Otomat İşletmesinde Vergi: Nakit, Satış Vergisi, Makineler

Otomat rotasının muhasebe kayıtları neyi göstermelidir?

Otomat rotası, birçok noktada çok sayıda küçük satış yapılan bir perakende işidir. Bu yüzden kayıtlarda beş kalem ayrı tutulur: makine ve nokta bazında satışlar, ürün maliyeti, makine maliyeti, rota giderleri ve başkalarına ait para. IRS belirli bir biçim şart koşmaz; gelir ve giderleri açıkça gösteren bir sistem yeterlidir (Publication 583).

Rota şu durumlarda basit değildir:

• makineler birden fazla ilçede veya eyalette bulunuyorsa; her yerin kendi izni, oranı ve beyannamesi olabilir;
• noktalar satıştan yüzde alıyorsa veya sözleşme ödemenin ne için yapıldığını söylemiyorsa;
• makinelerde sayılan nakit banka yatırımlarıyla tutmuyorsa;
• makineler ilk yıl içinde alındıysa; ilk beyannamede bunların nasıl indirileceğini seçmek gerekir;
• bir eyalette satış vergisi tahsil edilmemiş olabilirse.

Vergiyi, tahsil ettiğiniz nakit üzerinden değil, rotanın kârı üzerinden ödersiniz. Kâr; satışlardan ürün, makine ve rota maliyetlerinin çıkarılmasıyla bulunur. Tek sahipli işletmede kâr ayrıca serbest çalışma vergisine tabidir ve üç aylık ödeme gerektirebilir (bkz. üç aylık tahmini vergi ödemeleri).

İlk beyannameden önce şunları toplayın: tahsilat formları, banka yatırım makbuzları ve hesap özetleri, kart işlemcisi özetleri, stok için tedarikçi faturaları ve market makbuzları, nokta sözleşmeleri, seri numaralı makine faturaları, izinler ve kart işlemcilerinin ve noktaların istediği vergi kimlik numarası (SSN, ITIN veya EIN).

Her makineden gelen nakdi nasıl takip etmeliyim?

Her ziyarette her makinedeki nakdi sayıp kaydedin, tamamını bankaya yatırın ve yatırımları her ay tahsilat kayıtlarıyla eşleştirin. IRS, her gelirin tutarını ve kaynağını gösteren belgeler bekler; örneğin banka yatırım makbuzları. Ayrıca kayıtların her iş günü sonunda gerçek nakit ve kredi kartı tahsilatlarıyla dengelenmesini söyler (Publication 583; Publication 334).

1. Her makine için her ziyarette bir tahsilat formu. Tarihi, makineyi, noktayı, sayılan nakdi, son ziyaretten beri kartla yapılan satışları ve varsa makinenin kendi satış sayacını kaydedin.
2. İkmali aynı forma yazın. Eklenen ürün adetlerini, bozulduğu için çıkarılan adetleri ve maliyetlerini kaydedin; böylece ürün bir makineye kadar izlenebilir.
3. Nakdi topladığınız gibi yatırın. Giderleri nakitten ödemek hem satışı hem de gideri gizler. Ayrı bir işletme banka hesabı tutun (Publication 334). Para üstü için bozuk para stoğu (change float) ayırıyorsanız tutarı ve tarihi yazın.
4. Her ay eşleştirin. Toplanan nakit, ay başında yatırılmayı bekleyen nakit ile toplanır; ay sonunda bekleyen nakit ve bozuk para stoğundaki artış çıkarılır. Sonuç, nakit yatırımlara eşit olmalıdır. Banka tarafından ertesi ay hesaba geçirilen bir yatırım zamanlama farkıdır, açık değildir. Makine bazındaki fark hangi sayımın hatalı olduğunu gösterir. Kartlı satışları işlemcinin ödemeleri ve ücretleriyle ayrıca karşılaştırın. Yıl sonunda makinelerde kalan nakdi de sayın; böylece satışlar alındıkları yılda kaydedilir (Publication 334, nakit esası).
5. Kartlı satışı tam tutarıyla kaydedin. Kart işlemcileri ücretleri düşerek yatırır; bu yüzden satışı ve ücreti ayrı kaydedin. Yıl sonu Form 1099-K brüt hasılata eşit olmayabilir: nakdi içermeyebilir, satış vergisini ise içerebilir (Publication 334). Bkz. satışları ve ödemeleri mutabık hale getirme.

IRS'nin nakit ağırlıklı bir işletmeden beklentileri ve yatırımların nasıl okunduğu için bkz. nakit satış kayıtları.

Otomat satışlarından satış vergisi öder miyim ve vergi fiyatın içinde midir?

Satış vergisi eyalet hukukuna tabidir; bu yüzden cevap her makinenin bulunduğu yere göre değişir. Her eyaletin vergi idaresine şunları sorun: satıcı izni (seller's permit) gerekir mi, perakendeci siz misiniz yoksa nokta mı, vergi fiyata dahil mi yoksa üstüne mi eklenir, hangi ürünler vergiye tabidir ve birkaç ilçedeki makineler nasıl bildirilir.

California'daki Regulation 1574 bu sorulara verilen cevaplardan yalnızca bir örnektir; diğer eyaletler farklıdır. California'da:

• İşletmeci, makine satışlarının brüt hasılatı üzerinden vergiyi bildirir ve öder; makineler vergiye tabi ürün satıyorsa satıcı izni gerekir. Tek izin işletmecinin tüm makinelerini kapsar.
• Makine satışlarının vergi dahil olduğu varsayılır; yani vergiye tabi hasılat, toplam hasılattan içindeki verginin çıkarılmasıyla bulunur.
• İşletmecinin kayıtları her makinenin noktasını ve seri numarasını, ürün alımlarını ve stoklarını, uygulanan fiyatları, her noktadaki hasılatı ve muaf satışlardan elde edilen hasılatı göstermelidir.
• Birden fazla ilçedeki makineler için verginin ilçelere paylaştırıldığı bir çizelge gerekir.
• Soğuk yiyecekte ve sıcak kahve, çay ve çikolatada, dahil olan vergi çıkarıldıktan sonra hasılatın yalnızca %33 kadarı vergiye tabidir. Diğer sıcak hazır yiyeceklerde böyle bir kısmi muafiyet yoktur. Çok düşük fiyatlarla satılan yiyecek ve bazı bozuk parayla çalışan toplu ürün otomatları farklı ele alınır: işletmeci perakendeci değil, tüketici sayılır. Payı uygulamadan önce Regulation 1574(b)(2) hükmüne bakın.

Vergi fiyatın içindeyse her ayın hasılatını tamamı satış olarak değil, satış artı ödenecek satış vergisi bakiyesi olarak kaydedin. Bkz. satış vergisi yevmiye kayıtları.

Verginin gelir sayılıp sayılmayacağı, eyaletin vergiyi kime yüklediğine bağlıdır. Schedule C talimatlarına göre satıcı olarak size yüklenen ve müşteriden tahsil edilen vergi brüt hasılatın parçasıdır; devlete ödediğiniz vergi ise vergi gideri olarak indirilir. Alıcıya yüklenen ve sizin yalnızca tahsil edip devlete ödediğiniz vergi ne gelirdir ne de indirimdir (Schedule C talimatları, 23 satırı). Hangisinin geçerli olduğunu eyalete sorun; her iki durumda da satış vergisini ayrı bir hesapta tutun.

Hangi eyaletlerde izin gerektiği satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz rehberinde, beyanname ise satış vergisi beyannamesi verme rehberinde anlatılır.

Nokta komisyonları veya kira için ne yapmalıyım ve Form 1099 göndermem gerekir mi?

Makineler rotaya aitse ve parayı rota topluyorsa, kayıtlarda tahsil edilen nakdin tamamı satış olarak, her noktanın payı ise ayrı bir gider olarak gösterilir; ikisi mahsup edilmez. Kayıtlar indirimlerin yanı sıra brüt geliri de göstermelidir (Publication 583). Satışı nokta yapıp rotaya pay ödüyorsa, rotanın satışı yalnızca bu pay olabilir; bunu sözleşme belirler.

Payın, alanın kirası mı yoksa hizmet bedeli mi olduğu, hangi Form 1099'un düzenleneceğini ve Schedule C'de hangi satıra yazılacağını belirler. Satışın yüzdesi olarak hesaplanan bir ödeme de kira olabilir: IRS, kiranın brüt hasılatın yüzdesi olarak hesaplanmasının onu makul dışı yapmadığını belirtir (Publication 334).

IRS talimatları yakın bir durumu ele alır: jukebox ve langırt gibi jetonlu eğlence makineleri. Makinelerin veya alanın kirası Form 1099-MISC'in Box 1'ine yazılır; ortak girişim ise Form 1065 verir (1099 talimatları). Talimatlar otomatları anmaz. Bir otomat yerleşiminin kira, hizmet bedeli veya girişim olup olmadığı, yerleşik bir kural değil, imzalı sözleşmeden doğrulanması gereken bir sorudur.

Bir şirkete yapılan ödemeler, C veya S şirketi olarak vergilendirilen LLC'ler dahil, genellikle bu formlardan hiçbirini gerektirmez. Ödeme kartıyla veya üçüncü taraf bir ağ üzerinden yapılan ödemeler de gerektirmez; bunları işlemci Form 1099-K ile bildirir (1099 talimatları). İlk ödemeden önce her noktadan Form W-9 isteyin: formda vergi kimlik numarası ve noktanın nasıl vergilendirildiği yer alır. Bir nokta numara vermezse eşiğe ulaşan kira veya ücretlerde %24 oranında yedek stopaj uygulanabilir ve rota, stopaj yapması gereken tutardan sorumlu olabilir (Publication 1099). Hangi alıcıya form düzenleneceği, ödemelerin alıcı başına nasıl toplandığı ve formların son tarihleri hangi yüklenicilere vergi formu verilir rehberindedir.

Stokta tuttuğum ürün stok mudur yoksa gider mi; bozulan ürünler ne olur?

Makinelerde yeniden satmak için alınan ürün stoktur. Küçük işletme mükellefi resmi stok tutmayabilir; diğer işletmeler yıl başında ve sonunda stoku, nerede olursa olsun (makineler, araç, depo) sayar, satılan malın maliyetini bu sayımdan hesaplar ve alım ile satışlar için tahakkuk esası kullanır (Publication 538).

Stoku, ikincil nitelikte olmayan malzeme ve sarf malzemesi olarak ele alan bir küçük işletme mükellefi de maliyetini yine satılan malın maliyeti yoluyla geri alır; bu, stok müşteriye verildiğinde ve her halükârda ödemesi yapılmadan önce değil gerçekleşir (Regulation 1.471-1(b)(4)). Kimin küçük işletme mükellefi sayıldığı ve ürün maliyetinin Schedule C'ye nasıl yansıdığı küçük satıcılar için stok veya sarf malzemesi ve Schedule C'de satılan malın maliyeti rehberlerinde anlatılır.

Yeniden sattığınız ürün için markette ödediğiniz satış vergisine eyaletler farklı yaklaşır; bkz. yeniden satış belgeleri ve satış vergisi iadeleri.

Son kullanma tarihi geçen veya hasar gören ürün, normal fiyattan satılamayan mal sayılabilir. Stok kurallarına göre bu mallar, gerçek satış fiyatından elden çıkarma maliyeti düşülerek değerlenir (Publication 538). Gerçek satış fiyatı, malın stok tarihinden en geç 30 gün sonra biten bir dönem içinde fiilen satışa sunulmuş olması demektir; kayıtlar malın akıbetini de göstermelidir (Regulation 1.471-2(c)). Her silme işlemini tarih, makine, ürün, adet, maliyet, neden ve stokun nasıl elden çıkarıldığıyla birlikte kaydedin. Bu kayıt, hazırlayıcının zararı işletmenin kullandığı yönteme göre doğru yere yazmasını sağlar.

Makinelerin kendisini nasıl ele almalıyım?

Bir yıldan uzun ömürlü makine bir işletme varlığıdır. Maliyeti amortismana tabi tutulur veya ilk yıl indirimi olarak seçilir; olağan gider olarak yazılmaz (Publication 334). Üç yöntem bu sırayla uygulanır ve hepsi Form 4562 üzerinde bildirilir.

Yeni makineler ve bazı kullanılmış makineler yararlanabilir; ancak ana şirket veya eş gibi ilişkili bir kişiden yapılan 179. madde alımı yararlanamaz (Publication 946). Ek amortismandan vazgeçmek için, süre uzatımları dahil zamanında verilen beyannameyle bir beyan sunulur. Ortaklık veya şirket kendi seçimini yapar ve bunu geri almak için IRS'nin onayı gerekir (Publication 946). Seçim, makinenin kullanıma alındığı yılın beyannamesiyle Form 4562 üzerinde yapılır (Form 4562 talimatları). Sıra, kullanılmış mülk ve sonraki satış için bkz. ekipmanı ilk yıl gider yazma.

Publication 946 otomatlar için bir varlık sınıfı belirtmez. Perakende ticarette kullanılan varlıklar için sınıfı 57.0'dır ve normal sistemde 5 yıllık geri kazanım süresi vardır. Rotanın makinelerinin bu sınıfa girip girmediği, beyannameden önce netleştirilmesi gereken bir sorudur.

Her makine için kayıtlarda şunlar tutulur:

• ödenen satış vergisi, nakliye ve kurulum dahil maliyeti (Publication 946);
• kullanıma alındığı tarih; yani sipariş tarihi değil, kullanıma hazır ve uygun hale geldiği tarih;
• seri numarası, satıcı ve bulunduğu yer.

Denetlenmiş mali tablosu olmayan bir işletmede, kalem veya fatura başına $2.500 küçük alım sınırını aşmayan bir makine, de minimis güvenli liman kuralıyla gider yazılabilir. Bunun için yılın ilk gününde geçerli bir politika uyarınca gider yazılmalı ve süre uzatımları dahil zamanında verilen asıl beyannameye bir seçim beyanı eklenmelidir (IRS maddi mülkiyet düzenlemeleri). Bkz. küçük alımları gider yazma veya aktifleştirme.

Hangi rota giderleri sayılır?

Rotayı yürütmenin olağan ve gerekli maliyetleri işletme giderleridir ve her birinin Schedule C'de bir yeri vardır (Schedule C talimatları).

Standart mil oranı ile fiili kamyonet giderleri arasındaki seçim standart mil oranı veya fiili araç giderleri rehberinde anlatılır.

Otomat rotası vergi beyannamesinde nereye girer?

Hangi beyannamenin verileceği rotanın nasıl sahiplenildiğine bağlıdır. Tek sahip Schedule C üzerinde bildirir; talimatlarında otomat işletmecileri için bir işletme kodu bulunur (Schedule C talimatları).

Schedule C'nin 1 satırındaki brüt hasılat, işletmenin fiilen aldığı tutardır. Bu yüzden tahsilat formları ve banka yatırımları, Form 1099-K toplamından daha önemlidir.

Hangi kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?

Her kalemin dayanağı olan kayıtları, o beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar, genellikle beyannamenin verilmesinden sonra 3 yıl boyunca saklayın (erken verilen beyanname, son tarihinde verilmiş sayılır). Makine kayıtları daha uzun saklanır: makinenin satıldığı yıl için zamanaşımı süresi dolana kadar tutun (Publication 583). Daha uzun süreler ve istisnalar işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir.

Rotada şunları saklayın: tahsilat formları ve bozulan ürün kaydı; banka yatırım makbuzları, hesap özetleri ve işlemci özetleri (Form 1099-K dahil); tedarikçi faturaları ve stok sayımları; nokta sözleşmeleri, Form W-9'lar ve verilmiş Form 1099'lar; seri numaralı ve kullanıma alınma tarihli makine faturaları; mil kaydı, izinler ve satış vergisi beyannameleri.

Eyalet daha fazlasını isteyebilir; sigorta şirketleri ve kredi verenler de kayıtları IRS'nin istediğinden daha uzun süre isteyebilir. Bkz. serbest çalışanlar için kayıt tutma.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tutarlar ABD dolarıdır.

Yirmi makine ve aylık tek bir mutabakat

Bir rotada 20 makine vardır ve her biri ayda yaklaşık $300 nakit toplar: ayda $6.000, yılda $72.000. Mayıs ayı tahsilat formlarının toplamı $6.000, Mayıs yatırımlarının toplamı ise $5.880'dir. $120 tutarındaki farkın kayıtlar kapanmadan açıklanması gerekir. Makine bazındaki formlar bir sayımın eksik olup olmadığını, bir yatırımın atlanıp atlanmadığını veya bozuk para stoğunun ayrılıp ayrılmadığını gösterir; neden de ilgili ayın yanına yazılır.

Rotanın kazancı

20 makineli rotanın satışı $72.000'dir. Ürün maliyeti $30.000, nokta payları $7.200; kamyonet, onarım, kart ücretleri ve izinler ise $9.000'dir. Makine maliyetlerinden önceki kâr $25.800'dür. Makine indirimi bunu düşürür; serbest çalışma vergisi ve tahmini ödemeler de kârı izler.

Yıl ortasında alınan kullanılmış makine

Bir sahip, ilişkisiz bir satıcıdan $4.000'a kullanılmış bir makine alır ve Temmuz'da kullanıma alır. Kayıtlarda fatura, kullanıma alınma tarihi, seri numarası ve satıcı bulunur. Beyannamede makine, sahibi vazgeçmediği sürece uygulanan ek amortismandan yararlanabilir. Sahip bunun yerine 179. maddeyi seçebilir (bu, o yılın aktif işletme ve ücret gelirleriyle sınırlıdır; aşan kısım sonraki yıla devredilir) veya sınıf için ek amortismandan vazgeçip geri kazanım süresine yayarak amortisman ayırabilir. Kayıtlar bunların her birini destekler.

Satıştan pay alan bir nokta

Bir işletme, ayda $6.000 satış yapan makinelere ev sahipliği yapar. Bu işletmenin ve ikinci bir noktanın ABD'de şahıs işletmesi olduğunu, doğrudan çekle ödeme yapıldığını, yedek stopaj bulunmadığını ve belirtilen satışların içinde satış vergisi olmadığını varsayın. Rota bu işletmeye satışların %10'unu öder: ayda $600, yılda $7.200; bu tutar $2.000 eşiğinin üzerindedir. Kayıtlar her ay $6.000 satış ve $600 nokta gideri gösterir; $5.400 satış göstermez. Bu varsayımlarla, $7.200'ün kira (Form 1099-MISC, Box 1) mi yoksa hizmet bedeli (Form 1099-NEC, Box 1a) olarak mı bildirileceğine sözleşme karar verir. İkinci noktanın payı ayda $100, yılda $1.200'dür ve eşiğin altındadır; bu yüzden tutar tek başına o alıcı için form gerektirmez. Yedek stopaj ayrı bir kuraldır.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• Makineler birden fazla ilçede veya eyalette: her yerin kendi izni, oranı ve beyannamesi olabilir; başka eyaletteki rota ayrıca o eyaletin gelir veya franchise vergisini de ödeyebilir. Satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz ve satış vergisi nexus'u ile gelir vergisi nexus'u rehberlerinden başlayın. Muhasebe kayıtları desteği, kayıtları nokta bazında tutulmayan rotalar içindir.
• Noktalar yüzde alıyor ve sözleşme net değil: hangi Form 1099'un ve hangi Schedule C satırının kullanılacağı bu cevaba bağlıdır. Bkz. hangi yüklenicilere vergi formu verilir. Her noktanın satışını ve payını ayrı gösteren kayıtlar bu cevabın temelidir; kayıtlar böyle değilse muhasebe kayıtları desteği size uygundur.
• Nakit sayımları yatırımlarla tutmuyor: nakit satış kayıtları ile başlayın. Birkaç ay tutmuyorsa geciken kayıtları tamamlama ve kayıtları hesap özetlerinden yeniden oluşturma rehberlerine bakın; her makinenin formları hâlâ yatırımlarla tutmuyorsa muhasebe kayıtları desteği alın.
• İlk beyanname vakti geldi ve makineler yıl içinde alındı: ekipmanı ilk yıl gider yazma rehberindeki yöntemleri karşılaştırın; varlık kayıtları eksikse muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir eyalette satış vergisi tahsil edilmemiş olabilir: bkz. tahsil edilmeyen satış vergisini tamamlama; hangi aylar ve eyaletlerin etkilendiği belli değilse ardından muhasebe kayıtları desteği alın.
• Rotanın sahibi ortaklar veya bir şirket: kayıtlar işletme yapısını izler; LLC'nin S veya şirket seçimi, varlıklarının kendi son tarihi olan farazi bir devri sayılır (bkz. S şirketi seçiminden sonra muhasebe kayıtları). Bkz. yeni LLC için muhasebe kayıtları kurma ve S şirketi muhasebe kayıtları; kayıtlar sahip bazında tutulmadıysa muhasebe kayıtları desteği alın.