Thuế kinh doanh máy bán hàng tự động: tiền mặt, thuế bán hàng

Sổ sách của một tuyến máy bán hàng tự động cần cho thấy những gì?

Tuyến máy bán hàng tự động là một hoạt động bán lẻ với nhiều giao dịch nhỏ tại nhiều địa điểm, nên sổ sách cần tách riêng năm nhóm: doanh thu theo máy và địa điểm, giá vốn sản phẩm, chi phí mua máy, chi phí vận hành tuyến, và tiền thuộc về người khác. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) không bắt buộc định dạng cụ thể, chỉ cần một hệ thống thể hiện rõ thu nhập và chi phí (Publication 583).

Tuyến máy không còn đơn giản khi:

• máy đặt ở nhiều hạt (county) hoặc nhiều tiểu bang, nên mỗi nơi có thể có giấy phép, thuế suất và tờ khai riêng;
• các địa điểm lấy một phần trăm doanh thu, hoặc hợp đồng không ghi khoản trả đó là để làm gì;
• số tiền mặt đếm tại máy không khớp với tiền gửi vào ngân hàng;
• máy được mua trong năm đầu, nên tờ khai đầu tiên phải chọn cách khấu trừ chúng;
• thuế bán hàng có thể chưa được thu ở một tiểu bang.

Bạn chịu thuế trên lợi nhuận của tuyến, tức doanh thu trừ chi phí sản phẩm, chi phí máy và chi phí vận hành tuyến, chứ không phải trên số tiền mặt thu về. Lợi nhuận của chủ doanh nghiệp một chủ còn chịu thuế tự kinh doanh và có thể phải nộp thuế nộp tạm tính hằng quý (xem thuế nộp tạm tính hằng quý).

Hãy chuẩn bị trước khi khai tờ khai đầu tiên: phiếu thu tiền, phiếu gửi tiền và sao kê ngân hàng, sao kê của đơn vị xử lý thẻ, hóa đơn nhà cung cấp và biên lai mua hàng, hợp đồng với các địa điểm, hóa đơn mua máy có số sê-ri, giấy phép, và mã số thuế (SSN, ITIN hoặc EIN) mà đơn vị xử lý thẻ và các địa điểm yêu cầu.

Làm sao theo dõi tiền mặt thu từ từng máy?

Hãy đếm và ghi lại tiền mặt tại từng máy trong mỗi lần ghé, gửi toàn bộ số tiền đó vào ngân hàng, và mỗi tháng đối chiếu tiền gửi với phiếu thu tiền. IRS mong có chứng từ cho thấy số tiền và nguồn của mọi khoản thu, chẳng hạn phiếu gửi tiền, và cho biết cuối mỗi ngày kinh doanh cần đối chiếu sổ sách với tiền mặt và biên nhận thẻ thực tế (Publication 583; Publication 334).

1. Mỗi máy, mỗi lần ghé, một phiếu thu tiền. Ghi ngày, máy, địa điểm, số tiền mặt đã đếm, doanh thu thẻ kể từ lần ghé trước, và bộ đếm doanh số của máy nếu có.
2. Ghi việc bổ sung hàng trên cùng phiếu. Ghi số đơn vị đã thêm, số đơn vị lấy ra vì hư hỏng và giá vốn của chúng, để truy được sản phẩm về từng máy.
3. Gửi tiền mặt vào ngân hàng đúng như đã thu. Lấy tiền mặt trả chi phí sẽ che mất cả khoản bán lẫn khoản chi. Hãy dùng tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng (Publication 334). Nếu có giữ quỹ tiền lẻ (số xu giữ lại để thối tiền), hãy ghi lại số tiền và ngày.
4. Đối chiếu mỗi tháng. Tiền mặt đã thu, cộng tiền mặt chưa kịp gửi vào đầu tháng, trừ tiền mặt chưa gửi vào cuối tháng và phần quỹ tiền lẻ tăng thêm, phải bằng số tiền mặt đã gửi. Khoản gửi mà ngân hàng ghi có vào tháng sau là chênh lệch về thời điểm, không phải thiếu hụt. Chênh lệch theo từng máy cho thấy lần đếm nào bị sai. Hãy đối chiếu riêng doanh thu thẻ với khoản đơn vị xử lý thẻ chuyển về và phí. Vào cuối năm, hãy đếm cả tiền mặt còn trong máy để doanh thu được ghi đúng năm nhận (Publication 334, phương pháp tiền mặt).
5. Ghi doanh thu thẻ theo số tiền đầy đủ. Đơn vị xử lý thẻ chuyển tiền về sau khi trừ phí, nên hãy ghi khoản bán và khoản phí riêng. Form 1099-K cuối năm có thể không bằng tổng doanh thu, vì có thể không gồm tiền mặt và có thể gồm cả thuế bán hàng (Publication 334). Xem đối chiếu doanh thu và khoản thanh toán nhận về.

Về những gì IRS mong đợi ở doanh nghiệp dùng nhiều tiền mặt và cách IRS đọc các khoản gửi tiền, xem hồ sơ doanh thu tiền mặt.

Tôi có phải nộp thuế bán hàng cho doanh thu máy bán hàng tự động không, và thuế đã nằm trong giá chưa?

Thuế bán hàng do luật của từng tiểu bang quy định, nên câu trả lời phụ thuộc vào nơi đặt từng máy. Hãy hỏi cơ quan thuế của từng tiểu bang: bạn có cần giấy phép người bán (seller's permit) không, ai là người bán lẻ (bạn hay địa điểm đặt máy), thuế nằm trong giá hay cộng thêm vào giá, mặt hàng nào chịu thuế, và cách khai khi có máy ở nhiều hạt (county).

Regulation 1574 của California là một ví dụ cho các câu trả lời đó; các tiểu bang khác có thể khác. Tại California:

• Người vận hành khai và nộp thuế trên tổng doanh thu bán qua máy, và cần giấy phép người bán (seller's permit) khi máy bán mặt hàng chịu thuế. Một giấy phép áp dụng cho tất cả máy của người vận hành.
• Doanh thu bán qua máy được mặc định là đã gồm thuế, nên doanh thu chịu thuế là tổng doanh thu trừ phần thuế nằm trong đó.
• Sổ sách của người vận hành phải cho thấy vị trí và số sê-ri của từng máy, hàng đã mua và hàng tồn kho, giá bán, doanh thu tại từng địa điểm và doanh thu từ các khoản bán được miễn thuế.
• Máy đặt ở nhiều hạt (county) cần có bảng phân bổ thuế theo từng hạt.
• Với đồ ăn lạnh và với cà phê, trà, sô cô la nóng, chỉ 33% doanh thu, sau khi trừ phần thuế đã nằm trong giá, là chịu thuế. Các món ăn nóng đã chế biến khác không được miễn một phần như vậy. Thực phẩm bán với giá rất thấp và một số máy bán hàng số lượng lớn chạy bằng xu được xử lý khác: người vận hành là người tiêu dùng, không phải người bán lẻ. Hãy xem Regulation 1574(b)(2) trước khi áp dụng tỷ lệ này.

Nếu thuế đã nằm trong giá, hãy ghi doanh thu mỗi tháng thành doanh thu cộng với số dư thuế bán hàng phải nộp, chứ không ghi toàn bộ là doanh thu. Xem bút toán thuế bán hàng.

Thuế có được tính là thu nhập hay không tùy vào đối tượng bị tiểu bang áp thuế. Hướng dẫn Schedule C nêu rằng thuế áp lên bạn với tư cách người bán và được thu từ khách hàng là một phần của tổng doanh thu, còn số thuế bạn nộp đi được khấu trừ như một khoản thuế. Thuế áp lên người mua, mà bạn chỉ thu hộ rồi nộp lại, thì không phải thu nhập cũng không phải khoản khấu trừ (hướng dẫn Schedule C, line 23). Hãy hỏi tiểu bang xem trường hợp nào áp dụng, và dù thế nào cũng nên giữ thuế bán hàng trong một tài khoản riêng.

Tiểu bang nào yêu cầu giấy phép được nêu trong khi nào bạn phải thu thuế bán hàng, và cách nộp tờ khai ở nộp tờ khai thuế bán hàng.

Tôi xử lý tiền hoa hồng hoặc tiền thuê chỗ của địa điểm đặt máy thế nào, và có phải gửi Form 1099 không?

Khi tuyến sở hữu máy và tự thu tiền, sổ sách ghi toàn bộ số tiền mặt thu được là doanh thu, và phần chia cho từng địa điểm là một khoản chi phí riêng, không trừ gộp. Sổ sách phải thể hiện tổng thu nhập cũng như các khoản khấu trừ (Publication 583). Nếu địa điểm là bên bán hàng và chia lại một phần cho tuyến, doanh thu của tuyến có thể chỉ là phần được chia đó, và hợp đồng quyết định điều này.

Phần chia là tiền thuê chỗ hay phí dịch vụ sẽ quyết định dùng loại Form 1099 nào và ghi ở line nào của Schedule C. Khoản tính theo phần trăm doanh thu vẫn có thể là tiền thuê: IRS cho biết tiền thuê không bị coi là bất hợp lý chỉ vì được tính theo phần trăm tổng doanh thu (Publication 334).

Hướng dẫn của IRS đề cập một trường hợp gần giống là các máy giải trí chạy bằng xu như máy hát tự động (jukebox) và máy pinball: hợp đồng thuê máy hoặc thuê chỗ khai ở box 1 của Form 1099-MISC, còn liên doanh nộp Form 1065 (hướng dẫn Form 1099). Hướng dẫn này không nêu tên máy bán hàng tự động. Việc một vị trí đặt máy là thuê, phí hay liên doanh là câu hỏi cần xác nhận từ hợp đồng đã ký, không phải quy tắc đã được xác lập.

Khoản trả cho một công ty, kể cả LLC chịu thuế như C corporation hoặc S corporation, nhìn chung không cần form nào trong hai form này. Khoản trả bằng thẻ thanh toán hoặc qua mạng lưới bên thứ ba, do đơn vị xử lý khai trên Form 1099-K, cũng không cần (hướng dẫn Form 1099). Hãy xin mỗi địa điểm một Form W-9 trước lần trả đầu tiên: form này cho biết mã số thuế và cách địa điểm đó chịu thuế. Nếu một địa điểm không cung cấp mã số, khấu trừ dự phòng ở mức 24% có thể áp dụng cho tiền thuê hoặc phí đạt ngưỡng, và tuyến có thể phải chịu trách nhiệm về số tiền lẽ ra đã phải khấu trừ (Publication 1099). Ai nhận form, cách cộng dồn khoản trả theo từng người nhận và hạn nộp form có trong nhà thầu nào nhận form thuế.

Sản phẩm tôi nhập về là hàng tồn kho hay là chi phí, và hàng hư hỏng thì sao?

Sản phẩm mua để bán lại qua máy là hàng tồn kho. Doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện (small business taxpayer) có thể không cần lập kiểm kê chính thức; các doanh nghiệp khác phải đếm hàng đầu năm và cuối năm, ở bất cứ đâu (trong máy, trên xe, trong kho), lấy giá vốn hàng bán từ số kiểm đếm đó, và dùng phương pháp kế toán dồn tích cho mua hàng và bán hàng (Publication 538).

Doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện coi hàng tồn là vật tư và nguyên liệu không đáng kể (non-incidental materials and supplies) vẫn thu hồi chi phí qua giá vốn hàng bán, khi hàng được giao cho khách và không sớm hơn thời điểm đã trả tiền (Regulation 1.471-1(b)(4)). Ai đủ điều kiện là doanh nghiệp nhỏ, và giá vốn sản phẩm đi vào Schedule C thế nào, có trong hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ và giá vốn hàng bán trên Schedule C.

Thuế bán hàng đã trả tại cửa hàng cho sản phẩm bạn bán lại được xử lý khác nhau theo từng tiểu bang; xem giấy chứng nhận bán lại và hoàn thuế bán hàng.

Sản phẩm hết hạn hoặc hư hỏng có thể là "hàng không bán được" ở giá bình thường. Theo quy tắc hàng tồn kho, loại hàng này được định giá theo giá bán thực (bona fide) trừ chi phí xử lý chúng (Publication 538). Giá bán thực nghĩa là hàng thật sự đã được chào bán trong một khoảng kết thúc không muộn hơn 30 ngày sau ngày kiểm kê, và hồ sơ phải cho thấy số hàng đó cuối cùng ra sao (Regulation 1.471-2(c)). Hãy ghi mọi khoản xóa sổ với ngày, máy, sản phẩm, số lượng, giá vốn, lý do và cách xử lý hàng. Nhật ký này giúp người chuẩn bị thuế xếp khoản lỗ vào đúng phương pháp mà doanh nghiệp đang dùng.

Tôi xử lý bản thân các máy thế nào?

Máy dùng được hơn một năm là tài sản kinh doanh. Chi phí của máy được khấu hao, hoặc chọn khấu trừ trong năm đầu, chứ không ghi như chi phí thông thường (Publication 334). Có ba phương pháp, áp dụng theo thứ tự dưới đây, và cả ba đều khai trên Form 4562.

Máy mới và một số máy đã qua sử dụng có thể đủ điều kiện, nhưng việc mua theo Section 179 từ người có quan hệ như cha mẹ hoặc vợ/chồng thì không (Publication 946). Chọn không áp dụng khấu hao bổ sung là một bản tuyên bố nộp cùng tờ khai nộp đúng hạn, kể cả khi đã gia hạn. Hợp danh hoặc công ty tự đưa ra lựa chọn của mình, và hủy lựa chọn đó cần IRS đồng ý (Publication 946). Lựa chọn này được thực hiện trên Form 4562 cùng tờ khai của năm máy được đưa vào sử dụng (hướng dẫn Form 4562). Xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu về thứ tự, tài sản đã qua sử dụng và việc bán sau này.

Publication 946 không liệt kê nhóm tài sản riêng cho máy bán hàng tự động. Nhóm tài sản dùng trong bán lẻ là 57.0, với thời gian khấu hao 5 năm theo hệ thống thông thường. Máy của một tuyến có thuộc nhóm này hay không là câu hỏi cần giải quyết trước khi nộp tờ khai.

Với mỗi máy, sổ sách ghi:

• giá vốn, gồm thuế bán hàng đã trả, cước vận chuyển và chi phí lắp đặt (Publication 946);
• ngày đưa vào sử dụng, tức ngày máy sẵn sàng để dùng, không phải ngày đặt hàng;
• số sê-ri, người bán và vị trí đặt máy.

Máy có giá không quá mức mua sắm nhỏ $2.500 cho mỗi món hoặc mỗi hóa đơn, với doanh nghiệp không có báo cáo tài chính đã kiểm toán, có thể được ghi chi phí ngay theo quy tắc an toàn de minimis (de minimis safe harbor). Sổ sách phải ghi chi phí theo chính sách đã có từ ngày đầu năm, và phải gửi kèm tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả khi đã gia hạn, một bản tuyên bố lựa chọn (quy định của IRS về tài sản hữu hình). Xem ghi chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ.

Chi phí vận hành tuyến nào được tính?

Các chi phí thông thường và cần thiết để vận hành tuyến là chi phí kinh doanh, mỗi khoản có một chỗ trên Schedule C (hướng dẫn Schedule C).

Mức dặm tiêu chuẩn so với chi phí xe tải thực tế được nêu trong mức dặm tiêu chuẩn hay chi phí xe thực tế.

Tuyến máy bán hàng tự động khai ở đâu trên tờ khai thuế?

Tờ khai phụ thuộc vào cách sở hữu tuyến. Chủ sở hữu duy nhất khai trên Schedule C, và hướng dẫn của schedule này có mã ngành cho người vận hành máy bán hàng tự động (hướng dẫn Schedule C).

Tổng doanh thu ở line 1 của Schedule C là số tiền doanh nghiệp thực nhận, vì vậy phiếu thu tiền và phiếu gửi tiền quan trọng hơn tổng trên Form 1099-K.

Tôi cần giữ những hồ sơ nào, và giữ bao lâu?

Hãy giữ hồ sơ của từng khoản cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai đó, nhìn chung là 3 năm sau khi nộp (tờ khai nộp sớm được tính là nộp vào hạn nộp). Hồ sơ về máy phải giữ lâu hơn: giữ đến khi hết thời hiệu của năm bán máy (Publication 583). Các thời hạn dài hơn và ngoại lệ có trong giữ hồ sơ kinh doanh bao lâu.

Với một tuyến máy, hãy giữ phiếu thu tiền và nhật ký hàng hư hỏng; phiếu gửi tiền, sao kê ngân hàng và sao kê của đơn vị xử lý thanh toán, kể cả Form 1099-K; hóa đơn nhà cung cấp và kiểm kê hàng; hợp đồng với địa điểm, Form W-9 và mọi Form 1099 đã nộp; hóa đơn mua máy kèm số sê-ri và ngày đưa vào sử dụng; nhật ký số dặm, giấy phép và tờ khai thuế bán hàng.

Tiểu bang có thể yêu cầu nhiều hơn, và công ty bảo hiểm hay bên cho vay có thể muốn giữ hồ sơ lâu hơn IRS. Xem lưu giữ hồ sơ cho người tự kinh doanh.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Hai mươi máy và một lần đối chiếu hằng tháng

Một tuyến có 20 máy, mỗi máy thu khoảng $300 tiền mặt mỗi tháng: $6.000 mỗi tháng, $72.000 mỗi năm. Tổng các phiếu thu tiền tháng 5 là $6.000, còn tiền gửi tháng 5 là $5.880. Khoản chênh $120 cần có lời giải thích trước khi khóa sổ. Phiếu theo từng máy cho biết một lần đếm bị thiếu, một khoản gửi bị bỏ sót hay quỹ tiền lẻ được giữ lại, và lý do được ghi bên cạnh tháng đó.

Tuyến máy kiếm được bao nhiêu

Tuyến 20 máy có doanh thu $72.000. Giá vốn sản phẩm là $30.000, phần chia cho các địa điểm là $7.200, còn xe tải, sửa chữa, phí thẻ và giấy phép là $9.000. Lợi nhuận trước chi phí máy là $25.800. Khoản khấu trừ cho máy làm lợi nhuận giảm đi, còn thuế tự kinh doanh và các khoản nộp thuế tạm tính tính theo lợi nhuận.

Máy đã qua sử dụng mua giữa năm

Một chủ sở hữu mua một máy đã qua sử dụng giá $4.000 từ người bán không có quan hệ và đưa vào sử dụng vào tháng 7. Sổ sách ghi hóa đơn, ngày đưa vào sử dụng, số sê-ri và người bán. Trên tờ khai, máy có thể đủ điều kiện hưởng khấu hao bổ sung, loại này áp dụng trừ khi chủ sở hữu chọn không dùng. Chủ sở hữu cũng có thể chọn Section 179 (bị giới hạn bởi thu nhập từ các hoạt động kinh doanh trực tiếp điều hành và tiền lương của năm, phần vượt được chuyển sang năm sau), hoặc chọn không áp dụng khấu hao bổ sung cho cả nhóm tài sản rồi khấu hao theo thời gian khấu hao. Hồ sơ hỗ trợ được cả ba cách.

Địa điểm lấy một phần chia

Một doanh nghiệp đặt máy bán được $6.000 mỗi tháng. Giả sử doanh nghiệp này và một địa điểm thứ hai đều là doanh nghiệp một chủ tại Hoa Kỳ, được trả trực tiếp bằng séc, không có khấu trừ dự phòng và không có thuế bán hàng nằm trong doanh thu đã nêu. Tuyến trả cho doanh nghiệp đó 10% doanh thu: $600 mỗi tháng, $7.200 mỗi năm, cao hơn ngưỡng $2.000. Sổ sách ghi $6.000 doanh thu và $600 chi phí địa điểm mỗi tháng, không ghi $5.400 doanh thu. Với các giả định đó, hợp đồng quyết định $7.200 được khai là tiền thuê (Form 1099-MISC, box 1) hay phí dịch vụ (Form 1099-NEC, box 1a). Phần chia cho địa điểm thứ hai là $100 mỗi tháng, tức $1.200 mỗi năm, thấp hơn ngưỡng, nên riêng số tiền này chưa buộc phải nộp form cho người nhận đó. Khấu trừ dự phòng là một quy tắc riêng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Máy đặt ở nhiều hạt (county) hoặc nhiều tiểu bang: mỗi nơi có thể có giấy phép, thuế suất và tờ khai riêng, và tuyến ở tiểu bang khác còn có thể phải nộp thuế thu nhập hoặc thuế đặc quyền kinh doanh của tiểu bang đó. Hãy bắt đầu với khi nào bạn phải thu thuế bán hàng và nexus thuế bán hàng so với nexus thuế thu nhập. Hỗ trợ ghi sổ dành cho các tuyến mà sổ sách không được ghi theo từng địa điểm.
• Các địa điểm lấy phần trăm và hợp đồng không rõ: loại Form 1099 và line trên Schedule C phụ thuộc vào câu trả lời. Xem nhà thầu nào nhận form thuế. Sổ sách ghi riêng doanh thu và phần chia của từng địa điểm là nền tảng để trả lời; hỗ trợ ghi sổ dành cho các tuyến chưa làm như vậy.
• Số tiền mặt đếm không khớp tiền gửi: hãy bắt đầu với hồ sơ doanh thu tiền mặt. Nếu nhiều tháng bị lệch, xem hoàn thiện sổ sách quá hạn và dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng, hoặc nhờ hỗ trợ ghi sổ nếu phiếu thu tiền của từng máy vẫn không khớp với tiền gửi.
• Tờ khai đầu tiên đến hạn và máy đã được mua trong năm: hãy so sánh các phương pháp trong khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu, và nhờ hỗ trợ ghi sổ nếu hồ sơ tài sản chưa đầy đủ.
• Thuế bán hàng có thể chưa được thu ở một tiểu bang: xem bổ sung thuế bán hàng chưa thu, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ nếu chưa rõ tháng và tiểu bang nào bị ảnh hưởng.
• Các thành viên hợp danh hoặc một công ty sở hữu tuyến: sổ sách theo pháp nhân, và việc LLC bầu chọn S hoặc chọn chịu thuế như công ty được coi là chuyển giao tài sản, có hạn riêng (xem sổ sách sau khi bầu chọn S corporation). Xem thiết lập sổ sách cho LLC mới và ghi sổ cho S corporation, hoặc hỗ trợ ghi sổ nếu sổ sách không được ghi theo từng chủ sở hữu.