Trabajo remoto para un empleador canadiense desde el exterior

Trabajar a distancia desde el extranjero para una empresa canadiense: ¿qué se descuenta de su pago?

Una vez que usted es no residente y hace el trabajo fuera de Canadá, un empleador canadiense por lo general no descuenta impuesto sobre la renta canadiense, CPP ni EI. Las excepciones son el pago de los días que trabaja en Canadá, ciertos pagos a ex residentes y los casos de CPP o EI en que usted todavía se reporta a una oficina canadiense o reside habitualmente en Canadá.

La regla es sencilla solo cuando tres cosas están claras: usted realmente dejó de ser residente de Canadá, no trabaja ningún día en Canadá y las reglas de su nuevo país están definidas. Un caso requiere criterio cuando usted viaja a Canadá a trabajar, recibe premios en acciones o bonos ganados en parte antes de la mudanza, reclama una exención de un tratado, el año de salida divide su pago o su residencia es dudosa porque conservó el empleo canadiense.

Conservar un empleo canadiense no lo mantiene por sí solo como residente, pero la CRA cuenta el empleo con un empleador canadiense como un vínculo secundario cuando evalúa la residencia (Folio S5-F1-C1); vea residencia fiscal en Canadá.

Reúna su fecha de salida, un calendario de los días trabajados dentro y fuera de Canadá, su contrato de trabajo, los talones de pago de antes y después de la mudanza y cualquier carta del empleador sobre cambios en la nómina. Cuando termine la retención canadiense, verifique cómo grava y cobra su nuevo país el impuesto sobre este pago; eso depende de su ley y no se cubre aquí.

¿Mi empleador canadiense debe dejar de descontar el impuesto sobre la renta cuando soy no residente?

Por lo general sí. La Regulation 104(2) dice que no se retiene impuesto del pago a un empleado que, cuando se le pagó, no estaba empleado ni era residente en Canadá, salvo el pago por funciones realizadas en Canadá y la remuneración descrita en la sección 115(2)(e)(i) pagada a quien dejó de ser residente.

Esa segunda excepción se aplica desde el año de salida en adelante. Mantiene la retención sobre el pago de un residente de Canadá por trabajo en el extranjero, salvo que ese pago esté sujeto al impuesto sobre la renta en otro país, o se gane vendiendo, negociando contratos o prestando servicios en el negocio ordinario del empleador (sección 115(2)(e)(i)). Por eso, mudarse a un país sin impuesto sobre la renta para su pago puede mantener la retención canadiense. Si Canadá finalmente grava ese pago es otra prueba: vea la guía de la declaración de no residente.

La retención no es la respuesta final. La CRA dice que un no residente al que paga un residente de Canadá por trabajo en otro país todavía puede tener que presentar una declaración canadiense cuando un tratado exime ese pago del impuesto en el país donde vive. Si usted dejó de ser residente es una pregunta aparte: vea residencia fiscal en Canadá.

¿Pago CPP si trabajo en el extranjero para un empleador canadiense?

Por lo general no, una vez que vive en el extranjero y no se reporta a una oficina canadiense. La CRA dice que el empleo fuera de Canadá es pensionable (se descuenta el CPP) solo si se cumple una de estas condiciones:

• usted se presenta habitualmente a trabajar en el establecimiento del empleador en Canadá, o
• usted es residente de Canadá y se le paga desde el establecimiento del empleador en Canadá.

Si no se cumple ninguna, el empleador no descuenta el CPP. El empleador puede optar por extender la cobertura del CPP presentando el Form CPT8, pero no cuando Canadá tiene un convenio de seguridad social con el país donde usted trabaja. Cuando el CPP sí se aplica, el empleado y el empleador pagan cada uno 5.95% sobre el primer tramo de ingresos.

Si usted y su empleador no coinciden en si se aplica el CPP o el EI, cualquiera de los dos puede pedir una resolución a la CRA; el plazo es 29 de junio del año siguiente al año al que se refiere la cuestión (CRA).

¿Se sigue descontando el EI de mi pago si vivo en el extranjero?

Solo si se cumplen las cuatro condiciones. La CRA exige las primas del EI sobre el pago por trabajo fuera de Canadá cuando:

1. el empleador reside en Canadá o tiene aquí un establecimiento,
2. el empleado reside habitualmente en Canadá,
3. el trabajo no está asegurado (cubierto por el seguro de desempleo) en el país donde se realiza, y
4. el trabajo no está excluido del empleo asegurable por otra razón.

Quien se mudó al extranjero de forma definitiva por lo general no cumple la segunda condición, y por eso el EI se detiene. Quien trabaja en el extranjero solo por un tiempo puede seguir residiendo habitualmente en Canadá.

¿Podría deber seguridad social en ambos países?

Posiblemente, si su nuevo país exige contribuciones y Canadá todavía cobra el CPP. Los convenios de seguridad social de Canadá buscan evitar que los trabajadores aporten a ambos sistemas (CRA). La tabla de países de la CRA enumera cada convenio, su formulario y el tiempo máximo que usted puede ser enviado allí y seguir en el CPP; entre ellos están EE. UU., México, Portugal y el Reino Unido.

Un certificado de cobertura canadiense demuestra que usted sigue bajo el CPP y está exento del sistema del país anfitrión (CRA). La CRA lo describe para un empleado que el empleador envía temporalmente a un país con convenio y que después volverá a trabajar en Canadá, hasta el límite de tiempo de ese convenio. Una mudanza permanente por lo general no encaja en esa descripción, así que las reglas propias del país anfitrión, leídas junto con el convenio, deciden lo que usted debe allí.

Sin convenio, ambos países pueden aplicar sus propias reglas. Estos convenios coordinan la cobertura del CPP; para el EI se aplican las cuatro condiciones anteriores.

¿Qué pasa con mi pago por los días en que viajo a Canadá a trabajar?

El pago por funciones realizadas en Canadá es gravable en Canadá y está sujeto a retención. La sección 115(1)(a)(i) grava el ingreso de un no residente por funciones de empleo realizadas en Canadá, y la Regulation 104(2)(b) mantiene la retención sobre el pago razonablemente atribuible a ellas.

Un tratado todavía puede eximirlo. El T4058 de la CRA describe dos pruebas que usan algunos tratados: que el pago sea inferior a un monto fijo, o que usted haya estado en Canadá 183 días o menos y que su empleador no fuera residente de Canadá. Con un empleador canadiense solo puede ayudar la prueba del monto, y no todos los tratados la tienen, así que verifique la redacción de su propio tratado.

Si la redacción de su tratado sí exime el pago, un empleado no residente, o el empleador con su autorización, puede pedir a la CRA que renuncie a la retención de la Regulation 102, idealmente 30 días antes del trabajo o del primer pago; la renuncia cubre solo los pagos hechos después de que se emita (IC75-6). De lo contrario, el empleador retiene; un empleador que no lo hace es responsable por el monto completo más intereses y multas. En cualquier caso, usted presenta una declaración canadiense por el pago de los días en Canadá antes del 30 de abril del año siguiente, para pagar el impuesto o recuperar la retención (IC75-6).

Lleve un registro con fechas de cada día de trabajo en Canadá. El empleador lo necesita para dividir su pago, y usted lo necesita para la declaración.

El año de la mudanza: ¿cómo se grava el pago de antes y después de mi fecha de salida?

El pago hasta su fecha de salida es ingreso de residente; después de ella, solo cuenta el ingreso de fuente canadiense. En el año de salida usted declara su ingreso mundial por la parte del año en que fue residente (CRA), y como no residente después paga impuesto canadiense solo sobre el ingreso de fuente canadiense. Cómo divide la declaración de salida los ingresos, las deducciones y los créditos, y cómo se recupera el CPP o el EI pagado de más, se explica en su declaración del año en que sale.

Su fecha de salida determina la división, así que defínala primero: vea la fecha en que pasa a ser no residente. Comunique la fecha a su empleador por escrito; la CRA indica avisar a los pagadores canadienses que usted ya no es residente. Los bonos, el pago de vacaciones o los premios en acciones pagados después de la mudanza pero ganados en parte antes necesitan su propia división: vea impuesto de salida sobre opciones sobre acciones y RSU (o, si se muda a EE. UU., premios en acciones y pagos después de una mudanza) e indemnización y pago final.

¿Qué comprobante debo recibir y qué pasa si de todos modos se retuvo impuesto canadiense?

Normalmente recibe un T4 de su empleador canadiense. La guía RC4120 exige un T4 cuando se descontó impuesto, CPP o EI, o cuando el pago supera $500. La casilla 10 es la provincia de empleo. Un empleado remoto de tiempo completo razonablemente vinculado a un establecimiento del empleador se considera que se reporta allí; de lo contrario, a un empleado con oficina en casa se le asigna la provincia desde la que se emite el pago. Los códigos US (Estados Unidos) y ZZ (otro país) existen para el trabajo fuera de Canadá. Cuál se aplica depende de estos hechos, así que pregunte a su empleador antes de suponer que el comprobante está mal. La casilla 28 se marca cuando no había que retener CPP o EI durante todo el año.

Si el comprobante está mal (se descontó CPP, EI o impuesto cuando no debía), pida primero al empleador que lo corrija. El impuesto sobre la renta retenido de más se recupera presentando una declaración canadiense (IC75-6); vea la guía de la declaración de no residente.

¿Puedo seguir en el RRSP colectivo o en el plan de pensión de mi empleador desde el extranjero?

Eso depende de los términos del plan, así que consulte al administrador del plan antes de mudarse. Para conocer sus opciones, vea pensiones del trabajo cuando se muda al extranjero y RRSP y TFSA después de salir de Canadá.

¿Qué debo dar a mi empleador y qué debo conservar?

Dé al empleador hechos, no conclusiones, y conserve la evidencia. Su nuevo país también puede exigir que el empleador se registre o maneje la nómina allí; eso depende de la ley de ese país y no se cubre aquí.

Un trabajador puede pedir a la CRA una determinación de residencia con el Form NR73, y la CRA también considera esa decisión para el CPP y el EI (CRA). Si enviarlo ayuda a su caso se explica en cómo pedir a la CRA que decida su residencia.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares canadienses.

Una analista se muda a Portugal de forma definitiva

Una analista de Vancouver se muda de forma permanente a Portugal y trabaja desde su casa allí, sin reportarse a ninguna oficina canadiense. Una vez que es no residente, su empleador por lo general debe dejar de descontar el impuesto sobre la renta, el CPP y el EI, siempre que ella no trabaje en Canadá: no se reporta a un establecimiento canadiense ni reside habitualmente en Canadá. Portugal tiene un convenio de seguridad social con Canadá, por lo que el Form CPT8 no está disponible, y un certificado de cobertura está pensado para destinos temporales. Las reglas de Portugal, leídas junto con el convenio, deciden sus contribuciones allí.

Un gerente de producto en México viaja a Canadá por 20 días

Un gerente de producto que vive en México gana C$120,000 al año en unos 240 días de trabajo. Pasa 20 días de trabajo en la oficina de Toronto. Unos C$10,000 (C$120,000 × 20 ÷ 240) son pago por funciones en Canadá. El empleador retiene sobre esa parte, salvo que la CRA haya emitido una renuncia. El tratado entre Canadá y México exime el pago si el pago del año por los días en Canadá es de C$16,000 o menos, sin importar quién sea el empleador (artículo 14). Sus C$10,000 califican, así que Canadá no puede gravarlos: él pide una renuncia antes del viaje, o presenta una declaración canadiense de no residente para recuperar la retención.

Una empleada sale de Calgary el 30 de junio

• De enero a junio: el pago es ingreso de residente, declarado en la declaración de salida con el CPP y el EI descontados como de costumbre.
• De julio a diciembre: trabaja solo en el extranjero y su nuevo país grava el pago, por lo que la Regulation 104(2) pone fin a la retención; el CPP y el EI se detienen cuando dejan de cumplirse sus condiciones.
• La primavera siguiente: presenta la declaración de salida, y su T4 muestra el pago y los descuentos de todo el año.

¿Su caso es distinto?

• Viaja a Canadá a trabajar, tiene premios en acciones o quiere reclamar una exención de un tratado: la división y la prueba del tratado requieren una revisión cuidadosa; obtenga ayuda con impuestos individuales.
• No está seguro de haber dejado de ser residente: vea residencia fiscal en Canadá; si la CRA le ha preguntado, o conservó vínculos fuertes, obtenga ayuda con impuestos individuales.
• Su T4 muestra impuesto, CPP o EI que no debieron descontarse, o la CRA le ha escrito: vea reembolso de impuestos como no residente y obtenga ayuda con impuestos individuales.
• Su empleador lo envió al extranjero por un plazo fijo y usted regresará: vea trabajar unos años en el extranjero.
• Necesita presentar declaración, o omitió años, como no residente con pago canadiense: vea la guía de la declaración de no residente y regularización y obtenga ayuda con impuestos individuales.
• Vive en EE. UU. y trabaja para un empleador canadiense: vea trabajar para su empleador canadiense desde EE. UU..
• Viaja de tiempo completo trabajando en línea y sin un hogar fijo en el extranjero: vea nómadas digitales y residencia fiscal canadiense.
• Es trabajador independiente con clientes canadienses: vea clientes canadienses después de mudarse al extranjero.
• Usted dirige el negocio que contrata a alguien al otro lado de la frontera: vea contratar a un empleado al otro lado de la frontera.
• Vive en Canadá y trabaja para un empleador extranjero: vea trabajo remoto para empleadores y clientes en el extranjero.
• Va a salir de Canadá y quiere el panorama completo: vea salir de Canadá.