بقایا حساب کتاب کی خدمت: کام مکمل کرنے والی کیسے چنیں

بقایا یا صفائی کے حساب کتاب کی خدمت کو کام ختم ہونے پر کیا واپس دینا چاہیے؟

مکمل بقایا کام آپ کو ایسی کتابیں دیتا ہے جن میں دائرہ کار کے ہر مہینے کا ہر اکاؤنٹ اپنی اسٹیٹمنٹ سے ملا ہوا ہو، مجموعے آپ کے پہلے سے جمع کرائے گئے گوشواروں سے ملتے ہوں یا ہر فرق درج ہو، اور فائل آپ کے پاس ہو۔ جو کام صرف لین دین کو ترتیب دے کر رک جائے وہ تقریباً مکمل ہے، مکمل نہیں۔ حسابات ملے ہوئے کا مطلب ہے کہ ہر مہینے کے اختتام پر کتابوں میں اکاؤنٹ کا بیلنس اسٹیٹمنٹ کے بیلنس کے برابر ہو، اور ہر فرق کی وضاحت ہو۔

کچھ فرق معمول کی بات ہیں: جو شراکت داری یا S کارپوریشن Schedule M-1 یا ⁦M-3⁩ مکمل کرتی ہے وہ وہاں کتابوں کی آمدنی کو گوشوارے کی آمدنی سے ملاتی ہے، کیونکہ ٹیکس قواعد گوشوارے میں رپورٹ ہونے والی چیزیں بدل دیتے ہیں، مثلاً کھانے کے کچھ اخراجات میں (Form 1065؛ Form 1120-S)۔ جس فرق کی وضاحت ٹیکس قواعد سے نہ ہو وہ اس بات کی علامت ہو سکتا ہے کہ جمع شدہ گوشوارہ غلط تھا۔ فراہم کنندہ سے کہیں کہ اسے درج کرے، کتابوں کو زبردستی ملانے کی کوشش نہ کرے؛ ترمیم کرنی ہے یا نہیں، یہ CPA، enrolled agent یا وکیل سے پوچھنے کا سوال ہے۔

یہ صفحہ آپ کے لیے ہے اگر آپ کی کتابیں مہینوں یا سالوں پیچھے ہیں، کسی گوشوارے یا قرض دینے والے کی تاریخ قریب ہے، اور خود کوشش یا پہلا بک کیپر رک گیا ہے۔ تب تین باتیں کھلی ہوتی ہیں: کام کن مہینوں اور اکاؤنٹس کو شامل کرے، ان کتابوں پر منحصر گوشوارے کون تیار کرے، اور کام کی ترتیب کیا ہو۔ معاملہ آسان نہیں ہوتا جب گوشوارے بھی جمع نہ ہوئے ہوں، IRS کا نوٹس آ چکا ہو، یا پے رول یا سیلز ٹیکس کی فائلنگز غائب ہوں۔ ایسی صورتوں میں ایسا شخص چاہیے جو گوشوارے تیار کر سکے اور IRS سے بات کر سکے (نیچے بیان ہے)، اور نوٹس، آڈٹ یا کئی سالوں کے غیر جمع شدہ گوشوارے پہلے آتے ہیں (دیکھیں "کب بقایا حساب کتاب کی خدمت غلط پہلا قدم ہوتی ہے؟")۔ کوٹیشن مانگنے سے پہلے ضروری چیزیں جمع کریں (فہرست آخر میں ہے)۔ کتابوں کو ٹیکس کے لیے تیار کرنے کے مراحل کے لیے پیچھے رہ جانے والے حساب کتاب کو پورا کرنا دیکھیں۔

کیا میری کتابیں پوری کرنے والا CPA ہونا ضروری ہے؟

IRS کے نقطہ نظر سے عموماً نہیں۔ IRS کی اسناد کی فہرست گوشوارے تیار کرنے اور ٹیکس دہندگان کی نمائندگی کے بارے میں ہے، حساب کتاب رکھنے کے بارے میں نہیں، اس لیے کتابوں کے لیے عنوان سے زیادہ موزونیت اہم ہے (IRS کی اسناد)۔ کون اکاؤنٹنگ خدمات پیش کر سکتا ہے، اس پر ریاستی قواعد یہاں شامل نہیں؛ دیکھیں مقامی یا آن لائن بک کیپر۔ اسناد تب اہم ہونے لگتی ہیں جب کام کسی گوشوارے یا IRS تک پہنچے۔

بیرونی فراہم کنندہ جس کے پاس ان میں سے کوئی سند نہ ہو، چاہے کتابیں کتنی ہی اچھی ہوں، عموماً وصولی یا اپیل میں آپ کی نمائندگی نہیں کر سکتا (Publication 947)۔ فرق کی مزید تفصیل کے لیے بک کیپر، اکاؤنٹنٹ یا CPA دیکھیں۔

میرے گوشوارے بھی پیچھے ہیں: انہیں کون تیار کر سکتا ہے اور میری طرف سے IRS سے کون بات کر سکتا ہے؟

جو بھی ہر دیر سے جمع ہونے والا گوشوارہ تیار اور اس پر دستخط کرے اسے PTIN چاہیے، اور IRS کے ہر قسم کے معاملے میں صرف CPA، enrolled agent یا وکیل آپ کی نمائندگی کر سکتا ہے۔ اگر دائرہ کار میں لکھا ہو کہ کون کیا کرتا ہے تو دو فراہم کنندگان یہ کام بانٹ سکتے ہیں۔

• تیار کرنا اور نمائندگی کرنا الگ ہیں۔ اجرت لینے والا تیار کنندہ گوشوارے پر دستخط کرتا ہے، پھر بھی اس کی ہر چیز کے آپ ذمہ دار رہتے ہیں (Topic 254)۔ Form 2848 پر پاور آف اٹارنی افراد کے نام ہوتی ہے، کیونکہ فرمیں IRS کے سامنے پریکٹس نہیں کر سکتیں (Publication 947)۔
• صرف معلومات۔ Form 8821 ایک نامزد شخص کو آپ کی IRS معلومات دیکھنے یا وصول کرنے دیتا ہے، آپ کی طرف سے بولنے نہیں دیتا (Form 8821 کی ہدایات)۔

تحریری دائرہ کار میں لکھا ہو کہ ہر دیر سے جمع ہونے والا گوشوارہ کون تیار کرتا ہے، کون دستخط کر کے جمع کراتا ہے، اور اگر نوٹس یا آڈٹ آئے تو Form 2848 کس کے پاس ہوگا۔ Form 2848 صرف IRS کے لیے ہے، اور مرکزی آڈٹ نظام کے تحت شراکت داری (جب تک اس نے باہر رہنے کا انتخاب نہ کیا ہو، یہی ڈیفالٹ ہے) اپنے partnership representative کے ذریعے کام کرتی ہے، جو اس پر دستخط کرتا ہے (ہدایات)۔ سیلز ٹیکس، ریاستی پے رول یا ریاستی انکم ٹیکس پر کون آپ کی طرف سے بول سکتا ہے، اس پر ریاستی ادارے اپنے قواعد طے کرتے ہیں، جن کا یہاں احاطہ نہیں؛ دائرہ کار میں لکھیں کہ ان فائلنگز کو کون سنبھالتا ہے۔ دیر سے جمع ہونے والے گوشوارے خود غیر جمع شدہ کاروباری گوشواروں کو پورا کرنا میں ہیں۔

آن لائن ہو یا مقامی، فراہم کنندہ کی اسناد کیسے جانچوں؟

جانچ دونوں میں ایک جیسی ہے: کام کرنے والے فرد کا نام، سند اور اس کا نمبر لیں، اور جاری کرنے والے ادارے سے تصدیق کریں۔ IRS کے سامنے پریکٹس کے لیے مقام اہم نہیں، کیونکہ کسی بھی ریاست میں اہل CPA اس کے سامنے پریکٹس کر سکتا ہے (Circular 230، سیکشنز 10.2 اور 10.3)۔ ریاستی لائسنس، پے رول اور سیلز ٹیکس کے قواعد مختلف ہو سکتے ہیں اور یہاں شامل نہیں۔

1. فرد کا نام پوچھیں۔ پوچھیں کہ تیار کرنے، دستخط کرنے اور نمائندگی کرنے والا کون ہوگا، صرف فرم کا نام نہیں۔
2. سند کو اس کے ماخذ پر جانچیں۔ IRS enrolled agents کو لائسنس دیتی ہے، ریاستی بورڈز آف اکاؤنٹنسی CPAs کو لائسنس دیتے ہیں، اور ریاستی عدالتیں یا بارز وکیلوں کو داخلہ دیتی ہیں (IRS کی اسناد)۔ ریاست اور لائسنس نمبر مانگیں اور اس ادارے سے تصدیق کریں۔
3. IRS ڈائریکٹری کو ایک جانچ کے طور پر استعمال کریں۔ اس میں وکیل، CPAs، enrolled agents اور Annual Filing Season Program کے حامل درج ہیں، اور اس کا لنک ٹیکس پیشہ ور کا انتخاب میں ہے۔ PTIN رکھنے والے جو فہرست میں نہیں ہیں وہ بھی اچھی خدمت دے سکتے ہیں، اس لیے نام کا نہ ہونا پوچھنے کا سوال ہے، مسئلے کا ثبوت نہیں۔
4. پوچھیں کہ فائلنگ کے بعد سوالوں کے جواب کون دے گا (Topic 254)۔

کوئی سرکاری ذریعہ فراہم کنندگان کی درجہ بندی نہیں کرتا، اور کوئی جائزہ اس سند کی جگہ نہیں لے سکتا جسے آپ نے خود جانچا ہو۔ آن لائن ہو یا مقامی، کسی بھی فراہم کنندہ کو پہلے ایک بیچ سے آزمائیں، جیسا نیچے تحریری دائرہ کار بتاتا ہے۔ موزونیت اور سافٹ ویئر کے لیے مقامی یا آن لائن بک کیپر دیکھیں؛ کسی اور ملک کے فراہم کنندہ کے لیے بیرون ملک بک کیپر رکھنا دیکھیں۔

کام ختم ہونے پر کتابوں اور فائلوں کا مالک کون ہے؟

مکمل لیجر کا مالک کون ہے، یہ آپ کے معاہدے اور ریاستی قانون پر منحصر ہے، لیکن ٹیکس نظام ٹیکس دہندہ کو کافی کتابیں اور ریکارڈ رکھنے کا ذمہ دار بناتا ہے، اور بہت سے معائنوں میں IRS اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کا بیک اپ فائل اور ایڈمنسٹریٹر کا یوزر نیم اور پاس ورڈ مانگتی ہے (IRS سافٹ ویئر FAQ)۔ فائل کاروبار کے نام پر بنائیں، ایڈمنسٹریٹر آپ رہیں، اور فراہم کنندہ کو نامزد یوزر بنا دیں۔

• اصل اندراجات برقرار رکھیں۔ فراہم کنندہ سے کہیں کہ غلطیاں اندراجات مٹا کر یا نئی فائل بنا کر نہیں، بلکہ تاریخ والے اصلاحی اندراجات سے درست کرے، اور بڑی تبدیلیوں سے پہلے ایک نقل محفوظ کرے۔ IRS کہتی ہے کہ معائنے کے لیے بنائی گئی نئی فائل، مثلاً ایک سال دوبارہ درج کر کے، اصل اندراج کی کتابوں کی نقل نہیں ہوتی، اور آڈٹ کے تحت سال کے لیے مختصر ڈیٹا قابل قبول نہیں (وہی FAQ)۔
• ریکارڈ واپس کرنا پریکٹیشنرز کا قاعدہ ہے، اور یہاں اس کی گنجائش واضح نہیں۔ پریکٹیشنر، جیسے CPA، enrolled agent یا وکیل، پر لازم ہے کہ درخواست پر گاہک کے وہ ریکارڈ فوراً واپس کرے جو گاہک کو وفاقی ٹیکس ذمہ داریوں کے لیے چاہییں (Circular 230، سیکشن 10.28)۔ فیس کا تنازع عموماً واپسی سے چھوٹ نہیں دیتا؛ جہاں ریاستی قانون پریکٹیشنر کو تنازع کے دوران ریکارڈ رکھنے دے، وہاں اسے صرف وہ واپس کرنے ہوتے ہیں جو آپ کے گوشوارے کے ساتھ لگنے چاہییں، اور باقی دیکھنے اور نقل کرنے دینے ہوتے ہیں۔ جو دستاویز پریکٹیشنر نے تیار کی اور فیس کی ادائیگی تک روک رکھی ہو وہ اس قاعدے میں گاہک کا ریکارڈ نہیں (وہی سیکشن)۔ قاعدہ گاہک کے ریکارڈ کو پریکٹیشنر کی نمائندگی سے جوڑتا ہے اور یہ نہیں بتاتا کہ صرف حساب کتاب شمار ہوتا ہے یا نہیں۔ جو فراہم کنندہ پریکٹیشنر نہیں وہ اس میں شامل نہیں، اور ریاستی قانون ایسے قواعد جوڑ سکتا ہے جن کا یہ صفحہ جائزہ نہیں لیتا۔ اگر کسی فراہم کنندہ کے پاس آپ کی فائل پہلے سے ہے تو دیکھیں سابق اکاؤنٹنٹ سے کتابیں سنبھالنا۔

چونکہ مکمل لیجر روکا جا سکتا ہے، حوالگی دائرہ کار میں لکھیں اور پہلے دن سے ایڈمنسٹریٹر رسائی اپنے پاس رکھیں۔ آخر میں مکمل بیک اپ، حسابات ملانے کی رپورٹس، کھلے معاملات کی فہرست اور اپنے اصل کاغذات لے لیں، اور فراہم کنندہ کی رسائی ختم کر دیں۔ IRS ٹیکس پیشہ ور افراد کو کہتی ہے کہ ان لوگوں کی اجازتیں ختم کریں جو اب گاہک نہیں رہے (Publication 4557)۔ اجازت منسوخ کرنے کے لیے اوپر "REVOKE" لکھیں، موجودہ دستخط اور تاریخ ڈالیں، اور نقل IRS کو بھیجیں (Form 8821 کی ہدایات؛ Form 2848 کی ہدایات)۔

فراہم کنندہ کو کیا دوں، اور کیا دینے سے بچوں؟

فراہم کنندہ کو وہ دیں جو کام کے لیے چاہیے، اور وہ کچھ نہیں جو انہیں رقم منتقل کرنے، آپ کا ریفنڈ وصول کرنے یا ریکارڈ کے بغیر آپ کی طرف سے کام کرنے دے۔ ہر شخص کو اپنا الگ لاگ اِن دیں۔

میرے مالی ڈیٹا کی حفاظت کیسے ہوتی ہے، اور مجھے کیا پوچھنا چاہیے؟

فراہم کنندہ سے اس کا تحریری سیکیورٹی پلان مانگیں۔ FTC Safeguards Rule ٹیکس گوشوارہ تیار کرنے والوں سے ایسا پلان بنانے اور اس پر عمل کرنے کا تقاضا کرتا ہے (Publication 4557)۔ یہ کسی خاص بک کیپر پر لاگو ہوتا ہے یا نہیں، یہ فراہم کنندہ کے کام پر منحصر ہے، اس لیے Publication 4557 کو ہر اس شخص کے لیے پیمانہ سمجھیں جس کے پاس آپ کا بینک اور ٹیکس ڈیٹا ہو، ایسا قاعدہ نہیں جو ہر بک کیپر کو پابند کرے۔ پوچھیں:

1. تحریری سیکیورٹی پلان کون چلاتا ہے؟
2. کیا میرے ڈیٹا تک پہنچنے والا ہر شخص پاس ورڈ کے علاوہ بھی کسی چیز سے سائن اِن کرتا ہے؟
3. کیا فائلیں اور ای میلز انکرپٹڈ ہیں؟
4. میرا ڈیٹا کون دیکھ سکتا ہے، اور کون سی دوسری کمپنیاں اسے سنبھالتی ہیں؟
5. جب ہم کام ختم کریں، یا ڈیٹا ضائع ہو جائے، تو میرے ڈیٹا کا کیا ہوتا ہے؟

Publication 4557 ٹیکس پیشہ ور افراد سے ان میں سے ہر ایک کا تقاضا کرتی ہے۔ سادہ اور واضح جواب عمومی وعدے سے بہتر علامت ہے۔ حساب کتاب اور ٹیکس کے مجموعی پیکج کا CPA فرم سے موازنہ کے لیے آن لائن حساب کتاب کی خدمت یا CPA فرم دیکھیں۔

اگر فراہم کنندہ دیر کرے یا غلط ہو تو کیا میں اب بھی IRS کے سامنے ذمہ دار ہوں؟

عموماً ہاں۔ فراہم کنندہ رکھنے سے گوشوارہ جمع کرانے، ادائیگی کرنے اور ریکارڈ رکھنے کی آپ کی ذمہ داری منتقل نہیں ہوتی، اور IRS کہتی ہے کہ ٹیکس پیشہ ور پر بھروسا عموماً دیر سے جمع کرانے یا ادائیگی کی معافی کا سبب نہیں بنتا (IRS معقول وجہ)۔ رعایت ہر معاملے کے حقائق پر منحصر ہے۔ ریکارڈ نہ ملنا IRS کی جائز وجہ کی مثالوں میں سے ہے، مگر صرف اس شخص کے لیے جس نے عام احتیاط اور سمجھداری سے کام لیا اور پھر بھی وقت پر جمع یا ادا نہ کر سکا (وہی صفحہ)۔

• درستگی کے جرمانے: IRS دیکھتی ہے کہ آیا آپ نے اپنے مشیر کو تمام ضروری معلومات دیں اور آیا مشیر اس صورت حال میں اہل اور تجربہ کار تھا (وہی صفحہ)۔
• پے رول: جو آجر پے رول آؤٹ سورس کرتا ہے وہ عموماً ڈپازٹس اور فائلنگز کا ذمہ دار رہتا ہے، اور IRS آجر کے اکاؤنٹ پر جرمانے اور سود لگا سکتی ہے۔ Publication 15 ایک استثنا بتاتی ہے، سند یافتہ professional employer organization (Publication 15)۔

کنٹرول اپنے پاس رکھیں: فائلنگ اور ادائیگی کی تاریخیں دائرہ کار میں لکھیں، ہر گوشوارے یا ادائیگی کے بھیجے جانے کا ثبوت مانگیں (اوپر معقول وجہ کا صفحہ)، اور اپنے IRS اکاؤنٹس خود دیکھیں: Business Tax Account (IRS) یا آپ کا انفرادی آن لائن اکاؤنٹ (IRS) بیلنس، ٹرانسکرپٹس اور نوٹسز دکھاتا ہے، اور Business Tax Account کون استعمال کر سکتا ہے یہ ادارے کی قسم اور کردار پر منحصر ہے۔ پے رول کے لیے بک کیپر کو اپنے اکاؤنٹس تک رسائی دینا دیکھیں۔ اگر جرمانہ آ چکا ہو تو بک کیپر کی غلطیاں اور جرمانہ کون بھرتا ہے دیکھیں۔

ادائیگی سے پہلے تحریری دائرہ کار میں کیا ہونا چاہیے؟

دائرہ کار ایسا ہو کہ ایک اجنبی بھی بتا سکے کہ کام مکمل ہوا یا نہیں۔ کوئی ڈپازٹ دینے سے پہلے یہ نکات لکھیں:

1. مدت اور اکاؤنٹس۔ پہلا اور آخری مہینہ، اور ہر اکاؤنٹ نام اور آخری چار ہندسوں کے ساتھ: بینک، کارڈ، قرض، ادائیگی پروسیسر، مارکیٹ پلیس اور پے رول۔
2. حوالگی کی چیزیں۔ ہر مہینے کے لیے، ہر اکاؤنٹ کی حسابات ملی ہوئی اسٹیٹمنٹس، ساتھ نفع و نقصان کا گوشوارہ اور بیلنس شیٹ۔
3. جمع شدہ گوشواروں سے مطابقت۔ ابتدائی بیلنس (دائرہ کار کے پہلے دن ہر اکاؤنٹ میں کیا تھا) آخری جمع شدہ بیلنس شیٹ سے لیے جاتے ہیں، یا اگر گوشوارے میں نہ ہو تو سال کے اختتام کی اسٹیٹمنٹس سے۔ ہر جمع شدہ سال اپنے گوشوارے سے ملتا ہے یا فرق درج ہوتے ہیں، اور آمدنی کا موازنہ Forms 1099 اور پلیٹ فارم کی ادائیگی کی رپورٹس سے ہوتا ہے۔
4. پے رول اور سیلز ٹیکس۔ کتابوں کا موازنہ جمع کرائے گئے گوشواروں اور کی گئی ادائیگیوں سے ہوتا ہے، اور دائرہ کار بتاتا ہے کہ دیر سے جمع ہونے والی فائلنگز شامل ہیں یا نہیں۔
5. گوشوارے۔ کتابوں پر منحصر ہر گوشوارے کے لیے: کون تیار کرتا ہے، کون دستخط کر کے جمع کراتا ہے، اگر نمائندگی شامل ہے تو Form 2848 کس کے پاس ہے، اور کیا خارج ہے، جیسے نوٹسز، آڈٹ یا ترمیم شدہ گوشوارے۔
6. ترتیب اور تاریخیں۔ کون سی مدت پہلے مکمل ہوگی (جو گوشوارے یا قرض دینے والے کو چاہیے)، ہر بیچ کی تکمیل کی تاریخ، اور کیا اسے آگے لے جا سکتا ہے۔ پہلے بیچ کو آزمائش سمجھیں: اگلا بیچ شروع ہونے یا اگلی ادائیگی واجب ہونے سے پہلے اسے اسٹیٹمنٹس سے جانچ لیں۔
7. کھلے سوالات۔ فراہم کنندہ تاریخ کے ساتھ فہرست رکھتا ہے کہ کیا درجہ بند نہیں کر سکا اور ہر معاملہ کس چیز سے طے ہوگا۔ آپ طے شدہ تاریخ تک جواب دیتے ہیں، اور آخر میں جو معاملات کھلے رہیں وہ درج کیے جاتے ہیں، اندازے سے نہیں بھرے جاتے۔
8. ملکیت اور رسائی۔ فائل آپ کے نام پر ہے، آپ ایڈمنسٹریٹر ہیں، فراہم کنندہ نامزد یوزر ہے، اور دائرہ کار میں لکھا ہے کہ آخر میں کیا واپس کیا جاتا ہے۔
9. قیمت کی بنیاد۔ مقررہ، فی گھنٹہ یا ماہانہ، اور کیا چیز اضافہ کرتی ہے: اضافی اکاؤنٹس، غائب اسٹیٹمنٹس یا منظوری کے بعد تبدیلیاں۔ ان کے عوامل بقایا حساب کتاب کی لاگت میں ہیں۔

معاہدے کی شرائط کے لیے حساب کتاب کا انگیجمنٹ لیٹر دیکھیں؛ رکھنے سے پہلے کیا پوچھیں اور پہلے بیچ کو کیسے جانچیں، اس کے لیے بک کیپر رکھنے سے پہلے پوچھنے کے سوالات اور اپنے بک کیپر کے کام کی جانچ دیکھیں؛ کتابیں تازہ ہونے کے بعد خدمت کو کیا دینا چاہیے، اس کے لیے ماہانہ حساب کتاب کی خدمت میں کیا شامل ہے دیکھیں۔

کب بقایا حساب کتاب کی خدمت غلط پہلا قدم ہوتی ہے؟

جب کتابیں نہیں بلکہ کوئی آخری تاریخ یا نفاذی قدم کام کی ترتیب طے کرے۔ نیچے ہر صورت میں پہلے اسی قدم سے نمٹیں، ایسے شخص کے ساتھ جو ضرورت پڑنے پر آپ کی نمائندگی کر سکے، اور کتابوں کو بعد میں آنے دیں۔

قرض دینے والے یا فروخت کی تاریخ سے بقایا کام غلط قدم نہیں بنتا۔ وہ ترتیب طے کرتی ہے: پوچھیں کہ قرض دینے والا یا خریدار کون سی مدتیں چاہے گا، اور انہیں پہلے رکھیں۔ گوشوارے غائب ہوں تو قرضوں میں تاخیر ہو سکتی ہے (IRS)۔ اگر آپ کے پاس صرف بینک اسٹیٹمنٹس ہیں اور کتابیں نہیں تو دیکھیں بینک اسٹیٹمنٹس سے کتابیں دوبارہ بنانا۔

کوٹیشن اور ٹائم لائن حقیقی رکھنے کے لیے کیا جمع کروں؟

ہر اکاؤنٹ کی ہر مہینے کی اسٹیٹمنٹس، جمع شدہ گوشوارے، پے رول اور سیلز ٹیکس کی رپورٹس، اور Forms 1099 جمع کریں: فراہم کنندہ صرف وہی کوٹ کر سکتا ہے جو وہ دیکھ سکے، اور ہر غائب چیز وقت بڑھاتی ہے۔ IRS اکاؤنٹ کی اسٹیٹمنٹس، انوائسز، رسیدیں اور منسوخ شدہ چیک آپ کی کتابوں کے پیچھے معاون دستاویزات میں شمار کرتی ہے (Publication 583)۔ لے کر آئیں:

ایک مختصر نوٹ شامل کریں کہ کون سے اکاؤنٹس یا کارڈ ذاتی ہیں، آپ نے کتنی رقم ڈالی یا نکالی اس کی آپ کو کیا معلومات ہیں، اور جو آپ کو معلوم ہے کہ غائب ہے۔ ہر اصل کاغذ سنبھال کر رکھیں۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں اور امریکی ڈالر میں ہیں۔

ریسٹورنٹ، 18 ماہ پیچھے

⁦US$600,000⁩ آمدنی والے ریسٹورنٹ کا مالک چار اکاؤنٹس میں 18 ماہ پیچھے ہے: ایک آپریٹنگ اکاؤنٹ، ایک پے رول اکاؤنٹ اور دو کارڈ۔ قیمت پر راضی ہونے سے پہلے مالک ہر اکاؤنٹ کا ماہانہ بینک اور کارڈ ملاپ، رجسٹر رپورٹس سے گوشوارے تک سیلز ٹیکس کا ملاپ (دیکھیں ریسٹورنٹ کا سیلز ٹیکس اور POS ملاپ)، اور ہر بیچ کی تکمیل کی تاریخ مانگتا ہے، ان مہینوں کے ساتھ جو قرض دینے والا پہلے مانگے گا۔ مالک پورے وقت اکاؤنٹنگ فائل کا ایڈمنسٹریٹر رہتا ہے۔

S کارپوریشن، دو گوشوارے بھی جمع نہیں

ایک S کارپوریشن کا مالک کتابوں میں دو سال پیچھے ہے، اور دونوں سالوں کا Form 1120-S کبھی جمع نہیں ہوا۔ فرض کریں S انتخاب مؤثر ہے۔ صرف حساب کتاب کا دائرہ کار نہ گوشواروں کو شامل کرتا ہے اور نہ آنے والے کسی خط کو، اور ہر دیر سے جمع ہونے والا گوشوارہ ہر حصص دار کے لیے ماہانہ جرمانہ لا سکتا ہے چاہے ٹیکس واجب ہو یا نہ ہو۔ اس لیے دائرہ کار میں لکھا ہو کہ ہر گوشوارہ کون تیار کرتا اور جمع کراتا ہے، کون دستخط کرتا ہے، اور کون سا CPA، enrolled agent یا وکیل Form 2848 رکھتا ہے۔

• سال 1: ہر اکاؤنٹ کا حساب ملائیں، ابتدائی بیلنس آخری جمع شدہ بیلنس شیٹ یا سال کے اختتام کی اسٹیٹمنٹس سے طے کریں، اور سال 1 پہلے مکمل کریں، کیونکہ اس کا گوشوارہ اسی پر منحصر ہے۔
• سال 2: سال 1 کے اختتامی بیلنس سے آگے بڑھیں، پھر سال 2 کا گوشوارہ تیار کریں۔

آن لائن بیچنے والا، ادائیگیاں Form 1099-K سے نہیں ملتیں

ایک آن لائن بیچنے والے نے دو مارکیٹ پلیسز سے ⁦US$80,000⁩ کی فروخت کی۔ فرض کریں ہر مارکیٹ پلیس Form 1099-K رپورٹنگ حد پار کر چکی ہے اور فارمز میں شپنگ یا سیلز ٹیکس شامل نہیں۔ دونوں Forms 1099-K کا مجموعہ ⁦US$80,000⁩ ہے، یعنی مجموعی رقم۔ ڈپازٹس کا کل ⁦US$73,000⁩ ہے۔ فروخت منہا ⁦US$7,200⁩ فیس اور ⁦US$1,800⁩ ریفنڈ ان میں سے ⁦US$71,000⁩ کی وضاحت کرتی ہے، اور ⁦US$2,000⁩ کسی فروخت سے نہیں ملتے۔ قیمت پر راضی ہونے سے پہلے بیچنے والا پوچھتا ہے کہ جو ڈپازٹ کسی فروخت سے نہ ملے اس کا فراہم کنندہ کیا کرتا ہے۔ پھر دائرہ کار میں لکھا جاتا ہے کہ ہر ادائیگی کو مجموعی فروخت سے فیس اور ریفنڈ کے ذریعے ڈپازٹ تک ملایا جاتا ہے، اور بے جوڑ ڈپازٹس فروخت میں نہیں بلکہ کھلے معاملات کی فہرست میں جاتے ہیں۔ دیکھیں فروخت اور ادائیگیوں کا ملاپ۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کی کتابیں مہینوں یا سالوں پیچھے ہیں، کسی گوشوارے یا قرض دینے والے کی تاریخ قریب ہے، اور خود کوشش یا پہلا بک کیپر رک گیا ہے: کھلی باتیں یہ ہیں کہ کام کن مہینوں اور اکاؤنٹس کو شامل کرے، ان کتابوں پر منحصر گوشوارے کون تیار کرے، اور کام کی ترتیب کیا ہو۔ دائرہ کار پر دستخط سے پہلے یہی نکات طے کریں؛ دیکھیں حساب کتاب میں مدد۔
• پچھلے سالوں کے گوشوارے کبھی جمع نہیں ہوئے: دیکھیں غیر جمع شدہ کاروباری گوشواروں کو پورا کرنا۔ ان گوشواروں کے لیے درکار کتابوں کے لیے حساب کتاب میں مدد دیکھیں؛ خود گوشواروں کے لیے کارپوریٹ ٹیکس میں مدد یا، انفرادی کاروبار کے مالک کے لیے، انفرادی ٹیکس میں مدد دیکھیں۔
• IRS کا نوٹس یا آڈٹ کا خط آ چکا ہے: دیکھیں آپ کے کاروبار کو IRS کا نوٹس۔ CPA، enrolled agent یا وکیل نوٹس پر یا آڈٹ میں آپ کی نمائندگی کر سکتا ہے، اس لیے فائلوں میں تبدیلیاں پہلے ان سے پوچھنے کا سوال ہیں۔
• کسی فراہم کنندہ کی غلطی سے جرمانے لگ چکے ہیں، یا پے رول ٹیکس کاٹا گیا مگر ادا نہیں ہوا: دیکھیں بک کیپر کی غلطیاں اور جرمانہ کون بھرتا ہے۔
• آپ ابھی طے کر رہے ہیں کہ کسی کو رکھنا ہے، پرانی فائل کی صفائی کرنی ہے یا نئے سرے سے شروع کرنا ہے، یا کوٹیشن میں کیا ہونا چاہیے: دیکھیں اپنا حساب کتاب خود رکھنا یا بک کیپر رکھنا، صفائی یا نئے سرے سے آغاز اور بقایا حساب کتاب کی لاگت۔
• آپ کی S کارپوریشن نے ذاتی اخراجات یا مالک کو بڑی ادائیگیاں کیں، آپ Schedule C جمع کراتے ہیں، یا آپ کے کرائے کی جائیدادیں ہیں: دیکھیں S کارپوریشن کا بقایا حساب کتاب، غیر جمع شدہ سالوں کے Schedule C اخراجات اور کرائے کی جائیداد کا بقایا حساب کتاب۔
• آپ یا آپ کی کمپنی دو ممالک میں ہیں، یا آپ چینی زبان میں کام کرنے والا فراہم کنندہ چاہتے ہیں: دیکھیں کینیڈین کی ملکیت والی امریکی LLC کی کتابیں، غیر ملکی ملکیت والی امریکی کمپنی کا حساب کتاب اور چینی بولنے والا بک کیپر اور اکاؤنٹنٹ۔
• آپ کی کتابیں اور فائلنگز کینیڈین ہیں: دیکھیں کینیڈا میں پیچھے رہ جانے والے حساب کتاب کو پورا کرنا اور کینیڈا میں اکاؤنٹنٹ کا انتخاب۔