Servicio de contabilidad para ponerse al día: cómo elegir uno

¿Qué debe entregar un servicio de puesta al día o de limpieza contable cuando termina el trabajo?

Un trabajo de puesta al día terminado le da libros en los que cada cuenta está conciliada con sus estados de cuenta en cada mes del alcance, los totales coinciden con lo que usted ya presentó o cada diferencia está enumerada, y el archivo queda en sus manos. Un trabajo que solo clasificó transacciones está casi terminado, no terminado. Conciliado significa que el saldo de los libros de una cuenta al cierre de cada mes es igual al saldo del estado de cuenta, con cada diferencia explicada.

Algunas diferencias son normales: una sociedad de personas o una corporación S que completa el Schedule M-1 o M-3 concilia allí el ingreso según los libros con el ingreso según la declaración, porque las reglas tributarias cambian lo que reporta una declaración, por ejemplo en algunos gastos de comidas (Form 1065; Form 1120-S). Una diferencia que las reglas tributarias no explican puede indicar que la declaración presentada estaba mal. Pida al proveedor que la enumere, no que fuerce los libros para que coincidan; si corresponde enmendar la declaración es una pregunta para un CPA, un agente inscrito o un abogado.

Esta página es para usted si sus libros llevan meses o años de atraso, se acerca la fecha de una declaración o de un prestamista, y un intento por su cuenta o un responsable contable anterior se estancó. Entonces quedan abiertos tres puntos: qué meses y cuentas cubre el trabajo, quién prepara las declaraciones que dependen de los libros y el orden del trabajo. Un caso no es sencillo cuando además hay declaraciones sin presentar, llegó un aviso del IRS o faltan presentaciones de nómina o del impuesto sobre las ventas. Esos casos necesitan a alguien que pueda preparar declaraciones y hablar con el IRS (se explica más abajo), y un aviso, una auditoría o varios años de declaraciones sin presentar van primero (consulte «¿Cuándo es un servicio de puesta al día el primer paso equivocado?»). Reúna lo que necesita antes de pedir cotizaciones (la lista está al final). Para los pasos para dejar los libros listos para impuestos, consulte cómo ponerse al día con libros atrasados.

¿La persona que me pone al día los libros debe ser CPA?

Por lo general no, en lo que respecta al IRS. La lista de credenciales del IRS cubre la preparación de declaraciones y la representación de contribuyentes, no la contabilidad, así que para los libros en sí importa más que la persona sea adecuada que su título (credenciales del IRS). Las reglas estatales sobre quién puede ofrecer servicios de contabilidad no se cubren aquí; consulte responsable contable local o en línea. Las credenciales empiezan a importar cuando el trabajo toca una declaración o al IRS.

Un proveedor externo sin ninguna de esas credenciales por lo general no puede representarlo en cobranza ni en una apelación, por buenos que sean los libros (Publication 947). Para ver más sobre la diferencia, consulte responsable contable, contador o CPA.

Mis declaraciones también están atrasadas: ¿quién puede prepararlas y hablar con el IRS por mí?

Quien prepare y firme cada declaración atrasada necesita un PTIN, y solo un CPA, un agente inscrito o un abogado puede representarlo en todo tipo de asunto ante el IRS. Dos proveedores pueden compartir el trabajo si el alcance dice quién hace qué.

• Preparar y representar son cosas distintas. El preparador pagado firma la declaración, pero usted sigue siendo responsable de cada partida en ella (Topic 254). Un poder notarial en el Form 2848 nombra a personas, porque las firmas de contabilidad no pueden ejercer ante el IRS (Publication 947).
• Solo información. El Form 8821 permite a una persona nombrada ver o recibir su información del IRS, pero no hablar por usted (instrucciones del Form 8821).

El alcance por escrito debe nombrar quién prepara cada declaración atrasada, quién la firma y la presenta, y quién tiene el Form 2848 si llega un aviso o una auditoría. El Form 2848 cubre solo al IRS, y una sociedad de personas bajo el régimen de auditoría centralizado (el predeterminado, salvo que haya optado por salirse) actúa mediante su representante de la sociedad, que lo firma (instrucciones). Las agencias estatales fijan sus propias reglas sobre quién puede hablar por usted en el impuesto sobre las ventas, la nómina estatal o el impuesto estatal sobre la renta, que esta página no cubre; nombre en el alcance quién se encarga de esas presentaciones. Las declaraciones atrasadas en sí se tratan en cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar.

¿Cómo verifico las credenciales de un proveedor, en línea o local?

Las verificaciones son las mismas en línea o local: obtenga el nombre de la persona que hará el trabajo, su credencial y su número, y confírmelos con el organismo que la emitió. Para ejercer ante el IRS, el lugar no importa, porque un CPA habilitado en cualquier estado puede ejercer ante él (Circular 230, secciones 10.2 y 10.3). Las reglas estatales de licencias, de nómina y del impuesto sobre las ventas pueden ser distintas y no se cubren aquí.

1. Nombre a la persona. Pregunte quién preparará, firmará y representará, no solo el nombre de la firma.
2. Verifique la credencial en su fuente. El IRS otorga la licencia a los agentes inscritos, las juntas estatales de contabilidad a los CPA, y los tribunales o colegios de abogados del estado admiten a los abogados (credenciales del IRS). Pida el estado y el número de licencia y confírmelos con ese organismo.
3. Use el directorio del IRS como una verificación más. Enumera abogados, CPA, agentes inscritos y participantes del Annual Filing Season Program, y se enlaza desde cómo elegir a un profesional de impuestos. Los preparadores con PTIN que no aparecen en él pueden ofrecer un buen servicio, así que un nombre ausente es una pregunta que hacer, no una prueba de un problema.
4. Pregunte quién responderá las dudas después de presentar (Topic 254).

Ninguna fuente oficial clasifica a los proveedores, y una reseña no reemplaza una credencial que usted mismo verificó. Pruebe a cualquier proveedor, en línea o local, con un primer lote, como indica el alcance por escrito más abajo. Para ver la adecuación y el software, consulte responsable contable local o en línea; para un proveedor en otro país, consulte cómo contratar a un responsable contable en el extranjero.

¿Quién es el propietario de los libros y de los archivos cuando termina el trabajo?

Quién es el propietario de un libro mayor terminado depende de su acuerdo y de la ley estatal, pero el sistema tributario hace al contribuyente responsable de llevar libros y registros suficientes, y en muchas auditorías el IRS pide la copia de seguridad del software de contabilidad y el nombre de usuario y la contraseña del administrador (preguntas frecuentes del IRS sobre software). Cree el archivo a nombre del negocio, siga siendo el administrador y dé al proveedor un usuario con nombre.

• Conserve los asientos originales. Pida al proveedor que corrija los errores con asientos de corrección con fecha, no borrando asientos ni armando un archivo de reemplazo, y que archive una copia antes de hacer cambios grandes. El IRS dice que un archivo nuevo creado para una auditoría, por ejemplo al volver a ingresar un año, no es una copia de los libros de asientos originales, y que los datos condensados no son aceptables para un año en auditoría (mismas preguntas frecuentes).
• Devolver los registros es una regla para profesionales, y no está claro hasta dónde llega aquí. Un profesional, como un CPA, un agente inscrito o un abogado, debe devolver sin demora, si se lo piden, los registros del cliente que este necesita para sus obligaciones tributarias federales (Circular 230, sección 10.28). Una disputa por honorarios por lo general no excusa devolverlos; cuando la ley estatal permite al profesional conservar registros durante una disputa, solo debe devolver los que deben adjuntarse a su declaración, y debe dejarle revisar y copiar el resto. Un documento que el profesional preparó y retiene hasta que se pague su honorario no es un registro del cliente según la regla (misma sección). La regla vincula los registros del cliente con la representación del cliente por parte del profesional y no dice si la contabilidad por sí sola cuenta. Un proveedor que no es un profesional no queda cubierto, y la ley estatal puede añadir reglas que esta página no revisa. Si un proveedor ya tiene su archivo, consulte cómo recibir los libros de un contador anterior.

Como un libro mayor terminado puede quedar retenido, escriba la entrega en el alcance y conserve el acceso de administrador desde el primer día. Al final, reúna una copia de seguridad completa, los informes de conciliación, la lista de partidas abiertas y sus originales, y quite el acceso del proveedor. El IRS indica a los profesionales de impuestos que retiren las autorizaciones de quienes ya no son clientes (Publication 4557). Para revocar una, escriba «REVOKE» en la parte superior con una firma y una fecha actuales, y envíe una copia al IRS (instrucciones del Form 8821; instrucciones del Form 2848).

¿Qué le doy a un proveedor y qué debo evitar entregarle?

Dé al proveedor lo que el trabajo necesita y nada que le permita mover dinero, recibir su reembolso o actuar por usted sin que quede registro. Dé a cada persona un acceso propio.

¿Cómo se protegen mis datos financieros y qué debo preguntar?

Pida el plan de seguridad por escrito del proveedor. La FTC Safeguards Rule exige a los preparadores de declaraciones crear y seguir uno (Publication 4557). Si alcanza a un responsable contable determinado depende de lo que haga el proveedor, así que use la Publication 4557 como referencia para cualquiera que tenga sus datos bancarios y tributarios, no como una regla que obligue a todo responsable contable. Pregunte:

1. ¿Quién se encarga del plan de seguridad por escrito?
2. ¿Todas las personas que acceden a mis datos inician sesión con algo más que una contraseña?
3. ¿Los archivos y los correos están cifrados?
4. ¿Quién puede ver mis datos y qué otras empresas los manejan?
5. ¿Qué pasa con mis datos cuando terminemos o si se pierden?

La Publication 4557 pide a los profesionales de impuestos cada uno de estos puntos. Una respuesta clara y concreta es mejor señal que una promesa general. Para comparar un paquete de contabilidad e impuestos con una firma de CPA, consulte servicio de contabilidad en línea o firma de CPA.

Si el proveedor se retrasa o se equivoca, ¿sigo siendo responsable ante el IRS?

Por lo general sí. Contratar a un proveedor no traslada su deber de presentar, pagar y llevar registros, y el IRS dice que confiar en un profesional de impuestos por lo general no excusa una presentación o un pago tardíos (causa razonable según el IRS). El alivio depende de los hechos de cada caso. No poder obtener los registros está entre los ejemplos del IRS de un motivo válido, pero solo para quien actuó con cuidado y prudencia ordinarios y aun así no pudo presentar o pagar a tiempo (misma página).

• Multas por exactitud: el IRS revisa si usted dio a su asesor toda la información necesaria y si el asesor era competente y tenía experiencia en la situación (misma página).
• Nómina: un empleador que subcontrata la nómina por lo general sigue siendo responsable de los depósitos y las presentaciones, y el IRS puede determinar multas e intereses en la cuenta del empleador. La Publication 15 nombra una excepción, una organización certificada de empleadores profesionales (Publication 15).

Mantenga el control: ponga en el alcance las fechas de presentación y de pago, pida comprobante de que cada declaración o pago salió (página de causa razonable citada arriba) y revise usted mismo sus cuentas del IRS: una cuenta de impuestos del negocio (Business Tax Account) (IRS) o su cuenta personal en línea (IRS) muestra saldos, transcripciones y avisos, y quién puede usar una Business Tax Account depende del tipo de entidad y del cargo. En la nómina, consulte cómo dar acceso a sus cuentas a un responsable contable. Si ya llegó una multa, consulte errores del responsable contable y quién paga las multas.

¿Qué debe decir el alcance por escrito antes de que yo pague?

El alcance debe permitir que un desconocido sepa si el trabajo está terminado. Anote estos puntos antes de cualquier depósito:

1. Período y cuentas. El primer y el último mes, y cada cuenta por nombre y los últimos cuatro dígitos: banco, tarjeta, préstamo, procesador de pagos, marketplace y nómina.
2. Entregables. Para cada mes, estados de cuenta conciliados de todas las cuentas, más un estado de resultados y un balance general.
3. Coincidencia con las declaraciones presentadas. Los saldos iniciales (lo que tenía cada cuenta el primer día del alcance) salen del último balance general presentado o, si la declaración no tiene uno, de los estados de cuenta de fin de año. Cada año presentado coincide con su declaración o se enumeran las diferencias, y el ingreso se compara con los Forms 1099 y los informes de pagos de las plataformas.
4. Nómina e impuesto sobre las ventas. Los libros se comparan con las declaraciones presentadas y los pagos hechos, y el alcance dice si se incluyen las presentaciones tardías.
5. Declaraciones. Para cada declaración que depende de los libros: quién la prepara, quién la firma y la presenta, quién tiene un Form 2848 si se incluye la representación, y qué queda excluido, como avisos, auditorías o declaraciones enmendadas.
6. Orden y fechas. Qué período se termina primero (el que necesita una declaración o un prestamista), una fecha de término para cada lote y qué la movería. Trate el primer lote como una prueba: compárelo con los estados de cuenta antes de que empiece el siguiente lote o venza el siguiente pago.
7. Preguntas abiertas. El proveedor lleva una lista con fecha de lo que no puede clasificar y de lo que resolvería cada partida. Usted responde a más tardar en una fecha acordada, y las partidas que sigan abiertas al final se enumeran, no se adivinan.
8. Propiedad y acceso. El archivo está a su nombre, usted es el administrador, el proveedor es un usuario con nombre y el alcance enumera lo que se devuelve al final.
9. Base del precio. Fijo, por hora o mensual, y qué lo aumenta: cuentas adicionales, estados de cuenta faltantes o cambios después de la aprobación. Los factores están en cuánto cuesta ponerse al día con la contabilidad.

Para las condiciones del contrato, consulte carta de compromiso contable; para saber qué preguntar antes de contratar y cómo revisar el primer lote, consulte preguntas que conviene hacer antes de contratar a un responsable contable y cómo revisar el trabajo de su responsable contable; para saber qué debe entregar un servicio cuando los libros ya están al día, consulte qué incluye un servicio mensual de contabilidad.

¿Cuándo es un servicio de puesta al día el primer paso equivocado?

Cuando una fecha límite o una medida de cobro, y no los libros, fija el orden del trabajo. En cada caso de abajo, ocúpese primero de ese paso, con alguien que pueda representarlo si hace falta, y deje que los libros sigan después.

La fecha de un prestamista o de una venta no hace que la puesta al día sea el paso equivocado. Fija el orden: pregunte qué períodos querrá el prestamista o el comprador, y póngalos primero. Los préstamos pueden retrasarse cuando faltan declaraciones (IRS). Si solo tiene estados de cuenta bancarios y no libros, consulte cómo reconstruir los libros a partir de estados de cuenta bancarios.

¿Qué reúno para que la cotización y el calendario sean reales?

Reúna los estados de cuenta de todas las cuentas de todos los meses, las declaraciones presentadas, los informes de nómina y del impuesto sobre las ventas, y los Forms 1099: un proveedor solo puede cotizar lo que ve, y cada elemento faltante añade tiempo. El IRS enumera los estados de cuenta, las facturas, los recibos y los cheques cancelados entre los documentos de respaldo de sus libros (Publication 583). Lleve:

Agregue una nota breve con qué cuentas o tarjetas son personales, lo que sepa del dinero que aportó o retiró, y cualquier cosa que sepa que falta. Conserve todos los originales.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

Restaurante con 18 meses de atraso

El propietario de un restaurante con US$600,000 de ingresos lleva 18 meses de atraso en cuatro cuentas: una cuenta operativa, una cuenta de nómina y dos tarjetas. Antes de aceptar un precio, pide una conciliación mensual bancaria y de tarjeta de cada cuenta, una conciliación del impuesto sobre las ventas desde los informes de la caja registradora hasta la declaración (consulte impuesto sobre las ventas de un restaurante y conciliación del punto de venta) y una fecha de cierre para cada lote, empezando por los meses que pedirá primero un prestamista. El propietario sigue siendo administrador del archivo de contabilidad todo el tiempo.

Corporación S, con dos declaraciones también sin presentar

El propietario de una corporación S lleva dos años de atraso en los libros, y el Form 1120-S de ambos años nunca se presentó. Suponga que la elección de corporación S está vigente. Un alcance solo de contabilidad no cubre ni las declaraciones ni una carta si llega una, y cada declaración tardía puede tener una multa mensual por cada accionista, se deba o no impuesto. Por eso el alcance nombra quién prepara y presenta cada declaración, quién firma y qué CPA, agente inscrito o abogado tiene el Form 2848.

• Año 1: concilie todas las cuentas, fije los saldos iniciales con el último balance general presentado o con los estados de cuenta de fin de año, y termine primero el Año 1, porque su declaración lo necesita.
• Año 2: continúe desde los saldos finales del Año 1 y luego prepare la declaración del Año 2.

Vendedor en línea, pagos que no coinciden con el Form 1099-K

Un vendedor en línea hizo ventas por US$80,000 en dos marketplaces. Suponga que cada marketplace superó el umbral de reporte del Form 1099-K y que ni el envío ni el impuesto sobre las ventas aparecen en los formularios. Los dos Forms 1099-K suman US$80,000, el monto bruto. Los depósitos suman US$73,000. Las ventas menos US$7,200 de comisiones y US$1,800 de reembolsos explican US$71,000 de ellos, y US$2,000 no coincide con ninguna venta. Antes de aceptar un precio, el vendedor pregunta qué hace el proveedor con un depósito que no coincide con ninguna venta. Entonces el alcance dice que cada pago se relaciona desde las ventas brutas, pasando por comisiones y reembolsos, hasta el depósito, y que los depósitos sin coincidencia van a la lista de partidas abiertas en lugar de a las ventas. Consulte cómo conciliar ventas y pagos.

¿Es distinto en su caso?

• Sus libros llevan meses o años de atraso, se acerca la fecha de una declaración o de un prestamista, y un intento por su cuenta o un responsable contable anterior se estancó: los puntos abiertos son qué meses y cuentas cubre el trabajo, quién prepara las declaraciones que dependen de los libros y el orden del trabajo. Son los puntos que conviene resolver antes de firmar un alcance; consulte ayuda con la contabilidad.
• Nunca se presentaron las declaraciones de años anteriores: consulte cómo ponerse al día con declaraciones de negocios sin presentar. Para los libros que esas declaraciones necesitan, consulte ayuda con la contabilidad; para las declaraciones en sí, consulte ayuda con impuestos corporativos o, para un propietario único, ayuda con impuestos personales.
• Llegó un aviso del IRS o una carta de auditoría: consulte aviso del IRS a su negocio. Un CPA, un agente inscrito o un abogado puede representarlo ante un aviso o en una auditoría, así que los cambios a los archivos son algo que conviene consultarle primero.
• El error de un proveedor ya causó multas, o se retuvo impuesto de nómina y no se pagó: consulte errores del responsable contable y quién paga las multas.
• Todavía está decidiendo si contratar, limpiar el archivo anterior o empezar de cero, o qué debe cubrir una cotización: consulte llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable, limpiar o empezar de cero y cuánto cuesta ponerse al día con la contabilidad.
• Su corporación S pagó gastos personales o pagos grandes al propietario, usted presenta un Schedule C o tiene propiedades de alquiler: consulte libros atrasados de una corporación S, gastos del Schedule C de años sin presentar y cómo ponerse al día con los libros de propiedades de alquiler.
• Usted o su empresa están en dos países, o quiere un proveedor que trabaje en chino: consulte libros de una LLC de EE. UU. de un propietario canadiense, contabilidad de una empresa de EE. UU. de propiedad extranjera y responsable contable y contador que hable chino.
• Sus libros y presentaciones son canadienses: consulte cómo ponerse al día con libros atrasados en Canadá y cómo elegir un contador en Canadá.