Preciso de advogado para constituir uma corporação no Canadá, ou posso fazer sozinho?

Preciso de advogado para constituir uma corporação no Canadá?

Não. A lei não exige advogado para constituir uma corporação no nível federal nem em Ontário, na Colúmbia Britânica ou em Alberta. Nos três primeiros, o proprietário pode fazer a entrega on-line; em Alberta, um agente do registro ou prestador de serviços autorizado de Alberta envia os formulários, e não é preciso advogado para essa etapa.

Para as etapas da entrega, veja como constituir uma corporação no nível federal, em Ontário, na Colúmbia Britânica, em Alberta ou em Quebec; constituição federal ou provincial ajuda você a escolher.

As próprias páginas do governo indicam orientação para tudo o que vai além dos formulários. A Corporations Canada diz que suas instruções não substituem a orientação jurídica. A Colúmbia Britânica recomenda orientação jurídica para confirmar que todos os requisitos foram cumpridos. Alberta recomenda orientação jurídica ao decidir se uma corporação é a estrutura certa.

O caso deixa de ser simples quando há dois ou mais proprietários, familiares como acionistas, mais de uma classe de ações, uma empresa individual existente que vai entrar na corporação, uma profissão regulamentada ou um administrador que mora fora do Canadá. Essas escolhas moldam o estatuto, os registros de ações e as entregas dos administradores, e corrigi-las depois custa entregas e, às vezes, imposto.

Reúna antes de fazer a entrega, seja qual for o caminho escolhido:

• O nome completo e o endereço de cada proprietário, e quanto cada um vai pagar por suas ações.
• O plano de ações: quantas classes, quem fica com qual e quantas.
• A província onde o negócio vai atuar principalmente, para escolher entre federal e provincial.
• Um endereço de sede registrada que receba correspondência com segurança (em Alberta, um endereço físico em Alberta).
• Em Alberta, um agente para notificações: uma pessoa em Alberta que recebe os documentos legais da corporação; não precisa ser advogado.
• O nome e o endereço de cada administrador e se ele é canadense residente.
• Para uma corporação federal, as pessoas físicas com controle significativo (as que detêm 25% ou mais dos votos ou do valor das ações, ou controlam a corporação de fato).
• Uma lista dos bens, contratos ou contas da empresa individual que você pretende transferir.

O que a entrega da constituição cria, e o que fica com você?

A entrega cria a corporação e nada mais. Você recebe um certificado de constituição com o estatuto; as constituições federais, de Ontário, da BC e de Alberta também recebem automaticamente um número de empresa e uma conta do imposto de renda de corporações (CRA).

Tudo o que há dentro da corporação ainda está por fazer. A Corporations Canada chama isso de organização interna: os administradores elaboram o regimento interno (as regras da corporação sobre reuniões, diretores e assinaturas), autorizam a emissão de ações, nomeiam os diretores e definem as contas bancárias, muitas vezes em uma reunião de organização.

A entrega leva ao registro público o estatuto (na BC, um notice of articles), a sede registrada e os primeiros administradores; no nível federal, ela também registra as pessoas físicas com controle significativo. Tudo o que está na lista abaixo fica por conta da corporação.

A Canada Business Corporations Act, seção 20 obriga uma corporação federal a manter o estatuto e o regimento interno, as atas e resoluções dos acionistas, os avisos dos administradores, um registro de valores mobiliários, as atas e resoluções dos administradores e registros contábeis adequados. Deixar de mantê-los sem motivo razoável é uma infração. As leis provinciais definem as próprias listas; a página da BC cita livros de registros, um registro central de valores mobiliários, um registro de transparência e certificados de ações.

O que qualquer caminho deve entregar antes de você considerar o trabalho concluído?

Quem quer que faça o trabalho (você, um serviço on-line ou um advogado), a corporação só está organizada quando os itens abaixo existem e estão assinados. Fazer a entrega sozinho deixa todos eles com você; com um serviço on-line ou um advogado, qualquer item que o pacote ou a carta de contratação não liste continua com você, e a configuração fiscal também, a menos que esteja incluída. Confira um pacote com esta lista antes de dar a constituição por concluída.

As regras federais de cada verificação estão nas páginas de próximas etapas e de registros da corporação. O conteúdo de cada item está no guia do livro de atas; se você já fez a entrega on-line, veja o que falta depois de constituir on-line.

Vale a pena usar um advogado para constituir a corporação?

Pode valer quando a corporação precisa de condições que nenhum formulário do governo redige por você. Um único proprietário que abre um novo negócio com uma classe de ações ordinárias enfrenta o menor número dessas decisões, embora os registros ainda sugiram orientação para confirmar que todos os requisitos foram cumpridos; cada situação abaixo acrescenta um documento ou uma decisão difícil de mudar depois.

Quem quer que faça a entrega, os formulários e as taxas do governo são os mesmos. Antes de pagar qualquer ajudante, pergunte quais itens da lista acima ele produz e quem fica com o livro de atas.

O que dá errado quando você constitui a corporação sozinho?

O registro confere a entrega, mas ninguém confere as etapas internas, e por isso são elas que acabam esquecidas. Cada lacuna abaixo esbarra em uma regra do registro ou da lei.

• Nenhuma ação jamais emitida. Uma pessoa só se torna acionista quando a corporação emite ações e, pela lei federal, uma ação não pode ser emitida até ser totalmente paga. A nota promissória do próprio acionista não conta como pagamento (seção 25). Sem ações emitidas, os registros podem não mostrar nenhum acionista a quem pagar dividendos ou a informar no T2.
• Sem resoluções de organização nem regimento interno. Pelas regras federais, a emissão de ações deve constar do livro de atas como resolução dos administradores; o regimento interno precisa depois da aprovação dos acionistas.
• Classes de ações que não se encaixam no plano. A constituição federal básica dá uma ou duas classes. Acrescentar uma classe de ações depois, por exemplo para um cônjuge ou um investidor, exige alterar o estatuto.
• Uma sede registrada que não recebe correspondência. Os documentos entregues ali são tratados como recebidos, e os lembretes do relatório anual federal são enviados por correio à sede registrada ou a outro endereço cadastrado, a menos que você assine os lembretes por e-mail.
• O primeiro relatório anual não entregue. Uma corporação federal entrega em até 60 dias depois de cada aniversário, a partir do ano seguinte ao da constituição (Corporations Canada). A política da Corporations Canada é começar a dissolver uma corporação que deixou de entregar dois anos de relatórios, depois de um aviso final. Uma corporação de Ontário entrega primeiro um initial return no Ontario Business Registry em até 60 dias depois da constituição, sem taxa (Corporations Information Act, s. 2), e depois um relatório anual a cada ano; a BC define o próprio prazo do relatório anual; veja o guia do relatório anual.

Quais etapas depois de constituir são fiscais, e não jurídicas?

Quase toda a configuração fiscal é separada da constituição: só o número de empresa e a conta do imposto de renda de corporações acompanham a entrega. GST/HST, folha de pagamento, contabilidade e o primeiro T2 ficam por sua conta, ou de um contador ou responsável contábil que você contratar, a menos que quem cuidou da constituição os liste na contratação.

Os administradores em exercício quando as retenções da folha de pagamento ou o GST/HST estavam vencidos podem responder pessoalmente pelos valores que a corporação deixar de recolher, por até dois anos depois de deixarem de ser administradores (Income Tax Act, seção 227.1; Excise Tax Act, seção 323).

A ordem para abrir as contas está em depois de constituir; o primeiro ano fiscal e o vencimento dele estão em o primeiro ano fiscal da sua corporação.

Um advogado ou serviço on-line muda a taxa do governo?

Não. A taxa do governo é a mesma, qualquer que seja o caminho; um advogado ou serviço on-line acrescenta a própria cobrança por cima.

• Federal: $200 on-line (Corporations Canada) e, depois, $12 por cada relatório anual on-line.
• Ontário: $300 on-line ou por correio (Ontário).
• Colúmbia Britânica: $350, mais $30 pelo pedido de nome, a menos que você use o número da constituição como nome.
• Alberta: uma taxa do governo, listada no catálogo de produtos do agente do registro da província, mais a taxa própria do prestador de serviços.

A tabela completa e os custos anuais estão em quanto custa constituir uma corporação no Canadá.

A corporação pode deduzir o que pagou ao advogado ou ao serviço on-line?

Em parte. Os honorários pela constituição em si são dedutíveis no ano em que foram incorridos, até $3.000 no total para essa constituição, pelo parágrafo 20(1)(b) da Income Tax Act. Os honorários de outros trabalhos, como um acordo de acionistas ou uma transferência pela seção 85, ficam fora desse parágrafo, e o tratamento depende do trabalho. Os dois casos estão em dedução dos custos de constituição.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Uma desenvolvedora web da BC faz a entrega on-line sozinha

Ela é a única proprietária e quer um nome em palavras. Paga C$30 pelo pedido de nome e C$350 para entregar o pedido de constituição, C$380 em taxas do governo. Antes da entrega, adota o estatuto-modelo e assina um acordo de constituição em que fica com 100 ações ordinárias. Depois que o certificado chega, paga C$100 na conta da empresa por essas ações, assina as resoluções de organização, emite o certificado de ações, lança as ações no registro central de valores mobiliários e abre o registro de transparência. O primeiro relatório anual vence em até dois meses depois do primeiro aniversário.

Dois fundadores de Ontário contratam um advogado

Um fundador vai aportar C$100.000 em dinheiro; o outro traz o relacionamento com os clientes. Eles querem uma divisão de 60/40, uma compra da participação se um deles sair e uma regra para as decisões importantes. Nada disso consta da entrega ao governo, então pagam um advogado pelas condições das ações e por um acordo de acionistas. A taxa provincial de C$300 é a mesma nos dois casos. Uma ação não pode ser emitida em troca de uma promessa de trabalho futuro: tanto a lei federal (seção 25) quanto a de Ontário (seção 23) exigem que ela seja totalmente paga antes, em dinheiro, bens ou serviço já prestado; por isso, como o fundador que não aporta dinheiro paga pelas ações é uma questão tributária, além de jurídica.

Um prestador de serviços de Alberta usa um agente do registro

Ele não pode fazer a entrega on-line por conta própria. Pede um relatório NUANS de Alberta (uma pesquisa do nome proposto em comparação com os nomes existentes) para o nome em palavras e leva o estatuto, o aviso de endereço, o aviso de administradores, o aviso de agente para notificações, o relatório NUANS e um documento de identidade a um agente do registro. Paga a taxa do governo mais a taxa de serviço do agente e recebe um certificado de constituição e, depois, um e-mail quando o número de empresa é emitido. As resoluções de organização e a emissão das ações continuam por conta dele.

E no seu caso?

• Dois ou mais proprietários, ou um investidor entrando: veja sociedade ou corporação e conte com a ajuda para abrir sua empresa com as condições das ações.
• Seu cônjuge ou filhos serão donos de ações, ou você precisa de várias classes: leia classes de ações ao constituir antes da entrega e conte com a ajuda para abrir sua empresa.
• Você vai transferir uma empresa individual para a corporação: veja transferir um negócio para uma corporação e a lista de passos da empresa individual para a corporação, e conte com a ajuda para abrir sua empresa com a opção.
• Um administrador ou proprietário mora fora do Canadá: veja constituir uma corporação no Canadá morando no exterior, uma empresa canadense para um fundador que mora na China, constituir uma corporação como recém-chegado ou não residente e status de CCPC para uma nova corporação, e conte com a ajuda para abrir sua empresa.
• Você exerce uma profissão regulamentada: veja corporações profissionais e conte com a ajuda para abrir sua empresa.
• Você já constituiu a corporação on-line e não sabe o que falta: veja depois de constituir on-line e o guia do livro de atas.
• A configuração fiscal depois de qualquer caminho (contas, contabilidade, primeiro T2): veja depois de constituir e a contabilidade de uma nova CCPC, e conte com a ajuda para abrir sua empresa com as contas, depois com a contabilidade e a declaração da corporação.
• Relatórios anuais não foram entregues ou a corporação foi dissolvida: veja relatórios anuais da corporação e reativar uma corporação dissolvida, e conte com a ajuda com impostos de corporações se declarações T2 também deixaram de ser entregues.
• Você ainda não decidiu se vai constituir uma corporação: veja empresa individual ou corporação.