Gründung in Ontario: Schritte, Kosten und Jahresmeldung

Wie gründe ich in Ontario, Schritt für Schritt?

Sie reichen die Gründungsurkunde (Articles of Incorporation) nach Ontarios Business Corporations Act im Ontario Business Registry ein, online mit einem ServiceOntario-Konto oder über einen Vermittler, und zahlen $300 (Hinweis von Ontario). In dieser Reihenfolge:

1. Wählen Sie einen Nummernnamen oder einen Wortnamen. Ein Wortname braucht einen auf Ontario ausgerichteten Nuans-Namensrecherchebericht.
2. Legen Sie den eingetragenen Sitz, die Direktoren, die Gründer (die Personen, die die Gründungsurkunde unterzeichnen) und die Anteilsstruktur fest.
3. Sammeln Sie die Verwaltungsangaben: eine offizielle E-Mail-Adresse der Gesellschaft und einen NAICS-Code (den Standardcode für Branchen) für ihre Haupttätigkeit.
4. Füllen Sie die Gründungsurkunde im Register aus, speichern Sie das PDF und lassen Sie es von jedem Gründer unterzeichnen. Elektronische Unterschriften sind zulässig.
5. Reichen Sie ein und zahlen Sie per Kredit- oder Debitkarte. Bescheinigung, Gründungsurkunde und Company Key kommen per E-Mail.
6. Organisieren Sie die Gesellschaft: Satzung, erste Beschlüsse, ausgegebene Anteile, Register.
7. Eröffnen Sie die CRA-Konten, die das Unternehmen braucht, etwa für GST/HST und Lohnabrechnung (nach der Gründung); die Business Number und das Körperschaftsteuerkonto kommen automatisch.
8. Reichen Sie innerhalb von 60 Tage die Erstmeldung ein, danach jedes Jahr die Jahresmeldung und die T2-Erklärung.

Die Einreichung ist ein Formular; die Entscheidungen dahinter machen einen Fall erst anspruchsvoll. Zwei oder mehr Aktionäre, Familienmitglieder als Aktionäre, ein laufendes Einzelunternehmen, das eingebracht wird, ein Gründer mit Wohnsitz außerhalb Kanadas, ein reglementierter Beruf oder Kunden in anderen Provinzen können die Anteilsstruktur, das steuerliche Ergebnis oder die Frage verändern, wo Sie sich sonst noch registrieren müssen. Halten Sie vor dem Start bereit: den Namen oder die Entscheidung für einen Nummernnamen, Name und Adresse jedes Direktors und Aktionärs, die Anteilsstruktur, die Adresse des eingetragenen Sitzes und das geplante Geschäftsjahresende, das die Termine für T2-Erklärung und Jahresmeldung bestimmt (siehe erstes Steuerjahr der Gesellschaft).

Was brauche ich, bevor ich im Ontario Business Registry einreiche?

Sie brauchen eine Entscheidung zum Namen, einen physischen eingetragenen Sitz in Ontario, Angaben zu Direktoren und Gründern, eine Anteilsstruktur und die Zahlung. Der Hinweis von Ontario nennt jeden Punkt:

Nuans-Berichte verkaufen private Recherchedienste, nicht das Ministerium. Das Ministerium prüft nicht, ob ein Wortname einem anderen zu ähnlich ist; ein verwechselbarer Name kann zu einer Anhörung oder einem Rechtsstreit führen. Zur Wahl selbst siehe Wortname oder Nummernname.

Das Register bietet einen vorgefertigten Text für eine Klasse von Stammaktien in unbegrenzter Zahl mit den Übertragungsbeschränkungen einer privaten Gesellschaft. Zwei Eigentümer oder Familienmitglieder als Aktionäre brauchen womöglich mehr: siehe Anteilsklassen bei der Gründung.

Müssen Direktoren einer Gesellschaft in Ontario in Kanada leben?

Nein. Ontario hat die Regel abgeschafft, dass ein bestimmter Anteil der Direktoren in Kanada ansässige Kanadier sein muss, auch wenn die Gründungsurkunde weiterhin abfragt, ob der Direktor einer ist (Hinweis von Ontario). Der Board braucht mindestens eine natürliche Person, und jeder Direktor muss mindestens 18 Jahre alt sein.

Ein Direktor trägt ein persönliches Risiko. Führt die Gesellschaft Lohnabzüge oder GST/HST nicht ab und kann die CRA bei ihr nicht vollstrecken, können die zu diesem Zeitpunkt amtierenden Direktoren für den Betrag samt Zinsen und Strafzuschlägen in Anspruch genommen werden, es sei denn, sie haben angemessene Sorgfalt aufgewendet, um das Versäumnis zu verhindern. Die CRA muss innerhalb von 2 Jahre nach dem Ausscheiden eines Direktors tätig werden (Income Tax Act, Abschnitt 227.1; Excise Tax Act, Abschnitt 323). Direktoren haften den Arbeitnehmern außerdem für bis zu sechs Monate Lohn und 12 Monate Urlaubsgeld (Hinweis von Ontario). Mehr dazu unter nicht eingereichte Erklärungen der Gesellschaft.

Der eingetragene Sitz muss dennoch eine physische Adresse in Ontario sein; ein Gründer im Ausland braucht also eine. Siehe Gründung in Kanada aus dem Ausland. Die Gründung nach Bundesrecht hat eigene Regeln für Direktoren: siehe Gründung nach Bundes- oder Provinzrecht.

Wie reiche ich ein, und kann ich in Ontario selbst gründen?

Ja, ein Eigentümer kann direkt einreichen; eine Online-Einreichung beim Ministerium wird sofort bearbeitet, eine per Post dauert 15 Werktage. Die staatliche Gebühr ist in beiden Fällen gleich (Gebühren in Ontario).

Die Gründungsurkunde wird an dem Tag wirksam, an dem das Ministerium eine vollständige Einreichung erhält, oder an einem späteren Tag, den Sie bis zu 30 Tage im Voraus wählen können (Hinweis von Ontario). Mit diesem späteren Datum können Sie den Beginn auf eine geplante Übertragung oder ein Monatsende legen. Was jeder Weg offen lässt, steht unter selbst gründen oder einen Anwalt beauftragen.

Was kostet die Gründung in Ontario?

Der Staat verlangt $300 für die Gründung und nichts für Erstmeldung und Jahresmeldungen (Gebühren in Ontario). Der Rest hängt von Ihren Entscheidungen ab.

Die Laufzeit der Registrierung steht auf der Seite zu den Registerdiensten. Die laufenden Kosten für den Betrieb einer Gesellschaft (Buchhaltung, T2-Erklärung) werden in was die Gründung in Kanada kostet verglichen.

Was kommt zurück, und was ist der Company Key?

Per E-Mail erhalten Sie die Gründungsbescheinigung (Certificate of Incorporation), die bestätigte Gründungsurkunde, einen Zahlungsbeleg und den Company Key (Hinweis von Ontario). Die Bescheinigung nennt den Gesellschaftsnamen, die Ontario Corporation Number und das Datum des Inkrafttretens. Die Ontario Corporation Number ändert sich nie.

Der Company Key ist ein neunstelliger Code, der nur für diese Gesellschaft gilt. Bei der Gründung geht er ausschließlich an die offizielle E-Mail-Adresse der Gesellschaft, und jede spätere Einreichung im Register braucht ihn (Ontario Business Registry). Halten Sie ihn geheim; geben Sie ihn nur an einen Vermittler weiter, dem Sie die Einreichung für Sie anvertrauen. Einen verlorenen Key können Sie kostenlos beim Ministerium anfordern; er wird per E-Mail geschickt oder, wenn keine E-Mail hinterlegt ist, an den eingetragenen Sitz gesendet.

Bekommt eine Gesellschaft in Ontario automatisch eine Business Number der CRA?

Ja. Die Gründung in Ontario vergibt automatisch eine Business Number und ein Programmkonto (RC) für die Körperschaftsteuer (CRA). Weitere CRA-Konten, etwa für GST/HST und Lohnabrechnung, eröffnen Sie, wenn die Gesellschaft sie braucht. Welche und wann, steht unter nach der Gründung.

Welche Unterlagen muss die Gesellschaft von Anfang an führen?

Die Gesellschaft bewahrt die unterzeichnete Gründungsurkunde, den Nuans-Bericht, die Einwilligungen der ersten Direktoren und etwaige Namenszustimmungen an ihrem eingetragenen Sitz auf (Hinweis von Ontario). Das Ministerium kann sie anfordern. Von Anfang an muss sie außerdem ein Register der Personen mit maßgeblichem Einfluss führen.

Eine Person mit maßgeblichem Einfluss (Individual with Significant Control) besitzt, kontrolliert oder lenkt allein oder gemeinsam mit anderen 25 % oder mehr der Stimmrechtsanteile oder des Marktwerts aller Anteile oder hat direkten oder indirekten Einfluss auf die Gesellschaft (Ontario). Nahestehende Personen (ein Ehepartner, Kinder, andere Verwandte im selben Haushalt), die zusammen diesen Anteil erreichen, zählen jeweils einzeln.

Das Register wird nirgends eingereicht. Es wird mindestens einmal im Jahr und innerhalb von 15 Tagen nach Kenntnis einer Änderung aktualisiert und auf Anfrage Strafverfolgungs-, Steuer- und Aufsichtsbehörden übergeben.

Satzung, erste Beschlüsse, Ausgabe der Anteile und weitere Register gehören ins Protokollbuch. Richten Sie die Buchhaltung in derselben Woche ein: siehe Buchhaltung für eine neue CCPC.

Wann ist die Jahresmeldung in Ontario fällig, und was wird nach der Gründung noch eingereicht?

Eine Gesellschaft in Ontario reicht innerhalb von 60 Tage eine Erstmeldung (Initial Return) ein, innerhalb von 15 Tagen nach jeder Änderung eine Änderungsmeldung (Notice of Change) und innerhalb von sechs Monate nach Ende des Steuerjahres eine Jahresmeldung (Annual Return), alles im Register mit dem Company Key und ohne staatliche Gebühr (Hinweis zur Erstmeldung; Hinweis zur Jahresmeldung).

Ein Officer, ein Direktor oder eine von den Direktoren bevollmächtigte Person bestätigt jede Meldung. Die Jahresmeldung geht an das Register, nicht an die CRA, die Jahresmeldungen aus Ontario nicht mehr annimmt (Registerdienste). Verspätete oder versäumte Meldungen und ihre Strafzuschläge behandelt Jahresmeldungen von Gesellschaften.

Wie wird die Körperschaftsteuer in Ontario eingereicht?

Die Körperschaftsteuer von Ontario steht in derselben bundesweiten T2-Erklärung, die die Gesellschaft bei der CRA einreicht; die Anlagen für Ontario sind Teil dieser einen Erklärung (Ontario). Die CRA veranlagt sie und nimmt die Zahlungen entgegen. Schedule 500 ist ein Arbeitsblatt, das nicht eingereicht wird (CRA).

Der niedrigere Satz gilt für die Einkünfte einer kanadisch kontrollierten Privatgesellschaft (CCPC) aus aktiver Geschäftstätigkeit bis zu ihrer Business Limit von $500.000 pro Jahr, die sich verbundene Gesellschaften teilen. Anders als die Grenze des Bundes wird die von Ontario nicht gekürzt, wenn passive Kapitaleinkünfte über $50.000 liegen; eine Gesellschaft kann also einen Teil des Bundessatzes verlieren und den Satz von Ontario behalten (Ontario). Ein Steuerjahr, das den 1. Juli 2026 einschließt, verwendet jeden Satz für den jeweiligen Anteil der Tage; eine Gesellschaft, die nach dem 30. Juni 2026 gegründet wird, verwendet nur 2,2 %. Zwei Arten von Einkünften sind keine Einkünfte aus aktiver Geschäftstätigkeit und unterliegen höheren Bundessätzen als in der Tabelle (Income Tax Act, Abschnitt 125; Abschnitt 123.4): die Kapitaleinkünfte einer kanadisch kontrollierten Privatgesellschaft, einschließlich Mieteinnahmen bei höchstens fünf Vollzeitbeschäftigten (siehe Mietobjekt in einer Gesellschaft), und die Einkünfte eines Auftragnehmers, dessen Gesellschaft wie ein Arbeitnehmer eines einzigen Kunden arbeitet (ein Personal Services Business). Ob eine neue Gesellschaft eine CCPC ist, steht unter CCPC-Status für eine neue Gesellschaft; die erste Erklärung und ein kurzes erstes Jahr finden Sie unter erstes Steuerjahr der Gesellschaft.

Was gilt, wenn die Gesellschaft außerhalb von Ontario tätig ist?

Eine Gesellschaft aus Ontario, die in einer anderen Provinz geschäftlich tätig ist, muss sich dort unter Umständen ebenfalls registrieren; jede Provinz legt ihre Regel selbst fest. Die Registrierung entscheidet nicht darüber, wo Einkünfte besteuert werden: Das steuerpflichtige Einkommen wird auf die Provinzen aufgeteilt, in denen die Gesellschaft eine Betriebsstätte (Permanent Establishment) hat, also einen festen Geschäftsort wie ein Büro oder eine Filiale (Income Tax Regulations, Abschnitte 400 und 402). Beides behandeln Tätigkeit in mehr als einer Provinz und Gründung nach Bundes- oder Provinzrecht.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und verwenden kanadische Dollar.

Eine Beraterin gründet online eine Gesellschaft mit Nummernname

Eine Beraterin aus Toronto reicht selbst online mit einem Nummernnamen ein und braucht deshalb keinen Nuans-Bericht. Sie zahlt $300 und erhält Bescheinigung, Gründungsurkunde und Company Key am selben Tag per E-Mail. Ihre Gesellschaft hat bereits eine Business Number und ein RC-Konto; ein GST/HST-Konto eröffnet sie selbst. Innerhalb von 60 Tagen reicht sie die Erstmeldung ein und nennt sich selbst als Direktorin und Präsidentin.

Zwei Gründer wählen einen Wortnamen

Zwei Gründer kaufen einen auf Ontario ausgerichteten Nuans-Bericht vom 1. März. Das Ministerium muss ihre Gründungsurkunde bis zum 30. Mai erhalten, sonst brauchen sie einen neuen Bericht. Sie zahlen $300 und zeichnen jeweils 100 Stammaktien. Jeder hält die Hälfte der Anteile, daher stehen beide im Register der Personen mit maßgeblichem Einfluss, das am eingetragenen Sitz der Gesellschaft in Ottawa geführt wird.

Ein Geschäftsjahresende am 31. Dezember

Das Steuerjahr einer Gesellschaft endet am 31. Dezember. Sie reicht die Jahresmeldung für Ontario bis zum 30. Juni im Register ein. Auch ihre T2-Erklärung, die die Steuer für Ontario enthält, ist am 30. Juni fällig; ein Steuerrest ist früher zu zahlen: am 31. März, wenn es sich um eine CCPC handelt, die den Small Business Deduction beansprucht hat und deren steuerpflichtiges Einkommen im Vorjahr innerhalb ihrer Business Limit blieb, sonst Ende Februar (Income Tax Act, Abschnitt 248(1), „balance-due day“).

Anders in Ihrem Fall?

• Sie bringen ein laufendes Einzelunternehmen ein oder überlegen noch, ob Sie gründen: siehe Einzelunternehmen oder Kapitalgesellschaft und die Checkliste vom Einzelunternehmen zur Gesellschaft, und holen Sie sich vor der Einreichung Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Zwei oder mehr Eigentümer oder Ehepartner oder Kinder als Aktionäre: Die Gründungsurkunde braucht womöglich mehr als eine Anteilsklasse; erarbeiten Sie sie mit Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Sie richten eine Holdinggesellschaft über einem bestehenden Unternehmen ein: siehe eine Holdinggesellschaft einrichten und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Ein Gründer oder Direktor lebt außerhalb Kanadas: siehe Gründung in Kanada aus dem Ausland und Gründung als Neuzugezogener oder Nichtansässiger; planen Sie die Struktur vor der Einreichung mit Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Sie sind Arzt, Zahnarzt, Anwalt oder üben einen anderen reglementierten Beruf aus: Ihre Berufskammer legt eigene Bedingungen fest; siehe Berufsgesellschaften und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Sie sind in anderen Provinzen tätig oder erwägen die Gründung nach Bundesrecht: siehe Tätigkeit in mehr als einer Provinz und Gründung nach Bundes- oder Provinzrecht; für die Aufteilung auf die Provinzen in der T2-Erklärung holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie wollen nur den Namen eines Einzelunternehmens registrieren: siehe ein Unternehmen in Ontario registrieren.
• Jahresmeldungen oder T2-Erklärungen wurden versäumt: siehe Jahresmeldungen von Gesellschaften und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer.
• Sie wollen Buchhaltung und erste T2-Erklärung von Anfang an richtig: siehe Buchhaltung für eine neue CCPC und Hilfe bei der Buchhaltung.