Für wen dieser Ratgeber gedacht ist
- Eigentümer eines Einzelunternehmens, einer Personengesellschaft oder einer Kapitalgesellschaft, deren Buchhaltung Monate oder Jahre im Rückstand ist
- Eigentümer, die Online-Anbieter und Anbieter vor Ort vergleichen, bevor sie einen Umfang unterschreiben oder eine Anzahlung leisten
- Eigentümer, deren Steuererklärungen, Lohnabrechnung oder Sales-Tax-Einreichungen von der überfälligen Buchhaltung abhängen
Hier nicht behandelt
- Was das Nachholen kostet und was ein Angebot bestimmt
- Ob Sie die Bücher selbst führen oder überhaupt jemanden beauftragen sollten
- Die verspäteten Steuererklärungen selbst erstellen
- Einen namentlich genannten Anbieter einordnen oder empfehlen
- Kanadische Buchhaltung und Buchhaltungsexperten
Was sollte ein Dienstleister für das Nachholen oder Aufräumen der Buchhaltung zurückgeben, wenn die Arbeit fertig ist?
Eine fertige Nachholarbeit gibt Ihnen Bücher, in denen jedes Konto für jeden Monat im Umfang mit seinen Kontoauszügen abgestimmt ist, die Summen mit dem übereinstimmen, was Sie bereits eingereicht haben, oder jede Abweichung aufgelistet ist, und in denen Sie die Datei selbst halten. Eine Arbeit, die Buchungen nur sortiert hat, ist fast fertig, nicht fertig. Abgestimmt heißt: Der Saldo der Bücher für ein Konto entspricht an jedem Monatsende dem Saldo des Kontoauszugs, und jede Abweichung ist erklärt.
| Prüfpunkt | Fertig | Fast fertig |
|---|---|---|
| Konten | Jedes Bank-, Karten-, Darlehens- und Zahlungskonto ist Monat für Monat mit dem Saldo seines Kontoauszugs abgestimmt (Publication 583 behandelt die monatliche Abstimmung des Girokontos) | Buchungen sind kategorisiert, aber die Salden wurden nie mit den Kontoauszügen abgeglichen |
| Eingereichte Erklärungen | Die Summen stimmen mit jeder eingereichten Erklärung überein (bei einem Einzelunternehmer mit Schedule C), oder jede Abweichung ist aufgelistet. Muss eine Personengesellschaft oder S Corporation Schedule L ausfüllen, sollten ihre Bilanzen mit ihren Büchern übereinstimmen (Form 1065; Form 1120-S) | Die Bücher beginnen mit einer Schätzung |
| Einnahmen | Umsätze werden mit Form 1099-K und Form 1099-NEC verglichen, und Einzahlungen, die zu nichts passen, werden aufgelistet. Form 1099-K weist Bruttobeträge aus, vor Gebühren, Erstattungen und Versand (Anleitung). Ein Marktplatz oder eine Zahlungs-App muss sie nur einreichen, wenn die Zahlungen $20.000 in mehr als 200 Transaktionen übersteigen (manche reichen auch darunter ein). Umsätze ohne Form sind also trotzdem Einnahmen (IRS) | Einzahlungen werden als Umsätze gebucht |
| Lohnabrechnung und Sales Tax | Die Bücher werden mit eingereichten Erklärungen und geleisteten Zahlungen verglichen | Steuern sind gebucht, aber nie mit den Einreichungen verglichen |
| Offene Punkte | Eine datierte Liste dessen, was nicht zugeordnet werden konnte, und was jeden Punkt klären würde | Schätzungen liegen in einem Sammelkonto |
| Übergabe | Eine Datensicherung der Datei, die Abstimmungsberichte und die Liste der offenen Punkte, mit Ihnen als Administrator | Ein PDF mit Berichten |
Manche Abweichungen sind normal: Eine Personengesellschaft oder S Corporation, die Schedule M-1 oder M-3 ausfüllt, gleicht dort das Ergebnis laut Büchern mit dem Ergebnis laut Erklärung ab, weil Steuerregeln ändern, was eine Erklärung ausweist, zum Beispiel bei manchen Bewirtungskosten (Form 1065; Form 1120-S). Eine Abweichung, die Steuerregeln nicht erklären, kann bedeuten, dass die eingereichte Erklärung falsch war. Bitten Sie den Dienstleister, sie aufzulisten, statt die Bücher passend zu machen. Ob eine Änderungserklärung nötig ist, ist eine Frage an einen CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt.
Diese Seite ist für Sie, wenn Ihre Buchhaltung Monate oder Jahre im Rückstand ist, ein Termin für eine Steuererklärung oder einen Kreditgeber naht und ein Versuch auf eigene Faust oder ein früherer Buchhalter ins Stocken geraten ist. Dann sind drei Punkte offen: welche Monate und Konten die Arbeit umfasst, wer die Steuererklärungen erstellt, die von den Büchern abhängen, und die Reihenfolge der Arbeit. Ihr Fall ist nicht einfach, wenn auch Erklärungen nicht eingereicht sind, ein Schreiben des IRS eingetroffen ist oder Einreichungen zur Lohnabrechnung oder Sales Tax fehlen. Dann brauchen Sie jemanden, der Erklärungen erstellen und mit dem IRS sprechen darf (unten behandelt), und ein Schreiben, eine Prüfung oder Jahre nicht eingereichter Erklärungen gehen vor (siehe „Wann ist ein Nachhol-Service der falsche erste Schritt?“). Stellen Sie zusammen, was Sie brauchen, bevor Sie Angebote einholen (Liste am Ende). Die Schritte, um Bücher steuerfertig zu machen, stehen unter überfällige Buchhaltung nachholen.
Muss die Person, die meine Bücher nachholt, ein CPA sein?
Aus Sicht des IRS in der Regel nein. Die Liste der IRS-Qualifikationen betrifft das Erstellen von Steuererklärungen und die Vertretung von Steuerpflichtigen, nicht die Buchhaltung. Für die Bücher selbst zählt die Eignung daher mehr als ein Titel (IRS-Qualifikationen). Regeln der Bundesstaaten dazu, wer Buchhaltungsleistungen anbieten darf, behandelt diese Seite nicht; siehe Buchhalter vor Ort oder online. Qualifikationen werden wichtig, wenn die Arbeit eine Steuererklärung oder den IRS berührt.
| Arbeit | Wen der IRS anerkennt | So prüfen Sie es |
|---|---|---|
| Die Bücher führen oder neu aufbauen | Keine IRS-Qualifikation gilt | Eine Arbeitsprobe, Referenzen und ein Probemonat |
| Gegen Bezahlung eine Steuererklärung erstellen | Jeder mit einer PTIN, der die Erklärung unterschreibt und die PTIN darin einträgt (PTIN-Regeln; Topic 254) | Die Unterschrift und die PTIN auf der Erklärung |
| Sie vor dem IRS vertreten | CPAs, Enrolled Agents (vom IRS zugelassen) und Rechtsanwälte in jeder Angelegenheit, auch bei Prüfungen, Vollstreckung und Einsprüchen. Teilnehmer des Annual Filing Season Program nur bei einer Prüfung von Erklärungen, die sie selbst erstellt und unterschrieben haben, mit einem Abschlussnachweis für das Jahr der Erklärung und das Jahr der Prüfung (Publication 947). Eine PTIN allein gibt kein Recht zur Vertretung | Die Qualifikation und ihre Nummer (siehe unten) |
Ein externer Dienstleister ohne eine dieser Qualifikationen kann Sie in der Regel nicht in der Vollstreckung oder in einem Einspruch vertreten, so gut die Bücher auch sind (Publication 947). Mehr zum Unterschied steht unter Buchhalter, Buchhaltungsexperte oder CPA.
Auch meine Steuererklärungen sind im Rückstand: Wer kann sie erstellen und für mich mit dem IRS sprechen?
Wer jede verspätete Erklärung erstellt und unterschreibt, braucht eine PTIN, und nur ein CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt kann Sie in jeder Art von IRS-Angelegenheit vertreten. Zwei Dienstleister können sich die Arbeit teilen, wenn der Umfang festlegt, wer was tut.
- Erstellen und Vertreten sind getrennt. Der bezahlte Ersteller unterschreibt die Erklärung, doch Sie bleiben für jede Angabe darin verantwortlich (Topic 254). Eine Vollmacht auf Form 2848 nennt Einzelpersonen, denn Firmen dürfen nicht vor dem IRS auftreten (Publication 947).
- Nur Information. Mit Form 8821 darf eine benannte Person Ihre IRS-Informationen sehen oder erhalten, aber nicht für Sie sprechen (Anleitung zu Form 8821).
Der schriftliche Umfang sollte nennen, wer jede verspätete Erklärung erstellt, wer sie unterschreibt und einreicht und wer Form 2848 hält, falls ein Schreiben oder eine Prüfung folgt. Form 2848 gilt nur für den IRS, und eine Personengesellschaft unter dem zentralisierten Prüfungsverfahren (der Standard, sofern sie nicht abgewählt hat) handelt über ihren Partnership Representative (Vertreter der Personengesellschaft), der sie unterschreibt (Anleitung). Steuerbehörden der Bundesstaaten legen eigene Regeln fest, wer für Sie zu Sales Tax, Lohnabrechnung des Bundesstaates oder Einkommensteuer des Bundesstaates sprechen darf; das behandelt diese Seite nicht. Nennen Sie im Umfang, wer diese Einreichungen übernimmt. Verspätete Erklärungen selbst behandelt nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen.
Wie prüfe ich die Qualifikation eines Dienstleisters, online oder vor Ort?
Die Prüfung ist online und vor Ort dieselbe: Lassen Sie sich den Namen der Person nennen, die die Arbeit macht, dazu die Qualifikation und ihre Nummer, und bestätigen Sie sie bei der Stelle, die sie vergeben hat. Für die Tätigkeit vor dem IRS spielt der Ort keine Rolle, denn ein CPA, der in einem beliebigen Bundesstaat zugelassen ist, darf vor ihm auftreten (Circular 230, Abschnitte 10.2 und 10.3). Zulassungs-, Lohnabrechnungs- und Sales-Tax-Regeln der Bundesstaaten können abweichen und werden hier nicht behandelt.
- Lassen Sie sich die Person nennen. Fragen Sie, wer erstellt, unterschreibt und vertritt, nicht nur nach dem Namen der Firma.
- Prüfen Sie die Qualifikation an der Quelle. Der IRS lizenziert Enrolled Agents, die Aufsichtsbehörden der Bundesstaaten (State Boards of Accountancy) lizenzieren CPAs, und Gerichte oder Anwaltskammern der Bundesstaaten lassen Rechtsanwälte zu (IRS-Qualifikationen). Fragen Sie nach Bundesstaat und Lizenznummer und bestätigen Sie sie bei dieser Stelle.
- Nutzen Sie das IRS-Verzeichnis als eine Prüfung. Es listet Rechtsanwälte, CPAs, Enrolled Agents und Teilnehmer des Annual Filing Season Program und ist von einen Steuerprofi auswählen verlinkt. Ersteller mit einer PTIN, die nicht gelistet sind, können dennoch gute Arbeit leisten. Ein fehlender Name ist also eine Frage, kein Beweis für ein Problem.
- Fragen Sie, wer nach der Einreichung Fragen beantwortet (Topic 254).
Keine amtliche Quelle bewertet Dienstleister, und eine Bewertung kann eine Qualifikation, die Sie selbst geprüft haben, nicht ersetzen. Testen Sie jeden Dienstleister, online oder vor Ort, zuerst mit einem Teilauftrag, wie der schriftliche Umfang unten es vorsieht. Zu Eignung und Software siehe Buchhalter vor Ort oder online; zu einem Dienstleister in einem anderen Land siehe einen Buchhalter im Ausland beauftragen.
Wem gehören die Bücher und Dateien, wenn der Auftrag endet?
Wem ein fertiges Hauptbuch gehört, hängt von Ihrer Vereinbarung und dem Recht des Bundesstaates ab. Das Steuersystem macht aber den Steuerpflichtigen dafür verantwortlich, ausreichende Bücher und Unterlagen zu führen, und in vielen Prüfungen verlangt der IRS die Sicherungsdatei der Buchhaltungssoftware und Benutzername und Passwort des Administrators (IRS-FAQ zu Software). Legen Sie die Datei auf den Namen des Unternehmens an, bleiben Sie Administrator und geben Sie dem Dienstleister einen namentlich benannten Benutzer.
- Behalten Sie die ursprünglichen Buchungen. Bitten Sie den Dienstleister, Fehler mit datierten Korrekturbuchungen zu beheben, nicht durch Löschen von Buchungen oder den Aufbau einer Ersatzdatei, und vor großen Änderungen eine Kopie zu archivieren. Der IRS sagt, eine neue Datei, die für eine Prüfung erstellt wird, etwa durch erneutes Erfassen eines Jahres, ist keine Kopie der Bücher der ursprünglichen Buchung, und verdichtete Daten sind für ein Jahr unter Prüfung nicht zulässig (dieselben FAQ).
- Die Rückgabe von Unterlagen ist eine Regel für Praktiker, und ihre Reichweite ist hier unklar. Ein Praktiker, etwa ein CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt, muss auf Verlangen unverzüglich die Unterlagen des Mandanten zurückgeben, die dieser für seine Bundessteuerpflichten braucht (Circular 230, Abschnitt 10.28). Ein Streit über Gebühren entschuldigt die Rückgabe in der Regel nicht. Erlaubt das Recht des Bundesstaates dem Praktiker, während eines solchen Streits Unterlagen zu behalten, muss er nur die zurückgeben, die Ihrer Erklärung beizufügen sind, und Ihnen die Einsicht und das Kopieren des Rests ermöglichen. Ein Dokument, das der Praktiker erstellt hat und bis zur Zahlung seiner Gebühr zurückhält, ist nach der Regel keine Unterlage des Mandanten (derselbe Abschnitt). Die Regel knüpft Mandantenunterlagen an die Vertretung des Mandanten durch den Praktiker und sagt nicht, ob reine Buchhaltung genügt. Ein Dienstleister, der kein Praktiker ist, wird nicht erfasst, und das Recht des Bundesstaates kann Regeln hinzufügen, die diese Seite nicht prüft. Hält ein Dienstleister bereits Ihre Datei, siehe Bücher von einem früheren Buchhalter übernehmen.
Weil ein fertiges Hauptbuch zurückgehalten werden kann, schreiben Sie die Übergabe in den Umfang und behalten Sie den Administratorzugang von Anfang an. Holen Sie sich am Ende eine vollständige Sicherung, die Abstimmungsberichte, die Liste der offenen Punkte und Ihre Originale und entfernen Sie den Zugang des Dienstleisters. Der IRS weist Steuerprofis an, Ermächtigungen für Personen zu entfernen, die keine Kunden mehr sind (Publication 4557). Um eine zu widerrufen, schreiben Sie „REVOKE“ quer über den oberen Rand, mit aktueller Unterschrift und Datum, und senden Sie eine Kopie an den IRS (Anleitung zu Form 8821; Anleitung zu Form 2848).
Was gebe ich einem Dienstleister, und was sollte ich nicht aus der Hand geben?
Geben Sie einem Dienstleister, was die Arbeit braucht, und nichts, womit er ohne Nachweis Geld bewegen, Ihre Erstattung erhalten oder für Sie handeln kann. Geben Sie jeder Person einen eigenen Zugang.
| Gegenstand | Geben | Vermeiden |
|---|---|---|
| Bank- und Kartenkonten | Kontoauszüge und ein eigener Zugang mit dem engsten Zugriff, der funktioniert | Ein gemeinsamer Zugang auf Ihren Namen oder ein Zugriff, der Geld bewegen kann (siehe einem Buchhalter Zugang geben) |
| IRS-Informationen und Vertretung | Eine Form 8821, die die Steuern, Formulare und Jahre nennt, die die Arbeit braucht, oder eine Form 2848 für eine benannte, qualifizierte Person, wenn Vertretung im Umfang liegt (Anleitung) | Ihr eigener IRS-Zugang, denn die Formulare ermächtigen den Dienstleister unter seinem eigenen Namen. Ein Formular, das den Auftrag überdauert. Eine neue Form 8821 widerruft Ihre früheren Form 8821, und eine neue Form 2848 widerruft frühere für dieselben Angelegenheiten und Jahre. Ein Formular für einen anderen Ersteller kann also eine bestehende Ermächtigung beenden, wenn Sie nicht das Feld zur Beibehaltung ankreuzen und eine Kopie beifügen (Form 8821; Form 2848) |
| Erstattungen und Zahlungen | Zahlung von Ihrem eigenen Konto | Jede Regelung, die eine Erstattung auf das Konto des Dienstleisters leitet. Ein Vertreter darf keinen Scheck einer Behörde einlösen, und der IRS führt das Umleiten einer Erstattung als Fehlverhalten auf (Anleitung zu Form 2848; IRS) |
| Unterschriften | Ihre Unterschrift auf einem ausgefüllten Formular | Eine Unterschrift auf einem leeren Formular (Topic 254) |
Wie werden meine Finanzdaten geschützt, und was sollte ich fragen?
Verlangen Sie den schriftlichen Sicherheitsplan des Dienstleisters. Die Safeguards Rule der FTC verpflichtet Ersteller von Steuererklärungen, einen zu erstellen und zu befolgen (Publication 4557). Ob sie einen bestimmten Buchhalter erfasst, hängt davon ab, was der Dienstleister tut. Nutzen Sie Publication 4557 daher als Maßstab für jeden, der Ihre Bank- und Steuerdaten hält, nicht als Regel, die jeden Buchhalter bindet. Fragen Sie:
- Wer betreibt den schriftlichen Sicherheitsplan?
- Meldet sich jeder, der an meine Daten kommt, mit mehr als einem Passwort an?
- Sind Dateien und E-Mails verschlüsselt?
- Wer kann meine Daten sehen, und welche anderen Unternehmen verarbeiten sie?
- Was geschieht mit meinen Daten, wenn wir fertig sind oder wenn sie verloren gehen?
Publication 4557 verlangt von Steuerprofis jeden dieser Punkte. Eine klare, konkrete Antwort ist ein besseres Zeichen als ein allgemeines Versprechen. Zum Vergleich eines Pakets aus Buchhaltung und Steuern mit einer CPA-Kanzlei siehe Online-Buchhaltungsservice oder CPA-Kanzlei.
Bin ich gegenüber dem IRS weiter verantwortlich, wenn der Dienstleister zu spät oder falsch arbeitet?
In der Regel ja. Einen Dienstleister zu beauftragen verlagert Ihre Pflicht zu Einreichung, Zahlung und Aufbewahrung von Unterlagen nicht, und der IRS sagt, das Vertrauen auf einen Steuerprofi entschuldigt eine verspätete Einreichung oder Zahlung in der Regel nicht (triftiger Grund beim IRS). Ein Erlass hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Die Unmöglichkeit, an Unterlagen zu kommen, gehört zu den Beispielen des IRS für einen triftigen Grund, aber nur für jemanden, der übliche Sorgfalt und Umsicht walten ließ und trotzdem nicht rechtzeitig einreichen oder zahlen konnte (dieselbe Seite).
- Genauigkeitszuschläge: Der IRS prüft, ob Sie Ihrem Berater alle nötigen Informationen gegeben haben und ob der Berater für die Situation kompetent und erfahren war (dieselbe Seite).
- Lohnabrechnung: Ein Arbeitgeber, der die Lohnabrechnung auslagert, bleibt in der Regel für Einzahlungen und Einreichungen verantwortlich, und der IRS kann Strafzuschläge und Zinsen auf das Konto des Arbeitgebers festsetzen. Publication 15 nennt eine Ausnahme, eine zertifizierte Professional Employer Organization (Publication 15).
Behalten Sie die Kontrolle: Nehmen Sie Einreichungs- und Zahlungstermine in den Umfang auf, verlangen Sie den Nachweis, dass jede Erklärung oder Zahlung abgeschickt wurde (Seite zum triftigen Grund oben), und prüfen Sie Ihre IRS-Konten selbst. Ein Business Tax Account (IRS) oder Ihr persönliches Online-Konto (IRS) zeigt Salden, Abschriften und Schreiben, und wer einen Business Tax Account nutzen darf, hängt von Rechtsform und Rolle ab. Zur Lohnabrechnung siehe einem Buchhalter Zugang zu Ihren Konten geben. Ist ein Strafzuschlag bereits eingetroffen, siehe Fehler des Buchhalters und wer die Strafzuschläge zahlt.
Was sollte der schriftliche Umfang vor meiner Zahlung sagen?
Der Umfang sollte einem Außenstehenden erlauben zu erkennen, ob die Arbeit fertig ist. Halten Sie diese Punkte vor jeder Anzahlung fest:
- Zeitraum und Konten. Der erste und der letzte Monat und jedes Konto mit Namen und den letzten vier Ziffern: Bank, Karte, Darlehen, Zahlungsdienstleister, Marktplatz und Lohnabrechnung.
- Ergebnisse. Für jeden Monat abgestimmte Kontoauszüge für jedes Konto sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz.
- Übereinstimmung mit eingereichten Erklärungen. Eröffnungssalden (was jedes Konto am ersten Tag im Umfang enthielt) stammen aus der zuletzt eingereichten Bilanz oder, wenn die Erklärung keine hat, aus den Kontoauszügen zum Jahresende. Jedes eingereichte Jahr stimmt mit seiner Erklärung überein oder die Abweichungen sind aufgelistet, und die Einnahmen werden mit Form 1099 und den Auszahlungsberichten der Plattformen verglichen.
- Lohnabrechnung und Sales Tax. Die Bücher werden mit eingereichten Erklärungen und geleisteten Zahlungen verglichen, und der Umfang sagt, ob verspätete Einreichungen enthalten sind.
- Erklärungen. Für jede Erklärung, die von den Büchern abhängt: wer sie erstellt, wer sie unterschreibt und einreicht, wer Form 2848 hält, falls Vertretung enthalten ist, und was ausgeschlossen ist, etwa Schreiben, Prüfungen oder Änderungserklärungen.
- Reihenfolge und Termine. Welcher Zeitraum zuerst fertig wird (der, den eine Erklärung oder ein Kreditgeber braucht), ein Fertigstellungstermin für jeden Teilauftrag und was ihn verschieben würde. Behandeln Sie den ersten Teilauftrag als Test: Prüfen Sie ihn gegen die Kontoauszüge, bevor der nächste beginnt oder die nächste Zahlung fällig ist.
- Offene Fragen. Der Dienstleister führt eine datierte Liste dessen, was er nicht zuordnen kann, und was jeden Punkt klären würde. Sie antworten bis zu einem vereinbarten Datum, und am Ende noch offene Punkte werden aufgelistet, nicht geschätzt.
- Eigentum und Zugang. Die Datei läuft auf Ihren Namen, Sie sind Administrator, der Dienstleister ist ein namentlich benannter Benutzer, und der Umfang listet auf, was am Ende zurückgegeben wird.
- Preisbasis. Pauschal, nach Stunden oder monatlich, und was mehr auslöst: zusätzliche Konten, fehlende Kontoauszüge oder Änderungen nach der Freigabe. Die Einflussfaktoren stehen unter Kosten der nachgeholten Buchhaltung.
Zu Vertragsbedingungen siehe Engagement Letter für die Buchhaltung. Was Sie vor der Beauftragung fragen und wie Sie den ersten Teilauftrag prüfen, steht unter Fragen vor der Beauftragung eines Buchhalters und die Arbeit Ihres Buchhalters prüfen. Was ein Service leisten sollte, sobald die Bücher aktuell sind, steht unter was ein monatlicher Buchhaltungsservice umfasst.
Wann ist ein Nachhol-Service der falsche erste Schritt?
Wenn eine Frist oder ein Vollstreckungsschritt, nicht die Bücher, die Reihenfolge der Arbeit bestimmt. Kümmern Sie sich in jedem Fall unten zuerst um diesen Schritt, mit jemandem, der Sie vertreten kann, wenn er das verlangt, und lassen Sie die Bücher folgen.
| Situation | Was der IRS sagt | Beginnen mit |
|---|---|---|
| Ein Schreiben mit Antwortfrist | Verlangt der IRS eine Antwort, handeln Sie bis zum Fälligkeitstermin und antworten Sie bis dahin, um Ihre Einspruchsrechte zu wahren (IRS) | Lesen Sie das Schreiben und notieren Sie das Datum. Siehe IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen |
| Mehrere Jahre nicht eingereichter Erklärungen | Reichen Sie alle überfälligen Erklärungen ein, ob Sie zahlen können oder nicht. Der IRS kann eine Ersatzerklärung (Substitute Return) erstellen, die Ihre Abzüge möglicherweise nicht berücksichtigt (IRS). Für die Festsetzung von Steuern auf eine nie eingereichte Erklärung gilt keine zeitliche Grenze (Publication 583). Eine verspätete Erklärung einer Personengesellschaft oder S Corporation zieht für jeden Gesellschafter oder Aktionär für jeden verspäteten Monat einen Strafzuschlag nach sich, bis zu 12 Monate, auch wenn keine Steuer fällig ist (Form 1065; Form 1120-S) | Ein Plan für die Erklärungen, dann Bücher, die in der Reihenfolge neu aufgebaut werden, die die Erklärungen brauchen. Siehe nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen; zu Sätzen und Erlass von Strafzuschlägen siehe Strafzuschläge bei verspäteten Unternehmenserklärungen |
| Eine Prüfung (Audit) | Der IRS verlangt in der Regel die ursprüngliche Softwaredatei, wenn die Bücher in Software geführt werden, und eine für die Prüfung erstellte Datei erfüllt die Anforderung nicht (IRS-FAQ zu Software) | Ein qualifizierter Vertreter, bevor jemand die Datei ändert, neu aufbaut oder bereinigt |
| Einbehaltene Lohnsteuer nicht gezahlt | Eine verantwortliche Person, die vorsätzlich nicht zahlt, kann persönlich mit einem Strafzuschlag (Abschnitt 6672) in Höhe von die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers belangt werden. Das kann auch Personen in Ihrem eigenen Unternehmen treffen, wenn ein Lohnabrechnungsdienst die Einzahlungen geleistet hat. Ein Schreiben über die vorgeschlagene Festsetzung gewährt 60 Tage für einen Einspruch (IRS). Der IRS hat in der Regel 3 Jahre ab dem späteren der beiden Zeitpunkte, dem 15. April nach dem Lohnabrechnungsjahr und dem Tag der Einreichung der Erklärung, um ihn festzusetzen, und solange keine Lohnabrechnungserklärung eingereicht ist, läuft keine Frist (Handbuch des IRS) | Ein qualifizierter Vertreter. Die belangte Person braucht ihre eigene Form 2848, die den Strafzuschlag nennt (Anleitung). Prüfen Sie Ihr IRS-Konto für Arbeitgebersteuern |
Ein Termin eines Kreditgebers oder Verkaufs macht das Nachholen nicht zum falschen Schritt. Er bestimmt die Reihenfolge: Fragen Sie, welche Zeiträume der Kreditgeber oder Käufer will, und stellen Sie diese zuerst. Kredite können sich verzögern, wenn Erklärungen fehlen (IRS). Haben Sie nur Kontoauszüge und keine Bücher, siehe Bücher aus Kontoauszügen neu aufbauen.
Was stelle ich zusammen, damit Angebot und Zeitplan belastbar sind?
Stellen Sie Kontoauszüge für jedes Konto und jeden Monat, eingereichte Erklärungen, Berichte zu Lohnabrechnung und Sales Tax sowie Form 1099 zusammen: Ein Dienstleister kann nur anbieten, was er sieht, und jeder fehlende Posten kostet Zeit. Der IRS nennt Kontoauszüge, Rechnungen, Belege und entwertete Schecks als Belege hinter Ihren Büchern (Publication 583). Bringen Sie mit:
| Posten | Warum das wichtig ist | Wenn er fehlt |
|---|---|---|
| Kontoauszüge für jedes Bank-, Karten-, Darlehens- und Zahlungskonto, jeden Monat | Die Abstimmung braucht die Salden der Kontoauszüge | Fordern Sie bei jedem Institut Kopien an und listen Sie jede Lücke auf |
| Die eingereichten Erklärungen für die Jahre im Umfang und die letzte davor | Sie legen den Abgleich fest und, wo eine Bilanz eingereicht wurde, die Eröffnungssalden | Holen Sie Abschriften aus Ihrem IRS-Online-Konto oder, für eine Unternehmenserklärung, aus einem Business Tax Account (IRS; IRS) |
| Erklärungen und Berichte zur Lohnabrechnung | Sie prüfen die Zeilen zur Lohnabrechnung. Unterlagen zu Arbeitgebersteuern müssen mindestens vier Jahre aufbewahrt werden (Publication 583) | Fragen Sie den Lohnabrechnungsdienst und sehen Sie in Ihr IRS-Konto für Arbeitgebersteuern |
| Sales-Tax-Erklärungen und Kontonummern | Sie prüfen die Zeilen zur Sales Tax | Fordern Sie sie bei der Steuerbehörde des Bundesstaates an |
| Form 1099-K und Form 1099-NEC sowie Auszahlungsberichte jeder Plattform | Sie prüfen die Einnahmen | Laden Sie die Berichte von jeder Plattform herunter und fordern Sie dann mit Form 4506-T eine Abschrift zu Lohn und Einkommen an (IRS) |
| Darlehensunterlagen, Mietverträge und Rechnungen für größere Anschaffungen; die Datei oder letzte Sicherung des früheren Buchhalters | Sie stützen Salden und Abschreibung und zeigen die frühere Behandlung | Listen Sie auf, was fehlt |
Fügen Sie eine kurze Notiz hinzu, welche Konten oder Karten privat sind, was Sie über Geld wissen, das Sie eingelegt oder entnommen haben, und alles, was nach Ihrem Wissen fehlt. Bewahren Sie jedes Original auf.
Beispiel
Diese Beispiele sind veranschaulichend und verwenden US-Dollar.
Restaurant, 18 Monate im Rückstand
Der Inhaber eines Restaurants mit US$600.000 Umsatz ist 18 Monate im Rückstand, verteilt auf vier Konten: ein Betriebskonto, ein Lohnabrechnungskonto und zwei Karten. Bevor er einem Preis zustimmt, verlangt er für jedes Konto eine monatliche Bank- und Kartenabstimmung, eine Abstimmung der Sales Tax von den Kassenberichten bis zur Erklärung (siehe Sales Tax im Restaurant und Kassenabstimmung) und einen Abschlusstermin für jeden Teilauftrag, mit den Monaten zuerst, die ein Kreditgeber verlangen wird. Der Inhaber bleibt die ganze Zeit Administrator der Buchhaltungsdatei.
S Corporation, auch zwei Erklärungen nicht eingereicht
Der Eigentümer einer S Corporation ist zwei Jahre mit den Büchern im Rückstand, und die Form 1120-S für beide Jahre wurde nie eingereicht. Gehen Sie davon aus, dass die S-Wahl gilt. Ein Umfang nur für Buchhaltung deckt weder die Erklärungen noch ein Schreiben ab, falls eines eintrifft, und jede verspätete Erklärung kann einen monatlichen Strafzuschlag für jeden Aktionär nach sich ziehen, ob Steuer fällig ist oder nicht. Der Umfang nennt daher, wer jede Erklärung erstellt und einreicht, wer unterschreibt und welcher CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt Form 2848 hält.
- Jahr 1: Alle Konten abstimmen, Eröffnungssalden aus der zuletzt eingereichten Bilanz oder den Kontoauszügen zum Jahresende festlegen und Jahr 1 zuerst fertigstellen, denn seine Erklärung braucht es.
- Jahr 2: Von den Schlusssalden des Jahres 1 aus fortfahren und dann die Erklärung für Jahr 2 erstellen.
Online-Verkäufer, Auszahlungen passen nicht zur Form 1099-K
Ein Online-Verkäufer erzielte US$80.000 Umsatz über zwei Marktplätze. Gehen Sie davon aus, dass jeder Marktplatz die Meldeschwelle für Form 1099-K überschritten hat und in den Formularen weder Versand noch Sales Tax enthalten sind. Die beiden Form 1099-K ergeben zusammen US$80.000, den Bruttobetrag. Die Einzahlungen betragen insgesamt US$73.000. Umsatz abzüglich US$7.200 Gebühren und US$1.800 Erstattungen erklärt US$71.000 davon, und US$2.000 passen zu keinem Verkauf. Bevor der Verkäufer einem Preis zustimmt, fragt er, was der Dienstleister mit einer Einzahlung macht, die zu keinem Verkauf passt. Der Umfang sagt dann, dass jede Auszahlung vom Bruttoumsatz über Gebühren und Erstattungen bis zur Einzahlung zugeordnet wird und nicht zuordenbare Einzahlungen auf die Liste der offenen Punkte kommen statt in den Umsatz. Siehe Umsätze und Auszahlungen abstimmen.
Anders in Ihrem Fall?
- Ihre Buchhaltung ist Monate oder Jahre im Rückstand, ein Termin für eine Erklärung oder einen Kreditgeber naht, und ein Versuch auf eigene Faust oder ein früherer Buchhalter ist ins Stocken geraten: Offen sind die Monate und Konten, die die Arbeit umfasst, wer die von den Büchern abhängigen Erklärungen erstellt, und die Reihenfolge der Arbeit. Diese Punkte klären Sie, bevor Sie einen Umfang unterschreiben; siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
- Erklärungen für frühere Jahre wurden nie eingereicht: Siehe nicht eingereichte Unternehmenserklärungen nachholen. Für die Bücher, die diese Erklärungen brauchen, siehe Hilfe bei der Buchhaltung; für die Erklärungen selbst siehe Hilfe bei der Unternehmensteuer oder, für einen Einzelunternehmer, Hilfe bei der Einkommensteuer.
- Ein Schreiben des IRS oder eine Ankündigung einer Prüfung ist eingetroffen: Siehe IRS-Schreiben an Ihr Unternehmen. Ein CPA, Enrolled Agent oder Rechtsanwalt kann Sie bei einem Schreiben oder in einer Prüfung vertreten, daher ist jede Änderung an den Dateien zuerst eine Frage an einen von ihnen.
- Der Fehler eines Dienstleisters hat bereits zu Strafzuschlägen geführt, oder Lohnsteuer wurde einbehalten, aber nicht gezahlt: Siehe Fehler des Buchhalters und wer die Strafzuschläge zahlt.
- Sie überlegen noch, ob Sie jemanden beauftragen, die alte Datei aufräumen oder neu beginnen, oder was ein Angebot abdecken sollte: Siehe die Buchhaltung selbst machen oder einen Buchhalter beauftragen, aufräumen oder neu beginnen und Kosten der nachgeholten Buchhaltung.
- Ihre S Corporation hat private Kosten oder hohe Zahlungen an Eigentümer bezahlt, Sie reichen eine Schedule C ein oder besitzen vermietete Objekte: Siehe Bücher einer S Corporation nachholen, Ausgaben in Schedule C für nicht eingereichte Jahre und Bücher für vermietete Objekte nachholen.
- Sie oder Ihr Unternehmen sind in zwei Ländern, oder Sie wollen einen Dienstleister, der auf Chinesisch arbeitet: Siehe Bücher für eine US-LLC im Besitz eines Kanadiers, Buchhaltung für ein US-Unternehmen im Besitz von Ausländern und chinesischsprachiger Buchhalter und Buchhaltungsexperte.
- Ihre Bücher und Einreichungen sind kanadisch: Siehe überfällige Buchhaltung in Kanada nachholen und einen Buchhaltungsexperten in Kanada wählen.
Werte auf dieser Seite
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Schwellenwert des Bundes für Zahlungen über Marktplätze (Form 1099-K) Zahlungen über Marktplätze oder Zahlungs-Apps müssen diesen Betrag und 200 Transaktionen übersteigen, bevor eine Meldung durch Drittanbieter-Netzwerke auf Bundesebene erforderlich ist; für Kartenzahlungen gibt es keine solche Schwelle. | $20.000 | IRS: Ihre Form 1099-K verstehen Geprüft |
| Höchste Monatszahl für den Strafzuschlag nach Abschnitt 6698 bei verspäteter Erklärung einer Personengesellschaft Jeder Monat oder angefangene Monat, in dem das Versäumnis andauert; triftiger Grund und behördlicher Erlass können gelten. | 12 Monate | US Code: Abschnitt 6698(a) Geprüft |
| Betrag des Trust Fund Recovery Penalty Der Strafzuschlag nach IRC 6672 erfasst den Trust-Fund-Anteil, nicht die Arbeitgeberbeiträge zur Social Security und zu Medicare oder die FUTA | Die gesamte unbezahlte einbehaltene Einkommensteuer sowie Social-Security- und Medicare-Steuer des Arbeitnehmers | IRS: Lohnsteuern und der Trust Fund Recovery Penalty Geprüft |
| Frist für den Einspruch gegen einen angekündigten Trust Fund Recovery Penalty Ab dem Datum des Schreibens zur vorgeschlagenen Festsetzung, das an eine Adresse innerhalb der USA gerichtet ist | 60 Tage | IRS: Lohnsteuern und der Trust Fund Recovery Penalty Geprüft |
| Allgemeine Festsetzungsfrist für den Trust Fund Recovery Penalty Ab dem darauffolgenden 15. April bei fristgerechten Lohnsteuererklärungen oder ab der tatsächlichen späteren Einreichung; Ausnahmen gelten | 3 Jahre | IRS: Festsetzungsfrist für den Trust Fund Recovery Penalty Geprüft |
| Aufbewahrung von Unterlagen zur US-Lohnsteuer Mindestens, gerechnet ab dem Tag, an dem die Steuer fällig wird oder gezahlt wird, je nachdem, welcher Tag später liegt | Vier Jahre | IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records (Geschäftsgründung und Aufbewahrung von Unterlagen) Geprüft |
Primärquellen
- IRS: Einen Steuerprofi auswählen
- IRS: Qualifikationen und Zulassungen von Erstellern von Steuererklärungen verstehen
- IRS: Topic no. 254, Wie Sie einen Ersteller der Steuererklärung auswählen
- IRS: PTIN-Anforderungen für Ersteller von Steuererklärungen
- IRS: Publication 947, Practice Before the IRS and Power of Attorney (Tätigkeit vor dem IRS und Vollmacht)
- IRS: Anleitung zu Form 8821
- IRS: Anleitung zu Form 2848
- IRS: Treasury Department Circular No. 230
- IRS: Fehlverhalten von Erstellern von Steuererklärungen
- IRS: Publication 4557, Safeguarding Taxpayer Data (Schutz von Steuerzahlerdaten)
- IRS: Publication 583, Starting a Business and Keeping Records (Geschäftsgründung und Aufbewahrung von Unterlagen)
- IRS: Verwendung elektronischer Buchhaltungsdaten, häufig gestellte Fragen und Antworten
- IRS: Business Tax Account (Konto für Unternehmenssteuern)
- IRS: Ihr Online-Konto
- IRS: Erlass von Strafzuschlägen bei triftigem Grund
- IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide (Steuerleitfaden für Arbeitgeber)
- IRS: Arbeitgebersteuern und die Trust Fund Recovery Penalty
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, Feststellung von Verantwortlichkeit und Vorsatz bei der Trust Fund Recovery Penalty
- US Code: Abschnitt 6672, Versäumnis, Steuern einzuziehen und abzuführen
- IRS: Überfällige Steuererklärungen einreichen
- IRS: Wenn Sie ein Schreiben des IRS erhalten
- IRS: Anleitung zu Form 1099-K
- IRS: Ihre Form 1099-K verstehen
- IRS: Anleitung zu Form 1065
- IRS: Anleitung zu Form 1120-S
Über diesen Ratgeber
Aus dem englischen Ratgeber übersetzt · Das englische Original lesen
Er erklärt die allgemeinen Regeln für das angegebene Steuerjahr. Er ist keine Beratung für Ihre persönliche Situation.
Änderungen am englischen Original
- : Erstmals veröffentlicht.