Máquinas expendedoras: impuestos, efectivo y registros

¿Qué debe mostrar la contabilidad de una ruta de máquinas expendedoras?

Una ruta de máquinas expendedoras es un negocio minorista con muchas ventas pequeñas en muchos lugares. Por eso su contabilidad separa cinco cosas: las ventas por máquina y por local, el costo del producto, el costo de las máquinas, los costos de la ruta y el dinero que pertenece a otros. El IRS (la autoridad tributaria federal de EE. UU.) no exige un formato fijo, solo un sistema que muestre con claridad los ingresos y los gastos (Publication 583).

Una ruta no es sencilla cuando:

• hay máquinas en más de un condado o estado, y cada lugar puede tener su propio permiso, tasa y declaración;
• los locales se quedan con un porcentaje de las ventas, o el contrato no dice para qué es el pago;
• el efectivo contado en las máquinas no coincide con los depósitos;
• se compraron máquinas durante el primer año, por lo que la primera declaración debe elegir cómo deducirlas;
• puede haber un estado donde no se cobró el impuesto sobre las ventas.

Usted paga impuestos sobre la ganancia de la ruta, que son las ventas menos los costos del producto, de las máquinas y de la ruta. No paga sobre el efectivo que recolecta. La ganancia de un propietario único también lleva impuesto por trabajo independiente y puede exigir pagos trimestrales (vea los pagos trimestrales de impuestos estimados).

Reúna esto antes de la primera declaración: hojas de recolección, comprobantes de depósito y estados de cuenta bancarios, estados de cuenta del procesador de tarjetas, facturas de proveedores y recibos de tienda de las existencias, contratos con los locales, facturas de las máquinas con sus números de serie, permisos, y el número de identificación fiscal (SSN, ITIN o EIN) que piden los procesadores de tarjetas y los locales.

¿Cómo llevo el control del efectivo de cada máquina?

En cada visita, cuente y anote el efectivo de cada máquina, deposite todo y compare cada mes los depósitos con los registros de recolección. El IRS espera documentos que muestren el monto y el origen de cada ingreso, como los comprobantes de depósito, y indica que al cierre de cada día de trabajo se deben cuadrar los registros con el efectivo y los cobros con tarjeta realmente recibidos (Publication 583; Publication 334).

1. Una hoja de recolección por máquina y por visita. Anote la fecha, la máquina, el local, el efectivo contado, las ventas con tarjeta desde la última visita y el contador de ventas de la propia máquina, si lo tiene.
2. El reabastecimiento, en la misma hoja. Anote las unidades que repuso, las que retiró por estar echadas a perder y su costo, para poder rastrear el producto hasta cada máquina.
3. Deposite el efectivo tal como lo recolecta. Si paga costos con ese efectivo, queda oculta tanto la venta como el costo. Mantenga una cuenta bancaria del negocio aparte (Publication 334). Si deja un fondo de cambio (monedas que se guardan para dar cambio), anote el monto y la fecha.
4. Cuadre cada mes. El efectivo recolectado, más el efectivo pendiente de depositar al inicio del mes, menos el pendiente al final y menos cualquier aumento del fondo de cambio, debe ser igual a los depósitos en efectivo. Un depósito que el banco acredita al mes siguiente es un tema de fechas, no una diferencia. Si hay una diferencia por máquina, sabrá cuál conteo falla. Compare por separado las ventas con tarjeta con los pagos y las comisiones del procesador. Al cierre del año, cuente también el efectivo que sigue en las máquinas, para que las ventas se registren en el año en que se recibieron (Publication 334, método de efectivo).
5. Registre las ventas con tarjeta por el monto total. Los procesadores de tarjetas depositan el monto menos las comisiones, así que registre la venta y la comisión por separado. El Form 1099-K de fin de año puede no coincidir con los ingresos brutos, porque puede omitir el efectivo y puede incluir el impuesto sobre las ventas (Publication 334). Vea cómo conciliar ventas y depósitos.

Para saber qué espera el IRS de un negocio que maneja mucho efectivo y cómo se leen los depósitos, vea los registros de ventas en efectivo.

¿Debo pagar impuesto sobre las ventas en las ventas de las máquinas, y ya viene incluido en el precio?

El impuesto sobre las ventas es ley estatal, así que la respuesta depende de dónde esté cada máquina. Pregunte a la agencia tributaria de cada estado si necesita un permiso de vendedor (seller's permit), si el minorista es usted o el local, si el impuesto va dentro del precio o se suma a él, qué artículos están gravados y cómo informar máquinas ubicadas en varios condados.

La Regulation 1574 de California es un ejemplo de las respuestas posibles; otros estados son distintos. En California:

• El operador informa y paga el impuesto sobre los ingresos brutos de las ventas de las máquinas, y necesita un permiso de vendedor cuando las máquinas venden artículos gravados. Un solo permiso cubre todas las máquinas del operador.
• Se presume que las ventas de las máquinas incluyen el impuesto, por lo que los ingresos gravables son los ingresos totales menos el impuesto que contienen.
• Los registros del operador deben mostrar la ubicación y el número de serie de cada máquina, las compras y los inventarios de producto, los precios cobrados, los ingresos en cada local y los ingresos de ventas exentas.
• Las máquinas en más de un condado requieren un cuadro que reparta el impuesto por condado.
• En los alimentos fríos y en el café, el té y el chocolate calientes, solo 33% de los ingresos, después de restar el impuesto incluido, está gravado. Los demás alimentos calientes preparados no reciben esa exención parcial. Los alimentos vendidos a precios muy bajos y cierta venta a granel con monedas se tratan de otra forma: el operador es el consumidor, no el minorista. Revise la Regulation 1574(b)(2) antes de aplicar esa proporción.

Si el impuesto va dentro del precio, registre los ingresos de cada mes como ventas más un saldo de impuesto sobre las ventas por pagar, no como ventas totales. Vea los asientos contables del impuesto sobre las ventas.

Que el impuesto cuente como ingreso depende de a quién se lo impone el estado. Las instrucciones del Schedule C dicen que un impuesto que el estado fija al vendedor y que se cobra al cliente forma parte de los ingresos brutos, y que el impuesto que usted entrega se deduce como impuesto. Un impuesto que el estado fija al comprador, y que usted solo cobra y entrega, no es ingreso ni deducción (instrucciones del Schedule C, línea 23). Pregunte al estado cuál caso aplica y, en cualquiera de los dos, mantenga el impuesto sobre las ventas en su propia cuenta.

Los estados que exigen permiso se explican en cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas, y la declaración en cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Qué hago con las comisiones o el alquiler de los locales, y debo enviar un Form 1099?

Cuando la ruta es dueña de las máquinas y recolecta el dinero, la contabilidad muestra todo el efectivo recolectado como ventas y la parte de cada local como un gasto aparte, sin restarla. La contabilidad debe mostrar los ingresos brutos y también las deducciones (Publication 583). Si el local cobra la venta y le paga a la ruta una parte, las ventas de la ruta pueden ser solo esa parte, y lo decide el contrato.

Que esa parte sea alquiler del espacio o pago por un servicio define cuál Form 1099 se usa y en qué línea del Schedule C va. Un porcentaje de las ventas puede seguir siendo alquiler: el IRS indica que un alquiler no es poco razonable por el solo hecho de calcularse como porcentaje de los ingresos brutos (Publication 334).

Las instrucciones del IRS tratan un caso cercano, el de los entretenimientos que funcionan con monedas, como las rockolas y las máquinas de pinball: el arrendamiento de las máquinas o del espacio va en la casilla 1 del Form 1099-MISC, y una empresa conjunta presenta el Form 1065 (instrucciones del 1099). Esas instrucciones no nombran las máquinas expendedoras. Si colocar una máquina en un local es un arrendamiento, un pago por un servicio o una empresa conjunta es algo que debe confirmarse con el contrato firmado, no una regla definida.

Los pagos a una corporación, incluida una LLC que tributa como corporación C o S, por lo general no requieren ninguno de los dos formularios. Tampoco los pagos hechos con tarjeta de pago o mediante una red de terceros, que el procesador informa en el Form 1099-K (instrucciones del 1099). Pida a cada local un Form W-9 antes del primer pago: contiene el número de identificación fiscal e indica cómo tributa el local. Si un local no entrega el número, puede aplicarse una retención adicional (backup withholding) de 24% al alquiler o a los pagos que lleguen al umbral, y la ruta puede ser responsable de lo que debió retener (Publication 1099). Quién recibe un formulario, cómo se suman los pagos por beneficiario y cuándo vencen los formularios se explica en qué contratistas reciben un formulario de impuestos.

El producto que tengo en existencia, ¿es inventario o un gasto? ¿Y qué pasa con el producto echado a perder?

El producto que se compra para revenderlo en las máquinas es inventario. Un contribuyente de pequeña empresa (small business taxpayer) puede omitir un inventario formal. Los demás negocios cuentan las existencias al inicio y al final del año, estén donde estén (máquinas, vehículo, almacén), calculan el costo de los bienes vendidos a partir del conteo y usan un método de acumulación para las compras y las ventas (Publication 538).

Un contribuyente de pequeña empresa que trata las existencias como materiales y suministros no incidentales igualmente recupera su costo mediante el costo de los bienes vendidos, cuando las existencias pasan a un cliente y no antes de pagarlas (Regulation 1.471-1(b)(4)). Quién califica como contribuyente de pequeña empresa y cómo llega el costo del producto al Schedule C se explica en inventario o suministros para pequeños vendedores y en el costo de los bienes vendidos en el Schedule C.

El impuesto sobre las ventas pagado en la tienda por el producto que usted revende recibe un trato distinto en cada estado; vea certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas.

El producto vencido o dañado puede ser «bienes que no se pueden vender» a precios normales. Según las reglas de inventario, esos bienes se valúan a su precio de venta de buena fe menos el costo de deshacerse de ellos (Publication 538). De buena fe significa que los bienes se ofrecieron realmente a la venta durante un período que termina a más tardar 30 días después de la fecha del inventario, y los registros deben mostrar qué se hizo con ellos (Regulation 1.471-2(c)). Anote cada baja con la fecha, la máquina, el producto, las unidades, el costo, el motivo y cómo se desechó el producto. Con ese registro, el preparador puede ubicar la pérdida según el método que use el negocio.

¿Cómo trato las máquinas mismas?

Una máquina que dura más de un año es un activo del negocio. Su costo se deprecia, o se elige deducirlo en el primer año, y no se registra como un gasto ordinario (Publication 334). Se aplican tres métodos en este orden, y todos se informan en el Form 4562.

Las máquinas nuevas y algunas máquinas usadas pueden calificar, pero no una compra con la sección 179 a una persona relacionada, como un padre o un cónyuge (Publication 946). La opción de no aplicar la depreciación adicional es una declaración que se adjunta a la declaración presentada a tiempo, incluidas las prórrogas. Una sociedad de personas o una corporación hace la suya, y revocarla requiere el consentimiento del IRS (Publication 946). La elección se hace en el Form 4562, con la declaración del año en que la máquina se pone en servicio (instrucciones del Form 4562). Vea cómo deducir equipo en el primer año para conocer el orden, los bienes usados y la venta posterior.

La Publication 946 no incluye una clase de activos para máquinas expendedoras. Su clase de activos para bienes usados en el comercio minorista es la 57.0, con un período de recuperación de 5 años en el sistema regular. Si las máquinas de una ruta pertenecen a esa clase es algo que debe resolverse antes de presentar la declaración.

De cada máquina, la contabilidad guarda:

• el costo, que incluye el impuesto sobre las ventas pagado, el flete y la instalación (Publication 946);
• la fecha en que se puso en servicio, es decir, cuando quedó lista y disponible para usarse, no la fecha del pedido;
• el número de serie, el vendedor y el lugar donde está.

Una máquina que cuesta no más del límite de compras pequeñas de $2,500 por artículo o factura, en un negocio sin estados financieros auditados, puede deducirse como gasto bajo la regla de minimis (de minimis safe harbor). La contabilidad debe registrarla como gasto conforme a una política vigente desde el primer día del año, y una declaración de elección debe acompañar la declaración original presentada a tiempo, incluidas las prórrogas (reglamentos del IRS sobre bienes tangibles). Vea gastos o capitalización de compras pequeñas.

¿Qué costos de la ruta cuentan?

Los costos ordinarios y necesarios para operar la ruta son gastos del negocio, y cada uno tiene su lugar en el Schedule C (instrucciones del Schedule C).

La tasa estándar por milla frente a los costos reales de la camioneta se explica en tasa estándar por milla o gastos reales del vehículo.

¿Dónde va una ruta de máquinas expendedoras en la declaración de impuestos?

La declaración depende de cómo sea la propiedad de la ruta. Un propietario único declara en el Schedule C, cuyas instrucciones incluyen un código de negocio para operadores de máquinas expendedoras (instrucciones del Schedule C).

Los ingresos brutos de la línea 1 del Schedule C son lo que el negocio recibió, y por eso las hojas de recolección y los depósitos importan más que el total de un Form 1099-K.

¿Qué registros debo conservar y por cuánto tiempo?

Conserve los registros de cada partida hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración, por lo general 3 años después de presentarla (una declaración presentada antes de tiempo se considera presentada en la fecha de vencimiento). Los registros de las máquinas duran más: consérvelos hasta que venza el plazo del año en que se venda la máquina (Publication 583). Los plazos más largos y las excepciones se explican en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

En una ruta, conserve las hojas de recolección y el registro de producto echado a perder; los comprobantes de depósito, los estados de cuenta bancarios y los del procesador, incluidos los Forms 1099-K; las facturas de proveedores y los conteos de existencias; los contratos con los locales, los Forms W-9 y cualquier Form 1099 presentado; las facturas de las máquinas con números de serie y fechas de puesta en servicio; el registro de millas, los permisos y las declaraciones del impuesto sobre las ventas.

Un estado puede pedir más, y los aseguradores y los prestamistas pueden querer los registros por más tiempo que el IRS. Vea los registros del trabajador independiente.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Las cifras están en dólares estadounidenses.

Veinte máquinas y un cuadre mensual

Una ruta tiene 20 máquinas que recolectan cada una unos $300 al mes en efectivo: $6,000 al mes, $72,000 al año. Las hojas de recolección de mayo suman $6,000 y los depósitos de mayo suman $5,880. La diferencia de $120 necesita una respuesta antes de cerrar la contabilidad. Las hojas por máquina muestran si el conteo de una máquina quedó corto, si faltó un depósito o si se guardó un fondo de cambio, y el motivo se anota junto al mes.

Lo que gana la ruta

La ruta de 20 máquinas tiene $72,000 en ventas. El producto cuesta $30,000, las partes de los locales suman $7,200, y la camioneta, las reparaciones, las comisiones de tarjetas y los permisos suman $9,000. La ganancia antes del costo de las máquinas es de $25,800. La deducción por las máquinas la reduce, y el impuesto por trabajo independiente y los pagos estimados siguen a la ganancia.

Una máquina usada comprada a mitad de año

Una persona compra una máquina usada por $4,000 a un vendedor sin relación y la pone en servicio en julio. La contabilidad registra la factura, la fecha de puesta en servicio, el número de serie y el vendedor. En la declaración, la máquina puede calificar para la depreciación adicional (bonus), que se aplica salvo que el propietario opte por no usarla. En su lugar, puede elegir la sección 179 (limitada por el ingreso de los negocios activos y los sueldos del año, con el exceso arrastrado a años futuros), u optar por no aplicar la depreciación adicional a la clase y depreciar durante el período de recuperación. Los registros respaldan cualquiera de las tres opciones.

Un local que se queda con una parte

Un negocio aloja máquinas que venden $6,000 al mes. Suponga que ese negocio y un segundo local son propietarios únicos de EE. UU., que se les paga directamente con cheque, que no hay retención adicional y que las ventas indicadas no incluyen impuesto sobre las ventas. La ruta paga a ese negocio el 10% de las ventas: $600 al mes, $7,200 al año, por encima del umbral de $2,000. La contabilidad muestra $6,000 de ventas y $600 de gasto por local cada mes, no $5,400 de ventas. Con esos supuestos, el contrato decide si los $7,200 se informan como alquiler (Form 1099-MISC, casilla 1) o como pago por servicios (Form 1099-NEC, casilla 1a). La parte del segundo local es de $100 al mes, o $1,200 al año, por debajo del umbral, por lo que el monto por sí solo no exige un formulario para ese beneficiario. La retención adicional es una regla aparte.

¿Su caso es distinto?

• Máquinas en más de un condado o estado: cada lugar puede tener su propio permiso, tasa y declaración, y una ruta en otro estado también puede deber el impuesto sobre la renta o de franquicia de ese estado. Empiece por cuándo debe cobrar el impuesto sobre las ventas y nexo del impuesto sobre las ventas frente a nexo del impuesto sobre la renta. La ayuda con la contabilidad es para rutas cuya contabilidad no se lleva por local.
• Los locales se quedan con un porcentaje y el contrato no es claro: el Form 1099 que corresponde y la línea del Schedule C dependen de la respuesta. Vea qué contratistas reciben un formulario de impuestos. Una contabilidad que muestre por separado las ventas y la parte de cada local es la base para esa respuesta; la ayuda con la contabilidad es para rutas donde no es así.
• El conteo de efectivo no coincide con los depósitos: empiece por los registros de ventas en efectivo. Si hay meses con diferencias, vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y cómo reconstruir la contabilidad con los estados de cuenta bancarios, o pida ayuda con la contabilidad si las hojas de cada máquina siguen sin coincidir con los depósitos.
• Vence la primera declaración y se compraron máquinas durante el año: compare los métodos en cómo deducir equipo en el primer año, y pida ayuda con la contabilidad si los registros de los activos están incompletos.
• Puede que no se haya cobrado el impuesto sobre las ventas en un estado: vea cómo ponerse al día con el impuesto sobre las ventas no cobrado y luego pida ayuda con la contabilidad si no queda claro qué meses y estados están afectados.
• La ruta es de socios o de una corporación: la contabilidad sigue a la entidad, y la elección de una LLC de ser corporación S o corporación C equivale a una transferencia presunta de sus activos, con su propia fecha límite (vea la contabilidad después de una elección de corporación S). Vea cómo montar la contabilidad de una LLC nueva y la contabilidad de una corporación S, o pida ayuda con la contabilidad si la contabilidad no se llevó por propietario.