Làm việc từ xa cho công ty Canada ở nước ngoài: thuế, CPP, EI

Làm việc từ xa cho công ty Canada khi ở nước ngoài: bị trừ những khoản nào trên lương?

Khi bạn là người không cư trú và làm việc bên ngoài Canada, người sử dụng lao động tại Canada thường không khấu trừ thuế thu nhập, CPP hay EI của Canada. Các ngoại lệ là lương cho những ngày bạn làm việc tại Canada, một số khoản trả cho người từng cư trú, và những trường hợp CPP hoặc EI khi bạn vẫn báo cáo công việc cho văn phòng tại Canada hoặc vẫn thường trú tại Canada.

Quy tắc chỉ đơn giản khi ba điều rõ ràng: bạn đã thật sự thôi là người cư trú tại Canada, bạn không có ngày làm việc nào tại Canada, và quy định của nước mới đã được xác định. Trường hợp cần đánh giá kỹ khi bạn bay về làm việc, nhận cổ phiếu thưởng hoặc tiền thưởng kiếm được một phần trước khi chuyển đi, yêu cầu miễn thuế theo hiệp định, năm rời đi làm lương bị chia đôi, hoặc tình trạng cư trú của bạn chưa rõ vì bạn giữ công việc tại Canada.

Giữ công việc tại Canada tự nó không giữ bạn là người cư trú, nhưng CRA tính việc làm cho người sử dụng lao động Canada là một mối liên hệ thứ yếu khi cân nhắc tình trạng cư trú (Folio S5-F1-C1); xem tình trạng cư trú về thuế tại Canada.

Hãy chuẩn bị ngày bạn rời đi, lịch các ngày làm việc trong và ngoài Canada, hợp đồng lao động, phiếu lương trước và sau khi chuyển đi, và mọi thư của người sử dụng lao động về thay đổi trong bảng lương. Khi việc khấu trừ tại Canada ngừng, hãy kiểm tra nước mới của bạn đánh thuế và thu thuế khoản lương này thế nào; việc đó thuộc luật của nước đó và không được đề cập ở đây.

Người sử dụng lao động Canada có nên ngừng khấu trừ thuế thu nhập khi tôi là người không cư trú không?

Thường là có. Regulation 104(2) quy định không khấu trừ thuế từ lương trả cho nhân viên không làm việc và không cư trú tại Canada vào lúc được trả, trừ lương cho công việc thực hiện tại Canada và khoản thù lao nêu trong section 115(2)(e)(i) trả cho người đã thôi cư trú.

Ngoại lệ thứ hai đó áp dụng từ năm rời đi trở đi. Nó giữ việc khấu trừ đối với lương do một người cư trú Canada trả cho công việc ở nước ngoài, trừ khi khoản lương đó chịu thuế thu nhập ở nước khác, hoặc kiếm được từ việc bán hàng, đàm phán hợp đồng hoặc cung cấp dịch vụ trong hoạt động kinh doanh thông thường của người sử dụng lao động (section 115(2)(e)(i)). Vì vậy, chuyển đến nước không đánh thuế thu nhập trên lương của bạn có thể khiến việc khấu trừ tại Canada vẫn tiếp tục. Việc cuối cùng Canada có đánh thuế khoản lương đó hay không là một phép thử riêng: xem hướng dẫn tờ khai không cư trú.

Khấu trừ thuế chưa phải là câu trả lời cuối cùng. CRA cho biết người không cư trú được một người cư trú Canada trả lương cho công việc ở nước khác vẫn có thể phải nộp tờ khai Canada khi hiệp định miễn thuế khoản lương đó tại nước họ sống. Việc bạn có thật sự thôi là người cư trú hay không là một câu hỏi riêng: xem tình trạng cư trú về thuế tại Canada.

Tôi có đóng CPP nếu làm việc ở nước ngoài cho người sử dụng lao động Canada không?

Thường là không, khi bạn đã sống ở nước ngoài và không báo cáo công việc cho văn phòng tại Canada. CRA cho biết việc làm ngoài Canada chỉ thuộc diện đóng CPP (bị khấu trừ CPP) nếu có một trong các điều kiện sau:

• bạn thường báo cáo công việc tại cơ sở kinh doanh của người sử dụng lao động ở Canada, hoặc
• bạn là người cư trú Canada và được trả lương từ cơ sở kinh doanh của người sử dụng lao động tại Canada.

Nếu cả hai điều kiện đều không có, người sử dụng lao động không khấu trừ CPP. Người sử dụng lao động có thể chọn mở rộng phạm vi đóng CPP bằng cách nộp Form CPT8, nhưng không được khi Canada có hiệp định an sinh xã hội với nước nơi bạn làm việc. Khi CPP áp dụng, nhân viên và người sử dụng lao động mỗi bên đóng 5,95% trên phần thu nhập đầu tiên.

Nếu bạn và người sử dụng lao động không đồng ý về việc CPP hoặc EI có áp dụng hay không, một trong hai bên có thể yêu cầu CRA đưa ra phán quyết; hạn chót là ngày 29 tháng 6 của năm sau năm mà vấn đề liên quan (CRA).

Khi tôi sống ở nước ngoài, EI có còn bị trừ vào lương không?

Chỉ khi cả bốn điều kiện đều đạt. CRA yêu cầu đóng phí bảo hiểm EI trên lương cho công việc ngoài Canada khi:

1. người sử dụng lao động cư trú tại Canada hoặc có cơ sở kinh doanh tại đây,
2. nhân viên thường trú tại Canada,
3. công việc không thuộc diện được bảo hiểm (bảo hiểm thất nghiệp) ở nước nơi làm việc, và
4. công việc không bị loại khỏi diện việc làm được bảo hiểm vì lý do khác.

Người đã ra nước ngoài sống lâu dài thường không đạt điều kiện thứ hai, nên EI ngừng. Người chỉ làm việc ở nước ngoài một thời gian có thể vẫn thường trú tại Canada.

Tôi có thể phải đóng an sinh xã hội ở cả hai nước không?

Có thể, nếu nước mới của bạn yêu cầu đóng góp và Canada vẫn thu CPP. Các hiệp định an sinh xã hội của Canada nhằm ngăn người lao động đóng vào cả hai hệ thống (CRA). Bảng theo quốc gia của CRA liệt kê từng hiệp định, biểu mẫu và thời gian dài nhất bạn có thể được cử đến đó mà vẫn đóng CPP; Hoa Kỳ, Mexico, Bồ Đào Nha và Vương quốc Anh nằm trong số đó.

Giấy chứng nhận đóng bảo hiểm xã hội (certificate of coverage) của Canada cho thấy bạn vẫn thuộc CPP và được miễn khỏi hệ thống của nước sở tại (CRA). CRA mô tả giấy này dành cho nhân viên được người sử dụng lao động tạm thời cử đến một nước có hiệp định và sẽ trở lại làm việc tại Canada sau đó, trong giới hạn thời gian của hiệp định ấy. Việc chuyển đi lâu dài thường không khớp mô tả đó, nên quy định riêng của nước sở tại, đọc cùng hiệp định, quyết định bạn nợ khoản gì ở đó.

Khi không có hiệp định, cả hai nước có thể áp dụng quy định riêng của mình. Các hiệp định này phối hợp phạm vi đóng CPP; với EI, áp dụng bốn điều kiện nêu trên.

Lương của những ngày tôi bay về Canada làm việc sẽ ra sao?

Lương cho công việc thực hiện tại Canada bị đánh thuế tại Canada và chịu khấu trừ. Section 115(1)(a)(i) đánh thuế thu nhập từ việc làm thực hiện tại Canada của người không cư trú, và Regulation 104(2)(b) giữ việc khấu trừ trên phần lương hợp lý quy cho công việc đó.

Hiệp định vẫn có thể miễn khoản này. T4058 của CRA mô tả hai phép thử mà một số hiệp định dùng: lương dưới một mức nhất định, hoặc bạn ở Canada 183 ngày trở xuống và người sử dụng lao động của bạn không phải là người cư trú Canada. Với người sử dụng lao động Canada, chỉ phép thử về mức tiền có thể giúp, và không phải hiệp định nào cũng có, nên hãy kiểm tra câu chữ của hiệp định của bạn.

Nếu câu chữ của hiệp định thật sự miễn khoản lương, nhân viên không cư trú, hoặc người sử dụng lao động với sự ủy quyền của nhân viên, có thể yêu cầu CRA miễn khấu trừ theo Regulation 102, tốt nhất là 30 ngày trước khi làm việc hoặc trước lần trả đầu tiên; giấy miễn chỉ bao gồm các khoản trả sau khi giấy được cấp (IC75-6). Nếu không, người sử dụng lao động khấu trừ; người sử dụng lao động không khấu trừ phải chịu trách nhiệm toàn bộ số tiền cộng tiền lãi và tiền phạt. Dù thế nào, bạn nộp tờ khai Canada cho khoản lương của những ngày làm việc tại Canada trước 30 tháng 4 của năm sau, để nộp thuế hoặc lấy lại số thuế đã khấu trừ (IC75-6).

Hãy ghi nhật ký có ngày tháng cho mọi ngày làm việc tại Canada. Người sử dụng lao động cần nó để chia lương của bạn, và bạn cần nó cho tờ khai.

Năm tôi chuyển đi: lương trước và sau ngày rời đi bị tính thuế thế nào?

Lương đến ngày bạn rời đi là thu nhập của người cư trú; sau đó chỉ thu nhập có nguồn từ Canada được tính. Trong năm rời đi, bạn khai thu nhập toàn cầu cho phần năm bạn còn là người cư trú (CRA), và sau đó, với tư cách người không cư trú, bạn chỉ nộp thuế Canada trên thu nhập có nguồn từ Canada. Cách tờ khai năm rời đi chia thu nhập, khoản khấu trừ và tín thuế, cùng cách CPP hoặc EI đóng thừa được hoàn lại, nằm trong tờ khai của bạn trong năm rời đi.

Ngày rời đi của bạn quyết định cách chia, nên hãy xác định nó trước: xem ngày bạn trở thành người không cư trú. Hãy báo ngày đó cho người sử dụng lao động bằng văn bản; CRA khuyên báo cho các bên trả tiền tại Canada rằng bạn không còn là người cư trú. Tiền thưởng, tiền nghỉ phép hoặc cổ phiếu thưởng trả sau khi chuyển đi nhưng kiếm được một phần trước đó cần được chia riêng: xem thuế khi rời Canada trên quyền chọn mua cổ phiếu và RSU (hoặc, nếu chuyển đến Hoa Kỳ, cổ phiếu thưởng và lương sau khi chuyển đi) và tiền thôi việc và khoản lương cuối cùng.

Tôi nhận chứng từ nào, và nếu thuế Canada vẫn bị khấu trừ thì sao?

Bạn thường nhận chứng từ T4 từ người sử dụng lao động Canada. Hướng dẫn RC4120 yêu cầu phát hành T4 khi thuế, CPP hoặc EI đã bị khấu trừ hoặc lương vượt $500. Box 10 là tỉnh bang nơi làm việc. Nhân viên làm việc từ xa toàn thời gian được gắn hợp lý với một cơ sở của người sử dụng lao động thì được coi là báo cáo công việc tại đó; nếu không, nhân viên làm việc tại văn phòng ở nhà lấy tỉnh bang nơi lương được trả. Các mã US (Hoa Kỳ) và ZZ (nước khác) dùng cho công việc ngoài Canada. Mã nào áp dụng tùy các sự kiện này, nên hãy hỏi người sử dụng lao động trước khi cho rằng chứng từ sai. Box 28 được đánh dấu khi CPP hoặc EI không phải khấu trừ trong cả năm.

Nếu chứng từ sai (CPP, EI hoặc thuế bị trừ khi không nên), trước tiên hãy yêu cầu người sử dụng lao động sửa. Thuế thu nhập bị khấu trừ thừa được lấy lại bằng cách nộp tờ khai Canada (IC75-6); xem hướng dẫn tờ khai không cư trú.

Tôi có thể ở lại RRSP nhóm hoặc quỹ hưu trí của người sử dụng lao động khi ở nước ngoài không?

Điều đó tùy điều khoản của kế hoạch, nên hãy hỏi đơn vị quản lý kế hoạch trước khi chuyển đi. Về các lựa chọn của bạn, xem quỹ hưu trí nơi làm việc khi bạn chuyển ra nước ngoài và RRSP và TFSA sau khi rời Canada.

Tôi nên đưa gì cho người sử dụng lao động, và nên giữ gì?

Hãy đưa cho người sử dụng lao động các sự kiện, không phải kết luận, và tự giữ bằng chứng. Nước mới của bạn cũng có thể yêu cầu người sử dụng lao động đăng ký hoặc chạy bảng lương ở đó; việc này thuộc luật của nước đó và không được đề cập ở đây.

Người lao động có thể yêu cầu CRA xác định tình trạng cư trú bằng Form NR73, và CRA cũng xem xét quyết định đó cho CPP và EI (CRA). Việc gửi đơn có giúp trường hợp của bạn hay không được trình bày trong nhờ CRA quyết định tình trạng cư trú của bạn.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa và dùng đô la Canada.

Một nhà phân tích chuyển hẳn sang Bồ Đào Nha

Một nhà phân tích ở Vancouver chuyển hẳn sang Bồ Đào Nha và làm việc tại nhà ở đó, không báo cáo công việc cho văn phòng nào tại Canada. Khi cô là người không cư trú, người sử dụng lao động của cô thường nên ngừng khấu trừ thuế thu nhập, CPP và EI, miễn là cô không làm việc tại Canada: cô không báo cáo công việc tại cơ sở kinh doanh ở Canada và không thường trú tại Canada. Bồ Đào Nha có hiệp định an sinh xã hội với Canada, nên không dùng được Form CPT8, và giấy chứng nhận đóng bảo hiểm xã hội dành cho việc cử đi tạm thời. Quy định của Bồ Đào Nha, đọc cùng hiệp định, quyết định khoản cô đóng ở đó.

Một quản lý sản phẩm ở Mexico bay về 20 ngày

Một quản lý sản phẩm sống ở Mexico kiếm C$120.000 mỗi năm trong khoảng 240 ngày làm việc. Anh làm 20 ngày tại văn phòng ở Toronto. Khoảng C$10.000 (C$120.000 × 20 ÷ 240) là lương cho công việc tại Canada. Người sử dụng lao động khấu trừ trên phần đó trừ khi CRA đã cấp giấy miễn. Hiệp định Canada–Mexico miễn khoản lương này nếu tổng lương của những ngày làm việc tại Canada trong năm là C$16.000 trở xuống, bất kể người sử dụng lao động là ai (Article 14). Khoản C$10.000 của anh đủ điều kiện, nên Canada không thể đánh thuế: anh xin giấy miễn trước chuyến đi, hoặc nộp tờ khai Canada của người không cư trú để lấy lại số thuế đã khấu trừ.

Một nhân viên rời Calgary vào ngày 30 tháng 6

• Tháng 1 đến tháng 6: lương là thu nhập của người cư trú, khai trên tờ khai năm rời đi, với CPP và EI được khấu trừ như bình thường.
• Tháng 7 đến tháng 12: cô chỉ làm việc ở nước ngoài và nước mới đánh thuế khoản lương, nên Regulation 104(2) chấm dứt việc khấu trừ; CPP và EI ngừng khi các điều kiện của chúng không còn đạt.
• Mùa xuân năm sau: cô nộp tờ khai năm rời đi, và T4 của cô ghi lương và các khoản khấu trừ của cả năm.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn bay về Canada làm việc, có cổ phiếu thưởng, hoặc muốn yêu cầu miễn thuế theo hiệp định: cách chia và phép thử hiệp định cần được xem xét kỹ; nhờ hỗ trợ về thuế cá nhân.
• Bạn chưa chắc mình đã thôi là người cư trú: xem tình trạng cư trú về thuế tại Canada; nếu CRA đã hỏi, hoặc bạn giữ nhiều mối liên hệ mạnh, hãy nhờ hỗ trợ về thuế cá nhân.
• T4 của bạn ghi thuế, CPP hoặc EI bị trừ không đúng, hoặc CRA đã gửi thư cho bạn: xem hoàn thuế khi là người không cư trú và nhờ hỗ trợ về thuế cá nhân.
• Người sử dụng lao động cử bạn ra nước ngoài trong thời hạn cố định và bạn sẽ quay về: xem làm việc ở nước ngoài vài năm.
• Bạn cần nộp tờ khai, hoặc đã bỏ lỡ các năm, với tư cách người không cư trú có lương từ Canada: xem hướng dẫn tờ khai không cư trú và nộp bù và nhờ hỗ trợ về thuế cá nhân.
• Bạn sống ở Hoa Kỳ và làm việc cho người sử dụng lao động Canada: xem làm việc cho người sử dụng lao động Canada từ Hoa Kỳ.
• Bạn đi khắp nơi toàn thời gian làm việc trực tuyến và không có nơi ở cố định ở nước ngoài: xem người du mục kỹ thuật số và tình trạng cư trú về thuế tại Canada.
• Bạn tự kinh doanh với khách hàng Canada: xem khách hàng Canada sau khi chuyển ra nước ngoài.
• Bạn điều hành doanh nghiệp và thuê người ở bên kia biên giới: xem thuê nhân viên ở bên kia biên giới.
• Bạn sống ở Canada và làm việc cho người sử dụng lao động nước ngoài: xem làm việc từ xa cho người sử dụng lao động và khách hàng ở nước ngoài.
• Bạn sắp rời Canada và muốn xem bức tranh đầy đủ: xem rời Canada.