Mã thuế GST/HST: exempt, zero-rated hay out of scope?

Giao dịch chịu thuế, zero-rated và miễn thuế khác nhau thế nào?

GST/HST xếp mỗi giao dịch bán vào một trong ba loại. Loại đó quyết định bạn có phải tính thuế hay không và bạn có thể thu hồi GST/HST của những khoản mua phục vụ giao dịch bán đó thông qua tín thuế đầu vào (ITC) hay không. Giao dịch bán chịu thuế (taxable) bị tính thuế theo thuế suất của tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ đó. Giao dịch bán zero-rated bị tính thuế ở mức 0%: không tính thuế, nhưng vẫn là giao dịch bán chịu thuế. Giao dịch bán miễn thuế (exempt) hoàn toàn không có GST/HST (CRA: loại giao dịch cung cấp).

Giao dịch bán zero-rated là zero-rated ở mọi tỉnh bang. Chỉ thuế suất của các giao dịch bán chịu thuế khác thay đổi theo tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ (CRA: thuế suất).

Trường hợp không đơn giản là khi một doanh nghiệp vừa có doanh số miễn thuế vừa có doanh số chịu thuế hoặc zero-rated và không rõ được yêu cầu những khoản tín thuế nào, khi hàng bán cho khách hàng ở ngoài Canada, hoặc khi tờ khai không còn khớp với sổ sách. Trước khi mã hóa lại bất cứ thứ gì, hãy chuẩn bị bốn thứ: doanh số theo từng loại, các khoản mua kèm mã thuế đã dùng ở mỗi dòng, bảng mã thuế của phần mềm, và các tờ khai GST/HST đã nộp cho kỳ đó.

Vì sao zero-rated và miễn thuế làm thay đổi tín thuế đầu vào của tôi?

Giao dịch bán zero-rated là giao dịch bán chịu thuế, nên các khoản mua phục vụ chúng có thể có ITC. Giao dịch bán miễn thuế không chịu thuế, nên ITC trên các khoản mua phục vụ chúng thường bị mất (RC4022).

Doanh nghiệp chỉ có giao dịch cung cấp miễn thuế thường không thể đăng ký, nên không có ITC để yêu cầu (RC4022). Doanh nghiệp vừa có doanh số miễn thuế vừa có doanh số chịu thuế chỉ được yêu cầu ITC ở mức các khoản mua phục vụ doanh số chịu thuế. Về cách chia này, xem GST/HST cho phòng khám y tế và chăm sóc sức khỏe.

Từ đó có hai lỗi mã hóa cần tránh:

• Giao dịch xuất khẩu bị mã là miễn thuế làm doanh nghiệp bỏ mất các khoản tín thuế mà lẽ ra được yêu cầu.
• Giao dịch bán miễn thuế bị mã là zero-rated khiến doanh nghiệp yêu cầu các khoản tín thuế có thể không được phép.

Giao dịch bán nào là zero-rated, và giao dịch nào là miễn thuế?

Thực phẩm cơ bản, thuốc theo toa và hàng xuất khẩu là zero-rated. Tiền thuê nhà ở dài hạn, phần lớn dịch vụ y tế và nha khoa do bác sĩ hoặc nha sĩ có giấy phép thực hiện vì lý do y tế, và phần lớn dịch vụ tài chính là miễn thuế. CRA liệt kê các ví dụ này (CRA: loại giao dịch cung cấp):

Một sản phẩm nghe giống món trong danh sách này vẫn có thể nằm ở danh sách kia. Căn cứ để xác định là các schedule: Schedule V liệt kê các giao dịch cung cấp được miễn thuế, còn Schedule VI liệt kê các giao dịch zero-rated, trong đó có xuất khẩu ở Part V.

Out of scope nghĩa là gì, và đó có phải là một loại thuế của CRA không?

Out of scope không phải là một loại của CRA. CRA chỉ mô tả các giao dịch cung cấp chịu thuế, zero-rated và miễn thuế. Phần mềm kế toán thường dùng nhãn này cho những thứ GST/HST không áp dụng, chẳng hạn những gì hoàn toàn không phải là giao dịch cung cấp.

GST/HST áp dụng cho một giao dịch cung cấp (supply): việc cung cấp tài sản hoặc dịch vụ. Theo các định nghĩa của đạo luật, cả "tài sản" lẫn "dịch vụ" đều không bao gồm tiền, và "dịch vụ" cũng loại trừ những gì người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động trong quá trình làm việc (section 123). Vì vậy tiền chuyển đi và tiền lương không phải là giao dịch cung cấp, và không loại nào áp dụng cho chúng. Một dịch vụ tài chính như cho vay tiền là một giao dịch cung cấp, và nó được miễn thuế: xem các mã mua hàng bên dưới.

Đừng dùng mã out of scope cho một giao dịch bán thật chỉ vì không tính thuế. Giao dịch bán zero-rated, miễn thuế và của nhà cung cấp nhỏ vẫn là giao dịch bán. Mỗi loại cần mã riêng, vì mỗi loại ảnh hưởng khác nhau đến tín thuế hoặc phép thử đăng ký của bạn.

Tôi dùng mã nào cho tiền lương, khoản rút tiền của chủ sở hữu và tiền chuyển giữa các tài khoản?

Hãy dùng mã out of scope hoặc không có GST/HST của phần mềm. Không khoản nào trong số này là tài sản hay dịch vụ, nên không khoản nào có GST/HST.

• Tiền lương: những gì người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động nằm ngoài định nghĩa dịch vụ, và bản thân tiền lương là tiền.
• Khoản rút tiền của chủ sở hữu, cổ tức và tiền chuyển giữa các tài khoản của chính bạn: đây là tiền chuyển đi, không phải tài sản hay dịch vụ.
• Tiền gốc khoản vay vào hoặc ra: đây cũng là tiền. Bản thân việc cho vay là dịch vụ tài chính được miễn thuế, được tính giá qua tiền lãi và phí: xem các mã mua hàng bên dưới.

Hóa đơn của một nhà thầu độc lập, hoặc của một công ty do chủ sở hữu kiểm soát, không phải là tiền lương. Đó là khoản mua một dịch vụ, nên hãy mã hóa theo khoản thuế ghi trên hóa đơn và đối chiếu với các quy tắc mua hàng bên dưới.

Với công ty, cách ghi sổ các khoản chi trả cho chủ sở hữu có các hướng dẫn riêng: ghi cổ tức vào sổ sách, tài khoản khoản vay của cổ đông và chi phí kinh doanh do cá nhân trả.

Tôi dùng mã nào cho các khoản mua: hóa đơn nhà cung cấp, phí ngân hàng và bảo hiểm?

Với một khoản mua, mã ghi lại những gì nhà cung cấp đã tính. Nếu hóa đơn có GST/HST, hãy dùng mã chịu thuế. Khoản thuế đó chỉ được yêu cầu làm ITC nếu đáp ứng các quy tắc ITC: bạn đã đăng ký, khoản mua phục vụ hoạt động thương mại của bạn, và biên lai có đủ các chi tiết bắt buộc (CRA: tín thuế đầu vào). Xem biên lai phải thể hiện những gì. Khoản thuế mà nhà cung cấp không cư trú tính theo hệ thống đăng ký đơn giản hóa thì không thể yêu cầu làm ITC hay khoản hoàn thuế: người đăng ký thông thường đưa cho nhà cung cấp đó chứng từ đăng ký của mình để không bị tính thuế (CRA: tín thuế đầu vào; section 211.17).

Nếu hóa đơn không có GST/HST, hãy dùng mã không có thuế. Giao dịch đó có thể là zero-rated, miễn thuế, được thực hiện ngoài Canada, hoặc do một nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký thực hiện. Với các trường hợp này, không có gì để yêu cầu. Phần lớn dịch vụ của tổ chức tài chính, như cho vay tiền hoặc vận hành tài khoản tiền gửi, là miễn thuế, và việc phát hành hợp đồng bảo hiểm cũng vậy (CRA: loại giao dịch cung cấp).

Có hai khoản mua khác biệt, ngay cả khi hóa đơn của nhà cung cấp không ghi thuế (CRA: hàng nhập khẩu và xuất khẩu):

• Hàng nhập khẩu: GST/HST được thu khi nhập khẩu, nên thường nằm trên chứng từ hải quan hoặc của đại lý hải quan, không phải hóa đơn của nhà cung cấp. Xem GST đối với hàng nhập khẩu và hóa đơn hải quan.
• Dịch vụ hoặc phần mềm từ nhà cung cấp ở ngoài Canada: bạn có thể phải tự tính thuế, ngay cả khi chưa đăng ký. Xem hóa đơn từ nhà cung cấp và nhà thầu nước ngoài.

Loại của hóa đơn mua chỉ cho bạn biết thuế có được tính hay không. Loại của các giao dịch bán của chính bạn mới quyết định bạn có được yêu cầu khoản thuế đó hay không. Doanh nghiệp đã chọn Quick Method không thể yêu cầu ITC trên chi phí hoạt động, nên phần lớn tín thuế khi mua hàng sẽ không còn trong tờ khai của doanh nghiệp đó; xem nộp GST/HST và tín thuế đầu vào.

Tôi dùng mã nào cho giao dịch bán cho khách hàng ở ngoài Canada?

Giao dịch xuất khẩu đủ điều kiện là zero-rated. Nó không phải là miễn thuế và cũng không phải out of scope. Hàng gửi đến địa chỉ ngoài Canada và một số dịch vụ cho người không cư trú, nhưng không phải cho cá nhân đang ở Canada, có thể đủ điều kiện. Người đăng ký có thể yêu cầu ITC trên các khoản mua phục vụ hàng xuất khẩu zero-rated (CRA: hàng nhập khẩu và xuất khẩu). Một số dịch vụ tư vấn, chuyên môn hoặc cố vấn cho người không cư trú có quy tắc riêng và các trường hợp loại trừ trong Schedule VI, Part V.

Chỉ có khách hàng nước ngoài thôi thì chưa đủ. Loại dịch vụ, nơi cư trú của khách hàng và vị trí của hàng hóa hoặc tài sản đều quan trọng. Dịch vụ được thực hiện hoàn toàn ngoài Canada thì khác: nhà cung cấp không tính GST/HST trên dịch vụ đó (CRA: hàng nhập khẩu và xuất khẩu). Phần mềm có thể xếp nó vào out of scope. Đừng mã nó là miễn thuế chỉ vì không tính thuế.

Hàng xuất khẩu zero-rated và doanh số thực hiện ngoài Canada đều được tính vào phép thử nhà cung cấp nhỏ bên dưới. Chứng từ và điều kiện nằm trong tính GST/HST cho khách hàng Hoa Kỳ.

Tôi có phải tính thuế nếu dưới ngưỡng nhà cung cấp nhỏ và chưa đăng ký không?

Nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký không tính GST/HST (trừ một số giao dịch cung cấp bất động sản chịu thuế) và không thể yêu cầu ITC. Khi đã đăng ký, dù là tự nguyện, họ phải tính và nộp GST/HST trên các giao dịch bán chịu thuế (RC4022).

Với phần lớn doanh nghiệp, nhà cung cấp nhỏ là doanh nghiệp có doanh số chịu thuế trên toàn thế giới từ $30.000 trở xuống trong bất kỳ quý dương lịch nào và trong bốn quý dương lịch liên tiếp gần nhất (CRA: khi nào phải đăng ký; điều 148). Tài xế taxi và tài xế dịch vụ đi chung xe thương mại phải đăng ký ngay cả khi là nhà cung cấp nhỏ. Xem tài xế chưa từng đăng ký.

Với những giao dịch bán lẽ ra có thuế, hãy dùng một mã không có thuế riêng, chẳng hạn "not registered" (chưa đăng ký). Đó vẫn là các giao dịch bán chịu thuế, nhưng nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký không tính thuế trên chúng (section 166). Tình trạng đăng ký không làm thay đổi loại của giao dịch bán: hãy giữ giao dịch zero-rated và miễn thuế ở các mã riêng của chúng. Phép thử tính các giao dịch bán chịu thuế, kể cả zero-rated và doanh số thực hiện ngoài Canada, nên nếu mã chúng là miễn thuế hoặc out of scope, bạn sẽ không thấy mình gần hạn mức đến đâu. Hãy theo dõi doanh số chịu thuế theo từng quý dương lịch và theo bốn quý gần nhất. Về doanh số của các bên liên kết, hạn mức cao hơn cho tổ chức từ thiện và tổ chức dịch vụ công, thời điểm, và chuyện xảy ra khi bạn vượt hạn mức, xem khi nào phải đăng ký GST/HST.

Làm sao để khớp mã E, Z và out of scope trong phần mềm với các loại của CRA?

Mã trong phần mềm là nhãn do nhà cung cấp phần mềm chọn, nên cùng một chữ cái có thể mang nghĩa khác nhau ở các chương trình khác nhau. Hãy mở bảng mã và khớp từng mã với một loại của CRA dựa trên tác động của nó lên số thuế.

Sau đó hãy xác nhận ba điều:

1. Mỗi mã đại diện cho một loại. Một mã dùng chung cho các dòng miễn thuế và out of scope sẽ che mất sự khác biệt quyết định tín thuế của bạn.
2. Các mã zero-rated và miễn thuế không tính ra khoản thuế nào.
3. Các mã chịu thuế tính thuế theo thuế suất của đúng tỉnh bang.

Làm sao phát hiện giao dịch bán hoặc mua bị mã sai trong sổ sách?

Hãy sắp xếp giao dịch bán và mua theo mã, rồi kiểm tra từng mã so với loại của nó. Đây là những dấu hiệu bất thường thường gặp:

Sau đó hãy cộng doanh số và thuế theo từng mã cho mỗi kỳ báo cáo và so tổng với tờ khai đã nộp cho kỳ đó. Nếu tờ khai dùng Quick Method, phần khoản mua không khớp là điều bình thường. Chênh lệch chỉ ra những dòng bị mã sai. Nếu tổng không khớp, xem tờ khai GST/HST không khớp với sổ sách.

Nếu tôi đã mã sai doanh số trên một tờ khai đã nộp thì sao?

Hãy sửa sổ sách trước, rồi sửa tờ khai. Cách sửa tờ khai tùy thuộc vào việc thuế bị khai thiếu hay tín thuế bị bỏ sót, và với số tiền bao nhiêu. Xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp, phần này cũng nêu có thể yêu cầu các khoản tín thuế bị bỏ sót lùi về bao xa. Nếu CRA đang xem xét một tờ khai, xem xem xét và kiểm tra GST/HST.

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Canada và mang tính minh họa.

Một cửa hàng tạp hóa: doanh số zero-rated

Một cửa hàng tạp hóa ở Ontario bán C$100.000 thực phẩm cơ bản. Các mặt hàng này là zero-rated, nên cửa hàng không tính thuế. Cửa hàng đã đăng ký và trả C$1.300 HST cho kệ hàng mới. Vì doanh số chịu thuế ở mức 0%, cửa hàng có thể yêu cầu C$1.300 làm ITC nếu đáp ứng các quy tắc ITC khác. Khoai tây chiên và nước ngọt trên cùng các kệ hàng đó là hàng chịu thuế và mang mã HST. Nếu mã thực phẩm là miễn thuế, cửa hàng sẽ mất C$1.300.

Một gia sư: doanh số miễn thuế

Một gia sư ở Ontario kiếm C$30.000 từ việc dạy một khóa học theo chương trình do cơ quan quản lý trường học quy định, đây là giao dịch cung cấp được miễn thuế. Cô không tính thuế. Vì cô chỉ có các giao dịch cung cấp miễn thuế, cô thường không thể đăng ký. Cô trả C$5.000 cộng C$650 HST để trang bị phòng dạy kèm, và thường không thể yêu cầu C$650. Doanh số miễn thuế của cô cũng không được tính vào phép thử nhà cung cấp nhỏ.

Một chuyên gia tư vấn: dịch vụ zero-rated và tiền lương

Một chuyên gia tư vấn ở Ontario lập hóa đơn C$40.000 cho một công ty Hoa Kỳ về dịch vụ cố vấn thực hiện tại Canada, và trả C$20.000 tiền lương cho nhân viên. Dịch vụ cố vấn là zero-rated nếu khách hàng là người không cư trú và không có trường hợp loại trừ nào, chẳng hạn dịch vụ liên quan đến tài sản tại Canada. Tiền lương không phải là giao dịch cung cấp, nên mang mã out of scope hoặc không có thuế của phần mềm, không phải mã miễn thuế. C$40.000 doanh số zero-rated vẫn được tính vào phép thử $30.000, nên có thể phải đăng ký: xem khi nào phải đăng ký GST/HST.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sổ sách của bạn lẫn lộn các dòng zero-rated, miễn thuế và out of scope và tờ khai không khớp, hoặc bạn bán cả dịch vụ miễn thuế lẫn chịu thuế và không chắc mình được yêu cầu gì: tín thuế phụ thuộc vào việc mỗi khoản mua phục vụ từng loại doanh số ra sao. Xem GST/HST cho phòng khám y tế và chăm sóc sức khỏe về cách chia và tờ khai GST/HST không khớp với sổ sách. Kiểm tra từng mã qua nhiều kỳ là công việc của dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn đã nộp tờ khai với doanh số bị mã sai, hoặc CRA đã gửi thư: xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp và xem xét và kiểm tra GST/HST. Dựng lại sổ sách đứng sau nhiều kỳ đã nộp là công việc của dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn bán cho khách hàng ở Hoa Kỳ hoặc nước ngoài khác: xem tính GST/HST cho khách hàng Hoa Kỳ.
• Bạn gần hạn mức nhà cung cấp nhỏ, hoặc có thể đã vượt: xem khi nào phải đăng ký GST/HST.
• Bạn cho thuê bất động sản: tiền thuê nhà ở được miễn thuế còn tiền thuê thương mại thường chịu thuế. Xem GST/HST đối với bất động sản nhà ở và GST/HST đối với bất động sản thương mại.
• Một khách hàng nói họ "được miễn thuế" (tax exempt): đó là câu hỏi khác với giao dịch cung cấp được miễn thuế. Xem không có giấy chứng nhận bán lại ở Canada và GST/HST đối với doanh số bán cho First Nations.
• Bạn bán tại Quebec hoặc một tỉnh bang có PST: các loại thuế đó có phân loại riêng. Xem GST/HST, PST và QST theo tỉnh bang.
• Sổ sách của bạn đã chậm vài tháng: xem bắt kịp sổ sách bị chậm và hỗ trợ ghi sổ kế toán.