자판기 사업 세금: 현금 관리, 판매세, 기계 비용

자판기 루트의 장부에는 무엇이 나타나야 하나요?

자판기 루트는 여러 장소에서 소액 판매가 많이 일어나는 소매업이므로, 장부에서 다섯 가지를 따로 관리해야 합니다. 기계·장소별 매출, 상품 원가, 기계 비용, 루트 운영비, 타인에게 속한 돈입니다. IRS(미국 국세청)는 정해진 형식을 요구하지 않고, 수입과 비용이 분명히 드러나는 체계만 요구합니다(Publication 583).

다음에 해당하면 루트 관리가 간단하지 않습니다.

• 기계가 둘 이상의 카운티나 주에 있어서 장소마다 허가, 세율, 신고서가 따로 있을 수 있는 경우
• 설치 장소가 매출의 일정 비율을 가져가거나, 계약서에 그 지급이 무엇을 위한 것인지 적혀 있지 않은 경우
• 기계에서 센 현금과 입금액이 맞지 않는 경우
• 첫해에 기계를 구입해서 첫 신고서에서 공제 방법을 선택해야 하는 경우
• 어느 주에서 판매세를 걷지 않았을 가능성이 있는 경우

세금은 걷은 현금이 아니라 루트의 이익에 대해 부과됩니다. 이익은 매출에서 상품 원가, 기계 비용, 루트 운영비를 뺀 금액입니다. 단독 소유주의 이익에는 자영업세도 붙고 분기별 추정세 납부가 필요할 수 있습니다(분기별 추정세 납부 참조).

첫 신고서를 준비하기 전에 다음을 모아 두세요. 수금 기록지, 입금 전표, 은행 명세서, 카드 결제 대행사 명세서, 재고 매입 청구서와 매장 영수증, 설치 장소 계약서, 일련번호가 적힌 기계 청구서, 허가증, 그리고 카드 결제 대행사와 설치 장소가 요구하는 납세자 번호(SSN, ITIN 또는 EIN)입니다.

기계별 현금은 어떻게 기록하나요?

방문할 때마다 기계별 현금을 세어 기록하고, 전액을 입금한 뒤, 매달 입금액을 수금 기록과 맞춰 보세요. IRS는 모든 수입의 금액과 출처를 보여 주는 입금 전표 같은 서류를 요구하며, 영업일이 끝날 때마다 기록을 실제 현금 및 카드 수입과 맞춰 보라고 안내합니다(Publication 583, Publication 334).

1. 기계 한 대, 방문 한 번에 수금 기록지 한 장. 날짜, 기계, 설치 장소, 센 현금, 지난 방문 이후의 카드 매출, 기계에 매출 카운터가 있다면 그 수치를 적습니다.
2. 같은 기록지에 재고 보충도 적기. 채워 넣은 수량, 폐기 처리한 수량, 그 원가를 적으면 상품을 기계별로 추적할 수 있습니다.
3. 걷은 현금은 그대로 입금하기. 현금에서 비용을 먼저 지급하면 매출과 비용이 모두 장부에서 사라집니다. 사업용 은행 계좌를 따로 두세요(Publication 334). 거스름돈용 잔돈(change float)을 따로 두는 경우에는 금액과 날짜를 적어 두세요.
4. 매달 대조하기. 걷은 현금에 월초에 입금 대기 중이던 현금을 더하고, 월말에 입금 대기 중인 현금과 거스름돈 잔돈의 증가분을 빼면 현금 입금액과 같아야 합니다. 은행이 다음 달에 반영한 입금은 시점 차이일 뿐 차액이 아닙니다. 기계별로 차이를 보면 어느 집계가 틀렸는지 알 수 있습니다. 카드 매출은 결제 대행사의 정산금과 수수료와 따로 비교하세요. 연말에는 기계 안에 남은 현금도 세어서, 매출이 받은 해에 기록되도록 하세요(Publication 334, 현금주의).
5. 카드 매출은 전체 금액으로 기록하기. 카드 결제 대행사는 수수료를 뺀 금액을 입금하므로, 매출과 수수료를 따로 기록합니다. 연말에 받는 Form 1099-K(결제 플랫폼 정산 명세서)의 금액은 총수입과 다를 수 있습니다. 현금이 빠져 있을 수 있고 판매세가 포함되어 있을 수 있기 때문입니다(Publication 334). 매출과 정산금 대사를 참고하세요.

현금 비중이 높은 사업에 IRS가 기대하는 기록과 입금액을 살피는 방식은 현금 매출 기록을 참고하세요.

자판기 판매에 판매세를 내야 하나요? 가격에 이미 포함되어 있나요?

판매세는 주 법에 따르므로, 기계가 있는 곳에 따라 답이 달라집니다. 각 주의 세무 당국에 다음을 문의하세요. 판매자 허가(seller's permit)가 필요한지, 소매업자가 본인인지 설치 장소인지, 세금이 가격에 포함되는지 별도로 더해지는지, 어떤 품목이 과세 대상인지, 여러 카운티에 있는 기계를 어떻게 신고하는지입니다.

California의 Regulation 1574는 그 답의 한 예이며, 다른 주는 다를 수 있습니다. California에서는 다음과 같습니다.

• 운영자가 기계 판매의 총수입에 대한 세금을 신고하고 납부하며, 기계가 과세 상품을 판매하면 판매자 허가가 필요합니다. 허가 하나로 운영자의 모든 기계를 포괄합니다.
• 기계 판매는 세금이 가격에 포함된 것으로 추정되므로, 과세 대상 수입은 전체 수입에서 그 안에 포함된 세금을 뺀 금액입니다.
• 운영자의 기록에는 기계별 설치 장소와 일련번호, 상품의 구입과 재고, 판매 가격, 장소별 수입, 면세 판매 수입이 나타나야 합니다.
• 기계가 둘 이상의 카운티에 있으면 세금을 카운티별로 배분한 명세표가 필요합니다.
• 차가운 음식과 뜨거운 커피, 차, 초콜릿 음료는 포함된 세금을 뺀 수입 중 33%만 과세 대상입니다. 그 밖의 뜨거운 조리 식품에는 이런 부분 면제가 없습니다. 아주 낮은 가격에 파는 식품과 일부 동전식 벌크 자판기는 취급이 다릅니다. 이 경우에는 운영자가 소매업자가 아니라 소비자로 봅니다. 이 비율을 적용하기 전에 Regulation 1574(b)(2)를 확인하세요.

세금이 가격에 포함되어 있다면, 매달 수입을 전부 매출로 기록하지 말고 매출과 미지급 판매세 잔액으로 나누어 기록합니다. 판매세 분개를 참고하세요.

판매세가 소득에 해당하는지는 주가 누구에게 세금을 부과하는지에 따라 달라집니다. Schedule C 작성 안내에 따르면, 판매자인 본인에게 부과되어 고객에게서 걷은 세금은 총수입에 포함되고, 납부한 세금은 세금 항목으로 공제합니다. 구매자에게 부과되어 본인은 걷어서 납부하기만 하는 세금은 소득도 아니고 공제 대상도 아닙니다(Schedule C 작성 안내, line 23). 어느 쪽인지는 해당 주에 확인하고, 어느 쪽이든 판매세는 별도 계정으로 관리하세요.

어느 주에서 허가가 필요한지는 판매세를 걷어야 하는 경우에서, 신고서는 판매세 신고서 제출에서 다룹니다.

설치 장소에 주는 수수료나 임대료는 어떻게 처리하고, 1099를 보내야 하나요?

루트가 기계를 소유하고 돈도 직접 걷는다면, 장부에는 걷은 현금 전액을 매출로, 각 설치 장소의 몫을 별도 비용으로 기록하며 서로 상계하지 않습니다. 장부에는 공제뿐 아니라 총소득도 나타나야 합니다(Publication 583). 설치 장소가 판매를 처리하고 루트에 일부만 지급한다면 루트의 매출은 그 일부뿐일 수 있으며, 계약서에 따라 정해집니다.

그 몫이 공간 사용료(임대료)인지 서비스 수수료인지에 따라 1099 양식과 Schedule C 항목이 정해집니다. 매출의 일정 비율이어도 임대료일 수 있습니다. IRS는 임대료를 총수입의 비율로 계산했다는 이유만으로 부당하다고 보지 않는다고 설명합니다(Publication 334).

IRS 안내는 주크박스나 핀볼 기계 같은 동전식 오락기라는 비슷한 사례를 다룹니다. 기계나 공간의 임대는 Form 1099-MISC box 1에 적고, 공동사업은 Form 1065를 제출합니다(1099 작성 안내). 자판기는 언급되어 있지 않습니다. 자판기 설치가 임대인지, 수수료인지, 공동사업인지는 확정된 규칙이 아니라 서명된 계약서를 보고 확인해야 하는 문제입니다.

법인에 대한 지급은 일반적으로 어느 양식도 필요하지 않으며, C corporation이나 S corporation으로 과세되는 LLC도 마찬가지입니다. 결제 카드나 제3자 결제망으로 한 지급도 필요하지 않습니다. 이런 지급은 결제 대행사가 Form 1099-K로 신고합니다(1099 작성 안내). 첫 지급 전에 각 설치 장소에 Form W-9(납세자 식별번호 확인서)를 요청하세요. 납세자 식별번호와 그 장소의 과세 방식을 알 수 있습니다. 설치 장소가 번호를 주지 않으면, 기준액에 이르는 임대료나 수수료에는 24%의 백업 원천징수가 적용될 수 있고, 원천징수했어야 할 금액에 대해 루트가 책임을 질 수 있습니다(Publication 1099). 누가 양식을 받는지, 수취인별 합계를 어떻게 내는지, 양식 제출 기한이 언제인지는 어떤 계약자에게 세금 양식을 발급하나요를 참고하세요.

채워 넣는 상품은 재고인가요, 비용인가요? 폐기 처리한 상품은요?

기계를 통해 되팔려고 산 상품은 재고입니다. 소규모 사업자(small business taxpayer)는 정식 재고 관리를 하지 않아도 됩니다. 그 밖의 사업자는 연초와 연말에 기계, 차량, 창고 등 어디에 있든 재고를 세고, 그 실사 결과로 매출원가를 계산하며, 매입과 매출에 발생주의 방식을 사용해야 합니다(Publication 538).

재고를 부수적이지 않은 재료와 소모품으로 처리하는 소규모 사업자도 상품 원가를 매출원가로 회수합니다. 상품이 고객에게 넘어간 때와 대금을 지급한 때 중 늦은 시점에 회수합니다(Regulation 1.471-1(b)(4)). 누가 소규모 사업자에 해당하는지, 상품 원가가 Schedule C에 어떻게 반영되는지는 소규모 판매자의 재고와 소모품, Schedule C의 매출원가에서 다룹니다.

되팔 상품을 매장에서 살 때 낸 판매세는 주마다 취급이 다릅니다. 재판매 증명서와 판매세 환급을 참고하세요.

유통기한이 지났거나 손상된 상품은 "정상 가격으로 판매할 수 없는 재고"에 해당할 수 있습니다. 재고 평가 규정에서는 이런 재고를 정당한 판매 가격에서 처분 비용을 뺀 금액으로 평가합니다(Publication 538). 정당한 판매 가격이란 재고 기준일 이후 30일 이내에 끝나는 기간 동안 실제로 판매에 내놓았다는 뜻이며, 그 재고가 어떻게 되었는지 기록으로 보여 줄 수 있어야 합니다(Regulation 1.471-2(c)). 폐기할 때마다 날짜, 기계, 상품, 수량, 원가, 사유, 처분 방법을 적어 두세요. 이 기록이 있으면 세금 신고 담당자가 사업에서 쓰는 방식에 맞게 손실을 반영할 수 있습니다.

기계 자체는 어떻게 처리하나요?

1년을 넘게 쓰는 기계는 사업 자산입니다. 비용은 감가상각하거나 첫해 공제로 선택하며, 일반 비용으로 기록하지 않습니다(Publication 334). 세 가지 방법이 아래 순서로 적용되며, 모두 Form 4562로 신고합니다.

새 기계와 일부 중고 기계는 대상이 될 수 있지만, 부모나 배우자 같은 특수관계자에게서 산 기계는 Section 179 공제를 받을 수 없습니다(Publication 946). 보너스 감가상각을 적용하지 않겠다는 선택은 기한 연장을 포함한 제출 기한 안에 제출하는 신고서에 진술서를 첨부해서 합니다. 파트너십이나 법인은 자체적으로 선택하며, 철회하려면 IRS의 동의가 필요합니다(Publication 946). 이 선택은 기계의 사용을 개시한 연도의 신고서에 Form 4562로 합니다(Form 4562 작성 안내). 적용 순서, 중고 자산, 이후 매각은 장비 비용을 첫해에 공제하기를 참고하세요.

Publication 946에는 자판기용 자산 분류가 따로 없습니다. 소매업에 쓰는 자산의 분류는 57.0이며, 일반 방식의 회수 기간은 5년입니다. 루트의 기계가 이 분류에 속하는지는 신고 전에 확인해야 합니다.

기계마다 장부에 다음을 남겨 두세요.

• 비용. 지불한 판매세, 운임, 설치비를 포함합니다(Publication 946).
• 사용 개시일. 주문한 날이 아니라 쓸 준비가 되어 사용할 수 있게 된 날입니다.
• 일련번호, 판매자, 기계가 있는 장소.

감사받은 재무제표가 없는 사업이라면, 품목 하나나 청구서 하나의 비용이 소액 구입 한도인 $2,500 이하인 기계는 소액 자산 세이프하버(de minimis safe harbor)로 비용 처리할 수 있습니다. 장부에서 해당 연도 첫날에 마련된 정책에 따라 비용으로 처리해야 하고, 기한 연장을 포함한 제출 기한 안에 제출하는 최초 신고서에 선택 진술서를 첨부해야 합니다(IRS 유형 재산 규정). 소액 구입은 비용으로 처리할지 자산으로 처리할지를 참고하세요.

어떤 루트 운영비를 공제할 수 있나요?

루트를 운영하는 데 드는 통상적이고 필요한 비용은 사업 비용이며, 각각 Schedule C에 들어갈 항목이 있습니다(Schedule C 작성 안내).

표준 마일리지와 트럭 실제 비용의 비교는 표준 마일리지와 실제 차량 비용에서 다룹니다.

자판기 루트는 세금 신고서의 어디에 들어가나요?

어떤 신고서를 쓰는지는 루트를 어떤 형태로 소유하느냐에 따라 다릅니다. 단독 소유주는 Schedule C로 신고하며, Schedule C 작성 안내에 자판기 운영업의 사업 코드가 있습니다(Schedule C 작성 안내).

Schedule C line 1의 총수입은 사업이 실제로 받은 금액입니다. 그래서 Form 1099-K 합계보다 수금 기록지와 입금 내역이 더 중요합니다.

어떤 기록을 얼마나 오래 보관해야 하나요?

각 항목의 기록은 해당 신고서의 제척기간이 끝날 때까지 보관하세요. 일반적으로 신고 후 3년이며, 기한보다 일찍 제출한 신고서는 기한일에 제출한 것으로 봅니다. 기계 기록은 더 오래 보관합니다. 기계를 판 해의 제척기간이 끝날 때까지 보관하세요(Publication 583). 더 긴 기간과 예외는 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

루트라면 다음을 보관하세요. 수금 기록지와 폐기 기록, 입금 전표와 은행 명세서, Form 1099-K를 포함한 결제 대행사 명세서, 공급업체 청구서와 재고 실사 기록, 설치 장소 계약서와 Form W-9와 제출한 1099, 일련번호와 사용 개시일이 적힌 기계 청구서, 주행 기록, 허가증, 판매세 신고서입니다.

주에서 더 많은 기록을 요구할 수 있고, 보험사나 대출 기관은 IRS보다 더 오래 기록을 요구할 수 있습니다. 자영업자의 기록 보관을 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것입니다. 금액은 미국 달러입니다.

기계 20대와 월 1회 대조

한 루트에 기계 20대가 있고, 각각 월 약 $300의 현금을 모읍니다. 월 $6,000, 연 $72,000입니다. 5월 수금 기록지의 합계는 $6,000인데 5월 입금 합계는 $5,880입니다. 이 $120 차이는 장부를 마감하기 전에 원인을 찾아야 합니다. 기계별 기록지를 보면 한 대의 집계가 모자란 것인지, 입금이 빠졌는지, 거스름돈 잔돈을 따로 두었는지 알 수 있습니다. 원인은 해당 월 옆에 적어 둡니다.

루트의 수익

기계 20대 루트의 매출은 $72,000입니다. 상품 원가는 $30,000, 설치 장소 몫은 $7,200, 트럭·수리비·카드 수수료·허가비는 $9,000입니다. 기계 비용을 빼기 전 이익은 $25,800입니다. 기계 공제로 이 금액이 줄어들며, 자영업세와 추정세 납부는 이익을 기준으로 정해집니다.

연중에 구입한 중고 기계

소유주가 관계없는 판매자에게서 중고 기계를 $4,000에 사서 7월에 사용을 개시했습니다. 장부에는 청구서, 사용 개시일, 일련번호, 판매자를 기록합니다. 신고서에서 이 기계는 보너스 감가상각 대상이 될 수 있으며, 소유주가 적용 제외를 선택하지 않으면 적용됩니다. 소유주는 대신 Section 179 공제를 선택할 수도 있고(그해 직접 운영하는 사업의 소득과 급여가 한도이며 초과분은 이월), 해당 분류의 보너스 감가상각을 적용하지 않고 내용연수에 걸쳐 감가상각할 수도 있습니다. 기록이 있으면 어느 방법이든 뒷받침할 수 있습니다.

매출의 일부를 가져가는 설치 장소

한 사업장이 월 $6,000어치를 파는 기계를 둡니다. 이 사업장과 두 번째 설치 장소는 모두 미국의 개인사업자이고, 수표로 직접 지급하며, 백업 원천징수는 없고, 표시된 매출에 판매세는 포함되지 않았다고 가정합니다. 루트는 이 사업장에 매출의 10%, 즉 월 $600, 연 $7,200을 주며, 이는 $2,000 기준액을 넘습니다. 장부에는 매출 $5,400이 아니라 월 $6,000의 매출과 $600의 설치 장소 비용을 기록합니다. 이 가정에서는 계약서에 따라 $7,200을 임대료(Form 1099-MISC, box 1)로 신고할지, 서비스 수수료(Form 1099-NEC, box 1a)로 신고할지 정해집니다. 두 번째 설치 장소의 몫은 월 $100, 연 $1,200으로 기준액 미만이므로, 금액만으로는 그 수취인에게 양식을 발급할 필요가 없습니다. 백업 원천징수는 별도의 규정입니다.

상황이 다르다면?

• 기계가 둘 이상의 카운티나 주에 있는 경우: 장소마다 허가, 세율, 신고서가 따로 있을 수 있고, 다른 주에 루트가 있으면 그 주의 소득세나 프랜차이즈세도 낼 수 있습니다. 판매세를 걷어야 하는 경우와 판매세 연관성과 소득세 연관성의 차이부터 보세요. 장소별로 장부를 관리하지 않는 루트라면 장부 관리 도움을 받으실 수 있습니다.
• 설치 장소가 매출의 일정 비율을 가져가는데 계약서가 불분명한 경우: 1099 양식과 Schedule C 항목은 그 답에 따라 정해집니다. 어떤 계약자에게 세금 양식을 발급하나요를 참고하세요. 설치 장소별 매출과 그 몫을 따로 보여 주는 장부가 그 답의 기초가 됩니다. 그런 장부가 없는 루트라면 장부 관리 도움을 받으실 수 있습니다.
• 센 현금과 입금액이 맞지 않는 경우: 현금 매출 기록부터 보세요. 여러 달이 어긋나 있다면 밀린 장부 정리하기와 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고하세요. 기계별 기록지를 봐도 입금액과 맞지 않으면 장부 관리 도움을 받으실 수 있습니다.
• 첫 신고서 기한이 다가오는데 연중에 기계를 구입한 경우: 장비 비용을 첫해에 공제하기에서 방법을 비교해 보세요. 자산 기록이 불완전하다면 장부 관리 도움을 받으실 수 있습니다.
• 어느 주에서 판매세를 걷지 않았을 수 있는 경우: 걷지 않은 판매세 따라잡기를 참고하세요. 어느 달과 어느 주가 해당하는지 불분명하다면 장부 관리 도움을 받으실 수 있습니다.
• 파트너나 법인이 루트를 소유한 경우: 장부는 사업체 형태를 따릅니다. LLC가 S 또는 법인 과세를 선택하면 자산이 이전된 것으로 보며, 그에 따른 별도 기한이 있습니다(S corporation 선택 후의 장부 참조). 새 LLC의 장부 설정과 S corporation 장부 관리를 참고하세요. 소유주별로 장부를 관리하지 않았다면 장부 관리 도움을 받으실 수 있습니다.