Serviço de atualização contábil: como escolher um que conclua

O que um serviço de atualização contábil deve entregar quando o trabalho termina?

Um trabalho de atualização contábil concluído entrega livros em que cada conta está conciliada com os seus extratos em todos os meses do escopo, os totais batem com o que você já entregou ao IRS (ou cada diferença está listada) e você tem o arquivo. Um trabalho que apenas classificou as transações está quase pronto, não pronto. Conciliado significa que o saldo dos livros de uma conta no fim de cada mês é igual ao saldo do extrato, com cada diferença explicada.

Algumas diferenças são normais: a sociedade de pessoas ou a corporação S que preenche o Schedule M-1 ou M-3 concilia ali a renda dos livros com a renda da declaração, porque as regras tributárias mudam o que uma declaração informa, por exemplo em algumas despesas com refeições (Form 1065; Form 1120-S). Uma diferença que as regras tributárias não explicam pode indicar que a declaração entregue estava errada. Peça ao prestador que a liste, e não que force os livros a bater; se vale retificar a declaração é uma pergunta para um CPA, um enrolled agent ou um advogado.

Esta página é para você se seus livros estão meses ou anos atrasados, uma declaração ou uma data do banco se aproxima, e uma tentativa por conta própria ou um responsável contábil anterior parou no meio. Três pontos ficam então em aberto: quais meses e contas o trabalho cobre, quem prepara as declarações que dependem dos livros e a ordem do trabalho. O caso não é simples quando também há declarações não entregues, chegou um aviso do IRS ou faltam declarações de folha de pagamento ou de imposto sobre vendas. Esses casos exigem alguém que possa preparar declarações e falar com o IRS (explicado abaixo), e um aviso, uma auditoria ou anos de declarações não entregues vêm primeiro (veja “Quando um serviço de atualização contábil é o primeiro passo errado?”). Reúna o que precisa antes de pedir orçamentos (lista no final). Para as etapas de deixar os livros prontos para os impostos, veja como atualizar livros atrasados.

Quem atualiza meus livros precisa ser CPA?

Em geral, não, no que diz respeito ao IRS. A lista de credenciais do IRS trata de preparar declarações e representar contribuintes, não de escrituração contábil; por isso, para os livros em si, a adequação importa mais do que um título (credenciais do IRS). As regras estaduais sobre quem pode oferecer serviços de contabilidade não são abordadas aqui; veja responsável contábil local ou on-line. As credenciais passam a importar quando o trabalho envolve uma declaração ou o IRS.

Um prestador externo sem nenhuma dessas credenciais geralmente não pode representar você em uma cobrança ou em um recurso, por melhores que sejam os livros (Publication 947). Para saber mais sobre a diferença, veja responsável contábil, contador ou CPA.

Minhas declarações também estão atrasadas: quem pode prepará-las e falar com o IRS por mim?

Quem prepara e assina cada declaração atrasada precisa ter um PTIN, e só um CPA, um enrolled agent ou um advogado pode representar você em todos os tipos de assunto do IRS. Dois prestadores podem dividir o trabalho se o escopo disser quem faz o quê.

• Preparar e representar são coisas separadas. O preparador pago assina a declaração, mas você continua responsável por cada item dela (Topic 254). Uma procuração no Form 2848 indica pessoas físicas, porque empresas não podem atuar perante o IRS (Publication 947).
• Só informação. O Form 8821 permite que uma pessoa indicada veja ou receba suas informações do IRS, mas não que fale por você (instruções do Form 8821).

O escopo por escrito deve dizer quem prepara cada declaração atrasada, quem a assina e entrega, e quem fica com o Form 2848 se vier um aviso ou uma auditoria. O Form 2848 vale só para o IRS, e a sociedade de pessoas sujeita ao regime centralizado de auditoria (o padrão, a menos que tenha optado por sair) age por meio do seu representante da sociedade (partnership representative), que o assina (instruções). Os órgãos estaduais definem suas próprias regras sobre quem pode falar por você em imposto sobre vendas, folha de pagamento estadual ou imposto de renda estadual, o que esta página não aborda; indique no escopo quem cuida dessas declarações. As próprias declarações atrasadas estão em como atualizar declarações de empresas não entregues.

Como confiro as credenciais de um prestador, on-line ou local?

As verificações são as mesmas on-line ou local: obtenha o nome da pessoa que fará o trabalho, a credencial e o seu número, e confirme com o órgão que a emitiu. Para atuar perante o IRS, o local não importa, porque um CPA habilitado em qualquer estado pode atuar perante ele (Circular 230, seções 10.2 e 10.3). As regras estaduais de licenciamento, folha de pagamento e imposto sobre vendas podem ser diferentes e não são abordadas aqui.

1. Peça o nome da pessoa. Pergunte quem vai preparar, assinar e representar, e não apenas o nome da empresa.
2. Confira a credencial na fonte. O IRS autoriza os enrolled agents, os conselhos estaduais de contabilidade habilitam os CPAs, e os tribunais ou ordens estaduais admitem os advogados (credenciais do IRS). Peça o estado e o número da licença e confirme com esse órgão.
3. Use o diretório do IRS como uma das verificações. Ele lista advogados, CPAs, enrolled agents e participantes do Annual Filing Season Program, e tem link em como escolher um profissional fiscal. Preparadores com PTIN que não aparecem na lista podem prestar um bom serviço; por isso, um nome ausente é uma pergunta a fazer, não uma prova de problema.
4. Pergunte quem responderá às dúvidas depois da entrega (Topic 254).

Nenhuma fonte oficial classifica prestadores, e uma avaliação não substitui uma credencial que você mesmo verificou. Teste qualquer prestador, on-line ou local, com um primeiro lote, como o escopo por escrito abaixo prevê. Para adequação e software, veja responsável contábil local ou on-line; para um prestador em outro país, veja como contratar um responsável contábil no exterior.

De quem são os livros e os arquivos quando o trabalho termina?

De quem é um livro-razão concluído depende do seu contrato e da lei estadual, mas o sistema tributário torna o contribuinte responsável por manter livros e registros suficientes, e em muitas auditorias o IRS pede o arquivo de cópia de segurança do software de contabilidade e o nome de usuário e a senha do administrador (perguntas frequentes do IRS sobre software). Crie o arquivo em nome da empresa, continue como administrador e dê ao prestador um usuário com nome próprio.

• Mantenha os lançamentos originais. Peça ao prestador que corrija erros com lançamentos de correção datados, e não apagando lançamentos nem montando um arquivo novo, e que arquive uma cópia antes de grandes mudanças. O IRS diz que um arquivo novo criado para uma auditoria, por exemplo ao relançar um ano, não é uma cópia dos livros de lançamento original, e dados resumidos não são aceitos para um ano em auditoria (mesmas perguntas frequentes).
• A devolução de registros é uma regra para profissionais habilitados, e o alcance dela aqui não é claro. O profissional habilitado, como um CPA, um enrolled agent ou um advogado, deve devolver prontamente, quando solicitado, os registros do cliente de que ele precisa para as obrigações tributárias federais (Circular 230, seção 10.28). Uma disputa de honorários em geral não dispensa essa devolução; quando a lei estadual permite que o profissional retenha registros durante uma disputa, ele só precisa devolver os que devem ser anexados à sua declaração e deve deixar você revisar e copiar o resto. Um documento que o profissional preparou e retém até receber o seu honorário não é um registro do cliente pela regra (mesma seção). A regra liga os registros do cliente à representação do cliente pelo profissional e não diz se a escrituração contábil sozinha conta. Um prestador que não é profissional habilitado não é coberto, e a lei estadual pode acrescentar regras que esta página não analisa. Se um prestador já está com o seu arquivo, veja como assumir os livros de um ex-contador.

Como um livro-razão concluído pode ser retido, escreva a entrega final no escopo e mantenha o acesso de administrador desde o primeiro dia. No fim, recolha uma cópia de segurança completa, os relatórios de conciliação, a lista de pendências e seus originais, e remova o acesso do prestador. O IRS manda os profissionais fiscais retirarem as autorizações de pessoas que deixaram de ser clientes (Publication 4557). Para revogar uma, escreva “REVOKE” no alto da página, com uma assinatura e uma data atuais, e envie uma cópia ao IRS (instruções do Form 8821; instruções do Form 2848).

O que entrego a um prestador, e o que devo evitar entregar?

Dê ao prestador o que o trabalho exige e nada que lhe permita movimentar dinheiro, receber sua restituição ou agir por você sem deixar registro. Dê a cada pessoa um login próprio.

Como meus dados financeiros são protegidos, e o que devo perguntar?

Peça o plano de segurança por escrito do prestador. A FTC Safeguards Rule exige que os preparadores de declarações criem e sigam um (Publication 4557). Se ela alcança um responsável contábil específico depende do que o prestador faz; por isso, use a Publication 4557 como referência para qualquer pessoa que guarde seus dados bancários e fiscais, não como uma regra que obrigue todo responsável contábil. Pergunte:

1. Quem cuida do plano de segurança por escrito?
2. Todos que acessam meus dados entram com mais do que uma senha?
3. Os arquivos e e-mails são criptografados?
4. Quem pode ver meus dados e quais outras empresas os manuseiam?
5. O que acontece com os meus dados quando terminarmos, ou se forem perdidos?

A Publication 4557 pede cada um desses pontos aos profissionais fiscais. Uma resposta simples e específica é um sinal melhor do que uma promessa genérica. Para um pacote de escrituração contábil e impostos comparado com um escritório de CPA, veja serviço de escrituração contábil on-line ou escritório de CPA.

Se o prestador atrasar ou errar, eu continuo responsável perante o IRS?

Em geral, sim. Contratar um prestador não transfere o seu dever de entregar, pagar e guardar registros, e o IRS diz que confiar em um profissional fiscal geralmente não perdoa uma entrega ou um pagamento em atraso (motivo razoável segundo o IRS). O alívio depende dos fatos de cada caso. A impossibilidade de obter registros está entre os exemplos de motivo válido do IRS, mas só para quem agiu com cuidado e prudência comuns e mesmo assim não conseguiu entregar ou pagar no prazo (mesma página).

• Multas por imprecisão: o IRS examina se você deu ao seu consultor todas as informações necessárias e se o consultor era competente e experiente na situação (mesma página).
• Folha de pagamento: o empregador que terceiriza a folha de pagamento geralmente continua responsável por depósitos e declarações, e o IRS pode lançar multas e juros na conta do empregador. A Publication 15 cita uma exceção, a organização profissional de empregadores certificada (Publication 15).

Mantenha o controle: coloque as datas de entrega e de pagamento no escopo, peça a prova de que cada declaração ou pagamento foi enviado (página de motivo razoável acima) e confira você mesmo suas contas no IRS: um Business Tax Account (IRS) ou a sua conta on-line de pessoa física (IRS) mostra saldos, transcrições e avisos, e quem pode usar um Business Tax Account depende do tipo da entidade e da função. Para a folha de pagamento, veja como dar acesso às suas contas a um responsável contábil. Se uma multa já chegou, veja erros do responsável contábil e quem paga as multas.

O que o escopo por escrito deve dizer antes de eu pagar?

O escopo deve permitir que um desconhecido diga se o trabalho está pronto. Anote estes pontos antes de qualquer sinal:

1. Período e contas. O primeiro e o último mês, e cada conta pelo nome e pelos quatro últimos dígitos: banco, cartão, empréstimo, processador de pagamentos, marketplace e folha de pagamento.
2. Entregas. Para cada mês, extratos conciliados de todas as contas, mais uma demonstração do resultado e um balanço patrimonial.
3. Concordância com as declarações entregues. Os saldos iniciais (o que cada conta tinha no primeiro dia do escopo) vêm do último balanço patrimonial entregue ou, se a declaração não tem um, dos extratos do fim do ano. Cada ano entregue bate com a sua declaração, ou as diferenças são listadas, e a renda é comparada com os Forms 1099 e os relatórios de repasses das plataformas.
4. Folha de pagamento e imposto sobre vendas. Os livros são comparados com as declarações entregues e os pagamentos feitos, e o escopo diz se as entregas atrasadas estão incluídas.
5. Declarações. Para cada declaração que depende dos livros: quem a prepara, quem a assina e entrega, quem fica com o Form 2848 se a representação estiver incluída, e o que fica de fora, como avisos, auditorias ou declarações retificadoras.
6. Ordem e datas. Qual período termina primeiro (o que uma declaração ou o banco precisa), uma data de término para cada lote e o que poderia mudá-la. Trate o primeiro lote como um teste: confira-o com os extratos antes de começar o lote seguinte ou de vencer o próximo pagamento.
7. Perguntas em aberto. O prestador mantém uma lista datada do que não consegue classificar e do que resolveria cada item. Você responde até uma data combinada, e os itens ainda em aberto no fim são listados, não adivinhados.
8. Propriedade e acesso. O arquivo está no seu nome, você é o administrador, o prestador é um usuário com nome próprio, e o escopo lista o que é devolvido no fim.
9. Base do preço. Fixo, por hora ou mensal, e o que gera cobrança adicional: contas extras, extratos ausentes ou mudanças após a aprovação. Os fatores estão em custo da atualização contábil.

Para os termos do contrato, veja carta de contratação de escrituração contábil; para o que perguntar antes de contratar e como conferir o primeiro lote, veja perguntas antes de contratar um responsável contábil e como conferir o trabalho do seu responsável contábil; para o que um serviço deve entregar depois que os livros estão em dia, veja o que um serviço mensal de escrituração contábil inclui.

Quando um serviço de atualização contábil é o primeiro passo errado?

Quando um prazo ou uma medida de cobrança, e não os livros, define a ordem do trabalho. Em cada caso abaixo, resolva primeiro esse passo, com alguém que possa representar você se ele exigir, e deixe os livros para depois.

Uma data do banco ou de venda não torna a atualização o passo errado. Ela define a ordem: pergunte quais períodos o banco ou o comprador vão querer e coloque-os primeiro. Empréstimos podem atrasar quando faltam declarações (IRS). Se você só tem extratos bancários e nenhum livro, veja como reconstruir os livros a partir de extratos bancários.

O que reúno para que o orçamento e o cronograma sejam reais?

Reúna extratos de todas as contas em todos os meses, declarações entregues, relatórios de folha de pagamento e de imposto sobre vendas e Forms 1099: um prestador só pode orçar o que consegue ver, e cada item ausente acrescenta tempo. O IRS lista extratos de contas, faturas, recibos e cheques compensados entre os documentos de apoio dos seus livros (Publication 583). Leve:

Acrescente uma nota curta dizendo quais contas ou cartões são pessoais, o que você sabe sobre dinheiro que colocou ou retirou e qualquer coisa que saiba que está faltando. Guarde todos os originais.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

Restaurante, 18 meses de atraso

O proprietário de um restaurante com US$600.000 de receita está 18 meses atrasado em quatro contas: uma conta operacional, uma conta de folha de pagamento e dois cartões. Antes de concordar com um preço, o proprietário pede uma conciliação mensal bancária e de cartão para cada conta, uma conciliação do imposto sobre vendas dos relatórios do caixa com a declaração (veja imposto sobre vendas de restaurante e conciliação do PDV) e uma data de término para cada lote, com os meses que o banco pedirá primeiro. O proprietário continua como administrador do arquivo contábil durante todo o trabalho.

Corporação S, duas declarações também não entregues

O proprietário de uma corporação S está dois anos atrasado nos livros, e o Form 1120-S dos dois anos nunca foi entregue. Suponha que a opção pelo regime S esteja em vigor. Um escopo só de escrituração contábil não cobre as declarações nem uma carta, caso chegue alguma, e cada declaração atrasada pode gerar uma multa mensal para cada acionista, haja ou não imposto devido. Por isso, o escopo diz quem prepara e entrega cada declaração, quem assina e qual CPA, enrolled agent ou advogado fica com o Form 2848.

• Ano 1: concilie todas as contas, defina os saldos iniciais a partir do último balanço patrimonial entregue ou dos extratos do fim do ano e conclua primeiro o Ano 1, porque a declaração dele depende disso.
• Ano 2: continue a partir dos saldos finais do Ano 1 e depois prepare a declaração do Ano 2.

Vendedor on-line, repasses que não batem com o Form 1099-K

Um vendedor on-line fez US$80.000 em vendas por dois marketplaces. Suponha que cada marketplace tenha passado do limite de informação do Form 1099-K e que não haja frete nem imposto sobre vendas nos formulários. Os dois Forms 1099-K somam US$80.000, o valor bruto. Os depósitos somam US$73.000. As vendas menos US$7.200 de taxas e US$1.800 de reembolsos explicam US$71.000 deles, e US$2.000 não correspondem a nenhuma venda. Antes de concordar com um preço, o vendedor pergunta o que o prestador faz com um depósito que não corresponde a nenhuma venda. O escopo então diz que cada repasse é conferido desde as vendas brutas, passando por taxas e reembolsos, até o depósito, e que depósitos sem correspondência vão para a lista de pendências, e não para as vendas. Veja como conciliar vendas e repasses.

E no seu caso?

• Seus livros estão meses ou anos atrasados, uma declaração ou uma data do banco está próxima, e uma tentativa por conta própria ou um responsável contábil anterior parou no meio: os pontos em aberto são quais meses e contas o trabalho cobre, quem prepara as declarações que dependem dos livros e a ordem do trabalho. Esses são os pontos a resolver antes de assinar um escopo; veja ajuda com a escrituração contábil.
• Declarações de anos anteriores nunca foram entregues: veja como atualizar declarações de empresas não entregues. Para os livros de que essas declarações precisam, veja ajuda com a escrituração contábil; para as declarações em si, veja ajuda com impostos de corporações ou, para um empresário individual, ajuda com impostos de pessoas físicas.
• Chegou um aviso do IRS ou uma carta de auditoria: veja aviso do IRS à sua empresa. Um CPA, um enrolled agent ou um advogado pode representar você em um aviso ou em uma auditoria; por isso, mudanças nos arquivos são uma pergunta a fazer primeiro a um deles.
• O erro de um prestador já levou a multas, ou o imposto da folha foi retido e não foi pago: veja erros do responsável contábil e quem paga as multas.
• Você ainda está decidindo se contrata, se limpa o arquivo antigo ou começa do zero, ou o que um orçamento deve cobrir: veja fazer a própria escrituração contábil ou contratar um responsável contábil, limpar os livros ou começar do zero e custo da atualização contábil.
• Sua corporação S pagou custos pessoais ou grandes pagamentos ao proprietário, você entrega um Schedule C, ou tem imóveis alugados: veja livros atrasados de uma corporação S, despesas do Schedule C em anos não entregues e como atualizar os livros de imóveis alugados.
• Você ou sua empresa estão em dois países, ou você quer um prestador que trabalhe em chinês: veja livros de uma LLC dos EUA de propriedade de um canadense, escrituração contábil de uma empresa dos EUA de propriedade estrangeira e responsável contábil e contador que falam chinês.
• Seus livros e declarações são canadenses: veja como atualizar livros atrasados no Canadá e como escolher um contador no Canadá.