LLC Florida cho người không cư trú: thành lập, báo cáo hằng năm và thuế

Người không cư trú có lập được LLC Florida không?

Có. Hướng dẫn nộp hồ sơ của Florida không yêu cầu chủ sở hữu hay người quản lý nào phải sống tại Florida hoặc Hoa Kỳ. Yêu cầu duy nhất trong tiểu bang là một đại diện đăng ký có địa chỉ đường phố thực tế tại Florida, ký vào điều lệ để nhận vai trò (hướng dẫn điều lệ). Nộp trực tuyến hoặc qua thư tốn $125, đã gồm lệ phí nộp hồ sơ và việc chỉ định đại diện đăng ký bắt buộc (lệ phí LLC).

Sau đó, LLC phải nộp báo cáo hằng năm mỗi năm, và hồ sơ liên bang tùy thuộc vào người sở hữu LLC. Trường hợp không đơn giản khi:

• Chủ sở hữu không phải công dân hay cư dân Hoa Kỳ. Công dân Hoa Kỳ sống ở nước ngoài không phải chủ sở hữu nước ngoài. LLC một thành viên có chủ sở hữu nước ngoài nộp Form 5472 cho IRS cho mỗi năm có giao dịch phải khai báo, chẳng hạn tiền chủ sở hữu góp vào, và bỏ sót sẽ bị phạt $25.000.
• LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên, hoặc chọn đánh thuế như công ty. Cả hai đều thay đổi tờ khai liên bang, và lựa chọn đánh thuế như công ty kéo theo thuế thu nhập công ty của Florida.
• Chủ sở hữu sống hoặc làm việc ở một tiểu bang khác của Hoa Kỳ. Tiểu bang đó có thể yêu cầu đăng ký và thuế riêng.
• Đã bỏ sót một báo cáo hằng năm. LLC có thể đã bị giải thể.

Hãy chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ: tên LLC, đại diện đăng ký đã đồng ý nhận vai trò cùng địa chỉ đường phố tại Florida, địa chỉ đường phố của văn phòng chính và địa chỉ nhận thư, họ tên và địa chỉ của ít nhất một người quản lý hoặc đại diện được ủy quyền, một địa chỉ email có người đọc, và một thẻ để thanh toán trực tuyến.

Về các bước chung để lập LLC Hoa Kỳ từ nước ngoài, xem lập LLC Hoa Kỳ cho người không cư trú, từng bước. Nếu bạn sống ở Florida, xem cách lập LLC ở Florida.

LLC Florida tốn bao nhiêu để lập và duy trì?

Florida thu $125 một lần để lập LLC, rồi $138,75 cho mỗi báo cáo hằng năm nộp đúng hạn.

Lệ phí tiểu bang lấy từ biểu phí LLC của Florida. IRS cho biết bạn không bao giờ phải trả phí để có EIN (IRS). Đại diện đăng ký thương mại thu phí riêng, không do tiểu bang quy định. Giấy chứng nhận tình trạng và bản sao có chứng thực là các dịch vụ tùy chọn.

Báo cáo hằng năm đầu tiên đến hạn trong khoảng từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 1 tháng 5 của năm sau năm điều lệ có hiệu lực (s. 605.0212). LLC thành lập từ ngày 1 tháng 10 đến ngày 31 tháng 12 và chưa kinh doanh trước năm mới có thể ghi ngày 1 tháng 1 làm ngày có hiệu lực. Việc này hoãn báo cáo hằng năm đầu tiên thêm một năm (hướng dẫn).

Những địa chỉ nào ghi trên điều lệ, và điều gì trở thành công khai trên Sunbiz?

Điều lệ ghi địa chỉ đường phố của văn phòng chính, địa chỉ nhận thư, tên và địa chỉ đường phố tại Florida của đại diện đăng ký, và tùy chọn, người quản lý hoặc đại diện được ủy quyền. Mọi thông tin nộp lên đều trở thành công khai: Division of Corporations cho biết mọi thông tin trên hồ sơ nộp là một phần của hồ sơ công khai và hiển thị trên trang web của họ (trang LLC Florida).

Không ghi người quản lý trên điều lệ không có nghĩa là mọi tên đều không xuất hiện: ít nhất một đại diện được ủy quyền phải ký điều lệ (hướng dẫn). Mỗi báo cáo hằng năm phải ghi tên ít nhất một người có thẩm quyền quản lý công ty, kèm chức danh và địa chỉ (s. 605.0212), nên ít nhất một tên và địa chỉ trở thành công khai cùng báo cáo hằng năm đầu tiên. Hướng dẫn cũng lưu ý ngân hàng có thể yêu cầu người quản lý hoặc đại diện được ủy quyền có tên trong hồ sơ của tiểu bang trước khi mở tài khoản.

Đại diện đăng ký phải là cư dân Florida hoặc một pháp nhân kinh doanh có hồ sơ đang hoạt động tại Florida, và địa chỉ kinh doanh của đại diện phải là văn phòng đăng ký (s. 605.0113). LLC không thể tự làm đại diện của chính mình. Nhiệm vụ của đại diện là chuyển các vụ kiện, thông báo và yêu cầu đến địa chỉ gần nhất LLC đã cung cấp. Địa chỉ chuyển tiếp thư tự nó không đủ điều kiện: phải có một người tại địa chỉ đường phố Florida đó được bổ nhiệm làm đại diện và đã ký nhận vai trò. Nếu LLC ngừng duy trì đại diện và không khắc phục trong vòng 60 ngày sau khi Florida gửi thông báo, Florida giải thể LLC (s. 605.0714).

Về cách chọn đại diện, xem đại diện đăng ký. Về địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng, xem địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ.

Báo cáo hằng năm của LLC Florida khi ở nước ngoài: hạn nộp khi nào, và nộp trễ thì sao?

LLC Florida nộp báo cáo hằng năm trực tuyến trong khoảng ngày 1 tháng 1 và ngày 1 tháng 5 mỗi năm, chậm nhất 11:59 tối giờ miền Đông ngày 1 tháng 5. Sau đó, Florida cộng thêm phí trễ $400 (trang báo cáo hằng năm). Báo cáo xác nhận hoặc cập nhật địa chỉ, đại diện đăng ký, người quản lý và EIN của LLC. Đây không phải báo cáo tài chính, và vẫn phải nộp dù không có gì thay đổi. Cho đến khi báo cáo được nộp và lệ phí được trả, LLC không được khởi kiện hoặc tự bảo vệ trước tòa án Florida (s. 605.0212).

Điều quan trọng với chủ sở hữu ở nước ngoài:

• Tính hạn theo giờ miền Đông. Giờ chốt là 11:59 tối giờ miền Đông ngày 1 tháng 5, bất kể ngày ở nơi bạn đang sống là ngày nào.
• Thanh toán bằng thẻ. Nộp trực tuyến nhận thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ. Séc gửi thư phải bằng tiền Hoa Kỳ, rút từ ngân hàng Hoa Kỳ và có dấu bưu điện chậm nhất ngày 1 tháng 5.
• Giữ địa chỉ email luôn cập nhật. Thông báo nhắc hạn và xác nhận hồ sơ được gửi đến email đang lưu (mẫu điều lệ).
• Đừng trông chờ vào việc được miễn. Mẫu của tiểu bang ghi rằng không có quy định nào cho phép miễn phí trễ.

Nếu đến 5:00 chiều giờ miền Đông vào thứ Sáu thứ ba của tháng 9 vẫn chưa nhận được báo cáo, Florida có thể giải thể LLC, và thực hiện khi kết thúc giờ làm việc vào thứ Sáu thứ tư của tháng 9 (s. 605.0714). Trang của Division nêu ngày cuối cùng được nộp mỗi năm: bằng séc, thứ Sáu thứ ba; trực tuyến bằng thẻ, đến 5:00 chiều giờ miền Đông vào thứ Sáu thứ tư (trang báo cáo hằng năm). LLC bị giải thể vẫn tồn tại, nhưng chỉ được tiến hành các hoạt động cần thiết để thanh lý công việc. Florida có thể chỉ gửi thông báo giải thể qua email, đến địa chỉ đang lưu.

LLC Florida do người ở nước ngoài sở hữu có phải nộp thuế thu nhập Florida không?

Điều đó tùy thuộc vào cách LLC bị đánh thuế và ai sở hữu LLC, không tùy vào nơi chủ sở hữu sống. Florida không có thuế thu nhập cá nhân (Department of Revenue). Thuế thu nhập công ty của Florida áp dụng cho các pháp nhân bị đánh thuế như công ty, và có quy định đặc biệt cho LLC (thuế thu nhập công ty). LLC bị bỏ qua về thuế (disregarded) là LLC mà IRS coi như một phần của tờ khai của chủ sở hữu, đây là mặc định của LLC một chủ (IRS).

Các dòng về chủ sở hữu là công ty quan trọng khi một công ty, không phải một cá nhân, sở hữu LLC. Department cho biết chủ sở hữu là công ty phải nộp kể cả khi việc sở hữu LLC một thành viên là hoạt động duy nhất của công ty đó. Trang của Department không nói rõ điều này áp dụng thế nào cho công ty thành lập ngoài Hoa Kỳ.

LLC bị đánh thuế như công ty bắt đầu từ thu nhập chịu thuế liên bang của mình, điều chỉnh theo quy định của Florida và phân bổ cho Florida theo tài sản, tiền lương và doanh thu. Sau đó trừ khoản miễn $50.000, tính theo tỷ lệ với năm thuế ngắn hơn 12 tháng và chia cho các thành viên Florida của một nhóm công ty được kiểm soát (s. 220.14), và nộp 5,5% trên phần còn lại (thuế thu nhập công ty). Về phần liên bang của lựa chọn này, xem LLC của người nước ngoài chọn đánh thuế như công ty.

Bán hàng vào Florida hoặc lưu hàng tồn kho ở đó: khi nào phải đăng ký thuế bán hàng?

Đăng ký thuế bán hàng dựa trên việc LLC làm gì, không phải nơi LLC được thành lập. Phải đăng ký tại Florida khi LLC bán lẻ hàng chịu thuế ở Florida, có hàng tồn kho hoặc cơ sở kinh doanh ở đó, hoặc có doanh số bán từ xa vào Florida vượt $100.000 trong năm dương lịch trước (thuế bán hàng và thuế sử dụng).

• Hàng tồn kho tại Florida. Định nghĩa người bán (dealer) của Florida bao gồm bất kỳ ai giữ hàng tại Florida để bán lẻ, hoặc có văn phòng, kho hay cơ sở kinh doanh khác ở đó (s. 212.06(2)). Department cũng liệt kê việc sở hữu, thuê hoặc cho thuê tài sản tại Florida là mối liên hệ kinh doanh đối với doanh nghiệp ngoài tiểu bang (doanh nghiệp ngoài tiểu bang). Hàng LLC tự giữ trong kho tại Florida để bán dường như nằm trong các từ ngữ này. Các trang được dẫn ở đây không nói rõ chúng áp dụng thế nào với hàng mà một sàn thương mại giữ trong kho của chính sàn tại Florida cho người bán có mọi giao dịch tại Florida đều đi qua sàn đó.
• Bán hàng từ xa. Người bán nhận đơn hàng ngoài Florida và giao hàng vào Florida phải đăng ký khi doanh số bán từ xa chịu thuế trong năm dương lịch trước vượt $100.000 (TIP 21A01-03).
• Bán hàng qua sàn thương mại. Khi một nhà cung cấp sàn đã đăng ký xác nhận rằng họ thu thuế Florida, người bán không thu thuế trên các giao dịch đó và không đưa chúng vào tờ khai của mình. Người bán có hiện diện thực tế tại Florida, hoặc có doanh số từ xa ngoài sàn vượt ngưỡng, vẫn phải đăng ký cho các giao dịch ngoài sàn (TIP 21A01-03).

Có một điểm chưa rõ. Quy tắc người bán từ xa của Florida và ngưỡng của quy tắc đó áp dụng cho những người không nằm tại Florida nhận đơn hàng ngoài Florida (TIP 21A01-03). Các trang của Department được dẫn ở đây không nói LLC Florida điều hành từ nước ngoài, mà mối liên hệ duy nhất với Florida là đại diện đăng ký, có được coi là nằm tại Florida hay không. Hãy hỏi Department bằng văn bản trước khi dựa vào một trong hai cách hiểu. Về cách thuế bán hàng Hoa Kỳ áp dụng cho người bán ở nước ngoài, xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng và quy định bên vận hành sàn cho startup.

Sau đó phải nộp những hồ sơ liên bang nào: EIN, Form 5472 và Form 1120 pro forma?

LLC nhận EIN sau khi nộp hồ sơ tiểu bang, rồi nộp hồ sơ cho IRS tùy theo chủ sở hữu và cách phân loại thuế. Việc lập công ty ở Florida không thay đổi quy định liên bang nào.

EIN. IRS cấp EIN miễn phí. Người nộp đơn không có SSN hoặc ITIN, hoặc LLC có nơi kinh doanh chính ngoài Hoa Kỳ, không dùng được đơn trực tuyến và nộp đơn qua điện thoại, fax hoặc thư. Hãy nộp đơn sau khi Florida đã tiếp nhận điều lệ, nếu không EIN có thể bị chậm (IRS). Xem xin EIN khi không có SSN.

Một chủ sở hữu là người Hoa Kỳ. Công dân hoặc cư dân Hoa Kỳ sở hữu LLC một mình, dù sống ở đâu, nói chung khai hoạt động của LLC trên Form 1040 của chính mình, ở Schedule C, E hoặc F (IRS).

Một chủ sở hữu là người nước ngoài. LLC một thành viên thuộc sở hữu hoàn toàn của người nước ngoài nộp Form 1120 pro forma kèm Form 5472 cho mỗi năm có giao dịch phải khai báo, chẳng hạn tiền chủ sở hữu góp vào hoặc rút ra, hoặc các khoản trả để lập LLC (hướng dẫn Form 5472). Hạn nộp là hạn của Form 1120, 15 tháng 4 của năm kế tiếp với năm dương lịch (hướng dẫn Form 1120). Cả tờ khai lẫn đơn gia hạn Form 7004 đều không nộp điện tử được: cả hai gửi bằng fax hoặc thư, đơn gia hạn chậm nhất vào hạn gốc. Bỏ sót, hoặc nộp form thiếu nghiêm trọng, có thể bị phạt $25.000. Về nội dung điền trên các form và nơi gửi, xem hồ sơ của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu và, với năm đầu ngắn, hồ sơ nộp cho năm thành lập.

Từ hai chủ sở hữu trở lên. LLC mặc định là hợp danh (IRS) và nộp Form 1065 (IRS). Nếu LLC có thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, LLC còn phải nộp thuế khấu trừ trên phần thu nhập đó của các chủ sở hữu nước ngoài (IRS). Xem LLC do hai người không cư trú sở hữu. Trừ khi LLC đã chọn đánh thuế như công ty, thêm chủ sở hữu thứ hai biến LLC một chủ thành hợp danh, và giảm xuống một chủ sở hữu làm LLC bị bỏ qua về thuế (26 CFR 301.7701-3(f)(2)).

Lựa chọn đánh thuế như công ty. LLC chọn đánh thuế như công ty trên Form 8832 nộp Form 1120 đầy đủ, kèm Form 5472 cho các giao dịch phải khai báo khi một người nước ngoài sở hữu từ 25% trở lên. Lựa chọn có thể có hiệu lực tối đa 75 ngày trước ngày nộp form và chậm nhất 12 tháng sau đó; mọi chủ sở hữu, hoặc một người quản lý hay thành viên được ủy quyền, ký tên (Form 8832). Xem LLC của người nước ngoài chọn đánh thuế như công ty.

Chủ sở hữu có phải nộp thuế thu nhập Hoa Kỳ hay không phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, không phải vào LLC; xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ. FinCEN cho biết các công ty được thành lập tại Hoa Kỳ hiện được miễn báo cáo thông tin chủ sở hữu hưởng lợi (FinCEN). Các trang nộp hồ sơ của Florida vẫn còn thông báo cũ về yêu cầu liên bang đó, nên hãy dựa vào trang của FinCEN; xem báo cáo BOI: ai vẫn phải nộp.

LLC Florida có thay đổi thuế nơi tôi sống hoặc làm việc không?

Không. IRS phân loại LLC theo số thành viên và lựa chọn đánh thuế, không theo tiểu bang (IRS). Florida không có thuế thu nhập cá nhân chỉ có nghĩa là Florida không đánh thuế thu nhập của chủ sở hữu cá nhân. Điều đó không ngăn:

• tiểu bang Hoa Kỳ nơi bạn sống hoặc làm việc yêu cầu LLC đăng ký và đánh thuế thu nhập của LLC theo quy định của tiểu bang đó (xem đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác);
• nước nơi bạn sống đánh thuế phần lợi nhuận của bạn theo quy định riêng;
• thuế liên bang Hoa Kỳ đối với thu nhập từ hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ.

Chủ sở hữu người Canada gặp một điểm không khớp cụ thể giữa cách hai nước đối xử với LLC; xem sửa LLC Hoa Kỳ do người Canada sở hữu.

Khôi phục tư cách LLC Florida bị giải thể vì bỏ sót báo cáo tốn bao nhiêu?

Khôi phục tư cách LLC Florida tốn $100,00 cộng $138,75 cho mỗi năm báo cáo còn nợ, tức $238,75 khi bỏ sót một năm (trang khôi phục tư cách). Phí trễ $400 không được cộng thêm khi LLC bị giải thể vì bỏ sót báo cáo và khôi phục bằng lệ phí khôi phục (s. 607.193). Mọi lệ phí được trả cùng đơn, do cả đại diện đăng ký và một đại diện được ủy quyền ký (s. 605.0715).

Việc khôi phục có hiệu lực ngược về ngày giải thể, như thể LLC chưa từng bị giải thể. Florida giữ tên trong một năm sau khi giải thể; nếu sau đó doanh nghiệp khác dùng tên này, LLC phải đổi tên để khôi phục.

Về thứ tự đầy đủ các bước, xem khôi phục tư cách công ty của bạn. LLC bị giải thể thường cũng bỏ sót hồ sơ liên bang; xem hồ sơ bỏ sót của chủ sở hữu nước ngoài và tiền phạt.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Chủ sở hữu ở Đức bán qua sàn thương mại Hoa Kỳ

Một người cư trú tại Đức lập LLC Florida một thành viên vào tháng 3 và bán qua một sàn thương mại trực tuyến Hoa Kỳ.

• Năm 1: LLC trả Florida $125, chỉ định một đại diện đăng ký tại Florida và nhận EIN qua điện thoại. LLC bị bỏ qua về thuế, nên không nộp tờ khai thuế thu nhập Florida.
• Năm 2: Chậm nhất vào ngày 15 tháng 4, LLC fax Form 1120 pro forma kèm Form 5472, khai khoản tiền chủ sở hữu góp vào và lệ phí thành lập. Trong khoảng từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 1 tháng 5, LLC nộp báo cáo hằng năm đầu tiên với $138,75. Sàn thương mại xác nhận họ thu thuế Florida trên các giao dịch của LLC; khi LLC bắt đầu bán trực tiếp từ một kho tại Florida, LLC đăng ký thuế bán hàng Florida cho các giao dịch trực tiếp đó. Vì nay có hàng ở Hoa Kỳ, chủ sở hữu cũng kiểm tra xem thuế thu nhập Hoa Kỳ có áp dụng không (khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ).
• Từ Năm 3 trở đi: $138,75 mỗi mùa xuân cho Florida và, với mỗi năm có giao dịch phải khai báo, Form 1120 pro forma kèm Form 5472 chậm nhất ngày 15 tháng 4.

Bỏ sót báo cáo, LLC bị giải thể vào tháng 9

Một chủ sở hữu ở Singapore bỏ lỡ ngày 1 tháng 5 và cả hai ngày thanh toán trong tháng 9, và Florida giải thể LLC vào thứ Sáu thứ tư của tháng 9. Để khôi phục vào tháng 10, LLC trả $100 cộng $138,75 cho một năm báo cáo, tổng $238,75, không có phí trễ $400, và đơn do đại diện đăng ký cùng một đại diện được ủy quyền ký. Cho đến lúc đó, LLC chỉ được thanh lý công việc. Báo cáo của năm sau vẫn đến hạn trong khoảng từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 1 tháng 5.

LLC bị đánh thuế như công ty

Một LLC Florida do người nước ngoài sở hữu, không có công ty liên quan, chọn đánh thuế như công ty và, trong năm thuế đủ 12 tháng, có $100.000 thu nhập được phân bổ cho Florida. Thuế Florida là 5,5% của ($100.000 trừ khoản miễn $50.000), tức $2.750, trên Form F-1120, đến hạn ngày 1 tháng 5 với năm dương lịch. Vì vượt $2.500 mỗi năm, LLC còn phải nộp thuế Florida tạm tính trên Form F-1120ES. LLC cũng nộp Form 1120 liên bang, kèm Form 5472 cho mọi giao dịch phải khai báo với chủ sở hữu, và nộp thuế công ty liên bang.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn là chủ sở hữu nước ngoài và LLC phải nộp Form 5472: xem hồ sơ của LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu và nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp.
• Bạn bỏ sót Form 5472 hoặc báo cáo hằng năm, hoặc LLC đã bị giải thể: xem hồ sơ bỏ sót của chủ sở hữu nước ngoài và tiền phạt, khôi phục tư cách công ty của bạn và nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp.
• Bạn muốn nhờ làm giúp hồ sơ Florida, đại diện đăng ký và báo cáo hằng năm: nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn muốn LLC bị đánh thuế như công ty: xem LLC của người nước ngoài chọn đánh thuế như công ty và hỗ trợ thành lập doanh nghiệp trước khi nộp Form 8832.
• Bạn sống ở một tiểu bang khác của Hoa Kỳ: tiểu bang đó có thể yêu cầu đăng ký và thuế; xem đăng ký hoạt động tại tiểu bang khác và hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Hàng tồn kho, nhân viên hoặc đại lý sẽ ở Hoa Kỳ: bạn có thể phải nộp thuế thu nhập Hoa Kỳ; xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• LLC có hai chủ sở hữu ở nước ngoài: xem LLC do hai người không cư trú sở hữu và nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp.
• Một công ty ở nước ngoài sẽ sở hữu LLC: Florida có thể yêu cầu công ty đó nộp Form F-1120; xem công ty con tại Hoa Kỳ của công ty nước ngoài và nhờ hỗ trợ khai thuế doanh nghiệp.
• Bạn là chủ sở hữu người Canada: xem sửa LLC Hoa Kỳ do người Canada sở hữu và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn lập LLC để bán trên sàn thương mại hoặc nhận thanh toán thẻ: xem công ty Hoa Kỳ cho sàn thương mại và nền tảng thanh toán.
• Bạn vẫn đang chọn tiểu bang: xem tiểu bang tốt nhất cho LLC của người không cư trú.
• Bạn sống ở Florida: xem cách lập LLC ở Florida.