שירות להשלמת הנהלת חשבונות: איך בוחרים כזה שמסיים את העבודה

מה שירות להשלמת או לניקוי הנהלת חשבונות צריך למסור בסוף העבודה?

עבודת השלמה שהסתיימה נותנת לכם ספרים שבהם כל חשבון מותאם לדפי החשבון שלו בכל חודש בהיקף העבודה, הסכומים תואמים את מה שכבר הגשתם או שכל הבדל מפורט, והקובץ בידיכם. עבודה שרק מיינה עסקאות כמעט הסתיימה, אבל לא הסתיימה. מותאם פירושו שיתרת הספרים של חשבון בסוף כל חודש שווה ליתרה בדף החשבון, וכל הבדל מוסבר.

חלק מההבדלים הם נורמליים: שותפות או חברת S שמשלימות Schedule M-1 או ⁦M-3⁩ מתאימות שם בין הכנסה לפי הספרים להכנסה לפי הדוח, כי כללי המס משנים את מה שדוח מציג, למשל בהוצאות ארוחות מסוימות (טופס 1065; טופס ⁦1120-S⁩). הבדל שכללי המס אינם מסבירים עשוי להעיד שהדוח שהוגש היה שגוי. בקשו מהספק לפרט אותו, ולא לכפות על הספרים להתאים; אם לתקן את הדוח, זו שאלה ל-⁠CPA, לסוכן מס מורשה או לעורך דין.

העמוד הזה מתאים לכם אם הספרים מאחרים בחודשים או בשנים, מתקרב מועד של דוח או של מלווה, וניסיון עצמאי או איש הנהלת חשבונות קודם נתקעו. אז שלושה עניינים פתוחים: אילו חודשים וחשבונות העבודה מכסה, מי מכין את הדוחות שתלויים בספרים, וסדר העבודה. המקרה אינו פשוט אם גם דוחות לא הוגשו, הגיעה הודעה מ-⁠IRS, או שחסרות הגשות של שכר או של מס מכירה. מקרים כאלה צריכים מישהו שיכול להכין דוחות ולדבר עם IRS (מפורט בהמשך), ואילו הודעה, ביקורת או שנים של דוחות שלא הוגשו באים קודם (ראו “מתי שירות השלמת הנהלת חשבונות הוא הצעד הראשון הלא נכון?”). אספו את מה שצריך לפני שמבקשים הצעות מחיר (הרשימה בסוף). לשלבים של הכנת ספרים למס, ראו השלמת ספרים באיחור.

האם מי שמשלים את הספרים שלי חייב להיות CPA?

בדרך כלל לא, מבחינת IRS. רשימת ההסמכות של IRS מכסה הכנת דוחות וייצוג נישומים, ולא הנהלת חשבונות, ולכן לספרים עצמם ההתאמה חשובה יותר מתואר (הסמכות של IRS). כללי המדינה על מי רשאי להציע שירותי חשבונאות אינם מכוסים כאן; ראו איש הנהלת חשבונות מקומי או מקוון. הסמכות הופכות חשובות כשהעבודה נוגעת בדוח או ב-⁠IRS.

ספק חיצוני בלי אף אחת מההסמכות האלה אינו יכול בדרך כלל לייצג אתכם בגבייה או בערעור, גם אם הספרים שלו מצוינים (פרסום 947). להבדל המלא, ראו מנהל חשבונות, רואה חשבון או CPA.

גם הדוחות שלי מאחרים: מי יכול להכין אותם ולדבר עם IRS בשמי?

מי שמכין וחותם על כל דוח מאוחר צריך PTIN, ורק CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין יכולים לייצג אתכם בכל סוג של עניין מול IRS. שני ספקים יכולים לחלק את העבודה אם היקף העבודה קובע מי עושה מה.

• הכנה וייצוג הם שני דברים נפרדים. מכין הדוחות בתשלום חותם על הדוח, אבל אתם נשארים אחראים לכל פריט בו (נושא 254). ייפוי כוח בטופס 2848 ממנה יחידים, כי משרדים אינם יכולים לייצג מול IRS (פרסום 947).
• מידע בלבד. טופס 8821 מאפשר לאדם שמונה לראות או לקבל את המידע שלכם ב-⁠IRS, אבל לא לדבר בשמכם (הוראות טופס 8821).

היקף העבודה בכתב צריך לקבוע מי מכין כל דוח מאוחר, מי חותם ומגיש אותו, ומי מחזיק בטופס 2848 אם תגיע הודעה או ביקורת. טופס 2848 מכסה רק את IRS, ושותפות שחל עליה משטר הביקורת המרוכז (ברירת המחדל, אלא אם בחרה לצאת ממנו) פועלת דרך נציג השותפות שלה, שחותם עליו (הוראות). רשויות המדינה קובעות כללים משלהן על מי רשאי לדבר בשמכם בנושאי מס מכירה, שכר מדינתי או מס הכנסה מדינתי, ועמוד זה אינו מכסה אותם; ציינו בהיקף העבודה מי מטפל בהגשות האלה. דוחות מאוחרים עצמם מכוסים בהשלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו.

איך בודקים הסמכות של ספק, מקוון או מקומי?

הבדיקות זהות במקוון ובמקומי: קבלו את שם האדם שיעשה את העבודה, את ההסמכה ומספרה, ואמתו אותם מול הגוף שהנפיק אותם. לייצוג מול IRS המיקום לא משנה, כי CPA שמוסמך בכל מדינה רשאי לייצג מולו (Circular 230, סעיפים 10.2 ו-⁠10.3). כללי רישוי, שכר ומס מכירה של המדינה עשויים להיות שונים ואינם מכוסים כאן.

1. ציינו את האדם בשמו. שאלו מי יכין, יחתום וייצג, ולא רק מה שם המשרד.
2. בדקו את ההסמכה במקור שלה. IRS נותן רישיון לסוכני מס מורשים, לשכות רואי חשבון של המדינות נותנות רישיון ל-⁠CPA, ובתי משפט או לשכות עורכי דין של המדינות מקבלים עורכי דין (הסמכות של IRS). בקשו את המדינה ומספר הרישיון ואמתו אותם מול הגוף הזה.
3. השתמשו בספרייה של IRS כאחת הבדיקות. היא מפרטת עורכי דין, CPA, סוכני מס מורשים ובעלי Annual Filing Season Program, ומקושרת מבחירת איש מקצוע למס. מכיני דוחות עם PTIN שאינם ברשימה עשויים לתת שירות איכותי, ולכן שם שחסר הוא שאלה לשאול, ולא הוכחה לבעיה.
4. שאלו מי יענה על שאלות אחרי ההגשה (נושא 254).

אין מקור רשמי שמדרג ספקים, וביקורת אינה מחליפה הסמכה שאימתתם בעצמכם. בדקו כל ספק, מקוון או מקומי, קודם עם קבוצה אחת של עבודה, כפי שהיקף העבודה בכתב בהמשך קובע. להתאמה ולתוכנה, ראו איש הנהלת חשבונות מקומי או מקוון; לספק במדינה אחרת, ראו שכירת איש הנהלת חשבונות מחו״ל.

מי הבעלים של הספרים והקבצים כשהעבודה מסתיימת?

מי הבעלים של ספר גמור תלוי בהסכם שלכם ובחוק המדינה, אבל מערכת המס מטילה על הנישום אחריות לנהל ספרים ורישומים מספיקים, ובבדיקות רבות IRS מבקש את קובץ הגיבוי של תוכנת הנהלת החשבונות ואת שם המשתמש והסיסמה של המנהל (שאלות נפוצות של IRS על תוכנה). צרו את הקובץ על שם העסק, הישארו המנהל, ותנו לספק משתמש בשמו.

• שמרו את הרישומים המקוריים. בקשו מהספק לתקן טעויות ברישומי תיקון מתוארכים, ולא על ידי מחיקת רישומים או בניית קובץ חלופי, ולארכב עותק לפני שינויים גדולים. IRS קובע שקובץ חדש שנוצר לבדיקה, למשל בהזנה מחדש של שנה אחת, אינו עותק של ספרי הרישום המקוריים, ונתונים מכווצים אינם מתקבלים לשנה שנמצאת בביקורת (אותן שאלות נפוצות).
• החזרת רישומים היא כלל לאנשי מקצוע מורשים, והיקפו כאן לא ברור. איש מקצוע מורשה, כמו CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין, חייב להחזיר מיד, לפי בקשה, את רישומי הלקוח שהלקוח צריך לחובות המס הפדרליות שלו (Circular 230, סעיף 10.28). מחלוקת על שכר טרחה אינה פוטרת בדרך כלל מהחזרתם; כשחוק המדינה מאפשר לאיש מקצוע להחזיק רישומים בזמן מחלוקת, עליו להחזיר רק את אלה שחייבים להיות מצורפים לדוח שלכם, ולאפשר לכם לעיין ביתר ולהעתיק אותו. מסמך שאיש המקצוע הכין ומחזיק עד ששכר הטרחה עליו משולם אינו רישום של לקוח לפי הכלל (אותו סעיף). הכלל קושר רישומי לקוח לייצוג הלקוח בידי איש המקצוע, ואינו קובע אם הנהלת חשבונות בלבד נכללת. ספק שאינו איש מקצוע מורשה אינו מכוסה, וחוק המדינה עשוי להוסיף כללים שהעמוד הזה אינו בוחן. אם ספק כבר מחזיק בקובץ שלכם, ראו קבלת ספרים מרואה חשבון קודם.

מפני שאפשר להחזיק ספר גמור בחזרה, כתבו את המסירה בהיקף העבודה ושמרו על גישת מנהל מהיום הראשון. בסוף, אספו גיבוי מלא, את דוחות ההתאמה, את רשימת הפריטים הפתוחים ואת המקורות שלכם, והסירו את הגישה של הספק. IRS מורה לאנשי מקצוע למס להסיר הרשאות של אנשים שאינם עוד לקוחות (פרסום 4557). כדי לבטל הרשאה, כתבו “REVOKE” בראש העותק עם חתימה ותאריך עדכניים ושלחו עותק ל-⁠IRS (הוראות טופס 8821; הוראות טופס 2848).

מה למסור לספק, ממה להימנע?

תנו לספק את מה שהעבודה דורשת, ושום דבר שמאפשר לו להעביר כסף, לקבל את ההחזר שלכם או לפעול בשמכם בלי תיעוד. תנו לכל אדם פרטי כניסה משלו.

איך הנתונים הפיננסיים שלי מוגנים, ומה לשאול?

בקשו את תוכנית האבטחה הכתובה של הספק. FTC Safeguards Rule מחייב מכיני דוחות מס ליצור תוכנית כזאת ולפעול לפיה (פרסום 4557). אם הכלל חל על איש הנהלת חשבונות מסוים, זה תלוי במה שהספק עושה, ולכן השתמשו בפרסום 4557 כאמת מידה לכל מי שמחזיק את נתוני הבנק והמס שלכם, ולא ככלל שמחייב כל איש הנהלת חשבונות. שאלו:

1. מי מנהל את תוכנית האבטחה הכתובה?
2. האם כל מי שניגש לנתונים שלי נכנס עם יותר מסיסמה?
3. האם קבצים ודוא״ל מוצפנים?
4. מי יכול לראות את הנתונים שלי, ואילו חברות אחרות מטפלות בהם?
5. מה קורה לנתונים שלי כשאנחנו מסיימים, או אם הם אובדים?

פרסום 4557 מבקש מאנשי מקצוע למס כל אחד מאלה. תשובה פשוטה וספציפית היא סימן טוב יותר מהבטחה כללית. לחבילה של הנהלת חשבונות ומס בהשוואה למשרד CPA, ראו שירות הנהלת חשבונות מקוון או משרד CPA.

אם הספק מאחר או טועה, האם אני עדיין אחראי מול IRS?

בדרך כלל כן. שכירת ספק אינה מעבירה את החובה שלכם להגיש, לשלם ולשמור רישומים, ו-⁠IRS אומר שהסתמכות על איש מקצוע למס אינה פוטרת בדרך כלל מאיחור בהגשה או בתשלום (סיבה סבירה ב-⁠IRS). הקלה תלויה בעובדות של כל מקרה. חוסר יכולת להשיג רישומים הוא אחת הדוגמאות של IRS לסיבה תקפה, אבל רק למי שנהג בזהירות ובשיקול דעת רגילים ובכל זאת לא הצליח להגיש או לשלם במועד (אותו עמוד).

• קנסות דיוק: IRS בוחן אם נתתם ליועץ את כל המידע הדרוש ואם היועץ היה מוכשר ובעל ניסיון במצב (אותו עמוד).
• שכר: מעסיק שמוציא את השכר למיקור חוץ נשאר בדרך כלל אחראי להפקדות ולהגשות, ו-⁠IRS רשאי להטיל קנסות וריבית על חשבון המעסיק. פרסום 15 מזכיר חריג אחד, ארגון מעסיקים מקצועי מאושר (פרסום 15).

שמרו על שליטה: כתבו בהיקף העבודה את מועדי ההגשה והתשלום, בקשו הוכחה שכל דוח או תשלום נשלחו (עמוד הסיבה הסבירה למעלה), ובדקו בעצמכם את החשבונות שלכם ב-⁠IRS: Business Tax Account (IRS) או החשבון המקוון האישי שלכם (IRS) מציגים יתרות, תמלילים והודעות, ומי יכול להשתמש ב-⁠Business Tax Account תלוי בסוג הישות ובתפקיד. בשכר, ראו מתן גישה לחשבונות שלכם לאיש הנהלת חשבונות. אם קנס כבר הגיע, ראו טעויות של מנהל חשבונות ומי משלם את הקנסות.

מה היקף העבודה בכתב צריך לקבוע לפני שאני משלם?

היקף העבודה צריך לאפשר לזר להבין אם העבודה הושלמה. כתבו את הנקודות האלה לפני כל מקדמה:

1. תקופה וחשבונות. החודש הראשון והאחרון, וכל חשבון בשמו ובארבע הספרות האחרונות שלו: בנק, כרטיס, הלוואה, מעבד תשלומים, זירת מסחר ושכר.
2. תוצרים. לכל חודש, דפי חשבון מותאמים לכל חשבון, ודוח רווח והפסד ומאזן.
3. התאמה לדוחות שהוגשו. יתרות הפתיחה (מה שהחזיק כל חשבון ביום הראשון בהיקף העבודה) באות מהמאזן האחרון שהוגש או, אם בדוח אין מאזן, מדפי החשבון של סוף השנה. כל שנה שהוגשה תואמת את הדוח שלה או שההבדלים מפורטים, וההכנסות מושוות לטפסי 1099 ולדוחות תשלום של פלטפורמות.
4. שכר ומס מכירה. הספרים מושווים לדוחות שהוגשו ולתשלומים שבוצעו, והיקף העבודה קובע אם הגשות מאוחרות כלולות.
5. דוחות. לכל דוח שתלוי בספרים: מי מכין אותו, מי חותם ומגיש, מי מחזיק בטופס 2848 אם ייצוג כלול, ומה מוחרג, כמו הודעות, ביקורות או דוחות מתוקנים.
6. סדר ומועדים. איזו תקופה מסתיימת ראשונה (זו שדוח או מלווה צריכים), מועד סיום לכל קבוצה, ומה היה מזיז אותו. התייחסו לקבוצה הראשונה כמבחן: בדקו אותה מול דפי החשבון לפני שהקבוצה הבאה מתחילה או התשלום הבא נדרש.
7. שאלות פתוחות. הספק מנהל רשימה מתוארכת של מה שאינו מצליח לסווג ומה יסדיר כל פריט. אתם עונים עד תאריך מוסכם, ופריטים שנשארו פתוחים בסוף מפורטים, ולא מנוחשים.
8. בעלות וגישה. הקובץ על שמכם, אתם המנהל, הספק הוא משתמש בשמו, והיקף העבודה מפרט מה מוחזר בסוף.
9. בסיס המחיר. קבוע, שעתי או חודשי, ומה מחייב תוספת: חשבונות נוספים, דפי חשבון שחסרים או שינויים אחרי אישור. הגורמים מפורטים בעלות השלמת הנהלת חשבונות.

לתנאי חוזה, ראו מכתב התקשרות להנהלת חשבונות; למה לשאול לפני ששוכרים ואיך בודקים את הקבוצה הראשונה, ראו שאלות לשאול לפני ששוכרים איש הנהלת חשבונות ובדיקת העבודה של איש הנהלת חשבונות; למה ששירות צריך לספק אחרי שהספרים מעודכנים, ראו מה כלול בשירות הנהלת חשבונות חודשי.

מתי שירות השלמת הנהלת חשבונות הוא הצעד הראשון הלא נכון?

כשמועד או צעד אכיפה, ולא הספרים, קובעים את סדר העבודה. בכל מקרה למטה, טפלו קודם בצעד הזה, עם מי שיכול לייצג אתכם אם הוא דורש זאת, ותנו לספרים לבוא אחריו.

מועד של מלווה או מכירה אינו הופך השלמה לצעד לא נכון. הוא קובע את הסדר: שאלו אילו תקופות המלווה או הקונה ירצו, והקדימו אותן. הלוואות יכולות להתעכב כשחסרים דוחות (IRS). אם יש לכם רק דפי חשבון בנק ואין ספרים, ראו בניית ספרים מדפי חשבון בנק.

מה לאסוף כדי שהצעת המחיר ולוח הזמנים יהיו אמיתיים?

אספו דפי חשבון לכל חשבון ולכל חודש, דוחות שהוגשו, דוחות שכר ומס מכירה וטפסי 1099: ספק יכול להציע מחיר רק על מה שהוא רואה, וכל פריט שחסר מוסיף זמן. IRS מונה דפי חשבון, חשבוניות, קבלות והמחאות שבוטלו בין המסמכים התומכים בספרים שלכם (פרסום 583). הביאו:

הוסיפו הערה קצרה אילו חשבונות או כרטיסים הם אישיים, מה אתם יודעים על כסף שהכנסתם או משכתם, ומה אתם יודעים שחסר. שמרו כל מקור.

דוגמה

הדוגמאות כאן להמחשה בלבד ומשתמשות בדולרים אמריקאים.

מסעדה, 18 חודשים באיחור

בעלים של מסעדה עם הכנסות של ⁦US$600,000⁩ מאחר ב-⁠18 חודשים בארבעה חשבונות: חשבון תפעולי, חשבון שכר ושני כרטיסי אשראי. לפני שהוא מסכים למחיר, הבעלים מבקש התאמה חודשית של בנק וכרטיסים לכל חשבון, התאמה של מס מכירה מדוחות הקופה אל הדוח (ראו מס מכירה במסעדה והתאמת קופה), ומועד סגירה לכל קבוצה, כשהחודשים שמלווה ישאל עליהם קודם באים ראשונים. הבעלים נשאר המנהל של קובץ החשבונאות לאורך כל הדרך.

חברת S, ושני דוחות שלא הוגשו

בעלים של חברת S מאחר בשנתיים בספרים, ולא הוגש טופס ⁦1120-S⁩ לאף אחת משתי השנים. נניח שהבחירה ב-⁠S בתוקף. היקף עבודה להנהלת חשבונות בלבד אינו מכסה לא את הדוחות ולא מכתב אם יגיע, וכל דוח מאוחר יכול לגרור קנס חודשי על כל בעל מניות, בין שיש מס ובין שלא. לכן היקף העבודה קובע מי מכין ומגיש כל דוח, מי חותם, ואיזה CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין מחזיק בטופס 2848.

• שנה 1: התאימו כל חשבון, קבעו יתרות פתיחה מהמאזן האחרון שהוגש או מדפי החשבון של סוף השנה, וסיימו את שנה 1 קודם, כי הדוח שלה צריך אותה.
• שנה 2: המשיכו מיתרות הסגירה של שנה 1, ואז הכינו את הדוח לשנה 2.

מוכר מקוון, תשלומים שאינם תואמים לטופס ⁦1099-K⁩

מוכר מקוון מכר ב-⁦US$80,000⁩ דרך שתי זירות מסחר. נניח שכל זירה עברה את סף הדיווח של טופס ⁦1099-K⁩ ואין משלוח או מס מכירה בטפסים. שני טפסי ⁦1099-K⁩ מסתכמים ב-⁦US$80,000⁩, הסכום ברוטו. ההפקדות מסתכמות ב-⁦US$73,000⁩. מכירות בניכוי ⁦US$7,200⁩ עמלות ו-⁦US$1,800⁩ החזרים מסבירות ⁦US$71,000⁩ מהן, ו-⁦US$2,000⁩ אינם תואמים אף מכירה. לפני שהוא מסכים למחיר, המוכר שואל מה הספק עושה בהפקדה שאינה תואמת אף מכירה. היקף העבודה קובע אז שכל תשלום מקושר ממכירות ברוטו דרך עמלות והחזרים אל ההפקדה, והפקדות שאינן תואמות נכנסות לרשימת הפריטים הפתוחים ולא למכירות. ראו התאמת מכירות ותשלומים.

המצב שלכם שונה?

• הספרים מאחרים בחודשים או בשנים, מועד של דוח או של מלווה קרוב, וניסיון עצמאי או איש הנהלת חשבונות קודם נתקעו: העניינים הפתוחים הם אילו חודשים וחשבונות העבודה מכסה, מי מכין את הדוחות שתלויים בספרים, וסדר העבודה. אלה העניינים להסדיר לפני שחותמים על היקף עבודה; ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• דוחות לשנים קודמות לא הוגשו מעולם: ראו השלמת דוחות עסקיים שלא הוגשו. לספרים שהדוחות האלה צריכים, ראו עזרה בהנהלת חשבונות; לדוחות עצמם, ראו עזרה במיסוי חברות או, לבעל עסק יחידני, עזרה במס אישי.
• הגיעה הודעה מ-⁠IRS או מכתב ביקורת: ראו הודעה מ-⁠IRS לעסק שלכם. CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין יכולים לייצג אתכם בהודעה או בביקורת, ולכן שינויים בקבצים הם שאלה להציג לאחד מהם קודם.
• טעות של ספק כבר הובילה לקנסות, או שמס שכר נוכה ולא שולם: ראו טעויות של מנהל חשבונות ומי משלם את הקנסות.
• אתם עדיין מחליטים אם לשכור, לנקות את הקובץ הישן או להתחיל מחדש, או מה הצעת מחיר צריכה לכסות: ראו ניהול הספרים בעצמכם או שכירת איש הנהלת חשבונות, ניקוי או התחלה מחדש ועלות השלמת הנהלת חשבונות.
• חברת S שלכם שילמה הוצאות אישיות או תשלומי בעלים גדולים, אתם מגישים Schedule C, או שיש לכם נכסי השכרה: ראו השלמת ספרים בחברת S, הוצאות Schedule C לשנים שלא הוגשו והשלמת ספרים בנכס להשכרה.
• אתם או החברה שלכם בשתי מדינות, או שאתם רוצים ספק שעובד בסינית: ראו ספרים ל-⁠LLC אמריקאית בבעלות קנדי, הנהלת חשבונות לחברה אמריקאית בבעלות זרה ואיש הנהלת חשבונות ורואה חשבון דוברי סינית.
• הספרים וההגשות שלכם קנדיים: ראו השלמת ספרים באיחור בקנדה ובחירת רואה חשבון בקנדה.