Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh hoặc công ty có sổ sách chậm vài tháng hoặc vài năm
- Chủ doanh nghiệp đang so sánh nhà cung cấp trực tuyến và tại chỗ trước khi ký phạm vi công việc hoặc trả tiền đặt cọc
- Chủ doanh nghiệp có tờ khai, tiền lương hoặc hồ sơ thuế bán hàng phụ thuộc vào sổ sách tồn đọng
Không đề cập ở đây
- Chi phí hoàn thiện sổ sách và điều gì quyết định báo giá
- Nên tự giữ sổ sách hay thuê người
- Việc lập chính các tờ khai nộp trễ
- Xếp hạng hoặc giới thiệu một nhà cung cấp cụ thể
- Ghi sổ và kế toán viên tại Canada
Dịch vụ hoàn thiện hoặc dọn dẹp sổ sách tồn đọng nên bàn giao gì khi xong việc?
Một công việc hoàn thiện sổ sách đã xong cho bạn sổ sách trong đó mọi tài khoản được đối chiếu với sao kê của nó cho mọi tháng thuộc phạm vi, tổng số khớp với những gì bạn đã nộp hoặc từng chênh lệch được liệt kê, và bạn giữ tệp. Công việc chỉ mới phân loại giao dịch là gần xong, chưa phải xong. Đã đối chiếu nghĩa là số dư của sổ sách cho một tài khoản vào cuối mỗi tháng bằng số dư trên sao kê, với mọi chênh lệch đều được giải thích.
| Hạng mục | Đã xong | Gần xong |
|---|---|---|
| Tài khoản | Mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay và thanh toán được đối chiếu với số dư sao kê, từng tháng (Publication 583 nêu việc đối chiếu tài khoản séc hằng tháng) | Giao dịch đã được phân loại, nhưng số dư chưa bao giờ được đối chiếu với sao kê |
| Tờ khai đã nộp | Tổng số khớp với từng tờ khai đã nộp (với chủ doanh nghiệp một chủ là Schedule C), hoặc từng chênh lệch được liệt kê. Khi hợp danh hoặc S corporation phải hoàn thành Schedule L, bảng cân đối kế toán của họ nên khớp với sổ sách (Form 1065; Form 1120-S) | Sổ sách bắt đầu từ phỏng đoán |
| Thu nhập | Doanh số được so với Form 1099-K và Form 1099-NEC, và các khoản tiền gửi không khớp với giao dịch nào được liệt kê. Form 1099-K cho thấy số tiền gộp, trước phí, hoàn tiền và cước vận chuyển (hướng dẫn). Sàn thương mại hoặc ứng dụng thanh toán chỉ phải nộp một form khi khoản thanh toán vượt $20.000 trong hơn 200 giao dịch (một số nộp ở mức thấp hơn), nên doanh số không có form vẫn là thu nhập (IRS) | Các khoản tiền gửi bị ghi là doanh thu bán hàng |
| Tiền lương và thuế bán hàng | Sổ sách được so với các tờ khai đã nộp và các khoản đã thanh toán | Các khoản thuế được ghi sổ nhưng chưa bao giờ được so với hồ sơ đã nộp |
| Các mục còn mở | Một danh sách có ghi ngày về những gì chưa thể phân loại và điều gì sẽ giải quyết từng mục | Các phỏng đoán nằm trong một tài khoản gộp chung |
| Bàn giao | Bản sao lưu tệp, các báo cáo đối chiếu và danh sách các mục còn mở, với bạn là quản trị viên | Một tệp PDF các báo cáo |
Một số chênh lệch là bình thường: hợp danh hoặc S corporation hoàn thành Schedule M-1 hoặc M-3 đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập theo tờ khai tại đó, vì quy tắc thuế làm thay đổi những gì tờ khai khai báo, chẳng hạn với một số chi phí ăn uống (Form 1065; Form 1120-S). Chênh lệch mà quy tắc thuế không giải thích được có thể có nghĩa là tờ khai đã nộp bị sai. Hãy yêu cầu nhà cung cấp liệt kê nó, không phải ép sổ sách cho khớp; có nên điều chỉnh tờ khai hay không là câu hỏi cho CPA, enrolled agent hoặc luật sư.
Trang này dành cho bạn nếu sổ sách của bạn chậm vài tháng hoặc vài năm, sắp đến hạn nộp tờ khai hoặc hạn của bên cho vay, và việc tự làm hoặc nhân viên ghi sổ trước đó đã bỏ dở. Khi đó còn ba điểm cần quyết định: công việc bao gồm những tháng và tài khoản nào, ai lập các tờ khai phụ thuộc vào sổ sách, và thứ tự công việc. Trường hợp không còn đơn giản khi tờ khai cũng chưa nộp, đã nhận thông báo của IRS, hoặc thiếu hồ sơ tiền lương hay thuế bán hàng. Những trường hợp đó cần người có thể lập tờ khai và làm việc với IRS (nêu bên dưới), và thông báo, kiểm tra thuế hoặc nhiều năm tờ khai chưa nộp phải làm trước (xem "Khi nào dịch vụ hoàn thiện sổ sách là bước đầu tiên không phù hợp?"). Hãy chuẩn bị những gì cần có trước khi xin báo giá (danh sách ở cuối trang). Về các bước đưa sổ sách sẵn sàng cho việc khai thuế, xem hoàn thiện sổ sách tồn đọng.
Người hoàn thiện sổ sách của tôi có cần là CPA không?
Nói chung là không, xét theo IRS. Danh sách chứng chỉ của IRS nói về việc lập tờ khai và đại diện người nộp thuế, không phải ghi sổ, nên với chính sổ sách thì sự phù hợp quan trọng hơn chức danh (chứng chỉ của IRS). Quy tắc tiểu bang về ai được cung cấp dịch vụ kế toán không được nêu ở đây; xem nhân viên ghi sổ tại chỗ hay trực tuyến. Chứng chỉ bắt đầu quan trọng khi công việc chạm đến tờ khai hoặc IRS.
| Công việc | IRS công nhận ai | Cách kiểm tra |
|---|---|---|
| Giữ hoặc dựng lại sổ sách | Không áp dụng chứng chỉ nào của IRS | Mẫu công việc đã hoàn thành, người giới thiệu và một tháng thử |
| Lập tờ khai có thu phí | Bất kỳ ai có PTIN, người ký tờ khai và ghi PTIN lên đó (quy định PTIN; Topic 254) | Chữ ký và PTIN trên tờ khai |
| Đại diện cho bạn trước IRS | CPA, enrolled agent (được IRS cấp phép) và luật sư trong mọi vụ việc, gồm kiểm tra thuế, thu nợ thuế và khiếu nại. Người tham gia Annual Filing Season Program chỉ trong cuộc kiểm tra các tờ khai do họ lập và ký, với hồ sơ hoàn thành cho cả năm tờ khai lẫn năm kiểm tra (Publication 947). Chỉ có PTIN thì không có quyền đại diện | Chứng chỉ và số của nó (xem bên dưới) |
Nhà cung cấp bên ngoài không có chứng chỉ nào trong số đó nói chung không thể đại diện cho bạn trong việc thu nợ thuế hoặc khiếu nại, dù sổ sách tốt đến đâu (Publication 947). Để biết thêm về sự khác biệt, xem nhân viên ghi sổ, kế toán viên hay CPA.
Tờ khai của tôi cũng bị trễ: ai có thể lập chúng và làm việc với IRS thay tôi?
Ai lập và ký mỗi tờ khai nộp trễ đều cần PTIN, và chỉ CPA, enrolled agent hoặc luật sư mới có thể đại diện cho bạn trong mọi loại vụ việc với IRS. Hai nhà cung cấp có thể chia sẻ công việc nếu phạm vi nêu ai làm gì.
- Lập tờ khai và đại diện là hai việc riêng. Người chuẩn bị được trả tiền ký tờ khai, nhưng bạn vẫn chịu trách nhiệm về từng mục trên đó (Topic 254). Giấy ủy quyền trên Form 2848 nêu tên cá nhân, vì công ty không được hành nghề trước IRS (Publication 947).
- Chỉ để lấy thông tin. Form 8821 cho phép một người được nêu tên xem hoặc nhận thông tin IRS của bạn nhưng không được nói thay bạn (hướng dẫn Form 8821).
Phạm vi bằng văn bản nên nêu ai lập từng tờ khai nộp trễ, ai ký và nộp, và ai giữ Form 2848 nếu sau đó có thông báo hoặc kiểm tra thuế. Form 2848 chỉ áp dụng cho IRS, và hợp danh thuộc chế độ kiểm tra tập trung (mặc định trừ khi đã chọn không áp dụng) hành động qua người đại diện hợp danh (partnership representative), người ký form này (hướng dẫn). Các cơ quan tiểu bang tự đặt quy tắc ai được nói thay bạn về thuế bán hàng, tiền lương tiểu bang hoặc thuế thu nhập tiểu bang, mà trang này không đề cập; hãy nêu trong phạm vi ai lo các hồ sơ đó. Bản thân các tờ khai nộp trễ được trình bày trong hoàn thiện các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.
Tôi kiểm tra chứng chỉ của nhà cung cấp thế nào, trực tuyến hay tại chỗ?
Cách kiểm tra như nhau dù trực tuyến hay tại chỗ: lấy tên cá nhân sẽ làm việc, chứng chỉ và số của nó, rồi xác nhận với cơ quan đã cấp. Với việc hành nghề trước IRS, địa điểm không quan trọng, vì CPA đủ điều kiện ở bất kỳ tiểu bang nào đều có thể hành nghề trước IRS (Circular 230, sections 10.2 và 10.3). Quy tắc cấp phép, tiền lương và thuế bán hàng của tiểu bang có thể khác nhau và không được nêu ở đây.
- Nêu tên cá nhân. Hỏi ai sẽ lập, ký và đại diện, không chỉ tên công ty.
- Kiểm tra chứng chỉ tại nguồn. IRS cấp phép enrolled agent, hội đồng kế toán tiểu bang cấp phép CPA, và tòa án hoặc đoàn luật sư tiểu bang kết nạp luật sư (chứng chỉ của IRS). Hãy hỏi tiểu bang và số giấy phép rồi xác nhận với cơ quan đó.
- Dùng danh bạ của IRS như một cách kiểm tra. Danh bạ liệt kê luật sư, CPA, enrolled agent và người tham gia Annual Filing Season Program, và có liên kết từ chọn chuyên gia thuế. Người chuẩn bị có PTIN nhưng không có trong danh bạ vẫn có thể cung cấp dịch vụ tốt, nên không thấy tên là một câu hỏi cần hỏi, không phải bằng chứng có vấn đề.
- Hỏi ai sẽ trả lời các câu hỏi sau khi nộp tờ khai (Topic 254).
Không có nguồn chính thức nào xếp hạng nhà cung cấp, và một đánh giá không thể thay thế chứng chỉ bạn tự xác minh. Hãy thử bất kỳ nhà cung cấp nào, trực tuyến hay tại chỗ, bằng một đợt đầu, như phạm vi bằng văn bản bên dưới nêu. Về sự phù hợp và phần mềm, xem nhân viên ghi sổ tại chỗ hay trực tuyến; về nhà cung cấp ở nước khác, xem thuê nhân viên ghi sổ ở nước ngoài.
Ai sở hữu sổ sách và các tệp khi công việc kết thúc?
Ai sở hữu sổ cái đã hoàn thành phụ thuộc vào thỏa thuận của bạn và luật tiểu bang, nhưng hệ thống thuế giao cho người nộp thuế trách nhiệm giữ sổ sách và hồ sơ đầy đủ, và trong nhiều cuộc kiểm tra, IRS yêu cầu tệp sao lưu phần mềm kế toán cùng tên người dùng và mật khẩu của quản trị viên (câu hỏi thường gặp về phần mềm của IRS). Hãy tạo tệp đứng tên doanh nghiệp, giữ vai trò quản trị viên, và cấp cho nhà cung cấp một người dùng được nêu tên.
- Giữ các bút toán gốc. Hãy yêu cầu nhà cung cấp sửa lỗi bằng bút toán điều chỉnh có ghi ngày, không xóa bút toán hay dựng tệp thay thế, và lưu một bản sao trước những thay đổi lớn. IRS cho biết tệp mới tạo cho cuộc kiểm tra, chẳng hạn bằng cách nhập lại một năm, không phải là bản sao của sổ ghi bút toán gốc, và dữ liệu rút gọn không được chấp nhận cho năm đang bị kiểm tra (cùng câu hỏi thường gặp).
- Trả lại hồ sơ là quy tắc dành cho người hành nghề, và phạm vi áp dụng ở đây chưa rõ. Người hành nghề, như CPA, enrolled agent hoặc luật sư, phải kịp thời trả lại, khi được yêu cầu, hồ sơ của khách hàng mà khách hàng cần cho nghĩa vụ thuế liên bang (Circular 230, section 10.28). Tranh chấp về phí nói chung không phải lý do để không trả lại; nếu luật tiểu bang cho phép người hành nghề giữ hồ sơ trong tranh chấp, họ chỉ cần trả lại phần phải đính kèm tờ khai của bạn, và phải cho bạn xem và sao chép phần còn lại. Tài liệu mà người hành nghề đã lập và đang giữ lại cho đến khi được trả phí không phải hồ sơ của khách hàng theo quy tắc này (cùng section). Quy tắc gắn hồ sơ khách hàng với việc người hành nghề đại diện cho khách hàng và không nói liệu chỉ ghi sổ có được tính hay không. Nhà cung cấp không phải người hành nghề thì không thuộc phạm vi, và luật tiểu bang có thể thêm quy tắc mà trang này không xem xét. Nếu một nhà cung cấp đang giữ tệp của bạn, xem tiếp nhận sổ sách từ kế toán viên cũ.
Vì sổ cái đã hoàn thành có thể bị giữ lại, hãy ghi việc bàn giao vào phạm vi công việc và giữ quyền quản trị viên ngay từ ngày đầu. Khi kết thúc, hãy lấy bản sao lưu đầy đủ, các báo cáo đối chiếu, danh sách các mục còn mở và bản gốc của bạn, rồi gỡ quyền truy cập của nhà cung cấp. IRS yêu cầu các chuyên gia thuế gỡ ủy quyền của những người không còn là khách hàng (Publication 4557). Để thu hồi một ủy quyền, hãy viết "REVOKE" ngang đầu với chữ ký và ngày hiện tại, rồi gửi bản sao cho IRS (hướng dẫn Form 8821; hướng dẫn Form 2848).
Tôi đưa gì cho nhà cung cấp, và nên tránh đưa gì?
Hãy đưa cho nhà cung cấp những gì công việc cần và không đưa thứ gì cho phép họ chuyển tiền, nhận tiền hoàn thuế của bạn hoặc hành động thay bạn mà không để lại dấu vết. Hãy cấp cho mỗi người một tài khoản đăng nhập riêng.
| Hạng mục | Nên đưa | Nên tránh |
|---|---|---|
| Tài khoản ngân hàng và thẻ | Sao kê, và một tài khoản đăng nhập riêng với quyền truy cập hẹp nhất mà vẫn làm được việc | Tài khoản đăng nhập dùng chung đứng tên bạn, hoặc quyền truy cập có thể chuyển tiền (xem cấp quyền truy cập cho nhân viên ghi sổ) |
| Thông tin IRS và việc đại diện | Form 8821 nêu các loại thuế, form và năm mà công việc cần, hoặc Form 2848 cho một cá nhân có chứng chỉ được nêu tên nếu việc đại diện nằm trong phạm vi (hướng dẫn) | Đăng nhập IRS của chính bạn, vì các form ủy quyền cho nhà cung cấp dưới tên của chính họ. Một form còn hiệu lực sau khi công việc kết thúc. Form 8821 mới thu hồi các Form 8821 trước đó của bạn, và Form 2848 mới thu hồi các form cũ cho cùng vụ việc và năm, nên một form đưa cho người chuẩn bị khác có thể bị chấm dứt trừ khi bạn đánh dấu ô giữ lại và đính kèm một bản sao để giữ (Form 8821; Form 2848) |
| Tiền hoàn thuế và thanh toán | Thanh toán từ tài khoản của chính bạn | Mọi thỏa thuận chuyển tiền hoàn thuế vào tài khoản của nhà cung cấp. Người đại diện không được thương lượng séc của chính phủ, và IRS xếp việc chuyển hướng tiền hoàn thuế là hành vi sai phạm (hướng dẫn Form 2848; IRS) |
| Chữ ký | Chữ ký của bạn trên form đã hoàn thành | Chữ ký trên form trống (Topic 254) |
Dữ liệu tài chính của tôi được bảo vệ thế nào, và tôi nên hỏi gì?
Hãy yêu cầu kế hoạch an ninh bằng văn bản của nhà cung cấp. FTC Safeguards Rule yêu cầu người chuẩn bị tờ khai thuế lập và tuân theo một kế hoạch như vậy (Publication 4557). Quy tắc có áp dụng cho một nhân viên ghi sổ cụ thể hay không phụ thuộc vào việc nhà cung cấp làm gì, nên hãy dùng Publication 4557 như thước đo cho bất kỳ ai giữ dữ liệu ngân hàng và thuế của bạn, không phải như quy tắc ràng buộc mọi nhân viên ghi sổ. Hãy hỏi:
- Ai điều hành kế hoạch an ninh bằng văn bản?
- Mọi người truy cập dữ liệu của tôi có đăng nhập bằng nhiều hơn một mật khẩu không?
- Tệp và email có được mã hóa không?
- Ai có thể xem dữ liệu của tôi, và những công ty nào khác xử lý nó?
- Dữ liệu của tôi sẽ ra sao khi chúng ta xong việc, hoặc nếu bị mất?
Publication 4557 yêu cầu các chuyên gia thuế trả lời từng điều này. Một câu trả lời đơn giản, cụ thể là dấu hiệu tốt hơn một lời hứa chung chung. Để so sánh gói ghi sổ kèm thuế với một công ty CPA, xem dịch vụ ghi sổ trực tuyến hay công ty CPA.
Nếu nhà cung cấp làm trễ hoặc sai, tôi vẫn chịu trách nhiệm với IRS chứ?
Nói chung là có. Thuê nhà cung cấp không chuyển nghĩa vụ nộp tờ khai, nộp tiền và lưu hồ sơ của bạn, và IRS cho biết việc dựa vào chuyên gia thuế nói chung không miễn việc nộp tờ khai hoặc nộp tiền trễ (lý do chính đáng của IRS). Việc được xóa phạt phụ thuộc vào hoàn cảnh từng trường hợp. Không lấy được hồ sơ nằm trong các ví dụ của IRS về lý do hợp lệ, nhưng chỉ với người đã thận trọng và cẩn trọng thông thường mà vẫn không thể nộp tờ khai hoặc nộp tiền đúng hạn (cùng trang).
- Tiền phạt do không chính xác: IRS xem xét liệu bạn đã đưa cho cố vấn mọi thông tin cần thiết hay chưa, và cố vấn có đủ năng lực và kinh nghiệm trong tình huống đó không (cùng trang).
- Tiền lương: người sử dụng lao động thuê ngoài việc tính lương nói chung vẫn chịu trách nhiệm về các khoản nộp và tờ khai, và IRS có thể ấn định tiền phạt và tiền lãi trên tài khoản của người sử dụng lao động. Publication 15 nêu một ngoại lệ, là tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp được chứng nhận (certified professional employer organization) (Publication 15).
Hãy giữ quyền kiểm soát: ghi ngày nộp tờ khai và nộp tiền vào phạm vi, yêu cầu bằng chứng rằng mỗi tờ khai hoặc khoản thanh toán đã được gửi đi (trang lý do chính đáng nêu trên), và tự kiểm tra các tài khoản IRS của bạn: Business Tax Account (IRS) hoặc tài khoản trực tuyến cá nhân của bạn (IRS) cho thấy số dư, bảng ghi (transcript) và thông báo, và ai được dùng Business Tax Account phụ thuộc vào loại hình pháp nhân và vai trò. Về tiền lương, xem cấp quyền truy cập tài khoản cho nhân viên ghi sổ. Nếu đã nhận tiền phạt, xem lỗi của nhân viên ghi sổ và ai trả tiền phạt.
Phạm vi bằng văn bản nên nêu gì trước khi tôi trả tiền?
Phạm vi nên giúp một người lạ biết công việc đã xong hay chưa. Hãy ghi các điểm này trước khi đặt cọc:
- Kỳ và tài khoản. Tháng đầu và tháng cuối, và từng tài khoản theo tên cùng bốn số cuối: ngân hàng, thẻ, khoản vay, bộ xử lý thanh toán, sàn thương mại và tiền lương.
- Sản phẩm bàn giao. Với mỗi tháng, sao kê đã đối chiếu cho mọi tài khoản, cùng báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán.
- Khớp với các tờ khai đã nộp. Số dư đầu kỳ (số dư mỗi tài khoản vào ngày đầu tiên thuộc phạm vi) lấy từ bảng cân đối kế toán đã nộp gần nhất hoặc, nếu tờ khai không có, từ sao kê cuối năm. Mỗi năm đã nộp khớp với tờ khai của nó hoặc các chênh lệch được liệt kê, và thu nhập được so với Form 1099 và báo cáo thanh toán của nền tảng.
- Tiền lương và thuế bán hàng. Sổ sách được so với các tờ khai đã nộp và các khoản đã thanh toán, và phạm vi nêu có bao gồm các hồ sơ nộp trễ hay không.
- Tờ khai. Với mỗi tờ khai phụ thuộc vào sổ sách: ai lập, ai ký và nộp, ai giữ Form 2848 nếu có bao gồm việc đại diện, và những gì bị loại trừ, như thông báo, kiểm tra thuế hay tờ khai điều chỉnh.
- Thứ tự và ngày. Kỳ nào xong trước (kỳ mà tờ khai hoặc bên cho vay cần), ngày hoàn tất cho từng đợt, và điều gì có thể làm dời ngày đó. Hãy coi đợt đầu là bài thử: kiểm tra nó với sao kê trước khi đợt tiếp theo bắt đầu hoặc khoản thanh toán tiếp theo đến hạn.
- Câu hỏi còn mở. Nhà cung cấp giữ một danh sách có ghi ngày về những gì không thể phân loại và điều gì sẽ giải quyết từng mục. Bạn trả lời trước một ngày đã thỏa thuận, và các mục còn mở khi kết thúc được liệt kê, không đoán.
- Quyền sở hữu và truy cập. Tệp đứng tên bạn, bạn là quản trị viên, nhà cung cấp là người dùng được nêu tên, và phạm vi liệt kê những gì được trả lại khi kết thúc.
- Cơ sở tính giá. Cố định, theo giờ hoặc theo tháng, và điều gì làm tăng giá: thêm tài khoản, thiếu sao kê hoặc thay đổi sau khi đã duyệt. Các yếu tố này nằm trong chi phí hoàn thiện sổ sách tồn đọng.
Về điều khoản hợp đồng, xem thư thỏa thuận dịch vụ ghi sổ; về điều cần hỏi trước khi thuê và cách kiểm tra đợt đầu, xem câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ và kiểm tra công việc của nhân viên ghi sổ; về những gì một dịch vụ nên mang lại khi sổ sách đã cập nhật, xem dịch vụ ghi sổ hằng tháng bao gồm gì.
Khi nào dịch vụ hoàn thiện sổ sách là bước đầu tiên không phù hợp?
Khi hạn chót hoặc một bước cưỡng chế, không phải sổ sách, quyết định thứ tự công việc. Trong mỗi trường hợp dưới đây, hãy xử lý bước đó trước, cùng người có thể đại diện cho bạn nếu cần, rồi để sổ sách theo sau.
| Tình huống | IRS nói gì | Bắt đầu với |
|---|---|---|
| Thông báo có ngày phải trả lời | Nếu IRS yêu cầu bạn trả lời, hãy hành động chậm nhất vào hạn, và trả lời chậm nhất vào hạn đó để bảo vệ quyền khiếu nại (IRS) | Đọc thông báo và ghi lại ngày. Xem thông báo của IRS gửi doanh nghiệp của bạn |
| Nhiều năm tờ khai chưa nộp | Hãy nộp mọi tờ khai quá hạn dù bạn có thể trả tiền hay không. IRS có thể tự lập tờ khai thay thế (substitute return) và có thể không ghi nhận các khoản khấu trừ của bạn (IRS). Không có thời hạn nào áp dụng cho việc ấn định thuế trên tờ khai chưa bao giờ nộp (Publication 583). Tờ khai của hợp danh hoặc S corporation nộp trễ bị phạt cho mỗi thành viên hợp danh hoặc cổ đông cho mỗi tháng trễ, tối đa 12 tháng, kể cả khi không có thuế phải nộp (Form 1065; Form 1120-S) | Một kế hoạch cho các tờ khai, rồi sổ sách được dựng lại theo thứ tự các tờ khai cần. Xem hoàn thiện các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp; về mức phạt và cách xóa phạt, xem tiền phạt tờ khai doanh nghiệp nộp trễ |
| Cuộc kiểm tra thuế (audit) | IRS thường yêu cầu tệp phần mềm gốc khi sổ sách được lưu trong phần mềm, và tệp tạo ra cho cuộc kiểm tra không đáp ứng yêu cầu (câu hỏi thường gặp về phần mềm của IRS) | Một người đại diện có chứng chỉ trước khi bất kỳ ai thay đổi, dựng lại hoặc xóa tệp |
| Thuế lương đã khấu trừ nhưng chưa nộp | Người có trách nhiệm cố ý không nộp có thể bị tính cá nhân (section 6672) một khoản tiền phạt bằng toàn bộ thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên. Điều đó có thể gồm cả những người trong chính doanh nghiệp của bạn khi nhà cung cấp dịch vụ lương đã nộp tiền. Thư đề xuất ấn định cho phép 60 ngày để khiếu nại (IRS). IRS nói chung có 3 năm kể từ ngày muộn hơn giữa ngày 15 tháng 4 sau năm tính lương và ngày tờ khai được nộp để ấn định khoản này, và không có thời hạn nào chạy cho đến khi tờ khai tiền lương được nộp (sổ tay nội bộ của IRS) | Một người đại diện có chứng chỉ. Người bị tính phạt cần Form 2848 riêng nêu tên khoản phạt (hướng dẫn). Hãy kiểm tra tài khoản thuế lương (employment tax) của bạn tại IRS |
Ngày của bên cho vay hoặc ngày bán không làm cho việc hoàn thiện sổ sách thành bước sai. Nó quyết định thứ tự: hãy hỏi bên cho vay hoặc bên mua sẽ muốn những kỳ nào, và đặt chúng lên trước. Khoản vay có thể bị trì hoãn khi thiếu tờ khai (IRS). Nếu bạn chỉ có sao kê ngân hàng mà không có sổ sách, xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.
Tôi cần chuẩn bị gì để báo giá và thời gian là thực tế?
Hãy chuẩn bị sao kê của mọi tài khoản cho mọi tháng, các tờ khai đã nộp, báo cáo tiền lương và thuế bán hàng, và các Form 1099: nhà cung cấp chỉ báo giá được những gì họ thấy, và mỗi mục thiếu làm thêm thời gian. IRS liệt kê sao kê tài khoản, hóa đơn, biên lai và séc đã thanh toán trong các chứng từ hỗ trợ sổ sách của bạn (Publication 583). Hãy mang theo:
| Mục | Vì sao quan trọng | Nếu thiếu |
|---|---|---|
| Sao kê của mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay và thanh toán, mỗi tháng | Việc đối chiếu cần số dư trên sao kê | Xin bản sao từ từng tổ chức và liệt kê mọi khoảng trống |
| Các tờ khai đã nộp của những năm thuộc phạm vi, và tờ khai ngay trước đó | Chúng đặt cơ sở để đối chiếu và, nơi có nộp bảng cân đối kế toán, là số dư đầu kỳ | Lấy bảng ghi (transcript) từ tài khoản trực tuyến IRS của bạn, hoặc từ Business Tax Account cho tờ khai của doanh nghiệp (IRS; IRS) |
| Tờ khai và báo cáo tiền lương | Chúng dùng để kiểm tra các dòng tiền lương. Hồ sơ thuế lương phải được giữ ít nhất bốn năm (Publication 583) | Hỏi nhà cung cấp dịch vụ lương, và xem tài khoản thuế lương của bạn tại IRS |
| Tờ khai thuế bán hàng và số tài khoản | Chúng dùng để kiểm tra các dòng thuế bán hàng | Yêu cầu từ cơ quan thuế tiểu bang |
| Form 1099-K và Form 1099-NEC, và báo cáo thanh toán từ mọi nền tảng | Chúng dùng để kiểm tra thu nhập | Tải báo cáo từ từng nền tảng, rồi yêu cầu bảng ghi tiền lương và thu nhập (wage and income transcript) bằng Form 4506-T (IRS) |
| Giấy tờ khoản vay, hợp đồng thuê và hóa đơn cho các khoản mua lớn; tệp hoặc bản sao lưu gần nhất của nhân viên ghi sổ trước | Chúng chứng minh số dư và khấu hao, và cho thấy cách xử lý trước đây | Hãy liệt kê những gì còn thiếu |
Thêm một ghi chú ngắn về tài khoản hoặc thẻ nào là cá nhân, những gì bạn biết về tiền bạn đã bỏ vào hoặc rút ra, và bất cứ điều gì bạn biết là còn thiếu. Hãy giữ mọi bản gốc.
Ví dụ
Các ví dụ này mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.
Nhà hàng, chậm 18 tháng
Chủ một nhà hàng có doanh thu US$600.000 chậm 18 tháng trên bốn tài khoản: một tài khoản hoạt động, một tài khoản tiền lương và hai thẻ. Trước khi đồng ý giá, chủ nhà hàng yêu cầu đối chiếu ngân hàng và thẻ hằng tháng cho từng tài khoản, đối chiếu thuế bán hàng từ báo cáo máy tính tiền với tờ khai (xem đối chiếu thuế bán hàng và POS của nhà hàng), và ngày khóa sổ cho từng đợt, với các tháng mà bên cho vay sẽ hỏi trước. Chủ nhà hàng giữ vai trò quản trị viên của tệp kế toán suốt thời gian đó.
S corporation, hai tờ khai cũng chưa nộp
Chủ một S corporation chậm sổ sách hai năm, và Form 1120-S cho cả hai năm chưa bao giờ được nộp. Giả sử việc bầu chọn S corporation đang có hiệu lực. Phạm vi chỉ cho việc ghi sổ không bao gồm các tờ khai, cũng không bao gồm thư trả lời nếu có thư đến, và mỗi tờ khai nộp trễ có thể bị phạt hằng tháng cho mỗi cổ đông dù có thuế phải nộp hay không. Vì vậy phạm vi nêu ai lập và nộp từng tờ khai, ai ký, và CPA, enrolled agent hoặc luật sư nào giữ Form 2848.
- Năm 1: đối chiếu mọi tài khoản, đặt số dư đầu kỳ từ bảng cân đối kế toán đã nộp gần nhất hoặc sao kê cuối năm, và hoàn tất Năm 1 trước, vì tờ khai của nó cần điều đó.
- Năm 2: tiếp tục từ số dư cuối kỳ của Năm 1, rồi lập tờ khai Năm 2.
Người bán trực tuyến, khoản thanh toán không khớp với Form 1099-K
Một người bán trực tuyến có US$80.000 doanh số qua hai sàn thương mại. Giả sử mỗi sàn đã vượt ngưỡng khai Form 1099-K và không có cước vận chuyển hay thuế bán hàng trong các form. Hai Form 1099-K cộng lại bằng US$80.000, số tiền gộp. Tiền gửi tổng cộng US$73.000. Doanh số trừ US$7.200 phí và US$1.800 hoàn tiền giải thích được US$71.000 trong số đó, còn US$2.000 không khớp với đơn bán nào. Trước khi đồng ý giá, người bán hỏi nhà cung cấp sẽ làm gì với khoản tiền gửi không khớp đơn bán nào. Phạm vi khi đó nêu mỗi đợt thanh toán được đối chiếu từ doanh số gộp qua phí và hoàn tiền đến khoản tiền gửi, và các khoản tiền gửi không khớp được đưa vào danh sách mục còn mở thay vì vào doanh thu. Xem đối chiếu doanh số và các đợt thanh toán.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Sổ sách của bạn chậm vài tháng hoặc vài năm, sắp đến hạn của tờ khai hoặc bên cho vay, và việc tự làm hoặc nhân viên ghi sổ trước đã bỏ dở: các điểm còn mở là công việc bao gồm những tháng và tài khoản nào, ai lập các tờ khai phụ thuộc vào sổ sách, và thứ tự công việc. Đây là những điểm cần chốt trước khi bạn ký phạm vi công việc; xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Tờ khai của các năm trước chưa bao giờ được nộp: xem hoàn thiện các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp. Về sổ sách các tờ khai đó cần, xem hỗ trợ ghi sổ kế toán; về chính các tờ khai, xem hỗ trợ thuế cho công ty hoặc, với chủ doanh nghiệp một chủ, hỗ trợ thuế cá nhân.
- Bạn đã nhận thông báo của IRS hoặc thư kiểm tra thuế: xem thông báo của IRS gửi doanh nghiệp của bạn. CPA, enrolled agent hoặc luật sư có thể đại diện cho bạn khi có thông báo hoặc trong cuộc kiểm tra, nên việc thay đổi các tệp là câu hỏi cần hỏi một trong số họ trước.
- Lỗi của nhà cung cấp đã dẫn đến tiền phạt, hoặc thuế lương đã khấu trừ nhưng chưa nộp: xem lỗi của nhân viên ghi sổ và ai trả tiền phạt.
- Bạn vẫn đang cân nhắc có nên thuê, dọn dẹp tệp cũ hay bắt đầu lại, hoặc báo giá nên bao gồm gì: xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ, dọn dẹp hay bắt đầu lại và chi phí hoàn thiện sổ sách tồn đọng.
- S corporation của bạn đã trả chi phí cá nhân hoặc các khoản lớn cho chủ sở hữu, bạn khai Schedule C, hoặc bạn sở hữu bất động sản cho thuê: xem hoàn thiện sổ sách của S corporation, chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp và hoàn thiện sổ sách bất động sản cho thuê.
- Bạn hoặc công ty của bạn ở hai quốc gia, hoặc bạn muốn nhà cung cấp làm việc bằng tiếng Trung: xem sổ sách cho LLC Hoa Kỳ do người Canada sở hữu, ghi sổ cho công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu và nhân viên ghi sổ và kế toán viên nói tiếng Trung.
- Sổ sách và hồ sơ của bạn thuộc Canada: xem hoàn thiện sổ sách tồn đọng tại Canada và chọn kế toán viên tại Canada.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Ngưỡng thanh toán qua sàn giao dịch theo Form 1099-K liên bang Các khoản thanh toán qua sàn giao dịch hoặc ứng dụng thanh toán phải vượt mức này và vượt 200 giao dịch thì mới phải khai báo qua mạng lưới bên thứ ba ở cấp liên bang; giao dịch bằng thẻ thanh toán không có ngưỡng này. | $20.000 | IRS: Tìm hiểu Form 1099-K của bạn Đã kiểm tra |
| Số tháng tối đa tính tiền phạt nộp trễ tờ khai hợp danh theo section 6698 Mỗi tháng hoặc phần tháng mà vi phạm còn tiếp diễn; có thể được miễn giảm do lý do chính đáng hoặc miễn giảm hành chính. | 12 tháng | US Code: section 6698(a) Đã kiểm tra |
| Số tiền Trust Fund Recovery Penalty Tiền phạt theo IRC 6672 áp dụng cho phần thuế ủy thác, không áp dụng cho khoản đóng góp An sinh Xã hội và Medicare của người sử dụng lao động hoặc FUTA | Toàn bộ thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên | IRS: Thuế lao động và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Thời hạn khiếu nại tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) được đề xuất Kể từ ngày của thư đề xuất ấn định thuế khi gửi đến địa chỉ trong Hoa Kỳ | 60 ngày | IRS: Thuế lao động và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Thời hiệu ấn định thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Kể từ ngày 15 tháng 4 kế tiếp đối với tờ khai thuế lao động nộp đúng hạn, hoặc ngày nộp thực tế nếu muộn hơn; có ngoại lệ | 3 năm | IRS: Thời hiệu ấn định tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, bắt đầu kinh doanh và lưu hồ sơ Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Chọn chuyên gia thuế
- IRS: Tìm hiểu chứng chỉ và trình độ của người chuẩn bị tờ khai thuế
- IRS: Topic no. 254, cách chọn người chuẩn bị tờ khai thuế
- IRS: Yêu cầu về PTIN đối với người chuẩn bị tờ khai thuế
- IRS: Publication 947, hành nghề trước IRS và giấy ủy quyền
- IRS: Hướng dẫn cho Form 8821
- IRS: Hướng dẫn cho Form 2848
- IRS: Circular No. 230 của Bộ Tài chính Hoa Kỳ
- IRS: Hành vi sai phạm của người chuẩn bị tờ khai thuế
- IRS: Publication 4557, bảo vệ dữ liệu của người nộp thuế
- IRS: Publication 583, bắt đầu kinh doanh và lưu hồ sơ
- IRS: Hồ sơ phần mềm kế toán điện tử, câu hỏi và trả lời thường gặp
- IRS: Business tax account
- IRS: Tài khoản trực tuyến của bạn
- IRS: Xóa phạt vì lý do chính đáng
- IRS: Publication 15, hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động
- IRS: Thuế lương và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty)
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, xác lập trách nhiệm và hành vi cố ý đối với trust fund recovery penalty
- US Code: section 6672, không thu và không nộp thuế
- IRS: Nộp tờ khai thuế quá hạn
- IRS: Nếu bạn nhận được thông báo hoặc thư của IRS
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-K
- IRS: Tìm hiểu Form 1099-K của bạn
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1065
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120-S
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.