Distributrices automatiques : impôts, argent comptant, taxe de vente

Que doivent montrer les livres d'un parcours de distributrices?

Un parcours de distributrices est un commerce de détail : beaucoup de petites ventes à beaucoup d'endroits. Ses livres séparent donc cinq choses : les ventes par machine et par emplacement, le coût des produits, le coût des machines, les frais du parcours et l'argent qui appartient à d'autres. L'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) n'impose aucun format, seulement un système qui montre clairement les revenus et les dépenses (Publication 583).

Un parcours n'est pas simple dans les cas suivants :

• les machines sont dans plus d'un comté ou d'un État, et chaque endroit peut avoir son permis, son taux et sa déclaration;
• les emplacements prennent un pourcentage des ventes, ou l'entente ne dit pas à quoi sert le paiement;
• l'argent compté aux machines ne correspond pas aux dépôts;
• des machines ont été achetées durant la première année, et la première déclaration doit donc choisir comment les déduire;
• de la taxe de vente n'a peut-être pas été perçue dans un État.

Vous êtes imposé sur le profit du parcours, c'est-à-dire les ventes moins le coût des produits, des machines et du parcours, et non sur l'argent que vous encaissez. Le profit d'un propriétaire unique est aussi soumis à l'impôt sur le travail autonome et peut exiger des paiements trimestriels (voir paiements trimestriels d'impôt estimatif).

À rassembler avant la première déclaration : feuilles de collecte, bordereaux de dépôt et relevés bancaires, relevés des processeurs de cartes, factures des fournisseurs et reçus du magasin pour les stocks, ententes avec les emplacements, factures des machines avec leurs numéros de série, permis, et le numéro d'identification fiscale (SSN, ITIN ou EIN) que demandent les processeurs de cartes et les emplacements.

Comment suivre l'argent comptant de chaque machine?

À chaque visite, comptez et inscrivez l'argent de chaque machine, déposez-le en entier et rapprochez les dépôts des feuilles de collecte chaque mois. L'IRS s'attend à des documents qui montrent le montant et la source de chaque recette, comme des bordereaux de dépôt, et recommande de faire concorder les registres avec les recettes réelles en argent et par carte à la fin de chaque journée d'affaires (Publication 583; Publication 334).

1. Une feuille de collecte par machine et par visite. Inscrivez la date, la machine, l'emplacement, l'argent compté, les ventes par carte depuis la dernière visite et le compteur de ventes de la machine, s'il y en a un.
2. Le réapprovisionnement sur la même feuille. Inscrivez les unités ajoutées, les unités retirées parce qu'elles sont gaspillées et leur coût, pour associer chaque produit à une machine.
3. Déposez l'argent tel que perçu. Payer des dépenses avec l'argent comptant cache à la fois la vente et la dépense. Gardez un compte bancaire distinct pour l'entreprise (Publication 334). Si vous gardez un fonds de monnaie (des pièces mises de côté pour rendre la monnaie), notez le montant et la date.
4. Faites le rapprochement chaque mois. L'argent perçu, plus l'argent encore à déposer au début du mois, moins celui à déposer à la fin et toute hausse du fonds de monnaie, doit égaler les dépôts. Un dépôt que la banque crédite le mois suivant est un décalage, pas un écart. Un écart par machine montre quel dénombrement est erroné. Comparez les ventes par carte à part, avec les versements et les frais du processeur. À la fin de l'année, comptez aussi l'argent encore dans les machines pour inscrire les ventes dans l'année où elles sont reçues (Publication 334, méthode de caisse).
5. Inscrivez les ventes par carte au montant complet. Les processeurs de cartes déposent le montant net des frais : inscrivez donc la vente et les frais séparément. Le formulaire 1099-K de fin d'année peut différer des recettes brutes, parce qu'il peut exclure l'argent comptant et inclure la taxe de vente (Publication 334). Voir rapprochement des ventes et des versements.

Pour savoir ce que l'IRS attend d'une entreprise qui encaisse beaucoup d'argent comptant et comment les dépôts sont lus, voir registres des ventes en argent comptant.

Dois-je de la taxe de vente sur les ventes des distributrices, et est-elle déjà comprise dans le prix?

La taxe de vente relève du droit de chaque État : la réponse dépend de l'endroit où se trouve chaque machine. Demandez à l'agence fiscale de chaque État si vous avez besoin d'un permis de vendeur, si le détaillant est vous ou l'emplacement, si la taxe est comprise dans le prix ou ajoutée au prix, quels articles sont imposables et comment déclarer des machines dans plusieurs comtés.

Le Regulation 1574 de la Californie donne un exemple de réponses; les autres États diffèrent. En Californie :

• L'exploitant déclare et paie la taxe sur les recettes brutes des ventes des machines, et il lui faut un permis de vendeur lorsque les machines vendent des articles imposables. Un seul permis couvre toutes les machines de l'exploitant.
• Les ventes des machines sont présumées taxes comprises : les recettes imposables sont donc les recettes totales moins la taxe qu'elles contiennent.
• Les registres de l'exploitant doivent montrer l'emplacement et le numéro de série de chaque machine, les achats et les stocks de produits, les prix demandés, les recettes de chaque emplacement et les recettes des ventes exonérées.
• Pour les machines dans plus d'un comté, il faut un tableau qui répartit la taxe par comté.
• Pour les aliments froids et pour le café, le thé et le chocolat chauds, seulement 33 % des recettes, après retrait de la taxe comprise, est imposable. Les autres aliments chauds préparés n'ont pas cette exonération partielle. Les aliments vendus à très bas prix et certaines ventes en vrac par machine à pièces sont traités autrement : l'exploitant est le consommateur, non le détaillant. Vérifiez le Regulation 1574(b)(2) avant d'appliquer la part.

Si la taxe est comprise dans le prix, inscrivez les recettes de chaque mois comme des ventes plus un solde de taxe de vente à payer, et non comme des ventes seulement. Voir écritures de journal de la taxe de vente.

Que la taxe soit un revenu ou non dépend de la personne sur qui l'État l'impose. Les instructions de l'annexe C disent qu'une taxe imposée à vous, le vendeur, et perçue auprès du client fait partie des recettes brutes, et que la taxe que vous versez se déduit comme une taxe. Une taxe imposée à l'acheteur, que vous ne faites que percevoir et verser, n'est ni un revenu ni une déduction (instructions de l'annexe C, ligne 23). Demandez à l'État quel cas s'applique, et gardez dans tous les cas la taxe de vente dans un compte distinct.

Les États qui exigent un permis sont traités dans quand vous devez percevoir la taxe de vente, et la déclaration dans production des déclarations de taxe de vente.

Que faire des commissions ou du loyer versés aux emplacements, et dois-je envoyer un formulaire 1099?

Quand le parcours possède les machines et perçoit l'argent, les livres montrent tout l'argent perçu comme des ventes et la part de chaque emplacement comme une dépense distincte, sans compensation. Les livres doivent montrer le revenu brut, en plus des déductions (Publication 583). Si l'emplacement enregistre la vente et verse une part au parcours, les ventes du parcours peuvent se limiter à cette part, et c'est l'entente qui tranche.

Selon que la part est un loyer pour l'espace ou des honoraires pour un service, le formulaire 1099 et la ligne de l'annexe C changent. Un pourcentage des ventes peut quand même être un loyer : l'IRS dit qu'un loyer n'est pas déraisonnable du seul fait qu'il est calculé en pourcentage des recettes brutes (Publication 334).

Les instructions de l'IRS traitent un cas voisin, les appareils de divertissement à pièces comme les juke-box et les billards électriques : la location des machines ou de l'espace va dans la case 1 du formulaire 1099-MISC, et une coentreprise produit le formulaire 1065 (instructions du formulaire 1099). Elles ne nomment pas les distributrices automatiques. Savoir si un emplacement de distributrice est une location, des honoraires ou une coentreprise est une question à confirmer à partir de l'entente signée, non une règle établie.

Les paiements à une société, y compris une LLC imposée comme société de type C ou S, n'exigent généralement ni l'un ni l'autre formulaire. Il en va de même des paiements faits par carte de paiement ou par un réseau tiers, que le processeur déclare sur le formulaire 1099-K (instructions du formulaire 1099). Demandez à chaque emplacement un formulaire W-9 avant le premier paiement : il donne le numéro d'identification fiscale et montre comment l'emplacement est imposé. Si un emplacement refuse de donner un numéro, une retenue de réserve de 24 % peut s'appliquer au loyer ou aux honoraires qui atteignent le seuil, et le parcours peut devenir responsable de tout montant qu'il aurait dû retenir (Publication 1099). Les règles sur qui reçoit un formulaire, sur le total des paiements par bénéficiaire et sur les dates d'échéance se trouvent dans quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal.

Les produits que j'achète pour les machines sont-ils des stocks ou une dépense, et que faire du gaspillage?

Les produits achetés pour être revendus par les machines sont des stocks. Un contribuable de petite entreprise peut se passer d'un inventaire formel; les autres entreprises comptent leurs stocks au début et à la fin de l'année, où qu'ils soient (machines, véhicule, entrepôt), tirent le coût des marchandises vendues de ce dénombrement et utilisent une méthode d'exercice pour les achats et les ventes (Publication 538).

Un contribuable de petite entreprise qui traite les stocks comme des matières et fournitures non accessoires récupère quand même leur coût par le coût des marchandises vendues, lorsque les stocks sont remis à un client et au plus tôt au moment où ils sont payés (Regulation 1.471-1(b)(4)). Qui est un contribuable de petite entreprise et comment le coût des produits arrive à l'annexe C : voir stocks ou fournitures pour les petits vendeurs et coût des marchandises vendues à l'annexe C.

Chaque État traite différemment la taxe de vente payée au magasin sur les produits que vous revendez; voir certificats de revente et remboursements de taxe de vente.

Un produit périmé ou endommagé peut être une « marchandise qui ne peut pas être vendue » au prix normal. Selon les règles sur les stocks, ces marchandises s'évaluent à leur prix de vente de bonne foi moins le coût de leur disposition (Publication 538). De bonne foi signifie que les marchandises ont réellement été offertes en vente durant une période se terminant au plus tard 30 jours après la date de l'inventaire, et que les registres doivent montrer ce qu'elles sont devenues (Regulation 1.471-2(c)). Consignez chaque radiation avec la date, la machine, le produit, les unités, le coût, la raison et la façon dont les stocks ont été éliminés. Ce journal permet au préparateur de déclarations de revenus de classer la perte selon la méthode de l'entreprise.

Comment traiter les machines elles-mêmes?

Une machine qui dure plus d'un an est un bien de l'entreprise. Son coût s'amortit, ou se déduit en entier la première année par choix, et ne s'inscrit pas comme dépense ordinaire (Publication 334). Trois méthodes s'appliquent dans cet ordre, et toutes se déclarent sur le formulaire 4562.

Les machines neuves et certaines machines usagées peuvent être admissibles, mais un achat visé par l'article 179 auprès d'une personne liée, comme un parent ou un conjoint, ne l'est pas (Publication 946). La renonciation à l'amortissement bonifié se fait par un énoncé joint à la déclaration produite à temps, prolongations comprises. Une société de personnes ou une société fait sa propre renonciation, et la révoquer exige l'accord de l'IRS (Publication 946). Le choix se fait sur le formulaire 4562, avec la déclaration de l'année de mise en service de la machine (instructions du formulaire 4562). Voir déduire l'équipement dès la première année pour l'ordre, les biens usagés et la vente ultérieure.

La Publication 946 n'indique aucune catégorie de biens pour les distributrices automatiques. Sa catégorie pour les biens utilisés dans le commerce de détail est la 57.0, avec une période de récupération de 5 ans selon le système ordinaire. Savoir si les machines d'un parcours entrent dans cette catégorie est une question à régler avant la production.

Pour chaque machine, les livres gardent :

• le coût, qui comprend la taxe de vente payée, le fret et l'installation (Publication 946);
• la date de mise en service, c'est-à-dire le moment où la machine est prête et disponible pour l'usage, et non la date de la commande;
• le numéro de série, le vendeur et l'endroit où elle se trouve.

Une machine dont le coût ne dépasse pas la limite des petits achats de 2 500 $ par article ou par facture, pour une entreprise sans états financiers audités, peut être passée en charges selon la règle refuge de minimis. Les livres doivent la passer en charges selon une politique en vigueur le premier jour de l'année, et un énoncé de choix doit accompagner la déclaration initiale produite à temps, prolongations comprises (règlements de l'IRS sur les biens corporels). Voir passer en charges ou capitaliser les petits achats.

Quels frais du parcours sont admis?

Les frais ordinaires et nécessaires d'exploitation du parcours sont des dépenses d'entreprise, chacune ayant sa place à l'annexe C (instructions de l'annexe C).

Le taux de kilométrage standard comparé aux frais réels du camion est traité dans taux de kilométrage standard ou frais réels d'automobile.

Où un parcours de distributrices va-t-il dans la déclaration de revenus?

La déclaration dépend de la propriété du parcours. Un propriétaire unique déclare sur l'annexe C, dont les instructions donnent un code d'activité pour les exploitants de distributrices automatiques (instructions de l'annexe C).

Les recettes brutes de la ligne 1 de l'annexe C sont ce que l'entreprise a reçu : c'est pourquoi les feuilles de collecte et les dépôts comptent plus que le total d'un formulaire 1099-K.

Quels registres garder, et pendant combien de temps?

Gardez les registres de chaque poste jusqu'à l'expiration du délai de prescription de la déclaration visée, généralement 3 ans après la production (une déclaration produite d'avance est réputée produite à la date d'échéance). Les registres des machines se gardent plus longtemps : conservez-les jusqu'à l'expiration du délai de l'année où la machine est vendue (Publication 583). Les délais plus longs et les exceptions se trouvent dans durée de conservation des registres d'entreprise.

Pour un parcours, gardez les feuilles de collecte et le journal du gaspillage; les bordereaux de dépôt, les relevés bancaires et les relevés des processeurs, y compris les formulaires 1099-K; les factures des fournisseurs et les dénombrements des stocks; les ententes avec les emplacements, les formulaires W-9 et les formulaires 1099 produits; les factures des machines avec leurs numéros de série et dates de mise en service; le registre des déplacements, les permis et les déclarations de taxe de vente.

Un État peut demander davantage, et les assureurs et les prêteurs peuvent vouloir des registres plus longtemps que l'IRS. Voir tenue des registres pour les travailleurs autonomes.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration. Les montants sont en dollars américains.

Vingt machines et un rapprochement mensuel

Un parcours compte 20 machines qui perçoivent chacune environ 300 $ par mois en argent comptant : 6 000 $ par mois, 72 000 $ par année. Les feuilles de collecte de mai totalisent 6 000 $, et les dépôts de mai totalisent 5 880 $. L'écart de 120 $ exige une réponse avant la clôture des livres. Les feuilles par machine montrent si un dénombrement est trop bas, si un dépôt a été oublié ou si un fonds de monnaie a été gardé, et la raison est notée à côté du mois.

Ce que rapporte le parcours

Le parcours de 20 machines a 72 000 $ de ventes. Les produits coûtent 30 000 $, les parts des emplacements 7 200 $, et le camion, les réparations, les frais de cartes et les permis 9 000 $. Le profit avant le coût des machines est de 25 800 $. La déduction pour les machines le réduit, puis l'impôt sur le travail autonome et les paiements estimatifs suivent le profit.

Une machine usagée achetée en cours d'année

Un propriétaire achète une machine usagée 4 000 $ auprès d'un vendeur non lié et la met en service en juillet. Les livres consignent la facture, la date de mise en service, le numéro de série et le vendeur. Dans la déclaration, la machine peut être admissible à l'amortissement bonifié, qui s'applique sauf si le propriétaire y renonce. Le propriétaire peut plutôt choisir l'article 179 (plafonné par le revenu des entreprises exploitées activement et par le salaire de l'année, l'excédent étant reporté), ou renoncer à l'amortissement bonifié pour la catégorie et amortir sur la période de récupération. Les registres appuient chacune de ces options.

Un emplacement qui prend une part

Une entreprise héberge des machines qui vendent 6 000 $ par mois. Supposons qu'elle et un deuxième emplacement sont des entreprises individuelles américaines, payées directement par chèque, sans retenue de réserve et sans taxe de vente comprise dans les ventes indiquées. Le parcours verse à cette entreprise 10 % des ventes : 600 $ par mois, 7 200 $ par année, soit plus que le seuil de 2 000 $. Les livres montrent 6 000 $ de ventes et 600 $ de charge d'emplacement chaque mois, et non 5 400 $ de ventes. Selon ces hypothèses, c'est l'entente qui détermine si les 7 200 $ sont déclarés comme loyer (formulaire 1099-MISC, case 1) ou comme honoraires pour services (formulaire 1099-NEC, case 1a). La part du deuxième emplacement est de 100 $ par mois, ou 1 200 $ par année, sous le seuil : le montant seul n'exige donc aucun formulaire pour ce bénéficiaire. La retenue de réserve est une règle distincte.

Votre situation est différente?

• Machines dans plus d'un comté ou d'un État : chaque endroit peut avoir son permis, son taux et sa déclaration, et un parcours dans un autre État peut aussi devoir l'impôt sur le revenu ou la taxe de franchise de cet État. Commencez par quand vous devez percevoir la taxe de vente et lien fiscal de la taxe de vente et lien fiscal de l'impôt sur le revenu. L'aide en tenue de livres s'adresse aux parcours dont les livres ne sont pas tenus par emplacement.
• Les emplacements prennent un pourcentage et l'entente est floue : le formulaire 1099 et la ligne de l'annexe C suivent la réponse. Voir quels entrepreneurs reçoivent un formulaire fiscal. Des livres qui montrent séparément les ventes et la part de chaque emplacement sont la base de cette réponse; l'aide en tenue de livres s'adresse aux parcours où ce n'est pas le cas.
• Les dénombrements d'argent ne correspondent pas aux dépôts : commencez par registres des ventes en argent comptant. Si des mois sont en désordre, voir rattraper des livres en retard et reconstituer les livres à partir des relevés bancaires, ou obtenez de l'aide en tenue de livres si les feuilles de chaque machine ne concordent toujours pas avec les dépôts.
• La première déclaration est due et des machines ont été achetées durant l'année : comparez les méthodes dans déduire l'équipement dès la première année, et obtenez de l'aide en tenue de livres si les registres des biens sont incomplets.
• De la taxe de vente n'a peut-être pas été perçue dans un État : voir rattraper la taxe de vente non perçue, puis obtenez de l'aide en tenue de livres si les mois et les États touchés ne sont pas clairs.
• Des associés ou une société détiennent le parcours : les livres suivent l'entité, et le choix d'une LLC pour le statut de société de type S ou de société est un transfert réputé de ses biens, avec sa propre date limite (voir livres après le choix de société de type S). Voir mise en place des livres d'une nouvelle LLC et tenue de livres d'une société de type S, ou l'aide en tenue de livres si les livres n'étaient pas tenus par propriétaire.