Verkaufsautomaten-Geschäft: Steuern, Bargeld, Sales Tax

Was müssen die Bücher einer Automatenroute zeigen?

Eine Automatenroute ist ein Einzelhandelsgeschäft mit vielen kleinen Verkäufen an vielen Standorten. Ihre Buchhaltung hält deshalb fünf Dinge getrennt: Umsätze nach Automat und Aufstellort, Warenkosten, Gerätekosten, Routenkosten und Geld, das anderen gehört. Der IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) verlangt kein festes Format, nur ein System, das Einnahmen und Ausgaben klar zeigt (Publication 583).

Eine Route ist nicht mehr einfach, wenn:

• Automaten in mehr als einem Landkreis (County) oder Bundesstaat stehen und jeder Ort eine eigene Genehmigung, einen eigenen Steuersatz und eine eigene Erklärung haben kann;
• Aufstellorte einen Prozentsatz der Umsätze erhalten oder die Vereinbarung nicht sagt, wofür die Zahlung ist;
• das an den Automaten gezählte Bargeld nicht zu den Einzahlungen passt;
• Automaten im ersten Jahr gekauft wurden und die erste Erklärung deshalb festlegen muss, wie sie abgezogen werden;
• in einem Bundesstaat möglicherweise keine Sales Tax eingezogen wurde.

Besteuert wird der Gewinn der Route, also die Umsätze abzüglich Waren-, Geräte- und Routenkosten, nicht das eingesammelte Bargeld. Auf den Gewinn eines Alleineigentümers fällt außerdem die Selbstständigensteuer an, und es können vierteljährliche Vorauszahlungen nötig sein (siehe vierteljährliche Vorauszahlungen der geschätzten Steuer).

Sammeln Sie vor der ersten Erklärung: Leerungsprotokolle, Einzahlungsbelege und Kontoauszüge, Abrechnungen des Kartenabwicklers, Lieferantenrechnungen und Einkaufsbelege für die Ware, Vereinbarungen mit den Aufstellorten, Geräterechnungen mit Seriennummern, Genehmigungen und die Steuernummer, nach der Kartenabwickler und Aufstellorte fragen: SSN (Social Security Number, US-Sozialversicherungsnummer), ITIN (Individual Taxpayer Identification Number, US-Steuernummer für Personen ohne SSN) oder EIN (Employer Identification Number, US-Steueridentifikationsnummer für Unternehmen).

Wie erfasse ich das Bargeld jedes Automaten?

Zählen und notieren Sie das Bargeld bei jedem Besuch an jedem Automaten, zahlen Sie alles ein und gleichen Sie die Einzahlungen jeden Monat mit den Leerungsprotokollen ab. Der IRS erwartet Unterlagen, die Betrag und Herkunft jeder Einnahme zeigen, etwa Einzahlungsbelege, und verlangt, die Aufzeichnungen am Ende jedes Geschäftstags mit dem tatsächlichen Bargeld und den Kartenzahlungen abzustimmen (Publication 583; Publication 334).

1. Ein Leerungsprotokoll pro Automat und Besuch. Halten Sie Datum, Automat, Aufstellort, gezähltes Bargeld, Kartenumsätze seit dem letzten Besuch und, falls vorhanden, den eigenen Verkaufszähler des Automaten fest.
2. Nachfüllen im selben Protokoll. Notieren Sie nachgefüllte Einheiten, als verdorben entnommene Einheiten und deren Kosten, damit sich die Ware einem Automaten zuordnen lässt.
3. Zahlen Sie das Bargeld so ein, wie Sie es eingesammelt haben. Wer Kosten aus dem Bargeld bezahlt, verdeckt den Umsatz und die Kosten. Führen Sie ein eigenes Geschäftskonto (Publication 334). Wenn Sie einen Wechselgeldbestand führen (Münzen, die für Wechselgeld zurückbehalten werden), notieren Sie Betrag und Datum.
4. Gleichen Sie jeden Monat ab. Das eingesammelte Bargeld plus das zu Monatsbeginn noch nicht eingezahlte Bargeld, abzüglich des am Monatsende noch nicht eingezahlten Bargelds und jedes Anstiegs des Wechselgeldbestands, sollte den Bargeldeinzahlungen entsprechen. Eine Einzahlung, die die Bank erst im nächsten Monat gutschreibt, ist ein Zeitunterschied, keine Lücke. Eine Abweichung nach Automat zeigt, welche Zählung falsch ist. Vergleichen Sie Kartenumsätze getrennt mit den Auszahlungen und Gebühren des Kartenabwicklers. Zählen Sie zum Jahresende auch das Bargeld, das noch in den Automaten liegt, damit die Umsätze im Jahr des Zuflusses gebucht sind (Publication 334, Zufluss-Abfluss-Methode, Cash Method).
5. Buchen Sie Kartenumsätze mit dem vollen Betrag. Kartenabwickler zahlen nach Abzug der Gebühren aus, also buchen Sie Umsatz und Gebühr getrennt. Die Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) zum Jahresende entspricht möglicherweise nicht den Bruttoeinnahmen, weil sie Bargeld auslassen und Sales Tax enthalten kann (Publication 334). Siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen.

Was der IRS von einem bargeldintensiven Geschäft erwartet und wie Einzahlungen gelesen werden, steht in Aufzeichnungen über Bargeldumsätze.

Schulde ich Sales Tax auf Automatenumsätze, und ist sie schon im Preis enthalten?

Sales Tax ist Landesrecht, die Antwort hängt also davon ab, wo jeder Automat steht. Fragen Sie die Steuerbehörde jedes Bundesstaates, ob Sie eine Seller's Permit (Genehmigung zum Verkauf besteuerter Waren) brauchen, ob Sie oder der Aufstellort als Verkäufer gilt, ob die Steuer im Preis enthalten ist oder aufgeschlagen wird, welche Artikel steuerpflichtig sind und wie Automaten in mehreren Landkreisen zu melden sind.

Die Regulation 1574 von Kalifornien ist ein Beispiel für mögliche Antworten; andere Bundesstaaten weichen ab. In Kalifornien gilt:

• Der Betreiber meldet und zahlt die Steuer auf die Bruttoeinnahmen aus Automatenverkäufen und braucht eine Seller's Permit, wenn die Automaten steuerpflichtige Artikel verkaufen. Eine Genehmigung deckt alle Automaten des Betreibers ab.
• Automatenverkäufe gelten als einschließlich Steuer verkauft; die steuerpflichtigen Einnahmen sind daher die Gesamteinnahmen abzüglich der darin enthaltenen Steuer.
• Die Unterlagen des Betreibers müssen für jeden Automaten Standort und Seriennummer zeigen, außerdem Einkäufe und Bestände an Ware, verlangte Preise, Einnahmen an jedem Standort und Einnahmen aus steuerfreien Verkäufen.
• Automaten in mehr als einem Landkreis brauchen eine Aufstellung, die die Steuer nach Landkreis aufteilt.
• Bei kalten Speisen sowie bei heißem Kaffee, Tee und heißer Schokolade ist nur 33 % der Einnahmen steuerpflichtig, nachdem die enthaltene Steuer herausgerechnet wurde. Andere heiße zubereitete Speisen erhalten keine solche Teilbefreiung. Speisen, die zu sehr niedrigen Preisen verkauft werden, und bestimmte münzbetriebene Schüttgut-Automaten werden anders behandelt: Der Betreiber gilt dort als Verbraucher, nicht als Einzelhändler. Prüfen Sie Regulation 1574(b)(2), bevor Sie den Anteil anwenden.

Ist die Steuer im Preis enthalten, buchen Sie die Einnahmen jedes Monats als Umsatz plus einen Saldo für zu zahlende Sales Tax, nicht als reinen Umsatz. Siehe Buchungssätze für die Sales Tax.

Ob die Steuer als Einkommen zählt, hängt davon ab, wem der Bundesstaat sie auferlegt. Laut Anleitung zu Schedule C gehört eine Steuer, die Ihnen als Verkäufer auferlegt und vom Kunden eingezogen wird, zu den Bruttoeinnahmen, und die abgeführte Steuer ziehen Sie als Steuer ab. Eine Steuer, die dem Käufer auferlegt ist und die Sie nur einziehen und abführen, ist weder Einkommen noch Abzug (Anleitung zu Schedule C, Zeile 23). Fragen Sie den Bundesstaat, was gilt, und führen Sie die Sales Tax in jedem Fall auf einem eigenen Konto.

Welche Bundesstaaten eine Genehmigung verlangen, steht in wann Sie Sales Tax einziehen müssen, die Erklärung in Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Was gilt für Provisionen oder Miete an die Aufstellorte, und schicke ich eine Form 1099?

Gehören die Automaten der Route und sammelt die Route das Geld ein, zeigen die Bücher das gesamte eingesammelte Bargeld als Umsatz und den Anteil jedes Aufstellorts als eigenen Aufwand, nicht verrechnet. Die Bücher müssen die Bruttoeinnahmen ebenso zeigen wie die Abzüge (Publication 583). Kassiert der Aufstellort den Verkauf und zahlt der Route einen Anteil, kann der Umsatz der Route nur dieser Anteil sein; die Vereinbarung entscheidet.

Ob der Anteil Miete für die Fläche oder ein Entgelt für eine Leistung ist, bestimmt die Form 1099 und die Zeile in Schedule C. Auch ein Prozentsatz vom Umsatz kann Miete sein: Laut IRS ist Miete nicht schon deshalb unangemessen, weil sie als Prozentsatz der Bruttoeinnahmen berechnet wird (Publication 334).

Die IRS-Anleitung behandelt einen ähnlichen Fall, münzbetriebene Unterhaltungsautomaten wie Jukeboxen und Flipper: Die Vermietung der Automaten oder der Fläche gehört in Feld 1 der Form 1099-MISC, ein Joint Venture reicht Form 1065 ein (Anleitung zu Form 1099). Verkaufsautomaten nennt sie nicht. Ob eine Aufstellung ein Mietvertrag, ein Entgelt oder ein Joint Venture ist, muss anhand der unterschriebenen Vereinbarung geklärt werden; es ist keine feste Regel.

Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft, auch an eine LLC, die als C oder S Corporation besteuert wird, brauchen im Allgemeinen keines der beiden Formulare. Das gilt auch für Zahlungen per Zahlungskarte oder über ein Drittnetzwerk, die der Abwickler auf Form 1099-K meldet (Anleitung zu Form 1099). Bitten Sie jeden Aufstellort vor der ersten Zahlung um eine Form W-9 (Angabe der Steueridentifikationsnummer): Sie nennt die Steuernummer und zeigt, wie der Aufstellort besteuert wird. Nennt ein Aufstellort keine Nummer, kann auf Miete oder Entgelte, die den Schwellenwert erreichen, Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) von 24 % anfallen, und die Route kann für Beträge haften, die sie hätte einbehalten müssen (Publication 1099). Wer ein Formular erhält, wie Zahlungen je Empfänger zusammengerechnet werden und wann die Formulare fällig sind, steht in welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten.

Ist die Ware, die ich vorrätig halte, Warenbestand oder Aufwand, und was gilt für Verderb?

Ware, die für den Weiterverkauf über die Automaten gekauft wird, ist Warenbestand. Ein Small Business Taxpayer (Kleinunternehmen im Sinne der IRS-Regeln) darf auf eine förmliche Inventur verzichten; andere Unternehmen zählen den Bestand zu Jahresbeginn und Jahresende, wo auch immer er liegt (Automaten, Fahrzeug, Lager), leiten den Wareneinsatz aus der Zählung ab und nutzen für Einkäufe und Verkäufe die periodengerechte Methode (Accrual Method) (Publication 538).

Ein Small Business Taxpayer, der den Bestand als nicht nebensächliches Material und Verbrauchsmaterial (Non-incidental Materials and Supplies) behandelt, erhält seine Kosten dennoch über den Wareneinsatz zurück, nämlich wenn die Ware an einen Kunden geht und frühestens, wenn sie bezahlt ist (Regulation 1.471-1(b)(4)). Wer als Small Business Taxpayer gilt und wie Warenkosten in Schedule C gelangen, steht in Warenbestand oder Verbrauchsmaterial bei kleinen Verkäufern und Wareneinsatz in Schedule C.

Die Sales Tax, die Sie im Geschäft auf Ware zum Weiterverkauf zahlen, wird je nach Bundesstaat anders behandelt; siehe Wiederverkaufsbescheinigungen und Erstattungen der Sales Tax.

Ware, die abläuft oder beschädigt wird, kann „nicht zu normalen Preisen verkäufliche Ware“ sein. Nach den Bestandsregeln wird diese Ware zu ihrem echten Verkaufspreis (Bona-fide-Verkaufspreis) abzüglich der Entsorgungskosten bewertet (Publication 538). „Bona fide“ heißt: Die Ware wurde tatsächlich in einem Zeitraum zum Verkauf angeboten, der spätestens 30 Tage nach dem Inventurstichtag endet, und die Unterlagen müssen zeigen, was daraus wurde (Regulation 1.471-2(c)). Halten Sie jede Abschreibung im Protokoll fest, mit Datum, Automat, Produkt, Einheiten, Kosten, Grund und Art der Entsorgung. Mit dem Protokoll kann der Ersteller der Steuererklärung den Verlust nach der Methode zuordnen, die das Unternehmen verwendet.

Wie behandle ich die Automaten selbst?

Ein Automat, der länger als ein Jahr hält, ist Betriebsvermögen. Seine Kosten werden abgeschrieben oder per Wahl im ersten Jahr abgezogen und nicht als gewöhnlicher Aufwand gebucht (Publication 334). Drei Methoden gelten in dieser Reihenfolge, und alle werden auf Form 4562 (Abschreibungen) gemeldet.

Neue Automaten und bestimmte gebrauchte Automaten können sich qualifizieren, ein Kauf nach Abschnitt 179 von einer nahestehenden Person wie einem Elternteil oder Ehepartner jedoch nicht (Publication 946). Der Verzicht auf die Sonderabschreibung erfolgt per Erklärung zusammen mit der rechtzeitig eingereichten Steuererklärung, einschließlich Fristverlängerungen. Eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft trifft ihn selbst, und ein Widerruf braucht die Zustimmung des IRS (Publication 946). Die Wahl erfolgt auf Form 4562 mit der Erklärung für das Jahr, in dem der Automat in Betrieb genommen wird (Anleitung zu Form 4562). Reihenfolge, gebrauchte Vermögenswerte und spätere Verkäufe finden Sie unter Ausrüstung im ersten Jahr abschreiben.

Publication 946 nennt keine Vermögensklasse für Verkaufsautomaten. Ihre Vermögensklasse für im Einzelhandel genutzte Vermögenswerte ist 57.0, mit einem Abschreibungszeitraum von 5 Jahren im regulären System. Ob die Automaten einer Route in diese Klasse gehören, sollte vor der Einreichung geklärt werden.

Für jeden Automaten halten die Bücher fest:

• die Kosten, einschließlich gezahlter Sales Tax, Fracht und Installation (Publication 946);
• das Datum der Inbetriebnahme, also wann er bereit und einsatzfähig war, nicht das Bestelldatum;
• die Seriennummer, den Verkäufer und den Standort.

Ein Automat, der pro Artikel oder Rechnung höchstens die Grenze für Kleinkäufe von $2.500 kostet, kann bei einem Unternehmen ohne geprüften Jahresabschluss nach der De-minimis-Safe-Harbor-Regel als Aufwand abgezogen werden. Die Bücher müssen ihn nach einer Richtlinie als Aufwand erfassen, die am ersten Tag des Jahres galt, und eine Wahlerklärung muss mit der rechtzeitig eingereichten Originalerklärung abgegeben werden, einschließlich Fristverlängerungen (IRS-Vorschriften zu Sachanlagen). Siehe Kleinanschaffungen: Aufwand oder Aktivierung.

Welche Routenkosten zählen?

Gewöhnliche und notwendige Kosten für den Betrieb der Route sind Betriebsausgaben, jede mit einer Zeile in Schedule C (Anleitung zu Schedule C).

Standardsatz je Meile oder tatsächliche Fahrzeugkosten behandelt Standardsatz je Meile oder tatsächliche Autokosten.

Wo erscheint eine Automatenroute in der Steuererklärung?

Die Erklärung hängt davon ab, wem die Route gehört. Ein Alleineigentümer meldet auf Schedule C, deren Anleitung einen Branchencode für Betreiber von Verkaufsautomaten nennt (Anleitung zu Schedule C).

Die Bruttoeinnahmen in Schedule C, Zeile 1, sind das, was das Unternehmen erhalten hat. Deshalb zählen Leerungsprotokolle und Einzahlungen mehr als die Summe einer Form 1099-K.

Welche Unterlagen bewahre ich auf, und wie lange?

Bewahren Sie die Unterlagen zu jedem Posten auf, bis die Verjährungsfrist für die jeweilige Erklärung abläuft, in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung (eine früh eingereichte Erklärung gilt als am Fälligkeitstag eingereicht). Unterlagen zu Automaten gelten länger: Bewahren Sie sie auf, bis die Frist für das Jahr abläuft, in dem der Automat verkauft wird (Publication 583). Die längeren Fristen und Ausnahmen stehen in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Bewahren Sie für eine Route diese Unterlagen auf: Leerungsprotokolle und das Verderbprotokoll; Einzahlungsbelege, Kontoauszüge und Abrechnungen des Kartenabwicklers, einschließlich der Forms 1099-K; Lieferantenrechnungen und Bestandszählungen; Vereinbarungen mit Aufstellorten, Forms W-9 und eingereichte Forms 1099; Geräterechnungen mit Seriennummern und Inbetriebnahmedaten; das Fahrtenbuch, Genehmigungen und Sales-Tax-Erklärungen.

Ein Bundesstaat kann mehr verlangen, und Versicherer und Kreditgeber wollen Unterlagen möglicherweise länger sehen als der IRS. Siehe Aufzeichnungen für Selbstständige.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Die Beträge sind in US-Dollar.

Zwanzig Automaten und ein monatlicher Abgleich

Eine Route hat 20 Automaten, die jeweils etwa $300 Bargeld im Monat einnehmen: $6.000 im Monat, $72.000 im Jahr. Die Leerungsprotokolle für Mai ergeben zusammen $6.000, die Einzahlungen im Mai $5.880. Die Lücke von $120 braucht eine Antwort, bevor die Bücher geschlossen werden. Die Protokolle nach Automat zeigen, ob eine Zählung zu niedrig ist, eine Einzahlung fehlt oder Wechselgeld zurückbehalten wurde, und der Grund wird neben dem Monat vermerkt.

Was die Route verdient

Die Route mit 20 Automaten hat $72.000 Umsatz. Die Ware kostet $30.000, die Anteile der Aufstellorte $7.200, Lieferwagen, Reparaturen, Kartengebühren und Genehmigungen $9.000. Der Gewinn vor Gerätekosten beträgt $25.800. Der Abzug für die Automaten senkt ihn, und Selbstständigensteuer und Vorauszahlungen richten sich nach dem Gewinn.

Ein gebrauchter Automat, der mitten im Jahr gekauft wird

Ein Eigentümer kauft einen gebrauchten Automaten für $4.000 von einem nicht nahestehenden Verkäufer und nimmt ihn im Juli in Betrieb. Die Bücher erfassen Rechnung, Datum der Inbetriebnahme, Seriennummer und Verkäufer. In der Erklärung kann sich der Automat für die Sonderabschreibung qualifizieren, die gilt, wenn der Eigentümer nicht darauf verzichtet. Der Eigentümer kann stattdessen die Wahl nach Abschnitt 179 treffen (begrenzt durch das Einkommen aus aktiv geführten Unternehmen und die Löhne des Jahres, mit Vortrag eines Überschusses) oder für die Klasse auf die Sonderabschreibung verzichten und über den Abschreibungszeitraum abschreiben. Die Unterlagen stützen jede dieser Möglichkeiten.

Ein Aufstellort, der einen Anteil nimmt

Ein Unternehmen stellt Automaten auf, die $6.000 im Monat verkaufen. Angenommen, es und ein zweiter Aufstellort sind US-Einzelunternehmer, werden direkt per Scheck bezahlt, es gibt kein Backup Withholding, und in den genannten Umsätzen ist keine Sales Tax enthalten. Die Route zahlt diesem Unternehmen 10 % der Umsätze: $600 im Monat, $7.200 im Jahr, und damit mehr als der Schwellenwert von $2.000. Die Bücher zeigen jeden Monat $6.000 Umsatz und $600 Aufwand für den Aufstellort, nicht $5.400 Umsatz. Unter diesen Annahmen entscheidet die Vereinbarung, ob die $7.200 als Miete (Form 1099-MISC, Feld 1) oder als Entgelt für Leistungen (Form 1099-NEC, Feld 1a) gemeldet werden. Der Anteil des zweiten Aufstellorts beträgt $100 im Monat oder $1.200 im Jahr und liegt unter dem Schwellenwert, sodass der Betrag allein für diesen Empfänger kein Formular erfordert. Backup Withholding ist eine eigene Regel.

Anders in Ihrem Fall?

• Automaten in mehr als einem Landkreis oder Bundesstaat: Jeder Ort kann eine eigene Genehmigung, einen eigenen Steuersatz und eine eigene Erklärung haben, und eine Route in einem anderen Bundesstaat kann auch dessen Einkommen- oder Franchise Tax auslösen. Beginnen Sie mit wann Sie Sales Tax einziehen müssen und Sales-Tax-Nexus und Einkommensteuer-Nexus im Vergleich. Hilfe bei der Buchhaltung ist für Routen gedacht, deren Bücher nicht nach Aufstellort geführt sind.
• Aufstellorte erhalten einen Prozentsatz, und die Vereinbarung ist unklar: Die Form 1099 und die Zeile in Schedule C hängen von der Antwort ab. Siehe welche Auftragnehmer ein Steuerformular erhalten. Bücher, die Umsatz und Anteil jedes Aufstellorts getrennt zeigen, sind die Grundlage dafür; Hilfe bei der Buchhaltung ist für Routen gedacht, bei denen das nicht der Fall ist.
• Die Bargeldzählung passt nicht zu den Einzahlungen: Beginnen Sie mit Aufzeichnungen über Bargeldumsätze. Wenn mehrere Monate nicht stimmen, siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen, oder holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Protokolle jedes Automaten weiterhin nicht zu den Einzahlungen passen.
• Die erste Erklärung ist fällig, und im Jahr wurden Automaten gekauft: Vergleichen Sie die Methoden in Ausrüstung im ersten Jahr abschreiben, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Vermögensunterlagen unvollständig sind.
• In einem Bundesstaat wurde möglicherweise keine Sales Tax eingezogen: Siehe nicht eingezogene Sales Tax nachholen und danach Hilfe bei der Buchhaltung, wenn unklar ist, welche Monate und Bundesstaaten betroffen sind.
• Gesellschafter oder eine Kapitalgesellschaft besitzen die Route: Die Bücher folgen der Rechtsform, und die S- oder Körperschaftswahl einer LLC gilt als fiktive Übertragung ihres Vermögens mit eigener Frist (siehe Buchhaltung nach der Wahl als S Corporation). Siehe Buchhaltung für eine neue LLC einrichten und Buchhaltung einer S Corporation, oder Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Bücher nicht nach Eigentümer geführt wurden.