מסים לעסק מכונות אוטומטיות: מזומן, מס מכירה ועלות המכונות

מה הספרים של מסלול מכונות אוטומטיות צריכים להציג?

מסלול מכונות אוטומטיות הוא עסק קמעונאי עם הרבה מכירות קטנות בהרבה נקודות, ולכן הספרים שלו מפרידים בין חמישה דברים: מכירות לפי מכונה ומיקום, עלות מוצרים, עלות מכונות, עלויות המסלול וכסף ששייך לאחרים. IRS אינו דורש תבנית מסוימת, רק מערכת שמראה בבירור הכנסות והוצאות (פרסום 583).

המסלול כבר לא פשוט כאשר:

• מכונות עומדות ביותר ממחוז אחד או ביותר ממדינה אחת, ולכן לכל מקום עשוי להיות היתר, שיעור ודוח משלו;
• מיקומים לוקחים אחוז מהמכירות, או שההסכם לא קובע על מה התשלום;
• המזומן שנספר במכונות לא תואם את ההפקדות;
• מכונות נקנו בשנה הראשונה, ולכן בדוח הראשון צריך לבחור איך לנכות אותן;
• ייתכן שמס מכירה לא נגבה באחת המדינות.

המס חל על הרווח של המסלול, כלומר המכירות פחות עלות המוצרים, המכונות והמסלול, ולא על המזומן שאתם אוספים. על הרווח של בעל עסק יחידני חל גם מס עצמאים, ועשויות להידרש מקדמות רבעוניות (ראו מקדמות מס רבעוניות).

מה לאסוף לפני הדוח הראשון: דפי איסוף, תלושי הפקדה ודפי חשבון בנק, דפי חשבון של חברת הסליקה, חשבוניות ספקים וקבלות מהחנות על המלאי, הסכמים עם המיקומים, חשבוניות של המכונות עם מספרים סידוריים, היתרים, ומספר הזיהוי של משלם המס (SSN, ITIN או EIN) שחברות הסליקה והמיקומים מבקשים.

איך עוקבים אחרי המזומן מכל מכונה?

סופרים ורושמים את המזומן בכל מכונה בכל ביקור, מפקידים את כולו, ובכל חודש מתאימים את ההפקדות לרישומי האיסוף. IRS מצפה למסמכים שמראים את הסכום והמקור של כל תקבול, כמו תלושי הפקדה, ואומר להתאים את הרישומים למזומן ולתקבולי האשראי בפועל בסוף כל יום עסקים (פרסום 583; פרסום 334).

1. דף איסוף אחד לכל מכונה בכל ביקור. רשמו תאריך, מכונה, מיקום, מזומן שנספר, מכירות בכרטיס מאז הביקור הקודם, ואת מונה המכירות של המכונה עצמה אם יש בה כזה.
2. מילוי מלאי באותו דף. רשמו יחידות שהוספו, יחידות שהוצאו כי התקלקלו, ואת עלותן, כדי שאפשר יהיה לקשור מוצר למכונה.
3. הפקידו את המזומן כפי שנאסף. תשלום הוצאות מתוך המזומן מסתיר גם את המכירה וגם את ההוצאה. נהלו חשבון בנק עסקי נפרד (פרסום 334). אם משאירים קופה לעודף (מטבעות שנשארים בצד לעודף), רשמו את הסכום ואת התאריך.
4. התאמה בכל חודש. המזומן שנאסף, ועוד המזומן שחיכה להפקדה בתחילת החודש, פחות המזומן שמחכה בסופו וכל עלייה בקופת העודף, צריכים להיות שווים להפקדות המזומן. הפקדה שהבנק מזכה בחודש הבא היא עניין של תזמון ולא פער. פער לפי מכונה מראה איזו ספירה שגויה. את המכירות בכרטיס משווים בנפרד להעברות של חברת הסליקה ולעמלות. בסוף השנה סופרים גם את המזומן שעדיין במכונות, כדי שהמכירות יירשמו בשנה שבה התקבלו (פרסום 334, שיטת מזומן).
5. רשמו מכירות בכרטיס בסכום המלא. חברות הסליקה מפקידות את הסכום נטו אחרי עמלות, ולכן רושמים את המכירה ואת העמלה בנפרד. טופס ⁦1099-K⁩ בסוף השנה עשוי שלא להיות שווה להכנסות ברוטו, כי הוא עשוי להשמיט מזומן ועשוי לכלול מס מכירה (פרסום 334). ראו התאמת מכירות להעברות.

מה IRS מצפה מעסק שעובד הרבה במזומן ואיך קוראים הפקדות: ראו רישומי מכירות במזומן.

האם אני חייב במס מכירה על מכירות ממכונות, והאם הוא כבר כלול במחיר?

מס מכירה נקבע בחוק של כל מדינה, ולכן התשובה תלויה במקום שבו עומדת כל מכונה. שאלו את רשות ההכנסות של כל מדינה אם צריך היתר מוכר, אם אתם או המיקום נחשבים הקמעונאי, אם המס כלול במחיר או מתווסף אליו, אילו פריטים חייבים במס, ואיך מדווחים על מכונות בכמה מחוזות.

תקנה 1574 של קליפורניה היא דוגמה אחת לתשובות האלה; מדינות אחרות שונות. בקליפורניה:

• המפעיל מדווח ומשלם את המס על התקבולים ברוטו ממכירות במכונות, וצריך היתר מוכר כשהמכונות מוכרות פריטים החייבים במס. היתר אחד מכסה את כל המכונות של המפעיל.
• מניחים שמחיר המכירה במכונות כולל את המס, ולכן התקבולים החייבים במס הם סך התקבולים פחות המס שבתוכם.
• הרישומים של המפעיל חייבים להראות את המיקום והמספר הסידורי של כל מכונה, רכישות ומלאי של מוצרים, מחירים שנגבו, תקבולים בכל מיקום ותקבולים ממכירות פטורות.
• מכונות ביותר ממחוז אחד צריכות טבלה שמחלקת את המס לפי מחוז.
• באוכל קר ובקפה חם, תה ושוקולד חם, רק ⁦33%⁩ מהתקבולים, אחרי הפחתת המס הכלול, חייב במס. אוכל חם מוכן אחר לא מקבל פטור חלקי כזה. אוכל שנמכר במחירים נמוכים מאוד, ומכירה מסוימת של מוצרים בצובר במכונות מטבעות, מטופלים אחרת: המפעיל הוא הצרכן ולא הקמעונאי. בדקו את תקנה ⁦1574(b)(2)⁩ לפני שמחילים את החלק הזה.

אם המס כלול במחיר, רשמו את התקבולים של כל חודש כמכירות ועוד יתרת מס מכירה לתשלום, ולא כמכירות בלבד. ראו פקודות יומן למס מכירה.

האם המס נחשב הכנסה תלוי במי המדינה מטילה אותו. הוראות Schedule C קובעות שמס שמוטל עליכם כמוכרים ונגבה מהלקוח הוא חלק מהתקבולים ברוטו, והמס שאתם מעבירים מנוכה כמס. מס שמוטל על הקונה, ואתם רק גובים ומעבירים אותו, אינו הכנסה ואינו ניכוי (הוראות Schedule C, שורה 23). שאלו את המדינה מה חל אצלכם, ובכל מקרה נהלו מס מכירה בחשבון נפרד.

באילו מדינות נדרש היתר מוסבר במתי חובה לגבות מס מכירה, והדוח עצמו בהגשת דוחות מס מכירה.

מה עושים עם החלק של המיקומים או דמי השכירות, והאם שולחים טופס 1099?

כשהמסלול הוא הבעלים של המכונות והוא אוסף את הכסף, הספרים מציגים את כל המזומן שנאסף כמכירות, ואת החלק של כל מיקום כהוצאה נפרדת, בלי לקזז. הספרים חייבים להראות הכנסה ברוטו וגם ניכויים (פרסום 583). אם המיקום הוא שמבצע את המכירה ומעביר למסלול חלק, ייתכן שהמכירות של המסלול הן רק החלק הזה, וההסכם הוא שקובע.

השאלה אם החלק הוא שכירות על המקום או תשלום על שירות קובעת איזה טופס 1099 מגישים ואיזו שורה ב-⁠Schedule C. אחוז מהמכירות עדיין יכול להיות שכירות: IRS אומר ששכירות אינה בלתי סבירה רק מפני שהיא מחושבת כאחוז מהתקבולים ברוטו (פרסום 334).

הוראות IRS עוסקות במקרה קרוב, משחקי מטבעות כמו ג׳וקבוקסים ומכונות פינבול: חכירה של המכונות או של המקום נרשמת בתיבה 1 של טופס ⁦1099-MISC⁩, ומיזם משותף מגיש טופס 1065 (הוראות 1099). הן לא מזכירות מכונות אוטומטיות למזון. אם הצבת מכונה היא חכירה, תשלום על שירות או מיזם משותף, זו שאלה שיש לברר מתוך ההסכם החתום, ואין לה כלל סגור.

תשלומים לחברה, כולל LLC שממוסה כחברת C או כחברת S, בדרך כלל אינם דורשים אף אחד משני הטפסים. כך גם תשלומים בכרטיס תשלום או דרך רשת של צד שלישי, שחברת הסליקה מדווחת עליהם בטופס ⁦1099-K⁩ (הוראות 1099). בקשו מכל מיקום טופס ⁦W-9⁩ לפני התשלום הראשון: הוא מוסר את מספר הזיהוי של משלם המס ומראה איך המיקום ממוסה. אם מיקום לא מוסר מספר, ייתכן ניכוי גיבוי במקור בשיעור ⁦24%⁩ משכירות או משכר שמגיעים לסף, והמסלול עלול להיות אחראי לסכום שהיה צריך לנכות (פרסום 1099). מי מקבל טופס, איך מסכמים תשלומים לכל נמען ומתי הטפסים נדרשים: ראו אילו קבלנים מקבלים טופס מס.

האם המוצר שאני מחזיק הוא מלאי או הוצאה, ומה עם קלקול?

מוצר שנקנה למכירה חוזרת דרך המכונות הוא מלאי. עסק קטן עשוי לוותר על מלאי רשמי; עסקים אחרים סופרים מלאי בתחילת השנה ובסופה, בכל מקום שהוא נמצא (מכונות, רכב, אחסון), לוקחים את עלות המכר מהספירה, ומשתמשים בשיטת צבירה לרכישות ולמכירות (פרסום 538).

עסק קטן שמתייחס למלאי כאל חומרים וציוד מתכלה שאינם משניים עדיין מחזיר את עלותו דרך עלות המכר, כשהמלאי עובר ללקוח ולא לפני ששולם (תקנה ⁦1.471-1(b)(4)⁩). מי נחשב עסק קטן ואיך עלות המוצר מגיעה ל-⁠Schedule C מוסבר במלאי או ציוד מתכלה לעסקים קטנים ובעלות המכר ב-⁠Schedule C.

מס מכירה ששילמתם בחנות על מוצר שאתם מוכרים מחדש מטופל אחרת בכל מדינה; ראו תעודות מכירה חוזרת והחזרי מס מכירה.

מוצר שפג תוקפו או ניזוק עשוי להיות “סחורה שאי אפשר למכור” במחיר רגיל. לפי כללי המלאי, סחורה כזו נמדדת לפי מחיר המכירה בתום לב שלה פחות עלות הפינוי (פרסום 538). בתום לב פירושו שהסחורה הוצעה בפועל למכירה בתקופה שמסתיימת לא יאוחר מ-⁠30 ימים אחרי תאריך המלאי, והרישומים חייבים להראות מה עלה בגורלה (תקנה ⁦1.471-2(c)⁩). רשמו כל מחיקה ביומן, עם תאריך, מכונה, מוצר, יחידות, עלות, סיבה ואופן הפינוי. היומן מאפשר למכין הדוחות לשבץ את ההפסד לפי השיטה שבה העסק משתמש.

איך מטפלים במכונות עצמן?

מכונה שמחזיקה מעמד יותר משנה היא נכס עסקי. עלותה מופחתת בפחת, או נבחרת לניכוי בשנה הראשונה, ואינה נרשמת כהוצאה רגילה (פרסום 334). שלוש שיטות חלות לפי הסדר הזה, וכולן מדווחות בטופס 4562.

מכונות חדשות ומכונות משומשות מסוימות יכולות לזכות, אבל רכישה לפי סעיף 179 מאדם קשור, כמו הורה או בן או בת זוג, אינה זכאית (פרסום 946). הוויתור על פחת מואץ נעשה בהצהרה שמצורפת לדוח שהוגש במועד, כולל הארכות. שותפות או חברה מגישות הצהרה משלהן, וביטול הוויתור דורש הסכמה של IRS (פרסום 946). את הבחירה עושים בטופס 4562 עם הדוח של השנה שבה המכונה נכנסה לשימוש (הוראות טופס 4562). ראו ניכוי ציוד בשנה הראשונה לגבי הסדר, רכוש משומש והמכירה המאוחרת.

פרסום 946 אינו מונה קבוצת נכסים למכונות אוטומטיות. קבוצת הנכסים שלו לנכסים בשימוש בקמעונאות היא 57.0, עם תקופת פחת של 5 שנים בשיטה הרגילה. האם המכונות של המסלול שייכות לקבוצה הזאת היא שאלה שצריך להכריע לפני ההגשה.

לכל מכונה הספרים שומרים:

• את העלות, הכוללת את מס המכירה ששולם, הובלה והתקנה (פרסום 946);
• את מועד הכניסה לשימוש, כלומר המועד שבו היא מוכנה וזמינה לשימוש ולא מועד ההזמנה;
• את המספר הסידורי, את המוכר ואת המקום שבו היא עומדת.

מכונה שעולה לא יותר ממגבלת הרכישה הקטנה של ⁦$2,500⁩ לפריט או לחשבונית, בעסק שאין לו דוחות כספיים מבוקרים, עשויה להירשם כהוצאה לפי הנמל הבטוח של סכום זניח. הספרים חייבים לרשום אותה כהוצאה לפי מדיניות שהייתה קיימת ביום הראשון של השנה, וצריך לצרף הצהרת בחירה לדוח המקורי שהוגש במועד, כולל הארכות (התקנות של IRS על רכוש מוחשי). ראו הוצאה או הון ברכישות קטנות.

אילו עלויות של המסלול נחשבות?

עלויות רגילות והכרחיות של הפעלת המסלול הן הוצאות עסקיות, ולכל אחת מקום ב-⁠Schedule C (הוראות Schedule C).

תעריף הקילומטראז׳ הסטנדרטי לעומת עלויות משאית בפועל מוסבר בתעריף קילומטראז׳ סטנדרטי או הוצאות רכב בפועל.

איפה מסלול מכונות אוטומטיות נכנס בדוח המס?

הדוח תלוי באופן שבו המסלול מוחזק. בעל עסק יחידני מדווח ב-⁠Schedule C, שבהוראותיו יש קוד עסק למפעילי מכונות אוטומטיות (הוראות Schedule C).

התקבולים ברוטו בשורה 1 של Schedule C הם מה שהעסק קיבל בפועל, ולכן דפי האיסוף וההפקדות חשובים יותר מהסכום בטופס ⁦1099-K⁩.

אילו רישומים שומרים, ולכמה זמן?

שמרו את הרישומים שמאחורי כל פריט עד שתקופת ההתיישנות של אותו דוח מסתיימת, בדרך כלל 3 שנים אחרי ההגשה (דוח שהוגש מוקדם נחשב כמוגש במועד ההגשה). רישומי מכונות נשמרים זמן רב יותר: שמרו אותם עד שתקופת ההתיישנות מסתיימת לשנה שבה המכונה נמכרה (פרסום 583). התקופות הארוכות והחריגים מופיעים בכמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

במסלול שמרו: דפי איסוף ויומן קלקול; תלושי הפקדה, דפי חשבון בנק ודפי חשבון של חברת הסליקה, כולל טפסי ⁦1099-K⁩; חשבוניות ספקים וספירות מלאי; הסכמים עם מיקומים, טפסי ⁦W-9⁩ וכל טופס 1099 שהוגש; חשבוניות מכונות עם מספרים סידוריים ומועדי כניסה לשימוש; יומן הנסועה, היתרים ודוחות מס מכירה.

מדינה עשויה לבקש יותר, וחברות ביטוח ומלווים עשויים לרצות רישומים לתקופה ארוכה מזו של IRS. ראו שמירת רישומים לעצמאים.

דוגמה

הדוגמאות הן להמחשה בלבד. הסכומים בדולרים אמריקאיים.

עשרים מכונות והתאמה חודשית אחת

במסלול יש 20 מכונות, וכל אחת אוספת בערך ⁦$300⁩ בחודש במזומן: ⁦$6,000⁩ בחודש, ⁦$72,000⁩ בשנה. דפי האיסוף של מאי מסתכמים ב-⁠⁦$6,000⁩, וההפקדות של מאי ב-⁠⁦$5,880⁩. על הפער של ⁦$120⁩ צריך לתת תשובה לפני סגירת הספרים. הדפים לפי מכונה מראים אם ספירה אחת חסרה, אם הפקדה הוחמצה או אם נשמרה קופת עודף, והסיבה נרשמת ליד החודש.

מה המסלול מרוויח

במסלול של 20 המכונות יש ⁦$72,000⁩ של מכירות. המוצרים עולים ⁦$30,000⁩, החלק של המיקומים ⁦$7,200⁩, והמשאית, התיקונים, עמלות הכרטיסים וההיתרים ⁦$9,000⁩. הרווח לפני עלות המכונות הוא ⁦$25,800⁩. ניכוי המכונות מקטין אותו, ומס עצמאים ומקדמות נגזרים מהרווח.

מכונה משומשת שנקנתה באמצע השנה

בעלים קונה מכונה משומשת ב-⁦$4,000⁩ ממוכר שאינו קשור אליו, ומכניס אותה לשימוש ביולי. הספרים רושמים את החשבונית, מועד הכניסה לשימוש, המספר הסידורי והמוכר. בדוח, המכונה עשויה לזכות בפחת מואץ, שחל אלא אם הבעלים בוחר לוותר. הבעלים יכול לבחור במקום זאת בסעיף 179 (מוגבל להכנסה מעסקים פעילים ולשכר של השנה, והעודף עובר לשנים הבאות), או לוותר על פחת מואץ לקבוצה ולהפחית על פני תקופת הפחת. הרישומים תומכים בכל אחת מהאפשרויות.

מיקום שלוקח חלק

עסק מארח מכונות שמוכרות ⁦$6,000⁩ בחודש. נניח שהוא ומיקום שני הם בעלי עסק יחידני אמריקאים, שמקבלים תשלום ישירות בצ׳ק, בלי ניכוי גיבוי במקור ובלי מס מכירה שכלול במכירות שצוינו. המסלול משלם לעסק הזה ⁦10%⁩ מהמכירות: ⁦$600⁩ בחודש, ⁦$7,200⁩ בשנה, מעל הסף של ⁦$2,000⁩. הספרים מציגים ⁦$6,000⁩ של מכירות ו-⁠⁦$600⁩ של הוצאת מיקום בכל חודש, ולא ⁦$5,400⁩ של מכירות. על הנחות אלה, ההסכם קובע אם ⁦$7,200⁩ מדווחים כשכירות (טופס ⁦1099-MISC⁩, תיבה 1) או כתשלום על שירותים (טופס ⁦1099-NEC⁩, תיבה 1a). החלק של המיקום השני הוא ⁦$100⁩ בחודש, או ⁦$1,200⁩ בשנה, מתחת לסף, ולכן הסכום לבדו אינו מחייב טופס לנמען הזה. ניכוי גיבוי במקור הוא כלל נפרד.

המצב שלכם שונה?

• מכונות ביותר ממחוז אחד או ממדינה אחת: לכל מקום עשוי להיות היתר, שיעור ודוח משלו, ומסלול במדינה אחרת עשוי לחייב גם במס הכנסה או במס זיכיון של אותה מדינה. התחילו ממתי חובה לגבות מס מכירה ומנקסוס של מס מכירה לעומת נקסוס של מס הכנסה. עזרה בהנהלת חשבונות מיועדת למסלולים שהספרים שלהם לא מנוהלים לפי מיקום.
• מיקומים לוקחים אחוז וההסכם לא ברור: טופס 1099 והשורה ב-⁠Schedule C נגזרים מהתשובה. ראו אילו קבלנים מקבלים טופס מס. ספרים שמציגים בנפרד את המכירות והחלק של כל מיקום הם הבסיס לתשובה; עזרה בהנהלת חשבונות מיועדת למסלולים שבהם זה לא כך.
• ספירות המזומן לא תואמות את ההפקדות: התחילו מרישומי מכירות במזומן. אם כמה חודשים לא מתאזנים, ראו השלמת הנהלת חשבונות באיחור ובניית ספרים מחדש מדפי חשבון בנק, או פנו לעזרה בהנהלת חשבונות אם הדפים של כל מכונה עדיין לא תואמים את ההפקדות.
• הדוח הראשון מגיע ומכונות נקנו במהלך השנה: השוו את השיטות בניכוי ציוד בשנה הראשונה, ופנו לעזרה בהנהלת חשבונות אם רישומי הנכסים חסרים.
• ייתכן שמס מכירה לא נגבה באחת המדינות: ראו השלמת מס מכירה שלא נגבה, ואחר כך עזרה בהנהלת חשבונות אם לא ברור אילו חודשים ומדינות מושפעים.
• שותפים או חברה מחזיקים במסלול: הספרים נגזרים מהישות, ובחירת מעמד S או מעמד חברה של LLC נחשבת להעברה לכאורה של נכסיה, עם מועד משלה (ראו ספרים אחרי בחירה במעמד חברת S). ראו הקמת ספרים ל-⁠LLC חדשה והנהלת חשבונות לחברת S, או עזרה בהנהלת חשבונות אם הספרים לא נוהלו לפי בעלים.