Gecikmiş Muhasebe Kayıtlarını Tamamlama Hizmeti Nasıl Seçilir

Gecikmiş kayıtları tamamlama hizmeti, iş bittiğinde ne teslim etmeli?

Bitmiş bir gecikmiş kayıt tamamlama işi size şunları verir: kapsamdaki her ay için her hesabın ekstreleriyle mutabakatı yapılmış defterler, verdiğiniz beyannamelerle uyuşan toplamlar (veya listelenmiş her fark) ve sizde bulunan dosya. Yalnızca işlemleri sınıflandıran bir iş neredeyse bitmiştir, bitmiş değildir. Mutabakat yapılmış demek, bir hesabın defterlerdeki bakiyesinin her ay sonunda ekstre bakiyesine eşit olması ve her farkın açıklanmış olması demektir.

Bazı farklar normaldir: Schedule M-1 veya M-3'ü dolduran bir ortaklık veya S şirketi, defterlerdeki gelir ile beyannamedeki geliri orada mutabık hale getirir; çünkü vergi kuralları bir beyannamenin bildirdiği şeyi değiştirir, örneğin bazı yemek giderlerinde (Form 1065; Form 1120-S). Vergi kurallarının açıklamadığı bir fark, verilen beyannamenin yanlış olduğu anlamına gelebilir. Sağlayıcıdan bunu defterleri uydurmaya zorlamak yerine listelemesini isteyin; düzeltme beyannamesi verilip verilmeyeceği bir CPA, enrolled agent veya avukata sorulacak bir sorudur.

Bu sayfa, defterleriniz aylar veya yıllar gerideyse, bir beyanname ya da kredi veren tarihi yaklaşıyorsa ve kendi başınıza deneme veya önceki bir muhasebe sorumlusu işi yarıda bıraktıysa sizin içindir. Üç nokta açık kalır: işin hangi ayları ve hesapları kapsadığı, defterlere bağlı beyannameleri kimin hazırladığı ve işin sırası. Beyannameler de verilmemişse, bir IRS bildirimi geldiyse veya bordro ya da satış vergisi beyanları eksikse durum basit değildir. Bu durumlar, beyanname hazırlayabilen ve IRS ile görüşebilen birini gerektirir (aşağıda anlatılır); bildirim, denetim veya yıllarca verilmemiş beyannameler önce gelir (bkz. “Gecikmiş kayıt tamamlama hizmeti ne zaman yanlış ilk adımdır?”). Teklif istemeden önce gerekenleri toplayın (liste en sondadır). Defterleri vergiye hazır hale getirme adımları için bkz. gecikmiş defterlerin tamamlanması.

Defterlerimi tamamlayan kişinin CPA olması gerekir mi?

IRS açısından genellikle hayır. IRS'nin unvan listesi beyanname hazırlamayı ve mükellefleri temsil etmeyi kapsar, defter tutmayı değil; bu yüzden defterlerin kendisi için uygunluk bir unvandan daha önemlidir (IRS unvanları). Muhasebe hizmeti sunmaya kimin yetkili olduğuna dair eyalet kuralları burada ele alınmaz; bkz. yerel veya çevrimiçi muhasebe sorumlusu. İş bir beyannameye veya IRS'ye dokunduğunda unvanlar önem kazanmaya başlar.

Bu unvanlardan hiçbirine sahip olmayan bir dış sağlayıcı, defterler ne kadar iyi olursa olsun, sizi tahsilatta veya itirazda genellikle temsil edemez (Publication 947). Farkı daha ayrıntılı görmek için bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA.

Beyannamelerim de geride: onları kim hazırlayabilir ve benim adıma IRS ile kim görüşebilir?

Her geç beyannameyi hazırlayıp imzalayan kişinin PTIN'i olmalıdır ve sizi her türlü IRS işinde yalnızca bir CPA, enrolled agent veya avukat temsil edebilir. Kapsam kimin ne yaptığını belirtiyorsa iki sağlayıcı işi paylaşabilir.

• Hazırlamak ve temsil etmek ayrıdır. Ücretli hazırlayıcı beyannameyi imzalar, ancak üzerindeki her kalemden siz sorumlu kalırsınız (Topic 254). Form 2848 ile verilen vekâletname bireyleri adlandırır, çünkü firmalar IRS önünde uygulama yapamaz (Publication 947).
• Yalnızca bilgi. Form 8821, adı geçen bir kişinin IRS bilgilerinizi görmesine veya almasına izin verir, ancak sizin adınıza konuşmasına izin vermez (Form 8821 talimatları).

Yazılı kapsam, her geç beyannameyi kimin hazırladığını, kimin imzalayıp verdiğini ve bir bildirim veya denetim gelirse Form 2848'i kimin tuttuğunu belirtmelidir. Form 2848 yalnızca IRS'yi kapsar. Merkezi denetim rejimine tabi bir ortaklık (vazgeçmediyse varsayılan rejimdir) ortaklık temsilcisi aracılığıyla hareket eder; formu bu kişi imzalar (talimatlar). Eyalet idareleri, satış vergisi, eyalet bordrosu veya eyalet gelir vergisinde sizin adınıza kimin konuşabileceğine dair kendi kurallarını belirler; bu sayfa bunları kapsamaz. Bu beyanları kimin yürüttüğünü kapsamda belirtin. Geç beyannamelerin kendisi verilmemiş işletme beyannamelerinin tamamlanması rehberinde ele alınır.

Bir sağlayıcının unvanlarını, çevrimiçi veya yerel, nasıl kontrol ederim?

Kontroller çevrimiçi de yerel de aynıdır: işi yapacak bireyin adını, unvanını ve numarasını alın ve bunu veren kurumdan doğrulayın. IRS önünde uygulama için konum önemli değildir, çünkü herhangi bir eyalette yetkili bir CPA, IRS önünde uygulama yapabilir (Circular 230, 10.2 ve 10.3 bölümleri). Eyalet lisansı, bordro ve satış vergisi kuralları farklı olabilir ve burada ele alınmaz.

1. Bireyin adını isteyin. Yalnızca firmanın adını değil, kimin hazırlayacağını, imzalayacağını ve temsil edeceğini sorun.
2. Unvanı kaynağından doğrulayın. IRS enrolled agent'lara lisans verir, eyalet muhasebe kurulları CPA'lere lisans verir ve eyalet mahkemeleri veya barolar avukatları kabul eder (IRS unvanları). Eyaleti ve lisans numarasını isteyin ve bu kurumdan doğrulayın.
3. IRS rehberini kontrollerden biri olarak kullanın. Avukatları, CPA'leri, enrolled agent'ları ve Annual Filing Season Program sahiplerini listeler ve vergi uzmanı seçimi sayfasından bağlantılıdır. Listede olmayan PTIN sahibi hazırlayıcılar yine de kaliteli hizmet verebilir; bu yüzden eksik bir ad bir sorunun kanıtı değil, sorulacak bir sorudur.
4. Beyandan sonra soruları kimin yanıtlayacağını sorun (Topic 254).

Hiçbir resmi kaynak sağlayıcıları sıralamaz ve bir yorum, kendi doğruladığınız bir unvanın yerini tutmaz. Çevrimiçi veya yerel her sağlayıcıyı, aşağıdaki yazılı kapsamın belirttiği gibi önce tek bir partiyle deneyin. Uygunluk ve yazılım için bkz. yerel veya çevrimiçi muhasebe sorumlusu; başka bir ülkedeki sağlayıcı için bkz. yurt dışından muhasebe sorumlusu tutmak.

İş bittiğinde defterlerin ve dosyaların sahibi kim?

Bitmiş bir defterin kime ait olduğu sözleşmenize ve eyalet hukukuna bağlıdır; ancak vergi sistemi yeterli defter ve kayıt tutmaktan mükellefi sorumlu tutar ve birçok incelemede IRS muhasebe yazılımı yedek dosyasını ve yöneticinin kullanıcı adı ile parolasını ister (IRS yazılım SSS). Dosyayı işletmenin adına oluşturun, yönetici olarak kalın ve sağlayıcıya adı belli bir kullanıcı verin.

• Asıl kayıtları koruyun. Sağlayıcıdan hataları kayıt silerek veya yeni bir dosya kurarak değil, tarihli düzeltme kayıtlarıyla düzeltmesini ve büyük değişikliklerden önce bir kopyayı arşivlemesini isteyin. IRS, bir inceleme için oluşturulan yeni bir dosyanın, örneğin bir yılın yeniden girilmesiyle, asıl kayıt defterlerinin kopyası olmadığını ve denetlenen bir yıl için özetlenmiş verinin kabul edilmediğini söyler (aynı SSS).
• Kayıtların iadesi uygulayıcılar için bir kuraldır ve burada kapsamı belirsizdir. CPA, enrolled agent veya avukat gibi bir uygulayıcı, müşterinin federal vergi yükümlülükleri için ihtiyaç duyduğu kayıtlarını talep üzerine derhal iade etmek zorundadır (Circular 230, 10.28 bölümü). Ücret uyuşmazlığı bunu genellikle mazur kılmaz. Eyalet hukuku uygulayıcının uyuşmazlık sırasında kayıtları tutmasına izin veriyorsa uygulayıcı yalnızca beyannamenize eklenmesi gerekenleri iade etmek zorundadır ve geri kalanı gözden geçirip kopyalamanıza izin vermelidir. Uygulayıcının hazırlayıp ücreti ödenene kadar alıkoyduğu bir belge, bu kural kapsamında müşteri kaydı değildir (aynı bölüm). Kural, müşteri kayıtlarını uygulayıcının müşteriyi temsiline bağlar ve yalnızca defter tutmanın sayılıp sayılmadığını söylemez. Uygulayıcı olmayan bir sağlayıcı kapsam dışındadır ve eyalet hukuku, bu sayfanın incelemediği ek kurallar getirebilir. Bir sağlayıcı dosyanızı zaten elinde tutuyorsa bkz. eski muhasebeciden defterlerin devralınması.

Bitmiş bir defter alıkonabileceği için devri kapsama yazın ve ilk günden itibaren yönetici erişimini elinizde tutun. Sonunda tam bir yedek, mutabakat raporları, açık kalemler listesi ve asıllarınızı alın ve sağlayıcının erişimini kaldırın. IRS, vergi uzmanlarına artık müşteri olmayan kişilerin yetkilerini kaldırmalarını söyler (Publication 4557). Birini iptal etmek için üstüne “REVOKE” yazın, güncel imza ve tarih ekleyin ve bir kopyasını IRS'ye gönderin (Form 8821 talimatları; Form 2848 talimatları).

Sağlayıcıya ne vermeliyim ve nelerden kaçınmalıyım?

Sağlayıcıya işin gerektirdiğini verin; para hareketine, iadenizi almaya veya kayıtsız hareket etmeye imkân veren hiçbir şeyi vermeyin. Her kişiye kendi girişini verin.

Mali verilerim nasıl korunur ve ne sormalıyım?

Sağlayıcının yazılı güvenlik planını isteyin. FTC Safeguards Rule, vergi beyannamesi hazırlayıcılarının bir plan oluşturmasını ve uygulamasını şart koşar (Publication 4557). Belirli bir muhasebe sorumlusunu kapsayıp kapsamadığı sağlayıcının ne yaptığına bağlıdır. Bu yüzden Publication 4557'yi her muhasebe sorumlusunu bağlayan bir kural olarak değil, banka ve vergi verilerinizi tutan herkes için bir ölçüt olarak kullanın. Şunları sorun:

1. Yazılı güvenlik planını kim yürütüyor?
2. Verilerime ulaşan herkes parolanın ötesinde bir doğrulamayla mı giriyor?
3. Dosyalar ve e-postalar şifreli mi?
4. Verilerimi kimler görebiliyor ve hangi diğer şirketler işliyor?
5. İşimiz bittiğinde veya veriler kaybolursa verilerime ne olur?

Publication 4557, vergi uzmanlarından bunların her birini ister. Sade ve belirli bir cevap, genel bir sözden daha iyi bir işarettir. Muhasebe ve vergi paketinin CPA firmasıyla karşılaştırılması için bkz. çevrimiçi muhasebe hizmeti veya CPA firması.

Sağlayıcı geç kalırsa veya hata yaparsa IRS karşısında yine ben sorumlu muyum?

Genellikle evet. Bir sağlayıcı tutmak, beyan verme, ödeme yapma ve kayıt tutma yükümlülüğünüzü ona devretmez ve IRS, bir vergi uzmanına güvenmenin geç beyan veya ödemeyi genellikle mazur göstermediğini söyler (IRS makul sebep). Af, her durumun olgularına bağlıdır. Kayıtlara ulaşamamak IRS'nin geçerli neden örnekleri arasındadır, ancak yalnızca olağan özen ve basireti kullanmış ve yine de zamanında beyan veremeyen veya ödeyemeyen kişi için (aynı sayfa).

• Doğruluk cezaları: IRS, danışmanınıza ihtiyaç duyulan tüm bilgiyi verip vermediğinize ve danışmanın o durumda yetkin ve deneyimli olup olmadığına bakar (aynı sayfa).
• Bordro: bordroyu dış kaynağa veren bir işveren genellikle yatırımlardan ve beyanlardan sorumlu kalır; IRS ceza ve faizi işverenin hesabına tarh edebilir. Publication 15 bir istisnayı adlandırır: sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu (PEO) (Publication 15).

Kontrolü elinizde tutun: beyan ve ödeme tarihlerini kapsama yazın, her beyannamenin veya ödemenin gittiğine dair kanıt isteyin (yukarıdaki makul sebep sayfası) ve IRS hesaplarınızı kendiniz kontrol edin. Business Tax Account (IRS) veya bireysel çevrimiçi hesabınız (IRS) bakiyeleri, dökümleri ve bildirimleri gösterir; Business Tax Account'u kimin kullanabileceği işletme türüne ve role bağlıdır. Bordro için bkz. muhasebe sorumlusuna hesaplarınıza erişim verme. Bir ceza zaten geldiyse bkz. muhasebe sorumlusunun hataları ve cezayı kimin ödediği.

Ödeme yapmadan önce yazılı kapsam ne söylemeli?

Kapsam, yabancı birinin işin bitip bitmediğini anlamasına izin vermelidir. Herhangi bir depozitodan önce şu noktaları yazın:

1. Dönem ve hesaplar. İlk ve son ay ile her hesap, adıyla ve son dört hanesiyle: banka, kart, kredi, ödeme işlemcisi, pazaryeri ve bordro.
2. Teslim edilecekler. Her ay için her hesabın mutabakatı yapılmış ekstreleri, artı bir gelir tablosu ve bir bilanço.
3. Verilen beyannamelerle uyum. Açılış bakiyeleri (kapsamdaki ilk günde her hesabın tuttuğu tutar) en son verilen bilançodan veya beyannamede yoksa yıl sonu ekstrelerinden alınır. Her verilen yıl beyannamesiyle uyuşur veya farklar listelenir; gelir, Form 1099'lar ve platform ödeme raporlarıyla karşılaştırılır.
4. Bordro ve satış vergisi. Defterler verilen beyannameler ve yapılan ödemelerle karşılaştırılır; kapsam geç beyanların dahil olup olmadığını belirtir.
5. Beyannameler. Defterlere bağlı her beyanname için: kimin hazırladığı, kimin imzalayıp verdiği, temsil dahilse Form 2848'i kimin tuttuğu ve bildirimler, denetimler veya düzeltme beyannameleri gibi nelerin hariç olduğu.
6. Sıra ve tarihler. Önce hangi dönemin bitirileceği (bir beyannamenin veya kredi verenin ihtiyaç duyduğu), her parti için bir bitiş tarihi ve bunu neyin kaydıracağı. İlk partiyi bir test sayın: sonraki parti başlamadan veya sonraki ödeme vadesi gelmeden önce ekstrelerle karşılaştırın.
7. Açık sorular. Sağlayıcı, sınıflandıramadıklarının ve her kalemi neyin çözeceğinin tarihli bir listesini tutar. Siz kararlaştırılan tarihe kadar yanıtlarsınız; sonunda hâlâ açık olan kalemler tahmin edilmez, listelenir.
8. Sahiplik ve erişim. Dosya sizin adınızdadır, yönetici sizsiniz, sağlayıcı adı belli bir kullanıcıdır ve kapsam sonunda nelerin iade edileceğini listeler.
9. Fiyat esası. Sabit, saatlik veya aylık ve neyin daha fazlasını tetiklediği: ek hesaplar, eksik ekstreler veya onaydan sonraki değişiklikler. Etkenler gecikmiş kayıtların tamamlanma maliyeti rehberindedir.

Sözleşme şartları için bkz. muhasebe hizmet sözleşmesi; işe almadan önce ne sorulacağı ve ilk partinin nasıl kontrol edileceği için bkz. muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular ve muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme; defterler güncel olduktan sonra bir hizmetin neyi teslim etmesi gerektiği için bkz. aylık muhasebe hizmeti neleri içerir.

Gecikmiş kayıt tamamlama hizmeti ne zaman yanlış ilk adımdır?

İşin sırasını defterler değil bir son tarih veya icra adımı belirlediğinde. Aşağıdaki her durumda önce o adımla ilgilenin; gerektiriyorsa sizi temsil edebilecek biriyle, defterler ise arkadan gelsin.

Kredi veren veya satış tarihi, gecikmiş kayıtları tamamlamayı yanlış adım yapmaz. Sırayı belirler: kredi verenin veya alıcının hangi dönemleri isteyeceğini sorun ve onları öne alın. Beyannameler eksikse krediler gecikebilir (IRS). Yalnızca banka ekstreleriniz varsa ve defterleriniz yoksa bkz. defterleri banka ekstrelerinden yeniden oluşturma.

Teklif ve takvim gerçekçi olsun diye neleri toplamalıyım?

Her hesabın her aya ait ekstrelerini, verilen beyannameleri, bordro ve satış vergisi raporlarını ve Form 1099'ları toplayın: sağlayıcı yalnızca görebildiğini fiyatlayabilir ve eksik her kalem süre ekler. IRS, hesap ekstrelerini, faturaları, makbuzları ve iptal edilmiş çekleri defterlerinizin arkasındaki destekleyici belgeler arasında sayar (Publication 583). Getirin:

Hangi hesapların veya kartların kişisel olduğunu, koyduğunuz veya çektiğiniz paraya dair bildiklerinizi ve eksik olduğunu bildiğiniz her şeyi içeren kısa bir not ekleyin. Her aslı saklayın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Restoran, 18 ay geride

US$600.000 hasılatı olan bir restoran sahibi dört hesapta 18 ay geride: bir işletme hesabı, bir bordro hesabı ve iki kart. Fiyat üzerinde anlaşmadan önce sahip, her hesap için aylık banka ve kart mutabakatı, kasa raporlarından beyannameye satış vergisi mutabakatı (bkz. restoran satış vergisi ve POS mutabakatı) ve kredi verenin önce isteyeceği aylar dahil her parti için bir kapanış tarihi istiyor. Sahip, muhasebe dosyasının yöneticisi olarak kalıyor.

S şirketi, iki beyanname de verilmemiş

Bir S şirketi sahibinin defterleri iki yıl geride ve her iki yıl için Form 1120-S hiç verilmemiş. S seçiminin geçerli olduğunu varsayın. Yalnızca defter tutma kapsamı ne beyannameleri ne de bir yazı gelirse onu kapsar. Her geç beyanname, vergi doğsun ya da doğmasın, her hissedar için aylık ceza taşıyabilir. Bu yüzden kapsam, her beyannameyi kimin hazırlayıp verdiğini, kimin imzaladığını ve Form 2848'i hangi CPA, enrolled agent veya avukatın tuttuğunu belirtir.

• 1. yıl: her hesabın mutabakatını yapın, açılış bakiyelerini en son verilen bilançodan veya yıl sonu ekstrelerinden alın ve önce 1. yılı bitirin; çünkü beyannamesi buna ihtiyaç duyar.
• 2. yıl: 1. yılın kapanış bakiyelerinden devam edin, ardından 2. yıl beyannamesini hazırlayın.

Çevrimiçi satıcı, ödemeleri Form 1099-K ile uyuşmuyor

Bir çevrimiçi satıcı iki pazaryeri üzerinden US$80.000 satış yaptı. Her pazaryerinin Form 1099-K bildirim eşiğini aştığını ve formlarda gönderim bedeli veya satış vergisi bulunmadığını varsayın. İki Form 1099-K brüt tutar olan US$80.000 eder. Yatırımların toplamı US$73.000'dir. Satışlar eksi US$7.200 ücret ve US$1.800 iade, bunların US$71.000'ini açıklar; US$2.000 hiçbir satışla eşleşmez. Satıcı, fiyat üzerinde anlaşmadan önce sağlayıcının hiçbir satışla eşleşmeyen bir yatırımla ne yaptığını soruyor. Kapsam daha sonra her ödemenin brüt satıştan ücretler ve iadeler yoluyla yatırıma kadar eşleştirildiğini, eşleşmeyen yatırımların satışa değil açık kalemler listesine gittiğini belirtir. Bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Defterleriniz aylar veya yıllar geride, bir beyanname ya da kredi veren tarihi yakın ve kendi başınıza deneme veya önceki bir muhasebe sorumlusu işi yarıda bıraktı: açık noktalar, işin hangi ayları ve hesapları kapsadığı, defterlere bağlı beyannameleri kimin hazırladığı ve işin sırasıdır. Bunlar, bir kapsamı imzalamadan önce netleştirilecek noktalardır; bkz. muhasebe desteği.
• Önceki yılların beyannameleri hiç verilmedi: bkz. verilmemiş işletme beyannamelerinin tamamlanması. O beyannamelerin ihtiyaç duyduğu defterler için bkz. muhasebe desteği; beyannamelerin kendileri için bkz. şirket vergisi desteği veya şahıs işletmesi sahibi için bireysel vergi desteği.
• Bir IRS bildirimi veya denetim yazısı geldi: bkz. işletmenize gelen IRS bildirimi. Bir CPA, enrolled agent veya avukat sizi bir bildirimde veya denetimde temsil edebilir; bu yüzden dosyalarda değişiklik yapmak önce onlara sorulacak bir sorudur.
• Bir sağlayıcının hatası zaten cezalara yol açtı veya bordro vergisi kesildi ama ödenmedi: bkz. muhasebe sorumlusunun hataları ve cezayı kimin ödediği.
• Hâlâ işe alıp almayacağınıza, eski dosyayı temizleyip temizlemeyeceğinize veya baştan başlayıp başlamayacağınıza ya da bir teklifin neleri kapsaması gerektiğine karar veriyorsunuz: bkz. defterleri kendiniz tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak, temizlemek veya baştan başlamak ve gecikmiş kayıtların tamamlanma maliyeti.
• S şirketiniz kişisel giderler veya büyük sahip ödemeleri yaptı, Schedule C veriyorsunuz veya kiralık mülkleriniz var: bkz. S şirketi gecikmiş kayıtları, verilmemiş yıllar için Schedule C giderleri ve kiralık mülk defterlerinin tamamlanması.
• Siz veya şirketiniz iki ülkede bulunuyorsunuz ya da Çince çalışan bir sağlayıcı istiyorsunuz: bkz. Kanadalıya ait ABD LLC'si için defterler, yabancı sahipli bir ABD şirketi için muhasebe ve Çince bilen muhasebe sorumlusu ve muhasebeci.
• Defterleriniz ve beyanlarınız Kanada'ya ait: bkz. Kanada'da gecikmiş defterlerin tamamlanması ve Kanada'da muhasebeci seçimi.