy một ngày trả lương thật và một tháng hoạt động khác trên bản sao dùng thử, rồi kiểm tra các điểm khớp sau. Mỗi điểm phải khớp mà không cần chỉnh tay.

1. Nhập một ngày trả lương thật của chủ sở hữu. Tổng tiền lương bằng báo cáo tiền lương, thuế đã khấu trừ và thuế của người sử dụng lao động nằm trong tài khoản nợ phải trả, và tiền lương thực nhận bằng khoản ghi nợ ngân hàng.
2. Ghi khoản nộp thuế. Các khoản nợ phải trả giảm đúng bằng khoản nộp, và số xác nhận được lưu lại.
3. Ghi một khoản phân phối cho từng cổ đông. Mỗi số tiền đi vào vốn chủ sở hữu của cổ đông đó và không bao giờ chạm vào báo cáo kết quả kinh doanh.
4. Ghi một khoản vay của cổ đông và một lần hoàn trả. Số dư khoản vay hiện theo từng cổ đông, và khoản hoàn trả không làm giảm tài khoản khoản phân phối.
5. Thêm phí bảo hiểm y tế của chủ sở hữu, nếu có. Chúng xuất hiện trong tiền lương ở box 1 của Form W-2 của chủ sở hữu.
6. Đóng sổ tháng. Bảng cân đối kế toán cân đối, và vốn chủ sở hữu đầu kỳ cộng thu nhập ròng cộng vốn góp trừ khoản phân phối bằng vốn chủ sở hữu cuối kỳ.
7. Sau một quý, so tổng tiền lương với Form 941 đã nộp. Sau một năm, so các Form 941 với Form W-3.
8. Xuất bảng cân đối kế toán, sổ cái và các báo cáo tiền lương, rồi mở chúng bên ngoài phần mềm.

Dấu hiệu nào cho thấy cách thiết lập bị sai?

Mỗi dấu hiệu dưới đây thường có nghĩa là sổ sách cần được rà soát trước khi người chuẩn bị thuế bắt đầu lập tờ khai. Nếu có hai dấu hiệu trở lên, hoặc tờ khai hay biểu mẫu tiền lương đã được nộp theo cách đó, xem "Trường hợp của bạn có khác không?" bên dưới.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa, bằng đô la Hoa Kỳ.

Một nhà tư vấn làm việc một mình

Một S corporation có doanh thu US$150.000 và một cổ đông, người cũng là cán bộ điều hành và trực tiếp làm việc. Bảng lương trả cho chủ sở hữu US$60.000 mỗi năm, có Form W-2, Form 941 và các khoản nộp thuế. Tiền lương và thuế lương của công ty là chi phí. Chủ sở hữu còn nhận US$40.000 khoản phân phối, ghi vào vốn chủ sở hữu và không bao giờ ghi vào báo cáo kết quả kinh doanh. Hệ thống cho thấy US$60.000 ở line 7 và US$40.000 ở Schedule K line 16d. Doanh thu dưới mức phải nộp Form 1125-E, nên không cần mẫu đó. Mức lương này chỉ để minh họa; mức lương hợp lý tùy vào công việc thực tế.

Hai cổ đông

Hai cổ đông nắm 70% và 30% cổ phần khi một khoản phân phối US$100.000 được trả. Khoản này được ghi thành US$70.000 và US$30.000, mỗi cổ đông một bút toán, giả định mọi cổ phần có quyền ngang nhau (một loại cổ phần). Hệ thống chỉ có một tài khoản rút tiền của chủ sở hữu sẽ hiện US$100.000 và không thể tạo ra số tiền nào trên hai Schedule K-1.

Phí bảo hiểm y tế gia đình

Cổ đông duy nhất, cũng là cán bộ điều hành, có US$12.000 phí bảo hiểm y tế gia đình do công ty trả. Bảng lương cộng US$12.000 vào tiền lương ở box 1 của Form W-2 của chủ sở hữu, ghi nó như một mục thông tin ở box 14a, và khoản này được tính là thù lao cán bộ điều hành ở line 7. Nếu phí bảo hiểm chỉ nằm trong tài khoản chi phí bảo hiểm, Form W-2 sẽ bỏ sót chúng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã bầu chọn S corporation và cách thiết lập bị tách rời: tiền lương ở một công cụ, sổ sách ở công cụ khác, khoản phân phối bị ghi như chi phí, hoặc bạn chưa bao giờ có kỳ chạy bảng lương. Giữ công cụ nào, điều chỉnh lại các tháng đã qua ra sao và người chuẩn bị thuế cần gì trước Form 1120-S là những quyết định cần hỗ trợ thuế cho S corporation cùng với hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn là LLC vừa bầu chọn S corporation: xem sổ sách sau khi bầu chọn S corporation để biết sổ sách có bắt đầu một tệp mới hay không.
• Bạn chưa bao giờ chạy bảng lương cho mình, hoặc các Form W-2 hay 941 trước đây bỏ sót tiền lương hay phí bảo hiểm y tế của bạn: xem S corporation chưa bao giờ chạy bảng lương. Điều chỉnh lại sổ sách và sửa các biểu mẫu đã nộp (Form W-2c, Form 941-X) là công việc của hỗ trợ ghi sổ kế toán cùng với hỗ trợ thuế cho S corporation.
• Sổ sách của bạn bị chậm, tài khoản công ty đã trả chi phí cá nhân, hoặc Schedule L không khớp: xem bắt kịp sổ sách của S corporation, chi phí cá nhân do S corporation trả và bảng cân đối kế toán Schedule L. Truy tìm lỗi qua nhiều tháng hoặc nhiều năm là công việc đối chiếu của hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi lập Form 1120-S.
• Nhà cung cấp dịch vụ tiền lương không nộp thuế, hoặc IRS đã gửi thông báo: xem nhà cung cấp dịch vụ tiền lương không nộp thuế của bạn.
• Bạn muốn biết nên trả mức lương bao nhiêu: xem lương của chủ sở hữu S corporation.
• Bạn sở hữu một S corporation và các công ty khác: xem sổ sách cho nhiều công ty.
• Bạn đang so sánh hai nền tảng kế toán trên đám mây hoặc đã vượt quá phần mềm cơ bản: xem so sánh các nền tảng và khi phần mềm cơ bản không còn đủ.
• Bạn ghi sổ bằng bảng tính: xem ghi sổ kế toán bằng bảng tính.
• Bạn muốn biết chi phí kế toán của một S corporation: xem chi phí kế toán của S corporation.