Exento, de tasa cero y fuera del alcance: códigos del GST/HST

¿Cuál es la diferencia entre gravable, de tasa cero y exento?

En Canadá, el GST/HST (el impuesto federal sobre bienes y servicios) coloca cada venta en una de tres categorías. La categoría decide si usted cobra impuesto y si puede recuperar, mediante créditos fiscales por insumos (ITC), el GST/HST de las compras que respaldan la venta. Una venta gravable paga el impuesto a la tasa de su provincia o territorio. Una venta de tasa cero se grava a 0%: no se cobra impuesto, pero sigue siendo una venta gravable. Una venta exenta no lleva GST/HST en absoluto (CRA: tipo de suministro).

Una venta de tasa cero es de tasa cero en todas las provincias. Solo cambia con la provincia o el territorio la tasa de las demás ventas gravables (CRA: tasas).

El caso deja de ser sencillo cuando un mismo negocio hace ventas exentas y también ventas gravables o de tasa cero y no está claro qué créditos puede reclamar, cuando hay ventas a clientes fuera de Canadá, o cuando la declaración ya no concuerda con la contabilidad. Antes de recodificar nada, reúna cuatro cosas: las ventas por categoría, las compras con el código usado en cada línea, la tabla de códigos de impuesto de su programa contable y las declaraciones de GST/HST ya presentadas del período.

¿Por qué la diferencia entre tasa cero y exento cambia mis créditos fiscales por insumos?

Las ventas de tasa cero son ventas gravables, así que las compras que las respaldan pueden dar derecho a ITC. Las ventas exentas no son gravables, así que los ITC de las compras que las respaldan generalmente se pierden (RC4022).

Un negocio que hace solo suministros exentos generalmente no puede inscribirse, así que no tiene ITC que reclamar (RC4022). Un negocio con ventas exentas y gravables puede reclamar ITC solo en la medida en que sus compras respalden las ventas gravables. Para esa división, consulte el GST/HST para clínicas médicas y de salud.

De aquí salen dos errores de codificación:

• Una exportación codificada como exenta renuncia a créditos que el negocio podría reclamar.
• Una venta exenta codificada como de tasa cero reclama créditos que tal vez el negocio no pueda reclamar.

¿Qué ventas son de tasa cero y cuáles son exentas?

Los comestibles básicos, los medicamentos con receta y las exportaciones son de tasa cero. El alquiler residencial de largo plazo, la mayoría de los servicios médicos y dentales de médicos o dentistas con licencia prestados por razones médicas, y la mayoría de los servicios financieros son exentos. La CRA enumera estos ejemplos (CRA: tipo de suministro):

Un producto que suena parecido a uno de la lista puede estar en la otra lista. La prueba son los anexos de la ley: el Schedule V enumera los suministros exentos y el Schedule VI enumera los suministros de tasa cero, incluidas las exportaciones de la Parte V.

¿Qué significa «fuera del alcance» y es una categoría de la CRA?

«Fuera del alcance» no es una categoría de la CRA. La CRA describe los suministros gravables, de tasa cero y exentos. Los programas contables suelen usar esa etiqueta para lo que el GST/HST no alcanza, como lo que no es un suministro en absoluto.

El GST/HST se aplica a un suministro: la entrega de un bien o de un servicio. Según las definiciones de la ley, ni «bien» (property) ni «servicio» incluyen el dinero, y «servicio» también excluye lo que un empleado presta a su empleador en el curso del empleo (sección 123). Por eso, el dinero que se mueve y el pago a los empleados no son suministros, y no les corresponde ninguna categoría. Un servicio financiero, como prestar dinero, sí es un suministro, y es exento: consulte los códigos de compras más abajo.

No use el código fuera del alcance para una venta real solo porque no se cobró impuesto. Las ventas de tasa cero, las exentas y las de un pequeño proveedor siguen siendo ventas. Cada una necesita su propio código, porque cada una afecta de forma distinta sus créditos o su prueba de inscripción.

¿Qué código uso para sueldos, retiros del propietario y transferencias entre cuentas?

Use el código «fuera del alcance» o «sin GST/HST» de su programa contable. Ninguno de estos movimientos es un bien ni un servicio, así que ninguno lleva GST/HST.

• Sueldos: lo que un empleado presta a su empleador queda fuera de la definición de servicio, y el pago en sí es dinero.
• Retiros del propietario, dividendos y transferencias entre sus propias cuentas: es dinero que se mueve, no un bien ni un servicio.
• Capital de un préstamo que entra o sale: también es dinero. El préstamo en sí es un servicio financiero exento, cuyo precio se cobra mediante intereses y cargos: consulte los códigos de compras más abajo.

La factura de un contratista independiente, o de una empresa que controla un propietario, no son sueldos. Es la compra de un servicio, así que codifíquela según el impuesto que muestre la factura y revísela con las reglas de compras que siguen.

En una corporación, la forma de registrar el pago al propietario tiene sus propias guías: cómo registrar dividendos, la cuenta de préstamo del accionista y los gastos del negocio pagados personalmente.

¿Qué código uso en las compras: facturas de proveedores, cargos bancarios y seguros?

En una compra, el código registra lo que cobró el proveedor. Si la factura muestra GST/HST, use un código gravable. El impuesto se puede reclamar como ITC solo si se cumplen las reglas de los ITC: usted está inscrito, la compra es para sus actividades comerciales y el recibo tiene los datos exigidos (CRA: créditos fiscales por insumos). Consulte qué debe mostrar un recibo. El impuesto que cobra un proveedor no residente bajo el sistema de registro simplificado no se puede reclamar como ITC ni como reembolso: un inscrito regular entrega a ese proveedor la prueba de su inscripción para que no se lo cobre (CRA: créditos fiscales por insumos; sección 211.17).

Si la factura no muestra GST/HST, use un código sin impuesto. El suministro puede ser de tasa cero, exento, realizado fuera de Canadá o hecho por un pequeño proveedor no inscrito. En estos casos no hay nada que reclamar. La mayoría de los servicios de las instituciones financieras, como prestar dinero o administrar cuentas de depósito, son exentos, y también lo es emitir una póliza de seguro (CRA: tipo de suministro).

Dos compras son distintas aunque la factura del proveedor no muestre impuesto (CRA: importaciones y exportaciones):

• Bienes importados: el GST/HST se cobra en la importación, así que normalmente aparece en el documento de aduanas o del agente de aduanas y no en la factura del proveedor. Consulte el GST sobre importaciones y las facturas de aduanas.
• Servicios o software de un proveedor fuera de Canadá: es posible que usted mismo deba autoliquidar el impuesto, aunque no esté inscrito. Consulte las facturas de proveedores y contratistas extranjeros.

La categoría de la factura solo indica si se cobró impuesto. La categoría de sus propias ventas decide si puede reclamarlo. Un negocio que eligió el Quick Method (método simplificado) no puede reclamar ITC sobre sus gastos de operación, así que la mayoría de los créditos de compras desaparecen de su declaración; consulte cómo presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos.

¿Qué código uso en las ventas a clientes fuera de Canadá?

Una exportación que califica es de tasa cero. No es exenta ni está fuera del alcance. Pueden calificar los bienes enviados a una dirección fuera de Canadá y ciertos servicios a un no residente, pero no a una persona mientras está en Canadá. Un inscrito puede reclamar ITC por las compras que respaldan las exportaciones de tasa cero (CRA: importaciones y exportaciones). Ciertos servicios de asesoría, profesionales o de consultoría a un no residente tienen su propia regla y sus exclusiones en el Schedule VI, Parte V.

Un cliente extranjero no basta por sí solo. Importan el tipo de servicio, la residencia del cliente y dónde están los bienes o la propiedad. Un servicio prestado totalmente fuera de Canadá es distinto: el proveedor no cobra GST/HST por él (CRA: importaciones y exportaciones). El programa contable puede registrarlo como fuera del alcance. No lo codifique como exento solo porque no se cobra impuesto.

Las exportaciones de tasa cero y las ventas hechas fuera de Canadá cuentan ambas para la prueba del pequeño proveedor que sigue. Las pruebas y las condiciones están en cobrar el GST/HST a clientes de EE. UU..

¿Cobro impuesto si estoy por debajo del umbral de pequeño proveedor y no estoy inscrito?

Un pequeño proveedor que no se ha inscrito no cobra GST/HST (salvo en ciertos suministros gravables de bienes inmuebles) y no puede reclamar ITC. Una vez inscrito, incluso por elección propia, debe cobrar y remitir el GST/HST sobre sus ventas gravables (RC4022).

Para la mayoría de los negocios, un pequeño proveedor tiene ventas gravables de todo el mundo de $30,000 o menos en cualquier trimestre calendario y en los últimos cuatro trimestres calendario consecutivos (CRA: cuándo inscribirse; sección 148). Los conductores de taxi y de transporte comercial con aplicación deben inscribirse aunque sean pequeños proveedores. Consulte los conductores que nunca se inscribieron.

Para las ventas que de otro modo llevarían impuesto, use un código aparte sin impuesto, como «no inscrito». Son ventas gravables, pero un pequeño proveedor que no está inscrito no cobra impuesto sobre ellas (sección 166). El estado de inscripción no cambia la categoría de una venta: mantenga las ventas de tasa cero y las exentas en sus propios códigos. La prueba cuenta las ventas gravables, incluidas las de tasa cero y las hechas fuera de Canadá, así que codificarlas como exentas o fuera del alcance oculta qué tan cerca está del límite. Lleve el control de las ventas gravables de cada trimestre calendario y de los últimos cuatro trimestres. Para las ventas de los asociados, los límites más altos de las organizaciones benéficas y los organismos de servicio público, los plazos y lo que ocurre al superar el límite, consulte cuándo inscribirse en el GST/HST.

¿Cómo hago coincidir los códigos E, Z y fuera del alcance de mi programa con las categorías de la CRA?

Los códigos de los programas contables son etiquetas que eligió el fabricante, así que la misma letra puede significar cosas distintas en programas distintos. Abra la tabla de códigos y asigne cada código a una categoría de la CRA según lo que hace con el monto del impuesto.

Después confirme tres cosas:

1. Cada código representa una sola categoría. Un código compartido por líneas exentas y fuera del alcance oculta la diferencia que decide sus créditos.
2. Los códigos de tasa cero y exento no calculan impuesto.
3. Los códigos gravables calculan el impuesto a la tasa de la provincia correcta.

¿Cómo detecto una venta o compra mal codificada en mi contabilidad?

Ordene las ventas y las compras por código y compruebe cada código contra su categoría. Estas son las señales de alerta más comunes:

Luego sume las ventas y el impuesto por código en cada período de declaración y compare los totales con la declaración presentada de ese período. Si la declaración usó el Quick Method, es normal que las compras no cuadren. Una diferencia señala las líneas mal codificadas. Si los totales no cuadran, consulte cuando la declaración de GST/HST no coincide con la contabilidad.

¿Qué hago si codifiqué mal las ventas en una declaración que ya presenté?

Corrija primero la contabilidad y después la declaración. La forma de corregirla depende de si se declaró de menos el impuesto o se omitieron créditos, y de cuánto. Consulte cómo corregir una declaración de GST/HST ya presentada, que también explica hasta cuándo hacia atrás se pueden reclamar los créditos omitidos. Si la CRA ya está revisando una declaración, consulte las revisiones y auditorías del GST/HST.

Ejemplo

Todas las cifras están en dólares canadienses y son ilustrativas.

Un supermercado: ventas de tasa cero

Un supermercado de Ontario vende C$100,000 en comestibles básicos. Son de tasa cero, así que no cobra impuesto. Está inscrito y paga C$1,300 de HST por unas estanterías nuevas. Como las ventas son gravables a cero, puede reclamar los C$1,300 como ITC si se cumplen las demás reglas de los ITC. Las papas fritas y los refrescos de las mismas estanterías son gravables y llevan el código HST. Codificar los comestibles como exentos haría perder los C$1,300.

Una tutora: ventas exentas

Una tutora de Ontario gana C$30,000 enseñando un curso que sigue un plan de estudios designado por una autoridad escolar, un suministro exento. No cobra impuesto. Como hace solo suministros exentos, generalmente no puede inscribirse. Paga C$5,000 más C$650 de HST para acondicionar un salón de tutorías, y generalmente no puede reclamar los C$650. Sus ventas exentas tampoco cuentan para la prueba del pequeño proveedor.

Un consultor: servicios de tasa cero y sueldos

Un consultor de Ontario factura C$40,000 a una empresa de EE. UU. por servicios de asesoría prestados en Canadá, y paga C$20,000 en sueldos a su personal. Los servicios de asesoría son de tasa cero si el cliente es un no residente y no se aplica ninguna exclusión, como un servicio sobre propiedad en Canadá. Los sueldos no son un suministro, así que llevan el código «fuera del alcance» o sin impuesto del programa contable, no el código de exento. Los C$40,000 de ventas de tasa cero siguen contando para la prueba de $30,000, así que quizá deba inscribirse: consulte cuándo inscribirse en el GST/HST.

¿Su caso es distinto?

• Su contabilidad mezcla líneas de tasa cero, exentas y fuera del alcance y la declaración no cuadra, o vende servicios exentos y gravables y no sabe qué puede reclamar: los créditos dependen de cómo cada compra respalda cada tipo de venta. Consulte el GST/HST para clínicas médicas y de salud para la división y cuando la declaración de GST/HST no coincide con la contabilidad. Revisar cada código a lo largo de varios períodos es trabajo de registro contable.
• Presentó declaraciones con ventas mal codificadas, o la CRA le escribió: consulte cómo corregir una declaración de GST/HST ya presentada y las revisiones y auditorías del GST/HST. Reconstruir la contabilidad detrás de varios períodos ya presentados es trabajo de registro contable.
• Usted vende a clientes de EE. UU. o de otro país: consulte cobrar el GST/HST a clientes de EE. UU..
• Usted está cerca del límite de pequeño proveedor, o tal vez ya lo superó: consulte cuándo inscribirse en el GST/HST.
• Usted alquila propiedades: el alquiler residencial es exento y el alquiler comercial generalmente es gravable. Consulte el GST/HST en propiedades residenciales y el GST/HST en propiedades comerciales.
• Un cliente dice que está «exento de impuestos»: es una pregunta distinta de la de un suministro exento. Consulte la ausencia de certificado de reventa en Canadá y el GST/HST en ventas a las Primeras Naciones.
• Usted vende en Quebec o en una provincia con PST: esos impuestos tienen sus propias categorías. Consulte el GST/HST, el PST y el QST por provincia.
• Su contabilidad lleva meses de atraso: consulte cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y la ayuda con el registro contable.