밀린 장부 정리 서비스 고르는 법: 끝까지 해내는 곳

밀린 장부 정리 서비스가 일을 마쳤다면 무엇을 돌려줘야 하나요?

밀린 장부 정리가 끝났다면, 범위에 든 모든 달의 모든 계좌가 명세서와 대사되어 있고, 합계가 이미 제출한 신고서와 일치하거나 차이가 하나하나 목록으로 정리되어 있으며, 파일을 본인이 보유하고 있어야 합니다. 거래를 분류하기만 한 작업은 거의 끝난 것이지 끝난 것이 아닙니다. 대사 완료란 월말마다 장부상 각 계좌의 잔액이 명세서 잔액과 같고, 모든 차이가 설명되어 있다는 뜻입니다.

일부 차이는 정상입니다. Schedule M-1 또는 M-3을 작성하는 파트너십이나 S corporation은 거기서 장부상 소득과 신고서상 소득을 대사합니다. 일부 식비 같은 항목은 세법 때문에 신고서에 반영되는 금액이 달라지기 때문입니다(Form 1065, Form 1120-S). 세법으로 설명되지 않는 차이는 제출한 신고서가 잘못되었다는 신호일 수 있습니다. 업체에 장부를 억지로 맞추지 말고 그 차이를 목록으로 정리해 달라고 요청하세요. 수정 신고를 할지는 CPA, 등록 대리인(enrolled agent) 또는 변호사에게 물어볼 문제입니다.

이 페이지는 장부가 몇 달 또는 몇 년 밀렸고, 신고서나 대출기관 기한이 다가오며, 직접 정리하려다 멈췄거나 이전 장부 담당자가 중단한 경우를 위한 것입니다. 이럴 때 정해야 할 것은 3가지입니다. 업무가 다루는 달과 계좌, 장부에 의존하는 신고서를 누가 작성하는지, 작업 순서입니다. 신고서도 제출하지 않았거나, IRS 통지서가 왔거나, 급여나 판매세 제출이 빠진 경우는 간단한 사례가 아닙니다. 이런 경우에는 신고서를 작성하고 IRS와 소통할 수 있는 사람이 필요하며(아래에서 설명), 통지서, 세무조사, 몇 년치 미제출 신고서를 먼저 처리해야 합니다("밀린 장부 정리 서비스가 첫 단계로 맞지 않는 경우는 언제인가요?" 참고). 견적을 요청하기 전에 필요한 자료를 모아 두세요(목록은 맨 끝에 있습니다). 장부를 세금 신고에 쓸 수 있는 상태로 만드는 단계는 밀린 장부 따라잡기를 참고하세요.

밀린 장부를 정리하는 사람은 CPA여야 하나요?

IRS 입장에서는 일반적으로 그렇지 않습니다. IRS 자격 목록은 신고서 작성과 납세자 대리에 관한 것이며 장부 관리에 관한 것이 아닙니다. 따라서 장부 자체는 직함보다 업무 적합성이 더 중요합니다(IRS 자격). 누가 회계 서비스를 제공할 수 있는지에 관한 주 규정은 여기서 다루지 않습니다. 현지 장부 담당자와 온라인 장부 담당자를 참고하세요. 업무가 신고서나 IRS와 관련되면 자격이 중요해지기 시작합니다.

이런 자격이 하나도 없는 외부 업체는 장부를 아무리 잘 정리해도 일반적으로 징수나 이의 신청에서 본인을 대리할 수 없습니다(Publication 947). 차이는 장부 담당자, 회계사, CPA의 차이에서 더 자세히 볼 수 있습니다.

신고서도 밀렸습니다. 누가 작성하고 IRS와 소통해 줄 수 있나요?

늦은 신고서를 작성하고 서명하는 사람은 PTIN이 있어야 하며, 모든 종류의 IRS 사안에서 본인을 대리할 수 있는 사람은 CPA, 등록 대리인(enrolled agent), 변호사뿐입니다. 업무 범위에 누가 무엇을 하는지 적어 두면 두 업체가 일을 나누어 맡을 수도 있습니다.

• 작성과 대리는 별개입니다. 대가를 받는 작성자가 신고서에 서명하지만, 신고서의 모든 항목에 대한 책임은 여전히 본인에게 있습니다(Topic 254). 회사는 IRS 앞에서 업무를 수행할 수 없으므로, Form 2848의 대리인 권한은 개인 이름으로 부여합니다(Publication 947).
• 정보 열람 전용. Form 8821은 지정한 사람이 본인의 IRS 정보를 보거나 받게 하지만, 본인을 대신해 말하게 하지는 않습니다(Form 8821 작성 안내).

서면 업무 범위에는 각 늦은 신고서를 누가 작성하고, 누가 서명해 제출하며, 통지서나 세무조사가 이어지면 누가 Form 2848을 갖는지 적어야 합니다. Form 2848은 IRS에만 적용되며, 중앙 집중식 세무조사 제도의 적용을 받는 파트너십(적용 제외를 선택하지 않았다면 기본값)은 파트너십 대표자(partnership representative)를 통해 행동하고, 그 사람이 서명합니다(작성 안내). 판매세, 주 급여세, 주 소득세에서 누가 본인을 대신해 말할 수 있는지는 각 주 기관이 자체 규정으로 정하며, 이 페이지는 이를 다루지 않습니다. 해당 제출을 누가 처리하는지 업무 범위에 적으세요. 늦은 신고서 자체는 미제출 사업체 신고서 따라잡기에서 다룹니다.

온라인이든 현지든 업체의 자격은 어떻게 확인하나요?

온라인이든 현지든 확인 방법은 같습니다. 실제로 일할 개인의 이름, 자격과 그 번호를 받아 발급 기관에서 확인하세요. IRS 앞에서의 업무 수행은 소재지가 중요하지 않습니다. 어느 주에서든 자격을 갖춘 CPA는 IRS 앞에서 업무를 수행할 수 있기 때문입니다(Circular 230, section 10.2 및 10.3). 주별 면허, 급여, 판매세 규정은 다를 수 있으며 여기서 다루지 않습니다.

1. 개인의 이름을 확인하세요. 회사 이름만이 아니라 누가 작성하고, 서명하고, 대리하는지 물어보세요.
2. 자격은 발급 기관에서 확인하세요. 등록 대리인(enrolled agent)은 IRS가, CPA는 주 회계 위원회가, 변호사는 주 법원이나 변호사 협회가 자격을 부여합니다(IRS 자격). 주와 면허 번호를 물어보고 해당 기관에서 확인하세요.
3. IRS 명단을 확인 수단 중 하나로 쓰세요. 이 명단에는 변호사, CPA, 등록 대리인, Annual Filing Season Program 수료자가 올라 있으며 세금 전문가 선택하기에서 연결됩니다. PTIN이 있는 신고 대행인 중 명단에 없는 사람도 좋은 서비스를 제공할 수 있으므로, 이름이 없다면 문제의 증거가 아니라 물어봐야 할 질문입니다.
4. 제출 후 질문에 누가 답하는지 물어보세요(Topic 254).

업체의 순위를 매기는 공식 자료는 없으며, 후기가 본인이 직접 확인한 자격을 대신할 수는 없습니다. 온라인이든 현지든 아래 서면 업무 범위에 나온 대로 먼저 한 묶음으로 업체를 시험해 보세요. 업무 적합성과 소프트웨어는 현지 장부 담당자와 온라인 장부 담당자를, 다른 나라의 업체는 해외 장부 담당자 고용하기를 참고하세요.

업무가 끝나면 장부와 파일은 누구의 것인가요?

완성된 원장을 누가 소유하는지는 계약과 주 법에 따라 달라지지만, 세법은 납세자에게 충분한 장부와 기록을 보관할 책임을 지우며, 많은 세무조사에서 IRS는 회계 소프트웨어 백업 파일과 관리자의 사용자 이름 및 비밀번호를 요구합니다(IRS 소프트웨어 FAQ). 파일은 사업체 이름으로 만들고, 본인이 관리자로 남고, 업체에는 이름이 지정된 사용자 권한을 주세요.

• 원래 입력 내용을 보존하세요. 업체에 오류는 입력 내용을 삭제하거나 새 파일을 만들지 말고 날짜가 있는 수정 분개로 바로잡아 달라고 요청하고, 큰 변경 전에는 사본을 보관해 달라고 요청하세요. IRS는 한 해를 다시 입력하는 등 세무조사를 위해 새로 만든 파일은 원시 입력 장부의 사본이 아니며, 세무조사 대상 연도에는 요약된 데이터가 인정되지 않는다고 설명합니다(같은 FAQ).
• 기록 반환은 실무자에게 적용되는 규정이며, 여기에 어디까지 적용되는지는 불분명합니다. CPA, 등록 대리인, 변호사 같은 실무자는 요청이 있으면 고객이 연방 세금 의무를 이행하는 데 필요한 고객의 기록을 지체 없이 돌려줘야 합니다(Circular 230, section 10.28). 수수료 분쟁이 있다고 해서 일반적으로 반환 의무가 면제되지 않습니다. 주 법이 분쟁 중 기록 보유를 허용하더라도, 실무자는 신고서에 첨부해야 하는 기록만 돌려주면 되고 나머지는 본인이 검토하고 복사하게 해야 합니다. 실무자가 작성했고 수수료를 받을 때까지 보류 중인 문서는 이 규정상 고객 기록이 아닙니다(같은 조항). 이 규정은 고객 기록을 실무자의 고객 대리와 연결하며, 장부 관리만으로도 해당되는지는 밝히지 않습니다. 실무자가 아닌 업체는 적용 대상이 아니고, 주 법이 이 페이지에서 검토하지 않은 규정을 더할 수도 있습니다. 업체가 이미 본인의 파일을 가지고 있다면 이전 회계사의 장부 인수를 참고하세요.

완성된 원장을 내주지 않을 수도 있으므로, 인계 절차를 업무 범위에 적고 첫날부터 관리자 접근 권한을 유지하세요. 끝날 때는 전체 백업, 대사 보고서, 미결 항목 목록, 원본을 받고 업체의 접근 권한을 삭제하세요. IRS는 세금 전문가에게 더 이상 고객이 아닌 사람에 대한 위임을 철회하라고 안내합니다(Publication 4557). 위임을 철회하려면 맨 위에 "REVOKE"라고 쓰고 현재 날짜의 서명을 넣어 사본을 IRS에 보내세요(Form 8821 작성 안내, Form 2848 작성 안내).

업체에 무엇을 주고, 무엇은 주지 말아야 하나요?

업체에는 업무에 필요한 것만 주세요. 업체가 돈을 옮기거나, 본인의 환급금을 받거나, 기록 없이 본인을 대신해 행동할 수 있게 하는 것은 주지 마세요. 사람마다 각자의 로그인을 주세요.

내 재무 데이터는 어떻게 보호되고, 무엇을 물어봐야 하나요?

업체의 서면 보안 계획을 요청하세요. FTC Safeguards Rule은 신고서 작성 대행인이 보안 계획을 만들고 따르도록 요구합니다(Publication 4557). 이 규정이 특정 장부 담당자에게 적용되는지는 업체가 하는 일에 따라 달라집니다. 따라서 Publication 4557은 모든 장부 담당자를 구속하는 규칙이 아니라, 본인의 은행과 세금 데이터를 가진 모든 업체를 평가하는 기준으로 쓰세요. 다음을 물어보세요.

1. 서면 보안 계획은 누가 운영하나요?
2. 제 데이터에 접근하는 모든 사람이 비밀번호 외의 방법으로도 로그인하나요?
3. 파일과 이메일은 암호화되어 있나요?
4. 누가 제 데이터를 볼 수 있고, 다른 어떤 회사가 처리하나요?
5. 업무가 끝났을 때, 또는 데이터가 분실됐을 때 제 데이터는 어떻게 되나요?

Publication 4557은 세금 전문가에게 이 모든 항목을 요구합니다. 일반적인 약속보다 명확하고 구체적인 답이 더 좋은 신호입니다. 장부 관리와 세금 신고를 묶은 서비스와 CPA 사무소를 비교하려면 온라인 장부 관리 서비스와 CPA 사무소를 참고하세요.

업체가 늦거나 실수해도 IRS에 대한 책임은 여전히 제게 있나요?

일반적으로 그렇습니다. 업체를 고용해도 제출, 납부, 기록 보관 의무가 넘어가지 않으며, IRS는 세금 전문가를 믿었다는 이유로 늦은 제출이나 납부가 일반적으로 면책되지 않는다고 설명합니다(IRS 정당한 사유). 구제 여부는 각 사례의 사실관계에 따라 달라집니다. 기록을 구하지 못한 것은 IRS가 유효한 사유의 예로 드는 것 중 하나이지만, 통상적인 주의와 신중함을 기울였는데도 기한 내에 제출하거나 납부하지 못한 사람에게만 해당합니다(같은 페이지).

• 정확성 관련 가산세: IRS는 본인이 자문가에게 필요한 모든 정보를 제공했는지, 자문가가 해당 상황에 대해 유능하고 경험이 있었는지를 봅니다(같은 페이지).
• 급여: 급여 업무를 외주한 고용주는 일반적으로 납부와 제출에 대한 책임을 그대로 지며, IRS는 고용주 계정에 가산세와 이자를 부과할 수 있습니다. Publication 15는 한 가지 예외로 공인 전문 고용주 조직(certified professional employer organization)을 듭니다(Publication 15).

통제권을 유지하세요. 제출일과 납부일을 업무 범위에 적고, 각 신고서나 납부가 처리되었다는 증빙을 요청하며(위의 정당한 사유 페이지), IRS 계정을 직접 확인하세요. Business Tax Account(IRS)나 개인 온라인 계정(IRS)에서 잔액, 증명서(transcript), 통지서를 볼 수 있으며, Business Tax Account을 사용할 수 있는 사람은 사업체 유형과 역할에 따라 달라집니다. 급여는 장부 담당자에게 접근 권한 주기를 참고하세요. 이미 가산세 통지가 왔다면 장부 담당자의 실수와 가산세 부담을 참고하세요.

비용을 내기 전에 서면 업무 범위에는 무엇이 있어야 하나요?

업무 범위는 처음 읽는 사람도 일이 끝났는지 알 수 있게 쓰여야 합니다. 계약금을 내기 전에 다음 내용을 적어 두세요.

1. 기간과 계좌. 첫 달과 마지막 달, 그리고 모든 계좌의 이름과 마지막 4자리 번호(은행, 카드, 대출, 결제 대행사, 마켓플레이스, 급여).
2. 결과물. 달마다 모든 계좌의 대사된 명세서, 그리고 손익계산서와 재무상태표.
3. 제출한 신고서와의 일치. 기초 잔액(범위에 든 첫날 각 계좌에 있던 금액)은 마지막으로 제출한 재무상태표에서 가져오고, 신고서에 재무상태표가 없다면 연말 명세서에서 가져옵니다. 제출한 각 연도는 신고서와 일치하거나 차이를 목록으로 정리하며, 소득은 Form 1099와 플랫폼 정산 보고서와 비교합니다.
4. 급여와 판매세. 장부를 제출한 신고서와 납부 내역과 비교하며, 늦은 제출이 포함되는지도 업무 범위에 적습니다.
5. 신고서. 장부에 의존하는 각 신고서에 대해 누가 작성하는지, 누가 서명해 제출하는지, 대리가 포함되면 누가 Form 2848을 갖는지, 통지서, 세무조사, 수정 신고서처럼 제외되는 것이 무엇인지 적습니다.
6. 순서와 날짜. 먼저 끝낼 기간(신고서나 대출기관이 필요로 하는 기간), 각 묶음의 완료 날짜, 그 날짜가 바뀌는 조건. 첫 묶음은 시험으로 보고, 다음 묶음을 시작하거나 다음 결제일이 오기 전에 명세서와 대조해 확인하세요.
7. 미결 질문. 업체는 분류하지 못한 항목과 각 항목을 해결하는 데 필요한 것을 날짜와 함께 목록으로 관리합니다. 본인은 합의한 날짜까지 답하고, 끝났을 때 남은 항목은 추측하지 않고 목록으로 남깁니다.
8. 소유권과 접근 권한. 파일은 본인 이름으로 만들고, 본인이 관리자이며, 업체는 이름이 지정된 사용자이고, 끝날 때 돌려받는 것을 업무 범위에 적습니다.
9. 가격 기준. 고정, 시간당, 월 정액 중 무엇인지, 그리고 추가 요금이 붙는 조건(계좌 추가, 누락된 명세서, 승인 후 변경). 요금을 좌우하는 요소는 밀린 장부 정리 비용에 있습니다.

계약 조건은 장부 관리 계약서를, 고용 전에 물어볼 질문과 첫 묶음을 확인하는 방법은 장부 담당자를 고용하기 전에 물어볼 질문과 장부 담당자의 작업 확인하기를, 장부가 최신 상태가 된 후 서비스가 제공해야 할 내용은 월 장부 관리 서비스에 포함되는 업무를 참고하세요.

밀린 장부 정리 서비스가 첫 단계로 맞지 않는 경우는 언제인가요?

장부가 아니라 기한이나 집행 절차가 작업 순서를 정하는 경우입니다. 아래의 각 경우에는 먼저 그 절차를 처리하고(필요하면 본인을 대리할 수 있는 사람과 함께), 장부는 그 뒤에 따라오게 하세요.

대출기관이나 매각 날짜가 있다고 해서 밀린 장부 정리가 잘못된 단계가 되는 것은 아닙니다. 그 날짜는 순서를 정합니다. 대출기관이나 매수자가 어떤 기간을 원하는지 물어보고 그 기간을 먼저 정리하세요. 신고서가 없으면 대출이 지연될 수 있습니다(IRS). 장부 없이 은행 명세서만 있다면 은행 명세서로 장부 다시 만들기를 참고하세요.

견적과 일정이 현실적이려면 무엇을 모아야 하나요?

모든 계좌의 모든 달 명세서, 제출한 신고서, 급여 및 판매세 보고서, Form 1099를 모으세요. 업체는 볼 수 있는 자료만 견적에 반영할 수 있고, 빠진 자료는 모두 시간을 늘립니다. IRS는 계좌 명세서, 청구서, 영수증, 취소된 수표를 장부의 근거가 되는 증빙 서류로 듭니다(Publication 583). 다음을 준비하세요.

개인용인 계좌나 카드, 본인이 넣거나 뺀 돈에 관해 아는 내용, 빠졌다고 아는 것을 짧게 메모해 추가하세요. 모든 원본은 보관하세요.

예시

이 예시는 설명을 위한 것이며 미국 달러를 사용합니다.

18개월 밀린 레스토랑

매출 US$600,000의 레스토랑 소유주는 운영 계좌, 급여 계좌, 카드 2장으로 이루어진 4개 계좌에서 18개월이 밀려 있습니다. 소유주는 가격에 합의하기 전에 계좌별 월간 은행·카드 대사, 매장 POS 보고서에서 신고서까지의 판매세 대사(레스토랑 판매세와 POS 대사 참고), 묶음별 마감일을 요청하며, 대출기관이 먼저 요구할 달부터 시작하도록 합니다. 소유주는 내내 회계 파일의 관리자로 남습니다.

S corporation, 신고서 2건도 미제출

S corporation 소유주는 장부가 2년 밀려 있고, 두 해의 Form 1120-S도 제출하지 않았습니다. S 선택이 유효하다고 가정합니다. 장부 관리만 다루는 업무 범위는 신고서도, 통지서가 오면 필요한 대응도 다루지 못하며, 늦은 신고서마다 세금이 없어도 모든 주주에 대해 월별 가산세가 붙을 수 있습니다. 따라서 업무 범위에 각 신고서를 누가 작성하고 제출하는지, 누가 서명하는지, 어떤 CPA, 등록 대리인(enrolled agent) 또는 변호사가 Form 2848을 갖는지 적습니다.

• 1년차: 모든 계좌를 대사하고, 마지막으로 제출한 재무상태표 또는 연말 명세서에서 기초 잔액을 정하며, 1년차를 먼저 마무리합니다. 1년차 신고서에 필요하기 때문입니다.
• 2년차: 1년차의 기말 잔액에서 이어서 진행한 뒤 2년차 신고서를 작성합니다.

온라인 셀러, 정산금이 Form 1099-K와 맞지 않는 경우

한 온라인 셀러가 마켓플레이스 2곳에서 US$80,000의 매출을 올렸습니다. 두 마켓플레이스 모두 Form 1099-K 보고 기준을 넘었고, 서식에 배송비나 판매세는 없다고 가정합니다. Form 1099-K 두 장의 합계는 총액인 US$80,000입니다. 입금액은 합계 US$73,000입니다. 매출에서 수수료 US$7,200와 환불 US$1,800를 빼면 입금액 중 US$71,000이 설명되고, US$2,000은 어떤 매출과도 맞지 않습니다. 셀러는 가격에 합의하기 전에, 어떤 매출과도 맞지 않는 입금을 업체가 어떻게 처리하는지 묻습니다. 그러면 업무 범위에는 각 정산금을 총매출에서 수수료와 환불을 거쳐 입금액까지 연결하고, 맞지 않는 입금은 매출로 넣지 않고 미결 항목 목록에 올린다고 적습니다. 매출과 정산금 대사를 참고하세요.

상황이 다르다면?

• 장부가 몇 달 또는 몇 년 밀렸고, 신고서나 대출기관 기한이 가깝고, 직접 정리하려다 멈췄거나 이전 장부 담당자가 중단한 경우: 정해야 할 것은 업무가 다루는 달과 계좌, 장부에 의존하는 신고서를 누가 작성하는지, 작업 순서입니다. 업무 범위에 서명하기 전에 이 내용을 정하세요. 장부 관리 도움을 참고하세요.
• 이전 연도 신고서를 제출하지 않은 경우: 미제출 사업체 신고서 따라잡기를 참고하세요. 그 신고서에 필요한 장부는 장부 관리 도움을, 신고서 자체는 법인 세금 도움 또는 개인사업자라면 개인 세금 도움을 참고하세요.
• IRS 통지서나 세무조사 서신이 온 경우: 사업체에 온 IRS 통지서를 참고하세요. CPA, 등록 대리인(enrolled agent), 변호사는 통지서나 세무조사에서 본인을 대리할 수 있으므로, 파일을 바꾸는 일은 먼저 그들에게 물어볼 문제입니다.
• 업체의 실수로 이미 가산세가 나왔거나, 급여세를 원천징수했지만 납부하지 않은 경우: 장부 담당자의 실수와 가산세 부담을 참고하세요.
• 고용할지, 기존 파일을 정리할지, 새로 시작할지, 견적에 무엇이 들어가야 하는지 아직 고민 중인 경우: 직접 장부 관리 또는 장부 담당자 고용, 정리할지 새로 시작할지, 밀린 장부 정리 비용을 참고하세요.
• S corporation이 개인 비용이나 큰 금액의 소유주 지급을 처리했거나, Schedule C를 제출하거나, 임대 부동산을 소유한 경우: S corporation 밀린 장부 정리, 미제출 연도의 Schedule C 경비, 임대 부동산 밀린 장부 정리를 참고하세요.
• 본인이나 회사가 두 나라에 걸쳐 있거나, 중국어로 일하는 업체를 원하는 경우: 캐나다인이 소유한 미국 LLC의 장부, 외국인이 소유한 미국 회사의 장부 관리, 중국어 가능한 장부 담당자와 회계사를 참고하세요.
• 장부와 제출 서류가 캐나다 것인 경우: 캐나다에서 밀린 장부 정리하기와 캐나다에서 회계사 고르기를 참고하세요.