Vốn chủ sở hữu âm sau khi rút tiền: có phải vấn đề không?

Vốn chủ sở hữu âm sau khi rút tiền có phải là vấn đề không?

Thường là không, nếu xét riêng. Vốn chủ sở hữu, mà Publication 583 gọi là tài sản ròng (net worth), là những gì doanh nghiệp sở hữu trừ những gì nợ, và các khoản rút tiền hoặc phân phối lấy tài sản ra mà không làm giảm lợi nhuận. Vốn chủ sở hữu âm nghĩa là chủ sở hữu đã lấy ra nhiều hơn số doanh nghiệp kiếm được cộng với số tiền chủ sở hữu đã đưa vào. Bảng cân đối kế toán cho thấy điều đó. Đây không phải là một loại thuế. Bên cho vay hoặc người mua khi đọc bảng cân đối kế toán sẽ thấy điều này.

Nó trở thành vấn đề khi các bút toán đằng sau bị sai, hoặc khi doanh nghiệp là hợp danh, S corporation hay C corporation và một khoản phân phối đã vượt giá gốc tính thuế (basis) của chủ sở hữu hoặc được chi từ lợi nhuận tính thuế (earnings and profits) của công ty. Ba con số khác nhau cùng được gọi là "vốn chủ sở hữu", và chúng hiếm khi khớp nhau:

Giá gốc tính thuế là phần vốn của chủ sở hữu về mặt thuế: đại khái là số tiền chủ sở hữu đã bỏ vào hoặc để lại, được điều chỉnh hằng năm theo thu nhập, lỗ và các khoản phân phối. Lợi nhuận tính thuế (earnings and profits) là thước đo về thuế cho những gì công ty đã kiếm được, tách biệt với sổ sách.

Số dư âm trên sổ sách hoặc tài khoản vốn tự nó không tạo ra thuế. Khoản phân phối vượt giá gốc tính thuế thì có, và cổ tức trả từ lợi nhuận tính thuế (earnings and profits) của công ty cũng vậy.

Trường hợp không còn đơn giản nếu:

• doanh nghiệp là hợp danh hoặc LLC nhiều thành viên, S corporation hoặc C corporation;
• số dư âm đã kéo dài hơn một năm, hoặc vẫn tiếp tục tăng;
• khoản rút tiền đã bị ghi thành chi phí trên tờ khai đã nộp;
• không ai theo dõi giá gốc tính thuế của chủ sở hữu.

Hãy chuẩn bị bảng cân đối kế toán từng năm, chi tiết của mọi tài khoản vốn chủ sở hữu, Schedule L, Schedule M-2 hoặc item L của K-1 trong tờ khai gần nhất, và mọi khoản chuyển từ tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp cho chủ sở hữu.

Khoản rút tiền của chủ sở hữu nằm ở đâu trên bảng cân đối kế toán, và vì sao nó làm giảm vốn chủ sở hữu?

Khoản rút tiền của chủ sở hữu được ghi giảm vào vốn chủ sở hữu, tức là tài sản trừ nợ phải trả, tài khoản "tài sản ròng" trong hệ thống kế toán kép (Publication 583). Lợi nhuận và tiền chủ sở hữu đưa vào làm tăng vốn chủ sở hữu. Khoản lỗ và tiền chủ sở hữu lấy ra làm giảm nó.

Khoản rút tiền không phải chi phí. Chủ doanh nghiệp một chủ không thể khấu trừ các khoản rút cá nhân (Publication 334), nên khoản rút tiền bỏ qua báo cáo kết quả kinh doanh và được ghi thẳng vào vốn chủ sở hữu. Publication 334 mô tả tài khoản rút tiền là một tài khoản riêng cho thu nhập kinh doanh được rút ra để trả chi tiêu cá nhân và gia đình. Tự nó thường có số dư âm. Điều đó là bình thường: nó cộng dồn số tiền đã lấy ra và thường được kết chuyển vào vốn chủ sở hữu cuối năm. Tổng vốn chủ sở hữu, không phải riêng dòng đó, cho thấy doanh nghiệp có âm hay không.

Để ghi một khoản rút tiền đúng cách, xem ghi khoản rút tiền của chủ sở hữu. Về chính các tài khoản, xem các tài khoản vốn chủ sở hữu của LLC.

Vì sao vốn chủ sở hữu của tôi bị âm?

Hoặc các khoản rút tiền thực sự vượt những gì doanh nghiệp kiếm được, hoặc có một bút toán sai. Hãy đọc từng tài khoản vốn chủ sở hữu theo từng năm và đối chiếu các phần với bảng này.

Vì sao các khoản tôi rút sang tài khoản cá nhân lại hiện là chi phí?

Phần mềm có thể phân loại khoản chuyển sang tài khoản cá nhân là chi phí. Tổng vốn chủ sở hữu vẫn như cũ, vì lợi nhuận thấp hơn cũng làm vốn chủ sở hữu thấp hơn, nhưng lợi nhuận và tờ khai thuế thì sai. Nếu tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp bị trộn lẫn, xem sửa lỗi lẫn lộn tiền và hóa đơn cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp. Nếu số âm nằm trong một tài khoản đệm (plug account), xem Opening Balance Equity.

Vốn chủ sở hữu âm có thay đổi thuế của tôi khi tôi là chủ doanh nghiệp một chủ hoặc LLC một thành viên không?

Vốn chủ sở hữu âm tự nó không thay đổi thuế của chủ doanh nghiệp một chủ hoặc chủ LLC một thành viên. LLC một thành viên chưa chọn cách tính thuế như công ty thì không bị đánh thuế tách khỏi chủ sở hữu (luật thuế gọi là "disregarded"), và hoạt động của nó đi vào tờ khai của chủ sở hữu, thường là Schedule C (IRS). Thuế được tính trên lợi nhuận ròng, tức thu nhập trừ chi phí (Publication 334), và thuế tự kinh doanh được tính từ cùng Schedule C đó. Khoản rút tiền lớn hơn lợi nhuận không làm tăng thuế và cũng không làm giảm thuế. Lãi của tiền vay để chi cho các khoản rút cá nhân có thể không được khấu trừ trên Schedule C, vì lãi đi theo cách số tiền vay được sử dụng (hướng dẫn Schedule C).

Quy tắc giá gốc tính thuế cho các khoản phân phối không áp dụng cho chủ doanh nghiệp một chủ. LLC một thành viên đã chọn cách tính thuế như S corporation hoặc C corporation thì theo các phần về công ty bên dưới. Việc thành lập công ty, hoặc chọn cách tính thuế như S corporation hay C corporation, chuyển tài sản và khoản nợ của doanh nghiệp cho một công ty. Nếu khoản nợ vượt giá gốc tính thuế của tài sản, phần vượt là lãi, với một số ngoại lệ (section 357(c); Regulations section 301.7701-3). Xem thay đổi cơ cấu doanh nghiệp. Để tự trả tiền từ LLC, xem tự trả tiền cho mình.

Hợp danh hoặc LLC nhiều thành viên: tài khoản vốn âm có giống giá gốc tính thuế âm không?

Tài khoản vốn âm không giống giá gốc tính thuế âm. LLC trong nước có hai thành viên trở lên là hợp danh về thuế thu nhập liên bang trừ khi chọn cách tính thuế như công ty; LLC chỉ do vợ chồng sở hữu dưới dạng tài sản chung của vợ chồng (community property) có thể được coi là pháp nhân bị bỏ qua về thuế (IRS). Hợp danh giữ tài khoản vốn của từng thành viên hợp danh trong sổ sách và báo cáo trên Schedule K-1, item L, theo phương pháp cơ sở thuế (tax-basis method). Con số đó dựa trên hồ sơ của hợp danh và "không thể dùng để tính giá gốc điều chỉnh của thành viên hợp danh" (hướng dẫn K-1). Giá gốc tính thuế được xác định không phụ thuộc vào bất kỳ số tiền nào trong sổ sách được ghi là vốn hay vốn chủ sở hữu (Publication 541).

Một lý do khiến chúng khác nhau: giá gốc tính thuế bao gồm phần của thành viên hợp danh trong các khoản nợ của hợp danh, còn tài khoản vốn theo cơ sở thuế thì không (hướng dẫn K-1). Vì vậy một thành viên hợp danh có thể có tài khoản vốn âm mà giá gốc tính thuế vẫn dương.

Các khoản phân phối không bao giờ làm giá gốc tính thuế giảm xuống dưới 0 (section 705). Thành viên hợp danh nhìn chung chỉ ghi nhận lãi khi số tiền được phân phối vượt giá gốc tính thuế, thường là lãi vốn (section 731; Publication 541). Chứng khoán dễ bán có thể được tính là tiền. Các khoản rút tiền trước theo lợi nhuận dự kiến của năm được tính là lấy ra vào ngày cuối năm, sau khi thu nhập của năm đã làm tăng giá gốc tính thuế (Publication 541; hướng dẫn K-1). Phần của thành viên hợp danh trong các khoản nợ của hợp danh giảm đi được coi là khoản phân phối bằng tiền, nên có thể phát sinh lãi mà không có đồng tiền mặt nào được trả khi khoản phân phối được coi là đó vượt giá gốc tính thuế (Publication 541). Chính thành viên hợp danh, không phải hợp danh, phải theo dõi giá gốc tính thuế (hướng dẫn K-1).

Về việc giữ tài khoản của từng thành viên hợp danh, xem tài khoản vốn của thành viên hợp danh. Với K-1 đã cho thấy số dư âm, việc bạn có phải trả lại phần thiếu hụt cho hợp danh hay không, hoặc các giới hạn về lỗ, xem tài khoản vốn âm. Về khoản rút tiền so với tiền công, xem khoản thanh toán đảm bảo và khoản rút tiền của thành viên hợp danh.

S corporation: khoản phân phối bị đánh thuế khi nào nếu vốn chủ sở hữu hoặc lợi nhuận giữ lại âm?

Khoản phân phối của S corporation thường bị đánh thuế khi vượt giá gốc cổ phần (stock basis) của cổ đông, không phải khi sổ sách chuyển sang âm. Nếu công ty có lợi nhuận tính thuế tích lũy (accumulated earnings and profits), chẳng hạn từ những năm còn là C corporation, một phần khoản phân phối có thể là cổ tức chịu thuế dù nằm trong giá gốc (xem gạch đầu dòng về tài khoản điều chỉnh tích lũy bên dưới). Khoản phân phối không phải cổ tức được miễn thuế đến mức giá gốc cổ phần, và phần vượt là lãi vốn, dài hạn nếu cổ phần được giữ hơn một năm (IRS; section 1368).

Sổ sách và giá gốc tính thuế được theo dõi riêng:

• Giá gốc cổ phần bắt đầu bằng khoản góp của cổ đông hoặc giá mua cổ phần, rồi thay đổi theo thu nhập, lỗ và các khoản phân phối của công ty. Cổ đông, không phải công ty, theo dõi nó (IRS). Khác với thành viên hợp danh, cổ đông không có giá gốc từ việc công ty tự vay. Chỉ khoản vay do chính cổ đông cho vay mới tạo ra giá gốc khoản vay (debt basis) (bảo lãnh thì không), và giá gốc khoản vay không được xét cho các khoản phân phối.
• Khi phải nộp Schedule L, nó phải khớp với sổ sách và hồ sơ của công ty, nên một bút toán vốn chủ sở hữu sai sẽ đi theo vào tờ khai (hướng dẫn Form 1120-S).
• Khoản phân phối không thay thế tiền công. Cổ đông làm việc trong doanh nghiệp phải được trả mức thù lao hợp lý trước các khoản phân phối không phải tiền lương, và IRS có thể phân loại lại các khoản chi trả thành tiền lương (IRS). Xem lương của chủ sở hữu S corporation.
• Tài khoản điều chỉnh tích lũy (accumulated adjustments account) trên Schedule M-2 lại là một phép tính riêng khác. S corporation có lợi nhuận tính thuế tích lũy (accumulated earnings and profits) phải giữ tài khoản này để xác định tác động thuế của các khoản phân phối, và section 1368(c) khi đó đặt ra một thứ tự khác (hướng dẫn Form 1120-S; section 1368). Một lựa chọn trong một năm theo section 1368(e)(3), thực hiện trên Form 1120-S nộp đúng hạn với sự đồng ý của mọi cổ đông được trả trong năm đó, có thể đưa lợi nhuận tính thuế lên trước; lựa chọn này không thể hủy (Regulations section 1.1368-1(f)).

Về thuế trên các khoản phân phối vượt mức, các bước nộp hồ sơ và giá gốc khoản vay, xem khoản phân phối S corporation vượt giá gốc tính thuế. Về Form 7203 và cách tính giá gốc tính thuế từ sổ sách, xem giá gốc tính thuế của cổ đông S corporation. Về các bút toán, xem ghi các khoản phân phối của S corporation.

C corporation: lợi nhuận giữ lại âm (deficit) có ý nghĩa gì đối với các khoản phân phối?

Lợi nhuận giữ lại âm là một con số trên sổ sách. Thuế dựa vào lợi nhuận tính thuế (earnings and profits). Một khoản phân phối là cổ tức trong phạm vi lợi nhuận tính thuế của công ty trong năm hoặc đã tích lũy trước đó (section 316). Phần không phải cổ tức làm giảm giá gốc cổ phần của cổ đông, và phần vượt giá gốc là lãi, thường là lãi vốn (section 301; Publication 542).

Vì vậy một công ty có lợi nhuận giữ lại âm trên sổ sách vẫn có thể trả cổ tức chịu thuế nếu có lợi nhuận tính thuế (earnings and profits) trong năm. Nếu lợi nhuận tính thuế của năm vượt các khoản phân phối của năm, toàn bộ chúng là cổ tức từ lợi nhuận tính thuế của năm hiện tại (Publication 542). Lợi nhuận tính thuế được tính trên bảng tính riêng, bắt đầu từ thu nhập chịu thuế của năm, không phải từ bảng cân đối kế toán (Form 5452).

Công ty khai các khoản phân phối trên Form 1099-DIV (phần không phải cổ tức ở box 3, nếu xác định được) và đính kèm Form 5452 vào tờ khai cho các khoản phân phối không phải cổ tức. Hạn nộp Form 1099-DIV của năm sau như sau. Ngày 28 tháng 2 nếu nộp giấy, ngày 31 tháng 3 nếu nộp điện tử. Nếu đến hạn đó mà công ty vẫn chưa biết phần nào là cổ tức, công ty khai toàn bộ khoản chi trả là cổ tức (Hướng dẫn Form 1099-DIV; Publication 542; Form 5452). Về cách chính công ty bị đánh thuế, xem C corporation bị đánh thuế như thế nào. Về việc tự trả tiền qua cổ tức, xem cổ tức của chủ sở hữu từ C corporation.

Làm thế nào để sửa vốn chủ sở hữu âm?

Chỉ sửa những gì sai. Nếu các khoản rút tiền thực sự vượt lợi nhuận, số dư âm là chính xác và các bút toán đằng sau không cần sửa, dù hợp danh, S corporation hoặc C corporation vẫn có thể có câu hỏi về thuế (xem các phần ở trên). Một bút toán sai thường được sửa bằng một bút toán có ghi ngày, không phải bằng cách chỉnh sửa kỳ đã khóa.

Ghi một khoản góp vốn hoặc khoản vay chưa từng xảy ra sẽ làm sai sổ sách và hồ sơ giá gốc tính thuế của chủ sở hữu. Chuyển một khoản phân phối thành khoản vay cho cổ đông để nâng vốn chủ sở hữu cũng gây ra điều tương tự, trừ khi có một khoản vay thật.

Với S corporation, việc trả nợ khoản vay của cổ đông không phải là khoản phân phối. Nếu các khoản lỗ trước đó đã làm giảm giá gốc khoản vay (debt basis) của cổ đông, một phần hoặc toàn bộ khoản trả nợ có thể bị đánh thuế (IRS).

Trường hợp nào cần người chuẩn bị thuế xem trước khi tôi thay đổi sổ sách?

Người chuẩn bị thuế nên xem trước khi việc sửa có thể thay đổi tờ khai hoặc khi thuế có thể đã phát sinh:

• Thành viên hợp danh hoặc cổ đông S corporation có thể đã nhận phân phối vượt giá gốc tính thuế, hoặc C corporation có thể đã trả các khoản phân phối mà chưa xác định phần nào là cổ tức chịu thuế.
• Các khoản rút cá nhân đã được khấu trừ trên tờ khai đã nộp.
• Chủ S corporation đã nhận phân phối mà không nhận tiền lương.
• Số dư âm đã kéo dài hơn một năm, và không có bảng cân đối kế toán từng năm hoặc hồ sơ giá gốc tính thuế.
• Sổ sách không khớp với Schedule L, Schedule M-2 hoặc item L của K-1.
• IRS đã gửi thông báo về K-1, Form 1099-DIV hoặc khoản lãi chưa khai.
• Một khoản phân phối có thể đã khiến pháp nhân còn nhiều nợ phải trả hơn tài sản. Luật tiểu bang có thể giới hạn các khoản phân phối, với một phép thử không phải vốn chủ sở hữu theo sổ sách. Chẳng hạn, LLC Act của Delaware cấm một khoản phân phối trong phạm vi mà sau đó nợ phải trả, với một số ngoại lệ, sẽ vượt giá trị hợp lý của tài sản, và thành viên đã biết phải hoàn trả, nhìn chung trong 3 năm sau khoản phân phối (6 Del. C. section 18-607). Công ty Delaware có thể trả cổ tức từ thặng dư hoặc, nếu không có, từ lợi nhuận ròng, và các giám đốc cố ý hoặc do sơ suất phê duyệt cổ tức trái luật phải chịu trách nhiệm về nó trong 6 năm sau khi trả (8 Del. C. sections 170 và 174). Mỗi tiểu bang có quy tắc riêng, và đây là vấn đề pháp lý.
• Một công ty nợ thuế thu nhập liên bang và đã chi hết tài sản. Cổ đông đã nhận tài sản đó có thể bị ấn định khoản thuế này với tư cách người nhận chuyển nhượng (transferee) khi luật quy trách nhiệm cho cổ đông, nhìn chung trong vòng một năm sau khi thời hạn ấn định thuế đối với công ty kết thúc (26 U.S.C. 6901).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Chủ doanh nghiệp một chủ, hai năm

Một chủ doanh nghiệp một chủ bắt đầu với vốn chủ sở hữu $5.000. Năm thứ nhất lợi nhuận là $60.000 và khoản rút tiền là $75.000, nên vốn chủ sở hữu giảm $15.000, còn -$10.000. Năm thứ hai lợi nhuận là $40.000 và khoản rút tiền là $50.000, nên vốn chủ sở hữu giảm còn -$20.000.

Thuế mỗi năm được tính trên lợi nhuận của năm đó, $60.000 rồi $40.000, không phải trên các khoản rút tiền. Nếu các bút toán đúng, số dư âm phản ánh các khoản rút tiền, và không cần bút toán sửa nào cho chúng.

LLC hai thành viên

Đầu năm, tài khoản vốn trên sổ sách của một thành viên là -$10.000 sau các khoản rút tiền, và item L trên K-1 gần nhất của cô, tính theo phương pháp cơ sở thuế, cho thấy cùng con số. Phần của cô trong khoản vay LLC dùng để mua thiết bị là $30.000, được tính vào giá gốc tính thuế nhưng không vào tài khoản vốn theo cơ sở thuế. Giá gốc tính thuế của cô khoảng $20.000. Giả sử năm nay không có thu nhập; thu nhập sẽ làm tăng giá gốc tính thuế của cô trước.

Một khoản phân phối tiền mặt $15.000 nằm trong giá gốc tính thuế và đưa giá gốc tính thuế xuống $5.000. Thay vào đó, khoản phân phối $25.000 vượt giá gốc tính thuế $5.000, và $5.000 đó là lãi.

S corporation, hai năm

Một cổ đông không làm việc trong doanh nghiệp trả $20.000 để mua cổ phần. Năm thứ nhất công ty kiếm $50.000 (thu nhập theo sổ sách và theo thuế giống nhau ở đây, và công ty không có lợi nhuận tính thuế từ những năm còn là C corporation) và phân phối $90.000. Giá gốc cổ phần trước các khoản phân phối là $70.000, gồm $20.000 đã bỏ vào cộng $50.000 thu nhập. $70.000 đầu tiên được miễn thuế và đưa giá gốc về không. $20.000 cuối là lãi vốn, và giá gốc vẫn ở mức không. Sổ sách cho thấy thặng dư vốn cổ phần (paid-in capital) $20.000, lợi nhuận giữ lại -$40.000 và tổng vốn chủ sở hữu -$20.000. Công ty đã vay thêm $20.000 để chi ra, và khoản vay đó không làm tăng giá gốc của cổ đông.

Năm thứ hai công ty kiếm $30.000 và phân phối $10.000. Giá gốc là $20.000 và không có lãi. Sổ sách cho thấy lợi nhuận giữ lại -$20.000 và tổng vốn chủ sở hữu $0. Lợi nhuận giữ lại âm trong cả hai năm, nhưng chỉ năm thứ nhất có khoản phân phối chịu thuế.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Số dư lớn, đã tăng hơn một năm, hoặc nằm trong hợp danh, S corporation hay C corporation: giá gốc tính thuế, tài khoản vốn và lợi nhuận tính thuế (earnings and profits) quyết định khoản phân phối nào đã bị đánh thuế, và các bút toán có thể sai ở nhiều năm. Gỡ rối việc này cần đặt sổ sách và các tờ khai cạnh nhau. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Các khoản rút cá nhân đã được khấu trừ trên tờ khai đã nộp, IRS đã gửi thông báo về K-1, Form 1099-DIV hoặc khoản lãi chưa khai, hoặc sổ sách không khớp với Schedule L, Schedule M-2 hoặc item L của K-1: có thể cả sổ sách lẫn tờ khai đã nộp đều cần sửa. Xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai, cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Khoản phân phối của S corporation có thể vượt giá gốc cổ phần: xem khoản phân phối S corporation vượt giá gốc tính thuế.
• Tài khoản vốn của hợp danh chưa bao giờ được giữ: xem dựng lại tài khoản vốn của hợp danh.
• Sổ sách bị trễ hoặc thiếu tờ khai: xem bắt kịp sổ sách đã trễ và nộp bù các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp, cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn định thành lập công ty, hoặc chọn cách tính thuế như S corporation hay C corporation, trong khi nợ vượt chi phí của tài sản: việc chuyển đổi có thể chịu thuế. Xem thay đổi cơ cấu doanh nghiệp.
• Một người nước ngoài sở hữu LLC hoặc công ty Hoa Kỳ của bạn: các khoản góp vào và phân phối từ LLC một thành viên tại Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu được khai trên Form 5472 (hướng dẫn Form 5472). Công ty trả khoản phân phối cho cổ đông nước ngoài nhìn chung phải khấu trừ thuế trên toàn bộ số tiền và chịu trách nhiệm về phần không khấu trừ (Publication 515). Xem hồ sơ giao dịch của LLC do người nước ngoài sở hữu và khấu trừ thuế bị bỏ sót trên các khoản chi trả ra nước ngoài, cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Công ty của bạn là công ty Canada: xem cổ tức khi lợi nhuận giữ lại âm.