Befreit, nullbesteuert, nicht steuerbar: GST/HST-Steuercodes

Was ist der Unterschied zwischen steuerpflichtig, nullbesteuert und befreit?

Die GST/HST in Kanada ordnet jeden Verkauf einer von drei Kategorien zu. Die Kategorie entscheidet, ob Sie Steuer berechnen und ob Sie die GST/HST auf die Einkäufe hinter dem Verkauf über den Vorsteuerabzug (Input Tax Credit, ITC) zurückholen können. Ein steuerpflichtiger Verkauf wird mit dem Satz seiner Provinz oder seines Territoriums besteuert. Ein nullbesteuerter Verkauf wird mit 0 % besteuert: Es wird keine Steuer berechnet, aber der Verkauf bleibt steuerpflichtig. Bei einem befreiten (Exempt) Verkauf fällt überhaupt keine GST/HST an (CRA: Art der Leistung).

Ein nullbesteuerter Verkauf ist in jeder Provinz nullbesteuert. Nur der Satz für andere steuerpflichtige Verkäufe ändert sich mit der Provinz oder dem Territorium (CRA: Sätze).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn ein Unternehmen sowohl befreite als auch steuerpflichtige oder nullbesteuerte Verkäufe hat und unklar ist, welchen Vorsteuerabzug es geltend machen kann, wenn Verkäufe an Kunden außerhalb Kanadas gehen oder wenn die Erklärung nicht mehr zu den Büchern passt. Stellen Sie vor jeder Umbuchung vier Dinge zusammen: Verkäufe nach Kategorie, Einkäufe mit dem Code jeder Zeile, die Steuercode-Tabelle Ihrer Software und die bereits eingereichten GST/HST-Erklärungen für den Zeitraum.

Warum ändert der Unterschied zwischen nullbesteuert und befreit meinen Vorsteuerabzug?

Nullbesteuerte Verkäufe sind steuerpflichtig, deshalb können die Einkäufe dahinter einen Vorsteuerabzug (ITC) auslösen. Befreite Verkäufe sind nicht steuerpflichtig, deshalb geht der Vorsteuerabzug auf die Einkäufe dahinter in der Regel verloren (RC4022).

Ein Unternehmen in Kanada, das nur befreite Leistungen erbringt, kann sich in der Regel nicht registrieren und hat deshalb keinen Vorsteuerabzug geltend zu machen (RC4022). Ein Unternehmen mit befreiten und steuerpflichtigen Verkäufen kann den Vorsteuerabzug nur insoweit geltend machen, als seine Einkäufe die steuerpflichtigen Verkäufe stützen. Zu dieser Aufteilung siehe GST/HST für Arztpraxen und Gesundheitseinrichtungen.

Daraus folgen zwei Fallen bei der Codierung:

• Eine als befreit codierte Ausfuhr verschenkt Vorsteuerabzug, den das Unternehmen geltend machen könnte.
• Ein als nullbesteuert codierter befreiter Verkauf macht Vorsteuerabzug geltend, der dem Unternehmen möglicherweise nicht zusteht.

Welche Verkäufe sind nullbesteuert, und welche sind befreit?

Grundnahrungsmittel, verschreibungspflichtige Arzneimittel und Ausfuhren sind nullbesteuert. Langfristige Wohnungsmiete, die meisten medizinischen und zahnärztlichen Leistungen von zugelassenen Ärzten oder Zahnärzten aus medizinischen Gründen und die meisten Finanzdienstleistungen sind befreit. Die CRA nennt diese Beispiele (CRA: Art der Leistung):

Ein Produkt, das nach einem Eintrag auf der einen Liste klingt, kann auf der anderen Liste stehen. Maßgeblich sind die Anhänge: Schedule V führt befreite Leistungen auf, und Schedule VI führt nullbesteuerte Leistungen auf, einschließlich der Ausfuhren in Part V.

Was bedeutet „nicht steuerbar“, und ist das eine Steuerkategorie der CRA?

„Nicht steuerbar“ (Out of Scope) ist keine Kategorie der CRA. Die CRA beschreibt steuerpflichtige, nullbesteuerte und befreite Leistungen. Buchhaltungssoftware verwendet die Bezeichnung oft für alles, was die GST/HST nicht erfasst, etwa Vorgänge, die überhaupt keine Leistung sind.

Die GST/HST in Kanada knüpft an eine Leistung (Supply) an, also die Lieferung von Gegenständen oder die Erbringung einer Dienstleistung. Nach den Begriffsbestimmungen des Gesetzes umfassen weder „Gegenstand“ noch „Dienstleistung“ Geld, und „Dienstleistung“ schließt außerdem aus, was ein Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erbringt (Abschnitt 123). Geldbewegungen und Arbeitnehmerlöhne sind deshalb keine Leistungen, und keine Kategorie gilt für sie. Eine Finanzdienstleistung wie die Vergabe eines Darlehens ist dagegen eine Leistung und befreit. Siehe die Einkaufscodes weiter unten.

Nutzen Sie den Code „nicht steuerbar“ nicht für einen echten Verkauf, nur weil keine Steuer berechnet wurde. Nullbesteuerte, befreite und Kleinunternehmer-Verkäufe sind weiterhin Verkäufe. Jeder braucht seinen eigenen Code, weil jeder Ihren Vorsteuerabzug oder Ihren Registrierungstest anders beeinflusst.

Welchen Code nutze ich für Löhne, Entnahmen der Eigentümer und Überweisungen zwischen Konten?

Nutzen Sie den Code „nicht steuerbar“ oder „keine GST/HST“ Ihrer Software. Nichts davon ist ein Gegenstand oder eine Dienstleistung, daher fällt darauf keine GST/HST an.

• Löhne: Was ein Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber erbringt, fällt nicht unter den Begriff der Dienstleistung, und der Lohn selbst ist Geld.
• Entnahmen der Eigentümer, Dividenden und Überweisungen zwischen Ihren eigenen Konten: Das sind Geldbewegungen, kein Gegenstand und keine Dienstleistung.
• Darlehensbeträge, die eingehen oder ausgehen: Auch das ist Geld. Die Darlehensvergabe selbst ist eine befreite Finanzdienstleistung, die über Zinsen und Gebühren bezahlt wird. Siehe die Einkaufscodes weiter unten.

Die Rechnung eines selbstständigen Auftragnehmers oder einer Gesellschaft, die ein Eigentümer kontrolliert, ist kein Lohn. Sie betrifft den Einkauf einer Dienstleistung. Codieren Sie sie nach der auf der Rechnung ausgewiesenen Steuer und prüfen Sie sie anhand der Einkaufsregeln weiter unten.

Wie die Vergütung der Eigentümer in einer Kapitalgesellschaft gebucht wird, behandeln eigene Ratgeber: Dividenden buchen, das Gesellschafterdarlehenskonto und privat bezahlte Geschäftskosten.

Welchen Code nutze ich bei Einkäufen: Lieferantenrechnungen, Bankgebühren und Versicherungen?

Bei einem Einkauf hält der Code fest, was der Lieferant berechnet hat. Weist die Rechnung GST/HST aus, nutzen Sie einen steuerpflichtigen Code. Die Steuer ist nur dann als Vorsteuerabzug (ITC) abziehbar, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind: Sie sind registriert, der Einkauf dient Ihrer gewerblichen Tätigkeit, und der Beleg enthält die vorgeschriebenen Angaben (CRA: Vorsteuerabzug). Siehe was ein Beleg zeigen muss. Steuer, die ein nicht ansässiger Lieferant im vereinfachten Registrierungssystem berechnet, kann weder als Vorsteuerabzug noch als Erstattung geltend gemacht werden. Ein regulär Registrierter gibt diesem Lieferanten einen Nachweis seiner Registrierung, damit keine Steuer berechnet wird (CRA: Vorsteuerabzug; Abschnitt 211.17).

Weist die Rechnung keine GST/HST aus, nutzen Sie einen Code ohne Steuer. Die Leistung kann nullbesteuert, befreit, außerhalb Kanadas erbracht oder von einem nicht registrierten Kleinunternehmer erbracht worden sein. Dafür gibt es nichts geltend zu machen. Die meisten Leistungen von Finanzinstituten, etwa die Vergabe von Darlehen oder das Führen von Einlagenkonten, sind befreit, ebenso die Ausgabe einer Versicherungspolice (CRA: Art der Leistung).

Zwei Einkäufe sind anders, auch wenn die Rechnung des Lieferanten keine Steuer ausweist (CRA: Ein- und Ausfuhren):

• Eingeführte Waren: Die GST/HST wird bei der Einfuhr erhoben und steht deshalb meist auf dem Zoll- oder Speditionsdokument, nicht auf der Rechnung des Lieferanten. Siehe GST bei Einfuhren und Zollrechnungen.
• Dienstleistungen oder Software eines Lieferanten außerhalb Kanadas: Möglicherweise müssen Sie die Steuer selbst berechnen, auch wenn Sie nicht registriert sind. Siehe Rechnungen ausländischer Lieferanten und Auftragnehmer.

Die Kategorie der Rechnung sagt nur, ob Steuer berechnet wurde. Die Kategorie Ihrer eigenen Verkäufe entscheidet, ob Sie sie geltend machen können. Ein Unternehmen, das sich für die Quick Method der Buchführung entschieden hat, kann auf seine Betriebsausgaben keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Die meisten Vorsteuerabzüge auf Einkäufe entfallen deshalb in seiner Erklärung. Siehe GST/HST einreichen und Vorsteuerabzug.

Welchen Code nutze ich für Verkäufe an Kunden außerhalb Kanadas?

Eine qualifizierte Ausfuhr ist nullbesteuert. Sie ist weder befreit noch nicht steuerbar. Waren, die an eine Adresse außerhalb Kanadas versandt werden, und bestimmte Dienstleistungen an einen Nichtansässigen können qualifizieren, nicht aber Dienstleistungen an eine Einzelperson, während sie sich in Kanada aufhält. Ein Registrierter kann den Vorsteuerabzug auf die Einkäufe hinter nullbesteuerten Ausfuhren geltend machen (CRA: Ein- und Ausfuhren). Für bestimmte Beratungs- und freiberufliche Leistungen an einen Nichtansässigen gelten eigene Regeln und Ausnahmen in Schedule VI, Part V.

Ein ausländischer Kunde allein genügt nicht. Es kommt auf die Art der Leistung, den Wohnsitz des Kunden und den Ort der Waren oder des Vermögens an. Eine Leistung, die vollständig außerhalb Kanadas erbracht wird, ist anders zu behandeln: Der Lieferant berechnet darauf keine GST/HST (CRA: Ein- und Ausfuhren). Software kann sie als nicht steuerbar erfassen. Codieren Sie sie nicht als befreit, nur weil keine Steuer berechnet wird.

Nullbesteuerte Ausfuhren und Verkäufe außerhalb Kanadas zählen beide für den Kleinunternehmertest weiter unten. Nachweise und Bedingungen stehen unter GST/HST gegenüber US-Kunden berechnen.

Muss ich Steuer berechnen, wenn ich unter der Kleinunternehmergrenze liege und nicht registriert bin?

Ein nicht registrierter Kleinunternehmer berechnet keine GST/HST (außer auf bestimmte steuerpflichtige Lieferungen von Grundstücken) und kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Sobald er registriert ist, auch freiwillig, muss er auf seine steuerpflichtigen Verkäufe GST/HST berechnen und abführen (RC4022).

Für die meisten Unternehmen hat ein Kleinunternehmer (Small Supplier) weltweite steuerpflichtige Umsätze von höchstens $30.000 in jedem einzelnen Kalenderquartal und in den letzten vier aufeinanderfolgenden Kalenderquartalen (CRA: Wann Sie sich registrieren müssen; Abschnitt 148). Taxi- und gewerbliche Fahrdienstfahrer müssen sich auch als Kleinunternehmer registrieren. Siehe Fahrer, die sich nie registriert haben.

Für Verkäufe, die sonst Steuer tragen würden, nutzen Sie einen eigenen Code ohne Steuer, etwa „nicht registriert“. Es sind steuerpflichtige Verkäufe, aber ein nicht registrierter Kleinunternehmer berechnet darauf keine Steuer (Abschnitt 166). Der Registrierungsstatus ändert die Kategorie eines Verkaufs nicht. Führen Sie nullbesteuerte und befreite Verkäufe weiter auf eigenen Codes. Der Test zählt steuerpflichtige Verkäufe, auch nullbesteuerte und Verkäufe außerhalb Kanadas. Wer sie als befreit oder nicht steuerbar codiert, verdeckt, wie nahe er an der Grenze liegt. Erfassen Sie die steuerpflichtigen Verkäufe je Kalenderquartal und für die letzten vier Quartale. Zu den Verkäufen verbundener Personen (Associates), den höheren Grenzen für gemeinnützige Organisationen und öffentliche Einrichtungen, dem Zeitpunkt und dem, was beim Überschreiten der Grenze geschieht, siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.

Wie ordne ich die Codes E, Z und „nicht steuerbar“ meiner Software den Kategorien der CRA zu?

Die Codes einer Software sind Bezeichnungen, die der Hersteller gewählt hat. Derselbe Buchstabe kann in verschiedenen Programmen etwas anderes bedeuten. Öffnen Sie die Code-Tabelle und ordnen Sie jeden Code einer Kategorie der CRA zu, danach, was er mit dem Steuerbetrag macht.

Bestätigen Sie dann drei Dinge:

1. Jeder Code steht für genau eine Kategorie. Ein Code, den befreite und nicht steuerbare Zeilen teilen, verdeckt den Unterschied, der über Ihren Vorsteuerabzug entscheidet.
2. Nullbesteuerte und befreite Codes berechnen keine Steuer.
3. Steuerpflichtige Codes berechnen die Steuer mit dem Satz der richtigen Provinz.

Woran erkenne ich in meinen Büchern einen falsch codierten Verkauf oder Einkauf?

Sortieren Sie Verkäufe und Einkäufe nach Code und prüfen Sie jeden Code gegen seine Kategorie. Das sind die häufigen Warnzeichen:

Addieren Sie dann Verkäufe und Steuer je Code für jeden Meldezeitraum und vergleichen Sie die Summen mit der Erklärung, die für diesen Zeitraum eingereicht wurde. Wurde in der Erklärung die Quick Method verwendet, rechnen Sie damit, dass die Einkäufe nicht übereinstimmen. Eine Differenz zeigt auf die falsch codierten Zeilen. Stimmen die Summen nicht überein, siehe GST/HST-Erklärung passt nicht zu den Büchern.

Was ist, wenn ich Verkäufe in einer bereits eingereichten Erklärung falsch codiert habe?

Korrigieren Sie zuerst die Bücher, dann die Erklärung. Wie Sie sie korrigieren, hängt davon ab, ob Steuer zu niedrig gemeldet oder Vorsteuerabzug übersehen wurde und in welcher Höhe. Siehe eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren, dort steht auch, wie weit zurück übersehener Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann. Prüft die CRA bereits eine Erklärung, siehe GST/HST-Überprüfungen und -Prüfungen.

Beispiel

Alle Beträge sind in kanadischen Dollar und dienen der Veranschaulichung.

Ein Lebensmittelgeschäft: nullbesteuerte Verkäufe

Ein Lebensmittelgeschäft in Ontario verkauft Grundnahrungsmittel für C$100.000. Sie sind nullbesteuert, daher berechnet es keine Steuer. Es ist registriert und zahlt C$1.300 HST auf neue Regale. Weil die Verkäufe mit dem Satz null steuerpflichtig sind, kann es die C$1.300 als Vorsteuerabzug (ITC) geltend machen, wenn die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind. Chips und Softdrinks in denselben Regalen sind steuerpflichtig und erhalten den HST-Code. Würden die Grundnahrungsmittel als befreit codiert, ginge der Vorsteuerabzug von C$1.300 verloren.

Eine Nachhilfelehrerin: befreite Verkäufe

Eine Nachhilfelehrerin in Ontario verdient C$30.000 mit einem Kurs nach einem von einer Schulbehörde festgelegten Lehrplan, einer befreiten Leistung. Sie berechnet keine Steuer. Weil sie nur befreite Leistungen erbringt, kann sie sich in der Regel nicht registrieren. Sie zahlt C$5.000 zuzüglich C$650 HST für die Einrichtung eines Nachhilferaums und kann die C$650 in der Regel nicht geltend machen. Ihre befreiten Verkäufe zählen auch nicht für den Kleinunternehmertest.

Ein Berater: nullbesteuerte Dienstleistungen und Löhne

Ein Berater in Ontario stellt einem US-Unternehmen C$40.000 für Beratungsleistungen in Kanada in Rechnung und zahlt seinen Mitarbeitern C$20.000 Lohn. Die Beratungsleistungen sind nullbesteuert, wenn der Kunde nichtansässig ist und keine Ausnahme greift, etwa eine Leistung an kanadischem Vermögen. Die Löhne sind keine Leistung, deshalb erhalten sie den Code „nicht steuerbar“ oder „keine Steuer“ der Software, nicht den Code „befreit“. Die nullbesteuerten Verkäufe von C$40.000 zählen weiterhin für den Test mit $30.000, daher kann eine Registrierung erforderlich sein. Siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre Bücher mischen nullbesteuerte, befreite und nicht steuerbare Zeilen und die Erklärung passt nicht, oder Sie erbringen sowohl befreite als auch steuerpflichtige Dienstleistungen und sind unsicher, was Sie geltend machen können: Der Vorsteuerabzug hängt davon ab, wie jeder Einkauf jede Art von Verkauf stützt. Siehe GST/HST für Arztpraxen und Gesundheitseinrichtungen für die Aufteilung und GST/HST-Erklärung passt nicht zu den Büchern. Jeden Code über mehrere Zeiträume zu prüfen, gehört zur Buchhaltung.
• Sie haben Erklärungen mit falsch codierten Verkäufen eingereicht, oder die CRA hat geschrieben: Siehe eine eingereichte GST/HST-Erklärung korrigieren und GST/HST-Überprüfungen und -Prüfungen. Die Bücher hinter mehreren eingereichten Zeiträumen neu aufzubauen, gehört zur Buchhaltung.
• Sie verkaufen an Kunden in den USA oder anderswo im Ausland: Siehe GST/HST gegenüber US-Kunden berechnen.
• Sie liegen nahe an der Kleinunternehmergrenze oder haben sie möglicherweise überschritten: Siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren müssen.
• Sie vermieten Immobilien: Wohnungsmiete ist befreit, Gewerbemiete ist in der Regel steuerpflichtig. Siehe GST/HST auf Wohnimmobilien und GST/HST auf Gewerbeimmobilien.
• Ein Kunde sagt, er sei „steuerbefreit“: Das ist eine andere Frage als eine befreite Leistung. Siehe keine Wiederverkaufsbescheinigung in Kanada und GST/HST auf Verkäufe an First Nations.
• Sie verkaufen in Québec oder in einer Provinz mit PST: Diese Steuern haben eigene Kategorien. Siehe GST/HST, PST und QST nach Provinz.
• Ihre Bücher liegen Monate zurück: Siehe überfällige Buchhaltung nachholen und Hilfe bei der Buchhaltung.