Rattrapage de tenue de livres : choisir un service qui termine

Que doit remettre un service de rattrapage de tenue de livres quand le travail est terminé?

Un travail de rattrapage terminé vous donne des livres où chaque compte est rapproché de ses relevés pour chaque mois visé, où les totaux concordent avec ce que vous avez déjà produit ou chaque écart est énuméré, et dont vous détenez le fichier. Un travail qui s'est contenté de trier les opérations est presque terminé, pas terminé. Rapproché veut dire que le solde des livres d'un compte à chaque fin de mois égale le solde du relevé, chaque écart étant expliqué.

Certains écarts sont normaux : une société de personnes ou une société de type S qui remplit l'annexe M-1 ou M-3 y rapproche le revenu selon les livres du revenu selon la déclaration, car les règles fiscales changent ce qu'une déclaration rapporte, par exemple pour certaines dépenses de repas (formulaire 1065; formulaire 1120-S). Un écart que les règles fiscales n'expliquent pas peut indiquer que la déclaration produite était erronée. Demandez au fournisseur de l'énumérer, et non de forcer les livres à concorder; savoir s'il faut modifier la déclaration est une question pour un CPA, un agent inscrit (enrolled agent) ou un avocat.

Cette page s'adresse à vous si vos livres ont des mois ou des années de retard, si une date de déclaration ou de prêteur approche, et si un essai maison ou un spécialiste précédent a calé. Trois points restent alors ouverts : quels mois et quels comptes le travail couvre, qui prépare les déclarations qui dépendent des livres, et l'ordre des travaux. Un cas n'est pas simple quand des déclarations ne sont pas non plus produites, qu'un avis de l'IRS est arrivé, ou que des productions de paie ou de taxe de vente manquent. Ces cas exigent quelqu'un qui peut préparer des déclarations et parler à l'IRS (traité plus bas), et un avis, une vérification ou des années de déclarations non produites passent en premier (voir « Quand un service de rattrapage est-il la mauvaise première étape? »). Rassemblez ce qu'il faut avant de demander des soumissions (liste à la fin). Pour les étapes qui rendent des livres prêts pour l'impôt, voir rattraper des livres en retard.

La personne qui rattrape mes livres doit-elle être CPA?

En général, non, du point de vue de l'IRS. La liste des titres de l'IRS vise la préparation de déclarations et la représentation des contribuables, pas la tenue de livres; pour les livres eux-mêmes, l'adéquation compte donc plus qu'un titre (titres reconnus par l'IRS). Les règles des États sur qui peut offrir des services comptables ne sont pas traitées ici; voir spécialiste de la tenue de livres local ou en ligne. Les titres commencent à compter quand le travail touche une déclaration ou l'IRS.

Un fournisseur externe qui n'a aucun de ces titres ne peut généralement pas vous représenter en recouvrement ou en appel, aussi bons que soient ses livres (Publication 947). Pour en savoir plus sur la différence, voir spécialiste de la tenue de livres, comptable ou CPA.

Mes déclarations sont aussi en retard : qui peut les préparer et parler à l'IRS pour moi?

Quiconque prépare et signe chaque déclaration en retard doit avoir un PTIN, et seul un CPA, un agent inscrit ou un avocat peut vous représenter dans tous les types d'affaires de l'IRS. Deux fournisseurs peuvent se partager le travail si le mandat dit qui fait quoi.

• Préparer et représenter sont deux choses distinctes. Le préparateur rémunéré signe la déclaration, mais vous restez responsable de chaque élément qui y figure (Topic 254). Une procuration sur le formulaire 2848 nomme des particuliers, car les cabinets ne peuvent pas pratiquer devant l'IRS (Publication 947).
• Renseignements seulement. Le formulaire 8821 permet à une personne nommée de voir ou de recevoir vos renseignements de l'IRS, mais pas de parler en votre nom (instructions du formulaire 8821).

Le mandat écrit devrait nommer qui prépare chaque déclaration en retard, qui la signe et la produit, et qui détient le formulaire 2848 si un avis ou une vérification s'ensuit. Le formulaire 2848 ne couvre que l'IRS, et une société de personnes soumise au régime de vérification centralisé (le régime par défaut, sauf si elle a choisi de s'en exclure) agit par son représentant de la société de personnes (partnership representative), qui le signe (instructions). Les organismes des États fixent leurs propres règles sur qui peut parler en votre nom pour la taxe de vente, la paie de l'État ou l'impôt sur le revenu de l'État, ce que cette page ne traite pas; nommez dans le mandat qui s'occupe de ces productions. Les déclarations en retard elles-mêmes sont traitées dans rattraper les déclarations d'entreprise non produites.

Comment vérifier les titres d'un fournisseur, en ligne ou local?

Les vérifications sont les mêmes en ligne ou local : obtenez le nom de la personne qui fera le travail, son titre et son numéro, et confirmez-les auprès de l'organisme qui l'a délivré. Pour pratiquer devant l'IRS, le lieu n'a pas d'importance, car un CPA qualifié dans n'importe quel État peut pratiquer devant lui (Circular 230, articles 10.2 et 10.3). Les règles des États sur les permis, la paie et la taxe de vente peuvent différer et ne sont pas traitées ici.

1. Nommez la personne. Demandez qui préparera, signera et représentera, pas seulement le nom du cabinet.
2. Vérifiez le titre à la source. L'IRS délivre les titres d'agent inscrit, les ordres comptables des États délivrent les permis de CPA, et les tribunaux ou barreaux des États admettent les avocats (titres reconnus par l'IRS). Demandez l'État et le numéro de permis et confirmez-les auprès de cet organisme.
3. Utilisez le répertoire de l'IRS comme une vérification parmi d'autres. Il énumère les avocats, les CPA, les agents inscrits et les titulaires de l'Annual Filing Season Program, et il est accessible depuis choisir un professionnel de la fiscalité. Les préparateurs munis d'un PTIN qui n'y figurent pas peuvent quand même offrir un service de qualité; un nom absent est donc une question à poser, pas la preuve d'un problème.
4. Demandez qui répondra aux questions après la production (Topic 254).

Aucune source officielle ne classe les fournisseurs, et un avis en ligne ne remplace pas un titre que vous avez vérifié vous-même. Mettez tout fournisseur, en ligne ou local, à l'épreuve avec un premier lot, comme le décrit le mandat écrit plus bas. Pour l'adéquation et les logiciels, voir spécialiste de la tenue de livres local ou en ligne; pour un fournisseur dans un autre pays, voir embaucher un spécialiste de la tenue de livres à l'étranger.

Qui possède les livres et les fichiers à la fin du travail?

Qui possède un grand livre terminé dépend de votre entente et du droit de l'État, mais le système fiscal rend le contribuable responsable de tenir des livres et registres suffisants, et dans de nombreux examens l'IRS demande le fichier de sauvegarde du logiciel comptable ainsi que le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'administrateur (FAQ de l'IRS sur les logiciels). Créez le fichier au nom de l'entreprise, restez administrateur et donnez au fournisseur un utilisateur nommé.

• Gardez les écritures d'origine. Demandez au fournisseur de corriger les erreurs par des écritures correctives datées, et non en supprimant des écritures ou en construisant un fichier de remplacement, et d'archiver une copie avant les grands changements. L'IRS dit qu'un nouveau fichier créé pour un examen, par exemple en saisissant de nouveau une année, n'est pas une copie des livres d'écriture originale, et que des données condensées ne sont pas acceptables pour une année vérifiée (même FAQ).
• Rendre les dossiers est une règle pour les praticiens, et sa portée ici est incertaine. Un praticien, comme un CPA, un agent inscrit ou un avocat, doit rendre promptement, sur demande, les dossiers du client dont celui-ci a besoin pour ses obligations fiscales fédérales (Circular 230, article 10.28). Un litige sur les frais n'en dispense généralement pas; lorsque le droit de l'État permet à un praticien de garder des dossiers pendant un tel litige, le praticien n'a qu'à rendre ceux qui doivent être joints à votre déclaration, et doit vous laisser examiner et copier le reste. Un document que le praticien a préparé et retient jusqu'au paiement de ses frais n'est pas un dossier du client au sens de la règle (même article). La règle lie les dossiers du client à la représentation du client par le praticien et ne dit pas si la tenue de livres seule compte. Un fournisseur qui n'est pas un praticien n'est pas visé, et le droit de l'État peut ajouter des règles que cette page n'examine pas. Si un fournisseur détient déjà votre fichier, voir reprendre des livres d'un ancien comptable.

Comme un grand livre terminé peut être retenu, inscrivez la remise dans le mandat et gardez l'accès d'administrateur dès le premier jour. À la fin, récupérez une sauvegarde complète, les rapports de rapprochement, la liste des éléments en suspens et vos originaux, puis retirez l'accès du fournisseur. L'IRS dit aux professionnels de la fiscalité de retirer les autorisations des personnes qui ne sont plus des clients (Publication 4557). Pour en révoquer une, écrivez « REVOKE » en haut avec une signature et une date à jour, et envoyez une copie à l'IRS (instructions du formulaire 8821; instructions du formulaire 2848).

Que donner à un fournisseur, et que ne pas lui remettre?

Donnez à un fournisseur ce dont le travail a besoin, et rien qui lui permette de déplacer de l'argent, de recevoir votre remboursement ou d'agir pour vous sans trace. Donnez à chaque personne son propre identifiant.

Comment mes données financières sont-elles protégées, et que demander?

Demandez le plan de sécurité écrit du fournisseur. La FTC Safeguards Rule exige que les préparateurs de déclarations en créent un et le suivent (Publication 4557). Qu'elle s'applique à un spécialiste de la tenue de livres donné dépend de ce que fait le fournisseur; utilisez donc la Publication 4557 comme point de repère pour quiconque détient vos données bancaires et fiscales, et non comme une règle qui lie tous les spécialistes de la tenue de livres. Demandez :

1. Qui dirige le plan de sécurité écrit?
2. Toute personne qui accède à mes données se connecte-t-elle avec plus qu'un mot de passe?
3. Les fichiers et les courriels sont-ils chiffrés?
4. Qui peut voir mes données, et quelles autres entreprises les traitent?
5. Qu'advient-il de mes données quand nous aurons terminé, ou si elles sont perdues?

La Publication 4557 demande chacun de ces points aux professionnels de la fiscalité. Une réponse simple et précise est un meilleur signe qu'une promesse générale. Pour un ensemble tenue de livres et impôts comparé à un cabinet de CPA, voir service de tenue de livres en ligne ou cabinet de CPA.

Si le fournisseur est en retard ou se trompe, suis-je quand même responsable envers l'IRS?

En général, oui. Embaucher un fournisseur ne transfère pas votre devoir de produire, de payer et de tenir des registres, et l'IRS dit que s'être fié à un professionnel de la fiscalité n'excuse généralement pas une production ou un paiement tardif (motif raisonnable selon l'IRS). L'allègement dépend des faits de chaque cas. L'impossibilité d'obtenir des registres figure parmi les exemples de motif valable de l'IRS, mais seulement pour quelqu'un qui a fait preuve de soin et de prudence ordinaires et n'a quand même pas pu produire ou payer à temps (même page).

• Pénalités pour inexactitude : l'IRS examine si vous avez donné à votre conseiller tous les renseignements nécessaires et si le conseiller était compétent et expérimenté dans la situation (même page).
• Paie : un employeur qui confie sa paie à un tiers reste généralement responsable des dépôts et des productions, et l'IRS peut imposer des pénalités et des intérêts au compte de l'employeur. La Publication 15 nomme une exception, une organisation d'employeurs professionnels certifiée (certified professional employer organization) (Publication 15).

Gardez le contrôle : mettez les dates de production et de paiement dans le mandat, demandez la preuve que chaque déclaration ou paiement est parti (page sur le motif raisonnable ci-dessus), et vérifiez vous-même vos comptes de l'IRS : un Business Tax Account (IRS) ou votre compte en ligne de particulier (IRS) montre les soldes, les relevés de compte et les avis, et qui peut utiliser un Business Tax Account dépend du type d'entité et du rôle. Pour la paie, voir donner à un spécialiste de la tenue de livres l'accès à vos comptes. Si une pénalité est déjà arrivée, voir erreurs du spécialiste de la tenue de livres et qui paie les pénalités.

Que doit dire le mandat écrit avant que je paie?

Le mandat devrait permettre à un inconnu de dire si le travail est terminé. Notez ces points avant tout dépôt :

1. Période et comptes. Le premier et le dernier mois, et chaque compte par son nom et ses quatre derniers chiffres : banque, carte, prêt, processeur de paiement, place de marché et paie.
2. Livrables. Pour chaque mois, des relevés rapprochés pour chaque compte, plus un état des résultats et un bilan.
3. Concordance avec les déclarations produites. Les soldes d'ouverture (ce que chaque compte contenait le premier jour visé) viennent du dernier bilan produit ou, si la déclaration n'en contient pas, des relevés de fin d'année. Chaque année produite concorde avec sa déclaration, ou les écarts sont énumérés, et les revenus sont comparés aux formulaires 1099 et aux rapports de versements des plateformes.
4. Paie et taxe de vente. Les livres sont comparés aux déclarations produites et aux paiements faits, et le mandat dit si les productions tardives sont incluses.
5. Déclarations. Pour chaque déclaration qui dépend des livres : qui la prépare, qui la signe et la produit, qui détient un formulaire 2848 si la représentation est incluse, et ce qui est exclu, comme les avis, les vérifications ou les déclarations modifiées.
6. Ordre et dates. Quelle période est terminée en premier (celle dont une déclaration ou un prêteur a besoin), une date de fin pour chaque lot, et ce qui la déplacerait. Traitez le premier lot comme un test : vérifiez-le par rapport aux relevés au moment où le lot suivant commence ou le paiement suivant arrive à échéance.
7. Questions ouvertes. Le fournisseur tient une liste datée de ce qu'il ne peut pas classer et de ce qui réglerait chaque élément. Vous répondez à une date convenue, et les éléments encore ouverts à la fin sont énumérés, non devinés.
8. Propriété et accès. Le fichier est à votre nom, vous êtes administrateur, le fournisseur est un utilisateur nommé, et le mandat énumère ce qui est rendu à la fin.
9. Base du prix. Prix fixe, à l'heure ou mensuel, et ce qui en déclenche davantage : comptes supplémentaires, relevés manquants ou changements après l'approbation. Les facteurs sont décrits dans coût du rattrapage de tenue de livres.

Pour les clauses du contrat, voir lettre de mission en tenue de livres; pour savoir quoi demander avant d'embaucher et comment vérifier le premier lot, voir questions à poser avant d'embaucher un spécialiste de la tenue de livres et vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres; pour ce qu'un service devrait livrer une fois les livres à jour, voir ce qu'inclut un service mensuel de tenue de livres.

Quand un service de rattrapage est-il la mauvaise première étape?

Quand une échéance ou une mesure d'exécution, et non les livres, fixe l'ordre des travaux. Dans chaque cas ci-dessous, réglez d'abord cette étape, avec quelqu'un qui peut vous représenter si elle l'exige, et laissez les livres suivre.

Une date de prêteur ou de vente ne rend pas le rattrapage inadéquat. Elle fixe l'ordre : demandez quelles périodes le prêteur ou l'acheteur voudra, et mettez-les en premier. Des prêts peuvent être retardés lorsque des déclarations manquent (IRS). Si vous n'avez que des relevés bancaires et pas de livres, voir reconstruire des livres à partir de relevés bancaires.

Que rassembler pour que la soumission et l'échéancier soient réalistes?

Rassemblez les relevés de chaque compte pour chaque mois, les déclarations produites, les rapports de paie et de taxe de vente, et les formulaires 1099 : un fournisseur ne peut soumissionner que ce qu'il voit, et chaque pièce manquante ajoute du temps. L'IRS range les relevés de compte, les factures, les reçus et les chèques annulés parmi les pièces justificatives de vos livres (Publication 583). Apportez :

Ajoutez une courte note indiquant quels comptes ou cartes sont personnels, ce que vous savez de l'argent que vous avez investi ou retiré, et tout ce que vous savez manquant. Gardez tous les originaux.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs et utilisent des dollars américains.

Restaurant, 18 mois de retard

Un propriétaire de restaurant dont les revenus sont de 600 000 $ US a 18 mois de retard sur quatre comptes : un compte d'exploitation, un compte de paie et deux cartes. Avant d'accepter un prix, il demande un rapprochement mensuel bancaire et de cartes pour chaque compte, un rapprochement de la taxe de vente entre les rapports de caisse et la déclaration (voir taxe de vente de restaurant et rapprochement du système de point de vente), et une date de fin pour chaque lot, avec en premier les mois que demandera un prêteur. Le propriétaire reste administrateur du fichier comptable pendant tout le travail.

Société de type S, deux déclarations aussi non produites

Le propriétaire d'une société de type S a deux ans de retard sur les livres, et le formulaire 1120-S des deux années n'a jamais été produit. Supposons que le choix de société de type S est en vigueur. Un mandat de tenue de livres seule ne couvre ni les déclarations ni une lettre, s'il en arrive une, et chaque déclaration en retard peut entraîner une pénalité mensuelle pour chaque actionnaire, qu'il y ait ou non de l'impôt à payer. Le mandat nomme donc qui prépare et produit chaque déclaration, qui la signe, et quel CPA, agent inscrit ou avocat détient le formulaire 2848.

• Année 1 : rapprochez chaque compte, établissez les soldes d'ouverture à partir du dernier bilan produit ou des relevés de fin d'année, et terminez l'année 1 en premier, car sa déclaration en a besoin.
• Année 2 : poursuivez à partir des soldes de clôture de l'année 1, puis préparez la déclaration de l'année 2.

Vendeur en ligne, versements qui ne correspondent pas au formulaire 1099-K

Un vendeur en ligne a réalisé 80 000 $ US de ventes sur deux places de marché. Supposons que chaque place de marché a dépassé le seuil de déclaration du formulaire 1099-K et que ni l'expédition ni la taxe de vente ne figurent dans les formulaires. Les deux formulaires 1099-K totalisent 80 000 $ US, le montant brut. Les dépôts totalisent 73 000 $ US. Les ventes moins 7 200 $ US de frais et 1 800 $ US de remboursements en expliquent 71 000 $ US, et 2 000 $ US ne correspondent à aucune vente. Avant d'accepter un prix, le vendeur demande ce que le fournisseur fait d'un dépôt qui ne correspond à aucune vente. Le mandat dit alors que chaque versement est rattaché, des ventes brutes aux frais et aux remboursements, puis au dépôt, et que les dépôts non appariés vont sur la liste des éléments en suspens plutôt que dans les ventes. Voir rapprocher les ventes et les versements.

Votre situation est différente?

• Vos livres ont des mois ou des années de retard, une date de déclaration ou de prêteur approche, et un essai maison ou un spécialiste précédent a calé : les points ouverts sont les mois et les comptes que le travail couvre, qui prépare les déclarations qui dépendent des livres, et l'ordre des travaux. Ce sont les points à régler avant de signer un mandat; voir aide en tenue de livres.
• Des déclarations d'années antérieures n'ont jamais été produites : voir rattraper les déclarations d'entreprise non produites. Pour les livres dont ces déclarations ont besoin, voir aide en tenue de livres; pour les déclarations elles-mêmes, voir aide en impôt des sociétés ou, pour un entrepreneur individuel, aide en impôt des particuliers.
• Un avis de l'IRS ou une lettre de vérification est arrivé : voir avis de l'IRS adressé à votre entreprise. Un CPA, un agent inscrit ou un avocat peut vous représenter pour un avis ou lors d'une vérification; les modifications aux fichiers sont donc une question à lui poser d'abord.
• L'erreur d'un fournisseur a déjà entraîné des pénalités, ou de l'impôt de paie a été retenu mais non payé : voir erreurs du spécialiste de la tenue de livres et qui paie les pénalités.
• Vous hésitez encore entre embaucher, nettoyer l'ancien fichier ou repartir à neuf, ou sur ce qu'une soumission devrait couvrir : voir tenir ses livres soi-même ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres, nettoyer ou repartir à neuf et coût du rattrapage de tenue de livres.
• Votre société de type S a payé des dépenses personnelles ou de gros paiements au propriétaire, vous produisez une annexe C, ou vous possédez des immeubles locatifs : voir livres de rattrapage d'une société de type S, dépenses de l'annexe C pour les années non produites et rattraper les livres d'immeubles locatifs.
• Vous ou votre entreprise êtes dans deux pays, ou vous voulez un fournisseur qui travaille en chinois : voir livres d'une LLC américaine détenue par un Canadien, tenue de livres d'une société américaine détenue par des étrangers et spécialiste de la tenue de livres et comptable parlant chinois.
• Vos livres et vos productions sont canadiens : voir rattraper des livres en retard au Canada et choisir un comptable au Canada.