ضرائب أعمال ماكينات البيع: النقد وضريبة المبيعات والماكينات

ماذا يجب أن تُظهر دفاتر مسار ماكينات البيع؟

مسار ماكينات البيع نشاط تجزئة فيه مبيعات صغيرة كثيرة في مواقع كثيرة، لذلك تفصل دفاتره خمسة أمور: المبيعات لكل ماكينة وموقع، وتكلفة المنتجات، وتكلفة الماكينات، وتكاليف تشغيل المسار، والأموال التي تعود لغيرك. لا تشترط IRS شكلًا محددًا، بل نظامًا يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح (المنشور 583).

لا يكون المسار بسيطًا في الحالات التالية:

• ماكينات في أكثر من مقاطعة (county) أو ولاية، فقد يكون لكل مكان تصريحه ونسبته وإقراره؛
• مواقع تأخذ نسبة من المبيعات، أو اتفاقية لا تحدد سبب الدفعة؛
• النقد المعدود عند الماكينات لا يطابق الإيداعات؛
• شراء الماكينات خلال السنة الأولى، فيجب أن يختار الإقرار الأول طريقة خصمها؛
• احتمال ألّا تكون ضريبة المبيعات قد حُصِّلت في إحدى الولايات.

تدفع الضريبة على ربح المسار، أي المبيعات مطروحًا منها تكلفة المنتجات والماكينات وتشغيل المسار، لا على النقد الذي تجمعه. ويخضع ربح المالك الفرد أيضًا لضريبة العمل الحر، وقد يحتاج إلى دفعات ربع سنوية (راجع الدفعات ربع السنوية للضريبة التقديرية).

اجمع قبل الإقرار الأول: أوراق التحصيل، وإيصالات الإيداع وكشوف الحساب المصرفي، وكشوف معالجي البطاقات، وفواتير الموردين وإيصالات المتجر الخاصة بالمخزون، واتفاقيات المواقع، وفواتير الماكينات مع أرقامها التسلسلية، والتصاريح، ورقم التعريف الضريبي (رقم الضمان الاجتماعي SSN أو ITIN أو EIN) الذي يطلبه معالجو البطاقات والمواقع.

كيف أتابع النقد من كل ماكينة؟

عُدّ النقد في كل ماكينة وسجّله عند كل زيارة، وأودع كل المبلغ، وطابق الإيداعات مع سجلات التحصيل كل شهر. تتوقع IRS مستندات تُظهر مبلغ كل إيراد ومصدره، مثل إيصالات الإيداع، وتقول إنه ينبغي موازنة السجلات مع النقد الفعلي وإيصالات الائتمان في نهاية كل يوم عمل (المنشور 583؛ المنشور 334).

1. ورقة تحصيل واحدة لكل ماكينة في كل زيارة. سجّل التاريخ والماكينة والموقع والنقد المعدود ومبيعات البطاقات منذ الزيارة السابقة، وعدّاد المبيعات في الماكينة إن وُجد.
2. إعادة التعبئة في الورقة نفسها. سجّل الوحدات المضافة والوحدات المسحوبة لأنها تالفة وتكلفتها، حتى يمكن تتبع كل منتج إلى ماكينته.
3. أودع النقد كما حصّلته. دفع التكاليف من النقد يخفي البيع والتكلفة معًا. احتفظ بحساب مصرفي منفصل للنشاط (المنشور 334). وإن كنت تُبقي مبلغ فكة للصرف (change float، أي عملات تُترك لإرجاع الباقي)، فاكتب مقداره وتاريخه.
4. طابق كل شهر. النقد المحصَّل، مضافًا إليه النقد المنتظر إيداعه في أول الشهر، ومطروحًا منه النقد المنتظر في آخر الشهر وأي زيادة في فكة الصرف، يجب أن يساوي الإيداعات النقدية. الإيداع الذي يسجله المصرف في الشهر التالي هو فرق توقيت لا فجوة. والفرق على مستوى الماكينة يكشف أي عدّ خاطئ. قارن مبيعات البطاقات على حدة مع دفعات المعالج ورسومه. وفي نهاية السنة عُدّ أيضًا النقد الذي ما زال في الماكينات، حتى تُسجَّل المبيعات في السنة التي استلمتها فيها (المنشور 334، الأساس النقدي).
5. سجّل مبيعات البطاقات بمبلغها الكامل. يودع معالجو البطاقات المبلغ بعد خصم الرسوم، لذا سجّل البيع والرسوم كلًّا على حدة. قد لا يساوي النموذج ⁦1099-K⁩ في نهاية السنة إجمالي الإيرادات، لأنه قد يستثني النقد وقد يشمل ضريبة المبيعات (المنشور 334). راجع تسوية المبيعات مع الدفعات المستلمة.

لمعرفة ما تتوقعه IRS من نشاط يعتمد على النقد وكيف تُقرأ الإيداعات، راجع سجلات المبيعات النقدية.

هل أدفع ضريبة مبيعات على مبيعات ماكينات البيع، وهل هي مشمولة في السعر؟

ضريبة المبيعات قانون ولاية، لذلك تعتمد الإجابة على مكان كل ماكينة. اسأل الجهة الضريبية في كل ولاية: هل تحتاج إلى تصريح بائع (seller's permit)، وهل أنت التاجر أم الموقع، وهل الضريبة داخل السعر أم تُضاف إليه، وما السلع الخاضعة للضريبة، وكيف تُبلغ عن ماكينات في عدة مقاطعات.

اللائحة 1574 في كاليفورنيا مثال على هذه الإجابات، وتختلف ولايات أخرى. في كاليفورنيا:

• يُبلغ المشغّل عن الضريبة على إجمالي إيرادات مبيعات الماكينات ويدفعها، ويحتاج إلى تصريح بائع عندما تبيع الماكينات سلعًا خاضعة للضريبة. تصريح واحد يغطي كل ماكينات المشغّل.
• يُفترض أن مبيعات الماكينات شاملة للضريبة، فالإيرادات الخاضعة للضريبة هي إجمالي الإيرادات مطروحًا منها الضريبة التي بداخلها.
• يجب أن تُظهر سجلات المشغّل موقع كل ماكينة ورقمها التسلسلي، ومشتريات المنتجات وجردها، والأسعار المفروضة، والإيرادات في كل موقع، والإيرادات من المبيعات المعفاة.
• الماكينات الموجودة في أكثر من مقاطعة تحتاج إلى جدول يوزّع الضريبة على المقاطعات.
• في الأطعمة الباردة والقهوة والشاي والشوكولاتة الساخنة، لا يخضع للضريبة إلا ⁦33%⁩ من الإيرادات بعد استبعاد الضريبة المشمولة. أما الأطعمة الساخنة المحضّرة الأخرى فلا تحصل على هذا الإعفاء الجزئي. وتُعامل الأطعمة المباعة بأسعار منخفضة جدًا وبعض مبيعات السلع السائبة بالعملات المعدنية معاملة مختلفة: فالمشغّل فيها هو المستهلك لا تاجر التجزئة. راجع اللائحة ⁦1574(b)(2)⁩ قبل تطبيق هذه الحصة.

إذا كانت الضريبة داخل السعر، فسجّل إيرادات كل شهر مبيعاتٍ مع رصيد ضريبة مبيعات مستحقة الدفع، لا كلها مبيعات. راجع قيود اليومية لضريبة المبيعات.

كون الضريبة دخلًا أم لا يعتمد على من تفرضها الولاية عليه. تقول تعليمات Schedule C إن الضريبة المفروضة عليك بصفتك البائع والتي تحصّلها من العميل جزء من إجمالي الإيرادات، وإن الضريبة التي تدفعها للولاية تُخصم كضريبة. أما الضريبة المفروضة على المشتري، وأنت لا تفعل سوى تحصيلها ودفعها، فليست دخلًا ولا خصمًا (تعليمات Schedule C، السطر 23). اسأل الولاية أيهما ينطبق، واحتفظ بضريبة المبيعات في حساب مستقل في الحالتين.

الولايات التي تحتاج إلى تصريح مشروحة في متى يجب عليك تحصيل ضريبة المبيعات، والإقرار في تقديم إقرارات ضريبة المبيعات.

ماذا أفعل بعمولات المواقع أو إيجارها، وهل أرسل النموذج 1099؟

عندما يملك المسار الماكينات ويحصّل المال، تُظهر الدفاتر كامل النقد المحصَّل كمبيعات، وحصة كل موقع كمصروف مستقل دون خصمها من المبيعات. يجب أن تُظهر الدفاتر إجمالي الدخل والخصومات معًا (المنشور 583). وإذا سجّل الموقع البيع ودفع للمسار حصته، فقد تكون مبيعات المسار هي هذه الحصة فقط، والاتفاقية هي التي تحدد ذلك.

كون الحصة إيجارًا للمساحة أم أتعاب خدمة هو ما يحدد نموذج 1099 والسطر في Schedule C. والنسبة من المبيعات قد تبقى إيجارًا: تقول IRS إن الإيجار لا يصبح غير معقول لمجرد أنه محسوب كنسبة من إجمالي الإيرادات (المنشور 334).

تتناول تعليمات IRS حالة قريبة، هي الألعاب الترفيهية التي تعمل بالعملات مثل صناديق الموسيقى (jukebox) وآلات البينبول: فتأجير الآلات أو المساحة يُدرج في الخانة 1 من النموذج ⁦1099-MISC⁩، والمشروع المشترك يقدّم النموذج 1065 (تعليمات 1099). ولا تذكر هذه التعليمات ماكينات البيع. وما إذا كان وضع الماكينة في موقع تأجيرًا أو أتعاب خدمة أو مشروعًا مشتركًا مسألة تُؤكَّد من الاتفاقية الموقّعة، وليست قاعدة محسومة.

الدفعات إلى شركة، ومنها LLC تخضع للضريبة كشركة C أو S، لا تحتاج عادةً إلى أيٍّ من النموذجين. وكذلك الدفعات المسددة ببطاقة دفع أو عبر شبكة طرف ثالث، إذ يُبلغ عنها المعالج في النموذج ⁦1099-K⁩ (تعليمات 1099). اطلب من كل موقع النموذج ⁦W-9⁩ قبل أول دفعة؛ فهو يتضمن رقم التعريف الضريبي ويبيّن كيف يخضع الموقع للضريبة. وإن امتنع موقع عن تقديم الرقم، فقد ينطبق الاستقطاع الاحتياطي بنسبة ⁦24%⁩ على الإيجار أو الأتعاب التي تبلغ الحد الأدنى، وقد يصبح المسار مسؤولًا عن أي مبلغ كان يجب أن يستقطعه (المنشور 1099). ومن يتلقى نموذجًا، وكيف تُجمع الدفعات لكل مستفيد، ومتى تُستحق النماذج، كل ذلك في أي المقاولين يتلقون نموذجًا ضريبيًا.

هل المنتج الذي أخزّنه مخزون أم مصروف، وماذا عن التالف؟

المنتج المشترى لإعادة بيعه عبر الماكينات مخزون. يجوز لدافع الضرائب من الأعمال الصغيرة (small business taxpayer) ألّا يمسك مخزونًا رسميًا؛ أما غيره فيعدّ المخزون في بداية السنة ونهايتها أينما كان (الماكينات أو المركبة أو المخزن)، ويأخذ تكلفة البضاعة المباعة من هذا الجرد، ويستخدم أساس الاستحقاق المحاسبي للمشتريات والمبيعات (المنشور 538).

دافع الضرائب من الأعمال الصغيرة الذي يعامل المخزون كمواد ولوازم غير عرضية (non-incidental materials and supplies) يسترد تكلفته أيضًا عبر تكلفة البضاعة المباعة، عندما يصل المخزون إلى العميل وليس قبل دفع ثمنه (اللائحة ⁦1.471-1(b)(4)⁩). من يُعدّ دافع ضرائب من الأعمال الصغيرة، وكيف تصل تكلفة المنتج إلى Schedule C، مشروحان في المخزون أم اللوازم لدى صغار البائعين وتكلفة البضاعة المباعة في Schedule C.

ضريبة المبيعات المدفوعة في المتجر على منتج ستعيد بيعه تُعامل بشكل مختلف بحسب الولاية؛ راجع شهادات إعادة البيع واسترداد ضريبة المبيعات.

المنتج الذي تنتهي صلاحيته أو يتلف قد يكون «سلعًا لا يمكن بيعها» بالأسعار العادية. وبموجب قواعد المخزون تُقيَّم هذه السلع بسعر بيعها الحقيقي (bona fide) مطروحًا منه تكلفة التخلص منها (المنشور 538). والمقصود بالحقيقي أن السلع عُرضت فعلًا للبيع خلال فترة تنتهي بعد تاريخ الجرد بمدة لا تزيد على 30 يومًا، وأن السجلات تُظهر ما آل إليه أمرها (اللائحة ⁦1.471-2(c)⁩). سجّل كل شطب في سجل يتضمن التاريخ والماكينة والمنتج والوحدات والتكلفة والسبب وطريقة التخلص من المخزون. يتيح هذا السجل لمعدّ الإقرار أن يضع الخسارة تحت الطريقة التي يستخدمها النشاط.

كيف أعامل الماكينات نفسها؟

الماكينة التي تدوم أكثر من سنة أصل تجاري. تُهلَك تكلفتها، أو تُختار كخصم في السنة الأولى، ولا تُدرج كمصروف عادي (المنشور 334). تنطبق ثلاث طرق بهذا الترتيب، وتُبلَّغ كلها في النموذج 4562.

يمكن أن تتأهل الماكينات الجديدة وبعض الماكينات المستعملة، لكن الشراء بموجب المادة 179 من شخص مرتبط، كأحد الوالدين أو الزوج أو الزوجة، لا يتأهل (المنشور 946). وعدم تطبيق الإهلاك الإضافي (opt-out) يكون ببيان يُرفق بالإقرار المقدَّم في موعده، بما في ذلك مهلة التمديد. وتقدّم الشراكة أو الشركة بيانها الخاص، ويتطلب إلغاؤه موافقة IRS (المنشور 946). ويُجرى الاختيار في النموذج 4562 مع إقرار السنة التي وُضعت فيها الماكينة في الخدمة (تعليمات النموذج 4562). راجع خصم المعدات في السنة الأولى للترتيب والممتلكات المستعملة والبيع لاحقًا.

لا يذكر المنشور 946 فئة أصول لماكينات البيع. وفئة الأصول المستخدمة في تجارة التجزئة فيه هي 57.0، بفترة استرداد 5 سنوات في النظام العادي. وتحديد ما إذا كانت ماكينات المسار تنتمي إلى هذه الفئة مسألة تُحسم قبل التقديم.

لكل ماكينة تحتفظ الدفاتر بما يلي:

• التكلفة، وتشمل ضريبة المبيعات المدفوعة والشحن والتركيب (المنشور 946)؛
• تاريخ وضعها في الخدمة، أي جاهزة ومتاحة للاستخدام، وليس تاريخ الطلب؛
• الرقم التسلسلي والبائع ومكان وجودها.

الماكينة التي لا تزيد تكلفتها على حد المشتريات الصغيرة، وهو 2,500 دولار لكل صنف أو فاتورة، لنشاط ليست له قوائم مالية مدققة، يجوز تحميلها كمصروف بموجب الملاذ الآمن للمبالغ الضئيلة (de minimis safe harbor). ويجب أن تحمّلها الدفاتر كمصروف بموجب سياسة قائمة في أول يوم من السنة، وأن يُرفق بيان الاختيار بالإقرار الأصلي المقدَّم في موعده، بما في ذلك مهلة التمديد (لوائح IRS للممتلكات الملموسة). راجع تحميل المشتريات الصغيرة كمصروف أم رسملتها.

ما تكاليف تشغيل المسار التي تُحتسب؟

التكاليف العادية والضرورية لتشغيل المسار مصروفات تجارية، ولكل منها مكانه في Schedule C (تعليمات Schedule C).

السعر القياسي للميل مقابل التكاليف الفعلية للشاحنة مشروح في سعر الميل القياسي أم المصروفات الفعلية للسيارة.

أين يظهر مسار ماكينات البيع في الإقرار الضريبي؟

يعتمد الإقرار على طريقة ملكية المسار. يبلغ المالك الفرد عنه في Schedule C، وتتضمن تعليماته رمز نشاط لمشغّلي ماكينات البيع (تعليمات Schedule C).

إجمالي الإيرادات في السطر 1 من Schedule C هو ما استلمه النشاط فعلًا، ولهذا تهم أوراق التحصيل والإيداعات أكثر من إجمالي النموذج ⁦1099-K⁩.

ما السجلات التي أحتفظ بها، ولكم من الوقت؟

احتفظ بالسجلات الداعمة لكل بند إلى أن تنتهي فترة التقادم (period of limitations) لذلك الإقرار، وهي عادةً 3 سنوات بعد تقديمه (ويُعدّ الإقرار المقدَّم مبكرًا كأنه قُدّم في موعده). وسجلات الماكينات تدوم أطول: احتفظ بها حتى تنتهي المدة للسنة التي تُباع فيها الماكينة (المنشور 583). الفترات الأطول والاستثناءات في مدة حفظ سجلات النشاط.

للمسار، احتفظ بأوراق التحصيل وسجل التالف؛ وإيصالات الإيداع وكشوف الحساب المصرفي وكشوف المعالج، ومنها النماذج ⁦1099-K⁩؛ وفواتير الموردين وجرد المخزون؛ واتفاقيات المواقع والنماذج ⁦W-9⁩ وأي نماذج 1099 قدّمتها؛ وفواتير الماكينات مع أرقامها التسلسلية وتواريخ وضعها في الخدمة؛ وسجل المسافات والتصاريح وإقرارات ضريبة المبيعات.

قد تطلب الولاية أكثر من ذلك، وقد تريد شركات التأمين والمقرضون سجلات لمدة أطول مما تطلبه IRS. راجع حفظ السجلات للعاملين لحسابهم الخاص.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. المبالغ بالدولار الأمريكي.

عشرون ماكينة ومطابقة شهرية واحدة

لدى مسار 20 ماكينة تجمع كل منها نحو 300 دولار نقدًا في الشهر: 6,000 دولار شهريًا، 72,000 دولار سنويًا. مجموع أوراق التحصيل لشهر مايو هو 6,000 دولار، ومجموع إيداعات الشهر نفسه هو 5,880 دولار. الفجوة البالغة 120 دولار تحتاج إلى تفسير قبل إقفال الدفاتر. تُظهر الأوراق لكل ماكينة هل عدٌّ ما ناقص، أم إيداع فات، أم فكة صرف احتُفظ بها، ويُكتب السبب بجوار الشهر.

ما يربحه المسار

للمسار ذي الـ 20 ماكينة مبيعات قدرها 72,000 دولار. تكلفة المنتجات 30,000 دولار، وحصص المواقع 7,200 دولار، والشاحنة والإصلاحات ورسوم البطاقات والتصاريح 9,000 دولار. الربح قبل تكلفة الماكينات 25,800 دولار. ويخفضه خصم الماكينات، وتتبع ضريبة العمل الحر والدفعات التقديرية الربح.

ماكينة مستعملة اشتُريت في منتصف السنة

يشتري مالك ماكينة مستعملة بمبلغ 4,000 دولار من بائع غير مرتبط ويضعها في الخدمة في يوليو. تسجل الدفاتر الفاتورة وتاريخ وضعها في الخدمة والرقم التسلسلي والبائع. وفي الإقرار، قد تتأهل الماكينة للإهلاك الإضافي الذي ينطبق ما لم يختر المالك عدم تطبيقه. وللمالك بدلًا من ذلك أن يختار المادة 179 (بحد أقصى هو الدخل من الأنشطة التي يديرها فعليًا والأجور في تلك السنة، وما زاد يُرحَّل)، أو أن يختار عدم تطبيق الإهلاك الإضافي على الفئة ويهلك الماكينة على فترة استرداد التكلفة. وتدعم السجلات أيًّا من هذه الخيارات.

موقع يأخذ حصة

يستضيف نشاط تجاري ماكينات تبيع 6,000 دولار في الشهر. افترض أنه وموقعًا ثانيًا منشأتان فرديتان أمريكيتان، تُدفع لهما مباشرة بشيك، دون استقطاع احتياطي، ودون ضريبة مبيعات مشمولة في المبيعات المذكورة. يدفع المسار لهذا النشاط ⁦10%⁩ من المبيعات: 600 دولار شهريًا، 7,200 دولار سنويًا، وهي أعلى من الحد البالغ 2,000 دولار. تُظهر الدفاتر 6,000 دولار مبيعات و600 دولار مصروف موقع كل شهر، لا 5,400 دولار مبيعات. وبناءً على هذه الافتراضات، تحدد الاتفاقية هل يُبلَّغ عن مبلغ 7,200 دولار كإيجار (النموذج ⁦1099-MISC⁩، الخانة 1) أم كأتعاب خدمات (النموذج ⁦1099-NEC⁩، الخانة 1a). حصة الموقع الثاني 100 دولار شهريًا، أي 1,200 دولار سنويًا، وهي دون الحد، فلا يوجب المبلغ وحده نموذجًا لذلك المستفيد. والاستقطاع الاحتياطي قاعدة منفصلة.

هل الأمر مختلف في حالتك؟

• ماكينات في أكثر من مقاطعة أو ولاية: قد يكون لكل مكان تصريحه ونسبته وإقراره، وقد يدين المسار العامل في ولاية أخرى بضريبة دخل أو ضريبة امتياز لتلك الولاية أيضًا. ابدأ من متى يجب عليك تحصيل ضريبة المبيعات والصلة الضريبية لضريبة المبيعات مقابل ضريبة الدخل. مساعدة مسك الدفاتر مناسبة للمسارات التي لا تُمسك دفاترها حسب الموقع.
• مواقع تأخذ نسبة والاتفاقية غير واضحة: يتبع نموذج 1099 والسطر في Schedule C هذه الإجابة. راجع أي المقاولين يتلقون نموذجًا ضريبيًا. الدفاتر التي تُظهر مبيعات كل موقع وحصته بشكل منفصل هي أساس هذه الإجابة؛ ومساعدة مسك الدفاتر مخصصة للمسارات التي لا تتوافر فيها هذه الدفاتر.
• عدّ النقد لا يطابق الإيداعات: ابدأ من سجلات المبيعات النقدية. وإن كانت عدة أشهر غير مطابقة، فراجع استكمال الدفاتر المتأخرة وإعادة بناء الدفاتر من كشوف الحساب المصرفي، أو اطلب مساعدة مسك الدفاتر إذا ظلت أوراق كل ماكينة لا تطابق الإيداعات.
• حان موعد الإقرار الأول واشتُريت ماكينات خلال السنة: قارن بين الطرق في خصم المعدات في السنة الأولى، واطلب مساعدة مسك الدفاتر إذا كانت سجلات الأصول ناقصة.
• قد تكون ضريبة المبيعات لم تُحصَّل في إحدى الولايات: راجع استدراك ضريبة المبيعات غير المحصّلة، ثم اطلب مساعدة مسك الدفاتر إذا لم يتضح أي الأشهر والولايات متأثرة.
• يملك المسار شركاء أو شركة: تتبع الدفاتر الكيان، واختيار LLC لوضع S أو وضع الشركة يُعدّ تحويلًا افتراضيًا لأصولها وله موعد خاص (راجع الدفاتر بعد اختيار وضع شركة S). راجع إعداد دفاتر LLC جديدة ومسك دفاتر شركة S، أو اطلب مساعدة مسك الدفاتر إذا لم تُمسك الدفاتر حسب المالك.