Máquinas de venda automática: impostos, caixa e vendas

O que a escrituração contábil de uma rota de máquinas de venda automática precisa mostrar?

Uma rota de máquinas de venda automática é um comércio de varejo com muitas vendas pequenas em muitos pontos. Por isso a escrituração separa cinco coisas: vendas por máquina e por ponto, custo dos produtos, custo das máquinas, custos da rota e dinheiro que pertence a terceiros. O IRS não exige um formato específico, só um sistema que mostre com clareza as receitas e as despesas (Publication 583).

Uma rota deixa de ser simples quando:

• há máquinas em mais de um condado ou estado, e cada lugar pode ter licença, alíquota e declaração próprias;
• os pontos ficam com uma porcentagem das vendas, ou o contrato não diz para que serve o pagamento;
• o dinheiro contado nas máquinas não bate com os depósitos;
• máquinas foram compradas no primeiro ano, e a primeira declaração precisa escolher como deduzi-las;
• pode ter ficado imposto sobre vendas sem ser cobrado em algum estado.

Você paga imposto sobre o lucro da rota, que é a receita de vendas menos os custos dos produtos, das máquinas e da rota, e não sobre o dinheiro que recolhe. Sobre o lucro de um proprietário único incide também o imposto de autônomo (self-employment tax), e podem ser necessários pagamentos trimestrais (veja pagamentos trimestrais de imposto estimado).

Reúna antes da primeira declaração: fichas de coleta, comprovantes de depósito e extratos bancários, extratos das processadoras de cartão, faturas de fornecedores e recibos de compra do estoque, contratos com os pontos, faturas das máquinas com os números de série, licenças e o número de identificação fiscal (SSN, ITIN ou EIN) que as processadoras de cartão e os pontos pedem.

Como controlo o dinheiro de cada máquina?

Conte e anote o dinheiro de cada máquina a cada visita, deposite tudo e confira os depósitos com as fichas de coleta todo mês. O IRS espera documentos que mostrem o valor e a origem de cada recebimento, como comprovantes de depósito, e diz para conferir os registros com o dinheiro e os recebimentos no cartão de crédito no fim de cada dia útil da empresa (Publication 583; Publication 334).

1. Uma ficha de coleta por máquina a cada visita. Anote a data, a máquina, o ponto, o dinheiro contado, as vendas no cartão desde a última visita e o contador de vendas da própria máquina, se ela tiver.
2. A reposição na mesma ficha. Anote as unidades repostas, as unidades retiradas por estarem estragadas e o custo delas, para que cada produto possa ser rastreado até uma máquina.
3. Deposite o dinheiro como foi coletado. Pagar custos com o dinheiro do caixa esconde a venda e o custo. Mantenha uma conta bancária separada para a empresa (Publication 334). Se você deixar um fundo de troco (moedas guardadas para dar troco), anote o valor e a data.
4. Confira todo mês. O dinheiro coletado, mais o dinheiro ainda sem depositar no início do mês, menos o dinheiro sem depositar no fim e qualquer aumento do fundo de troco, deve ser igual aos depósitos em dinheiro. Um depósito que o banco credita no mês seguinte é questão de prazo, não uma diferença. Uma diferença por máquina mostra qual contagem está errada. Compare as vendas no cartão separadamente com os repasses e as taxas da processadora. No fim do ano, conte também o dinheiro que ainda está nas máquinas, para que as vendas sejam registradas no ano em que foram recebidas (Publication 334, regime de caixa).
5. Registre as vendas no cartão pelo valor total. As processadoras de cartão depositam o valor líquido de taxas, então registre a venda e a taxa separadamente. O Form 1099-K do fim do ano pode não ser igual à receita bruta, porque pode deixar o dinheiro de fora e incluir o imposto sobre vendas (Publication 334). Veja como conciliar vendas e repasses.

Para saber o que o IRS espera de um negócio que recebe muito em dinheiro e como os depósitos são analisados, veja registros de vendas em dinheiro.

Devo imposto sobre vendas nas vendas das máquinas, e ele já está no preço?

O imposto sobre vendas é regido por lei estadual, então a resposta depende de onde cada máquina está. Pergunte à receita estadual de cada estado se você precisa de uma licença de vendedor (seller's permit), se o varejista para fins do imposto é você ou o ponto, se o imposto está dentro do preço ou é somado a ele, quais itens são tributáveis e como declarar máquinas em vários condados.

A Regulation 1574 da Califórnia é um exemplo dessas respostas; outros estados são diferentes. Na Califórnia:

• O operador declara e paga o imposto sobre a receita bruta das vendas das máquinas e precisa de uma licença de vendedor quando as máquinas vendem itens tributáveis. Uma única licença cobre todas as máquinas do operador.
• Presume-se que as vendas das máquinas já incluem o imposto, então a receita tributável é a receita total menos o imposto que está dentro dela.
• Os registros do operador precisam mostrar o ponto e o número de série de cada máquina, as compras e os estoques de produtos, os preços cobrados, a receita em cada ponto e a receita de vendas isentas.
• As máquinas em mais de um condado exigem uma planilha que distribua o imposto por condado.
• Para alimentos frios e para café, chá e chocolate quentes, só 33% da receita, depois de tirar o imposto incluído, é tributável. Outros alimentos quentes preparados não têm essa isenção parcial. Alimentos vendidos a preços muito baixos e certas vendas a granel com moedas recebem outro tratamento: o operador é o consumidor, não o varejista. Confira a Regulation 1574(b)(2) antes de aplicar essa proporção.

Se o imposto está dentro do preço, registre a receita de cada mês como vendas mais um saldo de imposto sobre vendas a recolher, e não tudo como vendas. Veja lançamentos contábeis do imposto sobre vendas.

Se o imposto conta como renda depende de quem o estado obriga a pagá-lo. As instruções do Schedule C dizem que o imposto cobrado de você como vendedor e recebido do cliente faz parte da receita bruta, e o imposto que você repassa é deduzido como imposto. O imposto cobrado do comprador, que você apenas recebe e repassa, não é renda nem dedução (instruções do Schedule C, linha 23). Pergunte ao estado qual caso se aplica e, em ambos, mantenha o imposto sobre vendas em uma conta separada.

Quais estados exigem licença está em quando você precisa cobrar imposto sobre vendas, e a declaração está em como entregar declarações de imposto sobre vendas.

O que fazer com as comissões ou o aluguel dos pontos, e preciso enviar um 1099?

Quando a rota é proprietária das máquinas e recolhe o dinheiro, a escrituração contábil mostra todo o dinheiro coletado como vendas e a parte de cada ponto como uma despesa própria, sem compensar uma com a outra. A escrituração precisa mostrar a renda bruta, além das deduções (Publication 583). Se é o ponto que registra a venda e repassa uma parte à rota, as vendas da rota podem ser só essa parte, e o contrato é que decide.

Se a parte do ponto é aluguel do espaço ou taxa por um serviço, isso define o formulário 1099 e a linha do Schedule C. Uma porcentagem das vendas ainda pode ser aluguel: o IRS diz que o aluguel não deixa de ser razoável só porque é calculado como porcentagem da receita bruta (Publication 334).

As instruções do IRS tratam de um caso próximo, o das diversões operadas com moedas, como jukeboxes e fliperamas: o arrendamento das máquinas ou do espaço vai na caixa 1 do Form 1099-MISC, e uma joint venture entrega o Form 1065 (instruções do 1099). Elas não citam máquinas de venda automática. Se a instalação em um ponto é um arrendamento, uma taxa ou uma joint venture, é uma questão a confirmar no contrato assinado, não uma regra definida.

Pagamentos a uma corporação, inclusive uma LLC tributada como corporação C ou S, geralmente não exigem nenhum dos dois formulários. Também não exigem os pagamentos feitos por cartão ou por uma rede de terceiros, que a processadora informa no Form 1099-K (instruções do 1099). Peça um Form W-9 a cada ponto antes do primeiro pagamento: ele traz o número de identificação fiscal e mostra como o ponto é tributado. Se um ponto não fornecer o número, pode haver retenção adicional (backup withholding) de 24% sobre aluguéis ou taxas que atinjam o limite, e a rota pode responder pelo valor que deveria ter retido (Publication 1099). Quem recebe um formulário, como somar os pagamentos por beneficiário e quando os formulários vencem estão em quais prestadores de serviços recebem um formulário de imposto.

O produto que mantenho em estoque é estoque ou despesa, e como tratar o que estraga?

O produto comprado para revender nas máquinas é estoque. Um pequeno contribuinte empresarial (small business taxpayer) pode dispensar o controle formal de estoque. As demais empresas contam o estoque no início e no fim do ano, onde quer que ele esteja (máquinas, veículo, depósito), apuram o custo das mercadorias vendidas a partir da contagem e usam o regime de competência para compras e vendas (Publication 538).

Um pequeno contribuinte empresarial que trata o estoque como materiais e suprimentos não incidentais recupera o custo pelo custo das mercadorias vendidas, quando o estoque vai para o cliente e nunca antes de ser pago (Regulation 1.471-1(b)(4)). Quem se enquadra como pequeno contribuinte empresarial e como o custo dos produtos chega ao Schedule C estão em estoque ou suprimentos para pequenos vendedores e custo das mercadorias vendidas no Schedule C.

O imposto sobre vendas pago na loja sobre o produto que você revende recebe tratamento diferente em cada estado; veja certificados de revenda e restituições de imposto sobre vendas.

O produto vencido ou danificado pode ser “mercadoria que não pode ser vendida” pelo preço normal. Pelas regras de estoque, essas mercadorias são avaliadas pelo preço de venda de boa-fé menos o custo de descartá-las (Publication 538). De boa-fé significa que as mercadorias foram de fato oferecidas à venda em um período que termina até 30 dias depois da data do estoque, e os registros precisam mostrar o que aconteceu com elas (Regulation 1.471-2(c)). Anote cada baixa em um registro com a data, a máquina, o produto, as unidades, o custo, o motivo e o destino dado ao estoque. Esse registro permite que o preparador da declaração enquadre a perda no método que a empresa usa.

Como tratar as próprias máquinas?

Uma máquina que dura mais de um ano é um bem da empresa. O custo dela é depreciado, ou escolhido como dedução no primeiro ano, e não entra como despesa comum (Publication 334). Três métodos se aplicam, nesta ordem, e todos são declarados no Form 4562.

Máquinas novas e certas máquinas usadas podem se qualificar, mas uma compra pela seção 179 de uma pessoa relacionada, como um pai ou o cônjuge, não se qualifica (Publication 946). A opção por não aplicar a depreciação especial é uma declaração anexada à declaração entregue no prazo, inclusive prorrogações. Uma sociedade de pessoas ou corporação faz a sua própria, e revogá-la exige o consentimento do IRS (Publication 946). A opção é feita no Form 4562, com a declaração do ano em que a máquina entra em uso (instruções do Form 4562). Veja como deduzir equipamentos no primeiro ano para a ordem, os bens usados e a venda posterior.

A Publication 946 não traz uma classe de bens para máquinas de venda automática. A classe dela para bens usados no comércio varejista é a 57.0, com período de recuperação de 5 anos no sistema regular. Se as máquinas de uma rota se enquadram nessa classe é uma questão a resolver antes de entregar a declaração.

Para cada máquina, a escrituração contábil guarda:

• o custo, que inclui o imposto sobre vendas pago, o frete e a instalação (Publication 946);
• a data em que entrou em uso, isto é, em que ficou pronta e disponível para uso, e não a data do pedido;
• o número de série, o vendedor e onde ela está instalada.

Uma máquina que custa no máximo o limite de compras pequenas de $2.500 por item ou fatura, para uma empresa sem demonstrações financeiras auditadas, pode ser deduzida como despesa pelo safe harbor de minimis (regra simplificada para compras pequenas). A escrituração precisa lançá-la como despesa segundo uma política que já valia no primeiro dia do ano, e uma declaração de opção deve acompanhar a declaração original entregue no prazo, inclusive prorrogações (regulamentos do IRS sobre bens tangíveis). Veja despesa ou ativo nas compras pequenas.

Quais custos da rota contam?

Os custos comuns e necessários para operar a rota são despesas da empresa, e cada um tem seu lugar no Schedule C (instruções do Schedule C).

A taxa padrão por milha em comparação com os custos reais do caminhão está em taxa padrão por milha ou despesas reais do carro.

Onde uma rota de máquinas de venda automática entra na declaração?

A declaração depende de quem é a rota. Um proprietário único declara no Schedule C, e as instruções dele trazem um código de atividade para operadores de máquinas de venda automática (instruções do Schedule C).

A receita bruta na linha 1 do Schedule C é o que a empresa recebeu. Por isso as fichas de coleta e os depósitos importam mais do que o total de um Form 1099-K.

Quais registros guardar, e por quanto tempo?

Guarde os registros de cada item até que termine o prazo de prescrição daquela declaração, em geral 3 anos depois da entrega (uma declaração entregue antes do prazo conta como entregue na data de vencimento). Os registros das máquinas duram mais: guarde-os até que o prazo termine para o ano em que a máquina for vendida (Publication 583). Os prazos mais longos e as exceções estão em por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Em uma rota, guarde as fichas de coleta e o registro de produtos estragados; comprovantes de depósito, extratos bancários e extratos da processadora, inclusive os Forms 1099-K; faturas de fornecedores e contagens de estoque; contratos com os pontos, Forms W-9 e os 1099 enviados; faturas das máquinas com números de série e datas de início de uso; o registro de quilometragem, as licenças e as declarações de imposto sobre vendas.

Um estado pode pedir mais, e seguradoras e bancos podem querer os registros por mais tempo do que o IRS. Veja guarda de registros para autônomos.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Os valores estão em dólares americanos.

Vinte máquinas e uma conferência mensal

Uma rota tem 20 máquinas que coletam cerca de US$300 por mês cada uma em dinheiro: US$6.000 por mês, US$72.000 por ano. As fichas de coleta de maio somam US$6.000, e os depósitos de maio somam US$5.880. A diferença de US$120 precisa de uma explicação antes de fechar a escrituração. As fichas por máquina mostram se uma contagem ficou menor, se um depósito foi esquecido ou se o fundo de troco foi retido, e o motivo é anotado ao lado do mês.

Quanto a rota rende

A rota de 20 máquinas tem US$72.000 em vendas. Os produtos custam US$30.000, a parte dos pontos US$7.200, e o caminhão, os consertos, as taxas de cartão e as licenças US$9.000. O lucro antes do custo das máquinas é de US$25.800. A dedução das máquinas o reduz, e o imposto de autônomo e os pagamentos estimados vêm depois do lucro.

Uma máquina usada comprada no meio do ano

Um proprietário compra uma máquina usada por US$4.000 de um vendedor sem relação com ele e a coloca em uso em julho. A escrituração contábil registra a fatura, a data de início de uso, o número de série e o vendedor. Na declaração, a máquina pode se qualificar para a depreciação especial, que se aplica a menos que o proprietário opte por não usá-la. O proprietário pode, em vez disso, optar pela seção 179 (limitada pela renda das atividades em que atua de fato e pelos salários do ano, com o excesso levado para os anos seguintes), ou optar por não aplicar a depreciação especial à classe e depreciar ao longo do período de recuperação. Os registros sustentam qualquer uma dessas escolhas.

Um ponto que fica com uma parte

Um estabelecimento recebe máquinas que vendem US$6.000 por mês. Suponha que ele e um segundo ponto sejam empresários individuais dos EUA, pagos diretamente por cheque, sem retenção adicional e sem imposto sobre vendas incluído nas vendas informadas. A rota paga a esse estabelecimento 10% das vendas: US$600 por mês, US$7.200 por ano, acima do limite de US$2.000. A escrituração contábil mostra US$6.000 de vendas e US$600 de despesa com o ponto a cada mês, e não US$5.400 de vendas. Com essas premissas, o contrato decide se os US$7.200 são declarados como aluguel (Form 1099-MISC, caixa 1) ou como taxa por serviços (Form 1099-NEC, caixa 1a). A parte do segundo ponto é de US$100 por mês, ou US$1.200 por ano, abaixo do limite, então o valor sozinho não exige formulário para esse beneficiário. A retenção adicional é uma regra à parte.

E no seu caso?

• Máquinas em mais de um condado ou estado: cada lugar pode ter licença, alíquota e declaração próprias, e uma rota em outro estado também pode dever o imposto de renda ou de franquia desse estado. Comece por quando você precisa cobrar imposto sobre vendas e nexus do imposto sobre vendas versus nexus do imposto de renda. A ajuda com escrituração contábil serve para rotas cuja escrituração não é feita por ponto.
• Os pontos ficam com uma porcentagem e o contrato não é claro: o formulário 1099 e a linha do Schedule C dependem da resposta. Veja quais prestadores de serviços recebem um formulário de imposto. Uma escrituração que mostra separadamente as vendas e a parte de cada ponto é a base dessa resposta; a ajuda com escrituração contábil serve para rotas em que ela não existe.
• A contagem de dinheiro não bate com os depósitos: comece por registros de vendas em dinheiro. Se há meses com diferença, veja como atualizar uma escrituração atrasada e como refazer a escrituração a partir dos extratos bancários, ou procure ajuda com escrituração contábil se as fichas de cada máquina ainda não baterem com os depósitos.
• A primeira declaração vence e máquinas foram compradas durante o ano: compare os métodos em como deduzir equipamentos no primeiro ano e procure ajuda com escrituração contábil se os registros dos bens estiverem incompletos.
• Pode ter ficado imposto sobre vendas sem ser cobrado em algum estado: veja como regularizar imposto sobre vendas não cobrado e, depois, procure ajuda com escrituração contábil se não estiver claro quais meses e estados foram afetados.
• A rota pertence a sócios ou a uma corporação: a escrituração contábil segue a pessoa jurídica, e a opção de uma LLC pelo regime de corporação S ou de corporação é uma transferência presumida dos bens dela, com prazo próprio (veja escrituração depois da opção pelo regime de corporação S). Veja como montar a escrituração de uma nova LLC e escrituração de uma corporação S, ou procure ajuda com escrituração contábil se a escrituração não foi feita por proprietário.